פרוטוקול מליאת המועצה מס' 4 · 08/04/2018

פרוטוקול ישיבת מליאת מועצה מיוחדת מיום 08/04/18

דו"ח הביקורת השנתי

מס' 4/2018

נוכחים: סיגל מורן - ראש המועצה

אביגיל יוסף - נציגת נבטים

רז קדמון - נציג להב

אילן קציר - נציג גבעות בר

טובי שור - נציג שובל

אדי תורג'מן - נציג תאשור

גוגי יצחקי - נציגת כרמים

עופר רימון - נציג חצרים

דורון יונאי - נציג בית קמה

סיני פסל - נציג משמר הנגב

גיא חדידה - נציג ברוש

נעדרים: איציק אבוטבול - נציג תדהר

גיל בנימין - נציג דביר

נציג חסר - נציג שומריה

משתתפים: הדרה גורפינקל - מנכ"ל המועצה

נועה לוין ריצ'קר- גזברית

נטע לי אביטל - תקציבאית

מנהלות בתי הספר - אוסי, מרים ואתי

עו"ד אורית הלוי- יועמ"ש

מחלקת חינוך - טל, עפרה, מיכל, מיכל

דרור קרוואני - מנכ"ל חכ"ל

לילך קולומבוס - ע. ראש המועצה

נועה - עיתון המועצה

נירית שרייבר - מבקרת המועצה

דו"ח הביקורת לשנת 2017 מציגה נירית שרייבר שופר – מצורף דו"ח הביקורת

נירית – מצגת.

נירית: מציגה את דו"חות הביקורת שנערכו השנה:

דו"ח בנושא מגרשי משחקים וכושר

דו"ח בנושא עבודת המליאה

דו"ח בנושא שפ"ח שעדיין לא הסתיים יוצג בדו"ח הבא בדיקת תלונת ציבור בנושא מכרז בגבעות בר – יוצג במליאה מסגרת הצגת דו"ח תלונות הציבור.

מודה לחברי המליאה שהתקשרו ושאלו שאלות לגבי הדו"ח לפני המליאה השאלות שלכם חשובות.

לגבי שאלה שנשאלתי בקשר לתקציר מנהלים אני מקבלת את ההערה שחסר תקציר והוא יוטמע בדו"ח של שנה הבאה.

בנושא מגרשי משחקים וכושר הוסבר כי בשנת 2016 נעשה שינוי בנושא האחריות לתחזוקת המתקנים עברה מהוועדים המקומיים למועצה. מנהל מחלקת תחזוקה הוסמך לבצע בדיקות חודשיות ושנתיות.

טובי: האם התהליך מחויב בחוק? האם המועצה מחויבת למענה?

דורון: התהליך מחויב המועצה לקחה אחריות במקום הועד המקומי ועושה זאת באמצעים עצמיים.

נירית: באופן כללי נראה שהבדיקות מתקיימות באופן סדיר.

נמצא כי לא כל מתקני הכושר הוסמכו, נמצאו מספר אי התאמות בין הנדרש לבין הבדיקות החודשיות. נמצא כי יש לעדכן את הנוהל של המועצה בנושא בהתאם לשינוי שנערך בשנת ,2016 יש להשלים את התיעוד בתיקים הידניים וכן להסיר מתקנים ישנים אשר נמצאים במשמר הנגב ואינם מתוחזקים. בעת ביצוע הביקורת לא נמצאה היערכות לנושא הנגישות אשר אמור להתקיים ב %80 מכלל הגנים עד .2021

בנושא עבודת המליאה: נמצא כי רוב החלטות המליאה חוזרות לדיון במליאה. נמצאו 4 החלטות (אשר אחת מהן חזרה במליאה זו) שעדיין לא חזרו לדיון. נמצא כי הפרוטוקולים אינם מפורסמים באופן סדיר וללא הנספחים אשר הינם חלק בלתי נפרד מהישיבה ונדרש לתקן נושא זה. נמצא כי נוכחות במליאה עומדת על כ- %72 בממוצע בשלוש השנים האחרונות וישנם חברי מליאה אשר לא הגיעו פעמיים ברצף וכי המועצה אינה שולחת מכתבים לחברים אשר נעדרו פעמיים כנדרש בצו המועצות.

טובי: ההיעדרות היא פעמיים ברצף?

נירית: כן. לאחר היעדרות של פעמיים ברצף נדרש לשלוח מכתב לחברי מליאה בכדי לא להגיע להיעדרות שלישית ברצף.

בנושא מעקב אחר תיקון ליקויים הוסבר כי מה שתוקן במהלך שנה זו מסומן בקטיגוריה של תוקן.

השנה בעקבות הסקר נכסים תוקנו ליקויים בדו"ח בנושא גבייה וכן עם כניסת מנהלת חדשה תוקנו ליקויים בנושא רישוי עסקים.

רז: שאלתי בקשר לתאריך לתיקון למה תשובת מנהלי המחלקות לא מגיעה עם תאריך לתיקון?

נירית: התהליך הוא יותר מורכב ממתן תשובה כתובה של המנהל עם תאריך. עם העברת טיוטת הדו"ח ישנה עבודה רציפה עם המנהל האחראי לתיקון הליקויים. ותהליך שלם לתיקון במהלך כל השנה. לדוגמא בנושא מבואות הנגב הדו"ח שהוצג בשנה קודמת מתקיימות ישיבות רוחביות מספר פעמים בשנה. הנושא של תיקון הליקויים במבואות יוצג בהרחבה בדו"ח הבא.

נירית מבקשת להודות לחברי וועדת הביקורת

סיגל – מבקשת להודות לנירית

המליאה מאשרת את המלצות ועדת הביקורת לדו"ח הביקורת השנתי - פה אחד אין מתנגדים

רשמה: הדרה גורפינקל