פרוטוקול ביקורת מס' 0

מועצה אזורית גדרות

עעורת, דב עמק עורק מיקוד: 76858

רב קוו': 08-8549100 פקס: 8549124-אָס

500 אראראר

230

פר יל ת ביקורת 13.5.18

נוכחים: ירון סלומון - יו"ר הועדה, גיורא רחמילביצ - חבר הועדה

השתתפו: טוביה ישמח - גזבר ומזכיר המועצה

נעדר: גרי ארזואן - חבר הועדה

1) הוועדה התכנסה לדיון בדו"ח הפנימי של מבקר המועצה לשנת 2017.

הדו''ח עוטק בשלושת נושאים:

א. טיפול בכלבים ע'יי המחלקה הוטרינרית

ב טיפול בחלקות קבר שמורות

ג. | הנחות בארנונה

2 מבקר המועצה עוב את עבודתו לטובת תפקיד בעירית רחובות מיד לאחר הגשת הדוייח ואינו נוכח בדיונים. בימים אלו מסתיימים השלבים האחרוניט של בחירת מבקר/ת פנימי/ת חדש/ה.

3 הועדה רואה בחיוב את הערתו של המבקר על שיתוף הפעולה המלא לו זכה מעובדי המועצה המבוקרים ועל פעילות המועצה לאימוצ המלצות הביקורת ונקיטת צעדים דרושים לתיקון הליקוייט והפקת לקתים עוד במהלך הביקורת.

א טפול בכלבים

הביקורת העלתה ממצאים שונים והמלצות בנושא מערך הטיפול בכלבים ולהלן פירוט עיקרן, התייחסות הגורמיסם האחראיים במועצה ו/או תוצאות טיפולם ביחס לממצאים:

1 שירותי לכידה והסגרת כלבים

א התקשרות עס ספק לשירות לכידת כלבים - כבר בחודש יוני 2016 פורסט מכרז חדש לשירותי לכידת כלבים ונחתט הסכם עם הזכיין שנבחר (2.10).

ב. היעדר בקרה על שעות עבודת ונוכחות הלוכד - נתקבלה הצעת מחיר ונבדקת

האפשרות להתקשרות לשירות תוכנת החתמת שעון נוכחות טלפוני שתשמש גס את עובדי לוכד הכלבים וגם את הווטרינר עצמו (2.10.1),

ג. | קושי בזמינות הלוכד וקריאות חירום - למרות שהיקף פעילות הלוכד הוגדלה

משמעותית לאחרונה, בדומה למבוצע ברשויות אחרות עדיין אין כיסוי רציף ומלא של שירותי הלכידה עקב מגבלות התקציב. מבצעים מיוחדים להפחתת/דילול התופעה מתבצעים מעת לעת בהצלחה חלקית. ימי עבודת הלוכד אינם קבועים ומתתלפיט משבוע לשבוע לפי תוכנית עבודה גמישה.

קריאה "דחופהיי ללוכד בעת זיהוי כלבים בשטח בדייכ אינה יעילה שהרי עד להגעת הלוכד לשטח הכלבים נעלמים מהמקום. לאחרונה הוחלף הלוכד ועד

7

3

8 כפר אביב 6 כפר מרדכי 8 מישר 6 משגב דב ₪6 עשרת ‏ 6 שדמה

מועצה אזורית גדרות

צשרת, דב צמק שורק מיקוד: 76958

רב קוו': 08-8549100 פקס: 25(

101 יאר

0 6 082

כח וה החדש מבצע עבודת טובח בחרבה ותוצאות השינוי *יבחנו לאחר מספר שבועות (2.10.2-3).

ד היעדר בקרה / תיעוד על לכידות כלבים בוּמן אמת, בנוגע למיקום ושעת ביצוע העבירה, לצילום כלבים משוטטים ולתיאור כללי של כלבים שנלכדו - הוחל בשימוש בטופס הדיוות חייעודי שנערד ע"י המבקר והכולל צילומים. וטרינר המועצה הונחה להקפיד על קבלת דיווחים פרטי מיקום ומועד העבירה. בעיית ויהוי נוצרת רק במקרה של תמונה (ולא מזיהוי שבב) ובמקרה כוה אין משמעות לתיאור כללי כנדרש ולא ניותן להסתמך עליו לצורך החטלת קנט (2.12).

הוועדה ממליצת על צירוף הדיווח הנ''ל בצמוד לדוי/ח תנוכחות של הווטרינר.

ה. היעדר בקרה להטלת קנטות על כלב המועבר להסגר, שחרור כלבים מהסגר

ללא אטמכתא בכוזב מחווטרינר, שחרור כלבים בלתי מסומנים ו/או בלתי מחוטנים - וטרינר המועצה העביר הנחייה בכונב לתחנת ההסגר להעברת פרטי בעלי הכלב למועצה בטרם שחרורו לצורך הטלת קנט על ידה (2.12), שחרור כלב ללא אטמכתא בכתב חינו נדיר וגם אז נשמר תיעוד השחרור הטלפוני 2.132 נקבע בנוחל עבודה כי לא ישוחרר כלב בלתי מחוטן/מטומן (2.13.2-4).

ה היעדר מעקב מטפק אחר הסגרת כלבים נושכים - המעקב והבקרת מבוצעות ע'יי הווטרינר עצמו שאף מדוות באופן רביף למשרד הבריאות (2.18).

קנסות

א. שיהוי בהחלטה על הטלתת קנס בגין אי ביצוע חיטון ובהפקה/משלות הודעות

קנט לגביהן הוחלט - תוקן וגובש נוהל הקובע החלטה על חטלת קנט לאחר 60 ימים במתן החיסון (2.3) והקפדה על הוצאת הודעות קנט בסמוך (ועד 60 ימים) ממועד ביצוע העבירה (2.2),

הוועדה מדגישה חשיבות משלוח הודעות הקנס באמצעות דואר רשום מהיר ואישור מסירה.

ב. ניסוח חלקי וחסר של הודעות קנט - תוקן ופרטי מועד ביצוע העבירה, שם

הישוב בו בוצעה והמועד החוקי הנדרש לחיסון הוספו להודעת הקנט (2.4).

ג. ניהול ידני של רישום קנטות - לא נמצאה בשוק תוכנה ליעודית להפקה וניהול

קנסות המתאימה למועצה. המועצה תבחן אפשרותת הומנת פיתוח תוכנה כזו (2.5.1) כמו גם תוכנה לניהול תוכורות אוטומטיות (2.5.4). התובע העירוני הונחה ליידע/לכוזב גס את ווטרינר המועצה בכל החלטותלו לביטולי קנסות בעלי חיים (2.5.3) וכן יוטיף לנוהל העבודה קביעה כי כל בקשה שתתקבל (חין ישירות אצל התובע העירוני וחן באמצעות המועצה) לביטול קנט תחייב קבלת התייחסות הווטרינר הכוללת את הנתונים בעניין אופן זיהוי הכלב ושיוכו לבעלים, אסמכתא לביצוע העבירה, מועד חיסון אחרון, מועד תשלום רשיון, עבירות מתמשכות/הוזרות.

ד הטלת קנטות ללא אטמכתאות מטפקות - הכשל קיים במקרת של קנט שהוטל על סמך צילום (ולא על סמך קריאת שבב) ומדובר במקרים נדירים. בשנה האחרונה לא נמצאו קנסות שגויים (2.6),

אכיפה

א. מיעוט/היעדר פעולות אכיפה - הוגברו פעולות האכיפה ותיעוד פניות/התראות

לתושבים באמצעות מסרוניס (15א5) ודואר רשום (2.1). כיום כל חוב בגין

68 כפר אביב 8 כפר מרדכי % מישר 6 משגב דב 6 עשרת ₪6

8

3

שדמה

ע\

מועצה אזורית גדרות

צשרת, דג צמס שורק מיקוד; 16858

רב קוו': 08-8549400 פקס: 08-8549124

80 את

0 מ

קנסות שאינו משולם במועד עובר לטיפול משפטי. נתוני הגביה בנושא מצביעים על שיעור גביח של 77% מהקנסות שהוטלו מאז שנת 2010 ושיעור גביה של % מהקנסות שהוטלו מאו שנת 2017 (גביית חובות שנים קודמות)

(2.9).

הוועדה מבקשת לקבל נתונים מפורטים בעניין - מספר הכלבים הרשומים במועצה, שיעור המחוסנים, שיעור בעלי הרשיון, מספר הפניות בשנה לבעלי כלבים לחדשי רשיון או להמציא אישור חיטונים וכיוציים.

ב. חיעדר בקרה לרישום/ביטול קנסות במחלקת בגביה - כיום שתי המחלקות

פועלות בשיתוף פעולה והווטרינר מקבל דו''חות תקופתיים בנוגע לסטאטוס הטיפול בקנסות שהוטלו (2.7).

ג. אי חיוב תוספת פיגורים וריבית - תיבדק תמיכת מערכת המחשוב בהוראות

חוק העבירות המנהליות והדרך להסדרת חיובי פיגורים/ריבית כנדרש וכן תיערך בדיקה משפטית בעניין (2.8).

4. מנחלי וכללי

א. פיקוח חסר על עבודת הווטרינר - בעת עבודת חוץ יידרש הווטרינר להחתים

טלפונית את כרטיס הנוכחות, יצרף לדוייח הנוכחות החודשי דיווח על פגישות וסיורים מקצועיים (כולל מיקום וזהות הנוכחים בפגישה) וכן ינהל וימציא דו"ח חצי שנתי המפרט ומתעד את ביקוריו המקצועיים שמבצע מחוץ לתחום המועצה עבור המועצה האזורית גדרות בלבד (2.16).

ב. היעדר אצור ייעודי לשחרור כלבים - נראה כי באזור כפרי, כדוגמת גדרות,

ולאור ההשקעה הנדרשת לכך, הדבר אינו בראש טדרי העדיפות ויישומו יידחה עד לאחר הטיפול בשאר הנושאים שעלו בביקורת (2.15).

הועדת ממליצה לזמן את ד//ר הרשקוביץ בפני מליאת המועצה להצגת פעילותו הכללית ולהתייחסויות לשאלות שיעלו בתחומי תפקידו.

ב מלקומ קבר שמובות

הביקורת העלתה ממצאים שונים והמלצות בנושא הטיפול בחלקות קבר שמורות ולהלן פירוט עיקרן, התייחסות הגורמים האחראיים במועצה ר/או תוצאות טיפולם ביחס

לממצאים:

1

היעדר נוהל עבודה מחייב - המועצה בשלבים סופיים של גיבוש נוהל עבודה מחייב ודף מידע לתושב הכוללים מידע והנחיות בנושא הליך קבורה, חלקות קבר שמורות, הקסמת מצבות, עבודת קבלני חוצ, מניעת מפגעים ומכשוליס ועוד (2.1).

המסמכים הני'ל יפורסמו באתר האינטרנט של המועצה (2.2.3),

הוועדה מנחת את מזכיר המועצה לשלוח הנחיות אלו גם לוועדים המקומיים והאגודות החקלאיות.

הטרת מכשולים קיימים מחלקות שמורות - אחראי בית העלמין ביצע מיפוי באשר

לחלקות חסרות הנגישות ושלח מכתבים להסרתן או לאחריות המשפחה עליהן לאחר 0 2.1

מניעת הצבת מכשולים חדשים בעתיד - הקפדה על עבודה בתתאם לנוהל המחייב בשילוב פיקוח ובקרה שוטפת בשטת בית העלמין והתקנת מצלמות בשטח ימנעו קיום מכשוליסם בעתיד (2.2.2),

8

> הדרום 6 כפר אביב ‏ 6 כפר מרדכי ₪ מישר ₪6 משגב דב 6 עשרת 9 שדמה

ש מועצה אזורית גדרות 8

עשרת, דב צמס שורק מיקוד: 76858

רב קווי: 08-8549100 פקס: 08-8509424

| ותגוז 1001 אוראר

00 0329

עה

4 עידוד בחירת קבלן חפירות פרטי המוכר ע"י המועצה - המועצה אינה מעוניינת בהמלצה על קבלן ספציפי, יחד עס זאת פרטי קבלן המועצה יימטר טלפונית לכל דורש (2.3).

5. הטכס המועצה עם קבלן חפירות - מבוצעת בדיקה ואיתור הסכמים דומים

ברשויות מקומיות אחרות (2.4),

6. היעדר קבורת לילה - נשלחה בקשח ממונח על הקבורה במשרד לשירותי דת

לקבלת הנחייתס בעניין בטרם גיבוש מדיניות במועצח (2.5).

ג. הגתות בארגונת

הביקורת העלתה ממצאים שונים והמלצות בנושא הטיפול בחלקות קבר שמורות ולחלן פירוט עיקרן, התייחסות הגורמים האחראייס במועצה ו/או תוצאות טיפולם ביחס

לממצאים :

1. היעדר בקרה על הזנות עובדת הגביה, בקרה על מתן הנחח לניצולי שואה ובקרה

על מתן הנחות למפרע - הדבר נובע מהיקף כ"א המצומצם במחלקה. מתנהלים בדיקות ומגעים לעיבוי היקף כוח האדם ובינתיים אחראית עובדת הגביה להעביר בכל חצי שנה לבדיקת גזבר המועצה דו''ח של פירוטי כל פקודות הזיכוי שבצעה בתקופח זו (2.1, 2.8.3, 2.19).

2 היעדר מבחני משנח לזכאים בארנונה - מדיניות המועצה מקורה בהחלטת מועצה שהחליטה שלא להגדיר מבחני משנה ולצמצם בהנחות אלא להעניק את שיעור ההנחה המקסימלי הקבוע בחוק, ואת למעט מבחן בעלות/שכירות נכט במקרה של הנחת מבחן הכנסה. עובדת הגביה הונחתה לביצוע מבחן משנה (מבחן הכנטה)

כחוק ביחס להנחת אזרח ותיק שעדיין עובד (2.2).

3 חוטר הקפדה על הגשת בקשות בספסים ייעודיים בצירוף כל הנדרש בהם - הליקוי תוקן ויש הקפדה על הגשת הטפסיט והתצהירים חנדרשים (2.3, 2.6, 2.7.3),

4. מתן הנחות לתקופות ארוכות מהנדרש - כיום מבצעים הפקודות באופן ידני על פי

התאריכים הנקובים במסמך ותוקף ההנחה מוארך רק בעת הצגת אטסמכתא על כך 049

5. קידוד כפול במערכת הגבייה חליקוי תוקן וקוד שתי חקבוצות אוחד (2.5),

| 6. אישור הנחת בנין ריק והנחות לעסק שלא ע"י הגורם המוטמך וחשש לקביעת זכאות הנחה שגויה - תוקן ובקשות אלו מועברות לאישור וועדת הנחות (2.7.1,

2) ומתקיימת הפרדה בין טוג הנחה זו להנחה בגין נכט שאינו ראוי למגורים

(2.7.2).

7 היעדר קידוד נפרד ובחינה לקביעת השטח להנחה לניצולי שואה - תוקן וניצולי שואח מקבלים חנחה בגין השטח לפי מספר הנפשות עליו מצהירים בעת הגשת הבקשה. לשם הנוחות המיחשובית הקידוד אכן משותף עם הנחת אסיר ציון ושמו ''ניצולי שואה/אסיר ציון" ושיעורו זהה ולא נמצא טעם מחותי לשנות (2.8.1-2).

| 8 חשש לאי מיצוי וכאות להנחה לנכים - הקבצים אינם נמשכים מנתוני המוסד | לביטוח לאומי שגם מועדים לגרום לשגיאות במערכת וגם גרמו לויכוחים עס נכים [

שסירבו להנחה אוטומטית. נדיר שנכיס אינם מודעים ודורשים את וכאותם להנחחז מיד במועד אישורה (2.9).

הוועדה ממליצה על ייזום פניית לנכים הכלולים ברשימות חמלייל שאינט / מקבלים הנחה במועצה וליידע אותם על זכאותס המותנית בהגשת בקשת.

א

<?% הדרום 8 כפר אביב 9% כפר מרדכי 8 מישר 68 משגב זב ₪ עשרת 6 שדמה

בוו הפמוקקהתקוועקו,

.10

.1

.2

.3

.14

.5

.6

מועצה אזורית גדרות

עשרת, דב עמק שורק מיקוד: 76858

רב קווי: 08-8549100 פקס: 08-8549124

ה

ג 6 ל 2 סרד

חוסר התאמה בין שיעור ההנחה לקוד עילת הוכאות - הליקוי תוקן וניתנת הנחה לפי החוק והתקנות בלבד (2.10),

חשש למתן הנחה שגויה למקבל הבטחת הכנסה - הופק דו"ח ממנו נלמד כי קיימת כיום הנחה אחת בלבד שניתנה בשנת 2006 ונתבקש ייעו\ משפטי באשר לצעדים הנדרשים מצד המועצה בעניין (2.11).

חשש לחריגה מסמכות במתן הנחה לקופות חולים - לא ברורה הערת הביקורת.

התעריף הראשוני לחיוב הינו מעל המינימום חנדרש לסיווג זה ומתן הנחה אינו מקטין את התעריף אלא את החיוב (2.13).

אי ביטול הנחה לאחר פטירת +כאי - אחראית הקבורה מדווחת למחלקת גביה על כל מקרה קבורה לצורך הפטקת הנחות, הוראות קבע וכיוצ''ב. לאחר תום ה- 30 מתבצעת פניה ליורשים (2.14).

מתן הנחות למרות אי הסדרת חוב קיים ואי ביטול הנחה לחייבים בסוף השנה -

כיום לא מוזנות הנחות ללא הסדרת חוב קיים (2.15). לקראת סיום שנה יופק דו"ח שמפרט את הנכסים שזכו להנחה ועדיין מוצג לחובתס חוב וחנייל ייבדקו באופן פרטני וההנחת תימחק לפי הנדרש (2.16),

חריגה בשיעור ההנחה המותרת לנוקק והגבלת ההנחה לנכס אחד בלבד - אכן ניתנה בטעות ובאופן חד פעמי וחריג הנחה בשיעור חריג. בעקבות הביקורת ועדת הנחות מקפידה על שיעורי ההנחה המקסימליים המותרים בחוק (2.17). כיום לא מוזנות הנחות עבור יותר מנכס אחד לוכאי (2.18).

מתן הנחות משוקללות לניגוד לתקנות ההנחות - תוקן ולא ניתנות הנחות משוקללות ללא הנחיית עו"ד (2.20),

חוק עור לקביעת הנחות - לא נקבע מנגנון להנחה בכללי הרשויות המקומיות

(ביוב) ובחוק עזר לסלילת כבישים ומדרכות ולא ברור מדוע מומלף על מנגנון כזה 2

על החתום,

2%

ירון סלומון

יו"ר הוועדה

הדרום ‏ 6 כפר אביב ‏ 6 כפר מרדכי - ₪6 מישר ‏ 6 משגב זב 68 עשרת

7

6 שדמה