פרוטוקול מליאה מס' 13/17

1 משרד מבקר העירייה

שר טלי: 06-9956107/8 :.וסידי

עירית עבו מקט': 04-9956254 :.צץ

יי

בסייד

יום שלישי כ"א אלול תשעיי

12 בספטמבר | 2017

גפ א

חברי מועצת העיבר

הנדון: פרוטוקול ישיבת ועדת ביקורת בעניין דוחות מבקר העירייה לשנת 2016

1. בתאריך ה- 11.9.2017 התכנסה ועדת הביקורת לדון בדוחות מבקר העירייה

לשנת 2016.

נכחו בישיבת :יו"ר הועדה מר חאתם פארס, חבר הועדה דייר בוריס מקגון,

חברת הועדה הגברת פולה תג'אגי, יוסי כהן מבקר העירייה.

מוזמנים שנכתו:דייר מיכל סופר מהנדסת העיר, אלון בלום מנהל אגף

החשמל,חגב' אורית אסייג רי מינהל החינוך, אלירן אלון חשב מינהל החינוך, מר יניב אשור רי מינהל התפעול , מר מיכאל אילוו מנהל מערכות המידע בעירייה.

2. הנושאים שנדונו בוועדת הביקורת :

הועדה דנה בדוחות מבקר העירייה לשנת 2016 ובהערות רי העיר על הדותות חנייל:

1. ביקורת בנושא טיפול בבעיות ביוב דחופות במקרקעין פרטי.

2. ביקורת בנושא ניהול משק החשמל.

3 ביקורת בנושא מערכות מידע ואבטחת מידע.

4. דו*ח מסכם בנושא תלונות ופניות הציבור לשנת 2016.

להלן התייחסות הנוכחים לממצאי הדוחות השוניט והמלצות הועדה לתיקונם *וסי - בפתח הדיון ציין ,כי בדוייחות הביקורת שעסקו בבעיות ביוב דחופות במקרקעין פרטי ובניהול משק החשמל התקיימו כבר דיונים במסגרת הוועדה לתיקון ליקויים בראשותו של מנכ"ל העירייה. במסגרת הוועדה ניתנו הנחיות לתיקון הליקויים כפי שהוצגו בדוחות הביקורת. עוד צוין כי חלק גדול מהליקויים שהביקורת הצביעה עליהם כבר תוקנו ובמיוחד הליקויים בנושא? הבטיחות ובשיפור השירות לתושב אשר חייבו טיפול מיידי.

עיריית עבו 0) ע10:) 110

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עבו 2412001 1 410 +1.00.20 ,56 מהומק)ו6/ק 35

2 משרד מבקר העירייה

/ % 1 טלי: 04-9956107/8 :.01"

עורות עבו פקט': 04-9956256 :.צפי

₪

דו''ח הביקורת בנושא טיפול בבעיות ביוב דחופות במקרקעין |י!תיג

לוטי- בפתח הדיון סקר את מטרת הביקורת והממצאים העיקרים, וכן את העובדה שהדוייח נדון בוועדה לתיקון ליקויים יחד עס מנכ"ל תאגיד מי עכו.

במהלך הביקורת גובשו הבנות בין העירייה לתאגיד מי עכו לתיאום ולטיפול טוב יותר בבעיות הביוב הדחופות במקרקעין פרטי.

חאתם-בהתאם לממצאי הדו''ח, האם הוגדרו נהלי עבודה חדשים אל מול תאגיד מי עכו , וחאם בוצעה הדרכה לכל בעלי התפקידים הרלוונטיים בכדי לשפר השירות והטיפול בתושב.

*ניב- בהתאם להמלצות הביקורת , אנחנו מתואמים מול תאגיד מי עכו במה מטפלים ואיך, כל בעלי התפקידים החל מהמוקניס וכלה בפקחים המסתובבים בשטת תודרכו והנושא עובד עכשיו בצורה יותר טובה. יש עדיין מקומות שצריך לחמשיך ולפקת במיוחד בתחלופה של פקתים.

פולה- על פי ממצאי הדוח, תאגיד מי עכו חיה אמור לקבוע תעריף אתיד לטיפול בבעיות ביוב בבתים הפרטיים, האם הדבר נעשה.

*ניב- זה היה הסיכום מול תאגיד מי עכו, הוא אמור היה לקבוע תעריף אחיד ולפרסמו לציבור.

המלצת הועדת

הוועדה מתרשמת שנושא הטיפול בבעיות ביוב דחופות צוכה לטיפול ממוקד ומיידי בליקויים שהביקורת הצביעה הן ע"י העירייה והן ע"י תאגיד מי עכו, יחד עם ואת ממליצה הוועדה לוודא שאכן תאגיד מי עכו מפרסם לציבור תעריף אחיד לטיפול בבעיות הביוב הדחופות ולבצע בקרה תקופתית שהנושא מוטמע לאורך זּמן.

עיריית עבו 60 02107 41:10

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עכו 2412001 1 4110 0%ם.02. .56 מהותשו 6/\ 35

משרד מבקר העיריית

- 3

בר טלי: 04-9956107/8 :,וסיד

עירות עבר פקט': 04-9956254 :.צגי

7

דו''ח ביקורת בנושא ניהול משק החשמל

הביקורות בדקה את אופן ניהול משק החשמל הציבורי על חיבטיו השונים ובדגש על הייעול והתיסכון בצריכת התשמל, אופן ניהולו התקציבי, ואופן הטיפול בהיבטים בטיחותליס הקשורים לשימוש בחשמל.

להלן הנושאים שעלו בדוייח הביקורת ובהם דנה ועדת הביקורת :

*וסי - בפתת הדיון , ציין כי דו"ח הביקורת נדון פעמיים במסגרת הוועדה לתיקון ליקויים בראשותו של מנכ"ל העירייה.

חלק מהליקויים שעלו בדוייח הביקורת תוקנו, ובדגש על הליקויים הבט"יחוונייס ובכללם ליקויי חשמל וקרינה אלקטרו מגנטית (בלתי מייננת ) כפי שנתגלו במוסדות החינוך, לצד טיפול בנושאי בטיחות נוספים.

1) עלייה בצריכת החשמל בבתי הספר

חאתם- בוועדה לתיקון ליקויים נדרשתם לבדוק את מגמת צריכת התשמל בבתי הספר, מה נעשה עם זה?

אלון- לאחרונה נבדקה צריכת החשמל בבתי הספר במהלך חציון אי של שנת 2017 כדי לבדוק את מגמות הצריכה בחשמל, למעט בתל ספר ויצמן ואלמנרה בהם נמדדה עליה בצריכת החשמל ביתר בתי הספר נמדדה ירידה.

חאתם- בדויית הביקורת צוין כי במהלך השנתיים האחרונות נמדדה עליה בצריכת החשמל בבתי הספר, מה הסיבה ומה נעשה עס זה?

אורית- לעלייה בהיקף צריכת התשמל בבתי הספר ישנן מספר סיבות , בשנתיים האחרונות מוזגו כיתות ואולמות ספורט שהגבירו את צריכת החשמל, יחד עס ואת עם הפעלת תוכנית 'יניצניםיי ופרויקט חוג לכל ילד המתבצעיס בבתי הספר לאחר שעות הפעילות צפויה עלייה נוספת בצריכת החשמל.

חשוב להביא לידיעתך חברי הוועדה כי רוב בתי הספר בעיר עברו לניהול עצמי, על כן הבקרה בנושא צריכת החשמל תהייה צמודה יותר.

המלצת הועדת

בשל עלויות גבוהות של צריכת החשמל בבתי הספר, חשוב שתהיה בקרה בנושא.

עיריית עבו )0107 160

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עבו 2412001 1 460 2.02.00% ,.56 מהמזק)ן6/ 35

/ משרד מבקר העיריית

בק 7 טל': 04-9956107/8 :.61

עירית עכו פקס': 04-9956254 :.אגן

5

2) ניהול ובקרה אחר צריכת החשמל

חאתם- בדוייח הביקורת צוין כי אותרו מונים שאין לעירייה כל וודאות לגבי הצרכנים, האם הנושא טופל!

אלון- | בעקבות ממצאי הדוייח בוצע מיפוי מחדש של כלל המונים עליהם העירייה משלמת את חשבונות החשמל. לאותם מונים שלא הייתה ודאות לגבי אחות הצרכן המונים נותקו, למעט 4 מונים שעדיין נמצאים בבירור

המלצת הוועדת

הוועדה מתרשמת שננקטו צעדים מיידיס לטיפול בליקויים שהתגלו.

יחד עס ואת חוועדה ממליצה לבצע בקרה רבעונית/שנתית בנושא זה.

3) תשלום קנסות על מקדמי הספק

חאתם- האם טופלו הליקויים במקומות בהם העירייה משלמת קנסות על מקדמי הספק גבוהים?

אלון- ישנו מיפוי מדויק של המקומות שבהם העירייה משלמת קנסות על מקדמי הספק. יש מקומות שלא משתלם כלכלית להשקיע בשל העלויות הגבוהות אל מול גובה הקנס השנתי המסתכם במאות שקלים בלבד. יחד עם ואת תוגש בקשה לתקצוב הנושא בתקציב 8 בכדי לתקן במקומות שנכון וכלכלי לתקן.

המלצת הועדה

הועדה ממליצה שהעירייה תתקצב את הטיפול בליקוי הנייל על מנת לאפשר הקטנת הקנסות ע"י חברת החשמל.

6) בקרה אחר שעות פעילות תאורת תרחוב

חאתם- בביקורת נמצא כי בכדי לייעל ולתסוך בהוצאות החשמל בתאורת הרחוב יש צורך בהתקנת שעונים אסטרונומיים במרכציות התאורה, האם הנושא טופל?

אלון- הנושא עלה גס במסגרת הוועדה לתיקון הליקויים, הנושא יוגש לתקצוב ב-2018.

המלצת הועדת

הוועדה ממליצה לכלול את תקצוב התקנת השעונים האסטרונומייס במרכזיות התאורה דבר אשר יגרום לשימוש נכון יותר בתאורת הרחוב ולתסכון בכסף.

עיריית עבר מ 0) 6:17 41100

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עכו 2412001 1 10 2.00.04 ,.51 מהנמלוס/ק 35

5 משרד מבקר העירייה

רשי טלי: 04-9956107/8 :.61 יך

עירית עבו פקס': 04-9956254 :.צג

ו

5) בטיחות בחשמל- סכנת נפילת עמודי חשמל ותאורת

חאתם- הביקורת הצביעה על כך שישנה סכנה של נפילת עמודי תאורה , במה מדובר ומה נעשה עס וח?

אלון- מדובר בעמודי תאורה ישנים הפווריס ברתבי העיר שהבטיס שלהם נמצא מתחת לאדמה. בשל רטיבות , בסייס העמודים נאכל מקורוזיה כך שלא תמיד ניתן לוהות את הבעיה ועקב כך קיימת סכנה שהעמוד ייפול. ביצענו בדיקה ומיפוי של כל עמודי התאורה, ובמה שניתן היה לטפל ברמה האתזקתית הנושא טופל. בעקבות הנתיית מנכ"ל העירייה בוועדה לתיקון ליקויים אושר תקציב לטפל במפגעים הללו, אנחנו נמצאים כרגע באמצע הפרויקט והטיפול בכל העמודים יושלם בקרוב.

המלצת הועדת

לדעת הביקורת הנושא מתייב בדיקה ,מעקב וטיפול לאורך זמן ולא בהתייחסות חד פעמית.

על כן מומלץ כי יבוצעו בקרות עיתיות אחר המפגעים הללו ולשריין תקצוב לטיפול במפגעי הבטיתות בכדי למאער אפשרות של פגיעה בנפש.

66 מפגעי חשמל לקרינה אלקטרו מגנטית בבתי הספר

חאתם- בדוייח הביקורת הוצגו בצורה חריפה ליקויי בטיחות בתחום החשמל והקרינה האלקטרו מגנטית בבתי הספר השונים הפזורים ברתבי העלר.

האם הנושא טופל!

אודית הטיפול בליקויי הבטיחות בתחום התשמל והקרינה האלקטרו מגנטית בבתי הספר תוקצבו לאחרונה וטופלו במהלך התופש הגדול האחרון. נכון להיום כל לקויי הבטיחות בנושאים הללו תוקנו, ואנחנו ממתינים לדוייח בקרה בנושא.

המלצת הועדת

וועדת הביקורת מתרשמת מאוד מהטיפול בליקויי הבטיחות שהתגלו בבתי הספר השונים .

יחד עם ואת הנושא הרגיש מחייב בקרה ובדיקות תקופתיות של בעלי מקצוע בכדי לוודא שלא יהיו ליקויים מעין אלו שהתגלו בעתיד, על כן ממליצה הוועדה לצוות המקצועי לערוך את הבדיקות הללו באופן ממוסד

עיריית עבו ]ו מנוס) 017 410

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עכו 2412001 1 41160 02.0% ,54 מהמז 61)2/ 35

6 משרד מבקר העירייה

טלי: 04-9956107/8 :.761

פקס': 04-9956254 :,צהיך

דו'יח ביקורת בנושא מערכות מידע ואבטחת מידע

<וסִי- בשל האירועים בהתנהלותו של המנמייר הקודם ולצד הסיכונים והסכנות הנובעות מהתלות של הארגון במערכות המידע השונות , בדקה הביקורת מגוון רתב של נושאים שאמורים לבדוק האם העירייה מתנהלת בתתוס אבטחת המידע עפ"י התוקיס והנהלים המתייבים , נוסף על כך שממצאי הביקורת ישמשו תוכנית עבודה לתיקון הנדרש עבור המנמייר החדש וניהול נכון יותר של תתום מערכות המידע.

יוסי- לאחרונה ישבתי עם המנמייר החדש על דו"ח הביקורת באופן מפורט מתוך הכוונה שיכיר את כל הליקויים ויוביל לתיקונס.

חאתם- היות והביקורת נערכה לפני כשנה והמנמייר החדש נכנס לתפקידו רק לפני כתודש ימים , נכון שהדוייח יילמד על ידו והליקויים המפורטים בדוייח יתוקנו.

המלצת ועדת הביקורת

בשל חשיבות הדוייח והממצאים העולים ממנו , הוועדה ממליצה להורות על תיקון חליקויים וביצוע בקרות בכדי לוודא תיקונס בטוות הזמן חמיידי.

דוח מסכם בנושא תלונות ופניות הציבור לשנת 2016

חברי הוועדה עיינו בדוייח מבקר העירייה בנושא פניות ותלונות הציבור לשנת

6.

חברי הועדה מתרשמיסם מניתות פניות הציבור ואופן הצגתם. חברי הועדה ציינו כי בשנים האחרונות ישנו שיפור ברב באופן מתן חשירות והמענה הניתן לתושב ע"י העירייה ועל כך יישר כח.

המלצת הועזדית

למרות המגמות החיוביות באופן הטיפול בפניית התושבים נכון ללמוד לעומק את הדוח ולבצע הפקת לקחים בכדי לשמר את הדברים הטובים ולשפר את הטעון שיפור.

עיריית עבו 1 מס עו 1:) 110

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עבו 2412001 1 41160 02.00% ,.56 תהחשו 6/\ 35

משרד מבקר העירייה

ד

ו טל': 04-9956107/8 :.61י

עירית עבו פקס': 04-9956254 :.צגי

א

3 לסיבום

א. ועדת הביקורת עיינה בדותות מבקר העירייה לשנת 2016 ובהערות ראש העיר

לדותות אלה וקיימה דיון בעניינם.

ב. ועדת הביקורת מביאה בואת את המלצותיה בפני מועצת העיר לאישורם.

ג. | עם אישור הפרוטוקול במועצת העיר , ממליצה הועדה להורות על המשך

הליך תיקון הליקויים כמתבקש.

ד. ועדת הביקורת מבקשת בהודמנות זו להודות למבקר העירייה על דוחות

הביקורת אשר נעשו ברגישות ובמקצועיות רבח.

בברבה,

האתם פאר

יו"ר ועדת הביקורת

העתקים:

רי העיר-מר שמעון לנקרי.

מנכ"ל העירייה-מרי אוחד שגב

מבקר העירייה- מר יוסי כהן

עיריית עכו- פורום ראשי מינהל

עיריית עכו ומוס 6107 1:0

רח' ויצמן 35 ת.ד. 2007, עכו 2412001 1 4160 02.80% ,56 מהומלון 6/ 35

א-

₪8 | עיריית עכן 7

₪5 2

משרד המבקר

יום שני יייב תשרי תשע"ח

יום שני 02 אוקטובר 2017

לבבוד גספה ה

רי העיר מר שמעון לנקרי

הנדון: פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת- דוח ביקורת משרד תפנים לשנת 2016

1. בתאריך ת- 2.10.2017 התכנסה הוועדה לענייני ביקורת לדון בדוח ביקורת משרד הפנים לשנת 2016,

בישיבת הוועדה נכתו: מר חאתם פארס יו"ר ועדת תביקורת, הגבי פולת תג/אגי חברת ועדת הביקורת,

, מר מנתם נויפלד מנהל מח' הנהלת החשבונות יוסי כהן מבקר העירייה .

נעדרו מחישיבה- דייר בוריס מקגון- נופש מחוץ לעיר.

הוועדה דנה בעיקרי הדות הכספי ובדוח הביקורת ומפורט לשנת 2016 , הועדה התרשמה מנושאל

הביקורת ומהתליתסות העירייה לליקויים ולתיקונס תוך כדי הביקורת . יחד עם ואת התמקדה הוועדה

בעיקרי חליקויים שעלו בדוייח הביקורת כמפורט:

א. בנושא ביצוע תתקציב הרגיל- עפ"י הדוח, המפקח הכין דוחות לגבי עמותות שקיבלו תמיכות בשנת

6 , אך הדותות לא חוגשו לוועדה ולא נדונו בה.

חתייחסותו של מנחם - הדוחות שהוכנו ע"י המפקת נדונו בוועדח, להבא יצא פרוטוקול שישקף באופן מפורט יותר את הנאמר בוועדה.

בנושא ניהול נכסים ובטיחות- העירה הביקורת כי העירייה לא ביצעח רישום חשבון נאמנות בספריה אשר בו יתרת כספים בסך 1,149 אשייח השייכים לח נכון לתאריך ח- 31.12.2016.

התליחטותו של מנחט - בעקבות הערת הביקורת ביצעה העירייה רישום בדיעבד.

3 נוסף על עיקרי הליקוליס שהופיעו בדוח, דנה הוועדה בליקויים נוספים שצוינו בדוח הביקורת :

א. בנושא ביצוע תקציב בגיל- עפ"י דוח הביקורת, העירייה שילמה מקדמות על תשבון תמיכות לשנת

6 על סך 1077 אשי/ח לפני אישור תקציב העירייה ע"י משרד הפנים. מדוע הנושא חוור על עצמו גם בדוח הביקורת משנה שעברה?

הת?לחטותו של מנתם- המקדמות שולמו במהלך חודש פברואר בכדי לאפשר את פעילותט של הגופים הנתמכים וואת ללאחר שתקציב העירייה נשלח לאישור משרד הפנים במהלך חודש ינואר תקציב אושר בפועל ע"י משרד הפנים במהלך תודש לוני.

רח* ויצמן 55 עכו ת.ד. 2007 מיקוד 24100, טל. 04-9956000 פקס. 04-9956161 מוקד עירוני לקריאות דחוּפות בשעות בהן סגורים משרדי העירייה טל. 106 בו ] אל סז = איי'0 שג -יו 11, 2/2 (2. ---%%84-1. 52 (2, ורורפ\\-1.

ג 246 |[14₪. 2472 בב 2]20!- !2129 |צבב .]] , ,ובג 124 ר-\

ב.

עידיית עכן

משרד המבקר

בנושא חליבים - ל-12 מעובדי העירייה תובות בגין ארנונה ,אגרות וחיטלים שהסתכמו בטוף השנה ב 1703 אשייח, מה הטיפול שנקטה העירייה אל מול החייבים?!

הת*יחסותו של מנתם- היקף התייבים והתובות :ורד לאורך השנים, כל התליבים מטופלים ונמצאים בתביעות משפטיות, הסדרים או בפשיטת רגל.

המלצת הוועית

להמשיך ולטפל בחייבים עד לסיום החובות, תוך הקפדה על כך שלא מצטברים חובות לעובדים חדשים.

בנושא ארנונת (מים- בדוח הביקורת צוין כי לא מונה אחראי לביצוע מעקב לפתיחת חשבון תדש בקובץ הארנונה עבור נכס חדש, ולא קיימת קישוריות בין נתוני הפיקות על הבנייה לבין נתוני הוועדח המקומית לעדכון שוטף של נתוני הנכסים תמתויביס בארנונה.

האם מונה בעל תפקיד לנושא, ומח הפעולות שננקטו לטפל בהעברת הנתונים התקינה?

הת?יחסותו של מנחם- קיים נוחל חדש לרישום נכס חדש.

סקר נבסיים- עפ"י דוח הביקורת, ביצוע סקר הנכסים עס החברה התיצונית לוקה בתסר, התברה לא עמדח בלותות הזמנים כמתחייב בהסכם ההתקשרות. העירליה אינה יכולה לאמת את נכונות השטחים המתויבים ונכונות סיווג הנכסים בהעדר סקר נכסים מעודכן.

הסקר נמשך זמן רב מידי ,חאם ישנו תאריך יעד לסיימו!

התייחטותו של מנחם- ישנה בעייתיות מתמשכת למדידת נכסיט בעיר העתיקה ואנחנו נכסים לטיפול בנושא, העירייה סיימה את מדידת הנכסים שאלנס מגורים לרבות מסר ותעשייה, ובניח צמודת קרקע נמדדה, העירייה נמצאת בעיצומה של מדידת בניה רוויח.

המלצת הוועדת-

להגדיר מועד לסיום הסקר ולבצע בקרות רבעוניות בכדי לוודא עמידה בתאריך היעד.

מערך השכר והעסקת עובזיים- עפ"י הדוח, העירייה הפקידה בחשבון בנק מיועד את הסכומים שנוכו מהעובדים המועסקים בתנאי פנסייה תקציבית באופן תלקי בלבד ואשר מיועדים לתשלומי פנסיה בעתלד.

הנושא נשמע חמור וחוזר על עצמו גם בדות משנה שעברה, מה נעשה עס יתרת הכספים שנגבתה?

התליחסותו של מנחם- מדובר בסוגיה תורימית בלבד, הכספים יופקדו בחשבון עד לסוף שנת 7

המלצת הוועדה-

יש לעשות הכל שהכספים שנגבו עבור תשלום פנסיה יופקדו לתשבון הייעודי.

יש לדווח על ביצוע לפורום.

ניהול נכטים ובטיחות- בעירייה לא נמצא ספר הקצאות, האם הנושא הושלם?

התייחסותו של מנחם - הנושא טופל ותוקן תוך כדי הביקורת.

רחי ויצמן 35 עכו ת.ד. 2007 מיקוד 24100, טל. 04-9956000 פקס. 04-9956161 מוקד עירוני לקריאות דחופות בשעות בהן סגורים משרדי העירייה טל. 106 0-כ 76 55 קש איי 07 3 -יו 4ז, ג|ע- ןג -י-ר%%6-1. 50 כ3, ורורס\\-1.

1 , =21 |24120188, .46 5120ב !2141 ]| , ב14 בג-. ו ג, ר-4

7

-%% עיריית עכו

שר ₪ ₪ משרד המבקר

4. לסיכום- הוועדה מתרשמת כי ניחול תקציב העירייה על כל מורכבותו מנוחל באופן יעיל ומאוזן. יחד

עס זאת ישנם נושאים ספורים המתייביס תיקון והתייחסות.

הוועדה ממליצה בפני רי העיר להביא את פרוטוקול לאישור מועצת חעיר ,לאמץ את המלצות חוועדה ולהורות על תיקון הליקויים.

רשם- יוסי כהן

בברכה

*ו'יר הוועדה לענייני ביקורת

העתקים :

חברי מועצת העיר

מנכ"ל העירייה

מבקר העירייה

רח' ויצמן 5 עכו ת.ד. 2007 מיקוד 24100, טל. 04-9956000 פקם. 04-9956161

מוקד עירוני לקריאות דחופות בשעות בהן סגורים משרדי העירייה טל. 106

ו

1 241 ![241314, ,5-ב !2 וצכש. | בנג .4-2