פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- יציאה להליך התמחרות עבור שירותי עיצוב גרפי

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016

שנערכה ביום שלישי 06.09.2022 י' אלול, תשפ"ב

חברי הוועדה הנוכחים:

מורן כחלון - נציגת מנכ"ל העירייה

מירב בוסקילה - נציגת גזבר העירייה

עו"ד אייל איזמן - היועץ המשפטי לעירייה

משתתפים נוספים:

דנה גרינבלט - דוברת העירייה

יהודה פרץ - סגן מנהל אגף רכש והתקשרויות

יורם בוסקילה - מנהל מחלקת רכש ושירותים טכניים

על סדר היום:

1. יציאה להליך התמחרות עבור שירותי עיצוב גרפי לעיריית אשקלון

1. יציאה להליך התמחרות עבור שירותי עיצוב גרפי לעיריית אשקלון

דנה:

בתאריך 15.12.2021 יצאנו להליך התמחרות עבור שירותי עיצוב גרפי לעיריית אשקלון )בהתאם לאישור ועדת התקשרויות מתאריך 30.11.2021 )מצ"ב פרוטוקול(. בהליך נבחרו שישה ספקים עמם נחתם חוזה למשך שנה עם אופציה להארכה ל־4 תקופות נוספות של שנה. במהלך השנה ולאור העבודה הרבה שנוצרה הגענו למכסת החוזה עם הגרפיקאית אלבינה שוורץ. אציין כי עם שאר הגרפיקאים לא הגענו למכסת החוזה מכמה סיבות, העיקריות שבהן היא חוסר שביעות רצון מהעבודה או זמינות דלה בקרב שניים מהספקים, מתן ביטון, שון ג'אן ומכטינגר.

אדגיש כי קיימתי עם כל השלושה שיחות, התכתבויות, מפגשים פרונטליים ומפגשים בזום, במטרה להעמיד אותם על חוסר שביעות הרצון שלנו מעבודתם וזמינותם, עם חלקם אני אף שוקלת להפסיק את ההתקשרות.

על אף האמור ובתיאום עמם, נעתרתי לבקשתם להזדמנות נוספת להוכיח את עצמם. כמו כן, עלה הצורך בהגדלת הסכום עבור שירותי עיצוב גרפי באופן כללי מ־300 אלף בשנה ל־550 אלף בשנה.

מבדיקה שנערכה עם עו"ד אבידע שדה לעניין הגדלת הסכום לשירותי עיצוב גרפי ובחוות דעת יועמ"ש עירייה בוועדת התקשרויות שנערכה בתאריך 17.05.2022 )מצ"ב פרוטוקול( ועל פי החלטת הוועדה עצמה שהתכנסה באותו התאריך, הוחלט לצאת להליך התמחרות חדש עבור שירותי עיצוב גרפי לעיריית אשקלון ללא הגדרת סכום ולהוסיף במסגרת הפנייה כי אין כל התחייבות לבצע עבודה בהיקף כזה או אחר מצד גורמי העירייה וזה נתון לשיקול דעת העירייה בלבד. יש לציין כי פרוטוקול חתום של ועדה זו, מתאריך ,17.05.22 התקבל אצלנו רק בתאריך .13.07.22

השבוע התקיים דיון בנושא בלשכת מנהל אגף רכש ולוגיסטיקה בנוכחותו ובנוכחות יורם בוסקילה, יהודה פרץ, שרה מלכה ודנה גרינבלט בנושא ההליך האמור והתברר כי מאחר וישנם עדיין חוזים פעילים שלא הגיעו למכסתם עם גרפיקאים נוספים, לא ניתן לצאת להליך התמחרות נוסף בקרב הספקים שכבר קיימים במאגר עד לסיום ההתקשרות עמם בסוף השנה.

2

אי לכך, אני מבקשת לצאת להליך התמחרות עם הספקים החדשים שנוספו למאגר: בורדו פרסום בע"מ, נוייז, מאור ארמון, ציבלין תקשורת וקבוצת מיקה ולאלבינה שוורץ )עמה הגענו למכסת החוזה(.

הפנייה תהיה לשירותי עיצוב גרפי עד לסוף חודש דצמבר על סכום של 250,000 שקלים לפני מע"מ כאשר במהלך תקופה זו אבחן את הספקים החדשים. לקראת סוף השנה נצא להליך חדש וגדול לכלל הספקים שיבחרו לשם כך.

אייל:

בהתמחרות החדשה על מנת לא להגיע לאותה סיטואציה האם את משנה את התנאים?

האם יכול להיות שכתוצאה מהעובדה שהספקים שהוזכרו לעיל, בנוהל יהיו להם השגות על החלטה לא להעביר להם עבודות ולא לשתף אותם בנוהל החדש?

דנה:

לא, כיוון ששוחחתי עם כולם בעניין טיב העבודות שלהם והם התחננו להזדמנות נוספת ושהם "על תנאי", לאור כך הסכמתי לתת הזדמנות אחרונה לפני שנסיים עימם התקשרות.

בהתמחרות החדש נמיין את חלוקת העבודה על פי סוגי העבודה וכך נוכל לצמצם את הסיטואציה שספקים לא יוכלו לספק את השירותים כפי שדורשת הדוברת.

יש סוגי עבודות שניתן לחלק בין המציעים וזאת על מנת שנוכל לדעת שהספקים אשר יציעו את ההצעה באמת יוכלו לתת את השירותים הנדרשים.

אייל:

תודיעי להם ושישלחו לך תגובה כי לאור הנסיבות כפי שתוארו לוועדה, הם אינם עומדים בהסכם ולאור כך שלא סיפקתם את השירותים הנדרשים העירייה יוצאת להליך חדש, לאחר שמבטלים את ההסכמים הישנים, יהא להם אפשרות להשתתף בהליך החדש.

בהליך החדש תוכלי לחלק את השירותים בצורה טובה יותר, כך שהשירותים לא "יתקעו" בידי ספקים אשר אינם יכולים לספק את

מירב:

ראשית אני לא רואה מניעה לצאת להתמחרות במאגר ולכלול את הספקים שנוספו מפאת חוסר זמינות וגמישות של חלק מהגרפיקאים עמם נחתם הסדר. לצד האמור מבקשת לחדד שאין בדברים מלהסיק שישנה תוספת תקציבית , מסגרת התקציב שהוקצתה בהליך הראשון נותרה ללא שינוי והחלוקה תתבצע בהתאם לאישור בלבד.

מורן:

מאחר ודנה לא מרוצה מהשירות ומהזמינות של אותם גרפיקאים הנמצאים במאגר שאיתם נחתם חוזה, והם אינם מספקים את השירות הנדרש, יש לתעד את חוסר שביעות הרצון ולקבל מהם אישור לסיום התקשרויות ללא מימוש אופציית הארכה, כך שהרשות לא תעמוד בחשיפה ולא יהיו טענות תביעה מצדם.

3

החלטה:

לאור האמור לעיל, הנתונים שהוצגו בבקשה וההסברים שניתנו על ידי הגורם המקצועי, הוועדה מחליטה כדלקמן:

1. מאושר לגורם המקצועי לצאת להליך התמחרות חדש ללא הגדלת המסגרת )ובמסגרת הקיימת

כרגע( וזאת לאחר שליחת מכתב ביטול מסגרת התקציב שאושרה לספקים שאינם עומדים בתנאים ולאחר קבלת אישור פוזיטיבי מהם, עבור שירותי עיצוב גרפי לעיריית אשקלון, אשר יוגבל בתקופה עד סוף השנה שיאפשר בחינה של היכולות מול סוגי העבודות השונים שנמסרים להם.

2. בנוסף לעיל, יש להוסיף בהסכמים אל מול הספקים סעיף אשר יקבע כך: "יובהר כי העירייה אינה

מתחייבת להיקף עבודה כלשהו, זאת בהתאם לצורך ולשיקול הדעת של העירייה ולזוכה לא תהיה כל טענה בגין כך".

3. הדוברות יכינו נוסח פניה לספקים , שיוכן יחד עם מחלקת רכש, לחלוקת העבודה אשר יובא לאישור

הוועדה יחד עם השמות של היועצים אליהם תיעשה הפניה, יש להקפיד על יותר מ־4 יועצים.

על החתום:

_______________ _______________ _______________ גב' מורן כחלון גב' מירב בוסקילה עו"ד אייל איזמן נציגת מנכ"ל העירייה נציגת הגזבר יועמ"ש העירייה