ועדת ביקורת (10)

1

אשקלון

0 מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

טלפון: 08-6792371, פקס': 08-6792517

[1. טר מ850%6[0 תה

בס"ד

פרוטוקול מישיבת הוועדה לענייני בקורת מס' 4-22 שהתקיימה בתאריך 18.9.22

נוכחים:

איתי סהר, עו"ד - יו"ר הוועדה לענייני בקורת

שי רובין, עו"ד - חבר הוועדה

אלכס גרינברג - חבר הוועדה

יעקב חוטבלי - חבר הוועדה

מוזמנים

אריאל גמליאל, רו"ח - מבקר העירייה

מלכה גרשון - סמנכ"ל הון אנושי ומינהל כללי

מירי אוחנה - מנהלת אגף בקרה ותיאום

שלמה פרץ, עו"ד | - התובע העירוני

אני חדד - מנ' לשכת המבקר ומזכירת הוועדה

לא נכחו:

רמי סופר - חבר הוועדה

משה אטיאס - חבר הוועדה

עידן דוד - מנכ"ל העירייה

איציק וייצמן - סמנכ"ל כספים

על סדר היום:

דיון בדו"ח מבקר המדינה 2022 - מניעת מעילות והונאות ברשויות המקומיות

מהלך הישיבה:

איתי סהר: פתח את ישיבת הוועדה. בדו"ח מבקר המדינה אין התייחסות קונקרטית לעיריית

אשקלון.

אריאל גמליאל: מבקר המדינה ערך בקורות ברשויות המקומיות ובחר מדגם של רשויות

בנושא של הונאות ומעילות, גם עיריית אשקלון מבוקרת.

איתי סהר: האם עו"ד שלומי פרץ ממונה בעירייה על נושא ההונאות והמעילות?

שלומי פרץ: לא. לדעתי מבקר העירייה אמור להיות ממונה על נושא זה.

1-1

אשקלון

מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

אריאל גמליאל: מבקר העירייה לא מונה כממונה על נושא ההונאות והמעילות ואינו יכול

לשמש כממונה על מניעת מעילות והונאות. מבקר המדינה שאל אותי אם אני עורך סקר בנושא זה, השבתי שאני עורך סקר לצורך בחירת נושאים לביקורת.

איתי סהר: לפי מה שכתוב בדו"ח מבקר המדינה רק רשות אחת מכל 21 הרשויות המקומיות

המבוקרות מינתה ממונה על נושא ההונאות והמעילות.

אריאל גמליאל: רק עיריית פתח תקווה מינתה ממונה כזה.

איתי סהר: מניעת מעילות והונאות הקשורות לספקים כגון אי התאמה בחשבונות בנקים וכל

מיני העברות בכרטיסי אשראי בחשבונות פרטיים וחשבונות של מקורבים וכו', כתוב כי הרשויות שנבדקו באר שבע, פתח תקווה, חיפה ורשל"צ פועלות באמצעים שונים כדי לצמצם את הסיכון להונאות ומעילות, אז אנחנו באשקלון לא פועלים כך?

מירי אוחנה: ב-4 הערים הללו מבקר המדינה ערך בדיקת עומק. אצלנו באשקלון שלח

המבקר שאלון סוג של מענה כן/ לא ומה אנחנו עושים . גם אצלנו יש בקרה על החשבונות.

זה לא ברמה של ממונה על נושא הונאות ומעילות, אבל הסיכוי למעילות אצלנו שואף לאפס כי מבחינתנו ההתחשבנויות עוברות מספר ידיים.

איתי סהר: המבקר לא מדבר כאן רק על רכש וכספים, הוא מציין למשל לגבי מחשבים,

לגבי מעקב אחר ציוד שמתקבל וכו'. בואו נעבור לפי הסעיפים המופיעים בדו"ח בהתמקדות על עיריית אשקלון עפ"י הטבלה של מבקר המדינה.

אריאל גמליאל: יש לציין כי עד ה- 17.10.22 העירייה צריכה לדווח על תיקון הליקויים

למבקר המדינה. מצורפת טבלה שקבלנו ממבקר המדינה ובה סעיפי הליקויים.

איתי סהר: נעבור עכשיו בצורה סדורה על כל סעיפי הליקויים המופיעים בטבלה שהעלה

מבקר המדינה. (מקריא):

1. עריכת סקר סיכונים לשימוש הנהלת הרשות המקומית

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ להנהלות של הרשויות המקומיות לערוך

סקרי סיכונים ולגזור מהם תוכניות עבודה רב שנתיות לצמצום הסיכונים אשר עולים מהם".

‎ "‏ -2 7 = 1 7-ם וי

3

2 1-4

אשקלון

5 מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

אריאל גמליאל: כמו שממליץ מבקר המדינה, גם אני חושב שהעירייה צריכה לבצע סקר

סיכונים בנושא הונאות ומעילות.

איתי סהר (מקריא):

2. מינוי גורם אחראי למניעת מעילות והונאות

המלצה המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ למשרד הפנים ולרשומ"ק לקיים עבודת מטה

כדי לבחון באילו סוגי רשויות יש למנות גורם אחראי מבין עובדי העירייה או כתקן נפרד, וכן לבחון אילו כישורים ומאפיינים נדרשים לתפקיד ומה מיקומו במבנה הארגוני של הרשויות, ולפרסם בהמשך לכך לרשויות קוים מנחים והנחיות בנושא, לרבות בעניין כתב המינוי ותחומי התפקיד".

איתי סהר: לפי מה שרשום בדו"ח, לא מונה בעל תפקיד כזה בעיריית אשקלון.

אריאל גמליאל: יש חשיבות רבה לכך שהעירייה תמנה מישהו שיהיה ממונה על נושא

המעילות וההונאות. המבקר ממליץ למשרד הפנים לקיים עבודת מטה כדי לבחון באיזה רשויות יש למנות ממונה בנושא זה - האם בנוסף לתפקידו בעירייה או תקן בנפרד.

איתי סהר (מקריא):

3. מדיניות ונהלים

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ לרשויות המקומיות לגבש מדיניות בנושא

ולעגנה בנוהל ייעודי לעניין מניעת מעילות והונאות. מומלץ שבנוהל יוסדרו נושאים הנוגעים לכלל יחידות העירייה ובין היתר, כל מנגנוני הדיווח על מעילות והונאות. מומלץ שבנוהל יוסדרו נושאים הנוגעים לכלל יחידות העירייה, ובין היתר, כל מנגנוני הדיווח על מעילות והונאות ודרכי הטיפול בהן, נוסף על ההסדרה בהתאם למאפייני עבודה יחודיים בנהלים הפרטניים".

נמצא שיש נהלים פרטניים בכל אחת מהרשויות, אבל לכל אחת מהרשויות אין נוהל ייעודי לעיגון מדיניות הנושא למניעת מעילות והונאות, ומה שמבקר המדינה ממליץ זה לגבש נוהל

ייעודי לנושא זה.

"ופ-ם ‏ -2 77 -ם ‏ ו-2 שת ו"

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

אריאל גמליאל: זה פועל יוצא של הסעיף הראשון - אחרי שייערך סקר סיכונים, אז אפשר

יהיה לגבש נוהל ייעודי לנושא מניעת מעילות ולאחר מכן להביא לדיון ואישור המועצה.

איתי סהר (מקריא):

4. פעולות מועצת הרשות

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ לרשומ"ק שנבדקו להעלות לסדר יומה של

המועצה מפעם לפעם את הנושא מניעת מעילות והונאות, הסיכונים של הרשות בנושא ומנגנוני הרשות לטיפול בסיכון, נוסף על פעילותה של ועדת הביקורת ודיוני המועצה בדו"חות ביקורת"

אז צריך שיהיה דיון קונקרטי הנוגע לעניין הסקר ועד שלא יהיה סקר אי אפשר להתקדם, זה רק מדגיש את החשיבות של עריכת הסקר, כדי שאפשר יהיה להעלות הנושא במועצה.

5. קוד אתי

המלצת המבקר: משרד מבקר המדינה ממליץ לרשויות המקומיות שלא גיבשו קוד אתי לפעול

לגיבושו ולהטמעתו בקרב עובדי הרשות".

לכל 21 הרשויות המבוקרות כולל אשקלון, אין קוד אתי. חשוב ליישם המלצת המבקר ולפעול לגיבוש קוד אתי בקרב עובדי הרשות.

6. תוכנית הדרכה

המלצת המבקר: "...ממליץ משרד מבקר המדינה לרשומ"ק שנבדקו לגבש תוכנית הדרכה

למניעת מעילות והונאות כדי להגביר את מודעות עובדי הרשויות לנושא וכך לסייע במניעת מעילות והונאות....מומלץ כי משרד הפנים יפתח תוכנית הדרכה מקוונת בנושא וייפעל לשלבה במערכי ההדרכה שהוא מפעיל".

אריאל גמליאל: מחלקת ההדרכה בעירייה צריכה לקיים הדרכה בנושא זה.

מלכה גרשון: יכולים לקיים הדרכה באופן מקוון כמו שעשינו בנושאים אחרים כגון הטרדה

מינית, נגישות, בטיחות בעבודה ועוד, באמצעות סרטון שאח"כ העובד נבחן עליו, כך גם יש

לנו אינדיקציה מי עבר את ההדרכות האלה. בדרך זו גם חוסכים בזמני ההתכנסויות.

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

איתי סהר: אם כך, אפשר לסכם כי נושא הסקר, הקוד האתי, ההדרכה לעובדים הוא משהו

שכבר מתרחש בעולם של הרשות. מודל ההדרכה שהציעה מלכה גם בנושאים אחרים -

הדרכה מקוונת באמצעות סרטון וכו' זה רעיון מצויין וכדאי לאמץ את הגישה הזו.

שי רובין - יש למלכה רעיונות טובים.

7. פרסום מידע לעובדים:

המלצת המבקר: " משרד מבקר המדינה ממליץ לרשויות המקומיות כי נוסף על מידע על

החלטות בית הדין למשמעת של עובדי הרשויות המקומיות ועדכונים בנושא אבטחת מידע,

הן יפעלו לפרסם מעת לעת מידע נרחב יותר בעניין מעילות והונאות, הדרכים של העובדים לזהותן ואופן הדיווח עליהן".

מה שמשתמע ממה שנאמר כאן זה שהעירייה יודעת ואפשר ליישם את המלצות המבקר, וטוב שהפעולות האלה תעשנה.

איתי סהר (מקריא):

8. אמצעים לדיווח אנונימי על מעילות והונאות בתוך הארגון

המלצת המבקר: "מבקר המדינה ממליץ לכל הרשויות המקומיות להפעיל מנגנון לדיווח

אנונימי להנהלה על חשדות למעילות והונאות ולעדכן את עובדי הרשות מפעם לפעם על האפשרות לדווח באמצעות אותו מנגנון".

אני מבין שאין אצלנו מנגנון של דיווחים אנונימיים. אבל בעניין הטרדה מינית יש אפשרות לדיווח אנונימי, כן?

מלכה גרשון: כן.

אריאל גמליאל: הכל דיסקרטי.

איתי סהר: בעולם הדיווחיים האנונימיים יש רגל בעולם התקין ורגל שיכולה להיות בעולם

אחר של התחשבנויות, חיסול חשבונות אישיים וכד'. צריך לדעת מה היא מגבלת האנונימיות - האם צריך לדעת מי הוא המדווח או שהולכים לעולם של מלשינון -- עולם שהוא קצת אפור אתית. וועדת הבקורת מציעה ל"צוות לתיקון ליקויים" בראשות מנכ"ל העירייה, להיות ערים

לסוגיה הזו -- האם נכון לאפשר דיווח אנונימי לחלוטין או שכן צריך לדעת מיהו הגורם

ו ו

אשקלון

9 מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

המדווח. צריך לגבש מדיניות בקשר לעניין הדיווחים האנונימיים.

שי רובין: בנושא מרות והטרדה מינית יכול להיות שיש נשים שפוחדות להתלונן שמא זה

עלול להשפיע עליהן בעתיד. יכול להיות שמנגנון כזה הוא טוב במקרים מסויימים, כמובן שצריך להביא בחשבון שיש נשים שאולי ישתמשו בזה כדי לסגור חשבונות אבל יש גם מצבים שנשים ישבו בפינה ולא יעשו עם זה כלום.

איתי סהר: השאלה כמה מקישים מעולם של הטרדות מיניות לעולם של מעילות והונאות-

שאין בו עניין של מרות וכד'.

9. רוטציה בין בעלי תפקידים

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ למשרד הפנים ולרשומ"ק לבחון באילו

מהתפקידים שליבת עיסוקם הוא ניהול כספים, משאבים ונכסים של הרשות המקומית, נכון לאסדר יישום מנגנוני רוטציה ולפעול בהתאם לכך כדי שניתן יהיה ליישמם".

מלכה גרשון: אצלנו באגף נושא הרוטציה מתקיים, זה מתבקש היות ואנחנו מכינים

משכורות ועוסקים בכספים רבים שיכולים להיות תיאורטית כר פורה לפעילויות לא הגונות של עובדים, ולכן אנחנו אחת לכשנתיים מבצעים רוטציה בין הרפרנטים. זה כרוך בהליך של למידה מחדש אבל אין ברירה, זה מתבקש. זה כמו במשטרה קצין לא יכול להיות מעל מספר שנים באותו תפקיד.

אריאל גמליאל: גם בהנהלת חשבונות יש אפשרויות לבצע רוטציה.

שי רובין: גם ברכש מתקיימת רוטציה?

מלכה גרשון: לא ממש יודעת. יש שם קניינים שחולשים על תחומי אחריות שונים וקבועים.

צריך לבדוק עם יוגב.

איתי סהר: אז אנחנו מבינים שבמינהל הון אנושי ומשאבי אנוש הרוטציה כן מתבצעת בתחום

השכר, ואותו ממונה על מניעת מעילות שיום אחד ימונה, יכול לשקול להרחיב את המנגנון הזה וללמוד מאגף זה איך עושים את זה גם בתחומים אחרים כמו למשל באגף הרכש, הנהלת

חשבונות וכל גוף שעוסק בכספים מהרשות החוצה.

"ו =ץ ‏ ו-2 72-77 0=-ן

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

אריאל גמליאל: גם בתחום הפקוח העירוני צריך לבדוק ביצוע רוטציה.

מלכה גרשון: נעשית רוטציה גם בין מנהלי אזורים. צריך לקבוע מדיניות לגבי כלל

התחומים.

איתי סהר: ברור שכשמבצעים רוטציה יש בזה קושי והגורם שיקבל את ההחלטה צריך לאזן

בין יציבות ארגונית וידע שנצבר לבין הצורך למנוע מעילות.

0.בדיקות פתע

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ לרשויות המקומיות לבצע בדיקות פתע כדי

לסייע בחשיפת מעילות והונאות ואף להרתיע את עובדי הרשות מלבצע מעילות והונאות".

מתברר שרוב הרשויות לא ביצעו בדיקות פתע וחבל, כי בדיקות פתע זה כלי יעיל בבדיקת מעילות. אני ממליץ לבצע בדיקות פתע כדי לסייע בחשיפת מעילות.

שוב אנחנו חוזרים לסעיף הראשון ועוד-- עריכת סקר סיכונים, בחירת ממונה למניעת מעילות ומדיניות רשותית ונוהל עבודה ברור.

אריאל גמליאל: מבקר המדינה כותב שהוא בעד בדיקות פתע. כשפנו אלי ממבקר המדינה

בעניין זה, נתתי להם דוגמאות של בקורת פתע שעשיתי - כגון בקורת בנושא גזם, באתי מבלי להודיע שאני מגיע וראיתי אם העובדים נמצאים שם ועוד.

איתי סהר: מה המבקר מתכוון להקים אגף שלם של בקורת פנימית?

אריאל גמליאל: לא לזה מתכוון מבקר המדינה. הוא מתכוון למנות עובד אחד שיטפל בזה.

מלכה גרשון: גם ככה מתקיימות באגפים בקרות פנימיות. אצלי יש מח' בקרה פנימית ובה

3 עובדות, שבאקראי מבקשות תלושי משכורת של עובדים ובודקים הנתונים.

אריאל גמליאל: מירי שנמצאת איתנו כאן היא מנהלת אגף בקרה ותאום במינהל כספים.

מירי אוחנה: אנחנו גם משנים נוהלי עבודה בשתו"פ עם משאבי אנוש.

מלכה גרשון: יתרה מזו, למשרד האוצר יש נוהל חדש עכשיו בנושא השכר. יש להם את כל

תלושי השכר במערכת המיחשובית והם בודקים את התלושים ולעיתים הם מעבירים אלינו הערות ושאלות לגבי רכיבי השכר, שמא נעשו חריגות. הם שואלים גם אם המדובר הוא

בסכומים פעוטים המופיעים בתלוש השכר וצריך לנמק כל פעולה. מדי חודש הם מבצעים

אשקלון

8 מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

בקרה מדגמית. הנושא הזה מאוד רגיש.

איתי סהר (מקריא):

1. ביטוח מפני נזקי מעילות והונאות

המלצת המבקר: "משרד מבקר המדינה ממליץ לרשויות המקומיות לשקלל בהחלטות על

רכישת פוליסת ביטוח מפני נזקי מעילות והונאות את הערכת הסיכונים לגביהן בתחום ואת היקף הפעילות הכספית כדי שההחלטה תשקף את עקרונות החיסכון והמועילות, ובהתאם לכך לשקול להתייעץ בנושא עם גורם מקצועי...".

אנחנו יודעים שנושא הביטוחים הוא בעייתי.

אריאל גמליאל: המבקר ממליץ רק לחלק מהרשויות המבוקרות לבחון את הצורך ברכישת

כיסוי ביטוחי מפני נזקי מעילות והונאות. לגבי אשקלון הוא ממליץ רק לשקלל בהחלטות לגבי רכישת פוליסת ביטוח, את הערכת הסיכונים בתחום זה.

שי רובין: האם היו מעילות בעיריית אשקלון מאז שאתם בתפקיד?

מלכה גרשון: בענייני עובדים, אם מתגלות פעולות לא תקינות, אנו מפעילים סנקציות.

איתי סהר: לסיכום אפשר לומר שיש בעירייה מנגנוני בקרה וגם מנגנוני סנקציות, גם בתחומי

השכר וגם בתחומי משאבי אנוש והדברים כן נבדקים גם ע"י משרד האוצר וגם כאמור ברמת הרשות ומקרים שיש בהם חריגות מטופלים מיד.

מלכה גרשון: בית הדין למשמעת מדבר על ההפרות האלה ומה הסנקציות שננקטות. אנחנו

חברים בביה"ד למשמעת.

שי רובין: השאלה מה אתם עושים כדי לתפוס את אותן מעילות?

מירי אוחנה: למרות כל הבדיקות שאנחנו עושים, יש דברים שאולי לעולם לא נעלה עליהם,

אבל מבחינתנו אנחנו בודקים באקראי חשבונות ספקים, אנחנו עושים בקרות מאוד נוקשות על התמיכות, אנחנו מגלים דברים בעקיפין ועושים בקרות לגבי משלמי מים, חשמל ועוד ואנחנו מבצעים גם הצלבות לגבי מה אנחנו משלמים לעומת צריכות בפועל.

אריאל גמליאל: זאת בעיקר בעקבות דו"ח שעשיתי לגבי צריכות מים, חשמל, טלפון ועוד.

מירי אוחנה: גם בנושאי רכבי ליסינג.

"- -9772-ת ‏ [-772=ם | ומ%

9

9

אשקלון

5 מעצבים את המחר

הוועדה לענייני בקורת

איתי סהר: כשמדברים על בדיקות לגבי תמיכות, אז חלק מהסיורים המבוצעים היום בנוגע

לאתרים דו שימושיים, זה חלק מהבקרה?

מלכה גרשון: יש לנו עובדת מיוחדת שמטפלת בעיקר בנושא זה, היא עובדת גם אחה"צ

ובודקת בשטח.

מירי אוחנה: העובדת בודקת האם הדיווחים של העמותות הם קונקרטיים לפעילות המתבצעת

בפועל, ומוודאת שהם אכן פועלים בהתאם להצהרות שלהם, שהם פועלים במבני עירייה בהסדרה.

איתי סהר: אנחנו כוועדה מקבלים את המלצות מבקר המדינה, אבל רוצה לציין מה שלמדנו

בדיון הזה שלנו כאן, גם מהאמירות של הדרג המקצועי- רואים שמתבצעות בקרות פנימיות אבל כולם מסכימים - גם חברי המועצה/ הוועדה וגם הדרג המקצועי כי ככל שמקבלים את המלצות מבקר המדינה, יש צורך למנות ממונה על מניעת מעילות והונאות, לבסס נוהל רשותי מסודר, הפצתו לעובדים ומשם להמשיך בהליכי הדרכה, אכיפה והסדרה, וכמובן תכלול של כל מה שנעשה עד היום, שמסתבר שאכן נעשה.

עולה להצבעה: קבלת המלצות דו"ח מבקר המדינה 2022 בנושא מניעת מעילות והונאות

ופרוטוקול הוועדה לענייני בקורת זה, והעברתם לדיון ואישור מועצת העיר.

ה ח ל ט ה (פה אחד): מאשרים קבלת המלצות דו"ח מבקר המדינה 2022 בנושא מניעת מעילות והונאות ופרוטוקול הוועדה לענייני בקורת זה והעברתם לדיון ואישור מועצה.

רשמה: אני חדד

איתי סחר, עו"ד

יו"ר הוועדה הויו

מר תומר גלאם, ראש העיר.

79-00 יי "וו