פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- סיום התקשרות שירותי ייעוץ בנושא קולות קוראים

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 שנערכה ב 3202/02/28 ביוםשלישי

חברי הוועדה הנוכחים:

מורן כחלון-מנהלת פרויקטים ובקרה בלשכת מנכ"ל, נציגת מנכ"ל העירייה מירב בוסקילה – מנהלת אגף תקציבים וכלכלה, נציגת גזבר העירייה עו"ד נאור ערוסי– נציג היועץ המשפטי לעירייה

משתתפים נוספים:

יהודה פרץ – מנהל מחלקת לוגיסטיקה והתקשרויות

על סדר היום :

1. סיום התקשרותשירותי ייעוץ בנושא קולות קוראים

2. אישור יציאה להצעות מחיר לקבלת שירותי יעוץ לקולות קוראים

1. סיום התקשרות שירותי ייעוץ בנושא קולות קוראים

ביום 18.12.21 יצאנו לנוהל לשירותי ייעוץ בנושא קולות קוראים.

ביום 5.4.2022 זכו חב' "רון פישמן, תוקף הסכם עד לתאריך 11.04.23 נדרש להודיע חודש מראש לפי מסמכי ההליך ניתן להאריך את ההסכם בשנתיים נוספות.

אני מעוניינת לא להאריך את ההסכם ו לצאת לנוהל חדש מהסיבות להלן:

• דוחות ביצוע לא מוגשים בזמן

• לא בוצע מעקב כנדרש להגשת הקולות קוראים, כתוצאה מכן פספסנו תמיכות לרשות • קולות קוראים לא מפורסמים בזמן אמת לוקח זמן לערוך אותם וכך עיכוב בהגשה • אי קבלת אישורי זכיה בקבל ת התמיכות

• מעקב ובקרה אחר הגשה ודיווח לא בוצע כנדרש

נוכח האמור אני מבקשת לא להאריך את ההתקשרות עם החברה ולסיים את החוזה ב 11.4.23 .

דיון

מורן:

יש לנו הסכם מול חב' רון פישמן, תקופת ההסכם הראשונה היא לשנה עד ליום 11.4.23. אני מעוניינת לסיים את ההתקשרות לאחר התקופה האמורה ולא להמשיך לתקופה נוספת נוכח דברי ההסבר לעיל.

נאור:

האם ניסיתם להתריע ולהודיע לחברה על הליקויים האמורים?

מורן:

פנינו לחברה הרבה פעמים, והם עדיין עושים טעויות.

2

צריך להבין שכל טעות בנושאים האלו גורמת לעירייה להפסיד הרבה מאוד תמיכות פונטציאלות מהממשלה.

יש זמנים והוראות של הממשלה שהעירייה צריכה לעמוד בהם והיועץ צריך לפקח על כל הנושא והוא לא עשה זאת בצורה הטובה ביותר לאור זאת התפספסו לנו תמיכות לרשות.

החלטה:

לאור האמור לעיל, הנתונים שהוצגו בבקשה וההסברים שניתנו על ידי הגורם המקצועי, הוועדה

מחליטה כדלקמן:

הוועדה מחליטה לא להאריך את ההתקשרות מול חברת רון פישמן בע"מ ולסיים ביום 11.4.2023 את ההתקשרות

2. אישור יציאה להצעות מחיר לקבלת שירותי יעוץ לקולות קוראים

בהמשך לסעיף הקודם, אבקש לצאת להליך התמחרות חדש בתנאים ובשינויים להלן :

היקף השירות - הייעוץ יכלול את הפרקים הבאים:

• איתור ומיפוי קולות קוראים .

• קבלת תקצירים של הקולות קוראים / מכרזים למחלקות הרלוונטיות ואנשי הקשר האחראים.

• ייעוץ מקצועי לאנשי הקשר במחלקה הרלוונטית בעירייה במילוי הבקשות ,סיוע בהכנת דוחות תקציב וחומר מקצועי וליווי המחלקות בהגשת קולות הקוראים • ליווי מול משרדי ממשלה

• תוכנה לניהול קולות קוראים – משתמש אישי עם גישה לתוכנה לניהול מספר רב של בקשות במקביל , מאגר קולות קוראים , קבלת התראות , הפקת דוחות , יצירת ארכיון מסמכים. כולל הטמעת המערכת במשרדי העירייה והדרכת העובדים.

• הגשת קולות קוראים .

• קבלת הטפסים והמסמכים הנדרשים להגשה עם פרטי הרשות למילוי חומר מקצועי ע"י המחלקה .

• דיווח דוחות ביצוע , הפקת דוחות רבעוניים סטטוס הגשת בקשות, אישור קולות קוראים, תקבול ממשרדי ממשלה.

• הגעה לרשות לצורך ליווי המחלקות בהגשה.

• מעקב ובקרה אחר ההגשות

• בירורים והבהרות מול משרדי הממשלה במידת הצורך.

• שירותי פילנתרופיה - יתרון

התשלום יבוצע לפי עלות חודשית פאושלית.

התקשרות לתקופה של עד 3 שנים

אומדן עלויות: 6500 ₪ לחודשX 36 חודש 234,000 ₪ ל- 3 שנים

קביעת הזוכה תעשה עפ"י השכלול הבא:

ההצעות שיועברו לעירייה יבחנו על ידה בהתאם לקריטריונים הבאים:

מדד איכות - 70%

אמות המידה לבחינת המדד האיכותי הינם

3

• על כל שנת ניסיון במתן השירותים המפורטים לעיל מעבר לתנאי הסף יקבל המציע 5 נקודות (עד 20 נקודות

• על כל רשות נוספת אשר ניתנה או ניתנת לה שירות בנושאים המפורטים לעיל, יקבל המציע 5 נקודות (עד 20 נקודות

• על כל המלצה אשר תתווסף להצעה, יקבל המציע 2 נקודות (עד 10 נקודות מדד מחיר- 30%

רשימת היועצים מתוך המאגר שאליהם פונים

1. מגן ייעוץ וליווי מוניציפאלי בע"מ

2. אטלס ניהול השקעות חברתיות בע"מ

3. חכ"מ ייעוץ מוניציפאלי

4. מוטי חן שירותים מוניציפליים בע"מ

דיון:

נאור:

בהתאם לנוהל 8/16 יש להסביר האם העבודות הנ"ל דורשות ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים.

מורן:

אכן שירותי הייעוץ בנושא דורשים יחסי אמון מיוחדים, היועץ צריך ללוות אישית, מקצועית ובאופן שוטף את כל מחלקות העירייה ולהיכנס לרזולוציות מאוד גבוהות. היועץ מקשר בין משרדי הממשלה לעירייה, כל קול קורא של הממשלה יעבור דרך היועץ שייבחר.

כל טעות קטנה יכולה לפסול את הקולות קוראים והעירייה תאבד את התמיכה.

לכן בהתמחרות החדשה העלנו את מדד האיכות ל 70% כדי שנוכל למצוא את היועץ הטוב ביותר להגשת הקולות הקוראים.

נאור:

לפי הנוהל, יש לבדוק האם למרות שתקנה 3(8) חלה על ההתקשרות המבוקשת– אין להעדיף ביצוע של התקשרות בדרך של מכר ז פומבי.

מורן:

כרגע אין לנו אפשרות למכרז פומבי, אין לנו יועץ לקולות קוראים וכל הזמן שאין יועץ כאמור אנו מאבדים המון תמיכות מהממשלה, אין לי בעיה להתניע מכרז לאחר סיום ההתקשרות הזאת, חשוב שההתקשרות תהיה ארוכת טווח, מושקעים על ידי היועץ משאבים כגון תוכנה, כוח אדם ליווי מקצועי לכל מנהל וכדומה.

נאור:

בהתאם לסעיף 3.6 לנוהל חוזר המנכ"ל2016/8, על היועמ"ש לחוות את דעתו בפתח הדיון האם תקנה 3 (8) לתקנות העיריות מכרזים חלה על ההתקשרות המבוקשת, במובן זה שפטורה העירייה מפרסום מכרז פומבי (או זוטא) והיא רשאית להתקשר לפי הוראות הנוהל .תשומת הלב צריכה להינתן לשאלה האם העבודה המבוקשת היא כזו שדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים ואינה בגדר עבודה מקצועית שגרתית .

לאור הנימוקים שפורטו לעיל על ידי הגורם המקצועי, סבורני כי מדובר בסוג עבודה/שירות שניתן לבצע את ההתקשרות לפי נוהל חוזר מנכ"ל משרד הפנים 2016/8 .

יוער, דרך המלך הנה באמצעות מכרזים פומביים וראוי לבצע גם הליך זה בדרך שכזו.

4

החלטה

לאור האמור לעיל, הנתונים שהוצגו בבקשה וההסברים שניתנו על ידי הגורם המקצועי, הוועדה

מחליטה כדלקמן:

1. יציאה להליך הצעות מחיר ל 4 יועצים מהמאגר

א. מגן ייעוץ וליווי מוניציפאלי בע"מ

ב. אטלס ניהול השקעות חברתיות בע"מ

ג. חכ"מ ייעוץ מוניציפאלי

ד. מוטי חן שירותים מוניציפליים בע"מ

2. הוועדה מחליטה כי ההתקשרות הבאה בנושא תעשה לפי מכרז פומבי

_______________ ________________ ________________ גב מורן כחלון גב' מירב בוסקילה עו"ד נאור ערוסי נציגת מנכ"ל העירייה נציגת הגזבר העירייה נציג יועמ"ש עיריית אשקלון