‫יג' בסיון התשע"ט‬ ‫‪2019‬‬ ‫‪ 16‬ביוני‬ ‫נוהל מס' ‪01/2018‬‬ ‫עדכון נוהל מיום ‪15.11.2013‬‬ ‫לכבוד‪:‬‬ ‫מנהלי אגפים ומחלקות‬ ‫עובדי המועצה‬ ‫הנדון‪ :‬נוהל רכש והתקשרויות במועצה‬ ‫כללי‪:‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫א‪ .‬בהתאם להוראות צו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות)‪ ,‬התשי"ח‪( 1958-‬להלן ‪ -‬הצו) התקשרויות המועצה‬ ‫טעונות מכרז‪ ,‬זולת ככל שהוראות הצו מתירות זאת במפורש‪.‬‬ ‫ב‪ .‬מקום בו ההוראות מתירות במפורש הליך רכש‪ ,‬מחוייבת המועצה ברשות המקומית לפעול בצורה מסודרת‪ ,‬אחידה‪,‬‬ ‫שיויונית וכו'‪.‬‬ ‫ג‪ .‬נוהל זה עוסק בשלבים השונים של תהליך הפניה לספקים ובחירתם החל מפתיחת דרישת רכש‪ ,‬הגדרת הליך‬ ‫ההתקשרות הנדרש וכלה בהוצאת הזמנת הספק‪.‬‬ ‫מטרת הנוהל‪:‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫א‪ .‬מטרת נוהל זה הוא להגדיר את ההליך לביצוע התקשרויות המועצה הפטורות ממכרז עקב סכום וכן את‬ ‫הליכי רכש הטובין במועצה‪.‬‬ ‫ב‪ .‬למען הסר ספק‪ ,‬אין באמור בנוהל זה כדי לגרוע מהוראות הדין‪.‬‬ ‫הגדרות‪:‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫בנוהל זה‪ ,‬למונחים הבאים משמע ההגדרות להלן ‪:‬‬ ‫פטור ממכרז עקב סכום סכום התקשרות אשר בהתאם לסעיף ‪ )3( 3‬בתוספת השניה לצו פטור ממכרז‪.‬‬ ‫הסכום מתעדכן מעת לעת בהתאם למדד ומתפרסם בחוזרי מנכ"ל משרד הפנים‪.‬‬ ‫ו‪/‬או סכום הפטור מובהר כי סכום ההתקשרות כולל את שווי ההתקשרות בכל תקופת ההסכם ‪/‬‬ ‫כל ההסכם‪ ,‬לרבות במהלך תקופת אופציה‪.‬‬ ‫ממכרז‬ ‫נכון למועד פרסום נוהל זה הסכום הפטור ממכרז הינו ‪ , 154,400‬כולל מע"מ‪.‬‬ ‫הסכם של המועצה לקבלת שירות בסכום הפטור ממכרז ו‪/‬או רכש של טובין‬ ‫התקשרות‬ ‫מטלטלין בבעלות המועצה או שנמסרו לה בשכירות‪ ,‬שאילה או רשיון‪,‬לרבות‬ ‫טובין‬ ‫כאלו שנתרמו או נרכשו בכספי תרומה‬ ‫עובד המועצה שמונה ע"י המועצה בהתאם לסעיף ‪ 5‬בתוספת הרביעית לצו‬ ‫מנהל רכש‬ ‫לרכישת טובין‪ ,‬אחסנתם‪ ,‬הספקתם‪ ,‬שמירה עליהם ולקביעת רמת המלאי‬ ‫ועדת רכש ובלאי ‪ /‬ועדת ועדה שמונתה ע"י המועצה בהתאם לסעיפים ‪ 5‬בתוספת הרביעית לצו‬ ‫רכש‬ ‫צו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות) התשי"ח – ‪1958‬‬ ‫הצו‬ ‫גורם המספק שירות למועצה‪ ,‬בהתאם להסכם שייחתם עימו‬ ‫נותן שירותים‬ ‫גורם המספק מטלטלין עבור המועצה‪ ,‬בהתאם להסכם שיחתם עימו‬ ‫ספק‬ ‫ספר ספקים ויועצים ‪ /‬רשימת הספקים‪ ,‬היועצים ונותני השירותים המורשים‪ ,‬בהתאם למאגר‬ ‫המועצה כפי שמעודכן מעת לעת‬ ‫מאגר ספקים ויועצים‬ ‫ספר קבלנים ‪ /‬מאגר רשימת הקבלנים המורשים‪ ,‬בהתאם למאגר המועצה כפי שמעודכן מעת לעת‬ ‫קבלנים‬ ‫טובין שאינם מאוחסנים במחסני המועצה‬ ‫מצאי‬ ‫לרבות שכירות ושאילה של טובין‬ ‫רכישה‬ ‫טופס בקשה לרכישה ‪ /‬התקשרות‪ .‬בטופס נכללים פרטים נדרשים על המוצר ‪/‬‬ ‫דרישה ‪-‬‬ ‫השירות והוא חייב להיחתם ע"י מנהל היחידה‪ ,‬ראש היחידה ונציג הגזברות‪.‬‬ ‫"דרישה" שמולאה כראוי ואושרה על ידי ועדת רכש הופכת להזמנה לספק על‬ ‫הזמנה‬ ‫ידי מנהל הרכש‪.‬‬ ‫תאור התהליך‪:‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫הסדר רכישות ‪ /‬פניה להזמנת שירות‬ ‫א‪ .‬ככלל ‪ -‬אין לבצע רכישת טובין ‪ /‬פניה לקבלת שירות‪ ,‬אלא באישור ועדת הרכש ובכפוף להוראות כל דין‪ .‬בכל הנוגע‬ ‫לרכש טובין ‪ -‬אישור ועדת הרכש מותנה גם באישור מנהל הרכש‪.‬‬ ‫טרם נקיטת הליך קבלת הצעות מחיר ע"פ נוהל זה‪ ,‬על מנהל המחלקה הרלבנטית לבחון את התקציב ולוודא כי‬ ‫ב‪.‬‬ ‫קיים מקור תקציבי לביצוע הרכישה ‪ /‬השירות הנדרש‪.‬‬ ‫בהעדר תקציב ‪ /‬מקור תקציבי ‪ -‬לא תבוצע רכישה ‪ /‬פניה לקבלת הצעת מחיר‪.‬‬ ‫פניה לקבלת הצעות מחיר ‪ -‬תותאם לתקציב הקיים‪.‬‬ ‫רכישות שוטפות ‪ /‬שירותים שוטפים – בסכום הנמוך מסך של ‪ ( ₪ 10,000‬לא כולל מע"מ) –‬ ‫ג‪.‬‬ ‫רכש ציוד ‪/‬טובין ‪ -‬מנהל הרכש רשאי לבצע את ההתקשרויות ללא צורך באישור נוסף של ועדת הרכש ובלבד‬ ‫‪)1‬‬ ‫שההתקשרות נעשתה לאחר קבלת הצעות מחיר‪ ,‬ע"פ האמור בפרק הליך קבלת הצעות המחיר‪.‬‬ ‫שירותים שוטפים ‪ -‬מנהל המחלקה רשאי לבצע את התקשרויות ללא צורך באישור נוסף של ועדת הרכש ובלבד‬ ‫‪)2‬‬ ‫שההתקשרות נעשתה לאחר קבלת הצעות מחיר‪ ,‬ע"פ האמור בפרק הליך קבלת הצעות המחיר‪.‬‬ ‫מנהל רכש (ברכש ציוד‪ /‬מטלטלין) ‪ /‬מנהל המחלקה הרלבנטית (בהתקשרות אחרת) יערוך תיק מסודר הכולל‬ ‫‪)3‬‬ ‫תיעוד של כל ההתקשרויות שבוצעו בהתאם לסעיף זה‪ ,‬לצורך אפשרות בקרה ופיקוח של המועצה ו‪/‬או חברי‬ ‫ועדת הרכש‪.‬‬ ‫מנהל הרכש אחראי לבדוק ביצוע האמור בסעיף זה‪.‬‬ ‫‪)4‬‬ ‫למען הסר ספק‪ ,‬התקשרות בשווי העולה על ‪ ₪ 10,000‬ועד לסכום הפטור ממכרז ‪ ,₪ 154,400 -‬כולל מע"מ (נכון‬ ‫ד‪.‬‬ ‫למועד פרסום נוהל זה) ‪ -‬יעשו אך ורק בהליך בפני ועדת רכש‪ ,‬ע"פ נוהל זה‪.‬‬ ‫הזמנת רכישה של טובין‬ ‫רכישת טובין תעשה ע"י ובאחריות מנהל הרכש –‬ ‫בכפוף לאישור תכנית עבודה ‪ /‬תקציב מתאים‪ ,‬יבוצע הליך הרכש באופן הבא‪-‬‬ ‫א‪ .‬מנהל המחלקה ימלא טופס דרישה מתאים בציון תאריכים‪ ,‬סוגי הפריטים‪ ,‬תיאור הפריטים (כולל מפרטים)‪,‬‬ ‫כמויות‪ ,‬סעיף תקציבי לחיוב‪ ,‬אומדן תקציבי לדרישה‪.‬‬ ‫את טופס הדרישה יעביר לבדיקת מנהל הרכש‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫מנהל הרכש ינקוט בהליך הצעות מחיר ‪ /‬מו"מ בהתאם לאמור להלן בפרק הליך הצעות המחיר‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫לאחר קבלת הצעות מחיר וקבלת אישור ועדת רכש‪ ,‬ירכוש מנהל הרכש את הציוד ויטפל בהעברתו למחלקה‬ ‫ד‪.‬‬ ‫הרלבנטית‪.‬‬ ‫ה‪ .‬מנהל הרכש‪/‬מנהל המחלקה יבדוק התאמת הטובין לתעודות המשלוח‪ ,‬טיבם ואריזתם‪ ,‬יש לוודא התאמה להזמנה‬ ‫לרכישה ולחשבון או תעודת המשלוח‪.‬‬ ‫מנהל הרכש‪/‬מנהל המחלקה ינפיק תעודת כניסה שתכלול פרטים בדבר ספק הטובין‪ ,‬מספר הזמנה‪ ,‬מספר תעודת‬ ‫ו‪.‬‬ ‫משלוח‪ ,‬פרטי חשבונית‪ ,‬תיאור טובין וכמות שהתקבלה בפועל‪ ,‬נזק ‪ /‬השחתה של טובין – יצוינו ויוחזרו לספק‪.‬‬ ‫אין לבצע רכישה לפני אישור ההזמנה ע"י ועדת רכש‪.‬‬ ‫ז‪.‬‬ ‫ח‪ .‬תעודת כניסה תונפק וסימון המוצרים יבוצע בהתאם לאמור להלן‪,‬‬ ‫‪ )1‬הרשאים לחתום על טופסי דרישה לניפוק טובין ביחידות השונות במועצה הינם מנהל רכש‪ ,‬גזבר וראש מועצה‪.‬‬ ‫‪ )2‬הליך הפניה לקבלת הצעות מפורט בפרק ג' לנוהל זה‪.‬‬ ‫ניהול פנקסים ‪ /‬טובין‬ ‫א‪ .‬מצאי הטובין במועצה ירשם במערכת ממוחשבת‪.‬‬ ‫כל הרישומים בטפסים המשמשים להסדר רכישות וניהול טובין במערכת יעשו כנדרש‪ .‬תיקון רישום יעשה ע"י‬ ‫ב‪.‬‬ ‫כתיבת הנתון החדש בשורה חדשה בציון שם מבצע התיקון‪ ,‬תאריך ביצוע התיקון והשורה אותה מתקנים‪.‬‬ ‫הליכי התקשרות‬ ‫הליך פנייה לקבלת הצעות מחיר‬ ‫למען הסר ספק‪ ,‬יובהר כי לצורך ביצוע כל התקשרות שהיא בסכום הפטור ממכרז עקב פטור סכומי (סך שלא יעלה על‬ ‫‪ 154,400‬ש"ח כולל מע"מ‪ ,‬נכון למועד פרסום נוהל זה) – לאספקת טובין‪ ,‬קבלת שירות‪ ,‬שירותי ייעוץ‪ ,‬שירותי הפקה‬ ‫והתקשרויות עם בעלי מומחיות מיוחדת‪ ,‬יש לקיים תמיד הליך מסודר ולערוך התקשרות בהתאם למפורט להלן‪.‬‬ ‫כל החומר‪ ,‬לרבות מסמך הפניה‪ ,‬הצעות הספקים וכל מסמך נוסף ‪ -‬יישמרו ויועברו לגורם המאשר ויסרקו למערכת‬ ‫ביחד עם הזמנת העבודה ‪.‬‬ ‫חריגים‪:‬‬ ‫‪ .1‬התקשרויות עם אומן לצורך ביצוע הופעה אומנותית כאשר ההתקשרות מתבצעת ישירות מול האמן ‪/‬‬ ‫סוכנות יחידה‪/‬אמרגן יחיד – ניתן להסתפק בהצעת מחיר אחת בכל סכום עד לתקרת הפטור ממכרז ללא הליך‬ ‫הצעות מחיר כאשר קבלת ההחלטה הסופית הינה בסמכות ועדת רכש‪ .‬על מנהל המחלקה לשמור תיעוד המפרט‬ ‫את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם חתימה על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .2‬סדנאות‪ ,‬הרצאות‪ ,‬הצגות ומופעים עד לסך של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ – ניתן להסתפק בהצעת מחיר אחת‬ ‫ללא הליך הצעות מחיר בסמכות מנהל מחלקה ‪ .‬יש לוודא שהצעת המחיר הינה סבירה‪ .‬לצורך בחינת סבירות‬ ‫המחיר – יש לבדוק את עלות השירותים במחירון החשב הכללי או מחירון דומה שווה ערך ובמידת הצורך‪ ,‬ידרש‬ ‫מנהל המחלקה להציג את ממצאי הבדיקה טרם חתימה על הזמנת עבודה‪ .‬על מנהל המחלקה לשמור תיעוד‬ ‫המפרט את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם חתימה על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .3‬התקשרות לצורך רכישה של שירותי הסעדה ומזון (קייטרינג‪ ,‬מסעדות ואולמות אירועים) – ניתן להסתפק‬ ‫בהצעת מחיר אחת ללא הליך הצעות מחיר במסכות מנהל ‪/‬ת הרכש עד לסכום של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ‪.‬‬ ‫על מנהל המחלקה לשמור תיעוד המפרט את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם‬ ‫חתימה על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .4‬התקשרות עם ספק יחיד – בכפוף לקבלת חוות דעת מקצועית ופרסום באתר האינטרנט ובהתאם לפירוט‬ ‫להלן‪.‬‬ ‫פניה לקבלת הצעות מחיר‬ ‫א‪ .‬הפניה לספקים ‪ /‬נותני השירות ‪/‬יועצים לקבלת הצעות מחיר תעשה ע"י מנהל הרכש‪ ,‬לאחר קבלת כל הפרטים להלן‬ ‫ממנהל המחלקה‪.‬‬ ‫טרם ביצוע הפנייה לקבלת הצעות מחיר ובמידת האפשר‪ ,‬יערוך מנהל המחלקה הרלבנטית אומדן כספי של שווי‬ ‫ב‪.‬‬ ‫ההתקשרות הצפוי‪.‬‬ ‫הליך הפניה ייעשה אך ורק לאחר שמנהל המחלקה וידא כי קיים תקציב ‪ /‬מקור תקציבי לפעולה הנדרשת (שירות ‪/‬‬ ‫רכישה)‪.‬‬ ‫ברכש טובין ‪ -‬תערך בדיקה נוספת גם ע"י מנהל הרכש‪.‬‬ ‫ג‪ .‬במסגרת הליך הפניה לקבלת הצעות המחיר‪ ,‬יפורטו דרישות המועצה להתקשרות‪ ,‬כולל מפרט דרישות הולם‪ ,‬הרשום‬ ‫בצורה ברורה (בטבלה)‪ ,‬בו יוגדרו סעיפי העבודות ‪ /‬שירותים‪ ,‬כמויות וכיו"ב‪ .‬יש לקבוע מפרט דרישות ברור ‪ -‬כדי‬ ‫שהספק הרלבנטי יבין איזה מוצר ‪ /‬שירות נדרש למועצה‪.‬‬ ‫טופס הפניה יוכן ע"י מנהל המחלקה בתיאום עם מנהל הרכש‪.‬‬ ‫ברכש טובין ‪ -‬יוכן טופס הפניה ע"י מנהל רכש ע"פ דרישות מנהל המחלקה‪.‬‬ ‫מנהל המחלקה יפנה את מנהל הרכש לפרק הרלבנטי במאגר ספקים ויועצים ‪ /‬קבלנים להתקשרות נשוא הפניה ‪ -‬על‬ ‫ד‪.‬‬ ‫מנת שמנהל הרכש יוכל לפנות לספקים ‪ /‬נותני השירות ‪ /‬יועצים הרלבנטיים לצורך קבלת הצעות מחיר‪.‬‬ ‫בהתקשרויות שוטפות (עד ‪ ₪ 10,000‬ללא מע"מ – לא של רכש ציוד) – יכול מנהל המחלקה לבצע את הליך הפניה‬ ‫לקבלת הצעות מחיר בעצמו‪.‬‬ ‫ה‪ .‬טופס פניה לקבלת הצעות מחיר‪ ,‬יכלול‪ ,‬בין השאר את הפרטים הבאים ‪-‬‬ ‫פירוט של השירותים ‪ /‬ציוד הנדרשים‪.‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫מפרט טכני ‪ /‬מפרט דרישות‪.‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫כמויות‪.‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫מועדי ואופן הגשה‪.‬‬ ‫‪)4‬‬ ‫איש קשר לשאלות ‪ /‬קבלת פרטים‪.‬‬ ‫‪)5‬‬ ‫תוקף הצעה ‪ -‬יוגבל ל‪ 90 -‬יום ממועד אישור ההזמנה‪.‬‬ ‫‪)6‬‬ ‫"מסמך הוראות כלליות נספח להזמנת עבודה ‪ -‬התקשרות עם מועצה אזורית גזר לביצוע עבודות שסכומן פטור‬ ‫‪)7‬‬ ‫ממכרז"‪.‬‬ ‫במידת הצורך יצורפו גם דרישות ביטוחיות ו‪/‬או טיוטת הסכם‪.‬‬ ‫‪)8‬‬ ‫דוגמת טופס פניה לקבלת הצעות מחיר מצ"ב כחלק בלתי נפרד מנוהל זה‪.‬‬ ‫***‬ ‫ו‪ .‬הפנייה לספקים ‪ /‬יועצים‪ /‬קבלנים תיעשה ע"פ רשימת הספקים ‪ /‬יועצים‪ /‬קבלנים של המועצה‪.‬‬ ‫הפנייה תיעשה‪ ,‬במידת האפשר‪ ,‬ע"פ סבב מחזורי‪ ,‬תוך התחשבות בזמינות ובאופן המעניק את מירב היתרונות‬ ‫למועצה – וכמפורט בפרק ד' לנוהל זה‪.‬‬ ‫ז‪ .‬במסגרת הפניה לקבלת הצעות מחיר‪ ,‬יש להקפיד להימנע מהפעולות הבאות ‪-‬‬ ‫פיצול הצעות‪.‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫הגשת הצעות ע"י קבלן אחד‪.‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫שימוש חוזר בהזמנה קיימת‪.‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫פניה חוזרת לקבלת הצעות מחיר ביחס לשירותים נמשכים‪.‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫שימוש בהליך של הצעות מחיר במקרה בו קיים מכרז מסגרת ‪ /‬מכרז שנתי אחר של המועצה הנוגע לשירותים‬ ‫‪)4‬‬ ‫דומים ‪ /‬לשירותים נשוא הפניה לקבלת הצעות מחיר‪.‬‬ ‫הפנייה לספקים ‪ /‬קבלנים ‪ /‬יועצים‬ ‫בכפוף לחריגים לעיל‪ ,‬שווי ‪ /‬צפי התקשרות הינו עד לסך של ‪( ₪ 10,000‬לא כולל מע"מ) –‬ ‫ברכש ציוד ‪ -‬הסמכות היא של מנהל הרכש‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫בהתקשרות אחרת ‪ -‬הסמכות היא של מנהל מחלקה‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫ויש לקבל הצעות מחיר‪ ,‬כמפורט להלן‪-‬‬ ‫עד ‪( ₪ 5,000‬לא כולל מע"מ) ‪ -‬יש לקבל הצעת מחיר אחת‪.‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫מ‪ ₪ 5,001 -‬ועד ‪( ₪ 10,000‬לא כולל מע"מ) ‪ -‬יש לפנות לקבלת שתי הצעות מחיר לפחות של ספקים ‪ /‬קבלנים ‪/‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫יועצים‪.‬‬ ‫בהתקשרויות הנוגעות לסדנאות‪ ,‬הרצאות‪ ,‬הצגות ומופעים עד לסך של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ – יש לקבל‬ ‫‪)3‬‬ ‫לפחות הצעת מחיר אחת‪.‬‬ ‫בהתקשרויות הנוגעות לשירותי הסעדה ומזון עד לסך של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ – יש לקבל לפחות הצעת‬ ‫‪)4‬‬ ‫מחיר אחת‪.‬‬ ‫ג‪ .‬בכפוף לחריגים לעיל‪ ,‬ככל ששווי ‪ /‬צפי התקשרות הינו מסך של ‪( ₪ 10,001‬לא כולל מע"מ) ועד לסך של ‪₪ 154,400‬‬ ‫(כולל מע"מ) ‪-‬‬ ‫הסמכות היא של ועדת רכש‪ ,‬ועל מנהל הרכש לקבל הצעות מחיר‪ ,‬כמפורט להלן‪-‬‬ ‫מסך של ‪ ₪ 10,001‬ועד לסך של ‪( ₪ 20,000‬לא כולל מע"מ) ‪ -‬יש לפנות לקבלת שתי הצעות מחיר לפחות של‬ ‫‪)1‬‬ ‫ספקים ‪ /‬קבלנים ‪ /‬יועצים‪.‬‬ ‫מסך של ‪ ₪ 20,001‬ועד לסך של ‪( ₪ 80,000‬לא כולל מע"מ) ‪ -‬יש לפנות לקבלת שלוש הצעות מחיר של ספקים‬ ‫‪)2‬‬ ‫‪ /‬קבלנים ‪ /‬יועצים‪.‬‬ ‫מסך של ‪ ₪ 80,001‬ועד לסכום הפטור ‪ -‬סך של ‪( ₪ 154,400‬כולל מע"מ) נכון למועד נוהל זה ‪ -‬יש לפנות לקבלת‬ ‫‪)3‬‬ ‫הצעות לפחות לארבעה ספקים ‪ /‬קבלנים‪.‬‬ ‫התקשרות עם ספק יחיד‬ ‫האמור בפרק זה מתייחס להתקשרויות בסכום הפטור ממכרז (עד ‪ ₪ 154,400‬כולל מע"מ‪ ,‬נכון לפרסום נוהל זה )‬ ‫א‪.‬‬ ‫לגביו מתקיים קריטריון של ספק יחיד‪.‬‬ ‫ככל שישנו צורך לערוך התקשרות להזמנת טובין או לביצוע עבודה הנערך עם הספק היחיד בארץ לאותן טובין או‬ ‫ב‪.‬‬ ‫עם המומחה היחיד בארץ לביצוע אותה העבודה – יש לפנות ליועמ"ש לצורך הבחינה אם ההתקשרות‪ /‬ספק עונה על‬ ‫דרישה של "ספק יחיד"‪.‬‬ ‫בכפוף לאישור יועמ"ש‪ ,‬על מנהל המחלקה להציג בפני ועדת הרכש חוות דעת מטעמו או מטעם מומחה מקצועי לפיה‬ ‫ג‪.‬‬ ‫מדובר בספק היחידי בארץ לצורך אותם שירותים‪.‬‬ ‫מנהל הרכש יעביר חוות דעת זו לפרסום של ‪ 7‬ימים באתר האינטרנט של המועצה בטרם תקבל ועדת הרכש את‬ ‫ד‪.‬‬ ‫החלטתה הסופית לעניין זה‪.‬‬ ‫ככל שלא יובאו בפני ועדת הרכש הסתייגויות לעצם ההתקשרות עם הספק הנ"ל כספק יחיד‪ ,‬תאשר ועדת הרכש את‬ ‫ה‪.‬‬ ‫ההתקשרות‪ .‬במידה ויוצגו בפני הועדה הסתייגויות לביצוע ההתקשרות‪ ,‬תדון בהם הועדה ותפרסם את החלטתה‪.‬‬ ‫אופן הגשת הצעת המחיר‬ ‫ו‪ .‬הצעות מחיר ביחס להתקשרויות עד לסך של ‪ - ₪ 10,000‬יכולות להימסר למנהל המחלקה ‪ /‬מנהל רכש באמצעות‬ ‫הפקסימיליה ‪ /‬דוא"ל (סרוק)‪ ,‬באופן בו ניתן לראות את פרטי הספק‪ ,‬וכל המסמכים הרלבנטיים שנדרשים ע"פ נוהל‬ ‫זה‪ .‬בנוסף‪ ,‬יש לצרף אישור על פנייה באמצעות דוא"ל לספקים הרלוונטים‪.‬‬ ‫הצעות מחיר שיוגשו לועדת הרכש (מעל סך של ‪ )₪ 10,000‬יוגשו באופן הבא ‪-‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫הצעות מחיר ביחס להתקשרויות עד לסך של ‪ ₪ 40,000‬יוגשו ע"י מנהל הרכש לועדת הרכש‪ .‬ניתן לקבל את‬ ‫‪)1‬‬ ‫ההצעה בכל אמצעי ‪ -‬דוא"ל ‪ /‬פקס'‪ /‬וכיו"ב‪.‬‬ ‫הצעות מחיר ביחס להתקשרויות העולות על ‪ 40,001‬ש"ח יחולו ההוראות הבאות‪-‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫א) המציעים יידרשו להגיש את ההצעה במעטפה סגורה ישירות לתיבת הרכש‪ ,‬עד למועד‬ ‫שיקבע מראש במסמך הפניה‪.‬‬ ‫ב) טרם הגשת ההצעה ‪ -‬על המציע יהיה לקבל אישור "נתקבל" ממנהלת הרכש‪.‬‬ ‫לא יתקבלו הצעות לאחר המועד‪.‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫על מנהל הרכש יהיה להציג בפני ועדת הרכש העתק ‪ /‬תיעוד של הפניה לכמות ספקים ‪ /‬קבלנים הנדרשת ע"פ‬ ‫‪)4‬‬ ‫נוהל זה‪.‬‬ ‫התיעוד הנדרש כאסמכתא לפניה יהיה מסמך הפניה לספק בצירוף אישור ‪ /‬וידוא קבלה אצל הספק‪.‬‬ ‫‪)5‬‬ ‫וידוא קבלה יכול להעשות באחד מהאמצעים הבאים ‪-‬‬ ‫‪)6‬‬ ‫ככל שהפניה נשלחה בפקס' ‪ -‬יש לוודא טלפונית מול הספק קבלתו‪ ,‬רישום שם איש קשר אצל הספק ומועד‬ ‫א)‬ ‫השיחה‪.‬‬ ‫ככל שהפניה נעשתה בדוא"ל ‪ -‬וידוא קבלה יעשה ע"י אישור הספק בדוא"ל חוזר או ע"פ אישור אוטומטי‪.‬‬ ‫ב)‬ ‫ככל שהפניה נעשתה בדואר רשום ‪ -‬אישור דואר רשום‪.‬‬ ‫ג)‬ ‫מובהר כי ככל שנערכה פניה וקיים תיעוד בדבר פניה למספר הספקים ‪ /‬קבלנים הנדרש ע"פ נוהל זה‪ ,‬תוכל‬ ‫‪)7‬‬ ‫הועדה לשקול דיון במספר הצעות מופחת ולקבל החלטה על בסיס ההצעות שהוגשו בפועל‪.‬‬ ‫הצעות המחיר שהוגשו יועברו לדיון והחלטה של ועדת הרכש‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫אחריות לביצוע‪ :‬מנהל רכש‪/‬מנהל המחלקה‬ ‫לו"ז לביצוע – בהתאם לצרכים‬ ‫הדיון בוועדת הרכש‬ ‫ועדת רכש תתכנס אחת לשבוע (במידת הצורך)‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫למקרים דחופים‪ ,‬ניתן יהיה לפנות ליו"ר הועדה‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫מנהל הרכש יכין את סדר היום לישיבת ועדת הרכש וכן כל מסמך נדרש אחר לוועדה‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫בכל ישיבה ינוהל פרוטוקול ובו יתועד מועד כינוס ההועדה‪ ,‬משתתפיה‪ ,‬נושאי הדיון והחלטות‪ .‬בנוסף‪ ,‬יכלל פירוט‬ ‫ד‪.‬‬ ‫של כל הסכומים שאושרו ע"י הועדה באותה ישיבה ויועברו לעדכון גזבר המועצה‪.‬‬ ‫הרישום ייעשה ע"י מנהל הרכש‪.‬‬ ‫ה‪.‬‬ ‫פרוטוקול הישיבה יכלול פירוט מסודר של ההצעות שהוגשו ‪ -‬כולל סוג השירות‪ ,‬מס' הצעות שהוגשו‪ ,‬הערכה כספית‬ ‫ו‪.‬‬ ‫‪ /‬צפי התקשרות‪ ,‬מחיר שהוצע‪ ,‬זהות המציע‪.‬‬ ‫ועדת הרכש לא תידון בהצעות מחיר אשר לא יעמדו בהוראות נוהל זה‪.‬‬ ‫ז‪.‬‬ ‫בכלל זאת‪ ,‬לא יתקיים דיון במקרה בו מספר ההצעות אינו תואם את דרישות הנוהל‪.‬‬ ‫ח‪.‬‬ ‫במקרה בו תוקף ההצעות שהוגשו לועדה יעלה על ‪ 30‬יום ממועד הגשת ההצעה ‪ -‬על מנהל הרכש יהיה לפנות לספק‬ ‫ט‪.‬‬ ‫ולקבל הצעת מחיר עדכנית לצורך הגשתה מחדש לועדה‪ .‬הצעות שתוקפן יעלה על ‪ 30‬יום ‪ -‬לא ידונו ע"י הועדה ויושבו‬ ‫למנהל הרכש‪.‬‬ ‫ועדת הרכש תקבע את ההצעה הזולה ביותר שהוגשה בפניה כהצעה הזוכה בהליך‪ ,‬זולת עם נרשם אחרת בהליך‪.‬‬ ‫י‪.‬‬ ‫החלטות הועדה יירשמו בפרוטוקול‪.‬‬ ‫יא‪.‬‬ ‫לאחר קבלת החלטה של ועדת הרכש תועבר ההחלטה למנהל המחלקה ע"י מנהל הרכש בהתאם לנהלים הקיימים‪.‬‬ ‫יב‪.‬‬ ‫ועדת הרכש תקפיד להעביר את החלטותיה מדי שבוע למנהלי המחלקה הרלבנטיים‪ .‬במידה וחל עיכוב ו‪/‬או דחייה‬ ‫יג‪.‬‬ ‫כלשהי ‪ -‬תעדכן ועדת הרכש את מנהל המחלקה הרלבנטית‪ ,‬באמצעות מנהל הרכש‪.‬‬ ‫הליך ההתקשרות לאחר קבלת החלטת ועדת רכש ‪-‬‬ ‫התקשרות של המועצה עם הספק ‪ /‬הקבלן הזוכה בהליך‪ ,‬תבוצע בכפוף להשלמת המצאת מסמכים נדרשים‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫אין לבצע עבודות ‪ /‬אין לקבל שירות כלשהו ‪ -‬טרם חתימה על הזמנת עבודה (ע"י מורשי חתימה) וחתימת נספח‬ ‫ב‪.‬‬ ‫להזמנת עבודה ‪ /‬הסכם ‪ -‬ע"פ הנדרש להלן‪.‬‬ ‫במקרים בהם קיימים הסכמי "מסטר" להתקשרויות שונות במועצה (כגון‪ ,‬הגברה‪ ,‬תאורה‪ ,‬מתנפחים‪ ,‬הקמת במות‪,‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫וכיו"ב) ‪ -‬יש לצרף את הסכם המסטר הרלבנטי כנספח להזמנת העבודה וכחלק בלתי נפרד ממנה ‪ -‬ללא קשר לסכום‬ ‫ההתקשרות‪.‬‬ ‫בהעדר הסכמי מסטר‪ ,‬יחולו ההוראות הרלבנטיות ‪-‬‬ ‫ד‪.‬‬ ‫התקשרות עד לסך של ‪ - ₪ 10,000‬ניתן להסתפק בהזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫התקשרות מעל ‪- ₪ 10,001‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫ברכש טובין – יצורף הסכם רכש טובין‪.‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫בהתקשרות אחרת ‪ -‬יש לצרף להזמנת העבודה את מסמך "ההוראות המשלימות"‪ .‬מנהל המחלקה יחליט ע"פ‬ ‫‪)4‬‬ ‫שק"ד אם לצרף את המסמך בגרסתו הקצרה או הארוכה‪ .‬ככל שמנהל המחלקה סבור כי המסמך אינו מתאים‬ ‫להתקשרות הספציפית ‪ -‬יתייעץ עם יועמ"ש של המועצה טרם הליך הפניה לקבלת הצעות מחיר לעניין זה‪.‬‬ ‫בהתקשרות אחרת ‪ -‬יש לצרף להזמנת העבודה את מסמך "ההוראות המשלימות"‪ .‬מנהל המחלקה יחליט ע"פ‬ ‫‪)5‬‬ ‫שק"ד אם לצרף את המסמך בגרסתו הקצרה או הארוכה‪ .‬ככל שמנהל המחלקה סבור כי המסמך אינו מתאים‬ ‫להתקשרות הספציפית ‪ -‬יתייעץ עם יועמ"ש של המועצה טרם הליך הפניה לקבלת הצעות מחיר לעניין זה‪.‬‬ ‫בהתקשרויות הטעונות אישור קיום ביטוחים ‪ -‬יש לצרף גם אישור קיום ביטוחים החתום ע"י המבטח של נותן‬ ‫ה‪.‬‬ ‫השירות‪.‬‬ ‫ביצוע הזמנה ‪ /‬הסכם ‪ -‬כפוף לצרכי המועצה‪ ,‬מגבלות תקציב רלבנטיות‪ ,‬הכל ע"פ שיקול דעת גזבר המועצה וראש‬ ‫ו‪.‬‬ ‫המועצה‪.‬‬ ‫דיווחים לאחר תום ביצוע השירותים ‪ /‬עבודה ‪-‬‬ ‫א‪ .‬בהליך הצעות מחיר לרכישת טובין ‪ /‬מוצרים ‪ -‬יש לקבל תעודת משלוח חתומה‪ ,‬יש לצרף את תעודת המשלוח כחלק‬ ‫בלתי נפרד ממסמכי התשלום שיוגשו להנהלת חשבונות במועצה – באחריות מנהל רכש‪/‬מנהל המחלקה‪.‬‬ ‫בהליך הצעות מחיר ביחס לעבודות ‪ /‬שירותים ‪ -‬יש לקבל את אישור מנהל המחלקה ‪ +‬המפקח הרלבנטי שליווה את‬ ‫ב‪.‬‬ ‫שירותים‪.‬‬ ‫‪/‬‬ ‫העבודות‬ ‫ביצוע‬ ‫במהלך‬ ‫שהוגשו‬ ‫לחשבונות‬ ‫ביחס‬ ‫הפרויקט‬ ‫רק לאחר קבלת אישורם‪ ,‬יש לצרף את החשבון‪/‬ות המאושרים למסמכי התשלום שיוגשו להנהלת חשבונות –‬ ‫באחריות מנהל מחלקה‪.‬‬ ‫בתום רבעון ‪ /‬בתום הליך רכש יש למלא טופס הערכת ספקים ‪ /‬נותני שירותים‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫מאגר קבלנים ‪ /‬מאגר ספקים ויועצים‬ ‫כללי‬ ‫במועצה מאגר קבלנים ‪ ,‬ספקים ויועצים‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫מאגר הקבלנים ‪ ,‬ספקים ויועצים של המועצה יעודכן אחת לשנתיים ובכפוף להוראות הדין‪ .‬מעת לעת ייבחן הצורך‬ ‫ב‪.‬‬ ‫בעדכון המאגר‪ ,‬לרבות להרחבתו בתחומים שונים‪.‬‬ ‫אחריות מאגר הקבלנים‪ ,‬ספקים ויועצים – מנהל רכש‪ .‬לו"ז ‪ -‬אחת לשנתיים‪.‬‬ ‫אחת לשנה תיערך בדיקה מול הקבלנים ‪ /‬ספקים‪ /‬יועצים הרשומים במאגר‪ ,‬לבחינת עמידת הקבלנים ‪ /‬ספקים‬ ‫ג‪.‬‬ ‫יועצים בהצהרותיהם‪ ,‬לרבות לעניין סיווג ‪ /‬רישום וכל שינוי באלו‪ .‬ממצאי הבדיקה יעודכנו במאגר הקבלנים ‪/‬‬ ‫ספקים ויועצים‪.‬‬ ‫אחריות מאגר קבלנים‪ :‬מנהל מח' תחזוקה ותשתיות‬ ‫אחריות מאגר ספקים ויועצים – מנהל רכש‬ ‫לו"ז לביצוע ‪ -‬אחת לשנה‪.‬‬ ‫העתק של מאגר הקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים (רשימות וכן מסמכים רלבנטיים) יופץ ויימצא במזכירות המועצה‪,‬‬ ‫ד‪.‬‬ ‫לשכת מהנדס המועצה‪ ,‬מחלקת תחזוקה ותשתיות‪ ,‬מנהלי מחלקות וועדת הרכש‪.‬‬ ‫כמו כן‪ ,‬רשימה עדכנית ממוחשבת תוכן ע"י מחלקת תחזוקה ותשתיות ‪ /‬מנהל רכש‪ .‬הרשימה תכלול את פרטי‬ ‫הקבלנים ‪/‬ספקים ויועצים‪ ,‬תחומי העיסוק‪ ,‬פירוט הפניות שבוצעו לכל קבלן ‪/‬ספק‪/‬יועץ‪ ,‬פירוט ביחס לעבודות‬ ‫שבוצעו ע"י כל קבלן ‪/‬ספק‪/‬יועץ‪ ,‬פירוט בעיות מיוחדות שהתעוררו במהלך העבודה ( (להלן ‪" -‬הקובץ הממוחשב")‪.‬‬ ‫הקובץ הממוחשב יהיה נגיש ויעודכן מעת לעת‪.‬‬ ‫אחריות – מאגר קבלנים ‪ -‬מנהל מח' תחזוקה ותשתיות‪ ,‬מאגר ספקים ויועצים – מנהל רכש‪ ,‬לו"ז ‪ -‬באופן שוטף‪.‬‬ ‫הליך הפנייה לקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים במאגר‬ ‫א‪ .‬בהתאם לצרכי המועצה ובשים לב לאופי וסוג העבודות הנדרשות‪ ,‬תהא רשאית המועצה לפנות לקבלנים ‪ /‬ספקים‬ ‫ויועצים הרשומים במאגר לצורך קבלת הצעות מחיר‪.‬‬ ‫הפנייה תיעשה בין באמצעות הליכי הצעות מחיר שיידונו בפני ועדת הרכש של המועצה ובין באמצעות מכרזי‬ ‫זוטא‪ ,‬שיידונו בפני ועדת המכרזים‪.‬‬ ‫ב‪ .‬ההחלטה ביחס לפנייה תיעשה בכפוף ובהתאם להוראות הדין‪ ,‬בשים לב לשווי ההתקשרות וכאמור בנוהל זה‪.‬‬ ‫בהתקשרויות הפטורות מכרז (ע"פ שווי) ‪ -‬תבוצע פנייה למספר קבלנים ‪ /‬ספקים ‪/‬יועצים רלבנטיים ע"פ הנוהל‬ ‫‪)1‬‬ ‫לעיל – פרק ג'‪.‬‬ ‫בהתקשרויות הטעונות מכרז זוטא ‪ -‬תבוצע פנייה למספר קבלנים‪ /‬ספקים ‪ /‬יועצים הנדרש ע"פ דין‪.‬‬ ‫‪)2‬‬ ‫הפנייה לקבלנים ‪ /‬ספקים ‪ /‬יועצים שייכללו ברשימות‪ ,‬בכל אחד מהתחומים הנדרשים‪ ,‬תעשה באופן שיעניק‬ ‫ג‪.‬‬ ‫למועצה את מירב היתרונות וכן בשים לב למיקום הגיאוגרפי של עסקו של הקבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ‪ ,‬בהיקף העבודה‬ ‫הנדרש‪ ,‬מספר פניות ‪ /‬עבודות קודמות שבוצעו ע"י הקבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ‪ ,‬עומס שהוטל על הקבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ‪,‬‬ ‫מידת שביעות רצון ובהתאם להוראות ונהלים שייקבעו ע"י ועדת המכרזים‪.‬‬ ‫במידת האפשר‪ ,‬תבוצע לפחות פנייה אחת לשנה‪ ,‬לכל אחד מהקבלנים‪ /‬ספקים ‪ /‬יועצים הרשומים במאגר‪ ,‬בכפוף‬ ‫ד‪.‬‬ ‫לצרכי המועצה‪.‬‬ ‫ה‪ .‬במידת הצורך‪ ,‬ניתן לפנות לקבלנים ‪ /‬ספקים ‪ /‬יועצים נוספים‪ ,‬שאינם רשומים במאגר‪ .‬עדיפות לפניה ראשונית‬ ‫לרשומים במאגר‪.‬‬ ‫עדכון חוות דעת וממצאים‬ ‫לצרכי מעקב‪ ,‬אחת לחצי שנה‪ ,‬יציג מנהל מח' תחזוקה ותשתיות (לעניין קבלנים) ומנהל רכש (לעניין רכש‬ ‫א‪.‬‬ ‫והתקשרויות עם ספקים ויועצים) להנהלת המועצה‪/‬לוועדת מכרזים ‪ ,‬דו"ח מסודר הכולל סטאטוס של הפעלת‬ ‫המאגר‪ ,‬כולל כל האמור בסעיף ‪ 18‬לעיל‪.‬‬ ‫ב‪ .‬קבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ שיבקש להצטרף לרשימת הקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים‪ ,‬לאחר סיומם של ההליכים נשוא פניה זו‪,‬‬ ‫יהיה רשאי להפנות בקשה מתאימה לוועדת המכרזים של המועצה וזו תיתן החלטתה בנדון‪.‬‬ ‫ג‪ .‬קבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ שיבקש להיגרע מרשימת הקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים‪ ,‬יהיה רשאי לעשות כן בהודעה שתימסר‬ ‫למועצה בכתב‪.‬‬ ‫ד‪ .‬ועדת המכרזים תהיה רשאית למחוק קבלן‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ מהמאגר‪ ,‬לאחר שתיתן לו הזדמנות לטעון בפניה את‬ ‫טענותיו‪ .‬מובהר בזאת כי קבלן ‪ /‬ספק ‪ /‬יועץ‪ .‬שיעלו בעיות בהתקשרויות מולו‪ ,‬תהיה ועדת המכרזים רשאית להסירו‬ ‫מהמאגר‪ ,‬בכפוף לשימוע שייערך לו‪.‬‬ ‫ה‪ .‬אין בפנייה זו ו‪/‬או ביצירת מאגר הקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים על פיה כדי להגביל ו‪/‬או לגרוע מסמכויותיה של המועצה‬ ‫ו‪/‬או ועדת מכרזים עפ"י כל דין ו‪/‬או כדי לחייב את המועצה להתקשר באמצעות מאגר הקבלנים ‪ /‬ספקים ויועצים‬ ‫מעבר לקבוע בדין‪.‬‬ ‫ו‪ .‬ככל שיש צורך לפנות לספק ‪ /‬קבלן ‪ /‬יועץ שאינו רשום במאגר לקבלת הצעת מחיר – יש לפעול לצירופו למאגר‪,‬‬ ‫באמצעות מילוי בקשה מתאימה ע"י הספק ‪ /‬קבלן ‪ /‬יועץ‪ ,‬טרם קבלת הצעת מחיר‪.‬‬ ‫רישום וניהול מצאי (אינוונטר) ‪ -‬טובין‬ ‫רישום מצאי‬ ‫א‪ .‬מנהל הרכש ינהל רישום מרוכז של המצאי במועצה‪ ,‬על יחידותיה‪ ,‬בפנקס הטובין‪.‬‬ ‫ב‪ .‬המצאי יסומן בסמל המועצה‪ ,‬בסימון שככל האפשר אינו ניתן למחיקה‪.‬‬ ‫ג‪ .‬כל מחלקה במועצה שבה קיים מצאי‪ ,‬תופיע ברישומי המועצה כיחידת רישום עצמאית‪ ,‬כפי שיורה מנהל הרכש‪,‬‬ ‫ותצוין במספר זיהוי נפרד‪.‬‬ ‫ד‪ .‬מנהל יחידה‪ ,‬או עובד היחידה שמונה לכך בידו‪ ,‬ינהל את רישום המצאי באותה יחידה‪.‬‬ ‫השאלת פרטי מצאי –‬ ‫השאלת פריטי מצאי או העברתם לעובדי המועצה לצורך ביצוע תפקידיהם‪ ,‬או מיחידת רישום אחת‬ ‫א‪.‬‬ ‫ליחידת רישום אחרת‪ ,‬יתועדו בידי מנהל רכש בטופס המיועד לכך ויפורטו בו מספרו הקטלוגי של‬ ‫הפריט‪ ,‬תיאורו‪ ,‬כמותו‪ ,‬תנאי השאלתו ומועד החזרתו‪.‬‬ ‫ב‪ .‬אין להשאיל פריטי מצאי למי שאינו עובד המועצה‪ ,‬אלא באישור ראש המועצה או מי שהוסמך בידו‪.‬‬ ‫ספירת מצאי‬ ‫א‪ .‬אחת לשנה‪ ,‬במועד שיקבע מנהל הרכש ‪ ,‬תיערך ספירת המצאי בכל מחלקה לפי טופס המיועד לכך וממצאיה‬ ‫יועברו למנהל הרכש‪.‬‬ ‫ב‪ .‬מנהל רכש אחראי לספירה שתיערך בפיקוח מבקר המועצה‪ ,‬ובהשתתפות הגזבר או מי שהוא הסמיכו לכך‪.‬‬ ‫ג‪ .‬תוצאות הספירה יירשמו בטפסים המיועדים לכך ויכללו את מספרם הקטלוגי של הפריטים‪ ,‬את תיאורם ואת‬ ‫הכמויות בפועל שנמצאו במחסן בעת הספירה; מבצעי הספירה יחתמו על הטפסים‪.‬‬ ‫ד‪ .‬הגזבר ישווה את תוצאות הספירה ליתרות הרשומות בפנקס הטובין; הייתה אי התאמה בין תוצאות הספירה ליתרה‬ ‫כאמור‪ ,‬יעביר הגזבר‪ ,‬בכתב‪ ,‬לוועדת רכש ובלאי‪ ,‬את כל הנתונים בצירוף הסברים בכתב מאת מנהל רכש ואספקה‬ ‫על פשר ההפרשים‪.‬‬ ‫ועדת רכש ובלאי תחליט אילו פעולות לנקוט להתאמת תוצאות הספירה לרשום בפנקס הטובין‪.‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫עותק מנתוני ההשוואה כאמור לעיל ועותק מהחלטת ועדת רכש ובלאי כאמור יועברו למנהל הרכש ‪ ,‬והם‬ ‫‪)2‬‬ ‫יעדכנו את פנקס הטובין לא יאוחר מ‪ 60-‬ימים מתחילת כל שנת כספים‪ ,‬בהתאם לתוצאות הספירה‬ ‫ולהחלטת ועדת רכש ובלאי‪.‬‬ ‫דיווח על נזקים ‪ -‬מנהלי המחלקות ידווחו למנהל הרכש על נזקים שנגרמו למצאי לפי סדרי דיווח שעליהם הורה‬ ‫ה‪.‬‬ ‫רשם המצאי (להלן ‪ -‬הדו"ח)‪.‬‬ ‫גריעת פריטים ‪ -‬גריעת פריט מצאי מהרישום בשל אובדן‪ ,‬או השבתה או מכל סיבה אחרת‪ ,‬תיעשה רק באישור ועדת‬ ‫ו‪.‬‬ ‫רכש ובלאי; ערכו של הפריט ייקבע בהתאם למחיר השוק של פריט זהה חדש בעת הגשת הדו"ח‪.‬‬ ‫כל ציוד שנתקבל במחלקה ע"י רכישה מתקציבי הרשות‪ ,‬או ציוד שמועבר ממחלקה למחלקה חייב להירשם ברישום‬ ‫ז‪.‬‬ ‫המצאי של כל יחידה‪ .‬רישום ציוד מהווה אסמכתא להגשת תביעות לחברת הביטוח‪.‬‬ ‫‪ .5‬אחריות‪ ,‬סמכות ותוקף‪:‬‬ ‫נוהל זה משלים את החוקים והתקנות ואינו בא במקומם‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫האחריות והסמכות לביצוע נוהל זה הינה בהתאם לאמור לעיל‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫נוהל זה ייכנס לתוקפו החל מיום פרסומו ומחליף את נוהל ועדת רכש ונוהל פניה למאגר קבלנים‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫בברכה‪,‬‬ ‫רותם ידלין‪ ,‬עו"ד‬ ‫ראשת המועצה‬ ‫העתקים‪:‬‬ ‫מינהלת המועצה‬ ‫עו"ד חן סומך – יועמ"ש‬ ‫תיק נהלים (נוהל מס' ‪)01/2018‬‬ ‫נוהלי רכש‬ ‫נוהל קבלת טובין‬ ‫נוהל התקשרות עם ספקים ויועצים‬ ‫נוהל הזמנת טובין‬ ‫ועדת‬ ‫גזבר‬ ‫יחידת רכש ולוגיסטיקה‬ ‫היחידה‪ /‬מחלקה המזמינה‬ ‫מכרזים‬ ‫קבלת דרישת טובין‪,‬‬ ‫בדיקתה ואישורה‬ ‫ראה נוהל הזמנת טובין‬ ‫הכנת דרישת טובין‪ ,‬כולל‬ ‫האם קיימת‬ ‫הגדרת מפרט ע"פ הצורך‬ ‫התקשרות‬ ‫חוזית תקפה?‬ ‫הזמנה בהתאם‬ ‫בדיקת תקציב ע"י היחידה‬ ‫להסכם‬ ‫לא‬ ‫האם יש צורך‬ ‫האם קיים‬ ‫במכרז?‬ ‫תקציבי מתאים‬ ‫נוהל ניהול תהליך מכרז‬ ‫לא‬ ‫פנייה למספר הספקים הנדרש לקבלת‬ ‫הצעות מחיר‬ ‫דיון בועדת הרכש ‪ -‬מילוי טופס השוואת‬ ‫הצעות מחיר ובחירת הספק לביצוע ההזמנה‬ ‫בדיקת ההזמנה‪,‬‬ ‫אישורה והחזרתה‬ ‫הכנת הזמנת רכש והעברתה לגזבר‬ ‫ליחידת הרכש‬ ‫העברת הזמנה מאושרת לספק‬ ‫הכנת הזמנת עבודה‬ ‫אמצעי קבלת ההצעות‬ ‫מס' הצעות נדרש‬ ‫סכום ההצעה‬ ‫הזמנה במערכת ללא מסמך ‪ -‬הוראות משלימות‬ ‫פקס ‪ /‬דוא"ל סרוק‬ ‫אחת‬ ‫עד ‪5,000‬‬ ‫פנייה לקבלת שתי‬ ‫הצעות מחיר ‪ +‬הוכחת‬ ‫הזמנה במערכת ללא מסמך ‪ -‬הוראות משלימות‬ ‫פקס ‪ /‬דוא"ל סרוק‬ ‫פנייה‬ ‫‪5,001 -10,000‬‬ ‫הליך המחייב ועדת רכש‪:‬‬ ‫גורם פונה למציעים‬ ‫מסמכים נוספים‬ ‫אמצעי קבלת‬ ‫הכנת הזמנת עבודה‬ ‫להגשה‬ ‫ההצעות‬ ‫מס' הצעות נדרש‬ ‫סכום ההצעה‬ ‫ברכש טובין –‬ ‫מנהל רכש – לאחר‬ ‫שקיבל‬ ‫פקס ‪ /‬דוא"ל‬ ‫פנייה לקבלת שתי הצעות‬ ‫ממנהל המחלקה את‬ ‫אין צורך‬ ‫סרוק‬ ‫מחיר ‪ +‬הוכחת פנייה‬ ‫‪10,001-20,000‬‬ ‫מסמכי הפניה‬ ‫וכל המסמכים הנדרשים‪.‬‬ ‫פקס ‪/‬‬ ‫פנייה לקבלת שלוש‬ ‫ההליך ינוהל ע"י מנהל‬ ‫דוא"ל‬ ‫הצעות מחיר ‪+‬‬ ‫הרכש‪,‬‬ ‫אין צורך‬ ‫סרוק‬ ‫הוכחת פנייה‬ ‫‪20,001-40,000‬‬ ‫בתיאום עם יועמ"ש‬ ‫ומנהל מחלקה‪.‬‬ ‫הגשה ע"י‬ ‫פנייה לקבלת שלוש‬ ‫בביצוע שירותים ‪-‬‬ ‫המציע‬ ‫הצעות מחיר ‪+‬‬ ‫לצרף להזמנת‬ ‫הליך הטכני של פניה‬ ‫הוכחת פנייה‪ ,‬קבלת ‪ 2‬במעטפה‬ ‫העבודה מסמך‬ ‫למציעים‬ ‫הצעות בפועל בהעדר סגורה‬ ‫"הוראות‬ ‫יבוצע ע"י מנהל רכש‪.‬‬ ‫ישירות‬ ‫‪ 2‬הצעות בפועל‬ ‫משלימות" גרסה‬ ‫באחריות מנהל המחלקה‬ ‫מנהל המחלקה‬ ‫מקוצרת ‪ /‬ארוכה‪.‬‬ ‫להעביר‬ ‫לתיבת‬ ‫בשיקול דעת מנהל‬ ‫למנהל רכש את כל‬ ‫יצרף את תיעוד‬ ‫הרכש‪ .‬על‬ ‫הרכש להשלים את‬ ‫צרוף אישור קיום‬ ‫ביטוחים ע"פ צורך‪.‬‬ ‫מסמכי הפניה‬ ‫הפניה לכמות‬ ‫ההליך בהנמקה בכתב המציע‬ ‫במקרים בהם‬ ‫וכן רשימה של ספקים‬ ‫הספקים‬ ‫לקבל‬ ‫או בהליך רכש חדש‬ ‫‪40,001-80,000‬‬ ‫קיימים הסכמי‬ ‫‪/‬נותני שירות‬ ‫הנדרשת (יוגש‬ ‫אישור‬ ‫רלבנטית לשירות –‬ ‫פנייה לקבלת ארבע‬ ‫‪80,001-131,960‬‬ ‫"מסטר"‬ ‫במעטפה סגורה‬ ‫"נתקבל"‬ ‫להתקשרויות שונות‬ ‫מתוך מאגר‬ ‫הצעות מחיר ‪+‬‬ ‫הספקים‬ ‫בתיבת הרכש)‪.‬‬ ‫הוכחת פנייה‪ ,‬קבלת ‪ 2‬ממזכירות‬ ‫במועצה יש לצרף‬ ‫את ההסכם כנספח‬ ‫אם נשלח‬ ‫הצעות בפועל בהעדר ראש‬ ‫להזמנת עבודה‬ ‫למציעים בפקס‬ ‫המועצה‪.‬‬ ‫‪ 2‬הצעות בפועל‬ ‫(הגברה‪ ,‬תאורה‪,‬‬ ‫‪ -‬לוודא‬ ‫בשיקול דעת מנהל‬ ‫מתנפחים‪ ,‬הקמת‬ ‫טלפונית‬ ‫במות וכו')‬ ‫הרכש להשלים את‬ ‫ולרשום את שם‬ ‫ההליך בהנמקה בכתב‬ ‫הספק ומועד‬ ‫או בהליך רכש חדש‬ ‫השיחה‪ .‬אם‬ ‫נשלח בדוא"ל ‪-‬‬ ‫אישור הספק‬ ‫בדוא"ל חוזר‪.‬‬ ‫אם נשלח‬ ‫בדואר רשום ‪-‬‬ ‫אישור דואר‬ ‫רשום‬ ‫האמור בטבלה הינו בכפוף לחריגים להלן‪:‬‬ ‫חריגים‪:‬‬ ‫‪ .1‬התקשרויות עם אומן לצורך ביצוע הופעה אומנותית כאשר ההתקשרות מתבצעת ישירות מול האמן ‪/‬‬ ‫סוכנות יחידה‪/‬אמרגן יחיד – ניתן להסתפק בהצעת מחיר אחת בכל סכום עד לתקרת הפטור ממכרז ללא הליך‬ ‫הצעות מחיר כאשר קבלת ההחלטה הסופית הינה בסמכות ועדת רכש‪ .‬על מנהל המחלקה לשמור תיעוד המפרט‬ ‫את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם חתימה על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .2‬סדנאות‪ ,‬הרצאות‪ ,‬הצגות ומופעים עד לסך של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ – ניתן להסתפק בהצעת מחיר אחת‬ ‫ללא הליך הצעות מחיר בסמכות מנהל מחלקה ‪ .‬יש לוודא שהצעת המחיר הינה סבירה‪ .‬לצורך בחינת סבירות‬ ‫המחיר – יש לבדוק את עלות השירותים במחירון החשב הכללי או מחירון דומה שווה ערך ובמידת הצורך‪ ,‬ידרש‬ ‫מנהל המחלקה להציג את ממצאי הבדיקה טרם חתימה על הזמנת עבודה‪ .‬על מנהל המחלקה לשמור תיעוד‬ ‫המפרט את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם חתימה על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .3‬התקשרות לצורך רכישה של שירותי הסעדה ומזון (קייטרינג‪ ,‬מסעדות ואולומת אירועים) – ניתן להסתפק‬ ‫בהצעת מחיר אחת ללא הליך הצעות מחיר במסכות מנהל מחלקה עד לסכך של ‪ ₪ 15,000‬לא כולל מע"מ‪ .‬על‬ ‫מנהל המחלקה לשמור תיעוד המפרט את אופן הפניה ‪ /‬הליך המיון שנעשה ולהציגו במידת הצורך טרם חתימה‬ ‫על הזמנת עבודה‪.‬‬ ‫‪ .4‬התקשרות עם ספק יחיד – בכפוף לקבלת חוות דעת מקצועית ופרסום באתר האינטרנט ובהתאם לפירוט‬ ‫להלן‪.‬‬ ‫נספח א' ‪ -‬דוגמת פניה לקבל הצעות מחיר‬ ‫תאריך ____________‬ ‫לכבוד‬ ‫____________________________‬ ‫בפקס' ‪ /‬דוא"ל _________________‬ ‫המועצה האזורית גזר‬ ‫בית חשמונאי ‪99789‬‬ ‫טל‪ ;08-9274040 :‬פקס‪08-9247115 :‬‬ ‫פניה לקבלת הצעות בעניין ____________________‬ ‫המועצה האזורית גזר (להלן‪" :‬המועצה") מבקשת לקבל הצעות מחיר בנושא ____________________‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫השירותים יבוצעו ע"פ המפרט המצורף כחלק בלתי נפרד מפניה זו‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫עם הזוכה בהליך ייחתם הסכם בנוסח המצורף‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫על המציע ‪ /‬הצעה לעמוד בדרישות הבאות ‪-‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫המציע נעדר זיקה לעובד מועצה ‪ /‬חבר מועצה ‪ -‬תשומת לב המציעים לנוסח הצהרה הכלול בטופס הצעת‬ ‫א‪.‬‬ ‫המחיר המצורף למסמכי פניה זו‪.‬‬ ‫הוראות מיוחדות‪ :‬מועד אספקה ____________‬ ‫ב‪.‬‬ ‫ביטוח ‪-‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫ככל שצורף למסמכי הפניה אישור קיום ביטוחים ‪ -‬מובהר בזאת כי כתנאי לביצוע העבודות‪ ,‬חתימת‬ ‫א‪.‬‬ ‫הסכם עם הזוכה והוצאת הזמנת עבודה לזוכה‪ ,‬הספק הזוכה יידרש להציג למועצה אישור קיום ביטוחים‬ ‫בנוסח המצורף‪.‬‬ ‫ככל שלא צורף אישור קיום ביטוחים ‪ -‬במידת הצורך תהיה רשאית המועצה לדרוש מהזוכה להציג לה‬ ‫ב‪.‬‬ ‫אישור קיום ביטוחים של הספק‪.‬‬ ‫ההצעה ‪-‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫ההצעה תתייחס לכתב הכמויות ותוגש על גבי טופס הצעת המחיר המצורף כחלק בלתי נפרד מפניה זו‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫‪ ‬במידה ולא מולאו כל רכיבי כתב הכמויות‪ ,‬ועדת הרכש תהיה רשאית להורות ע"פ שיקול דעתה‬ ‫הבלעדי והמוחלט על פסילת ההצעה או השוואת ההצעות שהוגשו בהליך על בסיס רכיבים בכתב‬ ‫הכמויות שהוגשו ובמקרה כזה לקבוע יותר מזוכה אחד בהליך‪.‬‬ ‫בכל מקום במסמכי ההליך ‪ -‬בו יתאפשר במפורש למציע להציע פרט שהוא שווה ערך לפרט הנדרש על‪-‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫ידי המזמין‪ ,‬רשאי המציע להציע חלופה שהיא זהה או עולה על הפרט הנדרש (הן מבחינה תפקודית והן‬ ‫מבחינת מחיר ‪ -‬על‪-‬פי החלטת המועצה)‪ .‬למען הסר ספק‪ ,‬לא תאושר כל תוספת כספית בגין שימוש בפרט‬ ‫שווה ערך יקר יותר‪/‬טוב יותר מהפרט הנדרש‪.‬‬ ‫על המציע לנקוב במסגרת הצעתו במחירי יחידה זהים ביחס לסעיפים זהים‪ .‬מציע שיציע מחירים שונים‬ ‫ג‪.‬‬ ‫לסעיפים זהים ‪ -‬רשאית המועצה לחשב את התמורה על‪-‬פי מחיר היחידה הנמוך מביניהם ביחס לכל אחד‬ ‫מהסעיפים‪.‬‬ ‫אופן הגשת ההצעות ‪-‬‬ ‫‪.7‬‬ ‫‪ ‬בפקס' מס ________ או בדוא"ל ______________‪ .‬יש לוודא קבלה בטלפון __________ יש להעביר‬ ‫את הצעת המחיר עד ליום ______ בשעה ________________‪.‬‬ ‫‪ ‬ישירות לתיבת הרכש של המועצה‪ ,‬המצויה בחדר מנהל רכש‪ ,‬קומה ‪ - 2‬אגף גזברות‪ ,‬במעטפה סגורה‪ .‬טרם‬ ‫הגשת ההצעה יש לקבל חותמת "נתקבל" ממנהלת הרכש ובהעדרה ממזכירות הגזברות‪ .‬יש להגיש הצעה‬ ‫לתיבה כאמור באופן ידני (לא בדואר וכיו"ב) עד ליום ______________ בשעה _______________‪ .‬לאחר‬ ‫המועד כאמור לא ניתן יהיה להגיש הצעות נוספות‪.‬‬ ‫להצעה יש לצרף את המסמכים ‪-‬‬ ‫‪.8‬‬ ‫כל המסמכים שהועברו אליכם‪ ,‬חתומים על ידכם‪ ,‬כולל טופס הצעת המחיר‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫אישור תקף על ניהול פנקסים כחוק‪ ,‬מאת פקיד שומה או יועץ מס או רואה חשבון‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫תעודה תקפה בדבר היות המציע עוסק מורשה לצרכי מע"מ‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫אישור תקף על‪-‬פי חוק עסקאות גופים ציבוריים (אכיפת ניהול חשבונות)‪ ,‬תשל"ו‪.1976-‬‬ ‫ד‪.‬‬ ‫אישור ניכוי מס במקור‪.‬‬ ‫ה‪.‬‬ ‫שאלות ובירורים‬ ‫‪.9‬‬ ‫שאלות ובקשות להבהרות יועברו לידי ______________ במועצה‪ ,‬מר‪ /‬גב' ____________‪,‬‬ ‫עד ליום _____ ‪ ,‬תאריך __________ שעה _______באמצעות פקס' שמספרו ______________‬ ‫לא יתקבלו פניות טלפוניות או אחרות‪ .‬מס' הטל' לוידוא קבלתו של מזכר פקס' בלבד‪ ,‬הינו _________‪.‬‬ ‫אופן בחירת הזוכה ‪-‬‬ ‫‪.10‬‬ ‫למחיר ינתן משקל של ‪.______________%‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫שיקולים נוספים ‪( -‬באישור יועמ"ש בלבד)‪.‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫המועצה תהיה רשאית לדחות הצעות של מציעים אשר לא ביצעו בעבר עבודתם‪ ,‬לשביעות רצונה או‬ ‫ג‪.‬‬ ‫לשביעות רצונם של אחרים‪ ,‬או שנוכחה לדעת שכישוריהם אינם מספיקים לביצוע העבודה להנחת דעתה‪.‬‬ ‫הרשות בידי המועצה לקבל את ההצעה כולה או חלק ממנה‪ ,‬ולבצע את כל העבודה או חלק ממנה‪ ,‬גם‬ ‫ד‪.‬‬ ‫בעצמה ו‪/‬או בכל דרך שתמצא לנכון‪ .‬אין המועצה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או הצעה‬ ‫כלשהי אחרת‪.‬‬ ‫בברכה‪,‬‬ ‫מנהל‪/‬ת מחלקת _________________‬ ‫מועצה אזורית גזר‬ ‫לכבוד‬ ‫מפרט טכני ‪ /‬כתב כמויות‬ ‫מהות העבודות ‪ /‬שירותים ‪ /‬מוצרים הנדרשים ‪-‬‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫________________________________________________________________‬ ‫מיקום ביצוע השירותים ‪ /‬עבודות ‪-‬‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫________________________________________________________‬ ‫מועד אספקה ‪ /‬מועד משוער לתחילת ביצוע השירותים ______________________________‪.‬‬ ‫דרישות המועצה ביחס למוצרים ‪ /‬לשירותים ‪-‬‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____ ________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫__________________________________________‬ ‫הוראות מיוחדות‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫___ _________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫______________________________________________________‬ ‫תאריך‪_________________ :‬‬ ‫טופס בקשה להצעת מחיר‬ ‫שם‪_____________________ :‬‬ ‫מחלקה מזמינה‪________________ :‬‬ ‫סה"כ עלות‬ ‫מחיר‬ ‫ליחידה‬ ‫כמות‬ ‫שם הפריט‬ ‫סעיף‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫סה"כ הצעה לא כולל מע"מ‬ ‫מע"מ‬ ‫סה"כ הצעה כולל מע"מ‬ ‫ח‪.‬פ‪________________ .‬‬ ‫שם המציע‪__________________________________ :‬‬ ‫מספר פקס'‪_______________________:‬‬ ‫מספר טלפון‪,_______________________:‬‬ ‫פרטי החותם מטעם הספק‬ ‫שם פרטי _____________ משפחה__________ ת‪.‬ז‪ ___________ .‬תפקיד ________________‬ ‫חתימה ‪ +‬חותמת ‪_______________ :‬‬ ‫תאריך‪_______________ :‬‬ ‫טופס הערכת ספקים ‪ /‬קבלנים‬ ‫תאריך‪____________ :‬‬ ‫שם הספק ‪_________________________ :‬‬ ‫מחלקה‪_________________________ :‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫קריטריון‬ ‫עמידה בלוח זמנים‬ ‫א‬ ‫מידת היענות לפניות ותלונות‬ ‫ב‬ ‫יכולת עמידה בהתחייבויות החוזה ‪ /‬מכרז‬ ‫ג‬ ‫איכות הביצוע‬ ‫ד‬ ‫מהימנות ואמינות‬ ‫ה‬ ‫מחיר‬ ‫ו‬ ‫אדיבות השירות‬ ‫ז‬ ‫רמת המקצועיות‬ ‫ח‬ ‫שביעות רצון כללית מהספק‬ ‫הערות‪:‬‬ ‫____________________________________________________________________________________‬ ‫____________________________________________________________________________‬ ‫חתימה‪______________ :‬‬ ‫שם‪_____________ :‬‬