הקלטות פענוח ותמלול

מדינת ישראל

הנהלת בתי

המשפט

קובץ הנהלים

נושא הפרק:

תהליכי עבודה

כלליים

.1

מספר הנוהל:

03/14

נושא הנוהל:

הקלטה ,פענוח ותמלול

מהדורה:

שניה

לתפוצה:

י"ג

תאריך פרסום:

1.11.101.

בתוקף מיום:

הפרסום

כללי

במערכת בתי המשפט ,כחלק מהעבודה השגרתית ,עולה לעיתים ,הצורך בהקלטה ,פענוח

ותמלול ,לדוגמא הקלטה של דיון משפטי ,הכרעה משפטית ,פסק דין ,גזר דין וכדומה .ההקלטה,

הפענוח והתמלול ,מתבצעים ע"י חברה חיצונית ,המספקת שירותים אלה.

נוהל זה בא להסדיר את תהליך העבודה בעניין הקלטה ,פענוח ותמלול הממומנים על חשבון

המ דינה בלבד .הקלטות המוזמנות ומשולמות על ידי צד מהצדדים ,יהיו באחריות הצדדים ו/או

ב"כ ,במקרה זה הוראות נוהל זה יכולות לשמש המלצה בלבד.

הקלטה ,פענוח ותמלול ,מתבצעים לאחר החלטה שיפוטית והקריטריונים שנקבעו מפורטים

להלן ובתנאי שנתקיים קריטריון אחד לפחות:

1.1משפט מורכב ,כמו משפטי פשע חמור ,המתקיים בפני הרכב שופטים בבית משפט מחוזי.

1.1משפט עם ריבוי עדים.

1.1משפט בו קיימים הרבה מינוחים המחייבים הקלטה ,פענוח ותמלול.

ביצוע הקלטה ,פענוח ותמלול יעשו רק באישורו של נשיא בית המשפט או מי שהוסמך לכך

מטעמו.

.1

מטרות

1.1לקבוע ולמסד שיטת עבודה אחידה לאופן הטיפול בהזמנת הקלטה החל מבקשת השופט/

רשם ,להקלטת הדיון ועד אישור החשבונית והעברתה ליחידת הרכש המרכזית ,לרבות

שיטת שמירה ,גניזה ,הפקדה ואחסון.

1.1להגדיר תחומי אחריות של בעלי תפקידים שונים בכל שלב בתהליך.

1.1להסדיר פעולות בקרה ,פיקוח ומעקב בתהליך הזמנת ההקלטה ובביצועה ,פענוחה

ותמלולה ,לכל שלביה.

1.2למנוע מקרים ,בהם התבטלה הקלטה ,אולם החברה המקליטה לא עודכנה.

.3

הגדרות

"מזכיר ראשי" – המזכיר הראשי ביחידה ,אחראי לביצוע תהליך ההקלטה ביחידה/ות עליהן

אחראי.

"מנהלת אגף קלדניות ,הקלטות ותרגום" – משמשת גורם מרכז לביצוע הוראות נוהל זה,

לרבות הדרכה וטיפול בבעיות עקרוניות וארציות שהתעוררו בתהליך הבא לידי ביטוי בנוהל.

"מרכז" – לעניין נוהל זה ,מנהל תחום קלדניות או מרכז בכיר קלדניות מחוזי -אחראי על מתן

כל שירותי הקלדנות לשופטים במחוז אחד או יותר ,מבחינה תפעולית ומקצועית .מנהל ומארגן

את עבודת אחראי הצוותים הכפופים לו ,מסייע ומייעץ להם בעבודתם.

מהווה גורם אחראי על מתן שירותי ההקלטה לבתי המשפט שבתחום אחריותו.

"אחראי" – לעניין נוהל זה ,סגן מרכז או מנהל ענף או כל מי שהוסמך ע"י המזכיר הראשי

ביחידה.

"חברה" – לעניין נוהל זה ,חברת הקלטות ,אשר נבחרה במכרז ,לספק לבתי המשפט שרותי

הקלטה ,פענוח ותמלול.

"דוח הקלטות" -טופס "דוח מעקב הקלטות" (נספח א' לנוהל) – טופס חודשי המרכז את כל

ההזמנות והסטאטוס שלהן ומלווה את כל תהליך ההזמנה ,ביצועה ואישורה לתשלום ,תוך ביצוע

בקרה ,בכל שלב בתהליך.

.4

הערכות לקבלת הבקשות לביצוע הקלטה

2.1דיון שנקבע לחודש בו התקבלה הבקשה להזמנה –

בתחילת כל חודש ,מרכז הקלדניות יכין טופס "דוח הקלטות" (ראה נספח א' לנוהל) ,בו

ימלא את פרטי הבקשה להקלטה ,כמפורט בסעיף 3.1להלן.

2.1דיון שעתיד להתקיים בחודש אחר מהחודש בו התקבלה ההזמנה –

מרכז הקלדניות יפתח טופס "דוח הקלטות" ,לחודש בו נקבע הדיון וימלא בו את פרטי

הבקשה להקלטה.

.5

טיפול בבקשה לביצוע הקלטה

מרכז קלדניות ,או מי שהוסמך לכך ,יבצע את ההזמנה להקלטה במערכת נט המשפט ,לא יאוחר

מ 12-שעות לפני מועד ההקלטה המתוכנן כמפורט להלן:

3.1יכנס לתיק בית המשפט הרלבנטי ויבחר הודעת מזכירות מתאימה" :הזמנת הקלטה".

בטופס ישתלו באופן אוטומטי שדות המיזוג הרלוונטיים הכוללים את פרטי הדיון אליו

נדרשת הקלטה (מספר תיק ,שם השופט ,מקום הדיון ושמות הצדדים ובאי כוחם).

3.1יגדיר את הנמען (חברת ההקלטה הרלבנטית) במערכת נט המשפט בהתאם למחוז בו

נמצא בית המשפט אליו מוזמנת ההקלטה באופן הבא:

הזמנת הקלטה לבית משפט במחוז מרכז ,תל אביב ,חיפה והצפון -חברת "אי-טייפ":מאגרי גורמים ← גופים ציבוריים ← זיהוי :חברה ← איטייפ-אומניסק בע"מ (קוד זיהוי:

חברות .)311122111

הזמנת הקלטה לבית משפט במחוז באר שבע וירושלים – חברת "חבר":מאגרי גורמים ← גופים ציבוריים ← זיהוי :חברה ← חבר המתרגמים בינלאומי (איכות

)1222בע"מ (קוד זיהוי :חברה .)311121111

3.1ידוור בדוא"ל לחברת ההקלטה את ההזמנה ויודיע למרכזת הקלדניות על ההזמנה.

3.2במקביל לפעילות המפורטת לעיל ,ימלא בדוח ההקלטות ,בחודש בו עתיד להתקיים הדיון

המוקלט ,את פרטי ההזמנה.

יוודא ,תוך 12שעות ממשלוח ההזמנה לחברה ,שהתקבל מהחברה אישור במייל

להזמנה.

לא התקבל אישור – יטלפן לחברה לברור העניין.

קבלת אישור מחברת ההקלטה -התקבל מחברת ההקלטות אישור שההזמנה התקבלה

ונרשמה ,יציין מרכז קלדניות ב"הערה לתיק" ,כי הזמנת ההקלטה אושרה ויציין את שם

המאשר מחברת ההקלטה.

3.2.1 3.3הזמנה דחופה להקלטה –יוודא מיידית את אישור החברה.

3.1יציין בדוח ההקלטות ,בעמודה המתאימה ,את שם המאשר בחברה.

..

ביטול הקלטה

1.1ביטול הקלטה לאחר שהתקבלה הודעת ביטול

התקבלה מגורם בבית המשפט ,הודעה על ביטול הצורך בקלטה ,יפעל המרכז ,באופן

מיידי ,לביטול ההזמנה ,כמפורט להלן:

1.1.1יודיע מיידית לחברה כמפורט להלן :יכנס לתיק בית המשפט הרלבנטי ויבחר

הודעת מזכירות מתאימה" :ביטול הקלטה" .יגדיר את החברה כמפורט בסעיף

3.1לעיל וידוור את הודעת הביטול לחברה.

1.1.1יוודא את אישור קבלת ההודעה בחברה -עם קבלת אישור החברה כי הודעת

הביטול התקבלה ,יציין זאת במערכת נט המשפט ב"הערה לתיק" ,יחד עם ציון

שם מקבל ההודעה בחברה ותאריך מסירת ההודעה.

1.1.1יתייק הטפסים במרוכז למעקב ,כמפורט בסעיף 3.1לעיל.

1.1.2יציין בדוח ההקלטות ,בעמודה המתאימה ,את פרטי הביטול.

1.1ביטול הקלטה ללא הודעה מוקדמת-

המקליט מחברת ההקלטה הגיע ומצא כי הדיון בוטל ,יודיע על כך למרכז.

המרכז יציין בטופס "רשימת הקלטות" את פרטי הביטול.

.7ביצוע הקלטה

1.1

הערכות הקלדנית לדיון מוקלט – תכין פרוטוקול הכולל את שמות הנוכחים ואת שם

חברת ההקלטה ,תרשום כי התיק מתנהל בהקלטה.

בהליך פלילי -יש לציין בפרוטוקול את מספר הזהות של הנאשמים.

.8

1.1

המקליט יוודא שהפרטים המופיעים בהזמנת ההקלטה ,זהים לפרטי הדיון שעתיד להיות

מוקלט.

במקרה של אי התאמה או קושי לבצע ההקלטה בשל תקלה כלשהי ,יפנה למרכז לבירור

העניין ותיקון התקלה.

1.1

במהלך ההקלטה ,בנוסף ובמקביל להקלטה ,ימלא המקליט טופס "סדר הדוברים",

המפרט את סדר הדוברים בדיון וציטוט מספר מילים ראשונות של כלאחד מהדוברים,

ראה דוגמא בנספח ג' לנוהל.

1.2

הסתיימה ההקלטה – ידווח המקליט מידית ,למרכז דבר סיום ההקלטה ,וימלא את חלק

ד' של טופס "הזמנת הקלטה" ויעבירו למרכז.

המקליט יעביר מידית ,את החומר המוקלט לחברה להכנת תקליטור ,פענוח ותמליל

ההקלטה.

1.3

המרכז יתייק את טופס הזמנת ההקלטה ,כמפורט בסעיף 3.1לעיל.

1.1

המרכז יציין ביצוע ההקלטה בדוח ההקלטות ,במקום המיועד לכך.

העברת חומר ההקלטה ,הפענוח והתמלול

1.1

החזרת החומר שהוקלט ,פוענח ותומלל לבית המשפט

פרוטוקול מתומלל יועבר לבית המשפט מהחברה ,תוך 11שעות ולא יותר מ 1-ימי

עבודה ממועד סיום ההקלטה.

המרכז יבדוק קבלת החומר מהחברה כמפורט להלן:

1.1

1.1.1

באמצעות הדואר האלקטרוני -קבלת קובץ התמלול באמצעות הדואר

האלקטרוני ,בלוית דף מקדים הכולל את פרטי הדיון שהוקלט :שם בית

המשפט ,שמות השופט/ים/רשמים שנכחו בדיון שהוקלט ,תאריך ההקלטה,

מס' התיק ומס' המילים בקובץ התמלול.

1.1.1

באמצעות מסירה אישית של נציג החברה – החברה תשלח למרכז את

החומר המפורט להלן:

( )1תקליטור ,המכיל את קובץ הקול המקורי ,כפי שהוקלט בדיון .על

התקליטור ירשם בחברה מס' התיק ,תאריך ההקלטה ושמות השופטים.

( )1דף "סדר הדוברים" המפרט את סדר הדוברים ,אותו מילא המקליט

במהלך ההקלטה ,כאמור בסעיף 1.1לעיל.

הטיפול בקובץ התמליל -

1.1.1

עם קבלת התמליל יפעל המרכז כמפורט להלן:

( ) 1יוודא שהתמליל בוצע כראוי ,קרי תואם את פרטי דווח החברה בדף

המקדים.

במידה והתמליל לא בוצע כראוי (תקלות של פענוח לא תקין ,תמלול לא

תקין וכו') ואין הכוונה לתיקונים שבוצעו ע"י השופט -יוחזר החומר

לחברת לתמלול מחדש.

( ) 1יציין קבלת התמליל בטופס "דוח הקלטות" ,במקום המיועד לכך ,תוך

מילוי הפרטים הרלוונטיים :תאריך הקבלה ,מס' המילים בתמליל ומס'

הדפים.

( )1יעביר התמליל לקלדנית השופט.

1.1.1

קלדנית השופט תפעל לבדיקת תקינות הפרוטוקול ,העברתו לשופט והכנסתו

לתיק הרלוונטי במערכת נט המשפט ,באופן המפורט להלן:

( )1תבדוק את תקינות ושלמות הפרוטוקול שבתמליל.

( )1תשתול את תמליל הפרוטוקול בתיק כמפורט להלן:

תקבע ביומן השופט דיון נוסף בתיק ,במועד בו נשמע. תוודא כי התאריך המופיע בכותרת המסמך הוא התאריך בו התקייםהדיון.

תעתיק את הקובץ שהגיע מהתמלול ,בשלמותו ותשלבו בפרוטוקול. תשלב אירועים (החלטה/פסק דין) ותוודא כי התאריך המופיע בחתימה(העברי והלועזי) הוא התאריך בו נשמע הדיון.

( )1תעביר הפרוטוקול לאישור השופט.

1.1

1.2

טיפול בתקליטור ובטפסים הנלווים

1.1.1

החומר שהגיע למרכז באמצעות נציג החברה ,כאמור בסעיף 1.1.1לעיל,

יוכנס לקלסר הקלטות .

הסדר הפנימי בקלסר – על פי מספרי תיק בסדר עולה.

1.1.1

התקליטור ישמר בבית המשפט ,כמפורט בסעיף 12.1להלן.

פיגור בהחזרת החומר מהחברה

חלף פרק הזמן כאמור בסעיף 1.1לעיל ,וטרם התקבל בבית המשפט תמלול ההקלטה,

יפעל המרכז כמפורט להלן:

.9

1.2.1

יודיע על כך לנציג החברה.

1.2.1

יציין בדוח ההקלטות ,בסעיף ההערות ,את תאריך מסירת ההודעה בדבר

האיחור לחברה ואת שם הנציג שקיבל את ההודעה.

אישור תשלום לחברה

בתחילת כל חודש ,יקבל המרכז מהחברה חשבונית מרוכזת של ההקלטות שבוצעו בחודש

הקודם ,יבדוק החשבונית ויעבירה למחלקת הרכש בהנהלת בתי המשפט.

המרכז יפעל כמפורט להלן:

2.1

יוודא שכל תמלולי הדיונים הכלולים בחשבונית התקבלו ואושרו.

2.1

יוודא נכונות הפרטים שצוינו בחשבונית ,תוך השוואתם לפרטים שצוינו ב"דוח הקלטות"

ווידוא כי ההקלטה בוצעה ולא בוטלה.

2.1

יציין בטופס "רשימת הקלטות" ,במקום המיועד להערות ,המלצות כמו קנסות ,ביטול

קנסות וכו' ,כמפורט בסעיף 2.1להלן.

2.2

יאשר החשבונית לתשלום.

2.3

יעביר למחלקת הרכש את החשבונית בצרוף דוח ההקלטות לאותו חודש ,בהתאמה.

2.1

קנסות – מחלקת הרכש תטיל קנסות על החברה ,במקרה של הפרת החוזה ,כאמור

בפרק 1למכרז אספקת שרותי הקלטה ותמלול ( )31/23ובלבד שנמסרה על כך הודעה

בכתב לחברה לעניין הכוונה לקנוס אותה.

.10אחסון ,וגניזה של התקליטור

12.1שמירת התקליטור בבית המשפט –

המרכז יפעל לשמירת התקליטור בבית המשפט ,כמפורט להלן:

12.1.1יכתוב על הקרגל (מיכל ארכיב)" :אחסון תקליטורים מהקלטות"

)1( 12.1.1ימספר את הקרגל במספר שוטף – כל קרגל יקבל מספר באמצעות רישום

המספר על החלק הצר של הקרגל בטוש שחור ,במקום בולט לעין.

( )1יציין ליד המקום בו נרשם המספר ,את התאריך בו התקיים הדיון המוקלט

על התקליטור הראשון שהוכנס לקרגל.

( )1נגמר מקום האחסון בקרגל ,יציין על פני הקרגל את התאריך בו התקיים

הדיון המוקלט על התקליטור האחרון שהוכנס לקרגל.

( )2יפתח קרגל חדש שיקבל מספר עוקב ויבצע אותם רישומים כפי שפורטו

בסעיפים 1-1לעיל.

12.1.1יכין טופס "אחסון תקליטורים" (ראה נספח ד' לנוהל) ,כמפורט להלן:

( )1בראש הטופס ,במקום בו מצוין מס' ארגז ,יציין את המספר שצוין על

המיכל.

( )1יכין עותק נוסף מהטופס ,העתק - 1יודבק על הקרגל והעתק שני – יתויק

בקלסר למעקב.

12.1.2ימלא את פרטי התקליטור בטופס "אחסון תקליטורים".

12.1.3יכניס את התקליטור לתוך הקרגל ,אשר ישמר בתוך ארון סגור.

12.1.1התמלא הקרגל ונפתח קרגל חדש ,יוכן במקביל טופס חדש ,כמפורט בסעיף

,12.1.1שיקבל את המספר של הקרגל החדש.

12.1הכנת עותק של התקליטור

התעורר הצורך להאזין לתקליטור (דרישה של אחד הצדדים בתיק או השופט) ,יעביר

המרכז את התקליטור לנאמן המחשוב להכנת עותק צרוב ,שיועבר לדורש.

בכל מקרה אין להוציא את תקליטור המקור מבית המשפט.

12.1העברת התקליטור לאחסון במגנזה

12.1.1העברת התקליטור למגנזה פרטית -כעבור שנה ממועד הדיון שהוקלט

בתיק ,יועברו התקליטורים לגניזה במגנזה פרטית ,מחוץ לכתליי בית המשפט.

הגניזה תבוצע על פי תקנות הארכיונים ועל פי הוראות נוהל " – 21/21העברת

חומר ארכיוני ותיקים משפטיים למגנזות פרטיות" ,בתיאום ובהנחיית האחראי

לניהול רשומות במחלקת או"ש בהנהלת בתי המשפט.

12.1.1החזרת התקליטור לבית המשפט – התעורר הצורך בתקליטור גנוז ,יפנה

המרכז לאחראי לניהול רשומות שיזמין את התקליטור.

.11אישור

נוהל זה אושר על ידי סמנכ"ל לתפקידים מיוחדים ומנהלת אגף קלדניות.

.11תחולה וביטול

תחולתו של נוהל זה מיום פרסומו.

נוהל זה מהווה עריכה מחודשת של המהדורה הראשונה של נוהל זה ,שפורסמה ביום

1.1.1221המתבטלת בזאת.

נוהל זה מבטל את הוראות עבודה:

113010בנושא טיפול בפרוטוקול מתומלל.

17009בנושא הקלטות המוזמנות על ידי בעל דין.

.13נספחים

נספח א' – טופס "דוח מעקב הקלטות"

נספח ב' – רשימת אנשי קשר -חברת ההקלטות

נספח ג' – דוגמא לדף "סדר הדוברים"

נספח ד' – טופס "אחסון תקליטורים שתומללו"

הנהלת בתי המשפט

ADMINISTRATION OF COURTS

לשכת היועץ המשפטי

Office Of the Legal Adviser

ד' בתמוז ,תשע"ט

7ביולי9102 ,

מספרנו00210002 :

פ 0209102 -

(בתשובה נא לציין מספרנו)

לכבוד

הנדון :בקשתך לקבלת מידע לפי חוק חופש המידע ,התשנ"ח0220-

סימוכין :מכתבנו מיום 90.2.9102

תקבול אגרה

מכתבנו מיום 7.2.9102

פנייתך מיום 2.2.02

.0לאחר שבחנו את בקשתך שבסימוכין לקבלת מידע ,החלטנו לקבלה חלקית .זאת

בהתאם לסעיפים )0(0ו )3(0-לחוק חופש המידע התשנ"ח.0220-

.9שאלותייך בסעיפים 9ו 7-לבקשתך אינן מתאימות להתברר לפי הוראות החוק הואיל

והנשאל בהן אינו בגדר בקשה לקבלת מידע לפי הגדרתו בסעיף 9לחוק .באפשרותך

לפנות לברר שאלות אלו מול האגף לפניות הציבור בהנהלת בתי המשפט .לפנים

משורת הדין ,אציין כי עיון בפנייתך מלמד שהיא עוסקת בעניינים הקשורים להחלטות

שיפוטיות ולמתחם שיקול הדעת השיפוטי .הנהלת בתי המשפט אינה נוקטת עמדה

ואינה מתערבת בתוכנן של החלטות שיפוטיות ,הנתונות לשיקול דעתו הבלעדי של

היושב בדין ,כקבוע בסעיף 9לחוק יסוד :השפיטה .ככל שאת מבקשת להשיג על

החלטה שיפוטית שניתנה ,יש להעלותה בפני הערכאה המוסמכת בדרכים ובמועדים

הקבועים לכך בדין.

.3אשר לסעיף 4לבקשתך ,הריני משיבה לך שהחשבוניות המוגשות לתשלום בגין

הוצאות הקלטה ,פענוח ותמלול אינן מסווגות לפי הליכים אלא לפי בתי משפט.

ההחלטות השיפוטית המורות על הזמנות אלה מתויקות בתיקי בתי המשפט .יצוין,

שאיסוף המידע מצריך עיבוד ועריכה של נתונים קיימים אשר אינם מקבלים ביטוי

סטטיסטי במערכות המחשוב של הרשות השופטת ואינו מתייחס למידע כפי שהוא

מצוי בידי הרשות הציבורית .בהקשר זה נציין כי בהתאם לסעיף (7ה) לחוק ,רשות

רח' כנפי נשרים , 22גבעת שאול ,ירושלים 479-7994444  46959פקס'479-7994997 :

- E- ma il: ho fesh-ha mida @co urt.g ov .ilעדיפות לדוא"ל

הנהלת בתי המשפט

ADMINISTRATION OF COURTS

לשכת היועץ המשפטי

Office Of the Legal Adviser

ציבורית אינה מחויבת לעבד את המידע לצרכיו של המבקש אלא רק מידע כפי שהוא

מצוי בידי הרשות הציבורית .למעלה מן הצורך ,נוסיף ונציין כי איסוף הנתונים מתוך

תיקי בתי המשפט ועריכתם בהתאם לאופן המבוקש מצריך הקצאת משאבים בלתי

סבירה .לפיכך ,גם מטעם זה לא נוכל להיעתר לבקשה.

.4אשר לסעיף 2לבקשתך מצורף בזה לעיונך נוהל 13004בעניין "הקלטה ,פענוח

ותמלול".

.2כנגד החלטה זו ,את רשאית להגיש עתירה מנהלית בתוך 42יום לבית המשפט

לעניינים מנהליים.

.6אנו לרשותך ככל שיידרש.

רח' כנפי נשרים , 22גבעת שאול ,ירושלים 479-7994444  46959פקס'479-7994997 :

- E- ma il: ho fesh-ha mida @co urt.g ov .ilעדיפות לדוא"ל