מסמך הדו"ח (ללא שנה) - qbialik

עמוד 1

ביקורת בנושא

אינוונטר

בעיריית קריית ביאליק

לשנים 2015-2017

עמוד 1 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 2

עיריית קריית ביאליק Bialik Qiryat of Municipality

היחידה לביקורת פנים ופניות הציבור

רחוב שד' ירושלים ,16 קריית ביאליק 27100 תאריך: 03/01/2018

טלפון: 04-8780808 פקס: 04-8781705 מספרנו: 43649

ביקורת בנושא אינוונטר

תקציר מנהלים

להלן עיקרי ממצאים, מסקנות והמלצות מדו"ח ביקורת שנערך בעיריית קריית

ביאליק, בנושא: אינוונטר.

*לשם קבלות החלטות רצוי לעיין בדו"ח המלא

.1 רקע

.1.1 המלאי והמצאי של הרשויות המקומיות נרכשו מכספיהן ומשמשים לתפקודן השוטף

ולביצוע משימותיהן. ניהול ורישום המלאי והמצאי נחוצים לשמירה ולבקרה על הרכוש

הציבורי ולקבלת החלטות בעניינו על בסיס מידע מלא ועדכני.

.1.2 ניהול יעיל ותקין של פריטי המלאי והמצאי הוא מרכיב חשוב בניהול המקורות הכספיים

של הרשויות המקומיות. רכישת טובין צריכה להיבחן לא רק בהתאם לתקציב פנוי לרכש,

אלא גם בהתאם לכמות המלאי במחסנים ולערכו, למצאי העומד לרשותן של יחידות

הרשות המקומית, ולאפשרות להעברת פריטים במסגרת הליך העברה סדור בין היחידות

השונות.

.1.1 מאחר שפריטי המלאי והמצאי של הרשויות המקומיות מרובים ומשמשים גורמים רבים,

הם מאוחסנים באתרים שונים. ניהול לקוי של נכסים אלו עלול לחשוף אותם לנזקים,

לגניבות ולתקלות ולגרום לכך שלא יהיו זמינים לשימוש הרשות המקומית בעת הצורך.

.1.1 לכל מבנה עירוני נפתח מחסן וירטואלי ייעודי במערכת האינוונטר, והמוצר שנרכש משויך

לאותו מחסן, המוצרים שמתועדים במערכת כוללים בין השאר ציוד מתכלה,

.1.1 במערכת האינוונטר קיימים כיום 212 מחסנים, המצאי מתנהל ע"י רישום ומיון במערכת

הממוחשבת.

עמוד 2 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 3

.2 נהלי עבודה

.2.1 הביקורת מציינת כי נוהלי העירייה בנושא אינוונטר אינם מעודכנים ואלו שקיימים

נכתבו ביחידת האינוונטר או על ידי מנהל המרלו"ג ולא אושרו על ידי המחלקה

המשפטית.

.2.2 בקשת הביקורת לקבל דוח מפורט של כלל פריטי המצאי המצויים במערכת האינוונטר

בכל מחסן לא נענתה, מאחר שלדברי אחראית יחידת אינוונטר, מדובר בדוח שאינו

מעודכן והנתונים אינם משקפים נכונה את המצב בפועל. זאת, בשל הפרשי עיתוי בין

מועד קבלתם בעירייה למועד רישומם במערכת. לדבריה, ישנן תנועות רבות בפריטי

המצאי העירוני והוא אינו מעדכן את המערכת הממוחשבת בזמן אמת בשל העברת מידע

ליחידת האינוונטר באיחור.

.3 ניהול פנקס הטובין

.1.1 המצאי שהיה רשום בפנקס הטובין של העירייה לא היה מעודכן ולא שיקף את כמויות

המצאי שהיו ברשותה במועד הכנת הביקורת.

.4 הזמנת המוצר ברכש

.1.1 יחידות עירוניות מפיקות הזמנות באופן ישיר לביצוע רכש של הזמנת שירותים ללא

טובין. בהזמנה ישירה מפורטים השירותים הנרכשים כמלל חופשי במקום המיועד לכך

בהזמנה. במקרים אלה, לא מתקבלת תעודת משלוח בעת קבלת השירותים ולכן לא

מונפקת תעודת כניסה.

.1.2 בהיעדר קישור למערכת הממוחשבת של העירייה, אין באפשרותה של אחראית יחידת

אינוונטר לאתר את הרכישות והיא מסתמכת על דיווחים המגיעים מבתי הספר.

משיחה אם אחראית האינוונטר עולה כי רק בעת ספירות המלאי במידה ומתבצעות,

מתגלות הרכישות החדשות.

.1.1 הביקורת ממליצה כי יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא רכישות מצאי בעירייה כדי

לשפר את הבקרות הפנימיות ואת אופן ניהול פריטי המלאי.

.1.1 הביקורת ממליצה כי יש להנחות את הגורמים העירוניים המקבלים תעודות רכש, לקלוט

את התעודות למערכת הרכש העירונית מיד עם קבלתן.

.1.1 הביקורת ממליצה כי יש לבחון את התאמת מערכת האינוונטר להוראות החוק ובמידת

הצורך להגדיר ממשק ממוכן בין מערכות הרכש והאינוונטר.

עמוד 1 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 4

.1.4 הביקורת ממליצה כי יש להפעיל נוהל המחייב שהרישום יתבצע במיידי, גם על סמך

התעודות משלוח שישלחו לאחראית האינוונטר, ולסמן את הרישום שחסרה חשבונית עד

קבלתה.

.1.7 הביקורת ממליצה כי יש להנחות את בתי הספר להעביר תעודות משלוח בגין רכש מצאי

מנהל חינוך באופן שוטף, וכן למסור פירוט של הרכש אחת לתקופה מוסכמת.

.5 סימון המוצר ע"י אחראית האינוונטר

.1.1 למוצרים כמו מיזוג, אלקטרוניקה ותקשורת יש מס' טובין על המדבקה ורשומים גם לפי

כמויות, שאר המוצרים רשומים רק לפי כמויות ללא מס' טובין.

.1.2 נמצא מוצר מס' הזמנה 171110 (מקרר קטן) שסופק וסומן וטרם תועד במערכת

האינוונטר, וזאת, כיון שטרם התקבלה החשבונית מהספק.

.1.1 נבדקה הזמנה מס' 171171 (מחשוב לביה"ס) טרם נבדקה ההזמנה פיזית ע"י אחראית

האינוונטר, וזאת, כיון שמדובר בתקופת החופשה, וטרם התקבלה באינוונטר מידע לגבי

הספקתם של המחשבים.

.1.1 נמצא במחסן בשם גן המעיין פריט מלאי (טלפון סטרליין), שאינו מופיע במערכת

האינוונטר.

.1.1 נמצא במחסן בשם גן צורים פריט מלאי (טלוויזיה), שסומן במדבקה ואינו מופיע במערכת

האינוונטר.

.1.4 נמצא במחסן בשם גן צורים מזגן חדש שסומן במדבקה ובמערכת האינוונטר רשום עדיין

המספר הטבוע של המזגן הישן.

.1.7 במחסן בשם מרכז לקידום הנוער נמצא מזגן טורנדו שאינו מסומן ולא תועד באינוונטר.

.1.5 נמצא שציוד מחשוב שנרכשים בעירייה מנוהלות ללא תיאום עם האינוונטר, כך שבעת

החלפות וגריעות של פריטי מחשוב לא מתקבל כל מידע למערכת האינוונטר.

המלצות הביקורת לנושא זה:

.1.5 יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא סימון הטובין כדי לשפר את הבקרות הפנימיות

ואת אופן ניהול פריטי המלאי

.1.10 יש לוודא שכל יחידה בעירייה שבה קיים מצאי תופיע ברישומי עירייה כיחידת רישום

עצמאית, ותצוין במספר זיהוי נפרד.

.1.11 על מנהל המחסן לסמן כל פריט באמצעות תו זיהוי המציין את מקום אחסונו ואת

מספרו הקטלוגי.

.1.12 על מנהל המחסן לנהל רישום פנימי של פריטי הטובין שבו יפורט תנועות הפריטים בתוך

המחסן על פי סוגם וסיווגם בקלוג האחיד.

עמוד 1 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 5

.6 העברת ציוד בין מחסנים

.4.1 בעת העברת ציוד בין מחסנים לא מתבצע דיווח שוטף לאינוונטר, ורק בעת ספירות

המלאי מתגלות ההעברות שנעשו לאותה תקופה.

המלצות לשיפור נושא זה:

.4.2 יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא העברות ציוד בין מחסנים כדי לשפר את הבקרות

הפנימיות ואת אופן ניהול פריטי המלאי.

.4.1 יש לתעד על ידי רשם המצאי בטופס המיועד לכך את השאלת פריטי מצאי או העברתם

לעובדי העירייה לצורך ביצוע תפקידיהם.

.4.1 יש לדווח באופן שוטף לאחראית האינוונטר על שינויים בנוגע למיקומם של הציוד כגון

החלפות חלקים והעברות בין מחסנים או גריעתו, באמצעות דוח ישיר או בפניות דרך

המוקד או בפניה במייל.

.4.1 יש למלא את השנוי לעיל בטופס רלוונטי (כגון טופס העברה) ואחראית האינוונטר תעדכן

את אותו שינוי במערכת האינוונטר במיידי.

.7 גריעת ציוד והזדכות על ציוד

.7.1 ביוני 2011 הייתה שריפה בספרייה עירונית, שלוחת צור שלום, במהלך השרפה פונו

מהמקום ציוד רב, ובין היתר מכונת צילום ומחשב.

.7.2 עד לאחרונה (אוגוסט )2017 המכונה והמחשב לא נמצאו, אולם העירייה המשיכה לשלם

מנוי חודשי בגין השכרת ושימוש במכונת הצילום, וזאת כיון שלאורך שנים אלו לא בוצעה

ספירת מלאי בספרייה בצור שלום ולכן לא היה ידוע לאף אחד על חוסר במכונת צילום.

.7.1 עוד עולה מהביקורת כי הרפרנטים במנהל כוח אדם ואמרכלות אינם מקפידים להפנות

עובדים בסיום עבודתם ליחידת האינוונטר לצורך אישור ב"טופס טיולים" על כך שהעובד

השיב את הציוד העירוני שעמד לרשותו.

המלצות לשיפור:

.7.1 יש ליישם נוהל שיביא לכך שיחידות העירייה השונות ידווחו בשוטף לאחראית יחידת

אינוונטר על ציוד פגום, תקול וישן או שיצא מכלל שימוש.

.7.1 על אחראית יחידת האינוונטר לבדוק את הפריט, ובמידה ותחליט שהפריט אכן אינו

ראוי לשימוש היא תמלא טופס בקשה להזדכות מציוד ותחתים את הגורם העירוני

שברשותו הציוד וכן שפינוי הציוד בפועל יבוצע אחת לתקופה מוסכמת בנוכחות אחראית

האינוונטר.

.7.4 במידה ומעוניינים לשמור את אותו ציוד שנגרע כדי לעשות שימוש חוזר בחלקי חילוף יש

לוודא שתהיה לכך רישום מפורט במערכת האינוונטר על מצבו של הציוד ומקומו הפיזי.

עמוד 1 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 6

.7.7 יש להנחות את האמרכלים לחתום על טופס טיולים של עובד שמסיים את תפקידו

בעירייה רק לאחר אישור אחראית יחידת האינוונטר כי לא נותר ברשות העובד ציוד

עירוני.

.8 קביעת ערך האינוונטר

.5.1 מבדיקת הביקורת עולה כי : מעיון בדוח פריטי המצאי שנגרעו עולה כי לא צוינו ערכם

של הפריטים שנגרעו ממערכת האינוונטר כלל, ובכלל, גם ערכם של הפריטים הקיימים

אינם מתעדכנים לפי מחירי השוק שלהם אלא הם רשומים לפי סך עלותם בעת הרכישה.

.5.2 הביקורת ממיצה כי מומלץ ליישם מדיניות שאחת לתקופה יוערכו פריטי המלאי (עדיף

להיעזר בשמאי רכוש או מומחה אחר בתחום) ויעדכנו את ערכם בהתאם במערכת

האינוונטר.

.9 ספירות מלאי

.5.1 מבדיקות מדגמיות שבוצעו במהלך הביקורת עולה כי הספירה נערכת אחת לשנה לבד ע"י

מספר צוותות שעורכים את הספירה פיזית, אולם אין מנגנון לעדכון הספירה במהלך

השנה כלל, כך שלא ניתן לבקר את ההתאמות בין הספירות מלאי לרישומי המערכת

האינוונטר.

המלצות לשיפור:

.5.2 מומלץ שלכל יחידה עירונית תהיה טופס רשימה מפורטת בה ימלא מנהל אותה יחידה

את פריטי המלאי הקיימים אצלו ביחידה ויעדכן את הרשימה על כל שינוי במספר המלאי

או מצבם, ובסוף שנה יגיש את הטופס חתום למנהלת האינוונטר.

.5.1 יש לבצע ספירות מצאי שנתיות כמתחייב בתקנות. את ממצאי הספירה יש העביר

ליחידת אינוונטר לצורך עריכת השוואה ועדכון נתוני מערכת האינוונטר, ובמידה

שתמצא אי- התאמה בלתי מוסברת תיערך בדיקה לבירור הפרשים.

.5.1 יש לקבוע את מועד ספירת המלאי אחת לשנה ע"פ מה שיקבע רשם המלאי, ולערוך את

הספירה בכל יחידות העירוניות לפי טופס המיועד לכך בהתאם לתקנות 24 {א} ו- {ג},

27 ו-25 בשינויים המתבקשים ושממצאיה יועברו לרשם המלאי.

עמוד 4 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 7

להלן הדו"ח המלא

דו"ח ביקורת בנושא אינוונטר

.1 רקע כללי

.1.1 המלאי והמצאי של הרשויות המקומיות נרכשו מכספיהן ומשמשים לתפקודן השוטף

ולביצוע משימותיהן. ניהול ורישום המלאי והמצאי נחוצים לשמירה ולבקרה על

הרכוש הציבורי ולקבלת החלטות בעניינו על בסיס מידע מלא ועדכני.

.1.2 ניהול יעיל ותקין של פריטי המלאי והמצאי הוא מרכיב חשוב בניהול המקורות

הכספיים של הרשויות המקומיות. רכישת טובין צריכה להיבחן לא רק בהתאם

לתקציב פנוי לרכש, אלא גם בהתאם לכמות המלאי במחסנים ולערכו, למצאי העומד

לרשותן של יחידות הרשות המקומית, ולאפשרות להעברת פריטים במסגרת הליך

העברה סדור בין היחידות השונות.

.1.1 מאחר שפריטי המלאי והמצאי של הרשויות המקומיות מרובים ומשמשים גורמים

רבים, הם מאוחסנים באתרים שונים. ניהול לקוי של נכסים אלו עלול לחשוף אותם

לנזקים, לגניבות ולתקלות ולגרום לכך שלא יהיו זמינים לשימוש הרשות המקומית

בעת הצורך.

.1.1 כאמור, בתקנות הרכש נקבעו דרכי רישומם, ניהולם, סימונם, אחסונם, ספירתם

ו"אחזקתם" של הטובין ברשויות המקומיות. בסעיף 1 לתקנות הרכש הוגדרו:

"'מלאי' - טובין המצויים במחסן של עירייה"; "'מצאי'- טובין בני קיימה שאינם

מאוחסנים במחסן העיריה"; ו-"'מחסן' - מקום ריכוז, רישום, אחסון וניפוק מלאי

של העיריה".

.1.1 בבעלות העירייה נכסי טובין רבים ומגוונים, מהם בעלי ערך כספי רב, כגון כלי רכב,

מחשבים וציוד היקפי, ציוד ומכשירים חשמליים, ריהוט וכלי עבודה ועוד.

עמוד 7 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 8

.2 רקע יחודי

.2.1 מחלקת אינוונטר הינה חלק מאגף תברואה.

.2.2 פריט מצאי )אינוונטר(, להבדיל מפריט מלאי, הוא כל פריט או נכס שרכשה

העירייה, נתרם או הועבר לשימושה והוא נמצא בשימוש ואינו מתכלה, משמע אינו

אוזל ולכן גם אין צורך לחדשו שוב. בין הפריטים הכלולים במצאי נכללים ריהוט,

מחשוב על סוגיו, ציוד תקשורת ואלקטרוניקה, מיכון, רכב וציוד קשיח לסוגיו.

.2.1 מערכת המצאי בעירייה כוללת מגוון רחב מאוד של טובין מסוגים שונים, הנמצאים

באתרים ובמוסדות העירייה השונים, ובשימוש יחידות עירוניות.

.2.1 בהיותו אמצעי פונקציונאלי, קיימת חשיבות לניהול המצאי באופן תקין, לתפקוד

השוטף של העירייה לביצוע משימותיה, בהיבט של פיקוח, שליטה, בקרה ושמירה על

הרכוש הציבורי, מניעת הזמנות מיותרות, הבטחת פיצוי נאות מחברות ביטוח

וכדומה.

.2.1 למצאי יש בלאי או פחת הנובע משימוש, תנאי אחסון, גרימת נזק עקב שימוש לא

תקין, תחזוקה לקויה או נזק בזדון.

.2.4 עקרונות ניהול מצאי באופן תקין מחייבות רישום ומיון, יחד עם הפעלה ויישום של

בקרות שוטפות.

.3 חוקים, הוראות ונהלים

.1.1 פקודת העיריות, נוסח חדש, תשכ"ד .1541

.1.2 תקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), תשנ"ח-.1555

.1.1 חוזר מנכ"ל ,1/2012 פורסם באוגוסט 2012

.1.1 נהלי העירייה.

עמוד 5 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 9

.4 מטרות הביקורת

.1.1 איתור חריגות מחוקים, הוראות ונוהלי עבודה.

.1.2 איתור חריגות מסמכויות.

.1.1 איתור סיכונים עסקיים ותפעוליים.

.1.1 איתור ליקויים מערכתיים (כגון: חסר או ליקוי בנהלים, ליקויי תוכנה).

.1.1 איתור מקרים בהם קיים חשד לפגיעה בטוהר מידות מצד עובדי העירייה.

.1.4 איתור מקרים בהם קיימת פגיעה בחיסכון, בשמירה על הרכוש וביעילות העבודה.

.1.7 הביקורת בחנה את ההיבטים השונים הקשורים לנושא מחיקת חובות:

.1.5 מטרת הביקורת הייתה לבדוק את נאותות ניהול האינוונטר העירוני בהתאם

להנחיות תקנות העיריות )הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין)

תשנ"ח - 1998 )להלן - תקנות ( בנושאים הבאים: ניהול רישום כניסות ויציאות

ממחסנים, השוואה בין רישומי המערכת האינוונטר למצאי בפועל, נאותות הרישום

של ניפוק מצאי ממחסנים ,גריעת פריטים מהאינוונטר ובדיקת שלמות מערך

האינוונטר העירוני.

.1.5 בדיקת מדיניות הרשות בנושא רישום וניהול טובין.

.1.10 בדיקת קיום נהלים באגף תברואה בנושא רישום וניהול טובין.

.1.11 בדיקת קיום הפקת דוחות.

.1.12 בדיקת בקרות קיימות רישום וניהול טובין.

.1.11 הביקורת כללה בין היתר את הפעולות הבאות:

א. שיחות עם מנהל המרלו"ג – י.ב, ועם אחראית האינוונטר – ר.ז,

ב. ניתוח קבצים ממוחשבים ממערכת הרכש וממערכת האינוונטר.

ג. בדיקה מדגמית לקיומן של אסמכתאות התומכות בהליך ניהול האינוונטר.

ד. סיורים במחסנים עירוניים וליווי ספירות מלאי שנתיות.

ה. ספירת פריטי אינוונטר ביחידות עירוניות.

עמוד 5 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 10

.5 היקף הביקורת ואופן הבדיקה

.1.1 במהלך החודשים אוקטובר ועד דצמבר 2017 בוצעה ביקורת בעיריית קריית ביאליק.

.1.2 הביקורת בוצעה בהתאם לתוכנית העבודה של מבקר העירייה לשנת .2017 הנושא

נכלל בתכנית העבודה השנתית, בשל דרישת ראש העיר ובהתאם לסמכותו בחוק.

.1.1 הביקורת הסתמכה על הוראות החוק כפי שמופיעות בסעיף 1 בדו"ח זה.

.1.1 הביקורת בוצעה ע"י מר אייל לוי, המבקר הפנימי.

.1.1 הביקורת בחנה האם קיימות בקרות שונות לתהליך בהתאם לחלוקת

התפקידים.

.1.4 הביקורת בחנה את קיום נהלים פנימיים וכי המחלקה עובדת לפיהם.

.1.7 הביקורת ערכה מדגם אתרים ובדקה באם קיימת התאמה לדוחות האינוונטר.

.6 עזרים לביצוע הביקורת

.4.1 נתונים מאגף הגזברות.

.4.2 נתונים מאת המחלקה המשפטית.

.4.1 נהלי עבודה עירוניים.

.4.1 נתונים מתוך המערכת המחושבת של העירייה.

.4.1 פגישות עבודה עם עובדי העירייה הרלוונטיים.

עמוד 10 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 11

להלן ממצאי הביקורת

.1 רקע ונתונים כלליים

.1.1 החל משנת 2005 פסקה מערכת האינוונטר לפעול על ידי ספק חיצוני, והעירייה החלה

את ניהולה באופן עצמאי, בתחילה פעלה האינוונטר תחת מחלקת הגזברות ומספטמבר

2014 הועברה למרכז לוגיסטי העירוני, לכל מבנה עירוני נפתח מחסן וירטואלי ייעודי

במערכת האינוונטר, והמוצר שנרכש משויך לאותו מחסן, המוצרים שמתועדים

במערכת כוללים בין השאר ציוד מתכלה,

.1.2 במערכת האינוונטר קיימים כיום 212 מחסנים, המצאי מתנהל ע"י רישום ומיון

במערכת הממוחשבת.

.2 נהלי עבודה

.2.1 הביקורת מציינת כי נוהלי העירייה בנושא אינוונטר אינם מעודכנים ואלו שקיימים

נכתבו ביחידת האינוונטר או על ידי מנהל המרלו"ג ולא אושרו על ידי המחלקה

המשפטית.

.2.2 להלן נוהלי העירייה המתייחסים לניהול האינוונטר: מעת קבלת המוצר שהוזמן ברכש,

יוצאת האחראית האינוונטר לשטח לסימון הטובין, ותפקידה לתעד את המוצר במערכת

הממוחשבת (מערכת פיננסית ולוגיסטית- מלאי ואינוונטר), ולרשום את הטובין ע"פ

מס' סידורי, בצירוף החשבונית או תעודת משלוח, (במידה וטרם קיבלה, היא יכולה

לבקש מהנהלת חשבונות את תיעוד הרכישה, (הנה"ח מקבלות אישור לתשלום לספק

רק לאחר אישור אינוונטר),

.2.1 להלן תרשים הזרימה של רישום המלאי במערכת הממוחשבת:

עמוד 11 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 12

.2.1 נוהל הרישום כיום הינו שאחראית האינוונטר רושמת את המוצר במערכת רק על סמך

החשבונית שמקבלת, ובדיקה פיזית של המוצר בשטח,

.2.1 בקשת הביקורת לקבל דוח מפורט של כלל פריטי המצאי המצויים במערכת האינוונטר

בכל מחסן לא נענתה, מאחר שלדברי אחראית יחידת אינוונטר, מדובר בדוח שאינו

מעודכן והנתונים אינם משקפים נכונה את המצב בפועל. זאת, בשל הפרשי עיתוי בין

מועד קבלתם בעירייה למועד רישומם במערכת. לדבריה, ישנן תנועות רבות בפריטי

המצאי העירוני והוא אינו מעדכן את המערכת הממוחשבת בזמן אמת בשל העברת

מידע ליחידת האינוונטר באיחור.

.3 מינוי רשם המצאי

.1.1 בסעיף (10א) לתקנות הרכש נקבע כי

"רשםהמצאיינהלרישוםמרוכזשלהמצאיבעירייהעליחידותיה,בפנקסהטובין".

.1.2 בביקורת נמצא כי העירייה מינתה את ר' כאחראית על רישום האינוונטר העירוני.

.4 ניהול פנקס הטובין

.1.1 בסעיף 1 לתקנות הרכש הוגדר "פנקס" כלהלן –

"רשימהבספרהמלאיוהמצאישלעירייהערוכהלפימספריםקטלוגיים".

.1.2 בתקנות הרכש נקבע גם כי עירייה תנהל את הטובין שברשותה באמצעות מערכת עיבוד

נתונים אוטומטית, שתאפשר בדיקה פנימית ובקרת נתונים.

.1.1 העירייה ניהלה את המצאי שברשותה באמצעות מערכת מידע ממוחשבת לניהול מצאי,

שהיא חלק ממערכת המידע הממוחשבת המשמשת אותה (להלן - פנקס הטובין).

.1.1 הביקורת העלתה כי המצאי שהיה רשום בפנקס הטובין של העירייה לא היה מעודכן

ולא שיקף את כמויות המצאי שהיו ברשותה במועד הכנת הביקורת.

עמוד 12 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 13

.5 הזמנת המוצר ברכש

הזמנת רכש ישירה – רכש מבוצע במערכת רכש העירונית באמצעות הזמנת רכש והפקת תעודת

כניסה אוטומטית עם הזנת תעודת המשלוח. באופן זה אחראית יחידת האינוונטר מפקח על הרכש

העירוני ומזהה פריטי אינוונטר חדשים. עם זאת, לעיתים מפיקות יחידות עירוניות הזמנה ישירה

לביצוע רכש של הזמנת שירותים ללא טובין. בהזמנה ישירה מפורטים השירותים הנרכשים

כמלל חופשי במקום המיועד לכך בהזמנה. במקרים אלה, לא מתקבלת תעודת משלוח בעת קבלת

השירותים ולכן לא מונפקת תעודת כניסה.

הזמנת רכש בבתי הספר – מנוהלת ע"י מערכת רכש נפרדת ייעודית לבתי ספר המותאמת לפעילות

הייחודית במוסדות הלימוד ושאינה מקושרת למערכת הרכש העירונית .בגין כל פריט מלאי שרוכש

בית ספר, נקלטת למערכת הבית הספר אסמכתא בגין הרכישה )חשבונית מס/קבלה( אולם לא

נדרשת הזנת תעודת משלוח או תעודת כניסה. בהיעדר קישור למערכת הממוחשבת של העירייה,

אין באפשרותה של אחראית יחידת אינוונטר לאתר את הרכישות והיא מסתמכת על הדיווחים

המגיעים מבתי הספר, משיחה אם אחראית האינוונטר עולה כי רק בעת ספירות המלאי במידה

ומתבצעות מתגלות הרכישות החדשות.

המלצות לשיפור:

.1.1 יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא רכישות מצאי בעירייה כדי לשפר את

הבקרות הפנימיות ואת אופן ניהול פריטי המלאי.

.1.2 יש להנחות את הגורמים העירוניים המקבלים תעודות רכש, לקלוט את התעודות

למערכת הרכש העירונית מיד עם קבלתן.

.1.1 יש לבחון את התאמת מערכת האינוונטר להוראות החוק ובמידת הצורך להגדיר ממשק

ממוכן בין מערכות הרכש והאינוונטר.

.1.1 יש להפעיל נוהל המחייב שהרישום יתבצע במיידי, גם על סמך התעודות משלוח

שישלחו לאחראית האינוונטר, ולסמן את הרישום שחסרה חשבונית עד קבלתה.

.1.1 יש להנחות את בתי הספר להעביר תעודות משלוח בגין רכש מצאי מנהל חינוך באופן

שוטף, וכן למסור פירוט של הרכש אחת לתקופה מוסכמת.

עמוד 11 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 14

.6 סימון המוצר ע"י אחראית האינוונטר

.4.1 סעיף 10 לתקנות קובע בין היתר:

"[א],רשםהמצאיינהלרישוםמרוכזשלהמצאיבעירייהעליחידותיה,בפנקסהטובין.

[ב],המצאייסומןבסמלהעירייהבסימוןשככלהאפשראינוניתןלמחיקה.

[ג],כליחידהבעירייהשבהקייםמצאיתופיעברישומיהעירייהכיחידתרישוםעצמאית,כפי

שיורהרשםהמצאי,ותצויןמבס'זיהוינפרד".

.4.2 מבדיקה שנערכה במחלקת הרכש ובדיקת הזמנות הרכש והתאמתם לאינוונטר לתקופה

מדגמית בטווח ,5/42017-25/4/2017

להלן ממצאים שנתגלו במהלך הביקורת על האינונטר:

.4.1 מדבקות לסימון פריטים

 למוצרים כמו מיזוג, אלקטרוניקה ותקשורת יש מס' טובין על המדבקה ורשומים גם לפי

כמויות, שאר המוצרים רשומים רק לפי כמויות ללא מס' טובין.

.4.1 מקרר

 נמצא מוצר מס' הזמנה 171330 (מקרר קטן) שסופק וסומן וטרם תועד במערכת האינוונטר,

וזאת, כיון שטרם התקבלה החשבונית מהספק.

עמוד 11 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 15

.4.1 מחשב

 נבדקה הזמנה מס' 171374 (מחשוב לביה"ס) טרם נבדקה ההזמנה פיזית ע"י אחראית

האינוונטר, וזאת, כיון שמדובר בתקופת החופשה, וטרם התקבלה באינוונטר מידע לגבי

הספקתם של המחשבים.

 נמצא במחסן בשם גן המעיין פריט מלאי (טלפון סטרליין), שאינו מופיע במערכת

האינוונטר,

 תגובת האחראית האינוונטר: זהו מוצר חדש שבא להחליף מוצר ישן, וטרם נרשם אצל

האינוונטר.

.4.4 טלוויזיה

 נמצא במחסן בשם גן צורים פריט מלאי (טלוויזיה), שסומן במדבקה ואינו מופיע במערכת

האינוונטר,

תגובת האחראית האינוונטר: מדובר בטלוויזיה שנתרמה וטרם אושרה ע"י המחלקה המשפטית

בעירייה בכדי להכיר בה כרכוש העירייה ולכן טרם נרשם.

עמוד 11 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 16

.4.7 מזגן

 נמצא במחסן בשם גן צורים מזגן חדש שסומן במדבקה ובמערכת האינוונטר רשום עדיין

המספר הטבוע של המזגן הישן,

תגובת האחראית האינוונטר: האירוע התרחש לאחרונה וטרם טופל.

במחסן בשם מחלקת גביה נמצאו מספר ארונות (הזזה, דלתות וארונית) שרשומים במערכת

כפריטים כמותיים וללא מספר טבוע, טרם התקבלה תגובה הולמת על התנהלות זו.

.4.5 מזגן טורנדו

 במחסן בשם מרכז לקידום הנוער נמצא מזגן טורנדו שאינו מסומן ולא תועד באינוונטר,

תגובת האחראית האינוונטר: המקום שימש בעבר לעמותה חיצונית וטרם בוצעה בה מאז

ספירת מלאי

נמצא שציוד מחשוב שנרכשים בעירייה מנוהלות ללא תיאום עם האינוונטר, כך שבעת החלפות

וגריעות של פריטי מחשוב לא מתקבל כל מידע למערכת האינוונטר,

עמוד 14 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 17

.4.5 המלצות לשיפור:

.4.5.1 יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא סימון הטובין כדי לשפר את הבקרות

הפנימיות ואת אופן ניהול פריטי המלאי

.4.5.2 יש לוודא שכל יחידה בעירייה שבה קיים מצאי תופיע ברישומי עירייה כיחידת

רישום עצמאית, ותצוין במספר זיהוי נפרד.

.4.5.1 על מנהל המחסן לסמן כל פריט באמצעות תו זיהוי המציין את מקום אחסונו ואת

מספרו הקטלוגי.

.4.5.1 על מנהל המחסן לנהל רישום פנימי של פריטי הטובין שבו יפורט תנועות הפריטים

בתוך המחסן על פי סוגם וסיווגם בקלוג האחיד.

עמוד 17 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 18

.7 העברת ציוד בין מחסנים

בהתאם לנוהל עירוני בתחום האינוונטר (נוהל שלא אושר על ידי המחלקה המשפטית) :

יש לוודא כי בהעברת מצאי בין יחידות שונות המשתייכות לאותו מינהל ממלאים טופס העברה

מתאים או תעודות העברה, ושהעברה בין מינהל למינהל או בין יחידות עצמאיות מתבצעת על סמך

הרשאות (אישורים) של האורגנים הבאים : המרלו"ג והגזבר. והעברה בתוך מינהל (בין יחידות

אירגוניות) תהיה באישור אחראית האינוונטר.

ע"פ דבריה של אחראית האינוונטר, בעת העברת ציוד בין מחסנים לא מתבצע דיווח שוטף

לאינוונטר, ורק בעת ספירות המלאי מתגלות ההעברות שנעשו לאותה תקופה.

המלצות לשיפור:

 יש לעדכן את הנהלים העירוניים בנושא העברות ציוד בין מחסנים כדי לשפר את הבקרות

הפנימיות ואת אופן ניהול פריטי המלאי.

 יש לתעד על ידי רשם המצאי בטופס המיועד לכך את השאלת פריטי מצאי או העברתם

לעובדי העירייה לצורך ביצוע תפקידיהם.

 יש לדווח באופן שוטף לאחראית האינוונטר על שינויים בנוגע למיקומם של הציוד כגון

החלפות חלקים והעברות בין מחסנים או גריעתו, באמצעות דוח ישיר או בפניות דרך

המוקד או בפניה במייל.

 יש למלא את השנוי לעיל בטופס רלוונטי (כגון טופס העברה) ואחראית האינוונטר תעדכן

את אותו שינוי במערכת האינוונטר במיידי.

עמוד 15 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 19

.8 גריעת ציוד והזדכות על ציוד

סעיף 11 לתקנות קובע כי:

"גריעתפריטמצאימהרישוםבשלאובדן,אוהשבתהאומכלסיבהאחרת,תיעשהרקבאישור

ועדתרכשובלאי..."

לדברי האחראית על תחום האינוונטר היא מעדכנת את גריעות מהמלאי, רק לאחר שפונו ע"י

המשתמשים של הפריטים, ובמקרים מסוימים קורה להפך שנמצאים במחסן האינוונטר פריטי מצאי

שונים שאינם רשומים במערכת האינוונטר מאחר שכבר נגרעו מהמערכת, פריטי המלאי שאינם

בשימוש נמצאים פיזית באותם יחידות עירוניות שהשתמשו בהם או במקומות שונים שאינם

מוגדרים לאחסון גרט,

להלן דוגמא לנושא:

 ביוני 2011 הייתה שריפה בספרייה עירונית, שלוחת צור שלום, במהלך השרפה פונו

מהמקום ציוד רב, ובין היתר מכונת צילום ומחשב.

עד לאחרונה (אוגוסט )2017 המכונה והמחשב לא נמצאו, אולם העירייה המשיכה לשלם

מנוי חודשי בגין השכרת ושימוש במכונת הצילום, וזאת כיון שלאורך שנים אלו לא בוצעה

ספירת מלאי בספרייה בצור שלום ולכן לא היה ידוע לאף אחד על חוסר במכונת צילום.

תגובת אחראית האינוונטר:

עקב שיפוצים בספריית צור שלום הייתה מכונת צילום שאוחסנה בבית ביטמן, לאחר השיפוצים

חזרה הספרייה לפעילות רגילה בשיתוף עם בית הספר פסגות, יום אחד התברר שהמכונה מקולקלת

(בגלל ריח לא טוב וכ"ו) והמכונה פונתה ע"י עובד העירייה למחסני העירייה הישנים ללא דיווח

למנהלת הספרייה והאינוונטר, מחסני העירייה הועתקו למרלו"ג ומאז נעלמה המכונה.

עוד עולה מהביקורת כי הרפרנטים במנהל כוח אדם ואמרכלות אינם מקפידים להפנות עובדים

בסיום עבודתם ליחידת האינוונטר לצורך אישור ב"טופס טיולים" על כך שהעובד השיב את הציוד

העירוני שעמד לרשותו.

עמוד 15 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 20

המלצות לשיפור:

 יש ליישם נוהל שיביא לכך שיחידות העירייה השונות ידווחו בשוטף לאחראית יחידת

אינוונטר על ציוד פגום, תקול וישן או שיצא מכלל שימוש.

 על אחראית יחידת האינוונטר לבדוק את הפריט, ובמידה ותחליט שהפריט אכן אינו ראוי

לשימוש היא תמלא טופס בקשה להזדכות מציוד ותחתים את הגורם העירוני שברשותו

הציוד וכן שפינוי הציוד בפועל יבוצע אחת לתקופה מוסכמת בנוכחות אחראית האינוונטר.

 במידה ומעוניינים לשמור את אותו ציוד שנגרע כדי לעשות שימוש חוזר בחלקי חילוף יש

לוודא שתהיה לכך רישום מפורט במערכת האינוונטר על מצבו של הציוד ומקומו הפיזי.

 יש להנחות את האמרכלים לחתום על טופס טיולים של עובד שמסיים את תפקידו בעירייה

רק לאחר אישור אחראית יחידת האינוונטר כי לא נותר ברשות העובד ציוד עירוני.

.9 קביעת ערך האינוונטר

תיעוד ערכם של פריטי המצאי במערכת האינוונטר חשוב לצורך עריכת הדוחות הכספיים, קביעת

גובה ביטוח ועוד. ניהול רישום נכון של ערך הנכסים העירוניים בכללותם, מחייב הפחתת ערך מצאי

שנגרע, מסך ערך הנכסים העירוניים.

בהתאם לסעיף 11 לתקנות :

"ערכושלהפריטייקבעבהתאםלמחירהשוקשלפריטזההחדשבעתהגשתהדו"ח."

כלומר: יש לקבוע את ערכם של הפריטים יקבעו בהתאם למחירי השוק של פריטים זהים חדשים

בעת הגשת הדו"ח.

מבדיקת הביקורת עולה כי : מעיון בדוח פריטי המצאי שנגרעו עולה כי לא צוינו ערכם של

הפריטים שנגרעו ממערכת האינוונטר כלל, ובכלל, גם ערכם של הפריטים הקיימים אינם

מתעדכנים לפי מחירי השוק שלהם אלא הם רשומים לפי סך עלותם בעת הרכישה.

המלצה לשיפור:

מומלץ ליישם מדיניות שאחת לתקופה יוערכו פריטי המלאי (עדיף להיעזר בשמאי רכוש או מומחה

אחר בתחום) ויעדכנו את ערכם בהתאם במערכת האינוונטר.

עמוד 20 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."

עמוד 21

.10 ספירות מלאי

בהתאם לסעיף 11 לתקנות:

"אחתלשנה,במועדשיקבערשםהמצאי,תיערךספירתמצאיבכליחידהלפיטופסהמיועדלכך

בהתאםלתקנות(24א)ו-(ג),27ו-25בשינוייםהמחויבים,וממצאיהיועברולרשםהמצאי."

מבדיקות מדגמיות שבוצעו במהלך הביקורת עולה כי הספירה נערכת אחת לשנה לבד ע"י מספר

צוותות שעורכים את הספירה פיזית, אולם אין מנגנון לעדכון הספירה במהלך השנה כלל, כך שלא

ניתן לבקר את ההתאמות בין הספירות מלאי לרישומי המערכת האינוונטר.

המלצות לשיפור:

 מומלץ שלכל יחידה עירונית תהיה טופס רשימה מפורטת בה ימלא מנהל אותה יחידה את

פריטי המלאי הקיימים אצלו ביחידה ויעדכן את הרשימה על כל שינוי במספר המלאי או

מצבם, ובסוף שנה יגיש את הטופס חתום למנהלת האינוונטר.

 יש לבצע ספירות מצאי שנתיות כמתחייב בתקנות. את ממצאי הספירה יש העביר ליחידת

אינוונטר לצורך עריכת השוואה ועדכון נתוני מערכת האינוונטר, ובמידה שתמצא אי-

התאמה בלתי מוסברת תיערך בדיקה לבירור הפרשים.

 יש לקבוע את מועד ספירת המלאי אחת לשנה ע"פ מה שיקבע רשם המלאי, ולערוך את

הספירה בכל יחידות העירוניות לפי טופס המיועד לכך בהתאם לתקנות 26 {א} ו- {ג}, 27

ו-28 בשינויים המתבקשים ושממצאיה יועברו לרשם המלאי.

עמוד 21 מתוך 21 דוח ביקורת בנושא מחיקת חובות

תשומת לב הקורא להוראות פקודת העיריות (נוסח חדש) תשכ"ד 1964 לגבי תוכן מסמך זה:-

- סעיף 170ג.(ו) " לא יפרסם אדם דוח מן האמורים בסעיף זה או חלק ממנו או תכנו, לפני שחלף המועד שנקבע להגשתו למועצה,

ולא יפרסם ממצא בקורת של מבקר העירייה, ואולם מבקר העירייה או ראש העירייה רשאי, באישור הועדה, להתיר פרסום כאמור."

סעיף 334א. " המפרסם דוח או חלקו או תכנו או ממצא ביקורת, ומפר בכך את סעיף 170ג.(ו) או תנאי בהיתר שניתן לו לפי הסעיף

האמור, דינו- מאסר שנה."