פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- שימוש בתוכנה עירונית

2020/11/20

פרוטוקולישיבת ועדת התקשרויות מתאריך 02.11.20

השתתפו

מלכה גרשון- מנהלת אגף משאבי אנוש (בשם מנכ"ל העירייה עפ"י כתב מיפוי והסמכה)

מירב בוסקילה -מנהלת אגף תקציבים(נציגת גזבר)

אייל איזמן-היועמ"ש לעירייה

יוגב דהרי-מנהל אגף רכש

בועז תנעמי- מנהלת אגף מערכות מידע ומיחשוב

העירייה ביקשה לבחון שימוש בתוכנה עירונית שתסייע בעיבוד מידעים שונים וקליטת תושבות ותושבים חדשים בעיר. ביררנו ברשויות מקומיות אחרות והבנו שקיימת מערכת אחת טובה וזמינה.

פנינו ליעוץ המשפטי בעירייה ושם ניתנה התשובה כי לא ניתן להתקשר עם חברה כלשהי בלא לקיים הליך של פרסום לציבור. כלומר, יש צורך לבסס את תמונת המצב העובדתית בקשר למספר החברות שפועלות בתחום זה ומסוגלות לתת מענה בטווח קצר.

בהתאם להמלצת היעוץ המשפטי – הוא גם סייע בהכנת הפנייה לציבור – פירסמה העירייה בעיתונות קול קורא (R.F.I )שבו ביקשה לקבל מידעבענין מערכת לניהול ותפעול של מערך חכם לקליטת תושבים חדשים בעיר.

אני מגיש לוועדה את המסמך שפורסם, מסומן 1 .

לצורך כך הרשות פנתה בפניה פומבית לקבלת מידע, שנועד לבחון מערכות שונות שקיימות בתחום זה (להלן - הבקשה) וכן מידע שיאפשר לה לגבש את המתכונת הראויה להקמת מערכת זו, זאת תוך הדגשה כי המציע שנענה לפני יה נדרש להציג מערכת קיימת שמתפקדת ופועלת, כך שניתן יהיה להפעילה בתוך זמן קצר ביותר.

לפני יה זו נענו שתי חברות- חברת זויות וחברת Sysmarter .

אני מגיש את 2 הפניות של 2 החברות, מסומן 2 (1) ו– 2 (2).

מבדיקה שערכתי ומשיחת הבהרה שהתקיימה ביום 22.10.20 איתו ועם עו"ד שירן מורלי מחלקה משפטית לבין חברת Saysmarter עולה כיהחברה הנ"ל צריכה זמן עבודה של מספר חודשים על מנת לפתח מערכת/תוכנה מאפס, שתתאים להפעלה בעירייה. לעומת זאת, חברת זוויות הציעה מוצר מוגמר לעניין המערכת לקליטת תושבים.

מדובר כנראה בתחום חדש שאין בשלב זה חברות רבות שיכולות ומסוגלות לתת את השירות עם מוצר שכבר פותח ומותאם לרשות המקומית.

למעשה לפי ה- r.f.i שפרסמנו יש רק חברה אחת שיכולה לתת את השירות באופן מיידי בדקנו גם מול חברת זוויות את עלות המערכת המוערכת וזו נאמדת בסך של 138,950 ש"ח + מע"מ ש"ח. כלומר בסכום שאינו מחייב מכרז בהתאם לקבוע בתקנה 3 (3) לתקנות העיריות מכרזים.

יועמ"ש: אכן בהמלצתי פרסמה העירייה קול קורא שמטרתו היתה להזמין חברות להציע הצעות להפעלת מערכת לקליטת תושבים וזאת כדי שהנהלת העירייה תוכל להחליט על המשך ההליכים לצורך התקשרות. לו היו מוגשות מספר הצעות של חברות (לרבות כמובן גם עוסק מורשה) להפעלת המערכת הייתי ממליץ לקיים התמחרות בין החברות שהצעתן היתה רלוונטית. אלא שבמקרה זה ועל פי מה שהוצג בפנינו, יש רק חברה אחת שיכולה בפועל לספק את התוכנה בפרק זמן מיידי.

כמו כן, חשוב לזכור כי במידה והיה מדובר בסכום שעולה על הסכום הפטור ממכרז לפי תקנה 3 (3 )

לתקנות העיריות מכרזים, היתה צריכה העירייה לפרסם מכרז– זוטא או פומבי – או לחלופין לפעול בהתאם לקבוע בתקנה 3(4) לתקנות העיריות מכרזים ולאשר חברה פלונית כ"ספק יחיד" בהתאם לדרישה שבדין.

אלא שכאמור במקרה זה מדובר בשווי התקשרות שאינו מחייב מכרז. שיקול הדעת נתון במקרה זה להחלטת הצוות המקצועי של מנכ"ל, גזבר ויועמ"ש בהתאם לכללים המינהל יים המחייבים אותנו. על כן, וכיוון שהעירייה פרסמה קול קורא ונתן פומביות להליך, היא מימשה ויישמה את העקרון של מתן הזדמנות הוגנת ושווה וכן את עקרון הפומביות ושקיפות ההליך. לפיכך, אני סבור שאין מניעה שהעירייה תתקשר בהסכם עם חברת זוויות, ובלבד שבכל מקרה שווי הה תקשרות לא יעלה על הסכום המחייב מכרז כאמור.

אני מבקש לרענן ולחדד שחוזר מנכ"ל 8/16 חל בגדר חובה באותם מקרים שבהם קיימת חובת מכרז ושהעירייה מבקשת לעשות שימוש בתקנת הפטור 3(8) לתקנות העיריות מכרזים. אלא שבכל מקרה תקנה זו וחוזר המנכ"ל מתייחסת למקרים של יעוץ מיוחד שדורש עבודה מקצועית בעל מומחיות מיוחדת או יחסי אמון מיוחדים. שנית, במקרה זה מדובר ברכישת/שימוש מערכת לקליטת תושב ולא ביעוץ.

החלטה:

לאחר ששמענו את בועז תנעמי מנהל אגף מערכות מידע ומיחשוב וכן את הסברו של היועמ"ש, ומהנימוקים שצויינו בפנינו, אנו מאשרים את ההתקשרות עם חברת זוויות וזאת בסכום של 138,950 ₪ בתוספת מע"מ

אנו מדגישים כי אין לחרוג בכל מקרה מסכום זה וכן אין להגדיל את שווי ההתקשרות. בתום תקופת השימוש במערכת הנ"ל, נבקש מבועז תנעמי להגיש לנו דו"ח לגבי הלקחים מהשימוש במערכת וכן הצעות להמשך, וזאת על מנתץ שנוכל לשקול ולהיערך במידת הצורך לפרסום מכרז פומבי מבעוד מועד.

_______________ _____________ _______________ נציגת מנכ"ל עפ"י

כתב הסמכה גזבר העירייה יועמ"ש העירייה