פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- הקמת מאגר יועצים עבור שירותי ייעוץ וליווי בנושא קולות קוראים ממשרדי ממשלה

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016

שנערכה ב 18/01/2022 ביום שלישי

חברי הוועדה הנוכחים:

עידן דוד – מנכ"ל העירייה

מירב בוסקילה – מנהלת אגף תקציב )נציגת גזבר(

עו"ד יעל ארביב גבאי-ס. יועמ"ש העירייה

משתתפים נוספים:

מורן כחלון – מנהלת לשכת מנכ"ל

יהודה פרץ – מנהל מחלקת לוגיסטיקה והתקשרויות

אפרים קור-מתמחה לשכה משפטית

על סדר היום :

1. הקמת מאגר יועצים עבור שירותי ייעוץ וליווי בנושא קולות קוראים ממשרדי ממשלה.

מורן : מבקשת להקים מאגר יועצים לצורך מתן שירותי יעוץ וליווי קולות קוראים ממשרדי הממשלה , מדובר במאגר חדש לצורך פניה ליועצים בתחום.

1. הקמת מאגר יועצים לשירותי יעוץ לקולות קוראים

במערכת המאגרים של עיריית אשקלון שנמצאת באתר האינטרנט העירוני מפורסמים הזמנה כללית להצטרפות למאגר יועצים, מסמכים נדרשים להגשה לצורך תחילת תהליך הרישום )בכגון:

תצהיר לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, הצהרה על שמירת סודיות, שאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים והצהרה בדבר העדר קרבה לעובד הרשות ו/או לחבר מועצה( וכן דרישת מסמכים נוספים.

מורן : מדובר בהקמת מאגר יועצים לצורך יציאה להליך הצעות במסגרת 8/2016 לקבלת שירותי יעוץ וליווי הכוללים :

• איתור ומיפוי קולות קוראים .

• קבלת תקצירים של הקולות קוראים / מכרזים למחלקות הרלוונטיות ואנשי הקשר האחראים.

• ייעוץ מקצועי לאנשי הקשר במחלקה הרלוונטית בעירייה במילוי הבקשות ,סיוע בהכנת דוחות תקציב וחומר מקצועי וליווי המחלקות בהגשת קולות הקוראים • ליווי מול משרדי ממשלה

• תוכנה לניהול קולות קוראים – משתמש אישי עם גישה לתוכנה לניהול מספר רב של בקשות במקביל , מאגר קולות קוראים , קבלת התראות , הפקת דוחות , יצירת ארכיון מסמכים. כולל הטמעת המערכת במשרדי העירייה והדרכת העובדים.

• הגשת קולות קוראים .

• קבלת הטפסים והמסמכים הנדרשים להגשה עם פרטי הרשות למילוי חומר מקצועי ע"י המחלקה .

• דיווח דוחות ביצוע , הפקת דוחות רבעוניים סטטוס הגשת בקשות, אישור קולות קוראים, תקבול ממשרדי ממשלה.

• הגעה לרשות לצורך ליווי המחלקות בהגשה.

• מעקב ובקרה אחר ההגשות

• בירורים והבהרות מול משרדי הממשלה במידת הצורך.

• שירותי פילנתרופיה

תנאי הסף להצטרפות למאגר הינם:

2

רשאים להירשם במאגר רק מועמדים אשר עומדים בתנאי הסף המפורטים, במצטבר,

להלן:

1. נדרש ניסיון של 4 שנים לפחות במתן מכלול שירותי ייעוץ וליווי באיתור, מיפוי והגשת קולות

קוראים של משרדי ממשלה. לרבות , ייעוץ מקצועי במילוי הבקשות ,סיוע בהכנת דוחות תקציב וחומר מקצועי וליווי בהגשת קולות הקוראים. לצורך הוכחת הניסיון ימלא המועמד בטופס המקוון פירוט ניסיון נדרש.

2. מועמד בעל ניסיון במתן שירותי ייעוץ כאמור לעיל, עבור לפחות 5 רשויות מוניציפליות )מועצות

/ עיריות(. לצורך הוכחת התנאי ימלא המועמד פרטיהם של 5 ממליצים לפחות בתחום, ויצרף אישורים/המלצות בהתאם.

3. אינטגרציה מוכחת של ניהול קולות קוראים מול מפעל הפיס. יש לצרף המלצה רלוונטית

בהתאם.

החלטת הוועדה

לאחר ששמענו וקראנו את המסמכים הוועדה מאשרת לפרסם את המאגר המפורט לעיל ואת תנאי הסף שפורטו לגביו.

_______________ ________________ ________________ מר עידן דוד גב' מירב בוסקילה עו"ד יעל ארביב גבאי מנכ"ל העירייה נציגת הגזבר ס.יועמ"ש עיריית אשקלון