פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות- יציאה להצעות מחיר עבור תכנון לבניית מבנה/ים למינהל חינוך, רווחה ואגף בטחון

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016

שנערכה ביום רביעי ,02.11.2022 ח' חשון, תשפ"ג

חברי הוועדה הנוכחים:

מורן כחלון - נציגת מנכ"ל העירייה

מירב בוסקילה – מ.מ גזבר העירייה

עו"ד אייל איזמן – היועץ המשפטי לעירייה

משתתפים נוספים:

אדר' מירב שניר – אדריכלית העיר

על סדר היום:

יציאה להצעות מחיר עבור תכנון לבניית מבנה/ים למינהל חינוך, רווחה ואגף בטחון מתוך המאגר.

הסבר הגורם המקצועי )אדר' מירב שניר(:

מבקשת לאשר יציאה להליך התמחרות עם ציון איכות ומחיר לבחירת מתכנן לתכנון מקווה טהרה במגרש 951 שכ' עיר היין באמצעות מאגרי ראשי צוותים תכנון מבני ומוסדות ציבור ובהתאם לפרמטרים ואמות המידה המיוחדים והמותאמים לפרויקט זה ומפורטים בטופס הצעות מחיר מצ"ב )נספח א'(. מדובר בתכנון:

מבנה מינהל חינוך בשטח של כ־2,400 מ"ר, מבנה מינהל רווחה בשטח של כ 2,400 מ"ר ומבנה אגף בטחון בשטח של כ־1,500 מ"ר. התכנון כולל אדריכלות וכל היועצים כפי שמפורט בסעיף 3ד' של החוזה תכנון מצ"ב )נספח ב'(.

שכ"ט המוערך של המתכנן הינו 4,000,000 ₪ לפני מע"מ.

אני מבקשת לפנות ל־6 יועצים מתוך מאגר 04/2021 קטגוריה ב' )מעל 1,000 מ"ר( לביצוע העבודה שפורטה לעיל:

1. דרמן ורבקל אדריכלים;

2. באה אדריכלים;

3. מנספלד קהת אדריכלים;

4. רוזן ליננברג אדריכלים;

5. רונה כהן אדריכלים;

6. רכטר אדריכלים.

התאם לרשימות המצ"ב נספח ג' ובהתאם לאמות המידה המצוינות בנספח א'. יצוין כי מדובר בעבודה שדורשת יחסי אמון, ניסיון ומומחיות מיוחדים בתכנון פרויקטים דומים. בעבר ניסינו לפרסם מכרז להתקשרות מסוג זה וראינו שהדרישות הנהוגות במכרז )ערבויות וכו( מהוות חסם מלהגיש הצעות.

אנחנו סבורים כי הדרך הנכונה להתקשר עם מתכננים בעבודות מסוג זה הינה על דרך פניה מתוך מאגר.

דיון:

מירב שניר:

מדובר בתכנון של פרויקט שמשך הבנייה ימשך כ־3 שנים ועלותו מוערך בכ־40 מיליון שקל, עלות התכנון הינו עומד על %10 מעלות הפרויקט ולכן עומד על כ־4 מיליון שקל, הסכום כולל את כל היועצים הנדרשים לפרויקט שכזה.

חשוב לציין כי הבנייה של המבנים יחסוך בעתיד לעירייה סכומים גדולים של השכרות מבנים.

אייל:

אנו כאן מקבלים הצעת תכנון בסכום של כ־4 מיליון שקל וזה רק הערכה שבדר"כ פרויקטים שכאלה עלולים להסתיים בתוספות ולא יסתיימו בסכום של הערכה הראשונית.

המנכ"ל בדר"כ אוהב להתערב בדיונים שכאלה, במיוחד לאור סכום הפרויקט.

מורן:

מי המתכננים ולמה פניתם דווקא אליהם.

מירב שניר:

אנו עובדים איתם, והיה התרשמות קודמת, ראיינו את המשרדים במסגרת עבודות החכ"ל, והדבר מתואם עם מהנדסת העיר, לכן העדפנו את 6 המציעים האלה ואנו מעוניינים לפנות אליהם.

מירב:

האם מדובר בתכנון ניהול ופיקוח?

מירב שניר:

כן.

אייל:

מדובר בהערכת מחיר התחלתי בלבד ויכול להיות שהמחיר יעלה.

מירב:

ישנה חשיבות בהערכת התקציב, לכן חשוב לדעת מה הסכום שיידרש לכם במיידית ומה הסכום לאחר מכן?

הדיון נעצר לצורך דיון בעניין הפרוטוקולים:

מירב:

אני לא מוכנה לנושא הפרוטוקולים, מגיעים אלי פרוטוקולים לאחר שבועיים, האם אני צריכה לזכור מה עלה בדיון ומה לא עלה בדיון.

יוגב:

נדרש לתמלל את הישיבות ומישהו צריך לשכתב אותם.

אייל:

נעשה זאת אחת ולתמיד.

אנו מתעסקים במנהל, יש כמה עקרונות הדברים נדרשים להיות אותנטיים ומידיים. כפי שזה קורה בוועדת מכרזים וקורה בוועדת מכרזים של כוח אדם.

פרוטוקול נכתב ביד במהלך הפרוטוקול וחברי הוועדה חותמים עליו, לאחר מכן ניתן להקליד אותו.

מקסימום כפי שקורה בוועדת מכרזים הוועדה מוקלטת וזה עובר תמלול עד למילה האחרונה שנאמרת בדיון.

הפרוטוקול יוצא אותנטי, מה שאנו עושים כאן זהו בלגן אחד שלם.

אנשים לא צריכים להגיע עם פרוטוקולים מוכנים, אלא נדרש להכינו במהלך הדיון וזאת לאור השיח שמתקיים בוועדה.

כאשר מסיימים דיון החלטה מתקבלת, ונחתמת.

מירב:

זה פלטפורמה מצוינת והיא חוסכת זמן.

מורן:

אנו מקבלים חומרים כהכנה לוועדה ואנו רק מעבים אותו.

אייל:

אין בעיה להגיע עם מקסימום החומרים לוועדה, אך זה לא פרוטוקול מוכן אלא חומרים לתשתית.

עליהם מעבים, מוסיפים שאולים ומקיימים דיון אשר נכתב בפרוטוקול.

הדבר צריך להיחתם באותו המקום.

הבעיה כאשר זה נחתם ע"י אחד או שניים ואז מגיע לשלישי ונתקע, ואז זה חוזר ומתחיל להיסחב לאורך הזמן.

נדרש שיהיה פרוטוקול בסיום הוועדה.

יוגב, בבקשה תאשר שככה זה צריך להיות.

יוגב:

אכן.

חוזרים לדון בנושא הודעה:

מירב שניר:

על פי אבני הדרך אשר רשומים בחוזה אזי במידית נדרש ל־%25%/20 מהסכום, ובעוד כ־4 חודשים נדרש לעוד כ־%60 מהסכום.

מירב:

מתי ההקמה:

מירב שניר:

הקמה לאחר מכן, תהיה במהלך שנת .2024

מירב:

אז לצרכי הכנת התקציב נדרש כ־%80 מעלות הייעוץ בסכום של כ־4 מילון שקל.

מירב:

את מכירה את האנשים שאת יוצאת איתם בהליך הצעות המחיר?, עבדת איתם בעבר?

מירב שניר:

כן, אלה אנשים שעבדנו איתם בעבר ואנו מכירים את טיב עבודתם.

מורן:

לא בטוח שיציאה ל־6 מציעים מספיק בסכום שכזה.

אייל:

את נדרשת שיהיה סבב בין המציעים, אין בעיה לצאת ל־6 האלה בלבד וזאת כל עוד נשמר על סבב בין המציעים מדובר בהחלטה של הגורם המקצועי.

מירב שניר:

יש סבב ויש חלוקה בסוגי העבודות, יש שוויונות בחלוקתה העבודה בין היועצים במאגר.

המאגר מחולק ל־4 סוגים וזה על פי היכולת לבצע עבודות לפי גודל המבנים והניסיון הקודם שלהם בתכנון, עוד כמה צריך לצרף?

אייל:

זה החלטה של הגורם המקצועי.

יוגב:

זה סביר לצאת להליך ל־6 מציעים. הבעיה אינה בסכומים או בספקים הבעיה היא האם פניתם ל6 האלה בפעם הקודמת, האם את פונה אליהם כל הזמן ולא מבצעת סבב בין המציעים?

מורן:

האם יש סבב? הדבר חשוב להליך, אין צורך להגיש רשימה רק צריך לשים לב לסבב בין המציעים.

מירב שניר:

אין כאן רנדומליות, מדובר במציעים אשר מחולקים לפי סוגי העבודות אשר הם יכולים לספק, מדובר בבחירה מדויקת יותר בין כל המציעים אשר מחלקת אותם ל־4 תת קטגוריות. הדבר הזה קבוע בהסכם והספים נדרשים להעביר מידע וזה כחלק מבחינת האיכות.

אייל:

אני רואה כאן שיש 3/4 מבנים או שזה פרויקט אחד?

מירב שניר:

לא, מדובר במתחם אחד שנדרש שרק מתכנן אחד יבצע על מנת לשמור על קו אחיד, לא ניתן לחלק את זה למספר מתכננים.

החלטה:

לאור האמור לעיל, הנתונים שהוצגו בבקשה וההסברים שניתנו על ידי הגורם המקצועי, הוועדה מחליטה

כדלקמן:

1. השתכנענו שאכן מדובר בשירותים הדורשים מומחיות מיוחדת ושנדרשים יחסי אמון מיוחדים בין

המתכנן לעירייה וכי התקשרות לפי חוזר מנכ"ל 8/2016 היא המתאימה להליך זה.

2. אנו מאשרים לפנות ל־6 משרדי אדריכלים מתוך המאגרים הקיימים.

3. יש לפעול ביחד עם מחלקת מכרזים על מנת לקדם הליך מכרזי.

_____________ _____________ _____________

גב' מוכן כחלון גב' מירב בוסקילה עו"ד אייל איזמן

נציגת מנכ"ל העירייה מ"מ גזבר העירייה יועמ"ש העירייה