דוח פתוח פרויקטים מערכות מידע

-בלמ"ס-

.1כללי

במסגרת תכנית הביקורת לשנת 2021נבדק נושא תהליכי פיתוח וביצוע פרויקטים,

באגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרד לביטחון פנים (להלן" :המשרד").

הביקורת נערכה במהלך החודשים יולי -נובמבר 2021ובמהלכה התקיימו פגישות

ושיחות עם מנהלת תחום יישומים ,ראשי צוותים ,מנהל פיתוח ואנשי תשתיות.

התייחסותו של אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע לטיוטת הדוח התקבלה בתאריך

20בדצמבר .2021

מטרות הביקורת

בחינת אפקטיביות תהליך הפיתוח באגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע וניהול

הפרויקטים ,בהתאם למתודולוגיה של ניהול מחזור חיים ,הכוללת התייחסות

לשלבים השונים במחזור החיים של פיתוח התכנה.

איתור נקודות תורפה בתהליכים ובבקרות ,ומתן המלצות לשיפורם.

.2תכנית הביקורת:

2.1תהליך הייזום

בחינת ביצוע בדיקות היתכנות לכדאיות ביצוע הפרויקט.

בחינת הערכת עלות וניתוח תועלת צפויה מהפיתוח (.)ROI

2.2תהליך הגדרת דרישות

בחינת קיומם ,שלמותם ואישורם של מסמכי אפיון.

בחינת מעורבותם של הגורמים העסקיים ומשתמשי הקצה בתהליכי האפיון.

2.3ניהול הפרויקט

בדיקת הגדרת מסגרות לוחות זמנים ומשאבי פתוח נדרשים ,ביחס להיקף

המשימות ולמורכבותן.

בחינת המעקב שוטף אחר התנהלות הפרויקט בהיבטי לו"ז ,תקציב ותכולה.

בחינת דיווח (עובדים) ומעקב אחר ההשקעה בפרויקטים השונים ,בהיבטי כוח

האדם.

בדיקת תהליכי ניהול השינויים בפרויקטים.

2.4תהליך הפיתוח

בחינת שימוש ברכיבי תכנה תשתיתיים לשימוש כלל צוותי הפתוח.

זיהוי עיכובים וצווארי בקבוק.

1

-בלמ"ס-

2.5תהליך הבדיקות

בחינת שלמות תהליכי הבדיקות.

בחינת שימוש בכלים אוטומטיים לבצוע הבדיקות.

2.6איכות הפרויקט

בחינת זמנים מסיום תהליך הפיתוח עד לעליה לאוויר.

ניתוח כמויות תקלות המתגלות בייצור.

ניתוח תקלות חוזרות (.)Re open

בחינת פיתוחים המוחזרים לפיתוח משלבי בדיקות ולאחר עליה לאוויר.

2.7הפקת לקחים

בחינת ביצוע תחקיר ותהליך הפקת לקחים שוטף.

בחינת תהליכי הפקת לקחים רוחביים .זיהוי כשלים ,חוסר יעילות עמידה ב

ROIועוד.

בחינת הלימה בין תכנון לביצוע בהיבטי לו"ז ,תכולה ותקציב (כו"א).

.3רקע

אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע מספק שירותי פיתוח המשרתים את עובדי המשרד

לצרכי עבודתם וממשקי עבודה מול גופי הסמך והיחידות הקשורות ,ובפרט אל

משטרת ישראל ,שירות בתי הסוהר ,ומערך הכבאות וההצלה.

במהלך הביקורת התקיימו שיחות עם מספר משתמשי מפתח מיחידות שונות

(מוזכרים במהלך הדו"ח) .

הביקורת מבקשת לציין את רמת שביעות הרצון הגבוהה של משתמשי המשרד

מאיכות תוצרי הפיתוח ורמת התמיכה לה הם זוכים מאגף טכנולוגיות דיגיטליות

ומידע.

.4מבנה ארגוני

אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע מחולק לשני תחומי פעילות מרכזיים ,תחום

תשתיות האחראי לתשתיות המחשוב וליישום אבטחת המידע במשרד (בהנחיית מנהל

תחום הגנת המידע והסייבר) ,ותחום היישומים.

הביקורת התמקדה בתהליכי הפיתוח של צוות היישומים.

להלן מבנה ארגוני של תחום היישומים :

2

-בלמ"ס-

תחום היישומים מתחלק למספר צוותים .צוותים מרכזיים בתחום היישומים הם:

צוות "םםםםם" האחראי למערכת שמתעדת את כלל כלי הירייה והתחמושת

בארץ ,וכן מנהל את תהליך קבלת הרישוי לכלי נשק פרטי וארגוני.

צוות "םםםם" האחראי לפיתוח שאר המערכות במשרד ובפרט:

מערכת "םםם" לקידום קשרי חוץ של המשרד.

מערכת "םםם" האחראית לניהול תהליכי עבודה הנוגעים לעובד החל

מקליטתו ועד עזיבתו.

מערכת םם"ם לניהול פעילות אגף הביקורת במשרד.

מערכת "םםם" האחראית לניהול תהליכי אכיפת פינוי מבניה שאינה

חוקית.

מערכת לניהול תלונות הציבור.

מערכת לניהול קבילות שוטרים וסוהרים.

מערכת לניהול ידע.

צוות BIהאחראי לפתוח מערכת םםםםם -כלי ניהול מרכזי המאפשר ניתוח

וקבלת החלטות תפעולית עבור הרשות לביטחון קהילתי ,אגף כלי ירייה ומנהלת

דרום ,על בסיס מידע שמקורו במערכות המידע הפנים ארגוניות ובממשקים

ממערכות חיצוניות.

.5מסגרת ניהולית – תכניות עבודה ומסגרת תקציב

פעילות הפיתוח של אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע נדרשת להתבצע על בסיס תכנית

עבודה ,במסגרת תקציבית שהוקצתה לפעילויות השונות.

הביקורת בחנה את נאותות המסגרת הניהולית לפיתוח היישומים של האגף

בהיבטים הבאים:

.1קיומה של מסגרת תקציבית לפעילות הפיתוח באגף.

.2קיומן של תכניות עבודה.

.3קיומה של וועדת היגוי לנושאי מחשוב.

ממצאי הביקורת

האגף פועל ע"פ תכנית עבודה שנתית מאושרת .סטאטוס התכנית מדווח במסגרת

דיווח חצי שנתי על עמידה בתכנית העבודה .בנוסף ,מדווחת התקדמות של

פרויקטים מרכזיים (דוגמת פרויקט שירלי -החלפת מכשירי הטלפון למכשירים

המבוססים תקשורת )IPבמסגרת וועדת היגוי ענ"א משרדית.

3

-בלמ"ס-

תכנית העבודה מבוססת על מסגרת תקציבית מאושרת ברמת המשרד .בהמשך,

במסגרת ישיבות דיווח חצי שנתיות ,וועדות ההיגוי ובמסגרת ישיבת מעקב שנתית

("סגירת שנה") ,מוצגים נתוני ניצול התקציב.

וועדת היגוי לנושא מחשוב ,בראשות מנכ"ל המשרד ,נדרשת להתכנס ,בהתאם

להחלטת הממשלה מס' ,2097מתאריך ,10.10.2014אחת לחצי שנה .ואולם,

הוועדה לא התכנסה החל מחודש אוגוסט .2020וועדת ההיגוי מהווה את הפורום

בו אמורות להבחן כלל פעילויות האגף תוך ניתוח עיכובים ,סיכונים ,סדרי

עד יפויות ועוד .נושאים מהותיים לפעילותו התקינה והיעילה של האגף.

המלצות

.1הקפדה עם התכנסותה של וועדת היגוי לנושאי מחשוב בתדירות שנקבעה ע"פ

הוראות הממשלה.

4

-בלמ"ס-

.6תהליכי ייזום ,תעדוף ונהול שינויים

תהליך הפיתוח וניהול השינויים מגדיר את מחזור חיי השינויים בהתאם לשלבים

הבאים:

•הבניית דרישות

•הגדרת מטרות

•הגדרת אבני דרך

ולוחות זמנים

•תכנון לוחות זמנים

•הקצאת משאבים

•תעדוף

•ניהול סיכונים

•נושאי אבטחת מידע

•פיתוח תוצרים

בהתאם לתכנית

העבודה

•בדיקות מסירה

•בדיקות קבלה

•בדיקות רגרסיה

•בדיקות אבטחת מידע

•הצגת תכנית

עליה לאוויר

•הפקת

לקחים

הביקורת בחנה את נאותות תהליכי הייזום והתעדוף בשלבי הכנת תכנית העבודה

ובשלבי יישום התכנית ,תוך התייחסות להיבטים הבאים:

.1שלמות תהליך הייזום.

.2תהליך תעדוף המשימות.

ממצאי הביקורת

מתבצע תהליך ייזום המתבסס על תבנית ייזום לפרויקטים בתחום מערכות מידע.

עבור פרויקטים מרכזיים (םםםםם םםםםם "םםם") מלווה מסמך הייזום

במצגות משלימות.

תעדוף הצרכים השונים אינו מתבסס על מתודולוגיה הניתנת לבחינה ולבקרה.

בפועל ,צרכים מהותיים םםםםם םםםם םםםםם "םםם" לטובת קבלת מוצב

תמונת מצב עדכנית על הבניה הלא חוקית ,לא קיבלו מענה בשנתיים האחרונות,

ונתוני התצ"א הקיימים במערכת נכונים םםםם םםםם .אי קיום תהליך מובנה

של תעדופים חושף את המשרד למתן עדיפות לפיתוחים שחשיבותם פחותה ביחס

לפיתוחים נדרשים אחרים.

5

-בלמ"ס-

לא קיים תהליך משרדי מתודי של ניהול שינויים בתעדופים .במהלך שנת 2020

בוצע שינוי תעדוף במהלך השנה ,וצוות "םםםם" נדרש היה להסיט את כלל

משאבי הפיתוח למערכת "םםם" .גם פיתוחן של מערכות ששלב פיתוחן הסתיים

הוקפא ,והן לא עלו לאוויר .עובדה זו גרמה לבזבוז משאבים הכרוכים בפיתוח לא

רציף של תכנה ,ובפרט כאשר חלק לא מבוטל מצוותי הפיתוח עשוי להיות לא

זמין לאחר זמן מסיבות דוגמת חופשת לידה וכדומה .להלן טבלת פיתוחים

שהחלו ונעצרו כתוצאה משינוי בתעדוף.

שם המערכת

סטטוס

םםם

השדרוג בוצע במלואו םםםםם

םםםםם םםםםםם ונעצר לפני

עלייה לאוויר

אמצע פיתוח

םםם -םםםםם

םםםםםםםםםם

החל תהליך של אפיון שדרוג

תלונות הציבור

המערכת והתאמתו למערכת ללא

נייר

מערכת םםםםם נעצרה למעט

BI

נושא כלי ירייה.

נושאים שעוד לא טופלו (פשיעה -

תיקים ,אלימות ,אירועי תגובה,

תאונות דרכים ,תכניות רשות

ביטחון קהילתי ,כב"ה שב"ס,

מנהלת נגב ,סמים ואלכוהול).

שלב ראשוני של עלייה לאוויר

מנורה

(כולל ,אפיון צרכים מול הלקוח,

פיתוח ,בדיקות ,הדרכה והטמעה

של 250רשויות מקומיות) ,העלאת

גרסה אחרונה לייצור בוצעה

באמצע יוני 2020

מס חודשי עבודה

שהושקעו

3

2

1.5

סיבת הפסקת הפיתוח

שינוי סדרי עדיפויות

של הנהלת המשרד

שינוי סדרי עדיפויות

של הנהלת המשרד

שינוי סדרי עדיפויות

של הנהלת המשרד

12

שינוי סדרי עדיפויות

של הנהלת המשרד בין

היתר בשל מעבר

הרשות לביטחון

קהילתי למשרד

לחק"ק.

12

הופסק בשל מעבר

הרשות לביטחון

קהילתי למשרד

לחק"ק.

הסתת המשאבים גרמה גם לפגיעות תפעוליות נוספות דוגמת –

עצירת פרויקטים שלהם ROIגבוה דוגמת מעבר ל"משרד" ללא נייר

(נושא שעלה מול אחראית תלונות הציבור) ,וכן לאי מתן מענה לפיתוחים

מהותיים דוגמת םםםםם םםםםםם םםםםםם םםםםםם םםם (םםםם

םםםם םםם םםםםםם םםםםם םםםםם םםםםםם םםם).

ביצוע פיתוחים והתאמות קוד כפולות עבור מספר גרסאות תשתית (של

מערכת ה )CRMכתוצאה מעיכובים בתהליכי שדרוג ואחוד גרסאות בין

צוותי הפיתוח

6

-בלמ"ס-

המלצות

.1הגדרת מתודולוגיה לתעדוף פיתוחים .מומלץ להביא בחשבון ולהגדיר משקלים

לנושאים דוגמת כמות משתמשים שתהנה מהפיתוח ,שפור שירות ,חסכון כספי

וחסכון זמן תפעולי כתוצאה מהפיתוח ועוד.

.2הגדרת תהליך סדור של ניהול שינויים ושינוי תעדופים ברמת הנהלת המשרד

והגורמים העסקיים באופן ששינויים יבחנו ויאושרו על בסיס ניתוח כלל צרכי

המשרד.

.7תהליכי הפיתוח

תהליך הפיתוח כוללים את השלבים החל מאפיון המערכת עד שלב העלייה לאוויר

וסגירת הפרויקט.

הביקורת בחנה את נאותות תהליכי הפיתוח משלב האפיון עד שלב העלייה לאוויר

תוך התייחסות להיבטים הבאים:

.1שלמות האפיונים.

.2תהליכי הבדיקות.

.3תחזוקת סביבות הפיתוח והבדיקות.

.4טכנולוגיה לניהול תהליכי הפיתוח.

.5שתוף ואינטגרציה בתהליכים פנים וחוץ ארגוניים.

ממצאי הביקורת

שלמות האפיונים

קיימים אפיונים עבור הפיתוחים המתבצעים ע"י צוותי הפיתוח םםםםם

םםםםם .מערכת םםםםם הינה מערכת וותיקה ושלכן דרישות האפיון אינן

נכתבות ,לעתים ,מחדש ,אלא מתייחסות לאפיון קיים ,תוך ציון שינויים

נקודתיים .עובדה זו גרמה בעבר לבצוע פיתוח שהסתבר (בדיעבד) שהתבסס על

אפיון שאינו תואם לצרכי הלקוח.

ישנם מצבים בהם צוות םםםם החל תהליך פיתוח לפני השלמת האפיון .עובדה זו

נובעת מצורך להעלות תוך פרק זמן קצר פתוח לסביבת הייצור .בצוע פיתוח

שאינו מבוסס על אפיון מדויק חושף את המשרד לשימוש בתכנה שאינה מיטבית

ומדויקת לצרכי הלקוח.

המלצות

.1אכיפת התייחסות סדורה ובדיקת תאימות התהליכים לאפיון קיים ,במצבים בהם

קיימת הסתמכות על אפיון קיים.

.2קיום תהליך ניהול סיכונים במצבים בהם נדרש להתחיל תהליך פיתוח לפני סגירת

האפיון.

7

-בלמ"ס-

תהליכי בדיקות

צוותי בדיקות מבצעים תהליכי בדיקות עבור המערכות השונות .בדיקות אלו

מתועדות .םםםםם םםםם םםםם םםםםםםם םםםם םםםםםם םםםםם

םםםםם (םם) .םםםםםם םםםםם םםםםם םםםםםםם ם"ם םםם םםםם

םםםםם םםםםםם םםםםםם "םםםםם" םםםםםםם םםםםם םםםםםםם .את

הבדיקות המקיפות (ובפרט איכות הנתונים) מבצעים הגורמים העסקיים .יצוין

שגורמים עסקיים אינן מודעים לרמת מורכבותו של הפיתוח ושלכן ,כדוגמא ,לא

יבצעו בדיקות "רגרסיה" במקרים של שינויים מהותיים המצריכים בדיקה כזו.

המלצות

.1הגדרת שיטת בדיקות סדורה עבור צוות םםםםם ( ,)BIובפרט בהיעדר אנשי

בדיקות ייעודיים האחראים לבדיקת המערכת.

תחזוקת סביבות הפתוח והבדיקות

אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע מתחזק סביבות נפרדות למפתחים ולבודקים,

בנוסף לסביבת הייצור .ואולם ,תחזוקת הסביבות של מערכת כלי ירייה (צוות

םםםםם) לוקה בחסר בהיבטים הבאים:

סביבת הבדיקות איננה מרועננת באופן תקופתי בתדירות נדרשת .עובדה זו

פוגעת באיכות וביעילות של הבדיקות המבוצעות.

בסביבת הפיתוח ( )Devלא מתאפשר לבצע העברת ממשקים לגורמים

חיצוניים דוגמת משרד הפנים וממשל זמין .עובדה זו מסרבלת את תהליך

הפיתוח.

המלצות

.1ביצוע ריענון תקופתי של סביבת הבדיקות של מערכת םםםםם ,בתדירות שתאזן

בין צרכי הפתוח לבין הזמן נדרש מאנשי התשתיות לביצוע סנכרון הסביבות.

.2בחינת אמצעים והגדרות שיאפשרו העברת ממשקים מאובטחת לסביבת הפיתוח

( )Devשל צוות םםםםם.

תוכנה לניהול תהליכי הפיתוח

םםםםםם םםםםםם םםםםם םםםם םםםםם םםםם םםםםםםםםם ooo -

oooo) (oooooooooo ooooooםםםםם םםםםם םםםםםם םםםםם .מבדיקת

אופן השימוש בתכנה עולה כי קיימת שונות בשימוש בתכנה בין צוותי הפתוח

כדלהלן:

הדרישות המנוהלות ב oooשל צוות אופיר חסרות ,לעתים ,הגדרת עדיפות

למשימה.

8

-בלמ"ס-

ב oooשל צוות םםםםם חסר קישור בין המשימות לבין המודול אליו קשורות

המשימות .עובדה זו מקשה על יכולות מעקב אחר סטאטוס פיתוח בראיית

מודולים מרכזיים .לשם כך נדרש קישור בין המודול לבין המשימות הקשורות

אליו.

םםםם םםםם םםםם םם םםםםם םםםםםםם םםםםםם ם oooםםםם

םםםם םםםםם םם .צורת הניהול של משימות הפיתוח בנפרד מתסריטי

הבדיקות גורם לכך שלמנהלת צוות םםםםם אין יכולת לקשר באופן מובנה

תסריטי הבדיקות למשימות הפתוח השונות וכן אין באפשרותה לקבל תמונת

מצב כוללת על קצב התקדמות תהליכי הבדיקות ביחס למשימות הפיתוח.

תכנת ה oooאינה מנהלת את כלל שלבי הפיתוח .שלבי האפיון ושלב העלייה

לאוויר אינם מנוהלים במערכת .עובדה זו מקשה על מעקב כולל על תהליך

הפיתוח הכולל ,לדוגמא ,זיהוי עיכובים (דוגמת עיכוב בין שלב סיום האפיון

לתחילת הפתוח) ,זיהוי פתוחים שעלו לסיבת הייצור וחזרו לאחור בגלל תקלה,

ניהול שלב קבלת אשורים ב oooטרם עליה לאוויר ,תיעוד הגורם שהעלה פתוח

לסביבת הייצור ועוד.

המלצות

.1יישור קוו בכל הנוגע לשימוש מיטבי בתכנת ה oooבין צוותי הפיתוח.

.2ניהול כלל שלבי הפיתוח בתכנת ה .ooo

שיתוף ואינטגרציה בתהליכי פיתוח פנים וחוץ ארגוניים

גורמי הפי תוח מקיימים ישיבות בקרה סדורות עם הגורמים העסקיים ביחידות

השונות .עם זאת ,ראשי צוותים דיווחו על עיכובים מהותיים שקורים עקב אי

פניות /אי מענה של גורמים עסקיים שונים .כדוגמא ,במערכת םםםםם עוכבה

השלמתו של מסך ביטולים מספר חודשים עקב אי זמינותו של גורם עסקי.

ישנם פתוחים המבוצעים עם גורמים חיצוניים דוגמת טפסים המפותחים בשיתוף

"ממשל זמין" .לביקורת נמסר כי ישנם טפסים שתהליך פיתוחם בממשל זמין

מתעכב זמן רב .כדוגמא ,טופס ( 15קליטת הכשרות למטווחים) וכן טופס 12

(עסקאות) .לביקורת נמסר שבעבר הייתה הקפדה על ישיבות התנעה ובקרה

קבועות עם אנשי ממשל זמין .כיום פגישות /תהליכי בקרה אלו אינם מתקיימים

באופן סדור.

9

-בלמ"ס-

הסביבה הטכנולוגית משתנה ומתקדמת ללא הפסקה .בהתאם ,גורמי הפיתוח

נדרשים לריענון ידע מתמיד .חלק מיכולות אלו אף מוטמעות באופן רציף

בפי תוחים השונים וגורמי הפיתוח נדרשים לסנכרון שוטף .לביקורת נמסר ע"י

מנהל הפיתוח ,שבעבר היו מתקיימות ישיבות תכופות לטובת ריענון וסנכרון

טכנולוגיים ,ואולם בתקופה האחרונה הן אינן מתקיימות כבעבר.

המלצות

.1הגדרת לוחות זמנים ותשומות נדרשות מהגורמים העסקיים כחלק מאשור כל

תהליך פיתוח המצריך את מעורבותם של הגורמים העסקיים.

.2מיסוד שגרות עבודה בפעילות פיתוח המערבת גורמי חוץ.

.3חידוש ישיבות ריענון וסנכרון טכנולוגיים.

10

-בלמ"ס-

.8אוטומציה

שילוב תהליכי האוטומציה מסייע לשיפור ברמת הפרודוקטיביות של תהליך הפיתוח.

האוטומציה כוללת יצירה מהירה של סביבות בדיקות ,שילוב תהליכי בדיקות

אוטומטיות ,ייעול תהליך העלאה לסביבת הייצור ועוד.

הביקורת בחנה את שילוב תהליכי האוטומציה בתהליכי הפיתוח תוך התייחסות

להיבטים הבאים:

.1אוטומציה בתהליכי הפיתוח הבדיקות.

.2אוטומציה בממשקים וטעינת נתונים.

ממצאי הביקורת

אוטומציה בתהליכי הפיתוח והבדיקות

לא מתבצעים היום תהליכים אוטומטיים בתהליכי הפיתוח .תהליכים אוטומטים

עשויים לשפר את תהליכי הפתוח בהיבטים הבאים :

ביצוע בדיקות ללא מגבלת זמן בודק תוך כיסוי מלא של נתיבי הפעולה של

המשתמש.

יכולת ביצוע בדיקות רגרסיה מקיפות.

יכולת הקמה עצמאית של סביבות עבודה (שרתים וכדומה) ע"י אנשי הפתוח

ללא תלות באנשי תשתיות ,בהתבסס על מנגנון אשורים ()WF

ליצירת/שינויים בסביבות הפיתוח והבדיקות.

המלצות

.1בחינת שילוב תהליכים אוטומטיים בשלבי הפיתוח השונים.

אוטומציה בממשקים וטעינת נתונים

מערכת םםםםם ( )BIמוזנת מנתונים שמקורם ממערכות חיצוניות דוגמת

משטרת ישראל ,כבאות ,הרשות לאומית למניעת תאונות ונתוני רשויות מהלמ"ס.

אגף האסטרטגיה אחראי להעברת נתונים אלו .הנתונים מועברים בפורמט של

קבצי אקסל ונדרשת עבודת הכנה רבה בניתוח הקבצים .קבלת הנתונים ללא

תהלי כי הכנה מקדימים גורמים ,כאמור ,לאבוד זמן רב בתהליך טעינת נתונים לא

מעובדים אלו.

קיימות דרכים לייצא נתונים ממערכות מקור תוך בצוע תהליכי בדיקות על איכות

הנתונים ,זיהוי קשרים בין ישויות במערכות המקור ועוד (Data ,Data Quality

)Profilingהעשויים לחסוך זמן רב בתהליכי טעינת הנתונים.

11

-בלמ"ס-

המלצות

.1שילוב תהליכי Data Profiling ,Data Qualityבתהליכי ייצוא ויבוא הנתונים

למערכת םםםםם ( .)BIכמו כן ,דרישת תהליכים אלו בשלבי אפיון המערכת עם

הגורמים העסקיים בכל פיתוח מערכת עתידית המשלבת ייצוא ויבוא נתונים.

.9מעקב ובקרה אחר פעילות הפיתוח

תהליכי הפי תוח מצריכים מעקב שוטף בהיבטים של בקרת עמידה ביעדי פיתוח

ובכללם שלמות התכולה ,עמידה בלוחות זמנים ואי חריגה ממסגרות תקציב.

בנוסף לבקרות אלו רצוי לבצע בקרה שוטפת על איכות הפרויקט בהיבטים דוגמת

כמות תקלות מהותיות בסביבת הייצור וזמן מענה לפתרונם ,איכות תהליכי הבדיקות,

זיהוי צווארי בקבוק ,זיהוי תהליכים שחזרו לשלב אפיון בעקבות תקלות שנתגלו

בבדיקות ועוד .בקרות אלו מסייעות לזיהוי אזורי חולשה ולשיפור מתמיד בתהליכי

הפיתוח.

עם סיום תהליך הפיתוח נדרש לבצע בקרה על מידת השימוש של המשתמשים

במערכת בכדי לזהות מצבים בהם מידת השימוש במערכת נמוכה מהמצופה כתוצאה

מפערי תפעול של המשתמשים או כתוצאה מרמת צורך נמוכה (בפועל) מתוצרי

הפיתוח ,הגורמת לרמת שימוש נמוכה.

הביקורת בחנה את נושא הבקרות על פעילות הפיתוח תוך התייחסות להיבטים

הבאים:

.1בצוע בקרות תכנון מול בצוע בהיבטי תכולה ,לוחות זמנים ותקציב.

.2בצוע בקרות איכות על תהליכי הפיתוח השוטפים.

.3בקרות שימוש על בתוצרי הפיתוח.

.4תהליך סגירת פרויקט.

12

-בלמ"ס-

ממצאי הביקורת

בקרות תכנון מול ביצוע

אגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע מבצע בקרות על משימות מרכזיות בהיבטים

של לוחות הזמנים ותקציב .ואולם ,לא קיים תיעוד לתכנון הראשוני ()base line

ולא מתבצע תהליך של בחינת תכנון מול ביצוע ברמת פרויקטים /מודולים

מרכזיים .לא נתן היה לקבל באופן ממוכן תמונת מצב של הפרויקט בהיבטי תכנון

מול בצוע הכוללים נושאי תקציב (בפרט מסגרת שעות שתוכננה ביחס להשקעת

הזמן בפועל) ,זיהוי חריגה בלוחות זמנים ושינויי תכולה מהותיים (תוספת או

גריעה).

המלצות

.1פיתוח יכולות שיאפשרו מעקב תכנון מול בצוע עבור פעילויות הפתוח .נדרש לתעד

את נתוני התכנון ( ) base lineכדי שנתן יהיה להשוות תכנון מול בצוע .בנוסף,

מומלץ לאפשר יכולות בקרה בפועל על פעילות אנשי הפיתוח בפרויקטים השונים,

השקעה בפיתוח ,השקעה בתיקוני תקלות ,פעולות אחזקה ועוד .לשם כך נדרש

לוודא שהמידע הנדרש לניתוח זמין במערכות התכנון והדיווח םםםםם ם.ooo-

בקרות איכות על תהליכי הפיתוח

תהליכי הפיתוח מבוקרים באופן שוטף ע"י ראשי הצוותים ומנהלי תחומים

ואולם חסרת בקרות ממוכנות אשר עשויות לסייע בזיהוי פעילויות בהן נתן

להשתפר .להלן דוגמאות לבקרות איכות החסרות בקרה -

זיהוי מצבים בהם עובר זמן משמעותי בין סיום פיתוח להעלאה לייצור.

זיהוי צווארי בקבוק ע"י ניתוח שלבים בהם התהליך "תקוע" זמן רב.

כדוגמא ,בפגישה עם ראש צוות םםםם זוהו מצבים (לכאורה) בהם משך זמן

שלב הבדיקות היה שבועות רבים ,פי כמה מזמן פתוחה של המשימה.

כמות תקלות מהותיות בייצור וזמנים ממוצעים לפתרון תקלות אלו.

כמות התקלות המתגלות בסביבת הייצור לאחר השלמת תהליך ה .QA

תקלות שנפתחות שוב (.)Re Open

פיתוחים שהוחזרו משלבים מתקדמים (דוגמת בדיקות) לשלבים התחלתיים

(אפיון).

הביקורת מבקשת לציין שעבור פיתוח מערכת םםם קיבלה הביקורת נתונים על

לוחות הזמנים והתכולות שסופקו בגרסאות השונות ( (releaseבמהלך המחצית

הראשונה של שנת .2021ההתרשמות היא שמדובר בתכולות רבות ומשמעותיות

שסופקו ע"י צוות םםםם בתקופה זו.

13

-בלמ"ס-

המלצות

.1הגדרות מדדי איכות לפתוח ומדידתם השוטפת כאמצעי שיפור מתמיד של תהליכי

הפיתוח.

בקרות שימוש בפיתוחים

לא קיים כיום תהליך סדור של בחינת שימוש בתוצרי הפיתוח .נתן אמנם לזהות

(לדוגמא במערכת ה )CRMכניסות של משתמשים ,ואולם אלו צריכים להיות

מתורגמים לדו"חות בקרה מסכמים לפי תקופות ,כולל בחינת שימוש פרטנית

בתהליכים /מסכים שפותחו .בפועל ,ישנם פיתוחים בהם מידת השימוש מועטה

וכדוגמא בפורטל מידע וידע וכן במערכת םםם ,אף ביחס לעובדה שפיתוחים אלו

עלו לאוויר רק בתקופה האחרונה.

המלצות

.1הגדרת יעדי רמת שימוש לפתוחים מהותיים בשלב הייזום של הפיתוח.

.2פיתוח תהליך בקרה אפקטיבי על מידת השימוש בתוצרי הפתוח הכולל דו"חות

בקרה על מידת השימוש בתוצרי הפתוח .התהליך צריך שיכלול בקרה על הגורם,

מזמין הפתוח ,לבחינת הלימה בין מידת השימוש במערכת לבין יעדי השימוש

שנדרש להגדיר במסגרת תהליך הייזום.

תהליך סגירת פרויקט

לא מתבצע תהליך סדור של סגירת פרויקט /פיתוח מודול מרכזי הכולל תחקור

למטרת שיפור מתמיד .יצוין שהתחקור משמעותי פחות בתהליכי פיתוח

אגי'יליים ( )agileבהם מתבצעת פעילות תחקיר ( )retrospectiveשוטפת .

המלצות

.1מומלץ להגדיר וליישם תהליך סגירת פרויקט תכנה.

.10ניצול אופטימלי של כוח אדם

קיימת חשיבות רבה לני צול כוח האדם באגף למשימות פתוח וניהול תהליכי הפיתוח.

פרקטיקה מקובלת לחלוקת תפקידים הוצעה במסגרת תכנית אב למחשוב מסוף שנת

2016כדלהלן –

14

-בלמ"ס-

משרד ה CIOאחראי על פעילויות התכנון והבקרה ,רכש והתקשרויות ועוד.

מבדיקת הביקורת עולה כי מנהלת היישומים ,האחראית לכלל פיתוח יישומי המשרד,

מבצעת כיום פעילות רבה שאיננה שייכת באופן ישיר לניהול ובקרה על פיתוח

היישומים ,באופן שמפחית משמעותית את משאביה הזמינים לתחום אחריותה

הישיר.

להלן דוגמאות לפעילויות נוספות עליהם אחראית כיום מנהל היישומים ,בנושאי ניהול

כ"א האדם (כ 40עובדים במסגרת העסקה של מכרז נותני שירותים) ובנושאי בקרות

על פעילות ספקים :

ביצוע תיחורים (גיוס נותני שירותים כל התהליך מתחילה ועד סופו).

קליטת וניהול של נותן השירותים במרכב"ה (קליטה ,סיום העסקה ,חל"ד,

החלפות ) ,ביצוע התאמה ביטחונית ,בקרות מסמכים (הסכם חתום על ידי שני

הצדדים ,בקרות על מסמכים עליהם העובד נדרש לחתום טרם תחילת העסקה,

תעודות השכלה של העובד ,קו"ח ועוד).

ניהול נושא הנוכחות של נותני השירותים ,הגדרתו במרכבה ,בקרה חודשית על

כך שהעובד מילא את הדוח בצורה תקינה.

הערכת ספק – תהליך הערכת ספק עבור כל עובד מטעמו והערכת מדדים

כלליים על הספק.

דוחות תקורה – בקרה על כך שכל הספקים מגישים בזמן את הדוחות ,ווידוא

ביצוע בקרה של החשבות .

אישור חשבוניות לתשלום לאחר בדיקת תקינותם.

ניהול כ"א של מכרזים נוספים.

המלצות

.1העברת משימות מתחום פעילות משרד ה ,CIOאותן מבצעת כיום מנהלת

היישומים ,לאחריותם של בעלי תפקידים מתחום המנהלה.

15

-בלמ"ס-

ריכוז המלצות

.1הקפדה עם התכנסותה של וועדת היגוי לנושאי מחשוב בתדירות שנקבעה ע"פ

הוראות הממשלה.

.2הגדרת מתודולוגיה לתעדוף פיתוחים .מומלץ להביא בחשבון ולהגדיר משקלים

לנושאים דוגמת כמות משתמשים שתהנה מהפיתוח ,שפור שירות ,חסכון כספי

וחסכון זמן תפעולי כתוצאה מהפיתוח ועוד.

.3הגדרת תהליך סדור של ניהול שינויים ושינוי תעדופים ברמת הנהלת המשרד

והגורמים העסקיים באופן ששינויים יבחנו ויאושרו על בסיס ניתוח כלל צרכי

המשרד.

.4אכיפת התייחסות סדורה ובדיקת תאימות התהליכים לאפיון קיים ,במצבים בהם

קיימת הסתמכות על אפיון קיים.

.5קיום תהליך ניהול סיכונים במצבים בהם נדרש להתחיל תהליך פיתוח לפני סגירת

האפיון.

.6הגדרת שיטת בדיקות סדורה עבור צוות םםםםם ( ,)BIובפרט םםםםםם םםםם

םםםםםם םםםםםםםם םםםםםםם םםםםםם םםםםםם.

.7ביצוע ריענון תקופתי של סביבת הבדיקות של מערכת אופיר ,בתדירות שתאזן בין

צרכי הפתוח לבין הזמן נדרש מאנשי התשתיות לביצוע סנכרון הסביבות.

.8בחינת אמצעים והגדרות שיאפשרו העברת ממשקים מאובטחת לסביבת הפיתוח

( )Devשל צוות םםםםם.

.9יישור קוו בכל הנוגע לשימוש מיטבי בתכנת ה oooבין צוותי הפיתוח.

.10ניהול כלל שלבי הפיתוח בתכנת ה .ooo

.11הגדרת לוחות זמנים ותשומות נדרשות מהגורמים העסקיים כחלק מאשור כל

תהליך פיתוח המצריך את מעורבותם של הגורמים העסקיים.

.12מיסוד שגרות עבודה בפעילות פיתוח המערבת גורמי חוץ.

.13חידוש ישיבות ריענון וסנכרון טכנולוגיים.

.14בחינת שילוב תהליכים אוטומטיים בשלבי הפיתוח השונים.

.15שילוב תהליכי Data Profiling ,Data Qualityבתהליכי ייצוא ויבוא הנתונים

למערכת םםםםם ( .)BIכמו כן ,דרישת תהליכים אלו בשלבי אפיון המערכת עם

הגורמים העסקיים בכל פיתוח מערכת עתידית המשלבת ייצוא ויבוא נתונים.

.16פיתוח יכולות שיאפשרו מעקב תכנון מול בצוע עבור פעילויות הפתוח .נדרש לתעד

את נתוני התכנון ( )base lineכדי שנתן יהיה להשוות תכנון מול בצוע .בנוסף,

מומלץ לאפשר יכולות בקרה בפועל על פעילות אנשי הפיתוח בפרויקטים השונים,

הש קעה בפיתוח ,השקעה בתיקוני תקלות ,פעולות אחזקה ועוד .לשם כך נדרש

לוודא שהמידע הנדרש לניתוח זמין במערכות התכנון והדיווח דוגמת ה.ooo-

16

-בלמ"ס-

.17הגדרות מדדי איכות לפתוח ומדידתם השוטפת כאמצעי שיפור מתמיד של תהליכי

הפיתוח.

.18הגדרת יעדי רמת שימוש לפתוחים מהותיים בשלב הייזום של הפיתוח.

.19פיתוח תהליך בקרה אפקטיבי על מידת השימוש בתוצרי הפתוח הכולל דו"חות

בקרה על מידת השימוש בתוצרי הפתוח .התהליך צריך שיכלול בקרה על הגורם,

מזמין הפתוח ,לבחינת הלימה בין מידת השימוש במערכת לבין יעדי השימוש

שנדרש להגדיר במסגרת תהליך הייזום.

.20מומלץ להגדיר וליישם תהליך סגירת פרויקט תכנה.

.21העברת משימות מתחום פעילות משרד ה ,CIOאותן מבצעת כיום מנהלת

היישומים ,לאחריותם של בעלי תפקידים מתחום המנהלה.

17