ועדת ביקורת (13)

עיריית אשקלון 1 י 0

₪ אכה >

הוועדה לענייני ביקורת הפרס הלאופי לזיכות כפגזר העיכורי

טלפון: 08-6792371, פקס': 08-6792517

11 רת ח2(850%6[0)עתתה

בס"ל

פרוטוקול מישיבת הוועדה לענייני בקורת מס' 3-22 שהתקיימה בתא 222.22

נוכחים:

איתי סהר, עו"ד - יו"ר הוועדה לענייני בקורת

אלכס גרינברג - חבר הוועדה

יעקב חוטבלי - חבר הוועדה

מוזמנים

אריאל גמליאל, רו"ח - מבקר העירייה

מלכה גרשון - סמנכ"ל הון אנושי ומינהל כללי

אייל איזמן, עו"ד - היועהמ"ש

ענת גור, רו"ח - מנהלת אגף חשבות

מילכה גיספן - תובעת עירונית

אני חדד - מנ' לשכת המבקר ומזכירת הוועדה

לא נכחו:

שי רובין, עו"ד - חבר הוועדה

רמי סופר - חבר הוועדה

משה אטיאס - חבר הוועדה

עידן דוד - מנכ"ל העירייה

איציק וייצמן - סמנכ"ל כספים

על סדר היום:

דיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת 2021.

איתי סהר: פתח את ישיבת הוועדה, מציין לחיוב את הגעתם של חברי הוועדה אלכס גרינברג

ויעקב חוטבלי שמקפידים להגיע באופן סדיר ומתמיד לישיבות הוועדה. בהיותם גם חברי ועדת מכרזים יש חשיבות רבה להשתתפותם בוועדה זו שדנה היום גם בדו"ח התקשרויות ויש השלכות חשובות גם על הרשות.

נדון עתה בדו"ח הראשון המופיע בדו"ח מבקר העירייה:

(בשרת 3

₪ 6 2

מינהל כללי:

דו"ח התקשרויות עם יועצים (עמ' 1-80 בדו"ח מבקר העירייה)

יש רכש במסגרת נוהל רכש, יש התקשרויות במסגרת מכרז שמעל נוהל רכש, ויש את ההתקשרויות החריגות שאנחנו עוסקים בזה עכשיו וכשיגמר ההסבר נבין מה הן התקשרויות חריגות במסגרת ספק יחיד ובהתקשרויות מיוחדות, והמבקר יאמר את דברו בדו"ח זה.

אבקש מאייל איזמן, היועץ המשפטי לעירייה לתת סקירה לגבי דו"ח התקשרויות המופיע בדו"ח זה.

אייל איזמן: אתן סקירה כללית רחבה שנותנת את המסגרת הגדולה של עולם המכרזים ואז

אדבר על המסגרת הקטנה - ספציפית לדו"ח ההתקשרות כפי שמופיע בדו"ח מבקר העירייה 1 ועל הקשר בין עולם המכרזים לבין המסגרת הקטנה של עולם ההתקשרויות, מה שנקרא נוהל 8/16 שנמצא כאן.

איתי סהר: ואני מוסיף שנוהל זה זו התקשרות חריגה שלא במסגרת מכרז ובסוף

התקשרויות רבות שצריכות להתקיים במסגרת מכרז, נעשות שלא במכרז.

אייל איזמן: זה לא מדוייק. דו"ח המבקר מכסה תקופה מ4/18 עד 6/21. נכנסתי לתפקידי

ב 6/20 ז"א שנתיים וחצי מהדו"ח הזה - היה לפני תקופתי ושנה מהדו"ח הזה, זה בתחילת תקופת עבודתי שבין היתר בתקופה הזו אני סימנתי בשתו"פ עם המבקר, עם המנכ"ל, עם הגזבר ועם עמי כריסי, כתחום שאנחנו הולכים לסדר אותו ולהתמקד בו. המסגרת היא כזאת: רשות חייבת להתקשר במכרז נקודה. זה הכלל- תקנות העירייה - מכרזים.

לכלל הזה יש מספר יוצאים מן הכלל שנמצאים בסעיפי פטור תקנות העירייה מכרזים. סעיף פטור אחד הוא של פטור סכום שהוא מתחת ל-140 אלף ₪ - הסעיף אומר התקשרות מתחת לסכום הזה לא צריכה מכרז. סעיף פטור נוסף זה סעיף על התקשרויות עם סוג התמחות מיוחדת, זה מה שנקרא נוהל 8/16 וסעיף נוסף- כשיש התקשרויות עם התמחויות מיוחדות - כגון מהנדסים, אדריכלים ועוד, אפשר לעשות אותם בפטור מהמכרזים- לא משנה הסכום, ז"א יכול להיות התקשרויות במיליונים שאפשר לעשות אותם בפטור ממכרזים - אלה הם

2 הפטורים העיקריים. זה שיש פטור זה אומר שאתה פטור ממכרז, זה לא אומר שאתה פטור

הל

,7 יס

₪ אכה 6

הפרס הלאזופי למיכות כפגזר הפיכורי

/ עטרת 3

3 ש ב

ץצ 5

ג

הפרס הלזופי לאזיכות כפגזר העיכורי

מהליך מינהלי תקין שהמשמעות שלו זה שיויון ושקיפות ולכן את 2 סעיפי הפטור האלה, התחילו לצקת להם תוכן של שיויון ושקיפות. מה ההבדל בין שנמצאים בחוק או נמצאים בנהלים? כשאתה נמצא בחוק, אתה מוגבל, כגון אם חרגו מהאומדן אתה בבעייה, ברגע שאתה בהליכים מינהליים יש לך יותר גמישות, אתה יכול להפעיל שקול דעת. הנהלת העירייה, דהיינו מנכ"ל, גזבר, יועמ"ש יכולים לקבל החלטות שאמורות להתאים את התורה שבכתב לתורה שבע"פ.

איתי סהר: במילים אחרות, במסגרת הנוהל הזה של התקשרויות מהסוג הזה, יש יותר חופש

והרבה יותר שקול דעת של מקבלי ההחלטות.

אייל איזמן: אדבר על הפטור הראשון, ואדבר על הפטור השני שהוא למעשה הנושא של

דו"ח המבקר. הפטור הראשון הוא פטור של סכום עד 140,000 ₪. עד השנה זה היה 140 אלף בתוספת מע"מ, ורק השנה שינו ל140,000 כולל מע"מ, ז"א הסכום ירד ל120,00 ₪. הדבר הזה אמור להיות מנוהל ע"י נוהל פנימי של העירייה שהיא מחליטה. לעירייה אמור להיות נוהל רכש שבמצב הטבעי שלו עוסק בטובין, לא מתעסק בשרותים (מבקר העירייה הוציא בעבר דו"ח בנושא נוהל רכש בעירייה). השרותים ניתנים על סמך נהלים פנימיים.

לעירייה יש אחריות להכין נהלים ולקבוע איך עד סכום פטור אנחנו לא עושים לגביו מכרז, איך אנחנו מחליטים. כל רשות עושה זאת בדרך שלה- כל אחת קובעת את הסכום באופן שונה.

היות ואני לא ראיתי נוהל כזה כשנכנסתי לתפקידי כיועהמ"ש, אמרתי שכל הדברים האלה מגיעים להנהלת העירייה -- מנכ"ל, גזבר, יועהמ"ש כשרוצים להחליט על פטור ממכרז עד 0 אלף ₪.

עכשיו נכנסים לתוך העולם של התקשרויות, אמרנו שאותו פטור בתקנות העירייה-- מכרזים שמאפשר להתקשר עם גורמים בעלי התמחות מיוחדת וכו', זה מאפשר פטור מהמכרזים, זה לא מאפשר פטור מהליכים מינהליים תקינים. מה שקרה בפועל, העיריות ניצלו את הפתח הזה לעשות התקשרויות בהרבה מיליונים. יש עיריות שחלק גדול מההתקשרויות שלהן נמצא בפטור הזה, ולכן המחוקק ב 2016 הוציא נוהל שנקרא נוהל שנקרא נוהל 8/16, שנכנס לתוקף ב2017 והנוהל הזה יצק תוכן לתוך סעיף הפטור, ז"א הוא היה מצב ביניים

בשות 3

4 של י

2

0 שמ >

ץצ חח 1

5

9 זוכה - 6

הפרס הלזופי לאיכות כפגזר הגיכורי

בין המצב של חוק, לבין המצב של נהלים פנימיים (כמו שציין מבקר העירייה כאן יפה, גם את המבנה בדו"ח זה). המחוקק אמר שאם אתם רוצים להשתמש בנוהל 8/16, אני משאיר לכם את הפטור הזה, אבל אני אומר לכם איך להשתמש בו.

איתי סהר: וזה חוזר המנכ"ל כן?

אייל איזמן: כן, זה חוזר מנכ"ל 8/16 והוא יצר יצור שמחייב הליכים מסויימים שהם יותר

מעין מכרזיים- מעל הנהלים שהעירייה קובעת לעצמה לסדר, ופחות מהחוק.

המגבלות שהמחוקק שם זה למעשה - לקבוע שהעירייה תבחר את הגורמים מתוך מאגר יועצים. העירייה לא יכולה לבחור איזה גורם שבא לה להתקשר עימם, גם לא יכולה לפנות לכמה גורמים שבאים אליך אלא, הם צריכים להיות במאגר יועצים, ולמעשה יש 4 שלבים:

1. שאתה מפרסם אחרי הוועדה את היציאה ואת ההקמה של מאגר היועצים - זו הוועדה

שצריכה להיות.

2. ועדה שניה -- שאתה מצרף למאגר היועצים את היועצים שהגיבו לאותו קול קורא או

פניה שהציעו להצטרף למאגר, גם זה צריך ועדה לפי הנוהל -- זו ועדה סטטוטורית, שיש בה הרכב של הנהלת עירייה.

3. כשמחליטים להשתמש במאגר שבנו, מגיעים הגורמים המקצועיים ויוצאים להצעות מתוך

המאגר, ושם הנוהל קובע כל מידי דברים כגון לכמה צריך לצאת וכד', אם לא יוצאים מה קורה וכו'.

4. מקבלים את ההצעות ואת הגורמים המקצועיים שבדקו את ההצעות והוועדה מחליטה מה

ההצעה הכי טובה. זה עולם המכרזים של נוהל 8/16 ושל הפטור.

יש עוד סעיף, נקרא סעיף סל- זה "צוות מנכ"ל להתקשרויות מיוחדות" וזה למעשה הנהלת העירייה. במצבים של מציאות מורכבת לא תמיד מצליחים לעשות מכרז בזמן וכד' ואז מגיע לצוות זה - שם מקיימים דיונים מסודרים, מתועדים, כשתמיד המטרה ללכת כמה שיותר למעלה, ז"א ברירת המחדל היא מכרזים, אחריהם ועדת 8/16, אחריהם פטור סכום, וגם אז עדיף שזה יהיה פורום כמה שיותר כבד, אם לא עושים את זה אז נהלים שהעירייה בונה ולרשת בטחון שמאפשרת מתחת לזה נהול תקין - צוות מנכ"ל להתקשרויות מיוחדות שאליו

מגיעות הבעיות שלא יושבות לא כאן ולא כאן.

שרת \

2% 6 5

ם >

+ ז 2

₪ מוכה - >

הפרס הלוזופי לאזיכות כטגזר הציכורי

איתי סהר: הדיון שלנו היום דן בהתקשרויות מיוחדות. התהליך שחל על הוועדה

להתקשרויות מיוחדות הוא כזה שמאפשר יותר שקול דעת מאשר ועדת המכרזים, לפחות בתהליך בניית המאגר וההתקשרות. מדברים עכשיו בישיבה על הוועדה הזו.

אריאל גמליאל: ועדת מכרזים זה משהו אחר לגמרי. יש דברים שהמקום שהכי נכון להם

הוא מכרז. גם בית המשפט אמר שעדיף הליך של מכרז, וזה גם מה שאמר היועהמ"ש.

איתי סהר: יש מצבים מכל מיני שיקולים, שבמקום ללכת בדרך של מכרז, הולכים בדרך

שעשויה להיות נוחה יותר לצורך העניין להנהלת העיר, דווקא בציר הזה.

אייל איזמן: כמו שאמר המבקר, הפטור הזה היה ברמה כמו של הפטור 140, אלא ששימש

לעשרות מיליונים, ואמרו היות וזה כך, אנחנו נעצור את זה.

איתי סהר: הוועדה הזו של התקשרויות מיוחדות אמורה להיות ועדה שפועלת לצורך מקרים

ספציפיים ושתואמת את הוראות חוזר מנכ"ל.

אריאל גמליאל: בדר"כ זה ליועצים

אייל איזמן: נוהל רכש - בעקרו עוסק בטובין ולא בהתקשרויות. נושאים כאלה עוברים

לוועדה.

איתי סהר: כאמור, דרך המלך היא מכרז והדרך הזו של התקשרות היא למקרים מיוחדים,

מה שקרה בפועל שחלק גדול מההתקשרויות מוסט לוועדת ההתקשרויות המיוחדת הזו וננטשת הדרך של הליך מכרזי, מה שמוביל לטענה שטענתי שזה משפיע על כל מבנה הרכש ברשות.

אריאל גמליאל: בדו"ח הזה הביקורת רצתה לבדוק איך התקיימו התהליכים . לקחנו מדגם

של מקרים - חלק היו בסדר, חלק לא. יש את תגובת היועמ"ש גם בגוף הדו"ח וגם תגובה מלאה בסוף הדו"ח. בעקרון הבקורת לא באה ל"חפש" אף אחד, ולא למצוא אשמים. כל המטרה של הבקורת היא לשפר תהליכי עבודה ואני יודע שאכן שופרו חלק מהליקויים שעלו בבקורת וכן שופרו תהליכי עבודה, היועמ"ש יכול להעיד על כך.

אייל איזמן: עשינו את זה ב10 אצבעות, בשת"פ עם מנכ"ל העירייה.

אריאל גמליאל: זה מה שבעצם חשוב לבקורת, זו מטרתה.

. עורת

7 4

6 0 0 "ד

5% -

1 5

ץש %

2 5

₪ אכה - 6

הפרס הלאופי לאזיכות כפגזר הגיכורי

איתי סהר: אנחנו שמחים לשמוע שהליקויים רובם מתוקנים. רוצה לציין שעניין כזה שנוגע

לליבת נורמות הרכש ברשות הוא לא חונה רק אצל היועמ"ש, הוא חונה אצל כל חברי הוועדה של הרכש, מנכ"ל העירייה- כיו"ר ועדת ההתקשרויות, ורה"ע - כי מדובר במשהו שהוא ב\/צוכ של נורמות הרכש של הרשות וההנחה היתה בחוק המכרזים שדרך המלך משרתת את האינטרס הציבורי.

אייל איזמן: רוצה להגיד מספר דברים לגבי דו"ח המבקר. אקדים ואומר כי מוסד המבקר

זה שומר סף, כמו שהמוסד של היועהמ"ש זה מוסד שומר סף וכמובן מתוך כבוד והערכה וחשיבות רבה מאוד למוסד הזה של המבקר והעבודה שהוא עושה, אעיר כאן על מספר טעויות שנעשו, וחו"ח לא מעבר לזה, כי סה"כ נעשתה כאן עבודה גדולה, חשובה ויסודית.

כמו שאמרתי, הדו"ח מתייחס לתקופה מ 4/18 עד 6/21, נכנסתי לעבודה ב6/20 ולמעשה חצי שנה מיקדתי את הדבר הראשון שאני הולך להתמקד בו - בנושא ההתקשרויות והמכרזים, כתוצאה מזה יישמתי את ההמלצות של הדו"ח הקודם של מבקר העירייה, שהמליץ להעביר את המחלקה של המכרזים מהלשכה המשפטית לאגף הרכש - בפן הלוגיסטי שלה והתלבשנו על התחום הזה, כשחלקתי בהתחלה עם המבקר את הקשיים שראיתי בתחום.

אני לא חשבתי שזה נכון היה לבקר יועמ"ש בתקופה הראשונה לעבודה, על תקופה קודמת שלא הייתי בתפקיד, אבל הבקורת בכ"ז נעשתה, והאמת שבדיעבד אני מאוד שמח על הבקורת הזו, כי לאחר הבקורת, אפשר לראות ברוב הדברים קו פרשת מים - בין דברים שהיו לפני ודברים שהוסדרו לאחר הבקורת. כמובן שיש תמיד עוד דברים שצריך להסדיר ואנחנו עובדים על זה בשתו"פ ולטעמי יש עוד כמה טעויות שנעשו והן יתוקנו.

בשורה התחתונה נעשתה עבודה נחשונית עצומה בנושא המכרזים וספציפית בנושא ההתקשרויות, לדוג' המבקר מראה בטבלה בדו"ח המבקר בעמ' 5 את מספר הדיונים שהתקיימו ב2021 (עד 6/21) -- 29 פרוטוקולים, וב 2022- עד היום נכון לעכשיו, יש לא פחות מ100 פרוטוקולים. בעבר הוועדות היו ספורליות, היום מתקיימות הוועדות ביום

קבוע, בשעה קבועה וחלו שיפורים מאז.

שרה 2

₪ זכה ‏ +

הפרס הלוזומי לזיכות כפגזר העיכורי

1

לו ₪.>'

איתי סהר: שמח לשמוע על הכבוד ההדדי. כמו שאמרתי הנושאים שעלו בבקורת, זה לא

רק עניין של היועמ"ש אלא של כל שרשרת הניהול.

אייל איזמן: מגיע קרדיט גדול בעיקר למנכ"ל העירייה, לגזבר, לעמי כריסי שהובילו את

כל מערך מימוש המלצות המבקר, זו עבודת צוות גדולה מאוד.

אייל איזמן: כשהגעתי היה קשה למצוא תעוד אחורה, היה תעוד חלקי, חיפשתי נהלים

וקוששתי. לא יכול להגיד אם היה או לא היה תעוד, אני יכול רק להגיד מה נמצא היום.

איתי סהר: אז מאיפה בכ"ז המבקר דלה נתונים לדו"ח?

אריאל גמליאל: בעבר עו"ד שירן טיפלה בזה והיו גם פרוטוקולים שפורסמו.

אייל איזמן: כן פרוטוקולים אכן פורסמו, אך לא כל הפרוטוקולים מפורסמים.

איתי סהר: מקריא את הנתונים המופיעים בטבלה בעמ' 5 בספר והיום אנו שומעים כאן

שהתקיימו מספר דיונים עם פרוטוקולים בשיעור של פי כמה וכמה.

אייל איזמן: השוני בכמות הפרוטוקולים נובע מכך, כפי שראיתי, היתה בפרוטוקול כותרת

אחת של "ועדת התקשרויות" ובהתייחס לפרוטוקול הזה היו בעצם מספר דיונים, שנרשמו בשורות על גבי הפרוטוקול המקורי - כגון דיוני צוות מנכ"ל, ועדת התקשרויות וכד', אז יכול להיות שהבקורת ספרה לפי הפרוטוקולים הקיימים בפועל (כשבעצם כל פרוטוקול משקף מספר דיונים כאמור, שזה כביכול מספר פרוטוקולים).

כשהגעתי הפרדתי את זה חד משמעית, ז"א צוות משכ"ל (מרכז שלטון מקומי) לחוד ופרוטוקולים שונים לחוד- לפי סיווגם.

אריאל גמליאל: צוות משכ"ל זה פרוטוקול אחר, אם כי זה גם אותו צוות.

ירון דגן (עובד בקורת) בעמ' 5 לגבי הפרוטוקול, הסתכלנו על הכותרת של הפרוטוקול ועל הסיווג באתר העירוני. אם טעו ב2 המקומות אנחנו לא יכולים לדעת. מה שאנחנו מסתכלים זה על התוכן בפרוטוקול והאם ביצעו את 4 השלבים.

איתי סהר: האם באחוזים, חלקה של הוועדה המיוחדת להתקשרויות גדל עם השנים או

פחת?

אייל איזמן: חד משמעית ההקפים גדלו. היום כאמור מתקיימים דיונים מידי שבוע ואף

מכניסים דיונים מיוחדים לפי הצורך.

(בשרת ה

ל >

הלא,

2 .

₪ וכה >

הפרס הלאופי לאיכות כטגזר הניכורי

ההקפים גדלו בגלל א). הקפי ביצוע עצומים של העירייה, ב) בגלל רצון לערב הרבה יותר גורמים לדוג' כשעושים מכרז לפרוייקט של 50 מיליון ₪ אפשר לקבוע שרוצים לפצל ל3 זוכים. כשמפצלים את זה לפרויקטים, יכולים בכל פרוייקט לפנות למשל ל4 אנשים ומחוייבים לפני הנוהל. יש סבב, יש רוטציה, זה שאלות ששואלים בכל פרוטוקול כגון "למה בחרת באלה ואלה וכד'. יותר מזה כשהגעתי- המאגרים היו סגורים, ז"א הוציאו מאגר עם תוקף לחודשיים ומי שהצטרף הצטרף, היום כל המאגרים שלנו פתוחים בקבוע. כל מי שרוצה בכל רגע נתון, יכול להגיש בקשה להצטרף. בכל ישיבת התקשרויות אני מעלה את עניין המאגר הפתוח ושואל האם ישנן פניות שלא הוכנו למאגר. אם יש פניות של אנשים שרצו להכנס למאגר אבל לא הספיקו לבדוק אותם, אני מציע לעשות סטופ, לבדוק את הפניות החדשות ולהכניסן למאגר, אז ההשלכה שאיתי הציג לא בהכרח נכונה.

איתי סהר: ואני משוכנע שהיא כן נכונה. אני דווקא חושב שלא כ"כ הגיוני לקחת ועדה

שהיא ועדת חריגים ולהפוך אותה לוועדה שמתכנסת דרך קבע, הרי הכלל הוא לתת עדיפות לקיום מכרז, החריגים הם :פטור סכום, פטור ספק יחיד, והתקשרויות מיוחדות, אבל אם ועדת החריגים הזו מתכנסת מידי שבוע, מישהו הרי צריך למלא בה תוכן, יותר מזה, אם יש כ"כ הרבה חריגים שצריכים לכנס ועדה כל שבוע, זו בעיה אחת ואם מכנסים כל שבוע ועדה ומייצרים תוכן - זו בעיה שניה, וצריך לבדוק איזה מכרזים הולכים לוועדה הזו ואם יש גידול ניכר בפעילות של וועדת החריגים הזו, אני חושב שהבקורת צריכה לבדוק את זה, כי זה אומר דילול של ועדת המכרזים.

אני מסכים שכללי הרכש במגזר הציבורי הם קשים ומסובכים ולפעמים יכול להיות סיוט, אבל המחוקק קבע זאת.

אייל איזמן: מדובר בחריגות שהמחוקק הכיר בהן, כי זה חריג שיש לו צורך.

אריאל גמליאל: בעבר לא תמיד היו בוחרים יועץ בצורה תקינה. היום צריך ללכת לפי

הכללים.

איתי סהר: כדי להיות ברורים, אני חוזר על זה, זה ליבת נורמות של הרכש ברשות מקומית.

מעמ' 8 סעיף 6.2 - מדגם הבקורת

שורת ב

. % 9

3 7

67 אכ %

הפרס הלאוטי לוזיכות כפגזר הגיכורי

אני רוצה לשאול לגבי מאגר מיתוג -- יועצי מיתוג ואסטרטגיה. הבקורת לקחה 3 מאגרים, ציינה את אופן ההקמה שלהם ואת אופן העמידה שלהם בנוהל מנכ"ל.

ירון דגן: בנושא המיתוג בדקנו בהתאם למה שמופיע בעמ' 8 - לפי 16 "הריבועים"

(שלבים)

עמ' 10, סעיף 6.3.2 - הנקודה הראשונה במיתוג היתה האם התקבלה חוו"ד לפני שמקימים מאגר, הבאנו את הבדיקה -- האם היה פרסום של המאגר, האם היתה המלצה בחוו"ד שבאמת מדובר כאן על מאגר ולא מדובר על הליך מכרזי - היועץ הרי יכול לומר, לא אין מקום למאגר כזה, יש לנו מכרז באויר וכו', ובסוף האם היתה לנו החלטת וועדה, זה מה שאנחנו מחפשים -- הכל בהתאם לריבוע הימיני בעמ' 8. כנ"ל עשינו לגבי הלשכה המשפטית ועוד.

הנוהל נכנס בשנת 2017/18.

לקחנו ניירות וקבצים על מנת לענות. כל מאגר לא היה מתועד כזה מסודר. יש את ה16 שלבים, ניסינו לכסות את עצמנו, לוודא שיש לנו את כל המידע גם באמצעות האתר וגם באמצעות ניירות וגם באמצעות קבצים שלקחנו. היום זה הרבה יותר מסודר, אני יכול לבוא לתיקייה ולקבל נתונים .

אייל איזמן: הנוהל הזה נכנס בשנת 2018, זה לוקח זמן להטמיע.

איתי סהר: מה הם עיקרי הממצאים בדו"ח הזה אם אנחנו סוקרים עכשיו למשל את נושא

המיתוג מתחילתו ועד סופו?

ירון דגן: הסתכלנו איך צריך להיות תהליך ההתקשרות עם יועצים בהתאם להוראות חוזר

מנכ"ל, שבנוי מארבעה סוגי אישורים הניתנים ע"י ועדת ההתקשרויות - 4 הריבועים המופיעים בעמ' 8 : א). אשור הקמת מאגר. ב). אישור יועצים. ג). אישור הפנייה למציעים.

ד). אישור ההתקשרות. נראה כי כבר בשלב הראשון, לא עשו את שלב חוו"ד משפטית. לא עשו לפי הנוהל, אין אפילו המלצת וועדה.

איתי סהר: ז"א שהמיתוג לא בוצע לפי חוזר המנכ"ל.

אייל איזמן: אכן היו הרבה פגמים, אני יכול לומר שהיום אנחנו במקום אחר כשלמעלה

מ90% מהפגמים האלה לא רק שתוקנו, גם עובדים היטב. עוד הערה -- המבקר מתכוון

שאין נוהל שאושר כדין בעירייה. אוכל להראות תכתובת כבר מחודש אוקטובר 21' שבו

שרת

6 10

לבר.

למ >

₪ וכה >

הפרס הלזופי לאויכות כפגזר הגיכורי

טיוטת נוהל שהועברה למנכ"ל וליוגב מנהל אגף הרכש, ניתנו הערות. צודק המבקר שאכן אין נוהל רישמי שאושר באופן פורמלי, אבל החל מ10/21 יש תוצאות של עבודה גדולה שנעשתה עם כלל גורמי העירייה ושאנחנו עובדים לפיו, הגם שהוא כאמור לא פורמלי.

איתי סהר: אני רוצה להפנות לעמ' 18-19 לדו"ח המבקר שעוסקות בחלוקה מתודית של

הקולות הקוראים , ושאם עושים מאגר יועצים לנושא מסויים, אז צריך להגדיר אותו נכון ולא לכלול נושאים שונים באותו קול קורא באופן שמקשה.

אייל איזמן: עבדתי בתור שותף מרכזי בשינויים המרכזיים שחוללנו, יחד עם עמי כריסי

ומה שעשינו הקפדנו לגבי כל המאגרים של העירייה להעלות מחדש במיספור חדש ומסודר, ההערות של המבקר היו נכונות ואנחנו הפרדנו מאגר מאגר עם מיספור באופן ברור. היום ההתנהלות היא במערכת ממוחשבת שנקלטה לפני כ-4 חודשים. יותר מזה, הפרדנו חד-

משמעית בכותרות את צוות מנכ"ל התקשרויות מיוחדות, ועדת התקשרויות לפי 8/16 ומשכ"ל (מרכז שלטון מקומי) וכולם יודעים ויש להם את הפרמטרים של כל אחד מההליכים השונים הללו.

איתי סהר: מבקש לחדד שאותם סעיפים שאליהם הפנתי מתייחסים לא לחלוקה של האדם

במאגר, אלא לדיוק של באיזה מאגר מדובר, מי היועצים הכלולים במאגר ומה תחום העיסוק שלהם, דוג' שניתנה פה בעמ' 19 סעיף 5 .- קול קורא זהה שמס' 042021 שנקבע המספר הזה ל2 קולות קוראים: 1. אדר' בתחום מוסדות ציבור. 2. יועצים בנושא מיתוג ואסטרטגיה, ולכן הערת המבקר היא במקום.

אריאל גמליאל: נאמר לנו כי כבר תוקן במהלך הבקורת.

אייל איזמן: הערה נוספת -- נהול ועדת ההתקשרויות עפ"י המכרזים אמור להעשות באופן

הפורמלי/טכני ע"י מח' מכרזים, כאשר אנחנו הפרדנו את המח' מכרזים מהמח' המשפטית עפ"י המלצת המבקר בדו"ח הקודם, בצדק גמור. דרך אגב, אני תמכתי בזה. הרכיבים הלוגיסטיים הארגוניים שהם כבדים מאוד בפורמליסטיקה של המכרזים וההתקשרויות צריכים להתנהל בצורה שנושא הלוגיסטיקה הוא הרבה יותר מיומן בה.

בפועל ההעברה הזו של מח' מכרזים מהלשכה המשפטית לאגף הרכש, נעשתה לפני כשנה.

בסופו של יום כל נושא ההתקשרויות אמור להיות מנוהל ע"י מח' מכרזים ולאט לאט אנחנו

7% 1

זוכה ‏ >

הפרס הלאומי לאזיכות כפגזר הגיכורי

מעבירים את זה, אבל כיוון שזו מח' בבנייה, אז בד בבד עם הבנייה המשפטית של מה שאני עשיתי בשנתיים האחרונות, לקחנו חלקים השארנו אותם אצלנו עד אשר הם יתבססו עד שיעבור אליהם על בסיס התוכנית שיש וחייב לציין גם את השת"פ המלא עם עמי כריסי שלא נמצא כאן, וחבל.

איתי סהר: אסכם את החלק הזה, במה שנאמר בדו"ח המבקר עמ' 25, סעיף 6 בצורה מאוד

נכונה כשהמבקר קובע קביעה שהיא מאוד ברורה -- מומלץ כי התקשרויות לביצוע עבודות רחבות היקף ייערכו באמצעות מכרז. זו דרך המלך, ויש לראות ולוודא שוועדות החריגים לא הופכות להיות לדרך המלך ומשבשות את הליכי הרכש, בניגוד לאינטרסים הציבוריים.

אייל איזמן: יש לי כמה הערות על טעויות טכניות שמופיעות בדו"ח

אריאל גמליאל: קיבלת את הדו"ח הסופי לפני זמן רב, למה לא הערת אז?

תעביר לי הכל בכתב ואראה על מה בדיוק מדובר.

איתי סהר: אני רוצה גם לציין שהמבקר אפילו התייחס ספציפית לנושאים כמו למשל בעמ'

0 סעיף 4 (בהמשך לסעיף הקודם) בו המבקר ממליץ "שהתקשרויות בסכומים גבוהים של מעל 1 מיליון ₪ יערכו באמצעות מכרז ולא באמצעות ועדת ההתקשרויות". לדעתי זו המלצה שיש לקחת בכובד ראש.

אייל איזמן: רוצה לציין עוד דבר, אם כבר דיברנו על סכומים, מופיע כאן מקום שבו

לכאורה היתה חריגה מסכום של הפטור, עמ' 15 סעיף 4 הפסיקה הזו, נגיד בהגינות, היתה אחרי שנכתב הדו"ח, אבל הפסיקה הזו השתנתה בבית משפטי עליון וכל מה שמבוסס על זה בנוגע לשימוש בנוהל 8/16. בנושאים משפטיים פס"ד שצוין בתוך הדו"ח ציין לכאורה שזה בלתי אפשרי ובהגינות צריך להגיד שבעת שנכתב הדו"ח, לא היתה עדיין ההחלטה בערעור ובנתיים ניתנה החלטה ופס"ד הזה התהפך.

איתי סהר: צריך להודות לאייל על הסקירה ועל הנכונות שלו לענות על ממצאי דו"ח

הבקורת, למדנו הרבה מהנאמר כאן עי"י היועמ"ש, ניתנה על ידו סקירה פוקחת עיניים, אנחנו כוועדה לענייני בקורת עומדים על הנקודות שצויינו בדו"ח ושמחנו גם לשמוע את

היועהמ"ש. גוף בריא הוא גוף שאוהב בקורת, וזה מה שראינו פה היום.

רת

3 4

2 6 12

% 6

5 5

ץש | כ

ש %

₪ וכה >

הפרס הלזופי לזיכות כפגזר הפיכורי

מינהל כללי:

דו"ח מאגרי מידע ואבטחת מידע - (עמ' 81-103 בדו"ח המבקר)

אריאל גמליאל: יש לציין כי כבר במהלך הבקורת, שכשהעלינו את הממצאים מבקורת

שערכנו, בפני אגף המיחשוב, הם לקחו את הדברים ברצינות, הרבה מהליקויים תוקנו תוך כדי עבודת הבקורת ואף השקיעו הרבה כסף כדי לתקן את הטעון תיקון.

אייל איזמן: כשומרי סף, עברתי על הדו"חות הקודמים של המבקר. דו"ח אחרי דו"ח מעלה

המבקר ומתריע בעניין אי תקינות הנהלים. אני העלתי מספר נהלים אבל הם לא אושרו פורמלית. אחד הדברים שכולנו צריכים לעשות זה למסד את עניין הנהלים. לראות מה יש, מה מאושר, מה אין ולעדכן את הנהלים. לפעמים אני מקבל 2 נהלים ואומרים לי "זה נוהל שנהגנו לפיו", ואח"כ אומרים לי שנוהל אחר זה הנוהל שנהגו לפיו..

הנהלים זה הבייס של נהול מערכת תקינה.

איתי סהר: אני מצטרף להערה החשובה של אייל וגם בדו"ח הזה רשום לגבי העדר נהלים

ערוכים לפי כללי עריכת נוהל.

אריאל גמליאל: בעבר היה עובד מיוחד עלי ברקאי שהיה אחראי על כל נושא רישום

ועדכון הנהלים.

איתי סהר: בכל הפרקים של המבקר בדו"ח זה וגם בדו"חות קודמים עולה תמיד נושא

ההעדר נהלים תקינים, העדר מיספור כסדרו וכו'. יש פה פונקציות ברשות שאמורים להיות להם רעיונות אירגוניים ושצריכים לקבל החלטה -- על מי להטיל את המשימה כדי שבכל המערכת בכל תחום ותחום יהיו נהלים מעודכנים ותקינים. עלה פה הרעיון למשל להטיל את המשימה על האגף האסטרטגי בעירייה. יש חשיבות וצורך מתבקש לטיפול מהיר כדי לקדם את הנושא הזה. האם למשל המאגרים של כרטיס תושב מנוהלים בעירייה?

אריאל גמליאל: באוטומציה, תחת הכללים האלה של מאגרי מידע. בדקנו את הנושא של

המאגר אם יש אחראי מאגר וכו'.

133 / ג

> %כה ‏ >

הפרס הלזופי לאזיכות כפגזר הציכורי

אייל איזמן: בכל מאגר על פי חוק, לא נותנים להם לפתוח מאגר אם אין אחראי מאגר, כך

שאין מושג כזה מאגר ללא אחראי מאגר. השאלה צריכה להיות האם ישנם מאגרים שלא רשומים כמאגרים.

אריאל גמליאל: נכון.

איתי סהר: עכשיו שהוקם מאגר כרטיס תו תושב, מה קורה עם זה?

אייל איזמן: זו שאלה שצריך לשאול את אגף המיחשוב (משרקי, שיחד איתו עובד רבינוביץ

שמנהל את המערך).

איתי סהר: זה לא כרוך באישור היועהמ"ש?

אייל איזמן: לא.

ירון דגן: זה רשום במשרד המשפטים. לקחנו כאן את כל מה שעונה להגדרה מאגר. לא כל

יישום הוא מאגר, וידאנו שקבעו מי מנהל המאגר וכי הלכו ורשמו --נעשתה כאן עבודה גדולה באמצעות חברה שעבדה כאן מספר חודשים. נושא המאגרים זה משהו שצריך כל הזמן

לתחזק אותו, כשיש מאגר חדש צריך גם אותו לרשום ולעדכן את המאגרים בשוטף.

מינהל כללי:

דו"ח מ צ ל ממ ו ת - עמ'104-142 בדו"ח המבקר)

איתי סהר: קראתי את החלק הזה של הדו"ח. גם בישיבת מועצה של מרץ ועוד, העלנו

שאילתות שעסקו בעיקר בנושא הבטחון האישי והכיסוי שמספקות המצלמות, ולא ראיתי התעסקות בנושא תקינות וכיסוי של המצלמות בפרק הזה בדו"ח.

אני זוכר שהיה בעבר -- ב2019 דו"ח מבקר שעסק במצלמות במוסדות עד כמה שזכור לי.

ירון דגן: נקודה אחת שעלתה בדו"ח זה איפה מתקינים את המצלמות, אמור היה להיות דיון

של כל הגורמים לגבי מיקום המצלמות, למה להתקין בשכונה % ולא בשכונה צ. הנתונים האלה זה היה חסר לנו. הנקודה השנייה החשובה -- החשיבות שיהיה תיק לכל מצלמה שיהיה רשום בו לאן המצלמה בדיוק מכוונת ועוד. היתה חסרה תחזוקה של המצלמות כי התקינו

הרבה מצלמות.

ב שרת

0 4

14 2 לד

₪ 1

₪ |

₪ זכה - 6

הפרס הלווומי לזיכות כפגזר הציכורי

+

ל ₪.>י

איתי סהר: היתה תקופה שלא היה חוזה מוסדר לנושא המצלמות.

אריאל גמליאל: היום יש כבר חוזה עם ספק בצורה מסודרת של הקמה ותחזוקת המצלמות.

איתי סהר: מפנה את מי שמעוניין לישיבת מועצה 4/22 - בתשובה להצעה לסדר שהגשתי

ובעקבות דברים לא פשוטים שנאמרו ע"י גורם משטרתי בכיר באזור בנוגע לחוסר הכיסוי מצלמות, באותה ישיבת מועצה, מנהל אגף הבטחון וחרום נתן סקירה לגבי המצב הנוכחי ובה נטען שעתה יש כיסוי, יש ספק ויש מצלמות. מקוים שזה אכן המצב. אם אכן כך, אנחנו מרוצים, ואם לא זה המצב , צריך לתקן ובמהירות במסגרת המעקב של ה"צוות לתיקון

ליקויים" בראשות המנכ"ל שיבדוק זאת כשידונו בדו"ח.

מינהל הנדסה:

דו"ח מחלקת פקוח על הבנייה - (עמ' 143-193 בדו"ח המבקר)

איתי סהר: שואל את עו"ד מילכה, התובעת העירונית, מה עמדתך לגבי הדו"ח הזה?

אריאל גמליאל: רוצה לציין כי אגף פקוח על הבניה הוא זה שמבוקר, ולא עו"ד מילכה,

שהינה התובעת העירונית בנושאי פקוח על הבנייה.

מילכה גיספן: היום יש חלוקה יותר ברורה בין מפקחים מלווי בנייה ("מפקח כחול")

שמלווים בנייה חדשה ועוקבים אחרי תנאי ההיתר והתנאים שלו, לבין מפקחי אכיפה (מה שנקרא "מפקח אדום") - המסיירים בעיקר בשכונות יותר בעיתיות לרוב בעקבות תלונות מוקד והם ממוקדי אכיפה. גם אם מפקח ליווי בנייה איתר עבירת בנייה תוך כדי ביצוע של סטייה מהיתר, הוא מעביר את המקרה לטיפול מפקח חוקר - מפקח אכיפה (אדום). החלוקה הזו עושה סדר במי מטפל במה. אפשר למקד את המפקחים הכחולים, מפקחי הרישוי באזורי הבנייה החדשים המטפלים בליווי הבניה ועדיין להשאיר צוות של מפקחים שמטפלים בתלונות מוקד, אכיפה שוטפת וכו'.

אריאל גמליאל: שמעתם מה מילכה אמרה. על זה בעצם הדו"ח שלנו- הלוואי וכך אכן

היתה מתנהלת החלוקה.

מילכה גיספן: נקלטו לאחרונה 4 מפקחים אדומים, שיאפשרו את החלוקה הזו.

שרת

15 של -

3

ת

בו

4 0

6 \כה - 6

הפרס הלזועי לאזיכות כפגזר הניכורי

*

למ ₪.4'

אייל איזמן: דווקא באזורים החדשים (הסכם הגג) פחות בעייה כי שם זה יותר פיקוח לפי

התוספת השלישית בנושאים של אשפה, פגיעה בתשתיות ופגיעה בחוקי העזר ועוד.

מילכה גיספן: ניתן לבשר כי נבחרה היום תובעת עירונית חדשה שתעסוק גם היא בכל נושא

התביעות הנוגעות למינהל הנדסה.

מינהל כללי

דו"ח מכירת מחסן בקומת מרתף ברחוב אורט - (עמ' 194-220 בדו"ח המבקר)

איתי סהר: לגבי הדו"ח הזה אין לי שאלות מיוחדות, אם מישהו רוצה להתייחס מוזמן.

אגף רכש ולוגיסטיקה:

דו"ח רכבי איגום - (עמ'221-254 בדו"ח המבקר)

איתי סהר: בעמ' 226 סע' 6 יש נקודה שבעיני מדליקה נורה אדומה בנוגע לתיקצוב רכבי

האיגום - רכבים של העירייה המשמשים עובדים שונים. לא מבין למה לא רשום שמות המשתמשים ברכבים. המבקר כותב כי נמצא שחלק מהוצאות הרכבים משולמות מסעיפי תקציב שונים, ללא כל קשר לוגי לסעיף התקציבי המתאים. פה נגיד שזה כביכול דבר קטן, אבל מה זה בעצם אומר על דברים יותר גדולים?

איך מממשים סעיפים תקציביים שונים למשימות שאין קשר בין המשימה לבין הסעיף התקציבי? מנהל אגף הרכש ציין בתגובתו כי יש קשר לוגי בין הסעיפים. האם הבקורת מקבלת את התגובה שרשומה בדו"ח?

ירון דגן: יש קשר לוגי מסויים אבל רצינו שיופיעו סעיפים ספציפיים- אם זה בדלק,

בביטוחים וכד' כי הרבה פעמים מאותו סעיף שיש בו יתרה, תיזקף ההוצאה לאותו רכב.

כלומר אם יש 2 רכבים- אם נניח שרכב אחד של עובד מאגף שפ"ע ורכב אחר של עובד בחינוך, אם באגף שפ"ע נגמר הכסף בסעיף התקציבי של דלק למשל, ירשמו את חיוב ההוצאה על חשבון סעיף תקציבי דלק של החינוך.

ענת גור: יכול להיות שהעברות הן בהקפים כספיים נמוכים.

שורות 44

2 16

ירון דגן: האחראי על הרכבים אומר אני בעצמי הולך ומחייב סעיף שיש בו כסף.

ענת גור: כן אבל בסוף יש תקציבנית שאמורה לאשר את ההזמנה שלו ולבדוק לגבי

הסעיפים.

ירון דגן: אבל היא לא נכנסת לסעיפים ורואה האם זה רכב של שפ"ע או רכב של חינוך

המי

ענת גור: עוד פעם, זה יחסית שולי.

איתי סהר: אני מבין שזה לא אומר על ההתנהלות אלא על הסכומים שהם שוליים יחסית,

ז"א שלא הגיוני למשל להביא סכום של 400-500 ₪ לוועדת כספים. יכול להיות שאיך שהם נוהגים עכשיו זה הדבר הנכון.

ענת גור: ולכן פעם בוחרים לצורך העניין להשתמש בסעיף של חינוך ופעם בסעיף של

שפ"ע וכד'.

איתי סהר: אבל ממה שאני מבין, בכל הסעיפים זה יהיה סעיפים שמסתיימים ב735 או 731.

ענת גור: ברור, הרי לא יכניסו דלק לסעיף שהוא לא קשור לרכב. בין המחלקות כן אפשרי

לבצע העברות.

אגף תפעול:

דו"ח תחזוקת מזגנים במבני העירייה - ( עמ' 255-279 בדו"ח המבקר)

איתי סהר: בהתייחס לעמ' 277 סעיף 3 צויין כי למזגנים חדשים יש תקופת ביטוח של

שנה ואם ישנה תקלה בתקופת הביטוח, האחריות היא של החברה ממנה נרכש המזגן.

מממצאי הבקורת עולה מתוך 12,120 פריטי מלאי מזגנים במע' האוטומציה, קיימים 7,710 פריטי מלאי במערכת האוטומציה ללא ציון מועד כניסת המזגן למלאי. זה היה נראה לי כביכול שולי, אבל כשמחשבים את מכפלת הפריטים זה הופך להיות משמעותי, כי אם המזגנים לא נרשמו במערכת בעת רכישתם, המשמעות היא שאין מעקב אחרי זמן האחריות

למזגן ואין מיצוי של האחריות.

ירון דגן: נכון.

₪ ווכה ‏ >

הפרס הלאוטי לאיכות כפגזר הגיכורי

17 ל 77

ץצ 7 %

2 %

6 \סה %

הפר הלאזופי לאיכות כפגזר הציכורי

ענת גור: איך זה? הרי לכל פריט יש מדבקה עם ברקוד.

אריאל גמליאל: אין סנכרון בין הרכש (אינוונטר) לבין האחראי באגף התפעול כשמתקינים

מזגן חדש, לא צריך את שרותיו של הקבלן, כי יש את זמן האחריות של החברה, אבל כשאין הזנה של פרטי המזגן למערכת, ואין תאריך התחלתי של האחריות למוצר, במקרה של תקלה לא נהנים מאחריות החברה.

ירון דגן: אין סנכרון בין מספר המזגנים שיש בפועל לבין מה שרשום במערכת המלאי

(הברקודים).

איתי סהר: לסיכום, רוצה להגיע תודה- גם למבקר העירייה ולצוות שעבד על הדו"ח שעשו

עבודה רצינית ויסודית, תודה לחברי הוועדה, לאייל על הסקירה המפורטת ולכולכם.

הצבעה: על אישור דו"ח מבקר העירייה 2021 ופרוטוקול הוועדה לענייני בקורת והעברתם

לדיון ואישור מועצת העיר.

החלטה (פה אחד): מאשרים את דו"ח מבקר העירייה 2021 ופרוטוקול הוועדה לענייני

בקורת והעברתם לדיון ואישור מועצה.

רשמה: אני חדד

=

איתי סהר, יי

יו"ר הוועדה לענייני בקורת

העתק:

מר תומר גלאם, ראש העיר.