פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- אישור מאגר מתכננים בפטור ממכרז

‏10 אפריל 2018

כ"ה ניסן תשע"ח

פרוטוקול ועדת התקשרויות

התקיימה ביום 8.4.18 בשעה 10:00 בלשכת מנכ"ל העירייה

נוכחים:

איציק ויצמן – מ"מ מנכ"ל העירייה

נחמה שריקי – גזברית העירייה

ויקטוריה ברנגל – מהנדסת העיר

ילנה שורשר – מנהלת אגף פרוייקטים , תשתיות ותחבורה עו"ד שירן מורלי- אלישע- עו"ד במחלקה המשפטית

על סדר היום:

אישור מאגר מתכננים בפטור ממכרז בהתאם לנוהל חוזר מנכ"ל 8/2016

עו"דשירן מורלי-אלישע: חוזר מנכ"ל 8/2016 מסדיר את השימוש בפטור

ממכרז הקיים בתקנה (8)3 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח 1987. החוזר מגדיר את שלבי קבלת הפטור על ידי וועדת ההתקשרויות.

על פי הנוהל, על וועדת ההתקשרויות לקבל החלטות מנומקות, לפי השלבים המפורטים בנוהל, אותן יש לפרסם באתר העירייה. יודגש, כי בנוסף להתייחסות היועץ המשפטי לוועדה גם על הוועדה עצמה לנמק מדוע יש לפטור את ההתקשרות ממכרז.

ובאשר לעניין שלפנינו:

עבודות תכנון הנן עבודות שעל פי תקנה 8(3 )פטורות ממכרז. אולם, כאמור יישום התקנה נקבע בחוזר משרד הפנים. לפיכך, פרסמנו קול קורא לראש צוות מתכננים, וקיבלנו הצעות. המצב כרגע שיש לנו מאגר מציעים.

על פי הנוהל- לאחר הקמת מאגר ופרסום פניה פומבית, יש לצאת להצעות מתוך המאגר עצמו. ואז לשוב לאשר את ההצעות בוועדה. מדובר בתהליך ארוך ומסורבל.

אני מציעה לשקול את האפשרות לצאת בכל זאת למכרז. פרסמנו מכרז דומה לגני ילדים ובית ספר בשכונת עיר ימים.

איציק ויצמן: אם כיום יש קיימת דרך פשוטה יותר מפרסום מכרז, ואנחנו יכולים

לצאת להצעת מחיר בתוך המאגר הקיים, למרות שצריך לחזור שוב לוועדת ההתקשרויות אני מעדיף לפעול לפי הנוהל.

כל עוד שזה לא נוגד את החוק צריך לאפשר לאנשי המקצוע לעבור דרך ועדת התקשרויות , יש להם כבר מאגר, הוא תקין, צריך לפנות לפחות ל4 הצעות לפי הנוהל, אני מעדיף.

איציק ויצמן: שירן, למה יש התנגדות לוועדת התקשרויות?

עו"ד שירן מורלי -אלישע: ועדת ההתקשרויות מוסמכת לאשר התקשרות בפטור ממכרז, על פי החוזר, כאשר דרך המלך כידוע היא לפרסם מכרז. במקרה שכאן פורסם מכרז דומה. ולכן אנו ממליצים לשקול יציאה למכרז.

ויקטוריה ברנגל: אנחנו נאלצנו לפרסם מכרז בגלל הלחץ הגדול ובגלל שלא היתה

ועדת התקשרויות כי נכון להיום כולם עובדים עם ועדת התקשרויות.

נחמה שריקי: אני רוצה להבין, אבל כשיש מאגר ואנחנו יוצאים להצעות מחיר זה

בפטור ממכרז?

עו"ד שירן מורלי- אלישע: כן, זה בפטור ממכרז. כי הנוהל קובע שבשביל לתת

את הפטור צריך לפנות בפניה פומבית ואז ליצור מאגר ומתוך המאגר לצאת להצעות מחיר.

נחמה שריקי: ובאיזה היקף?

עו"ד שירן מורלי- אלישע: לא משנה ההיקף.

ילנה שורשר: אני אתן לכם נימוקים למה צריך לצאת בפטור ממכרז וכן לצור את

המאגר:

1. משרדי אדריכלים/ מתכננים לא יכולים לעמוד בדרישה של ערבויות ולרכוש

מכרזים במחירים הקיימים.

2. יצאנו למכרז וקיבלנו רק הצעה אחת

3. הנימוק העיקרי הוא שזאת הדרךהיחידה לעמוד בלוחות זמנים ולתכנן

בזמן.

עו"ד שירן מורלי-אלישע: המאגר לא נועד בשביל לחסוך מכרז, המאגר נועד

לתת פטור לסוג מסוים של עבודה. אני רוצה לציין: הנוהל הוא לא חובה. הרשות עדיין יכולה לפרסם מכרז.

כרגע ילנה העלתה את הנקודה של הערבויות + עלויות רכישה אז אנחנו כן יכולים להתייחס לכך.

איציק ויצמן: מאחר והיה לחץ בלוח זמנים ולא הייתה ועדת התקשרויות נאלצנו

לצאת למכרז. העיקרון במכרזים של תחומים כאלה שחייב שיהיה דגש באיכות, בניסיון , ברגע שיש לי אפשרות לפטור ממכרז בגלל תנאים מסויימים שהחוק מאפשר לי- אני רוצה להשתמש בזה.

וברגע שקיים מאגר אנחנו נפנה אליהם, יש לנו מעקב עליהם , בכל מקרה כל הצעה שמתקבלת מגיעה לוועדה, בוחנים שוב מבחינת איכויות , עמידה בלו"ז וכד' –

במידה ולא מורידים אותו מהמאגר.

עו"ד שירן מורלי-אלישע: אני רוצה לקבל הסבר על לוחות הזמנים שלכם

ולקבל הסבר מה מתוך הרשימה רלוונטי ל 9/18 הקרוב

ילנה שורשר: שום דבר לא רלוונטי לספטמבר הקרוב. אני הייתי צריכה להיות

היום עם חוזים לתכנון בשביל ששנה הבאה אני אתחיל לבנות. אני צריכה קודם לתכנן בלי לחץ רק ככה זה אפשרי ששנה אחרי אוכל להתחיל בביצוע.

ואני אתן לך דוגמא: יש לי פרוגרמה של ביה"ס חדש באגמים יסודי נוסף כבר 3

חודשים שיכולתי להתחיל תכנון ואין לי אפשרות , אז עכשיו עד שאניאחתים חוזים לתכנן ביה"ס חדש כולל קבלת היתר זה מינימום 8 חודשים. אנחנו היום ב4/18 אם אני מיידית לא מתחילה אם איזה אדריכל לא יהיה ב 2019 ביה"ס יסודי

עו"ד שירן מורלי- אלישע: הועדה צריכה לאשר איך היא יוצאת להצעות מחיר

יש להכין מדדי איכות ולהציג, אם אתם רוצים שהועדה תאשר תציגו לפני.

ויקטוריה ברנגל: אין בעיה, נכון להיום יש מאגר שהוכן כבר לפני 3 חודשים

תגידו מה צריך לפעם הבאה ונכין בהתאם.

ילנה שורשר: אחרי המאגר לא צריך מדד איכות כי מי שנכנס למאגר הוא כבר

ממודד איכות , אלה שאנחנו נאשר עכשיו הם עברו את מדדי האיכות ותנאי הסף.

נחמה שריקי: איך יוצאים להצעות מחיר?

ילנה שורשר: נניח אם מדובר בביה"ס יסודי אנחנו קבענו לדוגמא שהשכ"ט הוא

9% , אני נותנת ל- 3-4 מציעים את החומר + פרוגרמה+ תיאור העבודה + שכר טרחה באחוזים + דוגמת חוזה ותוך 4-5 ימים הם מעבירים לי הצעה לשכ"ט

ויקטוריה ברנגל: חשוב להבהיר מה ביקשנו כשפנינו לביצוע המאגר. ביקשנו מתכנן

שיש לו ניסיון של לפחות 10 שנים בתכנון פרוייקטים גדולים + בניה ירוקה המלצות.

ילנה שורשר: אני וויקטוריה ישבנו 3 שעות ועשינו סינון מעמיק

איציק ויצמן: אוקיי, מקבל את החוו"ד של ילנה וויקטוריה בעניין בחירת

המתכננים.

עו"ד שירן מורלי- אלישע: יש לקבל לפחות 4 הצעות מתוך המאגר. ילנה, יש לך

כמות משתנה של שכ"ט? או שזה אותו שכ"ט?

ילנה שורשר: כמה שהפרויקט יותר קטן ככה שכ"ט עולה, מדובר על פרופורציה

הפוכה. בכל מקרה הכי גבוה שאפשר לקבל מבחינת שכ"ט זה 10% כולל כל היועצים וזה בגני ילדים עד 700 מ"ר

איציק ויצמן: מי קבע את הטבלה?

ילנה שורשר: מניסיון והתייעצות שעובדים בתחום ובצורה כזאת לרבות משכ"ל

וחברות ניהול גדולות , מקובל בשוק ואף אחד לא התלונן , וזה גם פחות מתעריף משרד הביטחון.

איציק ויצמן: שלב א – אנחנו מאשרים את המאגר.

שלב ב – תוציאו קול קורא לכל שאר המתכננים , יועצים וכד'.

עו"ד שירן מורלי- אלישע: הועדה יכולה לקבל החלטות רוחביות לגבו סוג

ההתקשרויות שיהיו פטורים ממכרז.

נחמה שריקי: חוץ ממתכננים ויועצים של מוסדות חינוך וציבור את צריכה עוד

מאגר של מתכננים ויועצים בתחומים אחרים?

ילנה שורשר: בהחלט.

נחמה שריקי: מה הנושאים?

ויקטוריה ברנגל: הכל מוסדות חינוך – תכנון תב"ע, ניהול תב"ע, ניהול מבנה ,

חברה מנהלת, חברה מפקחת, מתכנן חשמל, מתכנן אינסטלציה, מתכנן נוף, מתכנן אקוסטיקה, יועץ קרקע, מודדים , שמאים ועוד.

איציק ויצמן: חשוב לציין שכרגע הועדה היא קדם יציאה לקול קורא. הועדה צריכה

לאשר לאיזה נושא צריך לצאת הקול קורא.

ויקטוריה ברנגל: מבקשים לאשר מאגר של מתכננים ויועצים שיהיה זמן לכל

עבודות התכנון בעירייה.

ילנה שורשר: יש שם חלוקה – אגף תכנון לבד שכמובן יכולים כולם להשתמש אבל

זה מאגר שלהם שהם רשמו , ככה גם מחלקת נכסים בנפקד, שפ"ע בנפרד , כל מה שאני צריכה בתור מנהלת אגף זה גם בינוי וגם כבישים.

החלטות הוועדה:

1. לאשר יציאה /פניה להצעות מחיר מתוך המאגר ל4 מציעים לפחות.

2. חזרה לדיון נוסף בוועדה לאשר את התוצאות של ההצעות.

3. לאשר יציאה לקול קורא לכל היועצים והמתכננים בתחום ההנדסה, תכנון

נכסים ופיתוח.

4. לאחר אישור הפרוטוקול, יש לפרסמו באתר האינטרנט של העירייה וזאת

תוך 15 ימי עבודה ממועד קבלת ההחלטה

ילנה שורשר: עוד נושא אחד , מאחר ואנחנו רואים שיש פניות ממתכננים נוספים

שרוצים להצטרף למאגר יש אפשרות לפתוח את המאגר שתהיה אפשרות הצטרפות למתכננים נוספים? זה מאוד חשוב .

עו"ד שירן מורלי -אלישע: על פי הנוהל אכן קיימת אפשרות לכניסה למאגר.

איציק ויצמן: ילנה וויקטוריה אני מדגיש שכל אחד שעבדתם איתו תדאגו שיהיה

לכם חוו"ד וזה בעצם מה שמנקד אותו. ואם הוא לא עבר אז להוציא אותו מהמאגר , כמו שמוסיפים ככה יש אפשרות גם להוריד. כל האחריות בעיקר עליכם , לכן אני מבקש שתעבדו בצורה מסודרת.

הישיבה ננעלה.

רשמה: אביטל אסייג

עו"ד‏שירן‏מורלי-‏אלישע‏

לשכה‏משפטית‏

נחמה‏שריקי‏

גזברית‏העירייה‏

איציק‏ויצמן‏

מ"מ‏מנכ"ל‏העירייה

חוות דעת משפטית- פטור ממכרז למתכנן על פי תקנה 3 (8) לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח- 1987 ("התקנה.

תקנה 3 (8) לתקנות העיריות קובעת כי חוזה לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים, כגון עבודות תכנון הנו פטור ממכרז.

חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 מסדיר את שלבי קבלת הפטור הקבוע בתקנה בנוהל מסודר ומפורט. כך, על פי הנוהל – הפטור יינתן לאחר דיון מנומק בוועדת התקשרויות, לאחר פרסום פניה פומבית ועוד. הכל כמפורט בתנאי חוזר המנכ"ל.

למען הסר ספק יובהר, כי העיריה אינה מחויבת לפטור את העבודה ממכרז על פי התקנה, והנה רשאית לפרסם מכרז פומבי.

בנסיבות העניין, המדובר בפטור ממכרז לעבודות תכנון מוסדות חינוך. המדובר בעבודות תכנון הדורשות ידע ומומחיות מיוחדים ואין המדובר בעבודה מקצועית שגרתית.

לפיכך, על מנת לפטור את העבודות ממכרז על הרשות לפעול על פי תנאי הנוהל כולם - לרבות פרסום פניה פומבית, ולבצע פנייה תחרותית מתוך רשימת המציעים, אישור התוצאות בוועדת התקשרויות, פרסום החלטות העירייה באתר האינטרנט ועוד.