מבנה ארגוני, נוהלי עבודה ותוכניות עבודה (ללא שנה) - nahariya

עמוד 1

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

מבנהארגוני,נוהליעבודהותוכניותעבודה

תוכן עניינים

מבוא................................................................................................................ 2

הוראות החוק והנהלים...................................................................................... 5

מדניות העירייה ............................................................................................... 6

עובדות וממצאים .............................................................................................. 9

בדיקות מדגמיות............................................................................................. 13

סיכום............................................................................................................ 19

1

עמוד 2

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

מבוא

כללי

מבנה ארגוני, נוהלי עבודה ותוכניות עבודה - הינם כלים הנועדו להבטיח תפעול תקין ושוטף של

העירייה באופן קבוע בצורה מבוקרת, שוטפת וידועה מראש.

הגדרה ברורה וידועה של המבנה הארגוני, מאפשרת לבעלי התפקידים התארגנות כל אחד בתחום

אחריותו.

נהלים בארגון, מסייעים לארגן ולהעריך חשיפה לנקודות חולשה והערכות לסיכונים, ותורמים לשיפור

מערכות הבקרה וניהול הסיכונים.

נוהלי עבודה כתובים, משקפים בבהירות באופן שנקבע מראש את הבטחת המשך תפעול המערכת גם

כאשר מתחלפים בעלי תפקידים, וזאת על מנת שיהיה מתווה ברור בהעברת התפקיד תוך שימור

הנהלים הקיימים.

תוכניות עבודה מעודכנות, מודדות התקדמות אחר ביצוע משימות והתארגנות בשלבים לתהליכי

עבודה מוסדרים וידועים מראש.

בביקורת שנערכה בחודשים יוני - אוגוסט 2022 בוצעה בחינה מדגמית ברשות על קיומם של מבנה

ארגוני, נוהלי עבודה ותוכניות עבודה לשנים ,2021-2022 ואת התאמתם ועדכונם למצב הקיים בפועל.

מבנה ארגוני

מבנה הארגון, הינו שם כולל למערך מורכב ומוגדר היטב של תפקידים וקשרי הגומלין ביניהם. המבנה

הארגוני משמש בסיס להגדרת אופי הפריסה של הפעילות הארגונית למחלקות, לתפקידים ולתחומי

סמכויות והוא מנתב ותוחם באופן רשמי ומחייב את התנועה של אנשים וחומרים בארגון.

מבנה ארגוני נועד לתת מענה לשיקולי יעילות ותכליתיות בארגון. החשיבות של מבנה ארגוני מסייעת

לרשות להגדיר את השלד של הארגון ואת בעלי התפקידים השונים הנדרשים להפעיל את המערכת

המוניציפאלית, החל מאנשי מטה הרשות בהם: מנכ"ל, עובדים סטטוטוריים וכן יחידות שונות

ועובדיהן.

הגדרת המבנה הארגוני נועדה באופן עקרוני, להגדיר תחומי אחריות של המדרג הניהולי ברשות.

מטרתו של מבנה ארגוני, נועדה לארגן את פעילות הרשות מדרג המנכ"ל ועד לאחרון העובדים, כך

שלכל בעל תפקיד תהיה אחריות מלאה על תחום פעילויות מוגדר.

מבנה ארגוני נכון, מתקיים על ידי יצירת היררכיה של כל בעלי התפקידים ברשות מתוך חשיבה כיצד

הרשות תשרת את תושביה בצורה המיטבית.

מונחים של מבנה ארגוני-

התמחות – חלוקה של משימות הארגון לתתי משימות. במקום שהעבודה תיעשה על ידי אדם אחד,

היא מחולקת למספר שלבים המבוצעים על ידי אנשים שונים. לעבודה בצורה זו יתרונות רבים עבור

הארגון, החל ממומחיות וחיסכון בביצוע המטלה.

הקבצה - לאחר חלוקת משימות הארגון להתמחויות, יש לקבצן יחדיו ליחידות או לתתי יחידות שכל

אחת תהיה אחראית על נתח מסוים מן המשימות. כל אופן הקבצה של מכלול התפקידים בארגון לתתי

יחידות, יוצר תבנית ארגונית מסוג מסוים.

2

עמוד 3

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

במקרה של הרשות, הקבצה על בסיס פונקציונליות - לפי תבנית זו, יחידות המשנה מתפקדות כתת-

מערכות ראשיות בארגון, לדוגמה: כספים, כוח אדם, הנדסה וכיו"ב. גם יחידות אלו מחולקות לתת

יחידות קטנות יותר באותו אופן.

מבנה ארגוני מתאים ותקף, יאפשר לרשות לממש את המטרות והיעדים שהרשות הגדירה לעצמה

ומהווה תשתית למתן שירותים איכותיים ויעילים לתושביה, ללקוחות, לספקים ולבעלי העניין ברשות.

מבנה ארגוני מעודכן, הינו אחד מאבני היסוד של הרשות המעוניינת להוציא את שאיפותיה מן הכוח

אל הפועל, ומייצר סביבת עבודה בהירה שתגביר את מוטיבציית העובדים ותבנה בסיס לשינוי ארגוני.

נוהלי עבודה

לפי סעיף 170 א' לפקודת העיריות [נוסח חדש], על המבקר לבדוק אם סדרי הבוחן והוראות הנהלים

הקיימים בעירייה המבטיחים קיום הוראת כל דין, תוך שמירה על טוהר המידות ועקרונות היעילות

והחיסכון.

▪ מטרת הנוהל.

▪ הגדרת מונחים מקצועיים שקשורים לארגון.

▪ בעלי תפקידים.

▪ תחומי אחריות – ע"פ צוותים, מחלקות, מנהלים וכדומה.

▪ מערכות המידע של הארגון ותיאור אופן הפעולה איתן.

▪ אישורים ורגולציות.

▪ הרשאות בארגון.

▪ בקרה.

כל פעולה המוגדרת בנוהל צריכה לכלול את הנקודות הבאות:

▪ הגדרת הפעולה.

▪ מי יכול לבצעה.

▪ מהן ההרשאות הרגולטוריות הכרוכות בפעולה.

▪ תהליך מלא עד סיום הפעולה.

▪ מי הגורמים להם נגיעה לביצוע התהליך של הפעולה.

▪ בקרה על הפעולה – הגדרה הבקרה, מי מבקר, בעזרת מה ומתי.

הנהלים גורמים לעובדים להבין את המבנה הארגוני, חלוקת התפקידים, הסדר בין הדרגים השונים

בארגון וגורמים ליישור קווים בין ההנהלה לבין העובדים.

3

עמוד 4

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

תהליך כתיבת הנהלים מציף קשיים ובעיות המבהירים את הסוגיות השונות ודרכי התמודדות,

ומשפרים באופן ניכר את יעילות הרשות ותקינות תהליכי עבודה.

כתיבת נהלים בארגון בכלל וברשות בפרט, מהווה עמוד תווך ומסייעת לארגון להתמודד עם ההוראות

הרגולטוריות אשר יסדירו את פעילות הרשות שמטרתן לצמצם הפרה של הוראת הרגולטור.

ככלל, נהלי עבודה מומלץ שיהיו: ברורים, מדויקים קצרים, שיתאימו לעובדים אשר צריכים ונדרשים

לעשות בהם שימוש וישקפו לעובד בצורה בהירה ביותר את הציפיות ממנו.

חשיבות הגדרת התיעוד, נועדה בכדי לבחון ולבקר תהליכים.

רישום נוהל, חייב להיות מותאם לצרכי הרשות לשם קבלת מירב התועלת והאפקטיביות מהנוהל.

תוכניות עבודה

תוכניות העבודה השנתיות של הרשות מהוות כלי עזר בחשיבה אסטרטגית ומשקפות את כלל הפעולות

שהרשות מתכננת לבצע בתקופה נתונה, כדי להגיע מהמצב הקיים למצב עתידי רצוי שאליו היא שואפת

ויכולה להגיע.

הגדרת תוכנית עבודה צריכה לאפיין את ההישגים שהרשות מעוניינת להשיג לעצמה, ולקבוע באופן

ברור ומתועדף את הפעילויות והיעדים בטווח הקרוב ובטווח הארוך.

בניית תוכניות עבודה צריכה לכלול: חשיבה מערכתית, יצירתיות, תכנון, מיקוד והתחייבות תלוית

תקציב לביצוע מטרות מוגדרות אשר הפיכתן לנורמה ניהולית תצעיד את הרשות לייעוד החזון שלה.

החזון יתממש כאשר יהיה לו כיוון ברור וממוקד מטרה.

עקרונות בבניית תכנית עבודה אפקטיבית

▪ תכנית עבודה תלוית חזון ומדיניות עירונית;

▪ ניהול תוצאתי - בניית תכנית עבודה המודדת השגת תוצאות רצויות, מאפשרת בחינת התפוקות

אשר מקדמות את מדיניות הרשות;

▪ תכנית עבודה מקושרת תכנון ותקציב - תוכנית המבוססת על משאבים ריאליים, תכנון והערכות

מצב;

▪ תכנית עבודה ככלי ניהולי להערכה ובקרה - ביצוע בקרה והערכות מצב בהתבסס על השוואת

תכנון מול ביצוע וזיהוי הזדמנויות ופערים.

יתרונות תוכנית עבודה אפקטיבית

מעבר לתהליך של תכנון תוכניות עבודה אפקטיביות דורש משאבים רבים מהארגון, אך מתגמל

ביתרונותיו הרבים למנהל, לעובדים ולציבור.

למנהל ככלי לניהול אפקטיבי:

▪ יישום החזון – ווידוא, כי העבודה הנעשית ברשות קשורה קשר ישיר ליישום בפועל של החזון

ומניעת נתק בין החזון ליעדים קצרי טווח.

▪ תכנון עתידי - אימוץ חשיבה אסטרטגית שנתית ורב-שנתית. ביצוע תיעדוף על בסיס החזון,

מטרות העל והערכת מצב קיימת.

4

עמוד 5

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

▪ פיקוח ומעקב אחר התקדמות – הערכת סטטוס התקדמות במהלך השנה. זיהוי התקדמות ביחס

למטרות, איתור צרכים ושינוי מסלול במידת הצורך.

▪ זיהוי אתגרים וכשלים - זיהוי תהליכים לא תקינים במהלך הדרך ואפשרות לתיקון מסלול לפני

סיום שנת התקציב.

▪ הערכת יעילות - יכולת הערכת תפקוד של היחידות השונות על בסיס עובדות והישגים.

▪ שיתוף פעולה – שיתוף פעולה חוצה ארגון על בסיס מטרות ויעדים משותפים.

לעובד:

▪ הערכת ביצועי עובדים מבוססת עובדות והישגים.

▪ תיאום ציפיות - פירוט דרישות העבודה המצופות ממנו ויכולת תכנון לטווח קצר וארוך.

▪ מקצועיות – העלאת רמת המקצועיות ברשות.

לציבור:

▪ שקיפות בפני התושבים.

▪ הצהרת מחויבות בפני התושבים.

▪ שיח ושיתוף פעולה בין רשויות וארגונים אזרחיים.

כראייה כלל מערכתית, יש לקיים תוכנית אב שנתית שממנה נגזרת תוכנית לכל מחלקה, אגף ומינהל

המגדירה זמן ביצוע למשימות, אשר יוכלו לעצב את עתיד הארגון ולקרב אותו למימוש החזון.

תוכנית עבודה אפקטיבית, חייבת לענות על האתגרים של הרשות ולהיות במחלקה ובכלל הארגון.

הוראות החוק והנהלים

תפקידיה של הרשות לשאוף לארגון השדרה הניהולית בהתאם לחוק המסדיר את התפקידים

הסטטוטוריים מחד, והערכות של כלל האגפים והמחלקות בהתאם לצרכי המערכת מאידך.

משרד הפנים קבע כללים ותקנות לאיוש תפקידים ברשות המקומית. להלן הבסיס לדרישת החוק:

.1 חוקים - כללי - חוקת העבודה לעובדים ברשויות המקומיות בישראל.

.2 פקודת העיריות - סעיף 170 ג' פרק א קובע, כי על מבקר העירייה לבדוק, אם סדרי הבוחן והוראות

הנוהל הנהוגים בעירייה מבטיחים הוראות כל דין, טוהר מידות ועקרונות היעילות והחיסכון.

.3 הנחיות וחוזרי מנכ"ל.

א. הנחיות בדבר תיאור בעלי התפקידים בשלטון המקומי – שפורסם ע"י האגף לניהול הון אנושי

משרד הפנים ומנהל השלטון המקומי.

ב. חוזר מנכ"ל 1/2014 קובץ שהחליף קובץ ניתוח העיסוקים שפורסם בשנת 1992 וחוזר מנכ"ל

4/2011 וכן .5/2012

.4 משרד הפנים ומינהל הפיתוח: מבנה ארגוני ותקינת הרשות המקומית, ינואר .2015

.5 משרד הפנים ומינהל הפיתוח: כלים לניהול ופיתוח משאבי אנוש ברשויות מקומיות - גיבוש מבנה

ארגוני ברשויות מקומיות, דצמבר .2020

5

עמוד 6

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

מדניות העירייה

מבנה ארגוני

כיום העיר נהריה מכילה כ - 72,000 תושבים, בעוד צפי הגידול באוכלוסייה עד שנת 2030 נאמד על

כ - 100,000 תושבים. בשל הגידול המסיבי נדרשות התאמות למבנה הארגוני.

.1 יצויין, כי הנהלת העירייה פעלה לשם פיתוח המבנה הארגוני והקצת תוספת של עובדים בפיתוח

מחלקות לאגפים ואגפים למנהלים.

לביקורת נמסר ע"י מנכ"ל העירייה ומנהלת מחלקת הון אנושי, כי מדיניות הארגון בראייה ארוכת

טווח הינה להסדיר את תחום המבנה הארגוני ולבצע התאמה לגידול באוכלוסייה. כיום הנהלת הרשות

בשלבי פיתוח ארגוני, ובשל קושי תקציבי יורחב המבנה הארגוני בהדרגה.

נוהלי עבודה

בדיקת תחום נוהלי העבודה מעלה, כי העירייה מתנהלת ופועלת תוך קיום נוהלי עבודה המפוזרים

בין המחלקות. הנהלים אינם מאוגדים בספר נהלים מרוכז ומוגדר לכל יחידה/מחלקה/אגף, ולעירייה

אין מדיניות סדורה הנוגעת לקיום נהלים עירוניים מקצועיים.

תוכניות עבודה

.1 בחודש מאי 2019 הוגש לרה"ע ולמנכ"ל העירייה דוח אבחון והמלצות ע"י חברת יעוץ חיצונית

שהועסקה לנושא, אשר בחנה את תרבות הניהול בארגון בכל הנוגע לנוהלי עבודה פורמליים ובלתי

פורמליים, לפיה הוצבו אבני דרך להמשך הייעוץ הארגוני לשנים הבאות כפי שיובא בהמשך.

א. סך העלות להעסקת חברת היעוץ בהתאם להסכם ההעסקה, הסתכם ב – 700,000 ₪.

בדיקת הביקורת העלתה, כי הסכום ששולם בפועל הסתכם בסך של כ- 475,000 ₪ (בשנת

2019 – 236,991 ₪ ובשנת 2020 – 237,593 ₪). חברת היעוץ לא סיימה את בחינתה ופועלה,

וההתקשרות הופסקה בהסכמת הצדדים.

6

עמוד 7

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

ב. להלן אבני הדרך שנקבעו בהתאם להמלצת חברת הייעוץ, אל מול ביצועם בפועל:

7

עמוד 8

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

לביקורת נמסר, כי הייעוץ הארגוני נפסק ביוזמת היועץ ובהסכמת הצדדים, ומשכך התהליך

נפסק גם הוא.

ג. לדברי מנכ"ל העירייה, בוצעו פעולות לשיפור התנהלות העירייה מעבר להמלצות חברת

היעוץ הארוגני כדלקמן:

()1 מינוי עוזרת מנכ"ל לפיתוח ארגוני.

()2 ביצוע פעולות לשיפור השירות ושיפור תפיסת השירות, וקביעת ועדת יזום שירות בה

פותח עיצוב הקריטריונים אשר על פיהם יימדד השירות.

()3 נערכו 12 סדנאות שירות לכלל המחלקות המועברות על ידי יועצת ארגונית מומחית.

()4 נערכו שני סקרי שביעות רצון תושבים בשנים 2021 ו – 2022 שלאחריהם ניתנו דגשים

והנחיות לשיפור או לשימור וזאת טרם הכנת תוכניות העבודה השנתיות.

()5 שיפור ביצועי מוקד 106 באמצעות ליווי יעוץ ארגוני.

()6 ליווי יעוץ ארגוני למנכ"ל העירייה, בנושא תפיסת הפיתוח הארגוני וסוגיות ניהוליות.

ד. לדברי מנהלת מחלקת הון אנושי, בוצעו פעולות לשיפור התנהלות העירייה מעבר להמלצות

חברת היעוץ הארגוני כדלקמן:

()1 בוצעו הכשרות וסדנאות למנהלים.

()2 בוצעה אסדרה חלקית של התפקידים במבנה הארגוני.

()3 התקיימה סדנה רוחבית לכלל המחלקות והאגפים, אשר עסקה בנושא שירות לאזרח.

()4 גובשה תכנית פרישה שנתית וליווי פורשים.

()5 הוטמעה מערכת נוכחות אינטרנטית באמצעות אפליקציה.

()6 קידום עובדי הרשות לתפקידים ניהוליים ויצירת ממשקי עבודה בין המחלקות.

()7 שיפור תהליך קליטת עובדים לרשות.

()8 כתיבת אוגדן מידע לתומכות חינוך, פורשים וחוברת זכויות וחובות לעובדים.

()9 הוטמעה ישיבת מדדים חודשית לצורך מעקב אחרי מדדי ביצוע התורמת לשיפור הבקרה,

זיהוי פערים והערכת ביצועים.

()10ניתנו הכשרות לעובדי הרשות בתוכנות מחשב.

8

עמוד 9

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

.2 יצויין, כי, החל מחודש ספטמבר 2022 מעסיקה העירייה חברת ייעוץ אחרת לבניית תוכניות

עבודה לרשות בעלות של 70,000 ₪. כמו כן, בשנת 2022 התבקשו כל מנהלי המחלקות להגיש

תוכניות מותאמות תקציב.

בעוד חברת הייעוץ הארגוני שהועסקה בעבר בעירייה העניקה סקירה כללית על מגוון יחידות

העירייה, חברת הייעוץ הנוכחית ממוקדת לכל יחידה בנפרד.

.3 בוצע שדרוג של מערכת המחשוב חדשה העירונית, המבוססת טכנולוגיה מתקדמת לניהול

המערכות הפיננסיות ובכלל זה רכש, גביה והנהלת חשבונות. המערכת מעניקה בקרה ומעקב

יומיים לתקציב בכל שלב בהתאם לסעיף תקציבי בעת ביצוע הזמנת הרכש.

.4 ברשות העירייה מערכת ממוחשבת למעקב אחר מדדי ביצוע, המעניקה משוב ומעקב יעילים יותר

אחר פניות המטופלות דרך המוקד העירוני. כיום מקבל התושב הפונה מספר פניה ובאמצעות אתר

העירייה ניתן לקבל עדכון סטטוס בכל שלב עבור פנייתו.

.5 באשר לתוכנית אב שנתית, לעירייה לוח גאנט שנתי. הלוח המתאר ציר זמן בצורה גרפית, שמטרתו

לתכנון משימות שיש לבצע בציר הזמן ומעניק בקרה על העבודה.

עובדות וממצאים

מבנה ארגוני

.1 בביקורת נמצא, כי הליך השינוי במבנה הארוגני החל בשנת .2020 עד לאותו מועד ככלל, העירייה

התנהלה ללא מבנה ארגוני מוסדר. בשנת 2022 נבחרה חברת ייעוץ לליווי כלל הליך הקמת תוכניות

עבודה ובכלל זה ליווי שוטף לכל שנת 2023 בנושא. כיום, קיים מבנה ארגוני חדש, שנוצר בתהליך

ובשיתוף מחלקת הון אנושי ומנכ"ל העירייה.

9

עמוד 10

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

.7 כהשלמה להגדרת המבנה הארגוני ומתוך רצון להגיע לאפקטיביות ארגונית, יש צורך הגדרת

תפקידים דבר שיאפשר לכל אחד מבעלי התפקידים להתמקד בתחום אחריותו תוך שילוב עם

נושאי התפקיד האחרים בארגון במטרה לקדם את מטרות הארגון.

הגדרת תפקיד מאפשרת לארגון להגדיר את תחומי האחריות לכל בעל /ת תפקיד, ובנוסף להגדיר

את הדרישות מהתפקיד.

מרכיביה של הגדרת התפקיד –

יודגש בזאת, כי בעירייה אין מסמך המפרט את הגדרת התפקיד של כל נושא משרה.

.8 תקן מול מצבה – "תקן" כוח האדם הוא אבן יסוד אשר ממנה נבנה מערך ארגוני. "תקן" אינו רק

רשימה גרידא של משרות וישנם מספר היבטים הגלומים בו:

א. היבט תפקודי: התקן משקף את התפקוד הנדרש מממלא המשרה. היבט זה מוצא ביטויו

בתיאור המשרה כפי שהוא נקבע על ידי הארגון. במסגרת זו נקבע לא רק שמה של המשרה

(תואר המשרה) אלא גם תיאור מפורט של דרישות בתפקיד, רמת המשרה, סמכויות, כפיפות

וזיקות לנושאי משרות אחרים.

10

עמוד 11

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

ב. היבט כמותי: מושג ה"תקן" יכול לתאר לא רק משרה בודדת אלא גם סדרה של משרות בעלות

מאפיינים זהים או דומים. כך, למשל, יקבע התקן את מספר מנהלי מחלקות באגף נתון או

במערך הארגוני וזיקתו למשרות אחרות. משמעות הדברים היא שמעבר למשמעות התקן

המשרה הבודדת ולקיומן של כל המשרות במסגרת הארגון. תקן דורש הקצאת משאבים

תקציביים וארגוניים, כך שתקן ותקציב כרוכים זה בזה.

לביקורת נמסר, כי תחום תקינה אל מול מצבה נערך לראשונה בתום הביקורת, ויתבצע מידי חודש.

נוהלי עבודה

באשר לנוהלי עבודה יצוין כדלקמן:

.1 לא אופיינו נוהלי עבודה לכלל התהליכים המבוצעים בכל היחידות העירונית, אם כי לתהליכים

ספציפיים ויחידניים, כך שרק חלק קטן מיחידות העירייה פועל תחת קיומם של נוהלים.

א. הנהלים הקיימים אינם ממוספרים או מסודרים בקבצים לפי נושאים.

ב. קיימים נהלים אשר לא עברו את אישורם של הגורמים הרלוונטיים בעירייה (לדוגמא של

מנכ"ל העירייה ושל יועמ"ש העירייה) ומשכך לא קיבלו תוקף.

ג. הנהלים הקיימים אינם כתובים בפורמט אחיד ומקצועי, ונכתבו באופן פרוביזורי כהנחיות

ביצוע.

ד. נוהלי העבודה הקיימים אינם מוצגים לעיון הציבור לשם שקיפות מדיניות העירייה ותהליכי

הניהול והתפעול.

ה. תהליך כתיבת נהלים בעירייה הינו אקראי ונובע מצרכים המתגלים אד הוק. ואומר, כי

הנהלים הקיימים נכתבו בדיעבד, לאחר שנתקלו בסוגיות מסוימות.

11

עמוד 12

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

ו. הביקורת מציינת לחיוב את אגף הביטחון לו נהלים מסודרים בקבצים המודפסים בקלסרים,

מגובים מחשובית ומסודרים בהתאם לנושאים הכוללים את מכלול פעילותו.

.2 הליך כתיבת נוהל: לא מתקיים הליך מובנה ושיטתי לבניית נוהל עירוני חדש והטמעת מדיניות

אחידה באשר לאופן עריכת הנהלים ותיקופם.

ככלל, על נוהל עבודה עירוני להיערך במבנה אחיד: מספור נוהל, תאריך עריכה ועדכון, מטרת

הנוהל, בסיס חוקי, האחראים לביצוע, לוחות זמנים.

.3 הפעילות השוטפת של יחידות העירייה על אגפיה ומנהליה נמשכת כדרך שגרה, מבלי שמנהלים

מרגישים צורך לקיים נוהלי עבודה.

.4 בדיקה של יישום נהלים - בקרת יישום נהלים – לא קיימת מדיניות עירונית הנוגעת לבקרת על

עירונית על היכרות ויישום נהלים עירוניים. לדוגמא: אישור העובדים את קריאת הנהלים, ביצוע

בדיקות תקופתיות לעובדים לבחינת היכרות עם הנהלים והטמעת הנוהל בפועל. מה גם, טרם

פותח כלי ניהולי אשר ישמש כמדד לבחינת אכיפת הנהלים ויחזק את מוטת השליטה ואת מנגנון

הבקרה והפיקוח על יישומם.

12

עמוד 13

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

תכנית עבודה

בדבר תוכניות עבודה יצוין, כי:

לביקורת נמסר, כי במהלך הרבעון וראשון לשנת 2023 ובאמצע שנת 2023 יערכו פגישות סטטוס

בשיתוף מנכ"ל העירייה, גזבר העירייה, מנהלי המחלקות וחברת היעוץ הארגוני, לשם בחינה של

העמידה בפועל בתוכניות העבודה.

בדיקות מדגמיות

להלן פירוט הבדיקות שנעשו בשנת 2022 ב – 16 יחידות העירייה השונות בגין קיומם של מבנה ארגוני,

נוהלי עבודה ותוכניות עבודה המהוות כלים להבטחת תפעול תקין ושוטף.

הביקורת מציינת, כי תוכניות עבודה לשנת 2023 קיימות ליחידות העירייה.

13

עמוד 14

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

14

עמוד 15

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

15

עמוד 16

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

16

עמוד 17

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

17

עמוד 18

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

18

עמוד 19

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

סיכום

מבנה ארגוני, נוהלי עבודה ותוכניות עבודה - הינם כלים הנועדו להבטיח תפעול תקין ושוטף של

העירייה באופן קבוע בצורה מבוקרת, שוטפת וידועה מראש.

המבנה הארגוני משמש בסיס להגדרת אופי הפריסה של הפעילות הארגונית למחלקות, לתפקידים

ולתחומי סמכויות והוא מנתב ותוחם באופן רשמי ומחייב את התנועה של בעלי תפקידים בארגון.

נהלים מסייעים לארגן ולהעריך חשיפה לנקודות חולשה והערכות לסיכונים, ותורמים לשיפור

מערכות הבקרה וניהול הסיכונים.

תוכניות עבודה מודדות התקדמות אחר ביצוע משימות, והתארגנות בשלבים לתהליכי עבודה

מוסדרים וידועים מראש.

בביקורת שנערכה בחודשים יוני - אוגוסט 2022 בוצעה בחינה מדגמית ברשות על קיומם של מבנה

ארגוני, נוהלי עבודה ותוכניות עבודה, ואת התאמתם ועדכונם למצב הקיים בפועל.

.1 מדיניות העירייה –

א. מבנה ארגוני –

()1 הנהלת העירייה פועלת לשם פיתוח המבנה הארגוני והקצתה תוספת של עובדים

בפיתוח מחלקות לאגפים ואגפים למנהלים. יחד עם זאת, ניכר, כי תהליך הפיתוח

הארגוני לא הסתיים ועדיין קיים צורך בשינוי והתאמות במבנה הארגוני.

()2 הביקורת מדגישה, כי לעירייה אין אומדן תקציבי לקיום מבנה ארגוני חדש, כמו כן אין

תכנית תקציבית על מנת לעמוד בהוצאה האמורה.

לאור הגידול באוכלוסיית העיר והן הגידול העתידי הצפוי, על העירייה באופן תלוי תקציב,

לשקול למלא את מצבת העירייה במשרות אשר יתאימו לכמות האוכלוסייה כיום ולגידול

העתידי הצפוי לצורך מתן מענה מלא ואפקטיבי לתושבים. לכך מוצע לערוך תכנית חומש

הדרגתית לאיוש משרות ייעודיות.

ג. תוכניות עבודה –

()1 במאי 2019 הוגש דוח אבחון והמלצות מטעם חברת יעוץ ארגוני (להלן – החברה), אשר

בחנה את תרבות הניהול בארגון, לפיה הוצבו אבני דרך להמשך השינוי הארגוני בשנים

הבאות.

()2 סך העלות להעסקת החברה בהתאם להסכם ההעסקה, הסתכם ב – 700,000 ₪ אשר

לא הגיע לידי מימוש סופי עקב הפסקת ההתקשרות בהסכמת הצדדים.

()3 בשל הפסקת הליך היעוץ הארגוני העירייה פעלה למימוש של %65 מהמלצות החברה

לצורך שיפור התנהלותה ופועלה. לדברי הנהלת העירייה, בוצעו פעולות מגוונות לשיפור

התנהלות העירייה בנוסף להמלצות החברה.

()4 החל מספטמבר 2022 מעסיקה העירייה חברת ייעוץ אחרת לבניית תוכניות עבודה

בעלות של 70,000 ₪. כן, לקראת שנת 2023 התבקשו מנהלי המחלקות להגיש תוכניות

מותאמות תקציב.

()5 לוח גאנט המתאר בציר הזמן תכנון משימות שיש לבצען ומעניק בקרה על העבודה, הינו

כללי עבור העירייה, ומרבית יחידות העירייה אינן פועלות תחת לוח גאנט עצמי משלהן.

19

עמוד 20

עיריית נהריה

דוח מבקרת העירייה לשנת 2022 מבנה ארגוני, נהלי עבודה ותוכניות עבודה

.2 עובדות וממצאים

א. מבנה ארגוני -

()1 הליך השינוי במבנה הארגוני החל בשנת .2020 עד לאותו מועד ככלל, העירייה התנהלה

ללא מבנה ארגוני מוסדר.

ב. נוהלי עבודה –

()1 לא קיים הליך מוסדר ומובנה לייזום, עריכה וכתיבת נהלים פנימיים בעירייה, תוך

הטמעת מדיניות אחידה באשר לאופן עריכת הנהלים ותיקופם, ומרבית יחידות העירייה

מתנהלות ופועלות ללא נהלים המסדירים את עבודתן.

()2 נוהלי העבודה הקיימים בעירייה - אינם ממוספרים או מסודרים בקבצים לפי נושאים;

לא עברו את אישורם של הגורמים הרלוונטיים (מנכ"ל העירייה ויועמ"ש העירייה)

ומשכך לא קיבלו תוקף; הנהלים אינם כתובים בפורמט אחיד ומקצועי, ונכתבו באופן

פרוביזורי כהנחיות ביצוע; תהליך כתיבת הנהלים הינו אקראי ונובע מצרכים המתגלים

אד הוק, ואומר, כי נכתבו בדיעבד לאחר שנתקלו בסוגיות מסוימות.

()3 הביקורת מציינת לחיוב את אגף הביטחון לו נהלים מסודרים בקבצים, מגובים מחשובית

ומסודרים בהתאם לנושאים הכוללים את מכלול פעילותו.

()4 בקרת יישום נהלים – לא קיימת מדיניות עירונית הנוגעת לבקרת על עירונית על היכרות

ויישום נהלים עירוניים. לדוגמא: אישור העובדים את קריאת הנהלים, ביצוע בדיקות

תקופתיות לבחינת היכרות עם הנהלים והטמעת הנוהל בפועל. מה גם, טרם פותח כלי

ניהולי אשר ישמש כמדד לבחינת אכיפת הנהלים ויחזק את מוטת השליטה ואת מנגנון

הבקרה והפיקוח על יישומם.

20