פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- הקמת מאגר יועצים עבור קולות קוראים ממשרדי ממשלה

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 שנערכה ב 15/2/2022 ביוםשלישי

חברי הוועדה ה נוכחים:

עידן דוד – מנכ"ל העירייה

מירב בוסקילה – מנהלת אגף תקציב (נציגת גזבר)

עו"ד אייל איזמן – היועץ המשפטי לעירייה

משתתפים נוספים:

מורן כחלון – מנהלת לשכת מנכ"ל

יהודה פרץ – מנהל מחלקת לוגיסטיקה והתקשרויות

על סדר היום :

1. הקמת מאגר יועצים עבור שירותי ייעוץ וליווי בנושא קולות קוראים ממשרדי ממשלה.

מורן : בישיבה מיום 18/12/2021 אישרנו יציאה להקמת מאגר יועצים בתחום. ניגשו 4 יועצים שלושה מתוכם עונים על תנאי הסף ואנו מבקשים לאשר אותם במאגר.

1. הקמת מאגר יועצים לשירותי יעוץ לקולות קוראים

במערכת המאגרים של עיריית אשקלון שנמצאת באתר האינטרנט העירוני מפורסמ ים הזמנה כללית להצטרפות למאגר יועצים, מסמכים נדרשים להגשה לצורך תחילת תהליך הרישום (בכגון:

תצהיר לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, הצהרה על שמירת סודיות, שאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים והצהרה בדבר העדר קרבה לעובד הרשות ו/או לחבר מועצה) וכן דרישת מסמכים נוספים.

למאגר נרשמו היועצים:

• מגן ייעוץ וליווי מוניציפאלי בע"מ- עומדים בתנאי הסף.

• שחף שרותים חשבונאים- אינם עומדים בתנאי הסף, לא הציגו מספיק ניסיון רלוונטי, כפי שנדר בהצעה.

• אטלס ניהול השקעות חברתיות בע"מ - עומדים בתנאי הסף.

• חכ"מ ייעוץ מוניציפאלי- עו מדים בתנאי הסף.

מורן : מדובר בהקמת מאגר יועצים לצורך יציאה להליך הצעות במסגרת 8/2016 לקבלת שירותי יעוץ

וליווי הכוללים :

• איתור ומיפוי קולות קוראים .

• קבלת תקצירים של הקולות קוראים / מכרזים למחלקות הרלוונטיות ואנשי הקשר האחראים.

• ייעוץ מקצועי לאנשי הקשר במחלקה הרלוונטית בעירייה במילוי הבקשות ,סיוע בהכנת דוחות תקציב וחומר מקצועי וליווי המחלקות בהגשת קולות הקוראים • ליווי מול משרדי ממשלה

• תוכנה לניהול קולות קוראים – משתמש אישי עם גישה לתוכנה לניהול מספר רב של בקשות במקביל , מאגר קולות קוראים , קבלת התראות , הפקת דוחות , יצירת ארכיון מסמכים. כולל הטמעת המערכת במשרדי העירייה והדרכת העובדים.

• הגשת קולות קוראים .

2

• קבלת הטפסים והמסמכים הנדרשים להגשה עם פרטי הרשות למילוי חומר מקצועי ע"י המחלקה .

• דיווח דוחות ביצוע , הפקת דוחות רבעוניים סטטוס הגשת בקשות, אישור קולות קוראים, תקבול ממשרדי ממשלה.

• הגעה לרשות לצורך ליווי המחלקות בהגשה.

• מעקב ובקרה אחר ההגשות

• בירורים והבהרות מול משרדי הממשלה במידת הצורך.

• שירותי פילנתרופיה

החלטת הוועדה

לאחר ששמענו וקראנו את המסמכים הוועדה מאשרת לצרף למאגר המפורט לעיל את שלושת היועצים העומדים בתנאי הסף

_______________ ________________ ________________ מר עידן דוד גב' מירב בוסקילה עו"ד אייל איזמן מנכ"ל העירייה נציגת הגזבר יועמ"ש עיריית אשקלון