פרוטוקול ועדת ביקורת 1/20 מתאריך 30/06/20

וועדת ביקורת עיריית ערד

בסד

ויאב תש'ייפ

7 יולי 2020

פרוטוקול וועדת ביקורת מס' 1 מיום ח' תמוז תש''פ תאריך 30.6.20 הישיבה התקיימה בחדר ישיבות חרמון

משתתפים:

מר ברוך שלסר יו"ר הועדה

מר דורון אורגיל חבר ועדה

גבי פלורי שטרלינג חברות ועדה

גבי דיאנה גיטיס חברת ועדת

מר שי אהרונוף מבקר העירייה

על סדר היום: דיון בדו''ח מבקר העירייה לשנת 2019

בפתח הישיבה בקש המבקר להבהיר כי צוות תיקון ליקויים עדיין לא העביר את הצעת תיקוניו על דו"ח 2018, וזאת למרות שעליחם היה להעביר עד ינואר שנח או. כמוייכ בניגוד לקבוע בחוק, פרוטוקולים של צוות תיקון ליקויים לא מועברים לוועדה אחת ל3 חודשים.

יו"ר הועדה מבקש שוב מצוות תיקון ליקויים להעביר פרוטוקולים של הצוות לידי הועדה.

פרק 1 מימוש החזון העירוני-- תחום התיירות

הועדה שמעה הסבר מהמבקר על אופן הכנת הדוייח, במהלכה הוסבר כי בכל שנה הוא בוחן נושא אחד מתוך החזון העירוני, וכי השנה הבחינח היא בתחום התיירות. לטענת המבקר אין מספיק סנכרון בין המחלקות האמורות לקדם את החזון העירוני, אין תכניות אסטרטגיות, וכן אין תיעוד מה הביא להחלטות אלו, וזאת בניגוד למינהל תקין שאמור להיות תיעוד ופרוטוקולים מה הביא את הנהלת העיר לקדם חזון מסוים ובצורה כזו או אחרת.

המלצות הועדת :

כדי לקיים מינהל תקין מומלץ לבנות תכְנית אסטרטגית לתחום התיירות, בהתבסס על כלל התכניות מהעבר בנושא, כולל עבודת מטה יסודית וקבלת החלטות מבוססות על נתונים רלוונטיים ושלמים, ולוודא כי המטרות במסגרת יכולות וסמכות העיריית.

מומלצ לקבוע יעדים ומדדי הצלחח על מנת לוודא כי פעולות העירייה בתחום מקדמות את מימוש החזון העירוני.

מומל להגדיר את אופני שיתוף הפעולה מול חרשויות המרכיבות את אר\ יס המלת (לא יתכן שמחד יש כביכול שיתוף פעולה, וצד שני מתקיים תחרות כלשחי), וכן להגדיר את שיתוף הפעולה בין מחלקת התיירות לשאר מחלקות העירייה והמוסדות העירונייט לשם מענה שלם לתייר.

מומלצ כי תכניות העבודה יכללו יעדים שביכולת העירייה לקדם. יש לקבוע מדדי הצלחה, ולגבות את התכניות בתקציב מספק.

מומלץ שמוקד 106 ייתן מענה גס בתחוט התיירות, וכן שיקלטו שס עובד/ת בשפה האנגלית והרוסית על מנת לתת מענה לכלל התייריס.

מומל להיעזר בספרייה עבור מרכז מידע לתייר בתוספת השכרת לוקריס במקום.

פרק 2 - יישום חוק עזר עירוני - מודעות ושלטים

עיריית ערד | הפלמ"ח 6, ערד | טל.: 08-9951703 | ]ו וחטוח.330.עצצצעצ

וועדת ביקורת עיריית ערד

המבקר הטביר כי בחלק מהמקרים העירייה פועלת בניגוד לתוקים שבחוקי העור, וכי חלק מהטעיפים שהיו בעבר לא רלוונטיים להיום \/או לחילופין שונים קצת, וכי יש לעדכן את חוקי העור בהתאם לנסיבות או לחילופין להוריד סעיפים של מיושמים בפועל. לא יתכן שהעירייה לא תפעל בהתאם לחוקים שהיא חוקקה.

המלצות הועדה :

מומלף לפעול בהתאם להגדרות חוק העזר העירוני, לגבש יעדי תקציב שנתיים בתחום כמוגדר באוגדן העיסוקים של משרד הפנים, ולוודא כי פועלים בהתאם למדיניות ההנהלה.

לצורך קיום בקרות וניטור מצד מנהל המחלקה והנהלת העירייה מומלץ לגבש יעדים ומדדי הצלחה בתחום.

מומלץ לבצע הצלבות נתונים לגבי עסקים מול נתונים הנמצאים במחלקת הגבייה וברישוי עסקים.

מומלץ לבחון ולהסדיר מצביט של ניגוד ענייניסם גס במכרזים פנימיים של העירייה ולגבש הסדר ברור להתנהלות במקרה של חשש לניגוד עניינים (קיים מקרה של מנהלת מחלקת רישוי עסקים שלבנה יש עסק בעיר).

מומלץ לשפר את הממשקים מול הגזברות (להצלבת מידע) ומול המחלקה המשפטית (לענין אכיפת עבירות על חוק העזר).

מומלץ לקנוס בעלי עסקים שלא מדווחים על שלט שעל העסק. חשוב להתריע קודם שיש שינוי במדיניות.

מומלץ לתקן ו/או לשנות את הסעיף הקובע על חלקיות השלט בעברית באופן שיהיה קל ליישמו. כמוייכ לפרסם כללי שילוט שיהיו נגישים לציבור.

פרק 3 -- תאגידים עירוניים ניהול רשומות, תיעוד ודיוות

המבקר הסביר שלא קיים תיעוד מסודר בנושא תאגידים כך שהחברה הכלכלית שהיא התאגיד היחיד בעירייה לא מקיימת את כללי תאגידים שעפייי משרד הפנים.

כמוייכ החברה הכלכלית לפיתוח אזור תעשיח אינה מתפקדת בפועל. וכן עמותת פסטיבל ערד שלטענת המבקר לאחר בדיקות עומק גם חיא מוגדרת כתאגיד (לטענת יועץ המשפטי של העירייה אינה מוגדרת כתאגיד).

המלצות הועדה :

מומלץ לקיים תיעוד ראוי בנושא תאגידים עירוניים ולהגדיר מנהל מתכלל לנושא כולל מעקב אחר יישום

החלטות דירקטוריון התאגיד.

מומלצ לקבוע נוהל טיפול בקשות של רגולטוריס לתשלומי אגרות בעד תאגידים עירוניים.

מומלף לקיים הליך של זיהוי וניהול סיכונים בכל תאגיד וזאת על מנת לתת להנהלה כלים נוספים להגדרת מדיניות ובקרות.

לצורך שיפור יעילות פעולות התכייל מומלץ לממש את המפתחות שהוגדרו על ידי משרד הפנים ככאלו המאפשרים קיום תאגיד מוצלח (הפרדח ארגונית מהעירייה, מיקום בתחום בו יש לתאגיד יתרון יחסי, מודל עבודה ברור, רמת שירות גבוהת).

לצורך מניעת חשיפה לתביעות בגין חובות של תאגידים, מומלץ לקיים תיעוד מלא של מסמכי יסוד התאגיד וישיבות הדירקטוריון שלו, מהקמת התאגיד, כך כשתידרש פעולה או חו"ד משפטית בנושא תאגיד, יוצגו בידי הנהלת העיר ו/או המחלקה המשפטית של העירייה את כל הנתונים הרלוונטיים לתאגיד.

מומלצ לבדוק את נחיצות החברה לפיתוח אזור התעשייה, כך שלא יהיה מצב שהחברה פעילה אך לא מתפקדת.

הועדה הבאה תתקיים ביום שלישי כייב תמו 14/7.

בברכה,

ברוך שלסר

יו"ר הועדה

עיריית ערד | הפלמ"ח 6, ערד | טל.: 08-9951703 ] |!.והטחח. 3130 שצעצ