מסמך הדו"ח (ללא שנה) - qbialik

עמוד 1

עמוד 2

עיריית קריית ביאליק QiryatBialik of Municipality

היחידה לביקורת פנים ופניות הציבור

רחוב שד' ירושלים ,16 קריית ביאליק 27100 תאריך: 10/09/2015

טלפון: 04-8780808 פקס: 04-8781705

ביקורת בנושא מערך התשלומים-אגף הגזברות

תקציר מנהלים

להלן עיקרי ממצאים, מסקנות והמלצות מדו"ח ביקורת שנערך בעיריית קריית

ביאליק, בנושא: מערך התשלומים- אגף הגזברות

*לשם קבלות החלטות רצוי לעיין בדו"ח המלא

.1 רקע כללי

הרשות המקומית אחראית על מתן שירותים לתושביה לרבות-הפעלת מערכת חינוך

ורווחה, תרבות, תברואה, גינון ועוד.

לביצוע פעולות אלו נדרשת העירייה להתקשר עם ספקים ונותני שירותים לצורך ביצוע

חלק מהעבודות.

רשות מקומית כגוף ארגוני חשופה לסיכונים שונים, כאשר אחד ממוקדי הסיכון

המרכזיים הוא ניהול המערך הכספי. טיפול נאות בנושא זה עלול לחסוך נזקים כלכליים,

נזקים משפטיים תדמיתיים ועוד. תחום הטיפול בהזמנות, בספקים/קבלנים ובתשלומים

להם, מהווה חלק חשוב בתחום זה.

היחידה המופקדת על ביצוע התשלומים הינה יחידת התשלומים, אשר מתפקידה לבדוק,

לבחון ולאשר את כל התשלומים ובסוף התהליך לשלם אותם לכל הזכאים, לעובדים,

לנותני שירותים ולספקים.

.2 נהלים (פרק )2

הביקורת מעירה כי טיוטת הנוהל טרם אושרה ע"י היועמ"ש והנהלת העירייה.

הביקורת ממליצה להעביר את טיוטת הנוהל לידיעת כל הנוגעים בדבר, הגם שזה טרם

אושר בהנהלת העירייה.

עמוד 2 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 3

.3 הגדרת, חלוקת תפקידים ורמות הרשאות (פרק )3

מבדיקת הביקורת עולה כי בחלוקה הנוכחית לא נשמר עקרון הפרדת תפקידים וסמכויות,

ולפיכך הביקורת ממליצה כי יש לקבוע עובדת לפתיחת ספקים ושלעובדת זו לא יהיו

הרשאות לכל נושא התשלומים. עוד ממליצה הביקורת כי יש לבצע הפרדה בין הגורם

שקולט זיכויים לבין מי שעוסק בתשלומים בפועל.

.4 התפלגות אמצעי התשלום (פרק)4

%78 מהתשלומים מתבצע באמצעות מסב(מערכת סליקה בנקאית).

הביקורת מציינת לטובה נושא זה וממליצה להמשיך ולפעול ככל הניתן להפחתת השימוש

בצ'קים.לשימוש במערכת מסב(סליקה בנקאית) יתרונות רבים, בניהם-יעילות דיוק

ומהירות.

.5 תהליך התשלום לספקים (פרק )5

מנהלת המחלקה אינה מקפידה להחתים את מורשי החתימה על מסמכי העברה

הבנקאיים, זאת בניגוד לפקודת העיריות בה נקבע כי על כל פקודת תשלום להיחתם על ידי

המורשים.

הביקורת מעירה כי יש להחתים את מורשי החתימה וממליצה כי יש לתעד את מסמכי

העברות החתומים בקלסר על פי תאריך ההעברה.

כמו כן, הביקורת ממליצה כי מורשי החתימה יחזיקו בכרטיסי החתימה הדיגיטלית.

מומלץ כי ההעברה תבוצע ממחשבים של המורשים, באם אין אפשרות, על הגזבר להיות

נוכח בעת ביצוע העברה בפועל .

.6 תיאור תהליך אישור התשלום לספקים במחלקת הגזברות (פרק )6

לדעת הביקורת יש לעגן תהליך זה בנוהל החדש כשזה יתפרסם וזאת על מנת למסד את

התהליך בצורה מסודרת.

.7 תנאי התשלום (פרק)7

על פי שיחה עם גזבר העירייה למרבית הספקים תנאי התשלום הינם שוטף+.100

ישנם ספקים שתנאי התשלום שלהם שונים וכי יש אפשרות לספקים לפנות להקדמת

תשלום כבקשה לגזבר, הגזבר שוקל את הבקשה ובמידה ומאשר מפחית מס' אחוזים

מהתשלום כתנאי לקידום.

בבדיקה מול מנהלת החשבונות נמסר כי הגזבר מפחית בין%1%-5 כתנאי לקידום תנאי

התשלום. הביקורת מעירה כי קידום תשלומים אינו מוגדר בנוהל התשלומים.

הביקורת מעירה כי יש לקבוע נוהל ברור בדבר קידום תשלומים המציג קריטריונים

אחידים וברורים ועל הספקים להיות מודעים לאפשרותם לבקש הקדמת תשלום.

בנוסף ממליצה הביקורת לבחון צמצום אשראי התשלומים לשוטף ,30/60 דבר שלדעת

הביקור תגרום להוזלה בהצעות המחיר מצד הספקים.

עמוד 3 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 4

.8 פתיחת כרטיסי ספק (פרק )8

לדעת הביקורת יש לדרוש מהספק למלא טופס פרטים מובנה של העירייה שייחתם על ידי

מורשי החתימה של הספק בצירוף חותמת החברה.

כמו כן, מומלץ לבקש מהספק לצרף צילום צק או אישור מהבנק בדבר פרטי החשבון אליו

יש להעביר כספים.

.9 הוראות קבע (פרק )9

לא נמצאו חוזים לבזק ולחברת הוט.

החשבוניות של חברת אסקו ישראל אינן מאושרות על ידי אף גורם ברשות, הנהלת

חשבונות אינה מבצעת בדיקה בדבר החיוב וההנחה שנתן הספק מתעריפי החשמל אינה

תואמת לחוזה.

לדעת הביקורת יש להקפיד כי על כל חשבונית יחתום המנהל האחראי לתחום וזאת גם

בהתאם לטיוטת נוהל שהוצגה לביקורת.

הביקורת מעירה כי יש להימצא במחלקה חוזים בגין כל הוראת קבע בחשבון.

הנהלת חשבונות חייבת לבדוק סכום שחויב בבנק והתאמתו לחוזה.

.10 מידע המפורסם באתר העירוני (פרק )10

הביקורת ממליצה להוסיף מידע באתר בדבר פעילות המחלקה , המידע יכלול שעות קבלת

קהל ומיקום המחלקה ותאור תפקידי המחלקה.

עמוד 4 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 5

ביקורת בנושא מערך התשלומים- אגף הגזברות בעיריית קריית ביאליק

להלן הדו"ח המלא

.1 רקע כללי

.1.1 ארגון עלול להיחשף במהלך ניהול התפעול, הנכסים וההתחייבויות שלו,

לרבות בגין הזמנותיו ותשלומיו, למגוון סיכונים בהתאם לאופי הארגון

ושטחי פעולתו: סיכוני שוק ונזילות, סיכונים תפעוליים, טכנולוגיים,

ניהוליים, משפטיים, סביבתיים, תדמיתיים ועוד.

.1.2 הרשות המקומית אחראית על מתן שירותים לתושביה לרבות-הפעלת

מערכת חינוך ורווחה, תרבות, תברואה, גינון ועוד. לביצוע פעולות אלו

נדרשת העירייה להתקשר עם ספקים ונותני שירותים לצורך ביצוע חלק

מהעבודות. במסגרת התקשרויות אלו מחויבת העירייה בתשלומים לנותני

השירותים הנ"ל.

.1.3 רשות מקומית כגוף ארגוני חשופה לסיכונים שונים, כאשר אחד ממוקדי

הסיכון המרכזיים הוא ניהול המערך הכספי. טיפול נאות בנושא זה עלול

לחסוך נזקים כלכליים, נזקים משפטיים תדמיתיים ועוד. תחום הטיפול

בהזמנות, בספקים/קבלנים ובתשלומים להם, מהווה חלק חשוב בתחום

זה.

.1.4 היחידה המופקדת על ביצוע התשלומים הינה יחידת התשלומים, אשר

מתפקידה לבדוק, לבחון ולאשר את כל התשלומים ובסוף התהליך לשלם

אותם לכל הזכאים, לעובדים, לנותני שירותים ולספקים. הצלחתה של

היחידה במילוי משימותיה השוטפות הינה ערובה ליעילות העבודה

ואיתנותה של העירייה.

.1.5 בחוזר מנכ"ל משרד הפנים 5/2001 הובאו הנחיות היועץ המשפטי לממשלה

למשרד הפנים, בכל הנוגע להטלת חיוב אישי על נבחרי ציבור ונושאי משרה

ברשויות המקומיות. בהתאם לכך פועלת במשרד הוועדה המייעצת לעניין

זה. הוועדה קבעה בין היתר בהחלטותיה "שהחיוב האישי היא הוראת חוק

יוצאת דופן, המאפשרת לחייב אישית נושאי משרה או תפקיד, אם נתנו ידם

לעשיית הוצאה בלתי חוקית מקופת הרשות... 'מדובר בנזק ציבורי'...

שאיננו מאפשר לרשות לפעול בצורה תקינה. יש והנזק הציבורי מתבטא גם

בנזק ממוני ישיר (למשל גניבה, תשלום יתר, עשיית הוצאה שאין בה צורך

וכו')". סעיף 189 לצו המועצות המקומיות (א) תשי"א-,1950 מקנה סמכות

להטלת חיוב אישי במועצות המקומיות. המקבילה להוראה זו בפקודה

העיריות מצויה בסעיף 221 לפקודת העיריות.

עמוד 5 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 6

.1.6 פקודת העיריות, נוסח חדש ( תשכ"ד, ,)1964 קבעה את תפקידי גזבר

העירייה הכוללים ניהול קופת העירייה, חתימה על מסמכי תשלום ועוד.

.1.7 על העיריה, כגוף ציבורי, חלים הוראות של מספר חוקים, אשר מוטלת

החובה עליה לעמוד בהם בטרם ביצוע התשלום:

 חוק עסקאות עם גופים ציבוריים התשל"ו-1976

 חוק מס ערך מוסף המחייב דרישת חשבונית מס מהמוכר

 פקודת מס הכנסה סעיף 164 בדבר חובת ניכוי מס במקור

.2 רקע ייחודי

.2.1 עיריית קריית ביאליק כגוף ארגוני גדול ובעל מאפיינים ניהולים תפעוליים,

נכסים והתחייבויות, חשופה גם היא לסיכונים הנזכרים לעיל. אחד ממוקדי

הסיכון העיקריים הוא הניהול הכספי, החוצה את הארגון.

.2.2 מחלקת הנהלת חשבונות אמונה על כל מערך התשלומים, היקף התשלומים

השנתי של העירייה לשנת 2013 עמד על 133 אלש"ח.

.2.2 בסעיפים 190,191 לפקודת העיריות (נוסח חדש) נקבעו הנחיות בדבר אופן

ניהול קופת העירייה וביצוע התשלומים.

.2.2 מחלקת התשלומים בעירייה הינה המחלקה שמשלמת לספקים השונים

שעובדים עם העירייה בהתאם להסכמים שנחתמו עימם.

.2.2 בין היתר תפקידי מחלקת הנהלת חשבונות הם אלה: ריכוז, פיקוח, בקרה

וחתימה על כל החוזים וההזמנות של המנהלים השונים. בדיקת כלל

השוברים המונפקים בעירייה, לרבות חוקיות מעמדו של מקבל התשלום,

זכאותו של מקבל התשלום בהתאם לאסמכתאות, בדיקת התאמה בין פרטי

החשבונות לתשלום לתנאי ההתקשרות, ביצוע ניכויים ו/או קיזוזים

כמתחייב, בקרת הביצוע לתקציב.

.2.2 אופן ביצוע התשלומיםלספקיםמתבצעיםבאמצעותשלושהאמצעיתשלום:

תשלוםבאמצעותמס"ב,תשלוםבאמצעותהעברותבנקאיות,

תשלוםבהמחאות.

.2.2 הביקורת בנושא זה בוצעה בהתאם לבקשת ועדת הביקורת מישיבתה מיום

30/10/2014 להכניס את נושא מערך התשלומים באגף הגביה כחלק

מתוכנית העבודה של מבקר העירייה לשנת .2015

עמוד 6 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 7

.2 מטרת הביקורת

.2.1 איתור חריגות מחוקים, הוראות ונוהלי עבודה.

.2.2 איתור חריגות מסמכויות.

.2.2 איתור סיכונים עסקיים ותפעוליים.

.2.2 איתור ליקויים מערכתיים (כגון: חסר או ליקוי בנהלים, ליקויי תוכנה).

.2.2 איתור מקרים בהם קיים חשד לפגיעה בטוהר מידות מצד עובדי העירייה.

.2.2 איתור מקרים בהם קיימת פגיעה בחיסכון, בשמירה על הרכוש וביעילות

העבודה.

.2.2 הביקורת בדקה את נושא מערך התשלומים בעיריית קריית ביאליק לשנים

,2012-2013 לרבות הנושאים הבאים: אמצעי התשלום (העברות

בנקאיות/צ'קים), בקרת הוראות קבע, בקרת תהליך התשלום, פרסום מידע

באתר הרשות לספקים ונותני שירות ועוד.

.2.3 כמו כן, הביקורת מתכוונת בדקה את בחינת נאותות הליך ביצוע

התשלומים לספקים, החל מפתיחת כרטיס ספק דרך הפקת ואישור הוראות

התשלום ועד לביצוע התשלום בפועל.

.2.3 בחינת התהליך הנ"ל והמלצה על דרכים לשיפור תהליכי העבודה והבקרות

הקשורות ובהן, ובכך לצמצם את החשיפה לטעויות וסיכונים.

.2.13 הביקורת בחנה אם פעילות העירייה בתחום מתבצעת תוך שמירה על

חוקיות, סדירות, עקרון השוויון, חסכון, יעילות, שקיפות ומניעת פגיעה

בטוהר המידות.

.2 חוקים, הוראות ונהלים

.2.1 פקודת העיריות, נוסח חדש,תשכ"ד .1964

.2.2 חוק מס ערך מוסף- תשל"ו .1975

.2.2 פקודת מס הכנסה תשכ"א .1961

.2.2 חוק עסקאות עם גופים ציבוריים-תשל"ו .1976

.2.2 חוזר מנכ"ל משרד הפנים .5/2001

.2.2 הוראה איסור תשלום באמצעות צ'קים מעותדים.

עמוד 7 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 8

.2 היקף הביקורת ואופן הבדיקה

.2.1 ועדת הביקורת הטילה על מבקר העירייה לבצע ביקורת ביחידת התשלומים

במערך הכספים.

.2.2 הביקורת בחנה את המבנה הארגוני של המחלקה וחלוקת התפקידים, תוך

בחינת שמירת עקרון הפרדת תפקידים וסמכויות.

.2.2 הביקורת בחנה האם בקרת רמות הרשאה בהתאם לחלוקת התפקידים.

.2.2 הביקורת בחנה את קיום נהלים פנימיים וכי המחלקה עובדת לפיהם.

.2.2 הביקורת בחנה את העמידה בדרישות חוק מס הכנסה בדבר ניכוי מס

במקור.

.2.2 הביקורת בחנה את התפלגות אמצעי התשלום בכל אחת מהשנים

המבוקרות:(2012-2013מסב/צ'קים/העברות)

.2.2 הביקורת בחנה4 הוראות קבע קיימות, האם יש חוזה תקף והאם החיוב

תואם לחוזה/הסכם עם הספק, האם החיוב החודשי מאושר ע"י גורם

מוסמך.

.2.3 הביקורת בחנה 11 תשלומים לספקים/קבלנים בשנים הנבדקות מבחינת

תנאי תשלום.

.2.3 הביקורת בחנה את אופן ביצוע העברות בנקאיות מבחינת חתימות, מי

מחזיק בכרטיסי הדיגיטאליים, האם מורשי החתימה מבצעים את העברת

התשלום.

.2.13 הביקורת בחנה את המידע המפורסם באתר העירייה, ובאם הינו מספק

ונותן מידע נדרש לנותני השירותים בגין פעילות המחלקה.

.2.11 הביקורת בחנה 10 פרטי חשבונות הבנק של הספקים אליהן מועבר תשלום,

וכי קיים אישור מהספק כי זהו החשבון אליו יש להעביר את התשלומים.

.2 עזרים לביצוע הביקורת

.2.1 דוחות כספיים של העירייה.

.2.2 דוחות ונתונים מתוך המערכת החשבונאות הממוחשבת.

.2.2 דוחות ביקורת מרשויות אחרות.

.2.2 טיוטת נוהל לעיריית קריית ביאליק גרסה 02 תאריך עדכון ספטמבר .2012

עמוד 8 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 9

להלן ממצאי הביקורת

.1 מבנה הארגוני

.1.1 להלן מבנה הארגוני של אגף הכספים:

.1.2 מחלקת הנהלת חשבונות עוסקת ברישום, מעקב ובקרה אחר כל הפעולות

הכספיות ושוות כסף ברשות.

.1.2 המחלקה מופקדת על ביצוע התשלומים, ומתפקידה לבדוק, לבחון ולאשר

את כל התשלומים ובסוף התהליך לשלם אותם לכל הזכאים.

.1.2 במחלקה מועסקות שבע מנהלות חשבונות ומנהלת חשבונות ראשית

שמשמשת כמנהלת המחלקה.

.1.2 מנהלת המחלקה כפופה ישירות לגזבר העירייה.

.1.2 המחלקה ממוקמת במבנה הגזברות בקומה השנייה מעל מחלקת הגבייה.

עמוד 9 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 10

.2 נהלים

.2.1 הועבר לידי הביקורת ספר נהלים עיריית קריית ביאליק גרסה 02 תאריך

עדכון ספטמבר .2012הביקורת התייחסה לנוהל זיכויים חיובים

ותשלומים(נוהל .)141-02

.2.2 הנוהל מגדיר אופן הגשת מסמכים למחלקת הנהלת חשבונות לצורך

קליטתם ורישומם במערכת , תהליך הרישום וקביעת לוחות זמנים

לרישום ותשלום.

.2.2 מנהלת המחלקה אינה מכירה נוהל זה.

.2.2 בפועל על פי תאור מנהלת החשבונות הראשית בדבר תהליך קליטת

הזיכויים ועד לתשלום נראה כי בפועל יש התאמה לעיקרי הנוהל הכתוב.

.2.2 הביקורת מעירה כי טיוטת הנוהל טרם אושרה ע"י היועמ"ש

והנהלת העירייה.

.2.2 הביקורת ממליצה להעביר את טיוטת הנוהל לידיעת כל הנוגעים בדבר,

הגם שזה טרם אושר בהנהלת העירייה.

.2 הגדרת ,חלוקת תפקידים ורמות הרשאות

.2.1 הועבר לידיי הביקורת מסמך הגדרות תפקיד שהוכן על ידיי מנהלת

המחלקה.

.2.2 הפרדת התפקידים הינה אחת הבקרות החשובות למניעת חשיפות.

.2.2 יישום מדיניות הפרדת תפקידים נאותה יצמצם הארגון טעויות, השמטות

ואף מעילות והונאות.

.2.2 כאשר לא קיימת הפרדה בין הגורם המקים את קובץ פרטי הספקים

במערכת הכולל חשבונות בנק להעברת כספים לספקים לבין הגורם המכין

את חשבונות הספקים לתשלום עלול להיווצר מצב בו העובד יקים את

חשבון הבנק שלו כחשבון ספק לתשלום ויאשר לעצמו "חשבונית"

לתשלום.

.2.2 מבדיקת הביקורת עולה כי בחלוקה הנוכחית לא נשמר עקרון הפרדת

תפקידים וסמכויות, כמפורט להלן:

.1.5.3 מספר מנהלות חשבונות אחראיות הן על קליטת הזיכויים והן על

הפקת קובץ לתשלום.

.1.5.3 נמצאו מספר מנהלות חשבונות שמטפלות בתשלומים בעלות

גישה לכרטיסי הספקים ולשינוי פרטי התשלום של הספק.

עמוד 10 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 11

.1.5.1 למספר מנהלות חשבונות ישנה גישה כוללת למערכת, ללא כל

הגבלת הרשאות ולא רק למנהלת החשבונות הראשית שהינה גם

מנהלת המחלקה.

.2.2.2 בפועל הצוות כולל 7 מנהלות חשבונות, לפיכך יש לדאוג לחלוקת

תפקידים, כך שישמר עקרון ההפרדה.(נציין כי ביחידות בהן יש

צוות מצומצם הנושא יותר בעייתי)

.2.2 הביקורת ממליצה כי יש לקבוע עובדת לפתיחת ספקים ושלעובדת זו לא

יהיו הרשאות לכל נושא התשלומים.

.2.2 עוד ממליצה הביקורת כי יש לבצע הפרדה בין הגורם שקולט זיכויים

לבין מי שעוסק בתשלומים בפועל.

עמוד 11 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 12

.2 התפלגות אמצעי התשלום

.2.1 בשנת 2012 שולמו ע"י העירייה כ- 120 מלש"ח לכ- 1,614 מוטבים.

.2.2 בשנת 2013 שולמו ע"י העירייה כ- 133 מלש"ח לכ- 1,518 מוטבים.

.2.2 להלן התפלגות התשלומים לספקים ומוסדות בהתאם לאמצעי התשלום:

.2.2 מהטבלה האמורה עולה כי %78 מהתשלומים מתבצע באמצעות מס"ב

(מערכת סליקה בנקאית).

.2.2 לשימוש במערכת מס"ב קיימים יתרונות רבים- יעילות, דיוק,מהירות.

.2.2 הביקורת מציינת לטובה נושא זה וממליצה להמשיך ולפעול ככל הניתן

להפחתת השימוש בצ'קים.

עמוד 12 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 13

.2 תהליך התשלום לספקים

הביקורת בחנה את תהליך ביצוע התשלומים, בהתאם לשיחות שניהלה עם גזבר

העירייה ומנהלת המחלקה ממנה עולה כי:

.2.1 מנהלת המחלקה מכינה קובץ תשלום לספקים עד ליום ה- 9 לחודש

בהתאם לתנאי התשלום שנקבע לספק (שוטף +100 או אחרת באם נקבע

בחוזה ו/או הגזבר אישר תנאי תשלום שונים).

.2.2 הגזבר מאשר את קובץ תשלום לספקים.

.2.2 בהתאם סעיף 191 לפקודת העיריות(נוסח חדש) נקבע כי

"כלפקודתתשלוםאושוברתשלוםאושיקלחובתקופתהעירייהייחתמועלידיראש

העירייה,אופקידאחרשהורשהלכךעלידיהמועצה,וייחתמוחתימהשכנגדעלידי

הגזבראופקידאחרשנתמנהלכךעלידיהמועצה."

.2.2 מבדיקת הביקורת עולה כי לא נמצא קיים תיעוד לקבצים שהינם

חתומים על ידי מורשי החתימה.

.2.2 לדברי מנהלת המחלקה הקובץ לא תמיד נחתםעל ידי המורשים על גבי

הקבצים והיא מסתפקת באישור הגזבר אליה, בין בישיבה עמו ובין

באמצעות אישור טלפוני.

.2.2 הביקורת מעירה כי מנהלת המחלקה לא מחתימה את מורשי החתימה

על קבצי העברות.

.2.2 בנוסף הביקורת ממליצה כי יש לתעד את מסמכי העברות החתומים

בקלסר על פי תאריך ההעברה.

.2.3 לאחר אישור הגזבר מבצעת מנהלת המחלקה תשלום דרך מערכת מס"ב.

.2.3 מבדיקתנו עולה כי כרטיסי החתימה הדיגיטלית שהינם כרטיסים

אישיים מוחזקים אצל מנהלת המחלקה ולא אצל מורשה החתימה

בעירייה.

.2.13 הימצאותם של שני הכרטיסים יחד אצל מנהלת המחלקה, עלול ליצור

מצב חריג בו יעשה שימוש בכרטיסים ללא אישור מורשה החתימה.

.2.11 לאחר ביצוע התשלום, נשלחים לספקים הודעות באמצעות המייל או

הפקס בדבר ביצוע העברה ופרטיה.

.2.12 כמו כן, הביקורת ממליצה כי מורשי החתימה יחזיקו בכרטיסי החתימה

הדיגיטלית.

.2.12 מומלץ כי ההעברה תבוצע ממחשבים של המורשים, באם אין אפשרות,

על הגזבר להיות נוכח בעת ביצוע העברה בפועל .

.2 תיאור תהליך אישור התשלום לספקים במחלקת הגזברות

עמוד 13 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 14

.2.1 כל אחת ממחלקות העירייה מעבירה אל מחלקת הגזברות מסמך

"הוראתתשלום" בליווי חשבונית ספק. בהוראת התשלום מפורטת בקשת

המחלקהלביצוע התשלום ומהות השרות אשר התקבל מהספק ובגינו

נדרש התשלום.

.2.2 מנהל המחלקה המבקשת את ביצוע התשלום מאשר בחתימתו על הוראת

.2.2 התשלום את קבלת השירות או הטובין.

.2.2 במחלקת הגזברות המקבלת את הוראות התשלום מתבצעות הבדיקות

הבאות:

.2.2.1 בדיקת קיום מסמכים נדרשים בצירוף להוראת התשלום כגון

חשבונית מקור.

.2.2.2 בדיקת קיום תקציב.

.2.2.2 בדיקת קיום הזמנה או שריון תקציבי מאושר.

.2.2.2 בדיקת קיום הסכם חתום עם הספק (במידה ורלוונטי) .

.2.2.2 זיהוי הספק ומספר שלו בהנהלת החשבונות.

.2.2.2 בחינת קיום אישורי ניהול ספרים ואחוזי ניכוי במקור נדרשים.

.2.2 לדעת הביקורת יש לעגן תהליך זה בנוהל החדש כשזה יתפרסם וזאת על

מנת למסד את התהליך בצורה מסודרת.

עמוד 14 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 15

.2 תנאי התשלום

.2.1 בטיוטת נוהל התשלומים(נוהל )141-02 שהועברה לביקורת לא קיימת

התייחסות לתנאי התשלום לספקים. להלן ציטוט מטיוטת הנוהל:

"לאחראישורוחתימתמורשיהחתימה,מנהלהחשבונותהאחראיתלתשלומיספקים

תעביראתקובץהמס"בבמס"בל10ול(13תברי"ם)שלכלחודשבהתאםלתנאי

התשלום".

.2.2 על פי שיחה עם גזבר העירייה למרבית הספקים תנאי התשלום הינם

שוטף+.100

.2.2 ישנם ספקים שתנאי התשלום שלהם שונים וכי יש אפשרות לספקים

לפנות להקדמת תשלום כבקשה לגזבר, הגזבר שוקל את הבקשה ובמידה

ומאשר מפחית מס' אחוזים מהתשלום כתנאי לקידום.

.2.2 בבדיקה מול מנהלת החשבונות נמסר כי הגזבר מפחית בין%1%-5 כתנאי

לקידום תנאי התשלום.

.2.2 השיקולים בהחלטה של גזבר העירייה להקדמת התשלום היא איכות

עבודת הספק, שביעות הרצון מעבודתו והיקף עבודתו עם הרשות.

.2.2 הביקורת מעירה כי קידום תשלומים אינו מוגדר בנוהל התשלומים.

.2.2 להלן נתוני התשלום של מקרים שנדגמו:

עמוד 15 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 16

.2.3 הביקורת מעירה כי יש לקבוע נוהל ברור בדבר קידום תשלומים המציג

קריטריונים אחידים וברורים ועל הספקים להיות מודעים לאפשרותם

לבקש הקדמת תשלום.

.2.3 הביקורת ממליצה לשקול ולשאוף לצמצום אשראי התשלומים לשוטף

,30/60 דבר שלדעת הביקורתיגרום להוזלה בהצעות המחיר מצד

הספקים.

עמוד 16 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 17

.3 פתיחת כרטיסי ספק

.3.1 בעת פתיחת ספק חדש נדרש לקבל מספר אישורים בהתאם לפקודת מס

הכנסה, לרבות: אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס ופרטי חשבון של

הספק להעברה מגובים באישור מהבנק או תשלום צק.

.3.2 ישנה חשיבות רבה בקבלת אישור מהבנק או צילום צ'ק כהוכחה לפרטי

החשבון, וזאת כדי לקבל אישור מגורם מוסמך וגם כדי לא לגרום טעיות

בהעברת הכספים.

.3.2 הביקורת בדקה 10 מקרים בדבר המצאות אישור מהבנק או צילום צק

כאישור לפרטי החשבון.

עמוד 17 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 18

.3.2 מהטבלה האמורה עולה כי לא קיימת אחידות בדבר הטפסים בעת פתיחת

כרטיס ספק.

.3.2 לדעת הביקורת יש לדרוש מהספק למלא טופס פרטים מובנה של העירייה

שייחתם על ידי מורשי החתימה של הספק בצירוף חותמת החברה.

.3.2 כמו כן, מומלץ לבקש מהספק לצרף צילום צק או אישור מהבנק בדבר פרטי

החשבון אליו יש להעביר כספים.

עמוד 18 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 19

.3 הוראות קבע

.3.1 הביקורת בדקה 4 הוראות קבע קיימות באופן מדגמי,

.3.2 האם קיים חוזה בתוקף, האם החשבוניות מאושרות ע"י מנהל המחלקה

הרלבנטי, האם הסכום לתשלום נבדק ע"י המחלקה ותואם הסכם.

א. חוזה לאספקת שירותי שמירה באזור התעשייה

 החברה- התאמה השמה ומידע בע"מ.

 חוזה מיום ,26/8/2012 על פי החוזה תקופת ההתקשרות הינה מ5/2012

ועד כניסת זוכה במכרז 33/2012 לעבודה באזור תעשייה.

 חיוב מבוצע דרך החברה לפיתוח משאבי אנוש של השלטון המקומי.

 נמצא כי קב"ט העירייה חותם על החשבונות.

ב. הוט מערכות תקשורת בע"מ

 לא נמצא חוזה או הצעת מחיר .

 היקף חיוב חודשי 1160 ₪ בגין 11 אתרים.

 נמצא כי מנהל מערכות המידע חותם על החשבונית.

ג. אסקו ישראל שירותי חשמל ואנרגיה

 הסכם הינו מ,03/2008 תקופת ההתקשרות 10 שנים.

 החשבונית אינה מאושרת על ידי אף גורם.

 לא נמצא כי הנהלת חשבונות מבצעת בדיקה בדבר תחשיב החיוב,

 על פי החוזה אסקו למעשה מספקת חשמל בתעוז מתח נמוך למתחם

והחיוב נעשה על פי תעריף חברת חשמל בניכוי מס אחוזים- על פי

תקופות.

 על פי החוזה היה על אסקו לחייב על פי תעריפי חברת חשמל בניכוי %,2

הביקורת בדקה ומצאה התאמה לתעריפי חברת חשמל המפורסמים, אך

לא מובן אופן חישוב ההנחה שניתנה על סך -407.21 המהווים %1.3 ולא

%2 הפחתה.

ד. בזק- עלויות תקשורת

 לא הומצא לידי הביקורת חוזה.

 החשבונית נחתמת על ידי מנהל מערכות מידע.

.3.2 לדעת הביקורת יש להקפיד כי על כל חשבונית יחתום המנהל האחראי

לתחום וזאת גם בהתאם לטיוטת נוהל שהוצגה לביקורת.

.3.2 הביקורת מעירה כי יש להימצא במחלקה חוזים בגין כל הוראת קבע בחשבון.

עמוד 19 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 20

.3.2 הנהלת החשבונות חייבת לבדוק סכום שחויב בבנק והתאמתו לחוזה.

.13 מידע המפורסם באתר העירוני

.13.1 באתר העירייה קיימים פרטי מנהלת המחלקה.

.13.2 לא נמצא כי באתר קיים מידע בדבר שעות קבלת קהל בהם ניתן לפנות לצורך

בירורים.

.13.2 הביקורת ממליצה להוסיף מידע באתר בדבר פעילות המחלקה , המידע יכלול

שעות קבלת קהל ומיקום המחלקה ותאור תפקידי המחלקה.

להלן סיכום הממצאים וההמלצות

רקע כללי

הרשות המקומית אחראית על מתן שירותים לתושביה לרבות-הפעלת מערכת חינוך

ורווחה, תרבות, תברואה, גינון ועוד.

לביצוע פעולות אלו נדרשת העירייה להתקשר עם ספקים ונותני שירותים לצורך ביצוע

חלק מהעבודות.

רשות מקומית כגוף ארגוני חשופה לסיכונים שונים, כאשר אחד ממוקדי הסיכון

המרכזיים הוא ניהול המערך הכספי. טיפול נאות בנושא זה עלול לחסוך נזקים כלכליים,

נזקים משפטיים תדמיתיים ועוד. תחום הטיפול בהזמנות, בספקים/קבלנים ובתשלומים

להם, מהווה חלק חשוב בתחום זה.

פרק 1 היחידה המופקדת על ביצוע התשלומים הינה יחידת התשלומים, אשר מתפקידה

לבדוק, לבחון ולאשר את כל התשלומים ובסוף התהליך לשלם אותם לכל הזכאים,

לעובדים, לנותני שירותים ולספקים.

הצלחתה של היחידה במילוי משימותיה השוטפות הינה ערובה ליעילות העבודה ואיתנותה

של העירייה.

1 נהלים (פרק 2 לדו"ח המלא)

1.1 הביקורת מעירה כי טיוטת הנוהל טרם אושרה ע"י היועמ"ש והנהלת

העירייה.

1.2 הביקורת ממליצה להעביר את טיוטת הנוהל לידיעת כל הנוגעים בדבר,

הגם שזה טרם אושר בהנהלת העירייה.

עמוד 20 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 21

2 הגדרת, חלוקת תפקידים ורמות הרשאות (פרק )3

2.1 מבדיקת הביקורת עולה כי בחלוקה הנוכחית לא נשמר עקרון הפרדת

תפקידים וסמכויות, כמפורט להלן:

2.1.1 מספר מנהלות חשבונות אחראיות הן על קליטת הזיכויים והן על

הפקת קובץ לתשלום.

2.1.2 נמצאו מספר מנהלות חשבונות שמטפלות בתשלומים בעלות גישה

לכרטיסי הספקים ולשינוי פרטי התשלום של הספק.

2.1.3 למספר מנהלות חשבונות ישנה גישה כוללת למערכת, ללא כל הגבלת

הרשאות ולא רק למנהלת החשבונות הראשית שהינה גם מנהלת

המחלקה.

2.2 הביקורת ממליצה כי יש לקבוע עובדת לפתיחת ספקים ושלעובדת זו לא

יהיו הרשאות לכל נושא התשלומים.

2.3 עוד ממליצה הביקורת כי יש לבצע הפרדה בין הגורם שקולט זיכויים לבין

מי שעוסק בתשלומים בפועל.

3 התפלגות אמצעי התשלום (פרק)4

3.1 הביקורת ממליצה כי יש לקבוע עובדת לפתיחת ספקים ושלעובדת זו לא

יהיו הרשאות לכל נושא התשלומים.

3.2 עוד ממליצה הביקורת כי יש לבצע הפרדה בין הגורם שקולט זיכויים לבין

מי שעוסק בתשלומים בפועל.

3.3 מבדיקתנו עולה כי %78 מהתשלומים מתבצע באמצעות מסב(מערכת

סליקה בנקאית).

3.4 לשימוש במערכת מס"ב קיימים יתרונות רבים- יעילות, דיוק,מהירות.

3.5 הביקורת מציינת לטובה נושא זה וממליצה להמשיך ולפעול ככל הניתן

להפחתת השימוש בצ'קים.

4 תהליך התשלום לספקים (פרק )5

4.1 מבדיקת הביקורת עולה כי לא נמצא קיים תיעוד לקבצים שהינם חתומים

על ידי מורשי החתימה.

עמוד 21 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 22

4.2 לדברי מנהלת המחלקה הקובץ לא תמיד נחתם על ידי המורשים על גבי

הקבצים והיא מסתפקת באישור הגזבר אליה, בין בישיבה עמו ובין

באמצעות אישור טלפוני.

4.3 הביקורת מעירה כי מנהלת המחלקה לא מחתימה את מורשי החתימה על

קבצי העברות.

4.4 בנוסף הביקורת ממליצה כי יש לתעד את מסמכי העברות החתומים בקלסר

על פי תאריך ההעברה.

4.5 מבדיקת הביקורת עולה כי לא נמצא קיים תיעוד לקבצים שהינם חתומים

על ידי מורשי החתימה.

4.6 לדברי מנהלת המחלקה הקובץ לא תמיד נחתם על ידי המורשים על גבי

הקבצים והיא מסתפקת באישור הגזבר אליה, בין בישיבה עמו ובין

באמצעות אישור טלפוני.

4.7 הביקורת מעירה כי מנהלת המחלקה לא מחתימה את מורשי החתימה על

קבצי העברות.

4.8 בנוסף הביקורת ממליצה כי יש לתעד את מסמכי העברות החתומים בקלסר

על פי תאריך ההעברה.

4.9 כמו כן, הביקורת ממליצה כי מורשי החתימה יחזיקו בכרטיסי החתימה

הדיגיטלית.

4.10 מומלץ כי ההעברה תבוצע ממחשבים של המורשים, באם אין אפשרות, על

הגזבר להיות נוכח בעת ביצוע העברה בפועל .

5 תיאור תהליך אישור התשלום לספקים במחלקת הגזברות (פרק )6

5.1 לדעת הביקורת יש לעגן תהליך זה בנוהל החדש כשזה יתפרסם וזאת על

מנת למסד את התהליך בצורה מסודרת.

6 תנאי התשלום (פרק)7

6.1 על פי שיחה עם גזבר העירייה למרבית הספקים תנאי התשלום הינם

שוטף+.100

6.2 ישנם ספקים שתנאי התשלום שלהם שונים וכי יש אפשרות לספקים לפנות

להקדמת תשלום כבקשה לגזבר, הגזבר שוקל את הבקשה ובמידה ומאשר

מפחית מס' אחוזים מהתשלום כתנאי לקידום.

6.3 בבדיקה מול מנהלת החשבונות נמסר כי הגזבר מפחית בין%1%-5 כתנאי

לקידום תנאי התשלום.

עמוד 22 מתוך 23 דוח מערך התשלומים

עמוד 23

6.4 הביקורת מעירה כי קידום תשלומים אינו מוגדר בנוהל התשלומים.

6.5 הביקורת מעירה כי יש לקבוע נוהל ברור בדבר קידום תשלומים המציג

קריטריונים אחידים וברורים ועל הספקים להיות מודעים לאפשרותם

לבקש הקדמת תשלום.

6.6 הביקורת ממליצה לשקול ולשאוף לצמצום אשראי התשלומים לשוטף

,30/60 דבר שלדעת הביקור תגרום להוזלה בהצעות המחיר מצד הספקים.

7 פתיחת כרטיסי ספק (פרק )8

7.1 לדעת הביקורת יש לדרוש מהספק למלא טופס פרטים מובנה של העירייה

שייחתם על ידי מורשי החתימה של הספק בצירוף חותמת החברה.

7.2 כמו כן, מומלץ לבקש מהספק לצרף צילום צק או אישור מהבנק בדבר פרטי

החשבון אליו יש להעביר כספים.

8 הוראות קבע (פרק )9

8.1 לא נמצאו חוזים לבזק ולחברת הוט.

8.2 החשבוניות של חברת אסקו ישראל אינן מאושרות על ידי אף גורם ברשות,

הנהלת חשבונות אינה מבצעת בדיקה בדבר החיוב וההנחה שנתן הספק

מתעריפי החשמל אינה תואמת לחוזה.

8.3 לדעת הביקורת יש להקפיד כי על כל חשבונית יחתום המנהל האחראי

לתחום וזאת גם בהתאם לטיוטת נוהל שהוצגה לביקורת.

8.4 הביקורת מעירה כי יש להימצא במחלקה חוזים בגין כל הוראת קבע

בחשבון.

8.5 הנהלת חשבונות חייבת לבדוק סכום שחויב בבנק והתאמתו לחוזה.

9 מידע המפורסם באתר העירוני (פרק )10

3.1 הביקורת ממליצה להוסיף מידע באתר בדבר פעילות המחלקה , המידע

יכלול שעות קבלת קהל ומיקום המחלקה ותאור תפקידי המחלקה.

עמוד 23 מתוך 23 דוח מערך התשלומים