פרוטוקול צוות לתיקון ליקויים 2023

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

פרוטוקול ישיבת צוות לתיקון ליקויים מיום 13.11.25 בנושא דוח מבקר העירייה 2023

נוכחים:

מאור מהצרי, מנכ"ל העירייה

מלכה גרשון, סמנכיילית הון אנושי

יוגב לוי, ראש מינהל רכש ולוגיסטיקה

מירי אוחנה, מנהלת אגף בקרה ותיאום

עדי עמיאני, סגנית מנהל אגף רישוי עסקים

עמי קריסי, מנהל מח' מכרזים והתקשרויות

עו"ד נאור ערוסי, עו"ד בלשכה המשפטית

אריאל גמליאל,מבקר העירייה

עמית שדה, מנכ"ל החברה הכלכלית אשקלון

קטי עמירה, מנכ"לית החברה העירונית

רחלי ארביב, כלכלנית ומנהלת מערך ביטוחים, החברה הכלכלית מירי סויסה, ס. מנהל אגף תקציבים, החברה הכלכלית גלית כהן, מנהלת היכל התרבות

תמר בן דוד, לשכת מנכ"ל

מנכ''ל: אנו נבצע סקירה על כלל הליקויים שעלו בדוח מבקר העירייה, כל מנהל יגיב בתחומו.

החברה העירונית - צהרונים

נהלים

מומלף לעגן את כלל פעילות צהרוני הגנים בנהלים מעודכנים שיכללו את בעלי התפקידים הנדרשים לביצוע העבודה, אופן ביצוע, אופן הדיווח, טפסים רלוונטיים וכו'. בנוסף הביקורת ממליצה לעדכן את כלל הנהלים בתחילתה של כל שנת הלימודים.

קטי: תוקן, נהלים מעודכנים גובשו לכלל פעילות הצהרונים ומופציס מדי תחילת שנה, הן בכנס פתיחת שנה והן בחוברת נהלים.

הכשרות

מומלף על ריכוז כלל נתוני ההכשרות של העובדים במסמך אחד. המסמך יכלול פרטים כגון: שם העובד, איזה סוג הכשרה עבר, תאריך ההכשרה, נושא ההכשרה, מועד הכשרה הבאה, סך שעות ההכשרה של העובד וכו'. ריכוז כלל הנתונים יאפשר מעקב ובקרה אחר שעות ההדרכה שעבר כל עובד.

טלפון 0 | קט 08-6792501 | רחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. ו0ס9 אשקלון 78190

| חטרח.חס!35\6.שעצעצ

וי

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנכב"ל

קטי: תוקן, רוכו מסמך הכשרות מלא לכלל העובדים, כולל מעקב שנתי נוכחות עובדים

מומל> כי החברה תבחן דרכים לשמור על רציפות העבודה של העובדים ותמנע את התחלופה הגבוהה. ניתן להשיג זאת באמצעים כגון בחינת מידת ההתאמה של העובדים לתפקיד במהלך הגיוס, מתן תמריצי התמדה, תנאי שכר ותנאים סוציאליים משופרים למתמידים וכו'. בנוסף מומלף כי רכזות הגנים ידאגו שבכל יום יהיה נוכח בגן מספר אנשי צוות הנדרש על פי הוראות משרד החינוך. אין לפתוח צהרון בצוות חסר.

קטי: תוקן, מיושמת מדיניות לשימור עובדים, מתבצעת בקרה על נוכתות, ובמקרים של חוסר בכות אדם -

מופעל צוות מחליף לשמירה על תקינות ההפעלה.פתיחת צהרונים בהתאם למדיניות הרשות.

שיבוץ ילדים וכוח אדם בצהרוניסם

מומל\ כי יערך פרוטוקול לישיבות אישור פתיחת הצהרונים המתקיימות בנוכחות נציגי החברה ונציגי העירייה

קטי: נערכות ועדות היגוי, ואישור פתיחת המסגרות ניתן על ידי גורמי הרשות. כל הליך השיבוץ מתועד בפרוטוקולים מסודרים.

שיבוצ ילדים בגני ילדים

מומל\ כי מספר הילדים המשובצים בכל גן יהיה בהתאם להוראות ניצנים.

קטי: השיבוץ תואם את הוראות "ניצנים'י, ורישום הילדים לצהרון מבוצע בהתאם לרישום הילדים בגן הבוקר.

שיבוץ ילדים בבתי ספר

מומלץ להימנע משיבוץ קבוצות קטנות מ-18 ילדים. בנוסף מומלץ שלא לשב\ בצהרון חנ''מ מספר ילדים גבוה מהמותר. הדבר עלול לגרום לפגיעה בילדים הזקוקים לעיתים לתשומת לב רבה יותר אותה הם לא יכולים לקבל במקרה של מספר תלמידים גבוה. כמו כן, עלול להיווצר קושי עבור אנשי הצוות למלא את צרכי הילדים במקרים בהם מספר הילדים גבוה.

קטי : נשמרת הקפדה על גודל קבוצות ומספר ילדים בחניימ לפי הנהלים תשלומי הורים

מומל> כי מדיניות הגבייה תעוגן במסגרת נוהל עבודה ייעודי אשר יסדיר את מועדי פעולות הגבייה, אופן תיעודן במערכת הממוחשבת והגורם המבצע. בנוסף מומלף כי אחת לרבעון יוצג בפני מנהל הכספים דוח

גבייה ממערכת 1063%1מ1 המציג את כלל החייבים ופעולות הגבייה אשר בוצעו בגינן

:= .₪'02:3 7-ב .1-25 ""ו₪:=-ת :₪

ב .ם'2-5 ל"ש

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

קטי: קיים נוהל גבייה מוסדר עס דרכי פעולה לחייבים. דו"ח החייבים מוצג למ. הכספים אחת לשבוע/

שבועיים.

תקינות ביצוע התשלום באתר החברה

מומלץ כי החברה תפעל לשנות את הגדרות המערכת כך שניתן יהיה לבחור את התשלום הרצוי בהתאם למוסד החינוכי בו נמצא התלמיד. בנוסף מומל כי החברה תערוך בדיקה והתחשבנות עס ההורים אשר שילמו עבור טיול למרות שילדיהם אינם בגן חובה.

קטי: כלל נתוני התשלום מוצגים להורים וקיימת בחירת תשלום, המוסד הלימודי של הילד נשלף אוטומטית מקוב מועמדים עיימ להקל על ההורים בתהליך התשלוסם. כמו כן בסיום שנת הלימודים, אחת לשנה בד"כ מתבצע חישוב למי מגיע זיכוי בגין אי יציאה לטיול שנתי ומוזן במערכת הגבייה.

מספר המנות המוזמנות

מומל\ כי תערך בדיקה בכל חודש של כמות המנות שסופקו אל מול מספר הילדים בצהרונים בפועל. אין לאשר חשבוניות לתשלום לפני ביצוע בדיקה מקיפה של המנות.

קטי: מבוצעת בדיקת התאמה חודשית בין מנות לבין רישום הילדים בפועל. לא ניתן לבצע שינוי בכמות המנות המוזמנות באופן יומי.

בקרה אחר איכות המזון

מומל\ כי יערכו בקרות תקופתיות על המזון גם על ידי נציגי הווטרינר העירוני כנדרש בהוראת הקבע.

מומלץ כי החברה תבחן את הגדלת היקף הביקורת המבוצעת על ידי החברה כך שתכלול בדיקה מקיפתה יותר של המזון. יש לדרוש מהחברה העורכת בדיקות מטעם החברה העירונית להקפיד על מילוי כלל

הפרטים בדוח בהם: שעת הבדיקה, תאריך ואופן הטיפול בממצא שהתקבל. על החברה לוודא כי הביקורת

נערכת בסמוך לשעת הארוחה במוסד החינוך לשם בדיקה נאותה של טמפרטורת המזון ברגע ההגשה, משקלו ואיכותו.

קטי: מתבצעות בקרות הן על ידי חברת מילגם והן על ידי בקרית הונה מטעם החברה העירונית. הבקרות מתועדות באופן סדיר ונשמרות למעקב. חברות ההזנה מונחות לקבל אישור וטרינר עירוני בהתאם להוראות החוק.

פיקוח על הפעלת הצהרונים

מומלצ כי כלל דוחות הרכזות יסרקו למערכת ייעודית וישמרו באופן סדיר לצרבי בקרה. במו כן יש לתעד את אופן הטיפול בממצאים שעלו במהלך הבקרה. מומלץ כי החברה תספק לרכזות טופס בדיקה אחיד שיכלול פירוט של כלל הפרמטרים אותם נדרש לבדוק. מומלף כי החברה תנחה את הרכזות לבדוק את כלל הפרמטרים הנדרשים בכל ביקור בגן.

:א .85 איה

%

"א

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנכ"ל

קטי: דוחות הרכזות נסרקיס ונשמריס, בקרה ממוחשבת פעילה

שביעות רצון ההורים משירותי הצהרונים

מומלף כי עם קבלת נתוני הסקר יערך עיבוד של הנתונים לצורך הפקת לקחים

קטי: סקר שביעות רצון מופצ פעמיים בשנה, והנתונים מועברים לגורמים הרלוונטיים ברשות ובחברה לצורך הפקת לקחים ושיפור השירות.

היכל התרבות אשקלון

מבנה ארגונ?

מומל> כי העירייה, בשיתוף החברה הכלכלית, יבחנו אפשרות להעברת פעילות ההיכל לגוף עצמאי שאינו קשור לפעילות החברה הכלכלית, בדומה למבוצע ברשויות אחרות.

גלית: היכל התרבות כרגע נמצא תחת החברה הכלכלית ככל שההנהלה תחליט אחרת זה לשיקולם.

שימוש במערכת הכרטוסי

מומל\ כי מנהלת ההיכל תנחה את כלל המשתמשים המבצעים מכירת כרטיסים, כי בכל מקרה של הנחת יש לסרוק למערכת את האסמכתא המתאימה וזאת לשם בקרה שוטפת אחר מתן ההנחות.

גלית : מתבצע באופן שוטף

ניהול האירועים

מומל> כי הנהלת ההיכל תבחן רכישת מערכת לניהול מופעי ההיכל, אשר תכיל בקרות ממוכנות אחר הזנת הנתונים וכן תאפשר הפקת דוחות בחתכים שונים לשם ניתוח פעילות ההיכל במהלך השנה. מומלף כי מנהלת השיווק תקפיד על הזנה של פרטי המופעים בגיליון האלקטרוני, לרבות שעת המובע וסוג המופע.

גלית : מבוצע באמצעות האווטלוק ונותן מענה מצויין, הוסבר למבקר שאין צורך במערכת נפרדת.

אחוז תפוסה בהצגות רפרטואר

1. מומל כי בתחילת כל שנת מנויים תבחן מנהלת ההיכל את מספר הסדרות המינימלי הנדרש נוכח

רישומי המנויים הצפויים.

2. מומל\ בי מנהלת ההיכל תציג בפני הנהלת החכ''ל תוכנית תמרוץ עובדים, אשר מטרתה הינה הגדלת

אחוזי התפוסה של הצגות הרפרטואר במהלך עונת המנויים.

3. מומל\ כי מנהלת ההיכל תערוך אחת לתקופה, בחינה של אחוזי התפוסה של ההצגות בהיכל, וככל

שתמצא כי בגין הצגות מסוימות ברפרטואר, אחוזּי התפוסה נמוכים, תיערך בחינה ובקרה על ידי ועדת

הירפהו ללכפת. צ שיר לכ לא סמל הלה הלת בובו תלבבו' למתי 337" 061 אשקלון ספופד

|ו.וחטרח.חס!350%6. וצצש

:מ .455 "₪

:ט - מ ןאייה

:1-5

אשקלון

לשכת מנכ"ל

גלית :1.בחינת מספר הסדרות מתקיים במהלך כל השנה ואכן צומצמו סדרות לטובת התייעלות. הוסבר למבקר, שאחוז גדול מקהל היעד של ההיכל הינו מבוגרים שקשה להם לעלות ליציע ולכן התפוסה יחסית נמוכה. התחלנו בשנת 2024 מנוי חדש שנקרא יימנוי מרפסתיי ובו אנו מעודדים לקוחות ייצעיריס יותר לרכוש את המנוי ואכן הצלחנו להגדיל את התפוסה.

2 נשלחה ברשה ממסודרת ע"י מנכ"ל החברה לנוהל תמריץ עובדים למשרד הפנים.

3 מתבצע באופן שוטף.

ועדות רפרטואר

מומל כי כל אחד מחברי הוועדה ימלא משוב בכתב בגין כל הצגה שצפה בה, וכי על פי ישיבות הוועדה יתקבלו החלטות לרכש מופעים במהלך השנה. מומלצ לעגן את פעילות הוועדה בנוהל עבודה ייעודי.מומלץ כי מנהלת ההיכל תיבחן שילוב גורמים נוספים בוועדת הרפרטואר על מנת לשקף בוועדה מגוון דעות רחב ככל האפשר

גלית: מתבצע באופן שוטף.

חלוקת כרטיסים

מומלף בי ההיבל יעדבן את נוהל העבודה בנושא הזמנות כך שיכיל התייחסות לתיעוד אישורי מנהלת ההיכל באמצעות טופס ייעודי / על גבי מערכת הכרטוס.

מומל כי אחת לחודש תפיק מנהלת ההיכל דוח הזמנות, בדומה לדוח שהופק על ידי הביקורת, לשם בקרת כלל ההזמנות שהופקו במהלך החודש הנוכחי, בקרה זו תתועד אצל מנהלת ההיכל.

גלית: כפי שהוסבר למבקר, נושא הזמנות כרטיסים בהיכל מתבצע לפי נוהל שהוכן ע"י הרשות ואושר ע"י משרד הפנים. כל הזמנה חריגה למנוי / לקוח מתועדת כולל הסיבה בגינה ניתנה ההזמנה.

חלוקת כרטיסים בהנחת

מומל\ כי מנהלת היכל התרבות תנחה את עובדי ההיכל לסרוק את האסמכתאות המתאימות במקרה של אי תשלום מחיר מלא בגין כרטיס. כמו כן הנחיה זו תעוגן במסגרת נהלי העמותה - ראה התייחסות הביקורת לנושא זה של האגף בפרק המתייחס למערכות המידע.

גלית : מבוצע באופן סדיר בוּהה לסעיף הקודסם.

ביקורת מעקב רכבי איגום

נהלים

מומל לעגן את כלל הנחיות הפעלת, שימוש וחניה של רכבים בנוהל מסודר.

ש א .8:2 := | .4 "!פיה

- |

אשקלון

לשכבת מנב"ל

יוגב: הוכן נוהל שימוש ברכבי עירייה / איגום המסדיר את אופן השימוש הפעלת וחניית רכבי עירייה /

איגום.

מצבת כלי הרכב

מומל) כי הרכבים המושכרים יוחזרו באופן מידי לחברת ההשכרה ויומרו במידת הצורך ברכבי ליסינג וזאת לאחר בחינה כי אכן קיים צורך ברכבים אלו.

יוגב: טופל, כלל הרכבים המושכריס הותזרו לחברת ההשכרה. לעירייה אין רכבים מושכרים כיום.

פילוח לפי גיל הרכב

מומל> בי העירייה תגבש מדיניות אחידה באשר לרכש / ליסינג של רכבי האיגוס.

*וגב: החלטות בקשר לרכבי איגום מתקבלות בוועדת הליסינג של העירייה.

רכבים שהוקצו לרשות הטבע והגנים |

מומל> כי העירייה תעביר את הבעלות על אופנוע הים, הנגרר והטרקטורון לרשות הטבע והגנים. לחלופין, ניתן להסדיר את הנושא בנספח אשר יצורף להסכם ההתקשרות ויכלול התייחסות לאחריות העיריה לתאונות, ביטוחים, תחזוקה ועוד.

*וגב: טרקטורון - נעשתה העברת בעלות

נגרר + אופנוע יס - בביצוע

שימוש ברכב איגום

מומל\ כי קצין הרכב יפנה למנהלי המחלקות / אגפי העירייה בכל מקרה של אי השארת רכבי האיגום בחניות הייעודיות. במקרה הצורך יש לבצע בירורים משמעתיים עם העובדים.

*וגב: קצין הרכב ומנהל מינהל הרכש הפנו את תשומת ליבם של מנהלי האגפים ומשאבי אנוש מס' פעמים באשר להשארת רכבי האיגוס בבית ולמיטב ידיעתי אף בוצעו בירורים משמעתיים מול העובדים.

מנכ''ל: האם ישנם עובדים שהרכב שלהם ללא פוינטר?

*וגב: כל הרכבים עס פוינטר למעט מנהל אגף שפייע שצפוי להתקין ורכבי שיטור משולב שנאמר לנו שאסור להתקין בהם פוינטר בגלל שזה רכב עס שוטר.

מנכ''ל: אבקש לבדוק את ההנחייה בעניין שיטור משולב

בחינת התקנת פוינטר ברכבי שיטור משולב אחריות : מנהל מינהל רכש.

= "ו איה

יו

₪ אית

8

.1-5

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

שימוש ברכב איגום בימי שישי - שבת

מומל\ כי קצין הרכב יפנה למנהלי המחלקות / אגפי העירייה בכל מקרה של אי השארת רכבי האיגום בחניות הייעודיות. במקרה הצורך יבוצעו בירורים משמעתיים עם העובדים.

*וגב: קצין הרכב ומנהל מינהל הרכש הפנו את תשומת ליבם של מנהלי האגפים מס' פעמים באשר להשארת רכבי האיגוס בבית ולמיטב ידיעתי אף בוצעו בירורים משמעתיים מול העובדים. כיום ישנם מספר רכבים מאגף תפעול שנמצאים בבחינה להצמדת רכב.

מעקב באמצעות 175)

מומל\ על הנהלת העירייה לבחון תקצוב לנושא שימוש במערכות 025 לצורך בקרה אפקטיבית של קצין הבטיחות בשימוש ברכבי האיגום. מומל כי קצין הבטיחות יעשה שימוש במערכות ה-225) של חברות הליסינג וזאת לצורך בקרה אחר השימוש ברכבים אלו.

יוגב: לעירייה קיימת מערכת מסוג פוינטר הכוללת אפליקציית מעקב המותקנת בטלפונים הסלולריים ובמחשב האישי של קצין הרכב ומנהל מינהל רכש.

בדיקות תקופתיות

מומל\ כי תיעשה בחינה על ידי מנהל הרכש והלוגיסטיקה באשר לתקצוב ביצוע בדיקות הרכבים התקופתיות בהתאם נהלי משרד התחבורה.

*וגב: מתבצעות בדיקות פעם בחצי שנה.

תמיכות העירייה בעמותות ספורטט

מבנה ארגוני

מומלף כי מנהלת מחלקת תמיכות תנחה את מפקחת התמיכות לבצע פיקוח מלא אף בעמותות הספורט, בעיקר נוכח העובדה כי התמיכה הניתנת להן הינה בהיקף של כ- 50% מכלל התמיכות הניתנות לבלל העמותות הפועלות ברחבי העיר.

מירי: מפקחת התמיכות מבצעת פיקוח לפי תחומים השייכים לה וחלק מהפיקוח מבוצע ע"י מחלקת הספורט ומוגש דו"ח למנהלת מחלקת תמיכות, באם נמצא ליקוי התמיכה מעוכבת / לא מועברת ומנהלת מח' התמיכות מביאה לידיעת חברי הוועדה המקצועית לתמיכות.

נהלי עבודת

מומל> כי מנהל מחלקת הספורט יעגן את תהליכי העבודה בנוהל עבודה מסודר.

מירי: אניאענה את התשובות של מנהל מחלקת ספורט שנמצא בחו'יל. תהליכי עבודה בנושא תמיכות מנוהל

ו

= 6

וש

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

על ידי נוהל התמיכות שפורסם כל שנה וזה על פי נוהל תמיכות לאגודות של משרד הפנים

מערכות מידע

מומל> כי העירייה, בהובלת אגף מערכות מידע תבחן אפשרות לרכישת מערכת ייעודית להעלאת מסמכים, אשר תאפשר לעמותות טעינת מסמכים ובחינתם על ידי מנהלת מחלקת תמיכות, לשם מניעת ניהול מסמכי העמותות באופן ידני.

מירי: מבוצעת בחינה בימים אלו מול חברת ארמה.

דירוג ענפי הספורטט

מומל כי מנהל מחלקת ספורט יעגן את הליך קבלת ההחלטה לעניין דירוג ענפי הספורט בהתאם לנוהל עבודה אשר יאושר על ידי הוועדה המקצועית. מומלף כי מנהלת אגף תכנון ובקרה תבקר מדגמית את אופן ניקוד הענפים הניתן על ידי מנהל מחלקת ספורט.

מירי: אני אענה את התשובות של מנהל מחלקת ספורט שנמצא בחוייל. דירוג ענפי הספורט נעשה על בסיס רשימת ענפים הפופולריים של מינהל הספורט, דירוג רנקינג תקשורתי ודיון בצוות הנהלה של המחלקה לספורט עס נוכחות של מנהל ספורט תחרותי ודיון נוסף בוועדה המקצועית.

בחינת מיקומי האגודות בליגות על פי משרד התרבות והספורטט

מומל\ כי מנהלת אגף תכנון ובקרה ומנהל מחלקת ספורט יפנו את תשומת לב ועדת התמיכות לסוגיות הבאות לשם עדכון תבחיני העירייה: *מועד קביעת מיקום הקבוצה במהלך השנה הקלנדרית - במחצית הראשונה / שנייה.

+מספר הספורטאים שבקבוצה - הצהרת העמותה, אתר הטוטו, אתר משרד התרבות והספורט.

תבוצע בקרה אחר חישובי מנהל מחלקת ספורט כפי שמועברים למנהלת מחלקת תמיכות אל מול קוב שיופק מאתר משרד התרבות הספורט בדומה לפעולה שבוצעה על ידי הביקורת.

מירי: אני אענה את התשובות של מנהל מתלקת ספורט שנמצא בחוייל, טופל בחינת תרומה לקהילה-בדיקת מנהל המחלקה

מומל\ כי מנהל מחלקת ספורט בשיתוף מנהל הספורט התחרותי, יקיימו מעקב שוטף אחר פעילות עמותות הספורט ויתעדו את כלל פעילויותיהם המתייחסות לתבחינים כפי שנקבעו על ידי העירייה. תיעוד זה יועבר אף לעיון מנהלת מחלקת תמיכות יחד עם הצגת החישוב לתמיכות להן זכאית כל עמותה.

מירי: אני אענה את התשובות של מנהל מחלקת ספורט שנמצא בחוייל. בוצע ,מנהל ספורט תחרותי מנהל

מעקב על הפעילות וממלא טופס תיעוד

15. 7 | .₪==/ "אי

שת .78-58 שת :מ

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

בדיקות הביקורת

מומלף כי ישולמו תמיכות לעמותות הספורט עד לגובה 80% מן התמיכה המחושבת בלבד, וזאת עד להשלמת כלל הנתונים הנדרשים לצורך התבחינים.

מירי: גובה התמיכות שמותנה בקבלת מסמכים וביקורת אינו מועבר עד להשלמת כל החומר ע"י העמותה.

נשלחות תזכורות לעמותות.

עמידה בתנאי סף

על מנהל מחלקת ספורט לתעד את כלל מחירוני הפעילויות המתייחסות לתחום הנוער, טרם אישור בקשת כל אחת מן העמותות. בנוסף נדרש לצרף תיעוד למחירונים אלו עם הגשת דוח הביקורת המתייחס לכל אחת מן העמותות - ראה פרק ''הגשת דוח ביקורת מחלקת ספורט''.

מירי: אני אענה את התשובות של מנהל מחלקת ספורט שנמצא בחוייל. טופל מנהל ספורט תחרותי בודק ורושס פעמיים בשנה מחירים באגודות ורושס בטבלה מיועדת לזה.

אישור הנתונים בוועדה

מומל\ כי מנהלת אגף תכנון ובקרה ומנהל מחלקת ספורט יפנו את תשומת לב ועדת התמיכות למועד קביעת מיקום הקבוצה במהלך השנה הקלנדרית - במחצית הראשונה / שנייה.

מירי: מבוצע בשוטף, העמותות מפרטות בהגשת התמיכות, העמותות משלמות על השימוש ולכן יש מעקב שוטף.

פיקוח ובקרתה

מומל\ כי נושא הפיקוח המקצועי לשנת 2024 יוסדר במהרה על ידי הוועדה המקצועית, עליה להכתיב נהלי הפיקוח בהתאם לדרישות נוהל תמיכות, הכולל בעלי תפקידים באופן ייחודי לכל תחום המקבל תמיכות. מומל\ לעגן את תהליכי העבודה הפנימיים של העובדים העוסקים בתחום התמיכות וממשקי העבודה שלהם, מול גורמים אחרים בעירייה ומחוצה לה, באמצעות נוהל עבודה מסודר. מומלצ כי נוהח

העבודה יכלול, בין היתר, את הרכיבים הבאים:

*פירוט האחראים לרכז את הבקשות לתמיכות, הגדרת הגורם האמון על בדיקת שלמות הבקשה, באיזה אופן עליו לבצע זאת וכו'.

*פירוט האמונים על ביצוע התחשיבים והבדיקות הנדרשות להתבצע לצורך כך, מהם האישורים הנדרשים לחלוקת כספי התמיכות וכו'.

*הסדרת הפיקוח שיבוצע על שימוש בכספי התמיכות על ידי העמותות, מי אחראי לפקח על כך, מהן הבדיקות שיבוצעו על מנת לבחון את פעולות העמותה והשימוש בכספי התמיכות, מהי התדירות בה יבוצע

פיקןסמל דיצל תכמותה מש ]קיו ליג תקררבכהינזמ 1 ףי תוירי וספ אשקלון 90ו78

|ו.חטרח.חס|6א850.צשעצעצצ

"8-מ

‎ 12₪.‏ :₪ = .= לייה

‏6

‏.8-8

‏אשקלון

‏₪ מעצבים את המחר

‏לשכת מנב"ל

מירי: מבוצע בשוטף. ממונה לכל תחום אחראי שאנו ממחלקת תמיכות. מחלקת ספורט מינתה עובד,

‏מחלקת תרבות חרדי כנייל.

טיאוט רחובות

נהלים

‏מומל כי נוהל המנהל יעודכן כך שיפרט את כלל תחומי אחריותו של המנהל בהם: מועדי הבקרה, אופן מילוי דוח כולל טפסים נדרשים וכו'.

‏בנוסף מומלץ כי המחלקה תקבע נהלים פנימיים שיסדירו את התנהלות כלל הגורמים במחלקה האחראים

על ניקיון הרחובות והבקרה על פעולות הקבלנים. נהלים כגון:

‏. נוהל בקרה - המפרט את אופן הבקרה אחר הקבלן ואכיפת תנאי ההסכם עימו;

. נוהל דיווח -- נוהל המגדיר אופן דיווח אחיד על עבודת הקבלן;

‏. נוהל אישור חשבון - המפרט את אופן אישור חשבון הקבלן, ביצוע קיזוזים, זיכויים, אישור החשבון וכו'.

‏מלכה: מופיע בחוברת תקציר נהלים והסכמים למנהלי גזרות ומטה מחלקת תברואה המופ אחת לשנה ומתעדכן בהתאם לשינויים הנדרשים והמכרזים המתעדכנים. נוהל אחרון הופץ בפברואר 2025. הדרכה לכלל המנהלים כולל הוצאת מסמך מסודר הנייל יעודכן בהתאם ב 2026.

‏תכנית עבודה

‏מומל\ כי המכרזים הבאים יכללו תוכנית עבודה מפורטת *ותר, הכוללת בין היתר, את המשאבים בהם נדרש לעשות שימוש, משך הזמן לביצוע כל פעולה וכו'. בנוסף מומל כי מעבר לתוכנית העבודה במכרז, תערוך המחלקה תוכנית עבודה שבועית בהתאם למצב הנתון בשטח.

‏מלכה : יבוצע יותר חידוד במכרוּיס הבאים כדי לתת שרות הכי טוב לתושב.

התקשרות עם פ'- תקינות הקצאת משאבים - הקבלן פ'

‏מומל כי הרשות תדרוש מהקבלן להדביק שלטים של העיר אשקלון על כל הרכבים בהם היא עושה שימוש לצורך עבודות טיאוט וניקיון המתבצעות בה, כפי שנקבע בהסכט ההתקשרות.

‏מלכה: כל רכבי הקבלן משולטים בהתאם לדרישות מההסכם.

הנחיות לגבי עובדיט -- הקבלן פי

‏מומל> כי מנהלי הגזרה יבדקו בכל בוקר את בגדי העובדים וידווחו על כך במסגרת הדיווחים היומיים. על

‏פי ממצאי הבדיקה, על הרשות לבחון מתן קנס לקבלן במידת הצורך.

טלפון 08-6792360 | פקס 08-6792501 | רחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. ו900 אשקלון 78190

|ווחטרח.חס!6א50.צעעעצ

ו

...1-5

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכבת מנב"ל

בנוסף מומל\ כי בחוזה הבא שתערוך העירייה, היא תחדד את סעיף הביגוד, כך שיפרט באופן מדויק אילו

בגדי עבודה נדרש הקבלן לספק לעובדיו. הביקורת ממליצה כי מנהלי הגזרה יונחו לבצע בקרה אחר שעות העבודה של העובדים.

מלכה: המשאבים נבדקים כל בוקר ע"י מנהלי הגורות והבקריס ומדווחיס בקבוצת הווטצאפ לנושא. ככל שיש בלת"מ מנהל העבודה מטעם החברה מקבל תיעוד וטלפון כדי לטפל במיידי. לגבי המלצת הביקורת כי מנהלי העבודה יונחו לבצע בקרה אחר שעות העבודה של העובדים התשובה: מתבצעת ביקורת שעתית בכל שעות העבודה. חשוב לחדד כי מנהלי אזורים מתעסקים לא רק בניקיון אלא גם באשפה, מיחזור, שביעות רצון, פגישות עס תושבים ועוד.

גיל הרכבים - הקבלן פי

מומלץ כי הרשות תחזיק במשרדיה את כלל רישיונות כלי הרכב של הקבלנים מלכה: מבוצע

צריכת מים של הקבל

מומלץ כי הרשות, באמצעות מנהלי הגזרה, תפקח על השימוש במים של הקבלן, ותקנוס אותו במידה שנעשה שימוש בהידרנט ללא שעון מחובר.

מלכה: יש התקשרות ישירה של תאגיד המים מול הקבלנים והדבר מבוצע.

ניטור רכבים -- הקבלן פי

מומל כי הבקרה באמצעות מערכת איתוראן אחר פעולת הקבלן תעוגן בנוהל עבודה אשר יקבע את הגורם האחראי על ניטור פעולות הקבלן במהלך פינוי האשפה.

הביקורת ממליצה כי מנהלי הגזרות יבדקו כי בכל אחד מהרכבים הפועלים בתחומי העיר הותקנה מערכת איתוראן כנדרש בהסכם ההתקשרות. כמו כן מומלץ לבצע קיזוז לקבלן במקרה של הפרת סעיפי ההסכם כפי שנקבעו.

מלכה : ישנה מערכת בקרה ישנה עובדת אשר בודקת את כל המשאבים בהצלבה לאיתורניס.

יומן עבודה - הקבלן פ'

מומל> כי מנהל המחלקה יורה לקבלנים למלא יומני עבודה בכל יום, כפי שנקבע בהסכם ההתקשרות עם החברה (ראה נספח י), במידה ולא מולאו יומנים יוטלו קנסות על הקבלנים

מלכה: מתבצע סנכרון מלא בשטח בין מנהלי עבודה ומנהלי אזורים גס בכתוב וגם בעל פה עקב עבודה דינמית מרגע לרגע בתחום התברואה.

א .45 "איה

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

תקינות הדיווח בטפסי משאבים

מומלץ כי הרשות תגדיר בנוהל כתוב מהי ''מתכונת גשם''. הנוהל יקבע מי מכריז על נוהל גשם, כמה משאבים יכול לצמצם הקבלן, מי נושא בעלויות החוסרים ועוד.

מומל\ כי האגף יבחן אפשרויות דיווח ממוחשב של מנהלי הגזרות בגין תשומות הקבלן. אפשרות זו תאפשר פיקוח ובקרה נאותים יותר מול הקבלן, והצגת ראיות ברורות במקרה של חוסרים.

מומל כי העירייה תבטל את האפשרות של השלמת שעות מכונה במקום עובד ולהיפך. עובד אינו יכול לבצע עבודה של מכונה, ומכונה לא יכולה להחליף עובד בהחלפת שקיות אשפה בפחים, ניקוי סביב מתקני אשפה וכו'. יש לדרוש מהקבלן לעמוד בכמות המשאבים אותה נדרש לספק, ובמידה שלא יש לרשום חוסרים.

הביקורת ממליצה כי חוסרים עקב מצב מלחמה ירשמו כחוסרים לקבלן, אלא אם כן קיימת הנחיה ברורה של הרשות על הפסקת עבודה עקב מצב חירום. על הרכזת לוודא כי כלל טפסי המשאבים מולאו בנדרש.

במידה ולא יש לדרוש ממנהל הגזרה להשלים את הפרטים החסרים. הביקורת ממליצה שלא להכין פרופורמה ולאשר חשבוניות על סמך דוחות חסרים. מומלץ כי האגף יבחן לנהל את בקרת המשאבים באמצעות מערכת מידע אשר תאפשר בקרה בין כלל המשאבים הנדרשים לבין המשאבים שהוקצו על ידי הקבלן.

מלכה : נוהל גשס מופ\ 1:86 0 ומתעדכן בימי הגשם בהתאם לאופי הסופה / הגשמים. הקבלנים והמנהלים מונחים בקבוצת הווטצאפ בהתאם למדיניות והנחיות לאותו ומן. נושא השלמת שעות מכונה לעובד ועובד למכונה הכרחי בשטח עולם הניקיון. וה שבסוף כל יום צריך לתת שרות ואם עובד לא הגיע עקב בעיה כזו או אחרת בתפקידי כמנהל האגף שהרחוב יחיה נקיי והמכונה נותנת מענה לאחר שעות העבודה מכל ההסכם ובאותה עלות כלכלית. כמובן שאין חריגה מתקציב. מבתינתנו כמתלקת התברואה לתת את השרות המיטבי לתושב. מנהלי האזורים ממלאים באפליקציה בקבוצת הוואטסאפ כל בוקר כל אחד באזורו ובמקביל בסוף יום כל מנהל אזור כותב את המשאבים שלו ומגיש בסוף חודש מעבר ליום יומי את כל המשאבים שהתקבלו ומה שלא התקבל ועל כך מבוצעות הצלבות מול הרכזות וכך מתבצע תשלום.

אי ביצוע קיזוזים

מומלף כי תערך בדיקה יסודית של דוחות המשאבים של המפקחים ויבוצע קיזוז של כלל החוסרים בחודש נוכחי בו קיימים חיסורים.

מלכה :מתבצע בשוטף

הקצאת משאבים - הקבלן א'יט

-

= .8-5 7 ₪-ת ‏ :מ

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

מומלץ כי הרשות תורה לקבלן להדביק מדבקות על הרכבים בהתאם להנחיות בהטכם ההתקשרות, וכן

תפעל למתן קנסות במקרים של הפרות ההסכם.

מלכה: מבוצע

הנחיות לגבי עובדיט -- הקבלן א'יט

מומל> כי מנהלי הגזרה יבצעו בקרה אחר תלבושות עובדים (ביגוד והנעלה) על מנת לוודא שהם עומדים בדרישות ההסכם. כמו כן, נדרשת המחלקה לקנוס את הקבלן בגין הפרות אלו. ביקורת ממליצה בי העירייה תבדוק האם ניתן אישור לשימוש בעגלות בהן עושים העובדים שימוש, ואשר אינן תואמות את דרישות המכרז. במידה ולא ניתן אישור, יש להורות לקבלן להחליף את עגלות העובדים כך שיתאמו את המפרט המצוין בחוזה. במידה של הפרה נוספת, יש לקנוס את הקבלן בהתאם לסעיף 22.9 בהסכם ההתקשרות.

הביקורת ממליצה כי מעבר לבדיקת מספר המשאבים המסופקים, יבחנו מנהלי הגזרות בנוסף גם את תקינותם. על מנהלי הגזרה לדרוש מהקבלן להחליף באופן מידי כלי עבודה פגומים אשר לא ניתן לבצע עימם את העבודה וכן, לקנוס בהתאם.

הביקורת ממליצה כי הרשות באמצעות מנהלי הגזרה, תגביר את הפיקוח אחר שעות העבודה של כל אחד מהעובדים. ניתן להוסיף דיווח על שעות העבודה בדיווח היומי הנשלח לרכזת. הביקורת ממליצה כי הקבלן יורה לכל העובדים להתחיל בשעה 06:00 כפי שנקבע בהסכם ההתקשרות, כאשר בסוף המשמרת, ייאספו העגלות מכל העובדים וירוכזו במחסן ייעודי של החברה, כפי הנדרש בהסכם ההתקשרות. העגלות יחולקו לעובדים למחרת ב-06:00 בבוקר.

הביקורת ממליצה כי תערך חפיפה לעובדים מחליפים, כך שידעו כיצד לפעול בהעדרו של העובד הרגיל.

מלכה: מתבצע בשוטף ומדווח בקבוצת הווטצאפ לרכזות העבודה.

בוצעה פניה לקבלנים להחליף את העגלות והעגלות הוחלפו. ככל שהיה והקבלן לא סיפק בוצעו קיזווּיס על אי ביצוע הוראת מנהל. חשוב לציין כי יש מספר קטן מאוד של עובדים אשר ניתן להם אישור לעבוד עס עגלה רגילה עקב בקשתסם לנוחות. ובהמשך לאישור כזה העגלות אשר היו צריכות להיות מסופקות לעובד מסופקות ללוגיסטיקה לאגף שפע למטרת תיעוד.

מתבצעת משמרת ב' אשר מנהלי אזורים יוצאים לבדוק ומתעדיס בקבוצות וואטסאפ משמרת צהריים עס המשאבים של קבלנים בצהריים.

בוצעה שיחה עס הקבלן בנדון כדי לקיים ולבצע את הנייל. בוצע חידוד לקבלנים.

גיל הרכבים - הקבלן א''ט

טלפון 08-6792360 | פקס 08-6792501 | רחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. וסס 9 אשקלון 78190

|ווחטרח.חס!850%6.צשעעעצ

ה

..ה-

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

על העירייה להחזיק בהעתקי כלל רישיונות הרכב של הקבלן. כמו כן יש להורות לקבלן להעביר העתק

רישיון של כל כלי רכב שהוחלף.

מלכה: מבוצע בשוטף

ניטור רכבים - הקבלן א''ט

מומל\ כי המחלקה תבצע בדיקה מדגמית באיתוראן על מנת לוודא שכלי הרכב לא יצאו מתחומי העיר וכי הם עובדים על פי תוכנית העבודה.

מלכה: מתבצע בשוטף

יומן עבודה - הקבלן א'יט

הביקורת ממליצה כי העירייה תדרוש מהקבלן כי המפקחים ימלאו יומני עבודה אותם יעבירו כנדרש למנהלי הגזרה. מומלץ כי העיריה תבחן אפשרות לקנוס את הקבלן בגין הפרה זו (דוגמא ליומן עבודה מתוך הסכם ההתקשרות - ראה נספח *).

מלכה : מתבצע בקבוצת הווטצאפ וכולל תיעוד יום יומי רכזות מול מנהלי עבודה של הקבלנים.

תקינות הדיווח בדוח משאבים

מומלף כי תערך הקפדה על רישום מדויק של חוטרי הקבלן בדוח המשאבים. על הרכזת לוודא את תקינות הטפסים בטרם הכנת הפרופורמה ואישור החשבונית. יש לציין כי העדר הקפדה על רישום חוסרים הינה בעלת משמעויות כספיות גבוהות עבור הרשות מחד, ופגיעה בשירות הניתן לאזרח מאידך. הביקורת ממליצה כי במידה והרשות בוחרת לאשר השלמת משאבים, יש לעגן את התנאים להשלמה בנוהל כתוב.

כמו כן יש לדרוש מהמפקחים לציין מה הושלם, באיזה תאריך ומי אישר את ההשלמה. מומל כי האגף יבחן לנהל את בקרת המשאבים באמצעות מערכת מידע אשר תאפשר בקרה בין כלל המשאבים הנדרשים לבין המשאבים שהוקצו על ידי הקבלן.

מלפת: ככל שמתבצעת השלמה בשטח יש תיעוד של מנהל האזור גס בקבוצת הוואטסאפ וגם בפלטפורמה היומית והחודשית. יצאה פניה לאגף המיחשוב בנדון. כרגע הנושא נדון.

אי ביצוע קיזוים

מומל כי תערך בדיקה מקיפה של דיווחי המפקחים בטרט עריכת הפרופורמה ואישור החשבונית לקבלן.

על הרכזת לוודא כי קיים דיווח בכל הימים בדוח המשאבים, ובמידה ולא יש לבדוק מה הסיבה לכך. אין לערוך פרופורמה על בסיס נתוני משאבים חלקיים.

הביקורת ממליצה כי דוח הפרופורמה יכלול את כלל החוסרים שציינו המפקחים, וכן ביצוע קיזוזים מן התשלום לקבלן בהתאם - ראה נספח ה.

ו

.1

אשקלון

8 מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

מלכה: מתבצע בשוטף ורק לאחר בדיקת דוחות המנהלים ממולא הפרפורמה ומוגשת לקבלת להוצאת חשבונית וכמובן לאתחר הגשת פלטפורמה של מנהלי אזורים מתבצעת הגהה שניה של הרכזות כדי לעשות את העבודה הנכונה בנושא כספים. ברגע שמוגשת פלטפורמה מוגש הכל לרכזות גס חוסרים גם השלמות וגם משאביסם יום יומי.

בקרת שבר

מומל) כי המחלקה בשיתוף אגף משאבי אנוש יקפידו על קבלת תגובה מן הקבלן לממצאים ועריכת דוח תיקון ליקויים לשם וידוא שכלל הליקויים תוקנו.

מלכה: מתבצע ע"י גורם עירייה ויחודד בשוטף.

הסכמי מסגרת

נהלים

מומלצ לערוך את הנוהל מחדש כך שיכלול את כל הפרטים הנדרשים בהם תאריך עדכון, שם עורך הנוהל, הגדרות וכו'. מומלץ כי הנוהל יתייחס לאופן הגשת האומדנים על ידי המחלקות.

עמי: הוכן נוהל מכרויס עס לוחות זמנים שמפרט את כל שלביות פרסום מכרו החל מהגשת בקשה ליציאה למכרו וכלה בחתימת החוזה והתחלת עבודה. לנוהל מצורפות הנחיות וטפסיס שמהווים חלק בלתי נפרד מהנוהל. הנוהל כולל, בין היתר, פרטים כגון תאריך עדכון, שס עורך הנוהל, הגדרות וכיוצייב. נמצא באישור מנכ"ל

נחיצות המכרז

מומלף כי יציאה למכרז בסמוך למכרז פעיל, תיבחן על ידי הגורם המקצועי בשיתוף אגף התקציבים, נחיצות היציאה למכרז. בנוסף מומלץ כי הרשות תעגן נוהל שיגבש קריטריונים לבחינת מידת הנחיצות של מכרז אשר כבר קיים מכרז דומה לו. הנוהל יקבע בין היתר, תבחינים לגיבוש החלטה האם יש צורך לצאת למכרז על מנת למנוע כפילויות במכרזים.

עמי: הוכן נוהל מכרוּיס כאמור לעיל, שבו, בין היתר, הוראות על בחינת נחיצות היציאה למכרז והגורמים האחראים לכך - נמצא באישור מנכ"ל. לעניין עריכת נוהל שיגבש קריטריונים לבחינת נחיצות של מכרו אשר קיים או דומה לו, לרבות תבחינים לגיבוש החלטה הינו באחריות הגורם המקצועי ואגף תקציבים

הליך הבקשה ליציאה המכרז

מומלף כי העירייה תקבע בנהלי העבודה כי בלי אישור של כל הגורמים בבקשה כפי הנדרש בנוהל, לא ניתן להמשיך בהליך המכרזי. מומלף כי הנוהל יגדיר אילו בעלי תפקידים נדרשים לאשר את היציאה למכרז.

ה .05 7 :ג .₪ 7"/₪:=-ג :₪"

"ו

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכבת מנב"ל

עמי: הוכן נוהל מכרויס כאמור לעיל שבו נקבעו הוראות לעניין הגורמים המאשרים את היציאה למכרז

ותפקידס, נמצא באישור מנכ"ל.

אי מתן מענה לפניות השירות המשפטי

מומלץ כי השירות המשפטי יעגן במסגרת נהלי העבודה המתייחסים לנושא ליווי הלשכה המשפטית את התקשרויות העירייה, מהו פרק הזמן המקובל לקבלת מענה על שאלות השירות המשפטי, והמשך הליך ההתקשרות במקרה של אי מתן מענה.

עמי: הוכן נוחל מכרזים כאמור לעיל שבו נקבע הוראות לעניין פרק הזמן המקובל למענה, נמצא באישור מנכ'"ל.

קביעת האומדן 36/2022

מומל כי הרשות תקבע הנחיות ברורות וחד- משמעיות לקביעת אומדנים במכרז. הנחיות אלו יש לעגן בנוהל שיקבע, בין היתר, כי קביעת האומדן תערך על ידי בעל מקצוע בתחום, אשר יפרט באופן ברור את האופן בו חושב האומדן. מומלף כי העירייה תקפיד על קביעת אומדן לכל אחד מרכיבי ההנחה אותם היא מבקשת במכרז.

עמיי: הוכן נוהל מכרוּיס כאמור לעיל, שבו הנחיות ברורות כיצד לקבוע אומדן.

מתן חוות דעת מקצועית

מומל כי הליך חישוב האומדן יעוגן בנוהל עבודה של מכרזים, ובו יצוין בין היתר, כי נדרש לתת התייחסות לכלל מרכיבי הצעת המחיר של המשתתפים, וזאת לשם שקיפות ושוויוניות בהליך ניקוד המציעים.

עמי: הוכן נוהל מכרוּיס כאמור לעיל, שבו הנחיות ברורות כיצד לערוך חוות דעת מקצועית שמפרטת, בין היתר, את מרכיבי המחיר והאיכות. נמצא באישור מנכ'יל.

בחינת ההצעות על ידי ועדת המכרזים

מומל\ כי הרשות תחדד בפני חברי ועדת המכרזים כי על החלטותיה להיות אובייקטיביות וכי אסור לקבל התערבות מצד גורמים חיצוניים ובכללם עובדי עירייה בכירים.

מומל\ כי הרשות תוודא כי כל אחד מחברי הועדה יודע את תפקידה וחובותיה של הועדה, לרבות החובה לבדוק את האופן בו נקבע האומדן.

עמי: הדבר נעשה בישיבה הראשונה של ועדת המכרויס. בישיבה זו, הוסברו לחברי הועדה ע"י עו"ד עמי קריסי ועו"ד נאור ערוסי, וזאת בליווי מצגת, את תפקידם ואתריותם של חברי הוועדה וכן של ועדת המכרוים, הוסברו העקרונות של דיני המכרזים וכיוצייב. מכרוּיס בשיתוף הלשכה המשפטית תדאג לקיום ועדה נוספת לחידוד חוזר של הנהלים, יבוצע עד סוף 2025.

טלפון 08-6792360 | פקס 08-6792501 | רחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. ו900 אשקלון 78190

|ו.וחטרח.חס!6א350. צעעעצ

שג .4-5 7 :2-5 ".םת :₪

:א - - .425 :איה

אשקלון

ש מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

התקשרות עם חברת לי

מומל\ להקפיד על חתימה על חוזה עם הקבלן טרם מתן צו תחילת עבודה לקבלן. מומלץ כי טרם מתן צו תחילת עבודה יוצאו לקבלנים הזמנות עבודה המהוות אישור כספי לתחילת העבודה. יש להקפיד על ביצוע תשלומים לקבלן רק לאחר קבלת חשבון מאושר על ידי מפקח בנייה, בהתאם לחוזה ההתקשרות ולמקובל בעירייה. יש לבצע תשלומים לקבלן בהתאם למועדים הקבועים בחוזה ההתקשרות עימו (שוטף + 45 ימים). העירייה נדרשת לבצע תשלומים לקבלן לאחר קבלת חשבונית מס כחוק או חשבון בלבד בהתאם לחוזה ההתקשרות.

עמי: באחריות מנהל הכספים - גוברות. התייחסותם להמלצה הנייל הינה, כדלקמן: כככל טרם תחילת עבודה מול קבלן נחתם עימו הסכם/תוזה או לחילופין מאושרת הצעת מחיר. במקביל, יוצאת לקבלן האמנת עבודה המהווה אישור כספי לתחילת העבודה. התשלום לקבלנים מבוצע בתנאיי תשלום של עד שוטף + 45 ימים מיום המצאת חשבון/חשבונית מאושרת ע"י הגורם המקצועי או לפי תנאיי תשלום אחרים שנקבעו בחוזה ההתקשרות לפי העניין ובהתאם לחוק מוסר תשלומים לספקים, תשע"ו-2017.

מעקב רישוי עסקים

מבנה ארגוני

מומלץ כי תיבחן האפשרות להעברת מנהל המחלקה ממצבת עובדי המחלקת רישוי עסקים בהתאם לתפקידו הלכה למעשה. מומל כי הרשות תפעל לאיוש כלל התקנים הפנויים במחלקה על פי הנחיות משרד הפנים.

מאור: מנהל המחלקה עובד ברישוי עסקים ומבצע משימות בנושא רישוי עסקים.

ממשקי עבודה של מחלקת הרישוי עם יתר מחלקות העירייה

מומלף בי ממשקי העבודה בין המחלקות והאגפים השונים יוגדרו בנוהל מסודר שיגדיר את אופן חלוקת התפקידים בין המהלקות, אופן העברת המידע והדיווח, בעלי התפקידים האמונים על הקשר בין המחלקות ועוד. מומלץ כי אחת לחודש יועבר קובץ עסקים חדשים ממנהל ההכנסות למחלקה לשם בחינה פרטנית של עסקים טעוני רישוי שאינם ידועים למחלקה.

עדי: הנושא יבחן מול מנהלת אגף הכנסות

נהליט

הביקורת שבה וממליצה כי עיריית אשקלון תערוך הליך של כתיבה והסדרת תהליכי העבודה של כלל האגפים כולל אגף שפ''ע. תהליכי העבודה יעוגנו בנהלי עבודה מסודרים אשר יסייעו ביצירת אחידות בתהליכי העבודה וכן, יאפשרו בקרה אחר פעילות המחלקה. נהלים אלו יאושרו על ידי הנהלת העירייה

עדי: כתיבת נהלים בין אגפים אינה בתחום סמכותי כסגנית מנהל אגף

טלפון 0 | פקס 01 | רחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. וסס 9 אשקלון 78190

|ו.חטרח.חס|6א45%./עעצטעצ

אשקלון

9 מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

ניהול רשומות (תיקי עסק)

מומל כי המחלקה תפעל לטיוב מלא של נתוני העסקים במערכת.

עדי: טופל

מיפוי עסקים טעוני רישוי

מומלף כי הרשות תחל לפעול משפטית כנגד עסקים הפועלים ללא רישיון עסק.

עדי: פועלים באמצעים לשמירת כלכלה יציבה ברשות תוך שמירה על מטרות החוק והסדר הציבורי הליך הרישוי- שלב 1 -- קבלת ואישור הבקשה לרישיון

מומל\ כי האגף ישלים את כלל הליך סריקת המסמכים על מנת לאפשר בקרה אחר שלמות מסמכי התיקים והמשך הטיפול בהט במקרה של חידושם.

עדי: נדרש רכב איגום לנסיעת עובד למרכו הארף להשלמת ההליך-ניתן להשלימו עד סוף השנה הנוכתית.

אישור והנפקת רישיון הנפקת רישיון עסק - בהתאם לסוג הרישיון.

מנכ''ל: תצרי קשר בנושא מול מנהל אגף רכש.

אישור והנפקת רישיון הנפקת רישיון עסק- בהתאם לסוג הרשיון

מומלף כי האגף יטמיע מדובר אכיפה משפטית במערכת כפי שמקובל ברשויות אחרות.

עדי: ההמלצה אינה בהלימה מול חוות דעתי ומול נהלי אבטחת המידע

היתר זמני

מומל\ כי המחלקה תבצע מעקב אחר היתרים זמנייים שניתנו ובכלל זאת על מועד פקיעתם באמצעות דוחות בקרה תקינים.

עדי: מבוצע בתוך מערכת רישוי עסקים

פיקוח ואכיפה- עסקים בטיפול משפטי

מומל כי המחלקה תוודא כי כל אכיפה של מחלקת הבטחון כשתבוצע, תועבר באופן סדיר לטיפולו של התובע העירוני. יש לעגן את הליך העבודה מול התובע העירוני בנוהל מסודר המגדיר פרק זמן להעברת תיקים לתביעה והעובד האחראי על העברתם. מומל\ להתקין אצל התובע מערכת רישוי עסקים לצורך ייעול העבודה ופניה לערכאות שיפוטיות במקרה הצורך.

עדי: אכיפה של אגף ביטחון אינה בסמכות רישוי עסקים

טלפון 08-6792360 | פקס 501 | דחוב הגבורה 7, מרכז נפתי, ת.ד. 900 אשקלון 78190

ןורח חס|6 אח 5ה./עעצטעצ

"7 1

ו

"ד

6

אשקלון

8 מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

איתור עסק טעון רישוי ללא רישיון

הביקורת שבה וממליצה לערוך מיפוי של כלל העסקים בעיר ולסווגם על פי רמת סיכון לצורך ביצוע תיעדוף של הפיקוח. לא קיימים ממשקי עבודה עם מנהל הכנסות. כפועל יוצא לא נערכת בקרה על עסקים טעוני רישוי המשלמים ארנונה ואינם בעלי רישיון עסק

עדי: ליקוי זה מופיע בסעיף 2-נדרש להקים ממשק טכנולוגי להעברת מידע או לפתוח הרשאה למערכת ארנונה לעסקים.

עסקים מפרים

מומלף כי הדיווח המועבר למשרד הפנים יערך על ידי סגנית האגף עבור שנת 2023 ואילך.

הביקורת ממליצה כי כלל הביקורות המבוצעות על ידי המפקחים (גם ביקורות בהן לא נמצאו ליקויים)

יתועדו בכתב ויתויקו במערכת רישוי עסקים ובתיקי העסק באמצעות הטפסים המובנים הקיימים במערכת, כך שניתן יהיה להפיק דוחות על כמות הביקורות לכל עסק.

עדי: ביקורות מתבצעות בשוטף ומתועדות.

תשלומים לקבלנים במטגרת הסכם הגג בחברה הכלכלית

מבנה ארגוני

מומל להקים ועדת היגוי, אשר תסייע ביישום הסכם הגג, כגון באמצעות קביעת סדרי עדיפויות ובחינת שלבי התקדמות העבודות במסגרת ההסכם, וכן תבצע פיקוח, מעקב ובקרה אחר ביצוע ההסכם.

עמית: בחברה הכלכלית יש מנגנון מנהלת הסכסם גג , המכיל בעלי תפקידים ספציפיים לטובת המנהלת.

המנהלת פועלת בשיתוף פעולה מלא עס חברת החיצונית של הסכם הגג 'ילינה מרגלית '' שמבצעת בקרה חיצונית לכל הסכם הגג , ליווי הנדסי , בקרה תקציבית לוחות ומניס וכיוצב.

דייש - עיר ימים -- בחינת סעיפים עם כמויות חריגות

בחינת טעיפים עם כמויות חריגות מומלץ כי במקרים בהם קיימים פערים מהותיים, מעל סכום מסוים שייקבע על ידי הנהלת החכ ''ל במסגרת נוהל ''אישור חשבונות'', תבוצע בדיקה מול מתכנן הפרויקט באשר לפערים בין העבודות בפועל לכתב הכמויות.

עמית: במקרה של חריג או איחור מהותי בלוחות הזמנים , הטיפול מתבצע ע"י הנהלת החכייל בשיתוף עם חברת הבקרה ו המפקת של אותו פרויקט .לא ניתן להחיל נוהל על מקרים חריגים וכל מקרה נבחן לגופו של עניין לרבות האם יש צורך באישור ועדת כספים או דירקטוריון החברה.

דייש - עיר ימים - סעיפים חריגים (סעיפי 99 )

.8-5 7"%₪:=-ג | .4-25 "מ

אשקלון

₪ מעצבים את המחר

לשכת מנב"ל

מומלף כי בכל מקרה של תשלום מהותי לקבלן בגין סעיף אשר לא היה קיים בכתב הכמויות המקורי,

תבוצע בדיקה מול גורם מקצועי בחכ''ל תוך ציון במסגרת ניירות העבודה של המפקח לסיבות לאי ציון הסעיף בכתב הכמויות המקורי. מומלץ כי נהלי העבודה של החכ''ל יתייחסו באופן פרטני לסעיפי 99 ולבקרה הנדרשת בגין סעיפים אלו.

עמית: במקרה של סעיף 99 , מתבצעת בדיקה ספציפית של הסעיף ע"י חברת הבקרה בשיתוף עס מפקת הפרויקט והצוות ההנדסי בחברה , ככל שמדובר בחריג גדול או מהותי או שינוי לוח זמנים מנהל הפרויקט פונה לבקר ההנדסי , החריג נבדק מבעוד מועד ובהתאם לאישור הבקר ההנדסי מראש פועלים בשטח לרבות חתימה של סמנכ"ל ההנדסה של החברה .

דייש - עיר ימים - בחינת יומני עבודה

בהינת יומני עבודה מומל\ כי טרם אישור חשבונות חודשיים של הקבלן, יוודא המפקח כי ניתן מענה לבלל הערותיו כפי שבאו לידי ביטוי ביומני העבודה, ויתעד את התייחסות הקבלן ובדיקתו ביומן העבודה.

עמית: הפיקוח מבצע בקרה וליווי של הפרויקט באופן שוטף.

1 ךְ ו

ד'יש - עיר ימים-לוחות זמנים

מומל בי בכל מקרה של עיכובים בלוחות הזמנים יעודכן לוח הגאנט של הפרויקט, כפוף לפרוטוקול של הנהלת החכ''ל המאשר עדכון של לוחות הזמנים.

עמית : תינתן תשומת לב להערה זאת ליישום בפועל .לעניין פרוטוקול חברה וכיוצבי , לא ניתן ליישום בפועל לגבי כל עיכוב ,עיכובים ושינויים של לוחות ומניס בפרויקט הנדסי הינם דבר בשגרה בפרויקט , פרוטוקולים של הנהלת חברה יסרבלו את ההליך ויעכבו ביצוע , יחד עס ואת מקרים של עיכובים חריגים או מקרה חריג מובאים לאישור ועדות החברה ( התקשרויות /דירקטוריון

דייש - עיר ימים עמלה בגין ניהול הפרויקט לחב'יל

מומל\ שבמקרים בהם ניתן מימון לחכ ''ל,יתקיים דיון עם הגורם המממן אשר יתועד בפרוטוקול, המציג את אופן תחשיב המימון על בלל מרכיביו.

עמית: מופיע בהסכם הגג ובכל התקשרות בהתאם

א'יד -- אגמים-לוחות זמנים

מומל כי בכל מקרה של עיכובים בלוחות הזמנים יעודכן לוח הגאנט של הפרויקט, כפוף לפרוטוקול של הנהלת החכ''ל המאשר עדכון של לוחות הזמנים.

עמית: תינתן תשומת לב להערה ואת ליישום בפועל . לעניין פרוטוקול חברה וכיוצבי, לא ניתן ליישום בפועל

לגבי כל עיכוב, עיכובים ושינויים של לוחות ומניס בפרויקט הנדסי הינם דבר בשגרה בפרויקט , פרוטוקולים

ל 0 50 למ הט בהזב וג צה- הל מב למל תלבטל ל לון 78190

|ו.וחטרח.חס|45\6./עעצעצ

"ו

אשקלון

9 מעצבים את המחר

"

לשכת מנב"ל

או מקרה חריג מובאים לאישור ועדות החברה ( התקשרויות /דירקטוריון )

מנכ''ל: אני מודה למבקר העירייה על הביקורת המעמיקה והיסודית שביצע. אנו מתייחסים בכובד ראש להערות ולממצאיס המפורטים בדוח.

ק

|