מסמך הדו"ח (ללא שנה) - qbialik

עמוד 1

עיריית קרית ביאליק Bialik Qiryat of unicipality

היחידה לביקורת פנים ופניות הציבור

רחוב שד' ירושלים ,16 קרית ביאליק 27100

טלפון: 04-8780813 פקס: 04-8732130

פרק ב': מעקב אחר טיפול תיקון ליקויים

)דוחות מבקר העירייה(

במהלך שנת 2005 ובשנת 2006 ביצע מבקר העירייה דוחות ביקורת.

להלן הערות הביקורת המתייחסות על מעקב אחר תיקון ליקויים בעירייה:

עמוד 2

עמוד 3

חוק חופש המידע

.1 העירייה מרכזת מידע רב, אשר ברובו עונה על .1 תוקן

דרישות החוק ותקנות חופש המידע, אולם

העירייה אינה מפרסמת דין וחשבון שנתי הגלוי

לעיני הציבור.

.2 מאחר והעירייה לא ריכזה את המידע המצוי

.2 תוקן

ברשותה לדין וחשבון שנתי, לא ניתן לקיים אחר

הוראות סעיף 8ג' לתקנות חופש המידע )העברת

הדו"ח לספרייה העירונית(.

.3 תוקן – העירייה מסרה שכיום כל

.3 העתק מספר חוקי העזר לא הועמד בספרייה

הציבורית. חוקי העזר מצויים באתר האינטרנט של

העירייה.

.4 הביקורת מעירה על כי, לא בוצע פרסום, המיידע

את ציבור תושבי העיר בדבר חוק חופש המידע

.4 לא תוקן

ואופן הפעלתו בידי העירייה. תושבים שאינם

מודעים לחוק ולחידושים בו נפגעים מאי

הפרסום האמור.

הביקורת מציעה כי העירייה תפרסם מודעה

מקיפה בדבר החוק ודרכי הפעלתו בידי העירייה.

.5 לדעת הביקורת, על הממונה להפיץ את החוק

ופרשנותו למנהלי האגפים והמחלקות בעירייה.

.5 לא תוקן

.6 לדעת הביקורת, יש להוציא לפועל נוהל עבודה

מוסדר בדבר הפעלת החוק ולאופן גביית

האגרות.

.6 לא תוקן

עמוד 4

היבטים בנושאי המוכנות למצבי חירום ולמלחמה

.1 הביקורת ממליצה כי יש לנקוט כבר עתה .1 לא תוקן

בפעולות להחזקתם הנאותה של המקלטים

הפרטיים, כמו הציבוריים, ברחבי העיר.

.2 לבצע אכיפה קפדנית של חוק העזר )החזקת

.2 לא תוקן

מקלטים(.

.3 להוציא מכתבי דרישה לבעלי הנכסים )כולל

.3 לא תוקן

חברת "עמיגור"( בהם מקלטים פרטיים לשמור

אותם במצב נקי ותקין המאפשר שימוש בו בכל

עת שיהיה צורך בכך.

.4 לא תוקן

.4 לבצע בדיקות תקופתיות ומדגמיות במקלטים

פרטיים ולהוציא במקום שהדבר מתבקש דרישה

לעשות כל תיקון ושינוי הנחוץ לשם מילוי החובה

לשמור על המקלט במצב נקי ותקין.

.5 לא תוקן

.5 להעניק סמכויות לממונה על הביטחון ושעת

חירום בעירייה לאכוף את חוק העזר העירוני.

.6 יש לבחון הכנת שילוט והכוונה למקלטים

.6 תוקן באופן חלקי –

שיכלול את מספר המקלט ומיקומו ודרכי הגעה.

המקלטים מוספר.

.7 לא קיים נוהל עבודה לטובת החזקת המקלטים.

.7 תוקן

.8 מקלט ציבורי מספר 32 המצוי ברחוב כלניות היו

.8 תוקן

סגור.

.9 לא תוקן

.9 לא קיים מקלט בבית העלמין.

.10 תוקן

.10בשכונת גבעת הרקפות שהינה שכונה חדשה, לא

הותקנה מערכת התראה.

.11 לא תוקן – פיקוד העורף

.11באזור התעשייה לא מותקנת מערכת התראה.

מסר כי קיימת מערכת התראה

.12במשרדי העירייה בשדרות ירושלים קיים חמ"ל

ברפאל הסמוכה לאזור התעשייה.

– מקלט מוגן ומסודר, אולם במחסן העירייה

.12 לא תוקן

ברחוב מנשה ובצור שלום אין מיגון מתאים

לעובדים.

.13יש לפעול להפעלת מרכז חלופי לעובדי העירייה,

.13 תוקן

או לפחות לחלקם, במקום מוגן.

.14עובדי מחלקת הגזברות לא יכלו לקבל קהל

.14 תוקן – הוקם מרכז

ולבצע את עבודתם וזאת עקב היעדר מיגון

חלופי לעובדי הגזברות.

לעובדים ולקהל.

.15יש לפעול בקרב ארגוני המתנדבים באופן יסודי

עמוד 5

ובדחיפות כדי לקבל שמות תושבים בעלי השכלה .15 לא תוקן

בתחומים הרלוונטיים ולגייסם כבר בשגרה.

יישום החלטות המועצה וועדותיה

.1.1 במהלך חודש דצמבר 2007 התבצעה ביקורת בלשכת המנכ"ל, שבחנה

את יישום החלטות המועצה וועדותיה בין השנים .2004-2007

.1.2 הביקורת עקבה אחר יישומן של 15 החלטות/ הודעות שאושרו

בישיבות מועצת העיר בשנים 2004 – .2007

.1.3 במהלך חודש דצמבר 2008 בוצעה בדיקה באם הליקויים שהופיעו

בדו"ח תוקנו. להלן טבלת סיכום ההחלטות/הודעות שנתקבלו וטרם

ייושמו

עמוד 6

להלן הערות נוספות שהופיעו בדו"ח והביקורת בדקה, באם הליקויים תוקנו:

.1 במקרים אחדים, הזמן שעבר מקבלת ההחלטה ועד ביצועה הינו ארוך מאד. –

טרם תוקן.

.2 מהנתונים לעיל, מתקבל הרושם כי מנגנון המעקב הקיים אינו עונה על

הצרכים. בחלק מהמקרים לא מתבצע מעקב כלל והביקורת ממליצה לבחון

היערכות ממוחשבת אחר ביצוע ההחלטות. – טרם תוקן.

.3 הביקורת ממליצה להכין תכנית מעקב אחר ההחלטות המתקבלות בישיבות

המועצה, כך שבכל נקודת זמן ניתן יהיה לשלוף את המידע בדבר מספר

ההחלטות שטרם בוצעו, בעלי התפקידים האמורים לבצען ומשך הזמן שנותר

עד לסיום הביצוע. – טרם תוקן.

.4 הביקורת סבורה כי כאשר מתקבלת החלטה כלשהי יש לקבוע מי אחראי

לדאוג להעברת ההחלטה לידי ביצוע לגורמים המתאימים, כמו גם למעקב

אחר הביצוע. – טרם תוקן.

.5 במקרים בהם החלטות מועצת העירייה מועברות לטיפול בוועדות השונות,

מועצת העיר צריכה לקבל עדכון על ההחלטות שהתקבלו בוועדות גם אם לא

נקבע בוועדה כי הנושא יוחזר למועצה – טרם תוקן.

עמוד 7

ביקורת מעקב אחר ליקויים במתנ"ס צור שלום

.1.1 המתנ"ס ע"ש צור שלום )להלן: המתנ"ס( משמש מוקד קהילתי

לפעולות חברה ותרבות בקרית ביאליק למעלה משלושים וחמש שנים.

.1.2 המתנ"ס פועל במסגרת אגף התרבות של העירייה ומהווה מוקד

קהילתי לתושבי שכונת צור שלום שבצפון העיר.

.1.3 הפעולות מתבצעות בחלקן במישרין ע"י המרכז ובחלקן באמצעות

גורמי חוץ בתנאי שכירות.

.1.4 במהלך חודש מאי ועד יוני 2007 התבצעה בדיקה במתנ"ס צור שלום,

שבחנה את מערך החוגים בין השנים .2003-2006 הביקורת כללה

רשימת חוגים כולל, אישור הסכמים.

.1.5 מטרת הביקורת הייתה לבדוק את אופן ניהולו ותפקודו של המתנ"ס

תוך שימת דגש על היבטים של יעילות ומנהל תקין.

.1.6 במהלך חודש פברואר 2009 בוצעה בדיקה מדגמית לאימות תיקון

הליקויים שהופיעו בדו"ח משנת 2007 ולהלן הממצאים:

עמוד 8

.2 נתוני תקציב מול ביצוע )אלפי ש"ח(

להלן נתונים )על פי נתונים מגזברות העירייה( על הוצאות והכנסות של המרכז:

.2.1 לאורך תקופת הביקורת ניתן לראות כי קיימת מגמה של צמצום

הגירעון במתנ"ס. בשנת 2008 עמד הגירעון על 432 אלף ₪, לעומת 834

אלף ₪ בשנת 2003 )ירידה של %(50 ולעומת 641 אלף ₪ בשנת 2005

)ירידה של %.(34 יש לשים לב כי בשנת 2008 קיים גידול בגרעון

לעומת שנת 2007 בסך 34 אלף ₪.

עמוד 9

.3 להלן נתוני מצבת העובדים במתנ"ס )על פי נתונים ממחלקת כח אדם(

.3.1 לאורך תקופת הביקורת ניתן לראות כי קיימת מגמה של צמצום

העובדים במתנ"ס.

.3.2 לצורך תפעול השוטף של המתנ"ס. מספר העובדים בצוות המנהלה

צומצם מ- 6.7 ל- 3 במהלך השנים .2003-2008

.3.3 צמצום כח האדם העיקרי במתנ"ס נעשה בכמות המדריכים

שהועסקה ע"י העירייה. בתקופה שנבדקה צומצם מספר המדריכים

מ- 14 ל-.4

עמוד 10

.4 תחלופת מנהלים

.4.1 כאמור, בסעיף 1.2 לדו"ח המתנ"ס פועל במסגרת אגף התרבות של

העירייה ומהווה מוקד קהילתי לתושבי שכונת צור שלום שבצפון

העיר. עם זאת בתקופה האמורה מנהל המתנ"ס פעל ישירות מול

מנכ"ל העירייה, בלא שאופשרה התערבות כלשהי מצד מנהלת מחלקת

התרבות. מתיאור עובדה זו עולה, שלא הייתה יד מכוונת הן ברמה

ניהולית והן ברמה מקצועית ממחלקת התרבות, שלכאורה אחראית

על המתנ"ס ופעילותו – תוקן באופן חלקי. כיום המתנ"ס מנוהל

בצורה שוטפת ע"י גברת ש"ש. למרות זאת, לא בוצעה כל חפיפה עם

המנהל הקודם ועדיין אין יד מכוונת שתעזור למנהלת המתנ"ס,

החדשה בתפקידה להתמודד עם הקשיים הניהוליים הקיימים

במילוי תפקידה.

.5 תכנון וביצוע אירועים והפעלת חוגים

.5.1 בסיומם של מופעים ואירועים התקיימה ישיבת צוות, בה סוכם

האירוע. הביקורת ממליצה לסכם את האירועים בטופס הכולל

הוצאות, הכנסות, משוב לפעילות וכד'. לדעת מנהל המתנ"ס יש מקום

להתקין תוכנת חוגים שבאמצעותה ניתן לסכם את האירועים – טרם

תוקן.

.5.2 נושא מתן ההנחות לפעילויות במתנ"ס אינו מוסדר: למרות מסמך

המנכ"ל הקובע את מדיניות ההנחות, לא הייתה הקפדה לתעד את

מתן ההנחות כנדרש – תוקן. בתקופה שבין 9/2008 ועד 3/2009

התקיימו בסה"כ 5 אירועים וכולם שילמו כנדרש. בשתי מקרים בהם

ניתנו הנחות, קיים לכך אישור.

.5.3 לא קיימים תבחינים )קריטריונים( ברורים לצורכי קבלת החלטות

בנוגע להמשך הפעלת החוגים. אי לכך, החלטות בנושא הפעלת חוגים

עמוד 11

)לרבות חוגים מפסידים( מתקבלות על ידי הנהלת המתנ"ס, בהסתמך

על שיקולים חברתיים – קהילתיים. יש להעביר שיקולים אלו

לאחריות מנהלת מחלקת התרבות ו/או למנכ"ל העירייה – לא תוקן.

.5.4 המרכז מכין תכנית עבודה שנתית מפורטת אולם אין מעקב אחר

ביצוע הפעולות המתוכננות והשוואה עם תקופות מקבילות – לא

תוקן.

.5.5 17 מתוך 23 האירועים שהתקיימו במתנ"ס במהלך חודשים דצמבר

2006 ועד מרץ 2007 לא שילמו על השכרת האולם. 6 אירועים שכן

שילמו בגין השכרת האולם, שילמו תשלום חלקי בלבד.- תוקן )ראה

הערה .(5.2

.5.6 לא נתקבל אישור בכתב מאת מנכ"ל העירייה למתן הנחות/אי תשלום

בגין השכרת האולם – תוקן.

.5.7 לא נמצאו חוזים במחלקת התרבות השייכים למתנ"ס צור שלום –

תוקן.

.5.8 המתנ"ס מנוהל ללא מנהל מנובמבר 2006 – תוקן חלקית. המתנ"ס

מנוהל ע"י מ"מ גב' ש"ש.

.5.9 מנהל המתנ"ס פעל ישירות מול מנכ"ל העירייה, בלא שהייתה

התערבות כלשהי מצד מנהלת מחלקת התרבות וזאת עפ"י מדיניות

שבע"פ של מנכ"ל העירייה – תוקן.

.5.10 השכרת האולמות על בסיס אחוזים בוצעה ללא שהוכתבו ע"י העירייה

הקריטריונים לביצוע ההליך הנ"ל – תוקן.

.5.11 יש לבצע שדרוג ממוחשב של תוכנת חוגים, תהליך שהחל לפני במהלך

שנת 2006 וטרם הסתיים – לא תוקן.

.5.12 נמצא מקרה בו המתנ"ס מכר כרטיסים עבור מפעיל עצמאי. בחוזה

ההשכרה אין סעיף המתייחס לנושא של מכירת כרטיסים, גביית

עמוד 12

הכספים, ותשלום דמי עמלה. בפועל המתנ"ס משמש כמפיץ של

כרטיסים עבור אמרגנים מבלי שהדבר מעוגן בהסכם בין המתנ"ס

לבין האמרגן ומבלי שנקבעה תמורה עבור השרות הנ"ל – לא תוקן.