פרוטוקול ועדת תמיכות מס' 28.6.23

עיריית אריאל

לשכת מנכ"ל

ט' תמוז תשפ"ג

יום רביעי 28 יוני 2023

לשכת מנכל / תמיכות / תמיכות 2023 / 85026

הנדון: פרוטוקול ועדת תמיכות מיום 28.6.23 - קביעת תהליך עבודה לפיקוח על השימוש בתמיכה

משתתפים:

שלמה רואימי - מנכ"ל

שלמה בנימין - גזבר

דוד זיו - יועמ"ש

חני בריקמן -מבקרת

רוית בראון - עוזרת גזבר

שוש שמיר - מנהלת מח' תאום ובקרה

אורלי גרין – אחראית תב"רים ותמיכות

חני:

בהתאם לחוזר מנכ"ל: נוהל תמיכות במוסדות ציבור ע"י הרשויות המקומיות, סעיף :17 פיקוח על השימוש

בתמיכה: "הרשות המקומית תקיים פיקוח מלא על מילוי התנאים למתן התמיכה ועל השימוש בתמיכה

שנתנה.

המנכ"ל ימנה עובדים מבין הרשות המקומית, בעלי כישורים מתאימים, שיקיימו את הפיקוח האמור. לא מונה מפקח, לא תשולם תמיכה כלשהי מאת הרשות המקומית.

הפיקוח ייעשה ע"י המפקח או נציגיו מקרב עובדי הרשות המקומית בהתאם לכללים שייקבעו ע"י הוועדה המקצועית".

יצויין כי בעירייה תשלום התמיכות מתבצע ב- 4 פעימות (כל רבעון).

הפיקוח יהיה כדי לברר:

- שהתמיכה משמשת למטרה שלשמה נתנה.

- מוסד הציבור מקיים את התנאים שקבעה העירייה בקשר לתמיכה, ואת הפעילות בגינה נתנה התמיכה.

- לא חלו שינויים מהותיים בנוגע למוסד הציבורי הנתמך, שהיה בהם כדי להשפיע על אישור התמיכה.

- מוסד הציבור מקיים את פעולותיו בהתאם לכללים שנקבעו בדין.

הפיקוח למעשה מתבצע ב-2 מישורים:

1. בדיקת דוחות תקופתיים: "הפיקוח יתבסס בין היתר על קבלת דיווחים תקופתיים ודוחות ביצוע

מהמוסדות הנתמכים: המוסד יגיש למפקח דוחות תקופתיים כפי שיידרש, אשר יכללו נתונים מעודכנים

על יתרת פיקדונותיו במוסדות כספיים ועל ההוצאות וההכנסות בפועל בתקופת הדוח לעומת התקציב המאושר, תוך פירוט ההכנסות על מקוריהן, וכן דוחות ביצוע כפי שידרוש המפקח.

המפקח ידווח על ממצאיו לוועדה המקצועית.

אחת לרבעון, ולצורך אישור תשלום רבעוני, המפקח יבקש מהעמותה מאזן בוחן ויבחן את ההוצאות וההכנסות ברבעון לעומת התקציב המאושר, מקורות ההכנסות וכיוב'. המפקח יבחן, האם קיימת פעילות חריגה במאזן לעומת הפעילות שהוצהרה בעת אישור התמיכה בתחילת השנה, כפי שהתבטאה במסמכים יהודה ,5 אריאל 4070805 ▪ טלפון 03-9061604 ▪ פקס 9061855–03 ▪ ariel.muni.il@citymanager

עיריית אריאל

לשכת מנכ"ל

השונים (האם למשל נוצר גרעון / האם אין הכנסות ופעילות נמוכה - יש לקחת בחשבון עמותות עונתיות).

בקשת הדוחות היא גם בגדר הרתעה.

המפקח ידווח על ממצאיו לוועדה המקצועית (ניתן במייל), והממצאים ישפיעו על קבלת החלטה בגין

ביצוע התשלום הרבעוני.

ביקורים פיזיים: "הפיקוח יתבסס, בין היתר, על ביקורים במקום הפעולה של המוסדות, שייערכו

בתכיפות הראויה בנסיבות העניין. המפקח ידווח על ממצאיו לוועדה המקצועית".

המפקח האחראי על התחום יגיע לביקורים במוסד (עדיף ביקורי פתע), אחת לרבעון, כדי לבחון בפועל את פעילות המוסד ואף לצורך הרתעה, לדוגמא: כמות חניכים בפועל, פעילות בהתאם להצהרת המוסד וכיוב'.

המפקחים ידווחו על הממצאים לוועדה המקצועית (ניתן במייל), והממצאים ישפיעו על קבלת החלטה

בגין ביצוע התשלום הרבעוני.

משימות לפגישה:

1. מינוי מפקח אשר יבחן את הדוחות הכספיים התקופתיים וידווחו לוועדה המקצועית.

2. מינוי מפקחי תחומים אשר יערכו ביקורים שוטפים וידווחו לוועדה המקצועית.

3. קביעת אחראי שיתכלל את כל הפיקוח עד לאישור התשלום הרבעוני.

החלטות:

1. ביקורים פיזיים בעמותות:

ימונו מפקחי תחומים אשר יערכו ביקורים שוטפים בעמותות, יתעדו ע"ג טופס ייעודי (שיועבר ע"י

חני), וידווחו לוועדה המקצועית :

תחום המפקח שיבצע ביקורים פיזיים תדירות

ספורט מנהלת מח' הספורט רבעונית

נוער מנהל מחלקת הנוער רבעונית

חברה וקהילה מנהל אגף הרווחה שנתית

בתי כנסת מנהל המועצה הדתית שנתית

2. בדיקת דוחות כספיים של כל העמותות:

לאחר אישורי התמיכות השנתיים, ייבחנו מאזן בוחן של העמותות באחריות הגזבר, וידווחו לוועדה

המקצועית.

הבדיקה תתבצע על מאזני בוחן של הרבעון השני , אשר מוגשים בספטמבר.

יהודה ,5 אריאל 4070805 ▪ טלפון 03-9061604 ▪ פקס 9061855–03 ▪ ariel.muni.il@citymanager