פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 8

המועצה האזורית באר טוביה סה 00 |החסו 6ת הוטווד ₪607

פרוטוקול ועדת ביקורת

מספר 8 מיוט 20.2.17

אביגדור

אורות

אחוה

אמונים

באר טוביה

בית צזרא

בצרון השתתפו:

גבעתי אהרון אדרת. - יו''ר הוועדה

חצב מימי קושמרו - חברת הוועדה

ל" = קוביאביבי - מזכיר המועצה

ינון

צופי צור - גזבר המועצה

כפר אחים

כפר ורבורג

כנות

מחנה מרים

נווה מבטח

ניר בנים

צזר

עזריקם

ערוגות על סדר היום:

שדה עוזיהו

שתולים

תימורים

תלמי יחיאל 3 דיון ואישור דו''ח מבקרת המועצה בנושא: הנהלת ועד מקומי ערוגות את. באר טוביה

1 דיון ואישור דו''ח ביקורת מבקרת המועצה בנושא: תשלומים לספקים 2 דיון ואישור דו''ח ביקורת מבקרת המועצה בנושא: נאותות מערך השכר במועצה

את. כנות

את. צד הלום

את. פארק ראם

1

טלפון 0 " 09 08-8583677 > [8.06.1 וצט 1-ז66כ.ץצ/צצשצ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-עוביה

המועצה האזורית באר טוביה 60001 !8601008 הושווך ₪60

1. דיון ואישור דו''ח ביקורת מבקרת המועצה בנושא: תשלומים לספקים

תמצית ריכוז הממצאים תשלומים לספקים

אביגדור 1. כללי

אורות בשנת 2015 שילמה המועצה האזורית באר טוביה 138 מיליון ₪ (כמחצית התקציב)

לכ- 2,150 ספקים שונים בגין שירותים וטובין בתחומים נרחבים, החל בעבודות הנדסה

אחוה

\ ותשתיות וכלה בציוד משרדי. בתודשיס ינואר- יוני 2016 שולמו לספקים כ-58 מיליון ₪ ו כ-90% מהתשלומים שולמו בהעברות מסייב, והיתר- בהעברות בנקאיות, המחאות והוראות באר טוביה קבע.

בית עזרא

בצרון 1 נוהלי עבודה

לא קיימים במועצה נוהלי עבודה ו/ או תהליכים מובנים לביצוע תשלומים לספקים.

גבצתי

> דווח כי הביקורת כללה גס את הנושאים הבאים:

חצב

ניהול כרטיסי ספק.

קיבוץ חצור

התקשרות עס ספקים.

ינון

תהליך התשלום לספקים.

כפר אחים

תשלומים באמצעות מסייב.

כפר ורבורג

תשלומים באמצעות העברות בנקאיות.

כנות

תשלומים באמצעות המחאות.

מחנה מרים

תשלומים באמצעות הוראות קבע.

נווה מבטח

תשלומים בשיטות שונות לאותו ספק.

ניר בנים

4 כרטיס מעבר תשלומים.

צ

חשבוניות מס וחשבון עיסקה.

צזריקם

סל חתימות דיגיטליות באמצעות החסניס ניידים.

מעקב אחר ביצוע תשלומים ותיעוד.

שדה עוזיהו

תקופות תשלום שונות.

שתולים

חוסר אחידות.

תימורים

תשלומים מעוכבים ועוד.

תלמי יחיאל

את. באר טוביה

א.ת. כנות

את. צד הלום

את. פארק ראם

2

טלפון 08-8509800 + פקס 08-8583677 > |1.'זס.18ש10-ז66 פ.צצ/צעצ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה 600 !₪610 הוטווד ₪060

ריכוז המלצות תשלומים לספקים

אביגדור 1. יש לכתוב נוהל ולכלול בו תרשים רימה מפורט לכל אחת משיטות התשלום וקטגוריות הספקים אורות הנכללות בהם, תיאור התהליכים השונים האישורים והחתימות הנדרשים לתשלום. כמו כן, יש אחוה להתייחס בנוהל להגדרות תקופות תשלום ולחלוקתן על- פי קטגוריות ספקים ולאופן התשלום הלכה אמונים למעשה, כגון שידור המסייב.

בו 2. יש להכין ולעשות שימוש בטופס פתיחת כרטיס הכולל שס הספק, מספר עוסק מורשה, כתובת, תצוה מספר טלפון, דואר אלקטרוני, ופרטי מורשה חתימה. יש לצרף לטופס רשימת מסמכים נדרשים 4 לצורך פתיחת כרטיס ספק, כגון: אישור ניהול ספרים ואישור ניכוי מס במקור מעודכנים בתוקף, ו צילום ציק מבוטל או אישור בנק. הטופס יאושר בידי מנהל המחלקה המזמינה ובידי מנהלת רכש, 0 לרבות בדיקת ערבויות או ביטוחים במידה שנדרשיסם.

- א יש לבדוק עס מנהלי מערכת 578 אפשרות לביטול כרטיס ולתיקון כרטיסים חסומים על פי הרשאות . - ברורות וקבועות מראש וכן אפשרות להתראה על קיום מספר חשבון בנק במערכת.

כפר ורבורג 3. בהתאם להנחיית רשות המיסים משנת 2012 בארגונים עתירי ספקים, כגון מועצת באר טוביה, יש כנות להתעדכן לגבי ניכוי מס במקור של הספק לפני ביצוע כל תשלום ולהשתמש לצורך כך בכלים

מחנה מרים הממותשבים של רשות המיסים ( מערכת יימבזקיי). כמו כן נדרשת פנייה ל- 578 לפיתוח אפשרות נווה מבטח להפיק דוחות מעקב ודרישת חשבוניות מס מהספקים שקיבלו תשלום.

ניר בנים 4. יש לאפשר לעובדת האתראית על נושא ביטוח לעדכן את מצב הכיסוי הביטוחי במערכת 608,כך צזר שהמערכת תחסוס אפשרות לתשלום לספקים ללא כיסוי מתאים או תגביל את גובה התשלום צזריקם בהתאם לכיסוי הקיים עד לקבלת עדכון מהספק. כך יש לפעול גם בנושא העיקולים: לעדכנס במודל ו המתאים במערכת 528 ולחסוס תשלום לספק במידת הצורך.

שדה עוזיהו

- 5. יש לבחון אפשרות להוסיף למערכת מעקב תשלומים ייהתראות קופצותיי על מקרים חריגים, כגון אא עיכובים בתשלומים, והפקת דוחות כללים תקופתיים, כדי לקבל תמונה מקיפה על מצב התשלומים 0/0/27 לספקים. כמו כן, יש לשקול מעבר לשימוש בגרסה העדכנית של תוכנת מסייב או באמצעות אתר ---- התשלומים, המאפשר הרשאות חתימה מרחוק למחשבים שונים, אינו מאפשר מחיקת נתונים

את כנות ומאפשר בקרה נוספת ומעקב בידי מורשי החתימה.

את עד הלום 6. יש להקפיד על ציון תאריך ליד כל חתימה בתהליך התשלומים. חשוב לציין את הדבר בנוהל העבודה את. פארק ראם ( ראו לעיל) בהנחיית כל בעלי התפקידים החתומים על ההזמנות ו/או מאשרים ביצוע או תשלום.

7. מומלץ לבחון מחדש תהליכי יצירת הוראות תשלום בגין התזרים שונים לתושבים. במסגרת ואת יש

להתייחס לנקודות הבאות:

א. יצירת ממשק ממוחשב בין מערכת הגביה בה נוצרה יתרת הזכות לבין מערכת הנהלת

החשבונות שמבצעות בפועל את הוראת התשלום ההחזר:

ב. מומלץ להפסיק שימוש בכרטיסיי מעבר תשלומיסיי ולבצע את הרישומים בכרטיס נפרד שיוקם

במערכת הנהלת החשבונות כל מוטב :

3

טלפון 08-8509800 + פק 0ס 08-8583677 > [6.1 זס.8 וצ 10-ז66 טץצצ/צ/צ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

המועצה האזורית באר טוביה

אביגדור

באר-טוביה

000 |הח 0ו6ת הוטטד ₪607

₪6

ג. | מומלצ ליצור קובץ מסייב נפרד עבור ביצוע החזרים לתושבים או כל תשלום אחר שאינו תשלום

שכר או תשלום לספק.

ד. | יש להגיש לחתימתו של ראש המועצה לצורך אישור התשלומים דוח מסייב מפורט אשר כולל

פירוט כל התשלומים, לרבות תשלומים למוטבי כרטיס יימעבר תשלומים'י.

8. יש להקפיד על הוראות חוק חתימה אלקטרונית, התשסייא- 2001, והתקנות שתוקנו מכוחו

אורות

אחוה

אמונים

באר טוביה

בית צזרא

בצרון

גבעתי

חצב

קיבוץחצור | 10.

ינון 1.

כפר אחים

כפר ורבורג

כנות 2

מחנה מרים

נווה מבטת 13

נה בּגים

צזר

.4

צזריקם

ערוגות

;5

שדה עוזיהו

שתולים

תימורים .

תלמי יחיאל

א.ת. באר טוביה

א.ת. כנות

את. צד הלום

את. פארק ראם

במהלך השנים ולבצע בקרה הדוקה והפרדת תפקידים בתחום זה. כמו כן, יש לשקול מעבר לשימוש בגרסה העדכנית של תוכנת מסייב או באמצעות אתר התשלומים, המאפשר הרשאות חתימה מרחוק למחשבים שונים ומאפשר בקרה נוספת בידי מורשי חתימה.

. יש להקפיד למלא את הוראות חוק מס ערך מוסף (תיקונים 42-41) ואת הנחיות רשות המיסים

לגבי דרישת חשבוניות מס. עוד בנוגע למעיימ, על מנהלת חשבונות ספקים לבדוק את התאמת

שיעור המעיימ הנקוב בתשבונית לשיעור שנכלל במועד התשלום. מומל לבצע בדיקה רוחבית

לגבי ספקים המקבלים תשלום לפי חשבון עסקה ולדרוש תיקון חשבוניות במידת הצורך.

יש להקפיד על רישום ההעברות הבנקאיות ועל מועד הרישום, טרם מועד הפירעון.

יש להנחות את העובדות לגבי בדיקות ובקרות שהן צריכות לבצע בעת הטיפול בהוראות הקבע, כגון איתור תשלומים חריגים ואישור תשלומים מיוחדים. יש לקבוע קריטריונים לתשלומיסם חריגים, כגון חבילות חוייל לסלולארי ותחשבונות חשמל גבוהים.

יש להקפיד לבצע כל רכישה, לרבות מכשירי טלפון סלולארייס ואביזריס, בתהליך הרכש המובנה הנהוג במועצה, ולתעד כל שלב בתהליך במערכת הממוחשבת.

. יש לבחון את היתרונות והחסרונות שבתשלומיס באמצעות המחאות, ולקבוע לאילו גופים יש

לשלם כך ובאילו סיבות.

יש לבחון את הנקודות המרכזיות המהוות צוואר בקבוק וגורמות לעיכוביס בתשלומים לספקים, ולפעול לייעול התהליך ולתקינתו.

יש להקפיד על מילוי הסכמי ההתקשרות עס הספקים בכל המישורים: מועדי התשלוסם העסקת קבלני משנה, הגשת כל המסמכים הנדרשים (למשל תכנית (405/ 45 ) ועוד.

להלן תגובת צופי צור גזבר המועצה

הנדון: טיוטת דו''ח תשלומיט לספקים מיום 16/1/17 בהמשך לפגישתנו בנושא שבנדון ולטיוטת הדוייח המצייב להלן התייחסותנו:

1. ראשית אנו מקבלים את ההמלצות המופיעות בדוייח ונפעל ליישומן.

2. הנחיתי את מנהלת חשבונות ספקים לפעול במיידי בנושאים כדלקמן:

א. הכנת טופס פתיחת כרטיס ספק ובקשת המסמכים הנדרשים.

ב. ביצוע בדיקת ניכוי מס במקור לפני ביצוע כל תשלום.

ג. שליחת הודעה לספקים במסגרת אישור התשלום באמצעות מסייב ובה דרישה להגיש

חשבוניות מס בהתאם לחוק.

ד. הגשת דו"ח תשלומים מפורט המאושר ע"י התשב והגזבר ולצרפו לדוייח תשלומים המרוכז

המועבר לאישור הגזבר וראש המועצה.

4

טלפון 08-8509800 + פק 0 08-8583677 > [8.1ז0ס.8 וע 10-ז60 .]ואי רחוב ניר, אזור התעשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה / א \ 600 |ח0ו61ח בוטו ₪601

3 נקבעה פגישה עס חברה התוכנה .6.7.8 לטיפול בהמלצות הקשורות אליהם כפי העולה

מהדוייח.

להלן תגובת ראש המועצה- מר דרור שור:

אביגדור

אורות דו''ח ביקורת בנושא תשלומים לטפקים

אחוה "מברך על הביקורת המקצועית הכוללת המלצות מעשיות להתנהלות. בהמשך יש כמובן לדאוג ליישום אמונים ההמלצות תוך קביעת לוחות זמנים ומנגנון מעקב ביצוע ובקרה עתידית, אין לי ספק כי גזברית המועצה באר טוביה עס ניסיון הרב והידע המקצועי תדאג לביצוע מהיר. המועצה תעמיד לצורך כך כל סיוע מקצועי/ כספי בית צזרא שיידרש בהצלחה.'י

בצרון

בעתי סיכום והחלטה :

חצב הוועדה לאחר שעיינה בדו''חות, בהמלצת המבקרת, בתגובת גזברית המועצה וכן בתגובת קיבוץ חצור ראש המועצה, החליטה לאשר את ההמלצות הנזכרות בדו''ח וממליצה למליאת המועצה,

ינון לאמף את הדו''ח ולפעול ליישומו.

כפר אחים

כפר ורבורג

כנות

מחנה מרים 2. דיון ואישור דו''ח ביקורת מבקרת המועצתה

נווה מבטח בנושא: נאותות מערך שכר במועצת

ניר בנים

עזר לוועדה דווח כי בהתאם לסעיף 170 גי לפקודת העיריות ולתכנית העובדה השנתית לשנת

עצזריקם תשע"ו- תשע"ז שנערכה ע"י מבקרת המועצה מוצג בפניה דו"ח הביקורת הסופי שבנדון.

צרוגות בבדיקה שנערכו נבדקו הממצאים הבאים :

שדה עוזיהו הפרדת תפקידים בין כ"א לשכר- ביצוע ובקרה.

שתולים הזנת זכאויות אישיות של חשבי השכר לעצמם וקרובי משפחתם.

תימורים אימות מספרי האהות במערכת השכר.

תלמי יחיאל אימות חשבון בנק של עובד.

את. באר טוביה שכר מינימום לנוער.

א.ת. כנות התאמת שיעור המשרה לביצוע בפועל.

את. עד הלום עובדים שהצטרפו למצבת העובדים לאחר גיל הפרישה.

את. פארק ראם דיווח נוכחות.

עובדים המבצעים מעל 12 שעות עבודה ביום.

חופשה ומחלה.

יתרה חופשה שלילית.

עובדים המקבלים קצובת נסיעה לא אחידה ומתגורריס באותו יישוב.

5

טלפון 0 " פק 0 08-8583677 > [18.06.1צ10-ז66 ט.ץצ/צ/צ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה > דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה

000 |החסו₪6 הוטטז ₪601

ריכוז הממצאים:

1 הפרדת תפקידים בין כח אדם לשכר- ביצוע ובקרה.

במועצה לא קיימת הפרדה בין הגורם המקיס את העובד במערכת, לגורם המזין את דוותי

אביגדור השכר והנוכחות (הגורם המשלם).

אורות כל עובדת יכולה לעדכן שכר לכל העובדים מבלי שהוגדרו גבולות המערכת, כך שתימנע

אחוה האפשרות מהעובדות לעדכן את תנאי השכר של העובדים, בין הרשאות אלו, נכללת יכולת אמונים יילהקיסיי עובד חדש ולעדכן חשבונות בנק, המהווה חשיפה מהותית למעללות והונאות.

באר טוביה לא הוגדרו הגבלות גישה אפליקטיביות המונעות את האפשרות להצין רכיבי שכר ולהפיק בית צזרא תלושים (פעולות שבאחריות ס. מנהלת המחלקה) וכן לא הוגדו הגבלות מערכת שמונעות את בצרון האפשרות להקים עובד ולקבוע את תנאי העסקתו.

גבצתי

2) הזנת זכאויות אישיות של חשבי שכר לעצמם ולקרובי משפחתם

- מבדיקת הביקורת נמצא, כי למרות שהזנת זכאויות לעובדים העוסקים בשכר ולקרובי ו משפחתן, נעשה ע"י עובד אחר ולא ע"י אותו עובד ולא הוגדרו בקרות אפליקטיביות (בקרות נן המוטמעות המערכות המחשוב באופן אוטומטי) אשר ימנעו, באופן מחשובי, מעובדות מחלקת וו השכר להצין למערכת השכר זכאויות שכר אישיות לעצמן ו/ או לקרובי משפחתן.

ו נמצא כי חשב השכר מעדכן שכר לעצמו. הנייל המהווה חשיפה מובנית לביצוע מעילות והונאות כנות

אאר- במחלקה לשכר אין בקרה שמטרתה לאתר ולפקח בעניין הזנות אישיות של חשבי השכר ו ולעצמס ו/או לקרובי משפחתסם.

ניר בנים

- 3) אימות מספרי הזהות במערכת השכר.

0% מבדיקת הביקורת נמצאו 3 מקרים בהם ספרת הביקורת בתעודת הזהות של העובד במערכת פמוחות השכר לא הייתה על פי האלגוריתס שהוגדר על ידי משרד הפנים, עובדה המעידה על מספר ת.ז.

אתו שגוי. הביקורת מציינת, כי על אף שלא נמצאו לחריגיס בבדיקה אלא טעויות אנוש של העדר - ספרת ביקורת, העובדה שניתן להפיק תלוש משכורת לעובד בעל תעודת זהות שגויה מהווה - חשיפה פוטנציאלית לתשלומי שכר לעובדים פיקטיביים.

תלמויחואם 4) אימות חשבון בנק של עובד

את באר טוביה מבדיקה שערכה הבירות עולה, כי במסגרת טופס 'יהנחיות לעובד חדשיי שנמסר לכל עובד חדש את כנות במועצה נדרש העובד לציין את פרטי חשבון בנק אליו הוא מעוניין שהמועצה תעביר את

את עד הלום משכורתו מידי חודש. משיחות שקיימה הביקורת עס מנהלת השכר נמסר, כי המועצה אינה את פארק ראם דורשת מהעובדים להציג אסמכתא לאימות חשבון הבנק.

5) שכר מינימום לנוער

מבדיקת הביקורת עולה, כי חלק מהעובדים בגיל הנוער מקבלים שכר בתעריף 34,95 ₪ לשעה, מעבר לטבלאות השכר התואמות את גילם.

6 התאמת שיעור המשרה לביצוע בפועל

בבדיקה בערכה הביקורת לאיתור עובדים אשר היקף משרתם חריג, אותרו 3 עובדים, בהם שיעור המשרה בתקן של עובד שונה משיעור המשרה המבוצע בפועל (שעות נוכחות בעבודה).

6

טלפון 08-8509800 + 09 08-8583677 > |8.1 זס.8 וצט 1-ז60פ.,צ/צעץ רחוב ניר, אזור התעשיה באר טוביה * דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה / \ | \ 600 [3ח₪610 שד ₪001

אביגדור

אורות

אחוה

אמונים

באר טוביה

בית עזרא

בצרון

גבצתי

חצב

קיבוצ חצור

ינון

כפר אחים

כפר ורבורג

כנות

מחנה מרים

נווה מבטח

ניר בנים

עצזר

עזריקם

צרוגות

שדה עוזיהו

שתולים

תימורים

תלמי יחיאל

את. באר טוביה

א.ת. כנות

את. צד הלום

את. פארק ראם

7

8

9

)10

)1

עובדים שהצטרפו למצבת העובדים לאחר גיל הפרישת

הביקורת ערכה בדיקה לאתר עובדים אשר גילס בעת הצטרפות למצבת עובדי המועצה היה לאחר גיל הפרישה. הביקורות אותרו 13 עובדים אשר הצטרפו לרשומות המועצה לאחר גיל 70.

דיווח נוכחות

לא מבוצעות בדיקות בדבר העברה תקינה של שעות הנוכחות למערכת השכר, על ידי מתלקת שכר, על כן עלולים להתקיים מצבים בהם לעובדים מועבר לשכר לדיווח כפול, דיווח ביתר או דיווח בתסר, כפי שאכן קרה במספר מקרים.

עובדים המבצעים מעל 12 שעות עבודה ביום

בבדיקת דיווחי הנוכחות של העובדים לחודשים שונים מתוך תקופות הביקורת אשר נדגמו, נמצא כי עובדים רבים מבצעים שעות עבודה מרובות, מעל 12 שעות ביום, בניגוד להוראות החוק.

חופשה ומחלה

נמצאו מקרים אשר נכון לתום השנה, ב- 31/12/2015, עובדים צברו ימי חופשה בתריגה מהמכסה המרבית, ולמרות זאת, ימי בחופשה העודפים לא נוכו ממכסות החופשה שלהם.

יתרה חופשה שלילית

הביקורת ערכה בדיקה ממוחשבת של צבירת יתרות שליליות של ימי חופשה. הבדיקה העלתה כי 5 עובדים צברו יתרת חופשה שלילית מעל 3 ימים.

2) עובדים המקבלים קצובת נסיעה לא אחידה ומתגורריס באותו מושב

הביקורת ביצעה דגימה של סכומי החזרי נסיעות המקבלים עובדים מסוימים ומצאה כ-32 מקרים של עובדים המתגוררים באותו היישוב, המקבלים קצובה נסיעה קבועה מידי חודש בסכום שונה באחד מהשני ואף שונה מסכום עלות כרטיס ייחופשי חודשיי ממקום העבודה לביתם.

הביקורת ערכה בדיקת סבירות על ידי בדיקת סכום ההחזר החודשי הממוצע על פני התקופה שנסקרה, נמצאו 208 עובדים להם סכום חודשי ממוצע של מעל ל- 500 ₪

(עלות כרטיס חופשי הכולל את אזור גוש דן ואשקלון).

תגובת מנהלת מדור שכר וכייא המפורטת מצורפת לדו'ייח והינה חלק בלתי נפרד ממנו.

להלן תגובת ראש המועצה, מר דרור שור:

דו"ח ביקורת בנושא נאותות מערך השכר במועצה

ייכרגיל אני מברך על ביקורת המשמשת כלי חשוב למעקב ובקרה ומאפשרת תיקון ליקויים כאשר הס מתגליס בזמן אמת, ושמירה מתמדת על כל כללי המנהל התקין.

לגבי מדור שכר, כמי שיום בשיתוף פעולה עס המבקרת את הביקורת, אני מברך על התוצאות, יש לתקן את מה שצריך ולהמשיך בצע ביקורות מקצועיות מספר פעמים בשנה.

אני מודה לך ולעושיס במלאכת הביקורת יישר כוח, נמשיך לשרת את הציבור תוך שמירה והקפדה על כללי המנהל התקין ''.

7

טלפון 08-8509800 > פק 0 08-8583677 > [18.018.1צ10-ז66ט.]צ/צ/צ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה / ₪ \ 0000 [3ח₪610 הושטד 60

סיכום והחלטה:

הוועדה לאחר שעיינה בדו''חות, בהמלצת המבקרת, בתגובת מנהלת מדור שכר וב'/א

אביהדור וכן בתגובת ראש המועצה, החליטה לאשר את ההמלצות הנזכרות בדו''ח וממליצה אורות למליאת המועצה לאמ את הדו''ח ולפעול ליישומו.

אחוה

ו 3 דיון ואישור דו''ח ביקורת מבקרת המועצה בנושא: הנהלת ועד מקומי ערוגות

ו בפני הוועדה הוצג תמצית ממצאים והמלצות בנושא הביקורת שנערכה על הנהלת ועד מקומי

== ערוגות וכדלקמן:

- תמצית הממצאים והמלצות הנהלת ועד מקומי ערוגות

חצב יחסי גולמין בן ועד מקומי לאגודה החקלאית

קיבוצ חצור צו המועצות האזוריות קבע כי מי שמכהניס ביישוב שיתופי כחברי ועד ההנהלה של האגודה ינון השיתופית להתיישבות חקלאית (להלן- אגודה חקלאית) יכהנו גסם כחברי הוועד המקומי של כפר אחים היישוב (להלן - עיקרון ייזהות ועדים'י). על הזהות לבוא לידי ביטוי, רק בהרכב האנושי של שני כפר ורבורה הגופים, אך בתפקודס ובפעילותס הס הגופים המשפטיים נפרדים. על הוועד המקומי לקיים כנות הנהלת תשבונות נפרדת מזו של האגודה, ואם החליט כי גוף אחר ייתן את השירותים

מחנה מרים מוניציפליים ביישוב- עליו להתקשר לרכישתס לפי הוראות בצו המועצות האזוריות.

נווה מבטח

0-7 ביישוב ערוגות מתקיימת זהות ועדים בין הוועד המקומי לאגודה החקלאית שבה לידי ביטוי גס

עזר בתפקודס: האגודה התקלאית מנהלת לרוב את העניינים המוניציפליים של היישוב, האגודה

עזריקם מעבירה את הכספים בעבור גביית מיסים לחשבון הבנק של האגודה החקלאית ולא ישירות ות לחשבון הבנק של הוועד המקומי ובניגוד לחוק.

שהה עוזיהו כמו כן נבדקו הנושאים:

7 קליטת/ העסקת עובדים בוועד המקומי.

תימרים מיסי ועד מקומי ארנונה

תלמי יחיאל ניהול הכספים וחשבונות הוועד

את באר טוביה ועדת ביקורת בוועד המקומי

את כנות ביקורת חשבונות ותקציב

את עד הלום ישיבות ועד מקומי

את פארק ראם התקשרות עס ספקים/ ניהול התקשרויות ביטוחים

יחסי גומלין בהסכם ועד מקומי- האגודה.

להלן תגובת המבוקרים ועד מקומי ערוגות:

1) בסעיף 2.7 - לתקן את המושג הנהלת הוועד המקומי לאגודה החקלאית גובה את מיסי הועד

המקומי ותשלום המים יחדיו ומעבירה את הכספים לחשבון הבנק של הנהלת הועד המקומי ולא האגודה החקלאית ( למחוק את המילה ורק לפני המילה בתום בדיקת)

8

טלפון 08-8509800 * פק 0 08-8583677 * |6.1 זס.18צ0]-ז66פ.]צצצצשצ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה / 0 \ 60001 !861008 הוטוו 1 ₪607

> לסיכום לסעיף יש לתקן שביישוב ערוגות פועלת אגודה חקלאית ולא קהילתית כפי שציינת.

2) בסעיף 2.11- הבהרה לנאמר בנושא יחסי גומלים בין ועד מקומי לאגודה:

כאמור מועברת בגבייה אחת לחודש במזומן לחשבון הבנק של הועד המקומי. ייצוין כייבשיטה הזו הועד המקומי נהנה מהעדר חוב של התושבים בגביית מיסים ובכל הכנסה נוספת. שיטה זו

ב מטיבה לאן ערוך את מצבו הכספי של הועד המקומי.

אורות

3) בסעיף 4.1- אנו נדאג כי חברי ועדת הביקורת החדשים שיבחרו יאושרו במליאת המועצה כחוק

אחוה

' וניידע את חברי ועדת הביקורת להקפיד אודות מילוי דרישות החוק מול הנהלת הועד המקומי אמונים

בעניין הגשת הדוחות לראש המועצה ומבקרת המועצה.

באר טוביה

בוה 4) בסעיף 5.1 א'- ביקורת חשבונות ועד מקומי- אנו נדאג לפנות לרוייח שלנו (ברית פיקוח) וליידעו בצרן להגיש העתק של דוחות הכספיים לממונה על המחוז כחוק, ומבקש את עזרתך בפרטים טכניים של הממונה על המחוז כדון: שס, כתובת.

גבצתי

חצב 5 בסעיף 5.1. בי- הגשת התקציב לאישור המועצה נשלח באיחור עקב מקרה ספציפי שלא יחזור קיבוץ חצור על עצמו, עקב מחלתה של המזכירה לשעבר הכבי רבקה פרלמן ז'יל.

ינון 6) בסעיף 5.1.6- ראי תגובה סעיף 2.11.

כפר אחים 7) בסעיף 6.1.4- ניקח לשימת ליבנו את הזמנת נציג היישוב למליאה לכל ישיבת ועד.

כפר ורבורג 8 בסעיף 6.1.8- לחברי הועד נשלחים 505 אישיים להזמנתס לישיבת ועד עס הפרטים ונושאים ו על סדר היום ובקשה לאשר הגשתם.( בהתחלה היו רי מיילים אך לא לכולם יש מייל לכן עברנו מחנה מרים /

י לשליחת 5015 )

נווה מבטח

-. 9) בסעיף 6.1.11-6.1.14- לחברי הוועד את החוק לגבי חיסורי/ העדרויות מישיבות ולכם נושא ה יילק ימת ליבנו

פזר לקח לשימת

עזריקם 0) בסעיף 8.1- נעשו מכרזים בגין עובדים רק שצריך לחדשס, כמו כן נדאג לטפל בנושא העסקת ערוגות עובדי הוועד לפי הנוהל ואישור המועצה.

שדה עוזיהו 1) בסעף 9.2- הוועד המקומי יעבור שוב על החוזים של כל עובדיו וינהל רשימה מסודרת של שותולים ספקים וקבלנים הכוללים אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור.

תימורים 2) בסעיף 10.1- ראי סעיף 2.1112.7.

תלמי יחיאל 3) בסעיף 13.1- אנו נבדוק פולסית ביטוח נפרדת לוועד המקומי של נושאי משרה ורכוש.

א.ת. באר טוביה

א.ת. כנות

את. צד הלום

את. פארק ראם

9

טלפון 08-8509800 > פק 0 08-8583677 > [6.1 זס.8 וצט]-ז66ט.]צצ/צ/צ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902

באר-טוביה

המועצה האזורית באר טוביה / א \ 600 |0₪3ו₪6 הוטווד ₪601

תגובת ראש המועצה, מר דרור שור

אביגדור דו''ח ביקורת בנושא הנהלת ועד מקומי ערוגות.

אורות

יייש כמובן לדאוג לתיקונים הלקוייס, הדוייח צריך לעבור למעקב ביצוע לרכז היישובים

שתפקידו לבקר לעקוב ולהדריך את היישובים לנהל על פי הכללים הנדרשים. אחזור שוב על עמדתי המנוגדת לעמדת משרד הפנים כי אין לאפשר ליישובים ניהול כספים נפרד. הניהול הכספי חייב שיתבצע באמצעות המועצה האזורית בלבד, אך כל גמן שהשלטון הדו רובדי קיים

אחוה

אמונים

באר טוביה

בית עזרא

בצרון נמשיך לפקת על עשרות היישובים שלנו ולקוות לטוביי.

גבצתי

חצב

קיבוץ חצור

נון

כפר אחים

כפר ורבורג

- סיכום והחלטה:

מחנה מרים הווועדה לאחר שעיינה בדוחו''ת, בהמלצת המבקרת , בתגובת ועד מקומי ערוגות וכן נווה מבטח בתגובת ראש המועצה, החליטה לאשר את ההמלצות הנזכרות בדו''ח וממליצה ניר בנים למליאת המועצה לאמף את הדו''ח ולפעול ליישומו.

צזר

צזריקם

ערוגות

שדה עוזיהו

שתולים

תימורים

תלמי יחיאל

את. באר טוביה

את. כנות

את. צד הלום

א.ת. פארק ראם 5

רשם

קובי אביבי

מזכיר המועצה

יו"ר הווע

10

טלפון 08-8509800 > פק 0 08-8583677 > [6.1 זס.18 צט)-ז60 פ.צצ/צשצ רחוב ניר, אזור התצשיה באר טוביה + דואר קריית מלאכי ת.ד. 1012 מיקוד 8310902