מסמך הדו"ח (ללא שנה) - qbialik

עמוד 1

דוח ביקורת פנימית

בנושא

"התקשרות עם יועצים"

מרץ 2022

1

עמוד 2

תוכן העניינים

נושא עמודים

2

עמוד 3

התרשמות כללית

ממצאי הביקורת מצביעים כי תהליך

ההתקשרות עם יועצים מנוהל

ומפוקח ברמה נאותה. מע ו רת

תשלומים

מורשי תימה

מכר ים ומ יים –

עם זאת, תהליך ההתקשרות עם עמי ה תנ י

יועצים בחברה מצריך הטמעה של

מכר ים ומ יים –

בקרות נוספות. נמצאו מספר ליקויים

הלי המכר

בסביבת הבקרה, אשר תיקונם יסייע

בעמידה בדרישות החברה וציפיותיה.

מכר י ו

נהלים

ירת מ ר יוע ים

בבדיקותינו המדגמיות לא נמצאו

עבירות על החוק וכן לא נמצאו עדויות

לביצוע אי סדרים כספיים.

3

עמוד 4

ניתוח סיבות שורש )Causes (Root

%66.66

מהמלצות

הביקורת

2

(4 במספר)

מתייחסות

למערכי הדרכה 4

ונהלים לא

מספיקים.

%33.33

מהמלצות

הביקורת

(2 במספר)

מתייחסות לרמת

ציות נמוכה

לחוקים, תקנות

ונהלים פנימיים.

4

עמוד 5

מ ו

לבקשת מבקר עיריית קריית ביאליק (להלן: "העירייה") ביצענו בחברה הכלכלית (להלן:

"החברה"), ביקורת בנושא התקשרות מול יועצים וקבלנים אשר מטרתה לבחון את

נאותות תהליך ההתקשרות בעבודה מול יועצים.

מטרת

הביקורת

הביקורת נערכה בין החודשים דצמבר 2021 – מרץ .2022

היקף

הביקורת

קיום שיחות עם גורמי המפתח בחברה, סקירת של מאגר היועצים, בחינת נהלי העבודה,

בחינה של נאותות ההתקשרויות עם יועצים וקבלנים במהלך השנים ,2018-2021 לרבות

תהליך ביצוע המכרזים (זוטא ופומביים) משלב פרסומו, דרך בחירת היועץ ועד אישור

התשלומים.

פעולות

הביקורת

נסקרו מסמכי המכרזים הבאים: הקמת בית ספר בשכונת אפק, מתחם חוויתי, בית ספר

חינוך מיוחד, מגרש סינטטי אורט, תכנון תב"ע אזור תעשייה, הוספת כיתות בית ספר

אורט, יועץ נגישות קרן היסוד ומתחם נינג'ה. בגין הפרויקטים הנ"ל נסקרו המסמכים

הבאים: חוזה חתום, ניסיון והמלצות, ערבות ביצוע, תיעוד פרסום מכרז/פניה לספקים,

אישור קבלת הצעה, תיעוד בדיקת מסמכים, תיעוד הודעת זכיה/אי זכיה, תיעוד ועדת

מכרזים, קיום ביטוח, ערבות בנקאית, יועץ משפטי חיצוני. בנוסף, נסקרו כרטסות

התשלומים, חשבוניות ומעקב אחר אבני דרך, נהלי העבודה ומאגר היועצים של החברה.

מסמכים

שנסקרו

5

עמוד 6

תמ ית מנהלים

6

עמוד 7

תמ ית מנהלים

7

עמוד 8

ר ע

80

8

שרויהות/

חופ

תק

ת ד

ם של ה

התקשרו

פק יחיד

מקרי

מוך/

ס

חול ב

שווי נ

בי

בה

בות

חסוי

ף

רך במקרים בהם אין

רוך מכרז פומבי בשל

הנוגעות לסכום והיק

ההתקשרות

ייע

לע

ה

ט

ת

ת תיעש

בי, למע

מו נסיבו

כלל, כל התקשרו

דרך של מכרז פומ

קרים בהם התקיי

מסוימות

מכב

מכרזים

פומביים בין

השנים -2018

2021

452

יועצים במאגר

נכון ל-

31.12.2021

תהליך התקשרות עם יועצים

רות

ם

ת

ה

4

ת ש

ה כ

ת יל

ע ו

ה

ו

ל

3

מה על רו ו ו

ע ה ע"י ריה

שלי ת הו עות

כייה / י כייה

ר ים תהויו

יע

כים

ממםכ

2

ם וע ת מ

ירת ה

ינת מ

רלוונ יי

יו

ל

י ו

לת

ר /

ומ

מר י

1

ל

כ

נייה

ה עות

ר ום מ

עמוד 9

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.1

נהלים

ממצאים המלצות תגובת החברה

סקרנו את הנהלים הקיימים בחברה אנו ממליצים כי החברה החברה מחויבת ופועלת על פי

בנושא התקשרויות עם יועצים, קיום תעדכן את כלל הנהלים תקנות העיריות ונהלי משרד

מכרזים פומביים ומכרזי זוטא, אשר בהתאם למידת הצורך הפנים. עם זאת, החברה תבחן

עודכנו לאחרונה בשנת .2017 מצאנו כי ותוסיף התייחסות את הצורך בהוספת הנהלים

הנהלים מקיפים את הנושאים לנושאים המוזכרים שהומלצו.

המהותיים בתחומים הנ"ל. לעיל.

מועד ליישום: 31/12/2022

יחד עם זאת, מצאנו כי הנהלים אינם גורם אחראי: מתאמת

מתייחסים לאופן ההתקשרות עם פרויקטים

יועצים בפטור ממכרז, הרכב ועדת

המכרזים, תנאי חילוט ערבות, ניגוד

עניינים ושמירה על סודיות.

בנוסף, מצאנו כי לא קיים בחברה נוהל

סדור בנושא כניסת יועצים חדשים

ועדכון מאגר היועצים.

מצאנו כי לחברה לא קיימות בקרות

שוטפות בדבר ניהול מאגר יועציה

הכוללות: כניסה ויציאה של יועצים

מהמאגר, מעקב אחר יועצים פעילים/לא

פעילים וכד'.

9

עמוד 10

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.2מורשי חתימה

ממצאים

סקרנו את מסמך זכויות החתימה של החברה המתייחס לכל

הוצאה (ספקים, שכר, הצעות מחיר, חוזים וכו').

המסמך עודכן לאחרונה ואושר בישיבת הדירקטוריון בתאריך

.15/02/2021

נמצא כי הפועלות דורשות חתימות של שני גורמים לפחות,

כדלהלן:

.1 פעולות בסכומים של עד 5,000,000 יחתמו ע"י 2 מהגורמים

הבאים:

• חן פרץ – גזבר עיריית קריית ביאליק;

• חיים מור חיים – מנכ"ל החברה.

.2 פעולות בסכומים מעל 5,000,000 יחתמו ע"י 2 מהגורמים

הבאים:

• חן פרץ – גזבר עיריית קריית ביאליק;

• ליאור טרגן – מנכ"ל העירייה וחבר דירקטוריון / אלי

דוקורסקי – ראש עיריית קריית ביאליק ויו"ר הדירקטוריון.

נמצא נאות.

10

עמוד 11

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.3 סקירת מאגר יועצים

ממצאים המלצות תגובת החברה

לא קיים בחברה נוהל סדור בנושא .1 אנו ממליצים לחברה .1 החברה מקבלת את

כניסת יועצים חדשים ועדכון מאגר על הטמעת נוהל סדור ההמלצה ותבצע הטמעת

היועצים. בנושא כניסת יועצים נוהל סדור בנושא.

לחברה קיים מאגר יועצים ל- 40 ענפים חדשים ועדכון רשימת .2 החברה שומרת על עקרון

שונים הכולל 452 יועצים. מצאנו כי היועצים (ראה/י השוויון בין הספקים השונים

המאגר עודכן לאחרונה בסוף שנת .2021 המלצה בפרק .)1 ולכן לא מבצעת מחיקת

.1 ספקים כפולים - מסקירת המאגר ספקים "לא פעילים" ממאגר

מצאנו כי ב-7 מתוך הענפים נמצאו .2 אנו ממליצים לחברה יועציה.

כפילויות ברשימת היועצים, רשימת לנהל קובץ מעקב החברה מקבלת את

כפילויות מצורפת כנספח בדוח, פנימי לצורך ריענון ההמלצה ותנהל קובץ פנימי

בסה"כ נמצאו 11 כפילויות. רשימת יועציה מעת למעקב אחר ספקים.

לעת לשם סיווג תקין

.2 מעקב ספקים "לא פעילים" -

של יועצים (פעיל/לא

מצאנו כי לא מתבצע עדכון ומחיקה מועד ליישום: 31/12/2022

פעיל) וטיפול

של ספקים לא פעילים באופן שוטף.

גורם אחראי: מתאמת פרויקטים

בכפילויות.

בנוסף, מצאנו כי לא קיימת בחברה

הגדרה ו/או פרמטרים לזיהוי יועצים

פעילים/לא פעילים והחברה אינה

נוהגת לעדכן את סטאטוס היועץ

כ"לא פעיל" בגין יועצים שלא בוצעה

עימם התקשרות זמן רב.

לדעתנו, קיום מספר רב של יועצים פעילים

במערכות החברה עימם אין לחברה

פעילות, עלול להוות קרקע פורייה

למעילות והונאות על ידי יצירת פעילות

פיקטיבית עם היועץ.

11

עמוד 12

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.3מכרזים פומביים – עמידה בתנאי סף

ממצאים

עמידה בתנאי הסף מהווה תנאי הכרחי להתקשרות עם יועצים, להלן פירוט

לתנאי הסף במכרזים:

.1 ניסיון בביצוע עבודות דומות בעבר, בהיקף ובגודל.

.2 המלצות ממפעילים קודמים להם בוצעה עבודה.

.3 ערבות ביצוע על סך 100,000 ₪.

דגמנו 4 מתוך 80 מכרזים פומביים שנערכו בין השנים .2018-2021 וביקשנו לבדוק

את עמידת היועצים בתנאי הסף.

במכרזים שנדגמו:

• פרויקט הקמת ב"יס בשכונת אפק;

• פרויקט בית ספר חינוך מיוחד;

• פרויקט מגרש סינטטי אורט;

• פרויקט מתחם חווייתי.

קיבלנו תיעוד לעמידה בתנאי הסף ומצאנו כי המסמכים התקבלו בחברה בזמן,

טרם ההחלטה להתקשרות עם היועץ, והינם שלמים ומקיפים.

נמצא נאות.

לחץ/י כאן לנספח

12

עמוד 13

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.4מכרזים

פומביים – הליך

המכרז

ממצאים המלצות תגובת החברה

מתוך 4 המכרזים הפומביים שנדגמו אנו ממליצים כי החברה מקבלת

ומופיעים בפרק 4 לעיל, ביקשנו לבדוק החברה תשלח הודעות את ההמלצה

את נאותות הליך המרכז, הכולל: זכייה / אי זכייה ותקפיד על

.1 תיעוד פרסום / פניה לספקים; לספקים, טרם חתימת העברות הודעות

.2 אישור קבלת הצעה; החוזה עם הספק זכיה/אי זכיה לפני

.3 תיעוד קבלת מסמכים; הנבחר. חתימה על חוזה

.4 תיעוד הודעת זכיה / אי זכיה; מול הספק הזוכה.

.5 תיעוד ועדת מכרזים;

.6 יועץ חיצוני.

מועד ליישום: מידי

להלן ממצאינו:

גורם אחראי:

• פרויקט הקמת ב"יס בשכונת אפק: מתאמת פרויקטים

• חתימת החוזה נעשתה טרם

קבלת הודעות זכייה/אי זכייה

למגישי ההצעות;

• פרויקט בית ספר חינוך מיוחד:

• חתימת החוזה נעשתה טרם

קבלת הודעות זכייה/אי זכייה

למגישי ההצעות;

• פרויקט מגרש סינטטי אורט –

נאות.

• פרויקט מתחם חווייתי – נאות.

לחץ/י כאן לנספח

13

עמוד 14

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.5מכרזי

זוטא

ממצאים המלצות תגובת החברה

דגמנו 4 ההתקשרויות שבוצעו באמצעות .1 אנו ממליצים .1 החברה מקבלת

מכרזי זוטא בין השנים .2019-2021 להלן כי החברה את ההמלצה.

ממצאינו: תקפיד על .2 החברה מקבלת

.1 תכנון תבע אזור תעשייה: תיעוד כל את ההמלצה

• החברה בחרה שלא לקבל ייעוץ המסמכים ותעגן בנוהל את

משפטי חיצוני טרם בחירת הספק הרלוונטיים סוגי המקרים

הזוכה, ללא תיעוד הסבר ההחלטה. לבחירת בהם יש להיעזר

.2 כיתות בית ספר אורט: הספק הזוכה. בייעוץ משפטי.

• החברה בחרה שלא לקבל ייעוץ .2 אנו ממליצים

משפטי חיצוני טרם בחירת הספק כי החברה מועד ליישום:

הזוכה, ללא תיעוד הסבר ההחלטה. תעגן בנוהל 31/12/2022

.3 יועץ נגישות קרן היסוד: סדור את

גורם אחראי: מתאמת

• החברה בחרה שלא לקבל ייעוץ הצורך

פרויקטים

משפטי חיצוני טרם בחירת הספק בשימוש

הזוכה, ללא תיעוד הסבר ההחלטה; בייעוץ משפטי

• לא נמצא תיעוד של פרוטוקול בדיקת חיצוני לצורך

מסמכים חתום המועבר לוועדת סקירת תהליך

המכרזים לאישור ההצעה הזוכה. המכרז.

נציין כי לא הוגדר בנהלי העבודה של החברה

הצורך בשימוש ביועץ משפטי חיצוני לצורך

סקירת תהליך המכרז. עם זאת, החברה

נעזרת בייעוץ כאשר רואה צורך בכך.

.4 מתחם נינג'ה:

• חתימת החוזה נעשתה טרם קבלת

הודעות זכייה/אי זכייה למגישי

ההצעות.

לחץ/י כאן לנספח

14

עמוד 15

ממ ים, המל ות ות ו ת ה רה

.6מעקב ובקרת תשלומים

ממצאים

לדגימה שנערכה בפרקים הקודמים, ביקשנו לקבל את כרטסות התשלומים לאותם

ספקים. סקרנו את התשלומים שבוצעו ודגמנו 22 תשלומים בין השנים ,2019-2022 להלן

ממצאינו, המתייחסים לכלל הדגימות:

• לכל פרויקט קיים תקציב בלתי רגיל ("תב"ר") משלו אליו משויכים התשלומים בעת

אישור התשלום לפי מספר תב"ר.

• החברה מקבלת שירותי פיקוח חיצוניים אשר מפקחים ומאשרים את ביצוע עבודות

הקבלן טרם אישורי התשלומים.

• החברה משלמת לספקים השונים לפי קצב השלמת הפרויקט כאשר סעיפים שונים

מהפרויקט מאושרים באופן חלקי/מלא.

• בעת אישור התשלומים קיים מדרג אישורים הכולל את אישורו של המפקח חיצוני,

מנהל פרויקטים בחברה ומנכ"ל החברה.

• קיבלנו מהחברה את פירוט אבני הדרך לפרויקטים שונים כאשר ניתן לזהות כי החברה

מנהלת את רישום אבני הדרך בצורה מסודרת ומראש לפי פירוט הליך העבודה לכל

אבן דרך.

• עבודות נוספות ותהליכים חריגים מוכנסים גם הם לפירוט התשלום של אבן הדרך

כאשר ישנו פירוט מלא לכל חריג שנוסף.

• באם ישנן הערות חריגות או פעולות נדרשות לביצוע טרם העברת התשלום מנכ"ל

החברה רושם בכתב יד את החוסרים הדורשים טיפול.

נמצא נאות.

15

עמוד 16

ה הרה לע ו ת י ורת נימית

הת ם לנוהלי רשת Thornton Grant ה ינ"ל ה נו רים, מ ור ים מכת נו ה ה הרות

ו יי ים ל ו , שר מהווים ל לתי נ ר הימנו.

.1 ה ו נער ל שתכם מ רת עילות ה "מ ל י ת ת ינות עילות ה רה הת ם

להור ות ו ה רות תשנ" - 1999 ול ור הנוש ים שהו רו על י י רתכם המ ריכים

ת עילותנו. ו ה מו ל ור לנוש ה ו .

.2 כתמי , ה י ורת ה נימית ו ה נערכה על י ת ני י ורת נימית מ ו לים, שר

ננ ו הת ם לנ י ות. ל י מ רים הם ו עו ימות, נ יין כי מ ו ייה של י ה

מ מית, לעיתים יכולה להיוו ר עות ימה ויש ל ת ת ש ון הערכת ממ י

ה י ורת. כמו כן, מע ם עה של י ה מ מית, ין יכולתה ל תר ת כל המ רים

הל ויים. מ רת ה י ורת ה נימית הי ר ש ו ר שונה ל תר ת ה ר ות העי ריות

מער ה רה ה נימית ול ל תר ו ל לות מעילות והונ ות. נ יין כי ל יתורן של

מעילות ו י רים כ יים רים מ ו ה, נ רשת עריכת י ורת מיו ת (" י ורת

ירתית"), שר ר י ועה שונה מ ו של י ורת נימית ר ילה, ו שר ל הת שה

מ תנו.

.3 מו הר כי שירותי ה י ורת המוענ ים על י ינו, ין היתר מ רת ו ה, הינם שירותי

ייעוץ ל ו ינם מ ים שירותים הכרוכים מתן וות עת ("Assurance") כלומר,

ה י ה ש ו עה ינה י ורת ש ונ ית על י ת ני י ורת מ ו לים ו י לכ יננו

ר ים על נתונים כ יים שהו ו על י י הנהלת ה ר ון ומו ים ו . ה ריות על

מהימנות המי ע שנמ ר לנו לה על ה רה ל ו ריותנו מו לת ור ל י וע

ינה מ ועית של ותם נתונים שהו ו וכ י שהו ו.

.4 יתכן וכ ל מהע ו ה התיי נו למ מכים מש יים שנו ו על י י ה רה ו/ ו יוע יה

המש יים. למען ה ר , למרות שהשתמשנו מות מי ה מ ועיות ונ נו הירות

מ ועית, ין לר ות ע ו תנו יעוץ מש י, ו יננו ר ים על כל נ ו ה שעלול

להי רם כתו ה מ ם ני ו ם ו/ ו הכנתם ו/ ו הו תם ל ה ועל של מ מכים לו.

.5 כ"כ מו הר כי הנהלת ה רה הי ו ש ר ית על מער ה רה ה נימית רה, על

יישום המל ותינו, והת מתן לשינויים ר וניים מי ה וי ולו. יננו ר יים ליישום

ההמל ות, ולם נו עשויים ל ו ת יישומן, ם נת ש לעשות כן.

.6 ו ה נוע לשימושה ה לע י של ה רה, ו ין לה י ו ו לה י ו ני ורם י וני כלשהו,

מ לי ל ל לכ ישור מר ש מ תנו.

.7 מו הר כי ת ני י ורת מ ו לים מ יי ים ותנו לשמור העת ים של ניירות הע ו ה

ו ומרים התומכים ו ה. ין ה ר ורע מ ו ת ה ו יות ה לה עלינו, ולת ם ני רש

ל ילוי ל ור מילוי ת י נו, כנ רש ו , ו ם ה ילוי יי רש על י כל ין.

.8 ככל הי וע לנו, ל מת יימים נ י ות של ני ו עניינים שרי ו יעה י תלות, ול

מת יימות ות ר לו כה רתם ת נות רו י ש ון (ני ו עניינים ו יעה י תלות

כתו ה מעי ו ר), תש " - ,2008 והנכם מת שים למ ור לנו כל מי ע שיש ו

לה יע על שש ל יום ני ו עניינים שכ ה.

(*) ה הרה ו מ ור ת ר ע ל ו ות י ורת נים המ ו עים על י ינו, והי מהווה ל מת ני ה יכות של הרשת

ה ינל ומית ה נו רים, Thornton .Grant

16

עמוד 17

נ ים

.4 מכרזים פומביים – עמידה

בתנאי סף

ערבות

שם הפרויקט קבלן מבצע חוזה חתום תאריך חתימת החוזה ניסיון והמלצות

ביצוע

17

עמוד 18

נ ים

.5 מכרזים פומביים -

הליך המכרז

תיעוד ערבות

אישור תיעוד

חוזה תאריך חתימת הודעת בנקאית

שם הפרויקט קבלן מבצע קבלת בדיקת ביטוח

חתום החוזה זכייה / אי לאחר

הצעה מסמכים

זכייה זכיה

18

עמוד 19

נ ים

.6 מכרזי

זוטא

19