פרוטוקול הוועדה לענייני בקורת מספר 5.2019

1

עיריית אשקלון

הוועדה לענייני ביקורת

טלפון: 08-6792371, פקס 08-6792517

anny@ashkelon.muni.il

בס"ד

פרוטוקול מישיבת הוועדה לענייני בקורת מס' 5-19 שהתקיימה בתאריך 11.1927

נכחו

מר אייל אביטל, עו"ד - יו"ר הוועדה לענייני בקורת מר יורם גניש - חבר הוועדה

מר אלכס גרינברג - חבר הוועדה

מוזמנים:

מר אריאל גמליאל, רו"ח - מבקר העירייה

מר איציק וייצמן - סמנכ"ל כספים

גב' הילה רווח, עו"ד - היועצת המשפטית

יעל גבאי ארביב , עו"ד - סגנית היועצת המשפטית גב' ענת גור - מנהלת אגף חשבות

גב' אילנה מדניקוב - סגנית מנ' אגף משאבי אנוש

גב' אני חדד - מנ' לשכת מבקר העירייה ומזכירת הוועדה

לא נכחו:

מר שי רובין, עו"ד - חבר הוועדה

מר רמי סופר - חבר הוועדה

גב' אירית איתן - מנכ"לית העירייה

על סדר היום:

דיון בדו"ח רו"ח משרד הפנים 2018 – המפורט והכספי

מהלך הישיבה:

אייל אביטל: התכנסנו כאן לדון בדו" ח רו"ח משרד הפנים 2018. אלה דו"חות חשובים.

אחרי שעיינתי בד"וחות, אני חושב שצריך היה להזמין את הרו"ח - מבקר משרד הפנים שערך את הדו"חות שיסביר לנו כאן בוועדה לגבי הממצאים שהעלה. אני מבין מהיועמ"ש שאלה דו "חות שמידי שנה מוגשים לעירייה ובעלי התפקידים הנמצאים כאן איתנו בוועדה יוכלו להסביר לנו.

2

דו"ח רו"ח משרד הפנים 2018 – הדו"ח המפורט

פרק ב' - הממצאים העיקריים (עמ' 9)

אייל אביטל מקריא הממצאים

הליקוי:

רישום, דיווח כספי והתקשרויות

סע' ב. 1 (ע9 ) – "הרשות התקשרה עם יועצים מקצועיים בפטור ממכרז בהתאם לנוהל התקשרויות שנקבע בחוזרי המנהל הכללי 8/16 ו- 5/17. עם זאתהעירייה לא פרסמה באתר האינטרנט את ההיקף הכספי של ההתקשרויות כמתחייב על פי הנוהל...".

אריאל גמליאל: יש לציין שזה הממצא היחיד בכל שנת 2018. שאר הממצאים מתייחסים

לשנים קודמות.

הילה רווח: הנוהל החדש של ההתקשרויות עם יועצים חיצוניים נכנס לתוקף ב- 1.1.18 .

עד אז, כל נושא העסקת יועצים ברשויות המקומיות היה פטור ממכרז. זה התייחס להתקשרויות בנושאי תכנון, מדידות, שמאויות, אדריכלים, קונסטרוקטורים, נותני שר ותי חשמל, יועצי שכר ובכלל כל היועצים למיניהם נכנסו לסל הזה, שאומר שיש לגביהם פטור ממכרז. בזמנו היתה עתירה בנושא זה שאף הגיעה לבית המשפט, ובית המשפט קבע שגם אם זה פטור ממכרז, אז שמשרד הפנים יקבע כללים ורק לפיהם ייבחר היועץ, ז"א זה בסדר שאין מכרז, אבל זה לא פטור מכללים, צריך שיהיו אמות מידה, שיהיה מאגר –לאפשר לאנשים להכנס למאגר, וצריך לפרסם את המאגר. באחד הכללים מהוראות הנוהל החדש הזה מ -1.1.18 כתוב שהעירייה תפרסם באתר העירוני את כל ההתקשרויות שלה עם היועצים וכן את היקף ההתקשרות עם אותו יועץ.

התחלנו לעבוד לפי הנוהל שהיה דבר חדש, היו חבלי לידה כמו כל דבר חדש. בדקנו ברשויות אחרות והתחלנו להכין את מאגרי היועצים, אח"כ החלטנו שזה לא יחול על כל היועצים.

למשל היועצים של הלשכה המשפטית החלטנו שיהיה לפי מכרז, כך שלא תהיה טענה כלשהי כלפינו. במקרה הזה לא הלכתי לפי הנוהל הזה. לגבי מינהל הנדסה למשל הם

3

אמרו שהם צריכים מאגרים שונים כגון של אדריכלים, מנהלי פרוייקטים, מתכננים ועוד.

בדקנו ברשויות אחרות מה נהגו לעשות באותה עת לגבי פרסום היקף ההתקשרות והפרסום באתרי האינטרנט שלהם. לנ ו זה הרגיש לא נוח לפרסם באתר את היקף הסכומים שמקבל יועץ זה או אחר.

אייל אביטל: אבל מדובר בכספי ציבור.

הילה רווח: ברשויות אחרות מצאנו וראינו שכל הרשויות אכן מפרסמות את הרישומים

באתר, מבלי לציין את היקף ההתקשרות, וכך נהגנו במודע גם אנחנו, שכן מדובר בנוהל ולא בחוק. אבל, כשראינו שכל הרשויות מתחילות לקבל הערות ממשרד הפנים וכולם החלו לפרסם את סכומי ההתקשרויות, החלטנו שגם אנחנו נתקן את זה ונפרסם את הקפי ההתקשרויות.

איציק וייצמן: פועלים עכשיו לתיקון הליקוי.

אייל אביטל: איפה באתר האינטרנט אפשר לראות את זה עכשיו?

הילה רווח: באתר האינטרנט זה אמור לעלות. אני לא יודעת איפה זה נמצא בדיוק פיזית, כי

הדוברות מטפלת באתר. אנחנו נתנו הנחייה לפרסם את היקף ההתקשרות עם היועצים המקצועיים, כנדרש.

אייל אביטל: האם את ההנחייה לפרסם את ההתקשרויות עם היועצים באתר האינטרנט,

הוצאת בכתב, ולמי?

הילה רווח: במסגרת "הצוות לתיקון ליקויים", מנכ"לית העירייה הנחתה לתקן את הליקוי.

אייל אביטל: אני חושב שההוראה בחוזר מנכ"ל בדבר פרסום ההתקשרויות עם היועצים

המקצועיים החיצוניים שנבחרו בפטור ממכרז, באתר האינטרנט, היא החלטה שמשרתת את הציבור, החלטה נכונה וחושב שצריך לצאת מכתב מהלשכה המשפטית למנכ"לית העירייה ולכל מחלקות העירייה, שיקבע במפורש שכל התקשרות כספית עם יועץ מקצועי חיצוני ללא מכרז – יפורסם באתר האינטרנט.

הילה רווח: זה מה שהנוהל קובע, למה להוציא מכתב?

אייל אביטל: לא עבדתם בדיוק לפי הנוהל, ועכשיו כך אני חושב, שצריך להוציא מכתב.

4

כמו"כ אני מבקש שמישהו מהדוברות או מי שמתעסק באינטרנטיראה לנו איפה זה מיושם הלכה למעשה באתר האינטרנט.

פרק ג' – מעקב אחר תיקון הליקויים (עמ' 10 )

אייל אביטל (מקריא)

הליקוי:

ארנונה ומים

סע' ג.1 (ע10) – "בעירייה לא קיימת קישורית שוטפת (ממוחשבת אואחרת) בין נתוני מע' הגבייה לבין נתוני הפיקוח על הבנייה לבין נתוני הוועדה לתכנון ובנייה"

ענת גור: ישנן שתי מערכות תפעוליות שונות – מערכת ארנונה ומערכת של מינהל הנדסה

– פקוח על הבנייה. אין ממשק הדוק בין נתוני שתי המערכות האלה, אין תוכנה מתאימה, אבל יש לנו דו"ח אקסל רבעוני שמפיקים, ולכן המבקר כתב תוקן חלקית.

אייל אביטל:

סע' ג. 2 (ע10) – "הרשות לא ביצעה סקר נכסי ארנונה למגורים, ושטחי קרקע חקלאית משנת 2008.....כמו כן סקר הנכסים שנעשה אינו מקיף את כלל השטחים"

איציק וייצמן: - הליקוי תוקן.

אייל אביטל:

הליקוי:

ביצוע התקציב הרגיל

סע' ג. 3 (ע10) – "הוועדה המקצועית לתמיכות אישרה אתהתמיכות באיחור (ולא עד 1.7.17)...כמו"כ מליאת המועצה אישרה את התמיכות באיחור ולאחר 1.9.17 "...

איציק וייצמן בשנת 2018 הוועדה המקצועית אישרה תבחינים לתמיכות בתאריך 26.7.18 והובא לאישור מועצה ב6.8.18. בשנת 2019 הוועדה המקצועית אישרה תבחינים לתמיכות בתאריך 19.8.19 והובא לאישור מועצה ב 2.9.19- אנו משתדלים לעמוד בתאריכים למרות שבעיריית אשקלון התחלפו מנכ"לים, דבר המקשה על העבודה השוטפת ברשות.

5

אייל אביטל ברור שיהיה כתוב "לא תוקן" כי זה כבר מעשה עשוי, זה בדיעבד. מקווים שלהבא יפעלו לפי חוזר מנכ" ל, כמו שצריך.

סע' ג.4 עד סעג .7 (ע10) – תוקנו

ביצוע תקציבי הפיתוח

סע' ג.8 (ע10) – העירייה לא הפקידה בחשבונות בנק נפרדים כספים שקיבלה עבור תקציבי פיתוח המיועדים לביצוע עבודות פיתוח..."

איציק וייצמן: משרד הפנים רוצה שלכל תב"ר יהיה חשבון בנק נפרד, זה לא מעשי לפתוח

מאות חשבונות בנקים. זאת הערה שחוזרת על עצמה מידי שנה, ולא יתוקן.

ענת גור: נכון, זה לא יתוקן.

אייל אביטל: לאחר ששמענו את נציגי העירייה העוסקים במלאכת התקציב, הוועדה סבורה

שלא ניתן ליישם הנחיה זו. הנחייה זו מנוגדת למציאות, מנוגדת לשכל הישר ותיצור כאוס במקום סדר, כמו"כ היא תדרוש יותר עובדים ויותר משאבים.

חייבים

סע' ג.9 (ע11) – " לחבר מועצת העיר חובות בגין ארנונה

איציק וייצמן: החוב לחבר המוע צה הוסדר. לגבי חובות של עובדי העירייה המוזכרים

בדו"ח שאין להם הסדר חוב, הם מטופלים במסגרת אכיפה (עיקולים ותביעות).

ענת גור: החובות שנמצאים אצלנו בהסדר, בשנה הבאה בדו"ח הבא של 2019, זה יופיע

כתוקן.

סע' ג.10 (ע11) – תוכנת הגבייה שבעירייה לא מאפשרת להעביר במאזני הגבייה בסוגי השירות חינוך וקנסות את יתרות החייבים בסוף השנה לתחילת השנה הבאה באופן תקין, ולפיכך, לא ניתן לעקוב בצורה יעילה אחר חובות אלו..."

ענת גור: יש דברים שעובדים שלא לפי שנה קלנדרית, כגון מינהל חינוך שעובדים לפי

תאריך תחילת שנת לימודים ב1/9 ולכן לא ניתן לעשות סגירת יתרות ל31/12 לשנת פעילות של מערכת החינוך.

6

איציק וייצמן משרד הפנים יודע שמתחילים את הלימודים בספטמבר, אז למה הם כותבים את ההערה הזו כ ל שנה מחדש?

אייל אביטל: אפשר לעשות אולי מאזן בוחן?

ענת גור: מאזן בוחן יתרות תמיד יש, הבעיה שהם רוצים סגירה לסוף שנה. אי אפשר לחתוך

באמצע של הפעילות.

אייל אביטל: זו הסיבה שרציתי שרו"ח משרד הפנים, שערך את הבקורת הזו, יהיה נוכח

כאן איתנו, כדי שאוכל לשאול אותו לגבי חלק מהדברים שרשם.

עו"ד יעל ארביב גבאי מגיעה לוועדה

אייל אביטל:

סע' ג. 11 (ע11) – "העירייה אינה נוהגת לערוך רישומי הערות אזהרה בטאבו כנגד חייבים בעייתיים שברשותם נכס...". מה הכוונה?

איציק וייצמן: כעקרון יש חייבים שאנחנו מבצעים פעולות אכיפה נגדם. במקרים שאין

לחייב כסף עכשוי לשלם את חובותיו, אנחנו נוקטים בצעד הזה של הערת אזהרה בטאבו לנכס, אבל יש מצבים שלא ניתן לרשום את ההערת אזהרה, כגון במקרים שמדובר בנכס בחברה משכנת, רשות הפיתוח, עמיגור ועוד.

יעל ארביב גבאי: כל זמן שהערת אזהרה בטאבו כתובה, החייב חסום ולא יוכל למכור את

הנכס. הטענה כאן בדו"ח אומרת שיש מקרים שהם מצאו שלא נרשמה הערה בטאבו.

אייל אביטל: יש מקרים שהדבר לא נרשם בטאבו, כשמדובר בחברה משכנת או שיש לחייב

הסכם חוזי ואז צריך לרשום ברשם המשכונות. שוב, אם רו"ח משרד הפנים היה כאן, הייתי מבקש שיתן לנו דוגמאות ספציפיות.

יעל ארביב גבאי: האזהרה בטאבו זה כלי אכיפה מצויין.

יורם גניש: משתמע מהבקורת שהעירייה יכולה היתה לרשום האזהרה והיא לא עשתה זאת.

אייל אביטל: הוועדה סבורה שהשימוש במילה "העירייה אינה נוהגת" אינו תואם את

המציאות וקיימים רק מקרים חריגים שבהם לא ניתן היה לבצע הערת אזהרה בטאבו מהסיבה שהנכס לא מנוהל בטאבו על שם החייב, כך נמסר לוועדה מפי המבוקרים. אם

7

מבקר משרד הפנים סבור אחרת, מן הדיןשצריך היה לתת דוגמאות ו לרשום ב איזה מקרים ניתן היה לרשום הערת אזהרה בטאבו ולא נרשם. המושג "העירייה אינה נוהגת" אינו במקומו.

מנגנוני בקרה וביקורת פנימית

סע' ג.12 (ע11) – – ועדות החובה הבאות התכנסו בשנת 2018 פחות מארבע פעמים

כמתחייב עפ"י חוק: ועדת מל"ח, ועדת ביטון, ועדת קליטה ועלייה, ועדה לקידום מעמד

הילד, ועדה לאיכות הסביבה, ועדה למיגור אלימות, ועדה להנצחת זכרם של נרצחי טרור, ועדת חינוך וועדה למאבק בסמים מסוכנים..."

יורם גניש: כל הוועדות חשובות אבל ועדת הרווחה מבחינתי היא חשובה מאוד, נושא

הרווחה זה המנטרה שלי שבגללה התמודדתי בבחירות, איך זה שבשנת 2018 לא התקיימו בכלל ישיבות. נכון שהיו בחירות ומלחמה באמצע, אבל זה לא מצדיק את זה שלא יתקיימו וועדות.

ניהול נכסים ובטיחות

סע' ג.13 (ע11) – לא נמצאו סימוכין שהעירייה מפקחת על השימוש בקרקע ובמבנים שהעירייה הקצתה למוסדות...". מה זה אומר בדיוק?

ענת גור: עפ"י הפרוטוקול של ה"צוות לתיקון ליקויים" – תוקן חלקית. העבודה מבוצעת

ע"י עובדים מקצועיים בעירייה והוחלט שיהיה מפקח נכסים, שיתן מענה למח' נכסים בקבלת מידע מהשטח.

אריאל גמליאל: אם למשל העירייה מקצה ביכנ"ס לעמותה, העירייה צריכה לפקח שאכן

הוא משמש לייעודו ולא לפעילות אחרת.

איציק וייצמן: עכשיו יש עובד שמפקח על כל הנושא.

מערך השכר והעסקת עובדים

סע' ג.41 (ע11) "מועצת העיר לא מינתה מנהל מח' חינוך כנדרש בחוק

אילנה מדניקוב: קיימנו מכרז. נבחר עובד (יובל זוזט). החומר שלו נשלח למשרד הפנים

כיוון שיש לו קרבה משפחתית. משרד הפנים העביר את הנושא להתייחסותו של משרד

8

החינוך, לראות אם הוא עומד בדרישות הסף. משרד החינוך טרם נתן תשובה. לפני כשבועיים עוד פעם שלחנו מכתב למנכ"ל משרד החינוך בבקשה לענות. בנתיים הנושא תקוע במשרד החינוך. הוא אמור להעביר התייחסותו לוועדת השירות במשרד הפנים, ואז אנחנו נקבל מהם תשובה.

דו"ח רו"ח משרד הפנים 2018 – הדו"ח הכספי

אייל אביטל: מה עיקרי הליקויים בדו"ח הכספי?

אריאל גמליאל: הדו"ח משקף את המצב הכספי של העירייה.

אייל אביטל:

ביאור 2 – עיקרי המדיניות החשבונאית (עמ' 11)

הלוואת שנתקבלו

ע' 11 סעב 3: "פרעון מלוות (כולל קרן, ריבית והפרשי הצמדה) שזמן פרעונם הגיע, לפי לוחות סילוקין, נזקף כהוצאה מתקציב הרגיל, גם אם לא שולמו בפועל.."

ענת גור: כשיש לדוג' פרעון מלוות של 25-24 מיליון ₪ וכתוצאה משינויים יכול להיות

בשעורי מדד, או בשעורי ריבית וכו', ובפועל יש סטיה. הסכום הזה של 63,000 ₪ זה סכום זניח בהקפים האלה שיש לנו. כלל ההלוואות אנחנו רושמים לפי מועד פרעון בפועל. אין פרעון מלו ות שהגיע מועד פרעון והוא לא שולם בפועל. העירייה עמדה בכל ההתחייבויות שלה.

אייל אביטל: מקריא מעמ' 3 "...לדעתי הדו " חות הכספיים הנ"ל משקפים באופן נאות

בהתאם להנחיות, מכל הבחינות המהותיות, את מצבה הכספי של הרשות המקומית לימים 31 בדצמבר 2018 ו- 2017 ואת התקבולים, התשלומים והעודף מפעולותיה לכל אחת מהשנים שהסתיימו באותם תאריכים.."

מתוך זה אני מבין שהמצב הכספי בשטח תואם לדו"חות המוצגים למשרד הפנים. סה"כ הכל נראה בסדר גמור.

ענת גור: נכון, אין פיגור בתשלומים. יש הלוואות ומשלמים אותן בזמן.

אייל אביטל: ממשיך להקריא מעמ' 3 בדו"ח1...בדו"חות הכספיים...נכללו חובות

מסופקים וחובות למחיקה בסך 371,672 אלפי

אייל אביטל: איזה פעולות נעשו לשם גביית החובות המסופקים הללו?

9

ענת גור: רוב החובות המסופקים – הם חובות אבודים, שצריך למחוק. יש לקוחות הסטוריים

שלא ניתן לגבות מהם, מצד שני גם לא ניתן למחוק כי אפשר למחוק רק כשמוגדר החוב אבוד.

יעל ארביב גבאי: יש פסיקה, שקשה להוכיח חוב אבוד.

אייל אביטל: אנחנו כוועדה רוצים לדעת כמה חייבים יש לעירייה?

אריאל גמליאל: בעמ' 30 רשום שהיקף חובותארנונה המסופקים הוא 47,897 מיליון

לסוף 2018 .

יעל ארביב גבאי נתקלתי לאחרונה בחוזה במסגרתו ניתן ייפוי כוח לעו"ד חיצוניים לנקוט בתהליכים משפטיים בהליכי הגבייה, אפילו על חובות עבר.

אייל אביטל: חובות ארנונה של 47,897 מיליון- זה סכום גבוה מאוד של חייבים

לעירייה. מה המנגנון, מה השיטה לגביית חובות? האם יש תוכנת מחשב שעוקבת אחרי גביית חובות ישנים וכו'?

פלורה אוחיון: (בשיחה טלפונית עם הוועדה): בעקרון מריצים חישוב החובות כך: האחת

– בתחילת שנה ואח"כ אחת לחודשיים. אחרי שתי תקופות חיוב שולחים התראה ראשונה לחייב לגבי חובותיו, ואחרי שחולף המועד של זמן ההתראה, כעבור 25 ימים שולחים התראה שניה ואם עדיין לא משולם החוב, נוקטים בצעדי עיקול לפי הפקודה. התהליך ארוך – עיקולים ראשוניים בערך בחודש יוני. בין לבין שולחים הודעות SMS לפני שמבצעים עקולים לחייבים, מנסים להביאם לתשלום לפני פעול ת העיקול. בדר"כ אחרי משלוח התראה על עיקול, התושבים מסדירים את חובם ואם לא, מתחילים את הסבב השני – התראות ראשונה, שניה ושלישית, ואם כל זה לא הועיל, מתחי לים לפועל במסלול של תהליך לתביעה משפטית. בכל מקרה אנחנו בוחנים כל מקרה לגופו, אם מדובר בחייב של אותה שנה בלבד, מנסים דרך טלפונית להביאו לתשלום חובותיו, ואם רואים שמדובר בסרבנות שיטתית- מפעילים הליך של תביעה משפטית.

אייל אביטל: האם יש לכם רשימה עדכנית של כל החייבים?

פלורה אוחיון: כל מאגר החייבים מתבצע במערכת הפעלה של האוטומציה, דרכה גם

מפעילים את העיקולים וכו', לכן לא קיים סיכוי שחייב יימחק בצורה זו או אחרת. מתקיים מעקב שוטף.

10

החלטת הוועדה לענייני בקורת- (פה אחד):

ממליצים לקבל את המלצות דו"ח רו"ח משרד הפנים 2018 – המפורט והכספי ומאשרים העברתו לדיון ואישור מועצה.

רשמה: אני חדד

______________________

אייל אביטל, עו"ד

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

העתק:

מר תומר גלאם, ראש העיר.