פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- אישור יציאה להצעות מחיר לקבלת שירותי יעוץ כלכלי לעירייה מיצוי הכנסות משרד החינוך

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 שנערכה ביוםראשון, בתאריך 05.202321 ,א' בסי וון תשפ"ג

חברי הוועדה הנוכחים:

מורן כחלון - מנהלת פרויקטים ובקרה בלשכת מנכ"ל, נציגת מנכ"ל העירייה מירב בוסקילה – נציגת גזבר העירייה

עו"ד אייל איזמן – היועץ המשפטי לעירייה

עו"ד נאור ערוסי – נציג היועץ המשפטי לעירייה

משתתפים נוספים:

עו"ד אייל איזמן – יועמ"ש העירייה

צליל כהן – סגנית מנהלת אגף תקציבים וכלכלה

על סדר היום:

אישור יציאה להצעות מחיר לקבלת שירותי יעוץ כלכלי לעירייה מיצוי הכנסות משרד החינוך-

תקציבי חינוך כולל ליווי שוטף.

דברי הסבר של הגורם המקצועי (צליל כהן):

עד היום העירייה פעלה תחת הסכם ייעוץ מיום 23/05/2018.

ההסכם מסתיים ביום 15/05/2023 ולכן אנומעוניינים לצאת תחת נוהל יועצים 8/16 של משרד הפנים

להלן יפורטו היקף העבודות הנדרשות:

ליווי שוטף הכולל בדיקת דיווחי משרד החינוך, בקרת שכר של עובדי ההוראה, בדיקת גנ"י, בדיקת סייעות חינוך מיוחד, הסעות כולל ליווי, ניתוח דוחות מיתר חודשיים , מעקב תקציבי הכולל סיוע לעובדי בי"ס ועוד.

העבודה המבוקשת דורשת ניסיון בתחומים ספציפיים אלו ויחסי אמון מיוחדים, מדובר בבקשה וליווי שוטף בכל הנושאים והדיווחים השוטפים למיצוי הכנסות בתחום החינוך- גנ"י, יסודיים, סייעות חנ"מ ותיכונים.

מעבר לבדיקת ההכנסות ממשרד החינוך, היועץ מדגיש בפנינו נקודות חשובות לתשומת לב, הן בתפעול והן בהגשת הדיווח למשרד על מנת למצות את מלוא תקציבי המשרד. מדובר בהיקף הכנסות מאד נרחב מהתקציב השוטף של הרשות.

חשוב להתנהל עם היועץ ברמה שיראה אך ורק את טובת הרשות על מנת שנוכל להוציא את המקסימום.

פירוט ההתקשרות:

ליווי שוטף

1. גני ילדים-

בדיקה וטיפול מול משרד החינוך עד לקבלת תקצוב מלא של כלל הילדים בגנים ברחבי העיר, לרבות גני חינוך מיוחד.

כולל- חריגי גיל, ילדים כפולים, ילדים שגויים, ילדי סטייה , הגשת בקשה לילדי השלמה בדיקת אכלוס כיתות גן ,סייעת שנייה וכ"ו.

2. הסעות-

בדיקת תקצוב וטיפול מול המשרד בנושאי הסעות- לרבות הסעות חינוך מיוחד, הסעות חינוך רגיל, ליווי הסעות, כולל בקרה והגשת ערעורים למשרד החינוך.

3. סייעות חינוך מיוחד-

בקרה על דיווח ותקבולים בנושאי סייעות- לרבות סייעות שילוב, כיתתיות , חריגות ,רפואיות וכ"ו. כולל טיפול בפערי תקצוב אל מול האישורים.

4. על יסודי-

בקרה מלאה עבור כל תקציבי התיכונים בבעלות העיריה-

א. בדיקת דיווחי משרד החינוך- רמת שירות ופרופיל מורים ומקסום פרמטרים המשפיעים

על התקצוב.

ב. בקרת ניצול שעות/הקצאת שעות תקן לרבות: שעות הוראה פרונטליות, שעות צבועות,

שעות תפקידים, שעות ניהול/ריכוז, שעות גמולים, אכלוס כיתות. הבדיקה נועדה לשמש כלי בקרה בידי הנהלת הרשות על גורמים הפדגוגיים בבתי הספר בכל הקשור לניצול התשומה העיקרית שעומדת לרשות בית הספר קרי שעות ולהמליץ על דרכים לחסכון והתייעלות.

ג. בדיקת שאילה והשאלה.

ד. ליווי הכנת תקן שנתי- כולל מעקב ובקרה ניצול תקן.

ה. קיום פגישות רבעוניות מול בתי הספר לבדיקת תקן מול ניצול מהתקן המאושר.

ו. בקרת שכר עובדי הוראה -

בדיקה מלאה של עדכון נתוני הוותק, ההשכלה והגמולים של המורים במחוז.

בקרה מלאה של שכר עובדי ההוראה-אישור הגמולים של כלל עובדי ההוראה.

מענה שוטף במגוון סוגיות בכל הקשור לתקנון שירות עובדי הוראה והסכמים קיבוציים של עובדי הוראה וכד'.

ז. רישוי תיכונים- טיפול בהגשת בקשות למשרד החינוך לרישוי עבור בי"ס בהתאם ללוח

הזמנים.

5. מענה תקציבי-

הכנת אומדן הכנסות משרד החינוך על פי תחזית רישום לשנה הבאה לרבות בקרת תקציב מול ביצוע.

6. שוטף-

א. ניתוח דוח מית"ר חודשי- המלצות וטיפול בפערים מול המחלקות הרלוונטיות.

ב. מענה שוטף במגוון סוגיות הקשורות בתקציבי חינוך ושכר עובדי הוראה לרבות "עוז

לתמורה".

ג. עריכת דוחות רבעוניים, מעקב אחר סטיות תקציב מול בתי הספר.

ד. סיוע והדרכה לצוות המנהלי של בתי הספר בכל הקשור למעקב תקציבי עפ"י בקשת

לקוח.

תנאי סף

• המציע מספק שירותי בקרה בהתאם למפרט השירותים לרשויות מקומיות.

• העובד המוצע מטעם המציע בעל ניסיון מוכח בליווי רשויות מקומיות במפרט השירותים המפורט מעלה בלפחות 2 רשויות מעל 100,000 תושבים במשך שנתיים לפחותמתוך ה 3 השנים האחרונות 2022-2020.)

• העובד המוצע הינו רו"ח ובעל תואר אקדמאי בתחום הכלכלה לרבות מנהל עסקים חשבונאות וכ "ו

הצעת היועץ

סוג השירות יח' מידה כמות

שנתית

טווח מחירים

(מקסימום-מינימום)

לפני מע"מ

מחיר יח' לפני

מע"מ

סה"כ לפני

מע"מ

ייעוץ מיצוי

הכנסות תקציבי

חינוך

חודשים 12 9,000-11,000 ₪

אופציה-ייעוץ

לבניית מכרז

להפעלת בתי ספר

פר

מוסד(קיימים

12 תיכונים

בעיר)

בהתאם

לצורך 5,800

אופציה- ייעוץ לווי

גפן רשותי חודשים 12 2,500-3,000

סה"כ לפני מע"מ

מע"מ 17%

סה"כ כולל מע"מ

מציע שייתן הצעה מתחת למחיר מינימום או מעל מחיר מקסימום ייפסל על הסף.

היקף ההתקשרות

1. ליווי ומקסום תקציביחינוך - התקשרות הינה לשנה עם אופציה להארכה ל- 5 תקופות נוספות

בנות 12 חודשים כל אחת.

2. אופציה– ליווי הרשות והכנת מכרז עבור תיכונים תחת מפעיל חיצוני (רשתות חינוך) – עבור ליווי

והכנת מכרז פר מוסד(קיימים 12 תיכונים בעיר .

3. אופציה ליוויגפן- סל רשותי - ליווי הרשות בהכנת התוכנית, הגשת דוח ביצוע, מענה מקצועי

ופנייה למשרד החינוך ככל שיידרש.

התראה לרשות על ביצוע נמוך של דיווחי המוסדות, חיובי מוסדות החינוך ביוזמות רשותיות, בקרה כוללת של בדיקת התוכנית , סיוע מקצועי ועדכונים שוטפים.

תנאי התשלום

שוטף 30 יום

על המציע

• המציע יצרף הצעת מחיר- הצעת המחיר תגלם בתוכה את כלל הוצאות המציע, ובין השאר בביצוע השירותים, נסיעות, הגשת בקשות למשרדי ממשלה, צילומים ,הדפסות, השתתפות המציע בפגישות במשרדי הרשות, הוצאות אישיות, כוח אדם, שירותי משרד וכיו"ב בכל העלויות הנלוות החלות על היועץ .

• יש לצרף פרופיל החברה, קורות חיים של העובד המוצע, אישורים והמלצות רלוונטיות, תעודות אקדמאיות

יובהר כי הצעת המציע הינה סופית ותכלול – הכול בהתאם לתנאי המכרז.

קביעת הזוכה תעשה עפ"י השכלול הבא:

1. ציון מחיר ההצעה 60%-PM

2. ציון איכות ההצעה 40%- QM

לצורך קביעת ציון האיכות על המציע להגיש את הנתונים הבאים ניקוד ציון האיכות

• ניסיון העובד המוצע במתן שירותי טיפול תקציבי חינוך ומיצוי תקציבים בכל התחומים המפורטים בפרטי ההתקשרות- 2 נקודות עבור ליווי כל רשות עד מקסימום 10 נקודות- עפ"י בהתאם לנספח א' מצ"ב- יש לצרף המלצות על שם העובד.

• התרשמות כללית 10 נקודות

• שנות ניסיון של העובד המוצע בתחום- 2 נקודות לכל שנת ניסיון עד למקסימום של 10 נקודות.(לציין בקו"ח.

• הצגת הישג מיוחד(שלא במסגרת הטיפול השוטף) להשבת/ השגת כספים/תקנים וכו'. 5 נק' להישג ומקסימום 10 נק

רשימת היועצים מתוך המאגר שאליהם אנו מעוניינים לפנות, הם היחידים במאגר ה פועלים בתחום:

1.רון פישמן

2.ד.ר שחקים בע"מ

3.KPMG

4. א.ר תורג'מן ייעוץ וניהול

המציע עם הניקוד הגבוה ביותר יקבל את העבודה.

הערות

• המציע מתחייב לבצע את העבודה בעצמו ולא מי מטעמו.

• "המציע" מצהיר כי הוא אינו קרוב משפחה של עובד עירייה כאמור בס' 174 לפק' העיריות ואינו קרוב משפחה של חבר מועצה כאמור בס' 122 לפק' העיריות • ספק זוכה יידרש לחתום על הסכם שירותי הייעוץ בנוסח רצ"ב.

• ספק זוכה יידרש למלא שאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים בנוסח הרצ"ב.

• ספק זוכה יידרש לחתום על אישור קיום ביטוחים בנוסח רצ"ב.

• וועדת התקשרויות אינה מחייבת לבחור בהצעה הזולה ביותר ו/או הצעה בכלל.

• יש להגיש את ההצעה עד תאריך

ההצעות באגף רכש ולוגיסטיקה, בנין העיריה, רח' הגבורה 7, קומה ב

דיון:

צליל:

אני מעוניינת לפנות ל-4 ספקים מהמאגר לצורך קבלת שירותי ייעוץ כלכלי לעירייה בנושא מיצוי הכנסות משרד החינוך ותקציבי חינוך כולל ליווי שוטף של היועץ.

יועמ"ש:

אני זוכר שנעשתה פנייה בעבר לנושא האמור, רצוי שיהיה לך סבב בבחירת הספקים ואף להרחיב את הפנייה לכל המאגר.

צליל:

אפנה לכל פרק א' במאגר.

מורן:

מה סכום ההתקשרות?

צליל:

155,000 ₪ בשנה

יועמ"ש:

באילו תחומים היועץ יעבוד לפי הליך זה?

צליל:

ליווי גני ילדים, סייעות, עובדי הוראה של התיכונים ועוד יועמ"ש

האם הוא מלווה אותנו גם בגפ"ן?

צליל:

השארנו זאת כאופציה.

מירב:

כרגע יש לנו התקשרות עם ספק שמטפל בגפ"ן.

מורן:

מה תקופת ההתקשרות?

צליל:

ההתקשרות היא לשנה עם אופציה להארכה ל 5 תקופות נוספות בנות 12 חודשים כל אחת אייל: יש כאן יחסי אמון ומומחיות מיוחדים?

מירב:

ההתקשרות דורשת יחסי אמון מיוחדים, לפני שהתקשרנו מול יועץ כלכלי לליווי שוטף של התחומים שציינו הפסדנו המון כסף שיכלנו לקבל מתמיכות, היועץ שייבחר צריך להיות קפדן ומקצועי מאוד, עליו לבדוק תקצוב מול משרדי ממשלה בנושאים רבים ולעמוד בלוחות זמנים צפופים. ישנם גם תחומים ספציפיים בהם רק אשקלון מקבלת תמיכה, על כן היועץ נדרש להיות בקיא בכל הנוגע לאשקלון באופן ספציפי.

אייל: אבטחת מידע – נושא חשוב וצריך להיבדק עוד בהתחלה כדי למנוע מצבים עתידיים כמו שקרה לאחרונה בנושא רישום התלמידים ובייחוד שמירת פרטיהם של התלמידים בענן בחו"ל.

נאור:

לפי דברי ההסבר לוועדה והסברי הגורמים המקצועיים, תקנה 3 (8) חלה על ההתקשרות האמורה ואין מניעה לצאת להליך התמחרות בנושא הנדון ללא פרסום מכרז פומבי ובהתאם להוראות נוהל חוזר מנכ"ל 8/2016 .

החלטת הוועדה

לאחר ששמענו את הסבר הגורם המקצועי הוועדה מחליטה לצאת להתמחרות לכל פרק א' במאגר

המאושר:

1. רון פישמן

2. ד.ר שחקים בע"מ

3. KPMG

4. א.ר תורג'מן ייעוץ וניהול

5. גיל בן משה

_____________ _____________ _____________

גב' מורן כחלון

נציגת מנכ"ל העירייה

גב' מירב בוסקילה

נציגת גזבר העירייה

עו"ד נאור ערוסי

נציג היועמ"ש לעירייה