פרוטוקול הוועדה לענייני בקורת מספר 3.2014 (1)

1

עיריית אשקלון

הוועדה לענייני ביקורת

טלפון: 80-1732976

פקס 80-1732967

בס"ד

כ"ז אלול תשע"ד

22.9.1.

פרוטוקול מישיבת הוועדה לענייני בקורת מס 9-2862 שהתקיימה בתאריך 4623462

נכחו

מר אבי קריסי, עו"ד – מ"מ יו"ר הוועדה

גב' מיריי אלטיט – חברת הוועדה

מוזמנים:

מר אריאל גמליאל, רו"ח – מבקר העירייה

מר יוסי לוי – סמנכ"ל מינהל ומשאבי אנוש גב' אמה עמר – סגנית הגזברית

גב' שני שטרן, עו"ד – לשכה משפטית

לא נכחו:

מר בני וקנין, עו"ד – יו"ר הוועדה לענייני בקורת מר יוסי כהן – חבר הוועדה

גב' ריקי שי, ד"ר – חברת הוועדה

מר שר-שלום כהן – חבר הוועדה

מר שמעון לוגסי – חבר הוועדה

מר חיים סופר – מנכ"ל העירייה

על סדר היום:

דיון בדו"ח רו"ח משרד הפנים 2869 – הכספי והמפורט

מהלך הדיון:

פתח את הישיבה אבי קריסי, מ"מ יו"ר הוועדה. מונחים בפניכם דו"חות מבקר משרד הפנים 2112 – הכספי והמפורט, הנערכים מידי שנה ע"י רו"ח של משרד הפנים בהתייחס לדו"ח המפורט, מבקש מגב' אמה עמר , סגנית הגזברית להתייחס לאמור בממצאים העיקריים המופיעים בעמ' 7 ו-8 בדו"ח.

2

פרק ב- הממצאים העיקריים (עמ' 7 בדו"ח המפורט)

מערך השכר והעסקת עובדים

ב.1 – "העירייה שילמה שכר לשלושה סגני ראש העיר בלא שנתקבל אישור משרד הפנים לכך".

אמה עמר: העירייה בעבר מעולם לא נדרשה לבקש אישור לכך. עתה משהתבקשה לכך,

העירייה פעלה לתיקון, הוגשה בקשה והתקבל אישור משרד הפנים.

יוסי לוי: בעבר לא היו הנחיות מפורשות. מי שטיפל בזה היה מנכ"ל העירייה דאז באופן

ישיר מול משרד הפנים. הגיע עתה מבקר משרד הפנים החדש ואמר שיש הנחיה חדשה לקבל את אישור משרד הפנים לכך. כבר במהלך הבדיקה דאגנו להמציא את האישורים הנדרשים של משרד הפנים המאשרים את שכרם של הנבחרים.

אבי קריסי: טוב שזה תוקן. יש לעבוד לפי ההנחיה החדשה.

ארנונה ומים

ב.2 –"עירייה לא קיימת קישורית שוטפת (ממוחשבת או אחרת ) בין נתוני מערכת הגבייה לבין נתוני הפיקוח על הבניה ולבין נתוני הוועדה לתכנון ובנין".

אמה עמר: במסגרת רארגון במינהל הנדסה הנושא נבחן - נכון להיום קיים דו"ח אקסל

ברשות העירייה ומעודכן און ליין. מסגרת בחינת תוכנה חדשה למינהל הנדסה, נלקח בחשבון הצורך לקישורית שוטפת.

ב.3 -"הרשות לא ביצעה סקר נכסי ארנונה למגורים ושטחי קרקע חקלאית משנת 2002, וזאת בניגוד לחוזר מנכ"ל משרד הפנים 202002 המחייב את הרשויות המקומיות לבצע סקר נכסים אחת לחמש שנים. כמו כן , סקר הנכסים שנעשה אינו מקיף את כלל השטחים, העדר סקר נכסים מעודכן ומקיף אינו מאפשר לעירייה לבדוק האם חיובי הארנונה כוללים את כל הנכסים חייבי ארנונה, לרבות נכונות השטחים המחויבים ונכונות סיווג הנכסים".

אבי קריסי: למה המבקר הגיע למסקנה שלא נעשים סקרים?

אמה עמר: אנחנו כן מבצעים סקרים הן עפ"י תוכנית עבודה ו הן לפי הצורך בשטח .

בוצעו סקרים שהסתיימו בשנת 2112 כמו: עסקים, תעשיה, מלאכה, מלונות ועוד– גם

3

בנכסים הנ"ל ממשיכים להיבחן עפ"י תכנית עבודה ועפ"י הצורך בשטח (סקרי נכסים מתמשכים).

חייבים

ב.4 - "תוכנת הגבייה שבעירייה לא מאפשרת להעביר במאזני הגביה בסוגי השירות חינוך וקנסות את יתרות החייבים בסוף השנה לתחילת שנה הבאה באופן תקין, ולפיכך, לא ניתן לעקוב בצורה יעילה אחר חובות אלו".

אמה עמר: עקב מורכבות סוגי שירותים אלו לא ניתן לבצע זאת, הבעיה קיימת בכלל

הרשויות. לגבי יתרות חינוך – אי ההתאמה נובעת מכך שיתרות בנושאי חינוך מועברים ב- 2118 כיתרה סופית וב-119 מועברים כיתרות פתיחהלפי שנת לימודים ובעוד שביתר הנושאים היתרות מועברות ב-21.12 ועל-כן קיים שוני. לגבי הקנסות – אי ההתאמה נובעת מכך שבנושא זה במערכת אוטומציה לא ניתן להעביר יתרות היות ושיטת החישוב שונה מיתר הנושאים. בנושא קנסות נדרשת שיטת חישוב עם תאריכים קובעים לחישוב כמו: כפלי קנס, וריבית והצמדה שונים מיתר הנושאים.

ניהול נכסים ובטיחות

ב.5 – "לא נמצאו סימוכין שהעירייה מפקחת על השימוש בקרקע ובמבנים שהעירייה הקצתה למוסדות".

אמה עמר: המוסדות שנבדקו נמצאים בהליכי בניה ו

מבוצע ע''י מחלקת הפיקוח על הבנייה. ככלל, מבוצע פיקוח במקרים בהם ישנו חשש לאי קיום תנאי ההקצאה, או בשל תלונה ואז מבוצע הפיקוח על ידי מפקחי הבניה ומתועד בתיק הבניה. בנוסף בתוכנית עבודה של פקחי הבניה נכנסת תוכנית פיקוח בכלל הנכסים העירוניים.

אריאל גמליאל:

המבקר מצא שאין פיקוח על השימוש בהקצאות שהקצתה העירייה.

אבי קריסי:

האם כשמסתיימת בניית בית כנסת, צריך טופס .?

4

אריאל

ודאי.

אבי קריסי:

הרי חלק גדול מאלה שבנו מבנים במסגרת הקצאות קרקע שהקצתה להם העירייה מבקשים תמיכות מהעירייה. לדעתי שווה להתנות באמצעות מסמך שיהיה רשום בו יעודו של המבנה או הקרקע שהוקצ תה ולציין שאין לעשות בו שינויי יעוד. והיה ולא עמדו בהתנייה זו, תישלל מהם קבלת תמיכה.

ב.6- "העירייה אינה דורשת לקבל לידיה עותק מפוליסות הביטוח ממוסדות שהוקצו להם קרקעות, כמתחייב עפ''י הדין".

אמה עמר:

כחלק מן ההסכם של ההקצאה , המוסדות מחויבים להחזיק בפוליסות ביטוח והעירייה בכל מקרה מוגנת דרך ביטוח צד ג' של העירייה עצמה (גם כשזה לא נכס של העירייה –

בכל מקרה גם כשמקצים קרקע ובונים עליה בית כנסת, ההסכם מגדיר שבית הכנסת הוא בבעלות העירייה והסכם מסדיר הייעוד וזכות השימוש במקום). התנהלות זו של העירייה הינה בהתאם להנחיות הלשכה המשפטית ולאור כח אדם המוקצה למטרה זו.

אבי קריסי:

מה קורה במקרה שהעיר ייה הקצתה קרקע לבית כנסת, ובית-הכנסת לא עושה ביטוח ואירע מקרה תאונה בבית כנסת, דוג' נופלת תקרה וכו', האם הנפגע פונה בתביעה ותובע את בית הכנסת או את העירייה?

אמה עמר:

בבתי כנסת שהם במבני העירייה, התביעה תופנה במסגרת ביטוח צד ג', לגבי בתי כנסת שנבנו על הקרקע שהוקצתה להם אך הם אינם במבני עירייה – בתי הכנסת הם אלה שצריכים לדאוג לבטח את עצמם.

בכל מקרה אדאג לבדוק עד קיום ישיבת המועצה הבאה, את סוגיית בתי הכנסת שאינם במבני עירייה (במקרים שיש אירוע תאונה וכו').

5

אבי קריסי

גם כאן אני מציע, שמי שלא מציג בפני העירייה פוליסת ביטוח, לא יוכל לקבל תמיכה, צריך שזה יהיה מעוגן במסגרת הקריטריונים למתן תמיכות.

מנגנוני בקרה וביקורת פנימית

ב.7 "וועדות החובה הבאות לא התכנסו כלל בשנת 2013, או שנתכנסו פחות מארבעה פעמים בשנת 2013 כמתחייב עפ"י החוק : ועדה לענייני ביקורת ועדת ביטחון, ועדה לקליטת עלייה , ועדת בטיחות בדרכים, ועדת כספים, ועדה לקידום מעמד הילד, ועדת חינוך, ועדה לאיכות הסביבה , ועדה להנצחת זכרם של נרצחי טרור, ועדה למאבק בנגע הסמים המסוכנים".

מיריי אלטיט:

ישנן ועדות חובה ש בשנה שעברה התכנס ו רק פעם אחת והשנה לא התכנס ו כלל. צריך לדאוג שכך שהוועדות יתכנסו כמתבקש לפחות . פעמים בשנה. מציעה שבתחילת קדנציה יתריעו בפני הוועדות לדאוג לכך שתקויימנה הוועדות כנדרש.

אמה עמר:

ישנן ועדות שהן חופפות ואשר עוסקות בנושאים דומים. האחריות של קיום הישיבות היא של יושבי הראש של הוועדות.

אבי קריסי:

על הנהלת העירייה לכתוב ליו"ר הוועדות שעליהם לקיים את הוועדות על פי חוק. אחרי הבחירות כל הנבחרים "נלחמים" על קבלת ייצוג בוועדות ועם הזמן בפועל לא מקפידים להתכנס ולקיים את הוועדות כמתבקש. יש לציין כי כמו שיש וועדות של מועצת עירייה, ישנן גם וועדות מקבילות בכנסת. כדאי לדעת כי יו"ר הוועדות יכולים להעזר בוועדות הכנסת.

6

פרק ג- מעקב אחר תיקון הליקויים (עמ' 8 בדו"ח)

ביצוע התקציב הרגיל (הליקויים שלא תוקנו)

ג.1 "הצעת תקציב התגוננות אזרחית על פי תקנה 723 אינה זהה בהרכב סעיפיה לתקציב הג''א בספרי העירייה".

אמה עמר: צורכי הביטחון מתוקצבים מעבר לדרישות, חלוקת התקצוב בין הסעיפים היא

בהתאם לצרכים.

ג9 תמיכות

א. "פרסום התבחינים נעשה באיחור .ב. לא הוגשו דוחות פיקוח לוועדת התמיכות".

אמה עמר: הליך הטיפול בבקשות לתמיכה הכולל ערעורים נמשך זמן רב. התבחינים של

עיריית אשקלון מפורטים ונבחנים כל שנה מחדש. אין כל פגיעה בכך שהתבחינים מפורסמים בנובמבר. התבחינים המאושרים מפורסמים כל שנה באתר האינטרנט של העירייה ללא הפסקה. לגבי דוחות הביקורת – נתוני הביקורת מובאים לוועדת תמיכות כחלק מנתונים שמוגשים לוועדה לאישור. נערה בקורת בנושא התמיכות.

אריאל גמליאל: צריך שכבר מינואר יחל תהליך קביעת התבחינים. התבחינים זה בעצם

הקריטריונים שהמועצה מאשרת.

אבי קריסי: כדי להשתפר ולעמוד ביעדים זה אומר שהוועדה חייבת להתכנס כבר בינואר

והגזברית מתבקשת לדאוג לקביעת ישיבות על התבחינים כבר בינואר כדי לעמוד ביעד הלו"ז.

ביצוע תקציבי הפיתוח (הליקוי שלא תוקן)

ג.4 "העיריה לא הפקידה בחשבונות בנק נפרדים כספים שקיבלה עבור תקציבי פיתוח המיועדים לביצוע עבודות פיתוח, כמתחייב מהקבוע בסעיף 213 בפקודת העיריות".

אמה עמר: כבר בשנת 2111 משרד הפנים הבין שזה לא מעשי וביקש לא לרשום הנושא

כליקוי וציין הפסקת מעקב בדו"ח הכספי לשנת 2111. לא ברור למה זה עולה שוב מחדש 7

ההנחיה אינה מעשית ולא הגיוני ת מאחר ולעירייה מאות תב''רים פעילים מידי שנה ופתיחת חשבון בנק לכל תב''ר תגרום לעלויות מיותרות, חוסר יעילות וסרבול בעבודת העירייה.

חייבים – (הליקויים שתוקנו חלקית)

ג. 5 "העירייה אינה נוהגת לערוך רישומי הערות אזהרה בטאבו כנגד חייבים בעייתיים

שברשותם נכס".

אמה עמר: נקיטת אקט של רישום הערת אזהרה בטאבו כנגד חייבים מחייבת חתימת

החייב שבדר"כ לא מוכן לחתום. העירייה נוקטת בתהליכי אכיפה כולל עיקולים. פנינו לעורכי דין המטפלים באכיפה, העו"ד אומר שצריך הסכמה של בעל הנכס והבעיה היא שהחייב בדר"כ לא מגיע ומתנער מהכל.

ג.6 "לחברמועצת העיר חובות בגין שלטים וקנסות בסך 2 אלפי ש"ח , ו ל- 7 מעובדי העירייה חובות ארנונה ומים בסך 213 אלפי₪, ו ל 3 עובדי המועצה הדתית חוב בסך 61 אלפי ש"ח, ליום 31.12.2013 ."

אמה עמר כנגד החייבים שלא באו להסדיר חובם הופעלו פעולות אכיפה. הנושא של חבר המועצה שהוזכר נמצא עתה בהליך ערעור.

ניהול נכסים ובטיחות (ליקוי שלא תוקן)

ג.7 "טרם התקבלו אישורי משרד הפנים למכירת מגרש בסכום כולל של 545 אלפי₪ בתוספת מע''מ" .

אמה עמר: החומר הועבר למשרד הפנים. בשנת 2112 התקבלו ממשרד הפנים אישורים

בגין מכרזים שבוצעו בשנים קודמות. לגבי מכירת המגרש בסך 9.9 א. ש"ח– התקבל אישור ממשרד הפנים ב-2..7.1..

רישום, דיווח כספי והתקשרויות (ליקוי שתוקן חלקית)

ג.2 "העירייה התקשרה חוזית ללא מכרז עם עמותת קרן אשקלון ושילמה לעמותה זו בשנת 2013 סך של כ2,752 אלפי₪ בגין שירותים ותשלומי שכר".

8

תשלומים הסיפור של העובדים הסתיים. יש פרוייקטים שאנחנו מעבירים בגינם אמה עמר:

מוסדרים ברובם בהסכמים מול העירייה ומול הסוכנות היהודית כמו פר' מוטב יחיד ופר'

פאקט שקרן אשקלון זכתה במכרז ההפעלה. יש את נושא "בית ציפורה" שצריך לשהשלים.

אריאל גמליאל: בעבר ההתקשרות עם קרן אשקלון לא היתה חוקית. בהדרגה לאט לאט

הועברו העובדים לחברה העירונית ורוב הדברים סודרו.

עולה להצבעה:

אישור דו"ח רו"ח משרד הפנים 2112 והעברתו לדיון ואישור המועצה

הצבעה :

בעד: פה אחד 4

החלטה

הוועדה לענייני בקורת מאשרת את דו"ח רו"ח משרד הפנים 2869 ומעבירה לדיון ואישור מועצת העיר

רשמה: אני חדד

_______________________

אבי קריסי, עו"ד

מ"מ יו"ר הוועדה לענייני ביקורת