פרוטוקול וועדת ביקורת דוח 35 מיום 19.9.2024
1
פרוטוקולוועדת ביקורת
מיום 19.9.2024
משתתפים
אורן צור יו"ר וועדת הביקורת
אמירה משה חברת וועדה
אייל פבזנר חבר וועדה
יוכי דהן מבקרת העירייה
אורטל אדיב עובדת ביקורת
סיון לקרב מנהלת מח' או"ש ונהלים ומרכזת וועדת הביקורת
נוכחים נוספים: נעמי שוחט - גזברית העירייה, שם טוב שמבי- מנהל אגף הכנסות, חיים מסורי- מנהל מח' גביה
יועץ חיצוני - תומר
נושא הדיון: דו"ח מבקרת העירייה, מס' 53, לשנת 3220 - פרקים א, ב, ג
2
מהלך הדיון
פרק א'- דוח ביקורת בנושא אכיפה מינהלית
משתתפים: נעמי שוחט, שם טוב שמבי, חיים מסוורי
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
22 1
פרקא' - דוח ביקורת בנושא אכיפה מינהלית
נהלי עבודה
לא קיימים נהלי עבודה המסדירים את תהליכי העבודה הנדרשים להתבצע באגפי
העירייה בנושא האכיפה המינהלית לרבות:
- תיאור תהליכי העבודה הנדרשים להתבצע.
- פירוט הבקרות שיש לבצע בכל תהליך עבודה, לצורך צמצום הסיכונים ומניעת טעויות אשר ייגרמו לפגיעה בשירות לתושב ואף לנזק כספי ותפעולי.
- תחומי האחריות של כל אחד מבעלי התפקידים העיקריים המעורבים בתהליך ועוד.
תוקן מנהל אגף הכנסות: קיימים נהלי עבודה
המפורסמים במערכת הנהלים העירונית.
לא מפורסמים לציבור
24 2
מערכות המידע הממוחשבות
המערכת הממוחשבת אינה כוללת מידור הרשאות ובקרות ממוחשבות על פעולות המבוצעות במערכת על ידי עובדי מחלקת הגבייה. כך לדוגמא, עובדים רבים יכולים
לבצע במערכת פעולות אשר ימנעו טיפול בחובות, כגון:
- שינוי סטאטוס חוב שלא כדין לצורך מניעת טיפול בחוב בתהליכי אכיפה.
- תיקון או ביטול חיוב שנעשה לתושב לצורך הסתרת החוב.
- רישום הנחה לתושב מבלי שאושרה כדין לצורך הקטנה או הסתרת החוב.
- שינוי פרטי מחזיקים בנכס לצורך העברת חובות לגורמים מולם לא ניתן לבצע אכיפה ועוד.
תוקן מנהל אגף הכנסות: ביצענו חשיבה
בנושא, הנושא תוקן במלואו כולל
היסטוריה של הפעולות, סודר עפ"י
מדורים.
3
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
הביקורת ממליצה על הגבלה ומידור הרשאות העובדים במחלקת הגבייה בהתאם לצרכי עבודתם, תוך יצירת תהליך הכולל בקרות הדדיות בין עובדי המחלקה.
25 3
עוד נמצא בביקורת, כי למרות שמחלקת הגבייה אחראית על גביית רובם המוחלט של הכנסות העירייה, במחלקה לא פועלת יחידת בקרה האמונה על הפקת דוחות לאיתור פעולות המונעות טיפול בחובות או פעולות חריגות ובדיקת המסמכים והסיבות לרישום אותן הפעולות.
לא תוקן המלצת הוועדה: הקמת יחידת בקרה
באגף ההכנסות
27 6
ניהול תהליכי האכיפה
מעיון בטיוטת סרגל האכיפה עולה, כי סגל האכיפה אינו מסדיר את פעולות האכיפה שיש לבצע בשלב האכיפה המינהלי ופרקי הזמן המקסימאליים שיחלפו בין שלבי האכיפה.
תוקן מנהל אגף הכנסות: הודעות נשלחות
לתושבים, שולחים גם במייל
30 8
חברת הגבייה החיצונית
זמן ההמתנה לקבלת שירות פרונטאלי כפי שנקבע במכרז דורש המתנה ממושכת של התושבים (חצי שעה לקבלת שירות).
מנהל אגף הכנסות: בפועל אין קהל אצל
חברת הגבייה החיצונית.
30 9
בביקורת נמצא, כי חברת מ. אינה מפעילה מערכת ניהול תורים פרונטאלית המאפשרת בחינה של זמני ההמתנה וסדר נאות לתור לתושבים המבקשים לקבל שירות.
בשל היעדר מערכת לניהול תורים, לא נעשית בקרה אחר עמידת חברת מ. בזמני ההמתנה שנקבעו במכרז (עד ל- 30 דקות לקבלת שירות) והחברה אינה מעבירה דוחות בקרה חודשיים, כמחויב במכרז.
31 10
חברת מ. לא מגישה לעירייה דוחות בקרה המפרטים את זמני ההמתנה של התושבים המבקשים לקבל שירות טלפוני מעובדי האכיפה המינהליים, שיחות ננטשות ועוד.
בביקורת נמצא, כי במשרדי האכיפה המינהלית של חברת מ. לא קיימת מערכת בקרה לבחינת זמני ההמתנה לשיחות הטלפוניות המתקבלות מתושבים.
4
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
34 11
גבייה מתושבים
למרות סכומי הגבייה הגדולים של המזומנים והשיקים הנעשים על ידי חברת מ., העירייה לא קבעה לחברת מ. נוהל המסדיר את תהליך הגבייה, שמירה והפקדת המזומנים והשיקים.
נוהל כאמור נדרש לקבוע, בין היתר, את אופן שמירת המזומנים והשיקים, תדירות הפקדת המזומנים, סכום הגבייה המקסימאלי המחייב הפקדה בבנק ועוד.
תקין
יו"ר הוועדה- מדוע לא מוציאים
התרעות בסוף כל שנה על חיובי חינוך
למשל?
גזברית- הייתה בעיה ספציפית עם
עובדת שלא תיפקדה ולא הוציאה
חיובים. כמו כן הייתה תכנת רישום
תלמידים אשר לא התממשקה עם
הגזברות. השנה אנחנו מתקנים, עובדים
על הכנסת מערכת עם ממשק למערכת
הגזברות.
מנהל אגף הכנסות- כל כסף שמתקבל
בחברה מבוטח, קיים נוהל פנימי של
החברה
36 12
קנסות
בביקורת נמצא, כי מחלקת הגבייה מקבלת מדי חודש דוחות נוכחות של עובדי חברת
מ. על מנת לוודא כי החברה עומדת בתנאי ההסכם בנושא כח האדם המסופק על ידי
חברת מ. .
הדוח כולל קבלת דיווחי נוכחות לבחינת כח האדם אשר עבד עבור העירייה, לרבות שעות העבודה בפועל של העובדים, תשלומי השכר ועוד.
יצוין, כי בין השנים 2022-2020, הביקורת מצאה תיעוד לקנסות או קיזוזים שנעשו לחברת מ. בפועל בשל מקרים בהם עובדים לא התייצבו לעבודה באופן קבוע במהלך חודש העבודה.
תוקן
מנהל אגף הכנסות- ניתנו קנסות ודוחות
ובודקים באופן סדיר.
36 13
בהתאם למסמכים שהועברו לביקורת, בשנת 2016, במהלך התחלת עבודת חברת מ עם מחלקת הגבייה של העירייה, החברה סיפקה לעירייה מנהל גבייה אשר לא קידם את גביית החובות כנדרש והוחלף בעקבות דרישת סגן מנהל אגף הכספים.
תוקן
5
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
ביום 7.9.2017, סגן מנהל אגף הכספים התריע כי גם לאחר החלפת מנהל הגבייה חברת מ. לא סיפקה לעירייה את מספר העובדים הנדרש בהסכם ובשל כך, לא היו בידי החברה ומנהל הגבייה מטעמה כלים מספקים לקידום גביית החובות של העירייה.
בהתאם למייל ששלח סגן מנהל אגף הכספים, בשל אי אספקת כח האדם הנדרש, פעולות הגבייה נעשו בפועל על ידי צוות עובדי העירייה ולא על ידי עובדי חברת מ.
מהמסמכים שהועברו לביקורת מסגן מנהל אגף הכספים עולה, כי לאורך כל השנים 2019-2016, חברת מ. לא סיפקה לעירייה את כח האדם הנדרש, עובדים אשר לא הגיעו לעבודתם, לא הוחלפו, ובשל כך, לא נעשתה עבודת גבייה ואכיפה נאותה.
יצוין, כי לאורך כל השנים כאמור, לא הוטלו קנסות על חברת מ. בשל הפרות החוזה, ועבודת החברה לא הופסקה למרות חוסר שביעות הרצון המתמשך.
37 14
ביום 1.12.2019, סגן מנהל אגף הכספים שלח לחברה מכתב בו קבע, כדלהלן "מזה תקופה ארוכה מאוד שאיוש תקני כח האדם במשרדכם המספק שירות לעיריית חדרה נמצא בחוסר קבוע וזאת למרות פניות חוזרות ונשנות שלנו בנושא.
בהתאם לחוזה הקיים ובהתאם לאמור לעיל הרינו להודיעכם על חיוב/קיזוז מתשלום העמלות החודשי בסכום של 345 אש"ח לתקופה שבין 1.2.2016 ועד 30.11.2019 ."...
37 15
בהתאם להתכתבויות שהועברו לביקורת, לאחר משא ומתן עם הספק, ביום 3.2.2020 , גזבר הרשות דאז, סיכם עם חברת מ. על קנס בגין אי אספקת עובדים בסך 221 אש"ח עבור השנים 2019-2017 (28 חודשים* קנס בסך 7.5 אש"ח ביום ובתוספת קנס בסך 11.2 אש"ח בשל היעדרות מנהל האכיפה במשך 32 ימי עבודה 350 ₪ ליום היעדרות הביקורת מציינת כי למרות הקנס הכספי הגבוה שהוטל על חברת מ., קיום בקרה שוטפת וקבלת דיווחים חודשיים הייתה מאפשרת תיעוד מלא ומפורט של עבירות הספק, ללא יכולת לחלוק על טענות העירייה, אכיפה של העבירות בזמן אמת לצורך שיפור השירות והטלת קנסות בסכומים גבוהים יותר.
40 16
אכיפה מינהלית
במערכת הממוחשבת של העירייה לא קיים ניהול של סטאטוס הטיפול בכל חוב, בהתאם לשלבי האכיפה שנקבעו בסרגל האכיפה (מכתב התראה ראשון, שני, עיקול בנק וכו').
לא תוקן המלצת הוועדה: הקמת יחידה בקרה
באגף הכספים שתאכוף ותבקר.
6
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
יצוין, כי החובות אשר הועברו לטיפול חברת מ. מנוהלים במערכת ממוחשבת נפרדת של החברה בה כן נרשם סטאטוס הטיפול בחובות. עם זאת, המידע כאמור אינו מועבר למערכת העירונית (לא באופן ממוחשב ולא באופן ידני) ולא מופקים דוחות בקרה מהמערכת כאמור.
41 17
בהיעדר ניהול מידע כאמור לגבי סטאטוס הטיפול בחוב, הבקרה אחר המשך הטיפול בחובות נעשית על ידי סגן מנהל אגף הכספים באופן ידני.
43 18
טיפול ראשוני בחובות
בביקורת עלה, כי מחלקת הגבייה (באמצעות חברת מ.) שולחת 2 מכתבים ראשונים לכתובת מגורי הארנונה של התושב.
בשל משלוח 2 ההודעות למגורי התושב (ולא לכתובת משרד הפנים כמחויב בחוק העירייה נדרשת לשלוח לתושב דואר נוסף לכתובת המעודכנת במשרד הפנים אשר יחשב כמשלוח הודעה שנייה.
התנהלות כאמור מגדילה את משך זמן הטיפול בחובות עד להתחלת פעולות האכיפה המינהליות.
תוקן
היום עובדים עפ"י משרד הפנים
ובודקים
45 20
איתור חייבים
חברת מ. לא מבצעת פעולות איתור חייבים ופעולות לאיתור מקומות עבודתם, ולא מגישה בקשות לקבלת מידע ממאגרי מידע ממשלתיים (כגון ביטוח לאומי וכו').
בשל היעדר קיומן של פעולות לאיתור מקומות העבודה של החייבים, במקרים רבים לא מבוצעים עיקולי שכר החייבים ועיקולים נוספים אותם מוסמכת העירייה לבצע בהתאם לפקודת המיסים.
תוקן
מנהל אגף הכנסות: החברה לא יכולה
לבקש מידע ממאגרי מידע, יצרנו
מנגנונים שונים לשימוש במערכת על
מנת להשיג מידע רלוונטי. בעבר היו
חובות ישנים שמטופלים. החל מ2016
הכל מתועד
46 21
מחלקת הגבייה אינה מפעילה חוקרים לאיתור חייבים או לאיתור נכסים של חייבים לצורך עיקולם בשלב האכיפה המנהלי. יצוין, כי סגן מנהל אגף הכספים מפעיל חוקרים המועסקים על ידי חברות האכיפה המשפטיות, רק בשלב המשפטי.
47 22
עיקולי צד ג
במדגם הביקורת עלה, כי מלבד פעולות עיקול של חשבונות בנק, חברת מ. אינה נדרשת ואינה מבצעת פעולות אכיפה כלפי צד ג'.
יצוין, כי בהתאם לנמסר לביקורת, למרות שבמדגם לא נמצאו פעולות אכיפה כאמור, כנגד עסקים נעשים פעולות עיקול של כספי מיסים.
מנהל אגף הכנסות: בנקים ומערכות
אשראי- עובד מצויין. שאר הדברים
נעשים ע"י עורכי הדין
7
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
בנוסף, במקרים בהם מתגלה לחברת הגבייה, באופן מקרי, מקום עבודת התושב או מתגלים באופן מקרי כספים של התושב הניתנים לעיקול, נעשות פעולות האכיפה, בכפוף לאישור העירייה.
54 24 ממדגם הביקורת עולה, כי חובות העבר של התושבים לא הועברו לאכיפה משפטית ואינם מטופלים כלל.
54 25 מדגם הביקורת העלה, כי עיקולי הבנק נעשים בתדירות משתנה (לרוב בין 2-1 פעמים בשנה) ולא קבועה ולעיתים אף לא נעשים עיקולים במשך שנה.
56 26 פעולת עיקול הבנק נעשית בפנייה ל- 8 הבנקים הגדולים ביותר בלבד ולא לבנקים נוספים, במקרים בהם לא נתפס חשבון הבנק של התושב החייב.
תוקן מנהל אגף הכנסות: לא מתבצע בשלב
א', רק בשלב ב' של התהליך- אם לא
נמצא חשבון הבנק.
57 27
יצוין, כי גם במקרים בהם בוצעו עיקולי חשבונות בנק ונתפסו לתושב החייב כספים נמצא כי למרות שכל עיקול פעיל ל- 3 חודשים בלבד, העיקולים אינם מחודשים מדי 3 חודשים
57 28
לא קיימות הנחיות של העירייה לחברת הגבייה המסדירות את משך זמן הטיפול המקסימאלי עד להעברת החובות לאכיפה משפטית.
מנהל אגף הכנסות: רוב החובות שלא
הצלחנו לגבות עוברים לאכיפה משפטית.
58 29
עוד נמצא, כי למרות שבהליך האכיפה המינהלית נעשים רק עיקולי בנק, גם במקרים בהם לא נתפסו חשבונות בנק לתושב או שלא נתפסו סכומים משמעותיים לתושב, החובות נותרים באכיפה מינהלית במשך שנים רבות ולא מועברים לאכיפה משפטית.
60 30
עיקול מטלטלין
למרות הסמכות הקיימת לעירייה בפקודת העיריות לבצע עיקולי מטלטלין הן ברישום (לצורך הרתעה) והן בפועל (לצורך אכיפה וגביית החובות), בפועל לא מבוצעים עיקולי מטלטלין.
63 31
תשלום לחברת הגבייה
בביקורת עלה, כי מנהל מחלקת הגבייה אינו מפיק באופן עצמאי את דוחות האקסל המפרטים את הסכומים שנגבו על ידי חברת הגבייה. כמו כן, בדיקת הדוחות נעשית באמצעות בקרות מדגמיות בלבד.
מנהל אגף הכנסות: מנהל מח' הגבייה
מקבל את הדוחות מחברת הגביה.
מתבצעות התאמות בנקים.
70 36 חובות ישנים
8
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
חובות שלא נגבו
מדגם הביקורת המפורט בפרק 5.4 לדוח העלה, כי חלק מחובות העבר אשר נוצרו עד לשנת 2015, אינם נמצאים בהליך אכיפה מינהלי או משפטי ובשל כך אינם מטופלים כלל.
מנהל אגף הכנסות: לפני 7 שנים היה
מבצע לגביית חובות עבר
70 37
לא קיימת חסימה מיכונית במערכת הממוחשבת לשינוי סטאטוסים לחובות. בהיעדר חסימה כאמור, כל אחד מעובדי הגבייה מורשה לשנות סטאטוס טיפול בחוב. באופן האמור כל אחד מעובדי מחלקת הגבייה מורשה לשנות סטאטוס טיפול בחוב, ובכך לגרום לאי טיפול מינהלי/משפטי ואי גביית החוב.
תוקן
פרק ב'- מיצוי הכנסות בתב"רים
משתתפים: נעמי שוחט
מהלך הדיון:
יו"ר וועדת הביקורת: על מנת למצות הכנסות מתב"רים, שזו שאיפתנו, האם קיימת פונקציה \ מנהל פרויקט שעוקב אחר ההרשאות\קולות קוראים ואחר סגירת
הפרוייקט וההכנסות?
גזברית: ישנם מקרים של הרשאות ממשרד התחבורה למשל, שהמשרד החליט שמשנה מסויימת כל ההרשאות שלא נוצלו מבוטלות, ההחלטה השרירותית שלהם גרמה לרשות להפסדים רבים. ההרשאות מנוהלות במחלקות המקצועיות (כגון מח' מבני ציבור), החשב מיודע והניהול תחת מח' תקציבים.
תומר- יועץ: רשויות שממשות את ההרשאות מהר, יקבלו יותר.
9
גזברית: ההרשאות מחייבות לרוב במאצ'ינג. העירייה כרגע מתעדפת, ע"י ראש העיר מכספי הפיתוח, שבשנתיים האחרונות ההכנסות היו נמוכות. לעיתים חסר המאצ'ינג העירוני ואז לא מתחילים את הפרויקט.
הנושא עובד טוב בעיקר בפרויקטים גדולים.
יו"ר וועדת הביקורת: אני רואה שהתכנון ההנדסי לא מיטבי, כל פעם יש שינויים תקציביים לפרוייקטים.
גזברית: במבני החינוך, יש יועץ חיצוני שתפקידו להביא את ההכנסות מהחינוך. כנ"ל בתשתיות. הגורם המתכלל שהומלץ פה בדוח מוצדק, כרגע לא ניתן להגדיל את כמות הכ"א בגזברות. לדעתי התקן הנדרש מהותו להביא יותר הכנסות, להגדיל את בסיס ההכנסות בהנדסה למשל, בגבייה.
ברמה האופרטיבית התקבלה החלטה לפתוח תב"ר רק על התכנון. לאחר מכן לפתוח תב"רים לביצוע.
המלצת וועדה: לתקנן גורם מתכלל לכלל התב"רים של העירייה, של כלל האגפים, שמלווה משלב קבלת ההרשאה ועד למיצוי הכנסות . יהיה כפוף למחלקת
תקציבים בגזברות.
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
91 1
פרקב' - דוח ביקורת בנושא מיצוי הכנסות בתב"רים נהלי עבודה
לא קיימים נהלי עבודה המסדירים את תחומי האחריות של מחלקת מבני הציבור, לרבות המחלקות והאגפים העירוניים השונים המעורבים בתהליך הנגשת הבניינים ושטחי הציבור בעיר.
הנוהל נדרש להסדיר, בין היתר, את תחומי האחריות של כל המחלקות העירוניות, תהליכי העברת הדיווחים והטיפול בבעיות ועוד.
אגף ההנדסה
92 2
מערכות המידע הממוחשבות
לא קיימת מערכת ממוחשבת המאפשרת ניהול של תהליך ייזום התב"ר - קבלת הבקשות לתב"רים ואישור התב"רים.
בתהליך גזברית: עם זכייתה של חברת המחשוב
במכרז בספטמבר, יחל איפיון של
המערכת והטמעתה בהמשך
10
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
בהיעדר מערכת ממוחשבת לניהול תהליך ייזום התב"ר, מסמכי התב"רים מועברים למחלקת התקציבים במיילים ומאושרים על ידי מורשי החתימה באופן ידני.
93 3
במערכת התב"רים לא קיים מודוללניהול ההכנסות מגורמי מימון חיצוניים, לרבות:
• ביצוע בקרה תקציבית על פרויקטים הכוללים הרשאות תקציביות מגורמי מימון חיצוניים.
• ניהול תהליך איסוף וריכוז החומרים הנדרשים להגשת בקשות התקציבים, ובכלל זה השלמות חומרים, ככל שהתבקשו.
• הפקת דוחות מעקב על התקדמות ביצוע הפרויקטים ברמת הרשאה (סך ההוצאות ששולמו וסך הזמנות השריון שנרשמו בפרויקט) לצורך זיהוי המועד המוקדם ביותר שבו העירייה יכולה להגיש למשרד הרלוונטי את הבקשה לקבלת התקציב.
• הפקת דוחות בקרה לאיתור מקרים חריגים שבהם לא התקבלו תקציבים במשך זמן רב וטיפול במקרים אלו, טרם ביטול ההרשאה התקציבית על ידי הגוף המממן.
בהיעדר מעקב ממוחשב כאמור, ניהול ההכנסות החיצוניות לרבות המעקב על התקדמות הפרויקטים, נעשה באופן ידני הכולל בדיקה פרטנית של סך ההוצאות בכל פרויקט וזכאות העירייה לקבלת כספים.
בתהליך גזברית: עם זכייתה של חברת המחשוב
במכרז בספטמבר, יחל איפיון של
המערכת והטמעתה בהמשך
94 4
ניהול התב"רים
למרות המספר הגדול של התב"רים וקיומם של תקציבים חיצוניים רבים, לא קיים בעירייה גורם מתכלל יחיד אשר מפקח אחר התנהלות חשבי האגפים.
תוקן
גזברית: הנושא באחריות מנהלת
מחלקת תקציבים
96 7
פתיחת תב"ר
בביקורת נמצא, כי לא נקבעו מועדים קבועים ואחידים להגשת בקשות לפתיחת תב"רים. בהיעדר קביעה כאמור, הבקשות לפתיחת תב"רים לא מוגשות מהאגפים השונים באופן מרוכז.
תוקן גזברית: הוגדר נוהל פנימי להגשות
התב"רים
11
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
97 8
קבלת הרשאות תקציביות
הביקורת ביקשה לקבל דוח המפרט מקרים בהם התב"ר הוקטן, בשל הקטנת מקור המימון החיצוני. מקרים כאמור יכולים להעיד על אובדן תקציב חיצוני בשל ליקויים מהם אפשר ללמוד ולהתייעל.
בשל מגבלות במערכת המחשוב, הביקורת לא הצליחה להפיק דוח ממוחשב כאמור.
בתהליך
גזברית:עם זכייתה של חברת המחשוב
במכרז בספטמבר, יחל איפיון של
המערכת והטמעתה בהמשך
98 9 בביקורת נמצא, כי במערכת הממוחשבת לא קיים רישום של מועד סיום תוקף ההרשאה התקציבית.
בתהליך גזברית: עם זכייתה של חברת המחשוב
במכרז בספטמבר, יחל איפיון של
המערכת והטמעתה בהמשך
98 10 הביקורת לא הצליחה להפיק דוח המפרט את מועד פתיחת התב"ר במערכת הממוחשבת.
תוקן גזברית: קיים במערכת
99 11
בביקורת עלה, כי לעיתים תב"רים הכוללים תקציבים חיצוניים נפתחים טרם קבלת ההרשאה התקציבית החתומה מהמשרד הממשלתי, המהווה תנאי לקבלת התקציב (ראה דוגמא בתב"ר מספר 1406 במדגם הביקורת המפורט בהמשך הדוח גזברית:בנושאים הכרחיים כמו בניית
גני ילדים, העירייה תפתח את התב"ר גם
אם עדיין לא התקלה הרשאה מתוך
אחריות לילדי העיר
99 12
עוד עלה בביקורת, כי בחלק מהתב"רים לא נמצא תיעוד להרשאות התקציביות אשר נרשמו בו או לחלופין, נמצאו הרשאות תקציביות בסכום נמוך מזה שנרשם בתב"ר (ראה דוגמא בתב"רים מספר 850
ו- 983 במדגם הביקורת המפורט בהמשך הדוח
תוקן
גזברית:התב"רים הנ"ל משנת 2014 ו
2016 מאז הנושא תוקן
101 13
בקשות לקבלת כספים
לעיתים, תשלומים בתב"רים מאושרים למרות שאינם עומדים בדרישות המשרד המממן (ראה כדוגמא את תב"ר מספר 21 במדגם הביקורת המפורט בהמשך הדוח גזברית:בתב"ר זה משרד החינוך שינה
את התנאים לקבלת התמורה בדיעבד,
הקבלן ביצע עבודה ולכן שילמו לו
101 14 לא קיים נוהל המרכז את המסמכים הנדרשים להגשה למשרדי הממשלה מולו עובד האגף, לצורך קבלת התקציבים.
תוקן גזברית: בקול הקורא שמתפרסם
מצויינים המסמכים הנדרשים, לכל
פרוייקט דרישות משלו ולכן אין פה
מקום לנוהל
12
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
בשל היעדר נוהל המרכז את רשימת המסמכים אותם המשרד דורש לקבל בכל אחד מסוגי הפרויקטים, בקשות לקבלת תקציבים עלולות שלא לכלול את מלוא המסמכים הנדרשים על ידי המשרד.
103 15
קבלת התקציבים לאורך הפרויקט
בביקורת עלה, כי בהיעדר בקרה של גורם מתכלל, במקרים רבים חשבי האגפים אינם מזהים את המועד המוקדם ביותר בו ניתן להגיש בקשות למשרדי הממשלה לצורך קבלת התקציבים החיצוניים.
106 16
עיכוב פרויקטים
במדגם הביקורת עלה, כי למרות קיומן של הרשאות תקציביות שניתנו לעירייה לפני זמן רב, הפרויקטים לא קודמו ותוקף ההרשאות התקציביות פג.
להלן פירוט ההרשאות התקציביות שנמצאו בתב"רים:
• תב"ר 25 - הרשאה תקציבית מיום 10.11.2016. ההרשאה בתוקף עד ל- 6 חודשים ממועד הפקתה (עד לחודש מאי 2017 .)
• תב"ר1276 - הרשאה תקציבית מיום 14.11.2019. הרשאה זו מותנית במסירת תוצאות מכרז הבינוי לביצוע עבודות התב"ר תוך עד ל- 6 חודשים ממועד הפקת ההרשאה (עד לחודש מאי 2020.)
• תב"ר816 - הרשאה תקציבית מיום 1.5.2014, במסמך ההרשאה לא נרשם תוקף אחרון לביצועה אך כיוון שחלפו 9 שנים ממועד קבלת ההרשאה, קיים חשש סביר לאובדן התקציב.
• תב"ר 1290 - הרשאה תקציבית מיום 25.10.2018. בהתאם להרשאה, במקרה של אי ביצוע העבודות, משרד התחבורה רשאי לבטל את ההרשאה התקציבית תוך 90 ימים ממועד הפקת הרשאה התקציבית.
גזברית:25- ההרשאה שניתנה מכסה
10% מעלות העבודה ולכן התקבלה
החלטה שעדיף לחכות להרשאה פרטנית
גבוהה יותר על מנת להתחיל לבצע
1276 – התב"ר תוקצב ותוכנן במלואו,
לא בוצע כיוון שבשל המלחמה ישנו
קושי להשיג עובדי קבלן לבנייה
תב"ר 816 ו1260 – נכנסו כחלק
מפרויקט המאיץ ולכן לא היה צורך
לבצעם
13
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
109 17
מדגם הביקורת למיצוי ההכנסות בתב"רים
מועד סיום ההרשאות התקציביות אינו מוזן למערכת הממוחשבת לצורך ניהול ממוחשב אחר לוחות הזמנים לסיום ההרשאה התקציבית ובקשת הארכות מהמשרד הממשלתי לתקציב שטרם נוצל.
בתהליך
גזברית:עם זכייתה של חברת המחשוב
במכרז בספטמבר, יחל איפיון של
המערכת והטמעתה בהמשך
109 18 בתב"רים שנדגמו עלה, כי אגפי העירייה לא הגישו למשרדי הממשלה בקשות לקבלת תקציבים במועד המוקדם ביותר בו העירייה הייתה זכאית לקבלת התקציב.
109 19
ב- 2 מקרים (תב"רים מספר 850 ו- 983) עלה, כי התב"ר נפתח על בסיס תקציב חיצוני ושולמו בו הוצאות מבלי שנמצאה הרשאה תקציבית חתומה ובשל כך המשרד לא העביר לעירייה את התקציב שנכלל בתב"ר.
110 20 בתב"ר מספר 21 עלה, כי ההוצאות בתב"ר לא בוצעו בהתאם להנחיות המשרד הממשלתי ובשל כך המשרד לא העביר לעירייה את התקציב שנכלל בתב"ר.
110 21 בתב"ר מספר 1406 עלה, כי עבודות התב"ר התחילו טרם קבלת ההרשאה התקציבית ובשל כך המשרד לא העביר לעירייה את התקציב שנכלל בתב"ר.
תוקן גזברית: התקבל כל הכסף ואף למעלה
מסכום ההרשאה
110 22 למרות הבעיות בקבלת המימון החיצוני בתב"רים, התב"רים הישנים לא נסגרו ולמרות החשש לאובדן התקציב בתב"ר, המימון בהם לא שונה לקרנות הרשות.
גזברית:כל עוד אנו מטפלים מול משרדי
הממשלה ויש סיכוי לקבל את הכסף אנו
לא משנים את מקורות המימון
111 23
תב"ר18 - התקני בטיחות ברח הנשיא ובשדרות החרות (משרד התחבורה)
למרות שהמשרד רשאי לבטל את ההרשאה התקציבית החל מחודש נובמבר 2016 , עבודות הפרויקט התחילו רק בחודש יולי 2017 (8 חודשים לאחר מועד אישור התקציב) והסתיימו רק בחודש יולי 2019 (כשנתיים וחצי לאחר מועד אישור התקציב
112 24
עד לחודש אפריל 2018, העירייה הוציאה בתב"ר82 אש"ח וקיבלה 54 אש"ח66% מהוצאות התב"ר
עם זאת, למרות שמחודש אפריל 2018 ועד לחודש אפריל 2019 הוצאות התב"ר גדלו ל-
221 אש"ח, לא נמצא תיעוד לבקשות נוספות שהוגשו למשרד לקבלת תקציבים ולא התקבלו תקציבים נוספים בפועל.
גזברית:הבקשות מוגשות במחלקת
פיתוח תשתיות
14
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
112 25 למרות שחלפו כ- 4 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות או קיבלה הכנסות בתב"ר (מחודש אפריל 2019), התב"ר עדיין לא נסגר
113 26
תב"ר21 - עוז לתמורה- פינות עבודה (משרד החינוך)
למרות שההרשאה התקציבית ניתנה לתקופה מוגבלת של 8 חודשים ובוטלה באופן אוטומטי בשנת 2014, רכישת הציוד החלה רק בחודש מרץ 2017 (כ- 3 שנים לאחר שההרשאה התקציבית בוטלה).
גזברית:התב"ר בטיפול אגף החינוך
113 27 למרות שעד לחודש יולי 2017 העירייה הוציאה בתב"ר111.5 אש"ח, לא נמצא תיעוד לבקשות שהוגשו למשרד לקבלת תקציבים ולא התקבלו תקציבים בפועל.
113 28
להרשאה התקציבית שהתקבלה צורף מכתב המפרט את הפריטים המותרים לרכישה הביקורת לא מצאה תיעוד למכתב המצורף.
כמו כן, למרות שהתב"ר נועד לרכישת פינות עבודה, נמצא כי מכספי התב"ר נרכשו שולחנות, לוח מחיק ומוצרי חשמל (כגון טלוויזיה ועוד) אשר יתכן כי אינם מותרים לרכישה מתקציב זה.
113 29 למרות שחלפו כ- 6 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות בתב"ר (מחודש יולי 2017), התב"ר עדיין לא נסגר
31
תב"ר564 - תיכנון כביש חיבור להפרדה מפלסית(משרד התחבורה)
נתוני הטבלה מעלים, כי למרות ההרשאות התקציביות משנת 2010 והוצאות בסך כ-
1.9 מלש"ח, עד לשנת 2012 העירייה לא הגישה בקשות ולא קיבלה תקציבים אשר היו מגיעים לה ממשרד התחבורה.
גם לאורך השנים שחלפו ממועד התחלת התב"ר, העירייה לא הגישה בקשות במועדים האפשריים ובשום שלב לא קיבלה תקצוב בשיעור של 70% מההוצאות, כפי שמגיעים לה.
115 32 למרות שהוצאות התב"ר שולמו במלואן עד לשנת 2019 (לפני כ- 4 שנים), העירייה טרם קיבלה ממשרד התחבורה את מלוא הכספים המגיעים לה.
15
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
115 33 למרות שחלפו כ- 4 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות או קיבלה הכנסות בתב"ר (מחודש אפריל 2019), התב"ר עדיין לא נסגר
116 34
תב"ר617 - תכנון דרך יוליאנה (משרד התחבורה
הביקורת לא מצאה תיעוד להרשאה התקציבית שהתקבלה עבור עבודות התכנון של דרך יוליאנה.
גזברית: הכסף התקבל במלואו.
בפרוייקטים של תשתיות, לוקח המון
זמן לבדוק את כתבי הכמויות
והחשבונות.
116 35
נתוני הטבלה מעלים, כי למרות שבהתאם לרישום במערכת הממוחשב התקבלו הרשאות תקציביות בשיעור של 70% מתקציב הפרויקט וקיומן של הוצאות בסך כ-
322 אש"ח, עד לשנת 2012 העירייה לא הגישה בקשות ולא קיבלה תקציבים אשר היו מגיעים לה ממשרד התחבורה.
גם לאורך השנים שחלפו ממועד התחלת התב"ר, העירייה לא הגישה בקשות במועדים האפשריים ובשום שלב לא קיבלה תקצוב בשיעור של 70% מההוצאות, כפי שמגיעים לה.
117 36
למרות שעד לשנת 2020, העירייה שילמה כ- 85% מהוצאות התב"ר וזכאית לקבל כ-
70% מההוצאות ששילמה, נכון למועד הביקורת התקבלו רק 36% מההוצאות ששולמו בתב"ר.
117 37 למרות שחלפו כ- 3 שנים ממועד תשלום ההוצאה האחרונה בתב"ר, לא נמצא תיעוד לבקשות נוספות שהוגשו למשרד לקבלת תקציבים ולא התקבלו תקציבים בפועל.
117 38 למרות שחלפו כ- 3 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות או קיבלה הכנסות בתב"ר (מחודש אפריל 2020), התב"ר עדיין לא נסגר
118 39
תב"ר983 - קדם מימון לתכנון בשכונת בית אליעזר (ר. מקרקעי ישראל למרות שההרשאה התקציבית מעידה על תקציב בסך 348 אש"ח בלבד, התב"ר כולל תקציב חיצוני של רשות מקרקעי ישראל בסך 520 אש"ח הביקורת לא מצאה תיעוד להרשאה התקציבית שהתקבלה עבור התקציב הנוסף.
גזברית:כל הכספים בגין שתי ההרשאות
בתב"ר התקבלו במלואם
16
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
118 40
למרות שההרשאה התקציבית הקיימת היא משנת 2018, בתב"ר נרשמו הוצאות בסך כ- 163 אש"ח בשנת 2017 (טרם קבלת ההרשאה התקציבית יתרת ההוצאות בסך כ- 290 אש"ח, נרשמו בתב"ר בשנת 2020, זאת למרות שחלפה יותר משנה מהמועד בו פגה ההרשאה התקציבית שהתקבלה.
118 41 בנוסף, למרות שבתב"ר שולמו כ- 452 אש"ח עד לשנת 2020 (לפני כ- 3 שנים), העירייה טרם קיבלה מרשות מקרקעי ישראל את הכספים המגיעים לה
119 42 למרות שחלפו כ- 3 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות או קיבלה הכנסות בתב"ר (מחודש מאי 2020), התב"ר עדיין לא נסגר
119 43
תב"ר1183 - אולם ספורט (טוטו
למרות שבהתאם להרשאה התקציבית העירייה נדרשה לסיים את העבודות ולהגיש את מלוא החשבונות לטוטו עד לחודש מרץ 2021, העבודות לא התחילו במועד ונכון לחודש דצמבר 2022 טרם הוגשו החשבונות הסופיים לטוטו
גזברית:נכון להיום הפרוייקט הסתיים
וכל הכספים התקבלו
120 44
למרות שעד לחודש יולי 2017 העירייה הוציאה בתב"ר כ- 12 מלש"ח, לא נמצא תיעוד לבקשות שהוגשו לטוטו לקבלת תקציבים ולא התקבלו תקציבים בפועל.
120 45
תב"ר850 - נגישות אקוסטית עבור גן לליקויי שמיעה (משרד החינוך למרות שההרשאה התקציבית מעידה על תקציב בסך 30 אש"ח בלבד, התב"ר כולל תקציב חיצוני של משרד החינוך בסך 120 אש"ח
הביקורת לא מצאה תיעוד להרשאה התקציבית שהתקבלה עבור התקציב הנוסף.
121 46 הוצאות התב"ר בסך 114 אש"ח נרשמו לפני מועד קבלת ההרשאה התקציבית (שנת 2016 .)
17
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
כמו כן, למרות שחלפו כ- 5 שנים ממועד ההרשאה התקציבית והוצאו 114 אש"ח העירייה קיבלה בתב"ר 30 אש"ח בלבד. הביקורת לא מצאה בקשות שהוגשו למשרד החינוך לקבלת יתרת התקציב.
121 47 למרות שחלפו כ- 5 שנים מהמועד האחרון בו העירייה שילמה הוצאות או קיבלה הכנסות בתב"ר (מחודש מאי 2018), התב"ר עדיין לא נסגר
122 48
תב"ר1406 - כיתות גן ברחוב רש"י3 (משרד החינוך מעיון בהוצאות שנרשמו בתב"ר נמצא כי בתב"ר נכללו תשלומים אשר אינם קשורים להקמת גני רש"י כגון תשלומים עבור חטיבת הראל, גני הראל, כיתות בבתי ספר, מבני ציבור ועוד.
תשלום הוצאות עבור מוסדות חינוך אחרים אינו עולה בקנה אחד עם ייעוד התב"ר להקמת גני ילדים ברש"י בלבד.
גזברית:בתב"ר רשומות ההוצאות של
התב"ר בלבד, הגנים ברחוב רש"י
נקראים גני הראל
122 49
למרות שההרשאה התקציבית ניתנה בחודש יולי 2022, עבודות התכנון וההקמה של גני הילדים החלו בחודש אפריל 2022 .
יצוין, כי נוהל שחרור הכספים של משרד החינוך קובע כי במקרים בהם העירייה תתחיל בביצוע עבודות טרם קבלת ההרשאה התקציבית, המשרד לא יעביר לעירייה את המימון המובטח.
123 50 נכון לשנת 2023, למרות שהעירייה שילמה כ- 86% מהוצאות התב"ר, לא התקבלו בפועל כספים ממשרד החינוך עבור הקמת גני הילדים.
18
פרקג'- חיוב וגביית תשלומי ארנונה
משתתפים: נעמי שוחט, שם טוב שמבי, חיים מסורי
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
143 2
פרק ב- דוח ביקורת בנושא חיוב וגביית תשלומי ארנונה מערכות המידע הממוחשבות
למרות שמערכות המידע השונות בעירייה מנהלות ומרכזות מידע דומה לגבי אותם הנכסים הקיימים בעיר (גודל הנכס, השימוש הנעשה בנכס ועוד), לא קיים בכל מערכות המידע שדה (כגון: מספר אתר/מספר התקנה וכו') המאפשר זיהוי של אותו הנכס הרשום במערכות המידע השונות.
תקין
מנהל אגף הכנסות: קיים מס'
משלם שזה מס' הזהות של
הנישום ( ת.ז. \ ח.פ\ ע.ר
...וקיים מספר נכס לכל נכס –
אלו מספרים מובילים, כל
הנכסים מוקמים במערכת
הגביה כך ששאר המערכות
אמורות להתנהל מול מס' נכס
זה – הנושא אינו בשליטתנו
ו\או באחריות אגף ההכנסות
הם אמורים להיות ניזונים
ממי שמקים נכס .
מנהל אגף הכנסות: מבחינת
אגף ההכנסות כמקימי הנכס,
הכל תקין.
תומר-יועץ: למשל באגף
ההנדסה, אין ממשק, ברישוי
עסקים אין ממשק ועוד.
המלצת הוועדה: ליצור שפה
משותפת לגבי מספרי הנכסים
בעיר בין כל גורמי העירייה.
19
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
143 3 בשל היעדר מידע המאפשר זיהוי של אותו הנכס במערכות המידע השונות, לא מבוצעות התאמות בין רישומי הנכסים במערכות המידע השונות.
ראו התייחסות לעיל .
146 4
סקר נכסים עירוני
בביקורת עלה, כי בפועל סקר הנכסים העירוני לא החל בשנת 2011 ואף למרות פסק הדין שיצא נגד העירייה בשנת 2015, סקר הנכסים של העירייה החל בפועל רק בשנת 2018 .
תוקן
חלקית
מנהל אגף הכנסות:
העירייה החל משנת 2018
מיישמת את הוראות
בימ"ש.
עם כניסתי לתפקיד
ב01.03.2016 הערתי על כך
באותה שנה לאחר מכן
נבחנו חלופות האם לצאת
למכרז או להתנהל במכרז
מובנה של משכ"ל, בסופו
של יום הוחלט על מכרז
משכ"ל ולפיו פעלנו והנענו
את התהליך .
הנושא ארך זמן כפי שכל
מכרז לוקח את הזמן שלו
עד להפקת שומה .
יו"ר הוועדה: מהו ההפסד
כתוצאה מאי ביצוע סקר?
שנתי?
מנהל מח' הגבייה- ישנם
עליות של בין 20-28%, לא בכל
המקומות, בעיקר בבתים
פרטיים. תוך כחצי שנה
החברה אמורה לסיים את
מדידת צמודי הקרקע.
20
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
המלצת הוועדה: מבחינת
הוועדה לא תוקן מאחר
והסקר לא נגמר. ההמלצה
הינה לקחת חברה נוספת
למדידות על מנת להגדיל את
הכנסות העירייה.
147 5
נכון לשנת 2023, למרות שחלפו כ- 8 שנים ממועד פסק הדין אשר חייב את העירייה לבצע מדידות נכסים בעיר ולמרות שחלפו 5 שנים מהמועד בו מדידות הנכסים בעיר התחילו בפועל, עבודת הסקר טרם הושלמה ועדיין ישנם אזורים רבים בעיר שטרם נמדדו ואינם מחויבים בהתאם למדידות בפועל.
בביקורת עלה, כי עדיין לא בוצעו מדידות של מרכז העיר ועדיין לא בוצעו מדידות של בניינים ישנים בעיר (חברת סקירת הנכסים מדדה רק בתים צמודי קרקע).
תוקן
חלקית
מנהל אגף הכנסות: בוצעו
מדידות במרכז העיר , זה
לוקח זמן כיוון שקיימת
בעיה של תיאום עם בעלי
הנכסים, שנית היו אירועי
קורונה ומלחמה שעצרו את
הפעילות, כיום רוב צמודי
הקרקע נמדדו כ- 12,394
מתוך כ-35,800 בתי אב
כאשר ברוב דירות למדידה
דהיינו נשארו עדיין צמודי
קרקע ביחס קטן, השלב
הבא הינו מדידת בניינים
ישנים.
148 6
משיחות עם סגן מנהל אגף הכספים וממסמכים והתכתבויות שהועברו לביקורת, עולה כי לעמדתו, לאורך השנים, חברת סקירת הנכסים לא סיפקה שירותים נאותים לעירייה.
עולה מדברי סגן מנהל אגף הכספים כי:
חברת סקירת הנכסים פעלה בעיר בניגוד להנחיות סגן מנהל אגף הכספים וללא תכנית עבודה מסודרת.
החברה סיפקה לעירייה כח אדם שאינו איכותי ובהיקף קטן מהנדרש.
בעבודת החברה התגלו טעויות רבות הגורמות להשגות ותלונות מוצדקות של תושבים.
תוקן
מנהל אגף הכנסות: לאור
הביקורת שינו דרכם הביאו
מודדים נוספים וחדשים,
והציגו תכנית עבודה .
21
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
קצב עבודות המדידה של החברה הינו איטי ואינו מאפשר מדידה של כל נכסי העיר מדי 5 שנים
149 7
ביום 14.4.2021, סגן מנהל אגף הכספים שלח מייל לחברת סקירות הנכסים ובו התריע כי החברה אינה מספקת לעירייה את השירותים הנדרשים בהסכם, כלהלן:
"הרני להבהיר כי הנכם מפרים את ההסכם בצורה בוטה חסרת אחריות הגורמת נזקים לעירייה. הרשות תגיב לעניין זה בהקדם.
חבל שאתמול בחרתם להתעלם ממה שסוכם ומנעתם ממנהל הפרויקט להעניק שירות המחויב בהסכם".
עוד הוסיף סגן מנהל אגף הכספים בהמשך ההתכתבות עם חברת סקירת הנכסים,
כלהלן:
"אתם עושים דין לעצמכם וברגל גסה דורסים כל חלקה טובה, אינכם מקיימים את הוראות ההסכם ואתם רחוקים מאוד לתת שירות טוב לרשות ולא ארחיב כרגע.
הנכם מפרים את ההסכם בצורה בוטה חסרת אחריות הגורמת נזקים לעירייה.
השירות גרוע למעט מנהל הפרויקט.
חוזר ומבקש תכנית עבודה מסודרת לרבות 3 צוותים כפישמר א.ח התחייב בפנינו, ודוחות כפי שדרשתי על מנת לסגור את הפערים שלא טופלו כנדרש מכם "
ביום 22.4.2022, סגן מנהל אגף הכספים שלח הודעה לחברת הסקרים בתלונה כי מנהל הפרויקט אינו מתייצב לעבודה בעיריית חדרה כמחויב, כיוון שחברת הסקרים הטילה עליו מטלות אחרות. סגן מנהל אגף הכספים אף התריע בפני החברה, כי העירייה תפעל לחילוט ערבות הביצוע שהוגשה במכרז.
לאחר הפעמים הרבות בהם מנהל הפרויקט לא התייצב לעבודה, ביום 28.6.2022 מנהל הפרויקט של חברת סקירת הנכסים הודיע לעירייה באופן חד צדדי על הפסקת השירות לעירייה
למרות ההתכתבות כאמור, לאורך התקופה שחלפה, מנהל הפרויקט לא התייצב לעבודתו כנדרש וביום 23.2.2023, סגן מנהל אגף הכספים שלח הודעה חריפה נוספת
לחברת סקירת הנכסים:
תוקן
מנהל אגף הכנסות:
התחלפו מס' מנכ"לים
בחברה, בסופו של יום בעלי
החברה התחייבו לפעול כפי
התכנית שהוצגה ותוגברו
העובדים, כמו כן אל לנו
לשכוח כי היה קשה מאוד
לחזור למדוד אחרי
הקורונה, ומה שנכתב היה
כדי להעיר את החברה
ולצמצם פערים שנפתחו
שלא רק באשמתם אלא
כתוצאה מהמצב שהיה.
22
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
155 8
עדכון שטח הנכסים
במחלקת הגבייה לא קיימת יחידת בקרה המפקחת אחר שינויים בשטחים הנעשים על ידי עובדי מחלקת הגבייה במערכת הממוחשבת וגורמים להקטנת חיובי הארנונה
לרבות:
• הקטנות של שטח הנכסים במערכת הממוחשבת שנעשו ללא אישור או ללא מדידה.
• שינוי שטח שנעשה באופן שגוי כתוצאה מטעות הקלדה.
• הקטנת נכס בעת פיצול או איחוד מבלי שהוקם נכס חדש או מבלי שנכס אחר הוגדל בשטח דומה. מקרים כאמור עלולים לגרום לאובדן שטחים, דבר שאינו סביר ועוד.
יתוקן
נושא
מחלקת
בקרה - לא
תוקן
מנהל אגף הכנסות: קיימת בקרה, לא
תוקצבה לנו יחידת בקרה עליה אנו
מלינים ומבקשים אותה משנת 2016 ,
נשמח שהנושא יתוקצב ויאושר
כל התיקונים נעשים לאחר אישור מנהל
מחלקת הגביה או סגניתו ולאחר ביקורת
בנכס כולל מדידה באם נדרש – עליהם
חתומים מודד מחלקת הגבייה או מי
מעובדיו.
אין תיקון ו\או פיצול ו\או הקטנת שטח
שלא נבדק ונבחן ע"י מס' גורמים
ולעיתים גם מנהל האגף באם קיים ספק
מסוים ו\או במקרים מורכבים
בתאריך 12.09.2024 נפגשנו עם נציגי
מטרופולינט זכיין מערכות המחשוב
בעירייה לאחר מכרז שבוצע השנה,
ביקשנו דוחות בקרה על שינויים
בשטחים – קיימת מערכת חדשה
שתוטמע עד סוף שנה שתציג שינויים
ברמה היומית \ שבועית\ חודשית–
אולם ככל שלא תהיה מחלקת בקרה על
הנושא שוב הנושא ייבדק מדגמית .
המלצת הוועדה: הקמת יחידת בקרה
באגף הכנסות (לפרט מדוע זה לא תואם
את התפקיד הקיים של מחלקת בקרה
הכפוף לגזברית)
23
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
162 10
שינויים של שטחי נכסים נעשים לעיתים על ידי פקידי הגבייה ללא בדיקה וקבלת אישור מגורם מוסמך (סגן מנהל אגף הכספים, מודד העירייה וכו') לשינוי הנעשה במערכת.
תקין מנהל אגף הכנסות: כל שינוי מבוצע רק
לאחר שמודד מחלקת הגביה ו\או מי
מטעמו בדק את הנכס\ השטח– רשם
את הממצאים ואלו הובר=או לאישור
מנהל מחלקת הגביה .
162 11 עוד נמצא, כי במקרים רבים נעשות העברות של שטחי נכסים ללא קבלת חוזה רכישה חוזה שכירות או מסמך אחר המצדיק הקטנת שטח נכס והעברתו לנכס אחר.
163 12
לא נעשות בקרות המוודאות בזמן אמת כי בכל מקרה של הקטנת נכס, נעשתה הגדלה מתאימה של נכס אחר, בשטח זהה.
בשל היעדר הבקרה כאמור, בחלק מהמקרים שנדגמו, הביקורת לא הצליחה למצוא תיעוד להגדלת נכסים אחרים עבור אותן הקטנות שטחים.
לא תוקן
המלצת הוועדה: הכנסת מערכת שינוי
תצ"אות\שינויי מדידה תלת מימדי
(המלצה תקפה סעיפים 10-13)
164 13
במקרים של שינויי שטחים בעקבות בדיקת מודד העירייה עלה, כדלהלן • כיוון שלא נקבעו כללים מנחים לתיעוד הנדרש להתקבל בתמונות, לעיתים, התמונות אינן כוללות צילום המוכיח את השינוי המבוקש.
• בעת מדידה מחדש של נכסים או קביעת שטחם, המודד אינו מצרף מפת מדידה מפורטת המאפשרת השוואה לשטח הקודם שנמדד ונרשם במערכת.
• בהיעדר מדידות עקביות כאמור, אין באפשרות מחלקת הגביה לזהות את הסיבות לשינויי השטח ולוודא כי הנכס שנבדק בפועל הינו הנכס הנכון וכי הקטנות השטחים אכן מוצדקות.
• במקרה אחד (נכס מספר 673670002) נמצא כי המסמכים שצורפו מעידים כי מודד העירייה בדק בשטח וקיבל מסמכים עבור בדיקת נכס שונה מזה שבו בוצע תיקון השטח במערכת הממוחשבת. עמ' 160
תקין
מנהל אגף הכנסות: ראו התייחסותי
בעמ' -159-165
166 14
איחוד ופיצול נכסים
במערכת הממוחשבת לא קיים שדה המקשר בין הקטנות והגדלות של נכסים שנרשמו במערכת בעקבות פעולות האיחוד והפיצול.
לא תוקן
מנהל אגף הכנסות: כל שינוי של הקטנה
מבוצעת לו ביקורת וזו מאושרת ע"י
מנהל מחלקת הגביה , לאחר בדיקת
מדוקדקת.
24
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
בשל האמור לא ניתן להפיק דוח אשר מוודא כי בעת איחוד ופיצול נכסים, סך השטח שנמחק שווה לשטח החדש שנרשם במערכת, ולא אבדו שטחים בתהליך האיחוד או הפיצול של הנכס).
הביקורת ממליצה לפעול לעדכון ושדרוג מערכת המחשוב כך שפעולות איחוד ופיצול נכסים יסומנו בקוד נפרד.
יש לקיים במערכת בקרה ממוחשבת אשר מונעת אובדן שטחים בתהליך פיצול ואיחוד נכסים.
שוב, נשמח שתהיה מערכת
ממוחשבת שתבקש אישור של
בדיקה נוספת לפני הקטנת שטח
נכס – לצערי לא קיימת כזו .
כמו כן, ראו הערה בסעיף 155 לעניין
הדוחות במערכת המחשוב החדשה.
המלצת הוועדה: תיערך פניה לחברת
המחשוב על מנת לבדוק היתכנות של
הוספת קוד נוסף לאיחוד ופיצול נכסים
167 15 כאמור, מדגם הביקורת העלה כי לא קיימת בקרה המוודאת כי בעת איחוד ופיצול נכס, ישנן הגדלות נכסים התואמות לשטח הנכסים שהוקטנו.
מנהל אגף הכנסות: ראו הערה לעיל –
קיימת בקרה על כל הגדלה או
הקטנה וזו חתומה ע"י מנהל
מחלקת הגביה - לא כל הגדלה או
הקטנה מסתכמת בסכום אפס.
169 16
שינוי סיווג לנכס
במחלקת הגבייה לא קיימת יחידת בקרה המפקחת אחר שינויים בסיווגים הנעשים על ידי עובדי מחלקת הגבייה במערכת הממוחשבת וגורמים להקטנת תעריף הארנונה
לרבות:
• שינוי ממגורים לאדמת בניין או ממגורים א' למגורים ב'.
• שינוי ממסחר למגורים או לאדמת בניין.
• שינוי מקרקע תפוסה או חניון לאדמת בניין ועוד.
פועלים
באופן
תקין
מנהל אגף הכנסות: קיימת בקרה, לא
תוקצב לנו יחידת בקרה ולצערי יחידת
בקרה מחויבת ברשות על כל פעולות אלו
כולל פעולות אחרות המשפיעות על
ההיבטים הפיננסיים, יחד עם זאת כל
מקרה כזה מאושר ע"י מנהל מחלקת
הגביה.
170 17 בנהלי העבודה לא נקבע אופן הצילום של הנכסים הנבדקים לצורך שינויי הסיווג השונים.
מנהל אגף הכנסות: א ניתן לחייב בנוהל
צילומים, שכן יש מקרים רבים בהם יש
מניעה (גני ילדים, חוסים חוסר שת"פ
25
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
כפי שנהוג בנהלים של רשויות אחרות, המפקח נדרש לצלם תמונה המציגה את שטח החלל המרכזי של הנכס.
כמו כן, לצורך הוכחת שימוש לצורך מגורים נהוג לצלם תמונות המעידות על מיטות שינה, אמבטיה, מטבח ועוד. לצורך הוכחת נכס בשימוש מסחר, נהוג לצלם שולחנות עבודה, עמדות מחשבים, מדפסת ועוד.
ועוד) יחד עם זאת אנחנו מבצעים כמה
שיותר צילומים המשקפים את תמונת
המצב בנכס .
170 18
במדגמי הביקורת נמצא, כי לא בכל המקרים מודד העירייה צילם את הנכס על מנת שסגן מנהל אגף הכספים יוכל לקבוע את השימוש הנעשה בנכס בפועל ואת סיוג החיוב המתאים ביותר לנכס.
כמו כן, לעיתים צולמו תמונות אשר אינן מעידות על השימוש העדכני הנעשה בנכס.
פועלים
באופן
תקין
מנהל אגף הכנסות: ראו תשובתי עמ'
171
178 20 במקרה אחד במדגם הביקורת, נמצא כי הפעולות במערכת נעשו ללא דוח פיקוח (נכס מספר 480520002 .)
פועלים
באופן
תקין
מנהל אגף הכנסות: מדובר בנכס שהינו
בית מגורים שפוצל לשניים, חלק מגורים
113 מ"ר וחלק עסקי גן ילדים בשטח של
70 מ"ר38 מ"ר קרקע תפוסה . מצ"ב
דו"ח המעיד כי הנכס והפעילות סגורה .
בהתאם גם להודעת עזיבת הדייר שונה
החיוב של הבית ל- 183 מ"ר
הוצג למבקרת דו"ח ביקורת של אלכס
לנדא מודד מח' הגביה .
ראו תגובתי עמ' 177-178
178 21
במספר מקרים נמצא כי לא צורפו תמונות המעידות על השימוש הנעשה בנכס בפועל כפי שנטען שנעשה בדוח הפיקוח (נכסים מספר 480520002 ,578220002 , 682560005 .)
פועלים
באופן
תקין
מנהל אגף הכנסות: קיימות 2 תמונות
בביקורת , תמונה של דלת הכניסה
ותמונה נוספת– בה ניתן לראות את
המקרר ומיטה .
179 22
במקרים בהם נעשתה העברה של נכס מסחרי לנכס מגורים ואף נעשה פיצול של נכס המגורים, עבירת השימוש החורג לא נאכפה על ידי מחלקת הפיקוח על הבנייה.
לא רלוונטי
מנהל אגף הכנסות: לא רלוונטי לאגף
הכנסות
אנחנו מדווחים על כל שינוי למחלקת
פיקוח על הבניה .
26
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
דרך אגב שיתוף הפעולה כיום מאוד
צמוד והדוק .
המלצת הוועדה: לקיים דיון נפרד אצל
מנכ"לית העירייה, בדבר פעולות הפיקוח
על הבניה כתוצאה מדיווח של מח'
הגביה\ אגף ההכנסות. הבקרה צריכה
להיות באגף הנדסה. חייב להיות סנכרון
ע"י מערכת בקרה שנשלטת ע"י אגף
הכנסות.
גזברית- קיימנו מספר רב של ישיבות
בנושא, מח' פיקוח על הבניה לא פעלה
בנושא.
179 23
ב- 2 מקרים נמצא כי הנכסים בוטלו ללא הגדלת נכס אחר, כפי שנדרש בדוח הפיקוח או בהנחיות שניתנו לפקידת הגבייה (נכסים מספר 578220002 ,480520002 .)
פועלים
באופן
תקין
מנהל אגף הכנסות: קיימת ביקורת של
החיוב בו נמצאות תמונות המעידות על
תיאור המקום – ראו הערותיי עמ' 179
180 24
מגורים
בביקורת נמצא, כי בהתאם לצו הארנונה, לעיתים, בניינים באזורי מגורים ישנים נדרשים לשלם ארנונה גבוהה בתעריף מגורים א' בעוד שבניינים חדשים בשכונות חדשות משלמים ארנונה מופחתת.
כך לדוגמא, בשכונת ברנדייס ובשכונת אולגה הישנה אזורי מגורים אשר התיישנו מחויבים בתעריף ארנונה למגורים א', בעוד שאזורי מגורים בהם נעשתה בנייה חדשה, מחויבים בתעריף ארנונה למגורים ב' אשר נקבעה לקרקעות אלו לפני שנים רבות.
יצוין, כי סגן מנהל אגף הכספים ניסה לפנות למשרד הפנים לצורך תיקון אזורי חיוב הארנונה למגורים אך המשרד לא אישר עדכון של התעריפים.
לא תוקן
לא
בשליטת
האגף
מנהל אגף הכנסות: הנושא מועלה על
ידי מדי שנה להנהלה
בשנה זו יוצג מסמך לעניין הנושא הזה
ולעניין נושאים אחרים בבקשה לשינויי
צו הארנונה של הרשות – בסופו של יום
זו החלטת של הנהלת העיר – מקווה
שוועדת הכספים והנהלת העיר תאשר
שינויים אלו בשנת 2025 לצו ארנונה
2026 , ובכך יבוטלו עיוותים שקיימים
משנים עברו.
27
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
גזברית: הנושא הועלה על ידינו לראש
העיר. הסיווגים אמורים להשתנות בצו
הארנונה.
מנהל אגף הכנסות: עולה לדיון לצו
ארנונה 2026 .
183 25
בית תכנה
צו הארנונה קובע כי סיווג של בית תכנה יינתן רק באזורים שנקבעו באזורי הייטק (מבני מסחר חדשים) ואינו מאפשר מתן סיווג בית תכנה לחברות העומדות בקריטריונים אך נמצאים באזורי מסחר ישנים.
בשל היעדר אפשרות לקבלת סיווג הייטק בעיר באזורים ישנים, נכון לשנת 2023, לא קיים בעירייה אף נכס בסיווג הייטק.
מנהל אגף הכנסות: כיום קיים סיווג של
בתי תכנה הנושא בוצע בהטלה ראשונה
כבר בשנת 2022
נכון להיום טרם יש נכס שמקבל את
התעריפים האמורים .
183 26
בביקורת נמצא, כי סגן מנהל אגף הכספים פנה מספר פעמים למשרד הפנים לצורך אישור מתן סיווגי הייטק לחברות העומדות בקריטריונים גם באזורי מסחר ישנים הקיימים בעיר, אך בקשותיו נדחו.
בעקבות האמור, סגן מנהל אגף הכספים פעל להגדרת אזורי מסחר חדשים כאזורי הייטק והחל לראשונה בהטלת ארנונת הייטק מופחת לחברות העומדות בקריטריונים.
מנהל אגף הכנסות: ביקשתי שנים סיווג
על כל העיר ונדחנו ללא הסבר וממניעים
פוליטיים, ולא היה מנוס מביצוע הטלה
לראשונה
שבה משרד הפנים ומשרד האוצר לא
יכול להתנגד לה כיוון שמדובר בפסיקה
של בימ"ש העליון .
186 27
נכסים בשימוש מוסדות ציבור
הגשת בקשה לסיווג נכס ציבורי
הביקורת בחנה מדגם של 3 נכסים אשר נמצאים בשימוש לצרכי ציבור בהתאם לרישומים במערכת הממוחשבת.
מדגם הביקורת העלה, כי בעירייה לא קיים תיעוד לבקשות שהוגשו על ידי המשתמשים במבנים. בנוסף נמצא, כי גם במקרה אחד בו הוגשה בקשה, הבקשה הוגשה במייל ולאחר המועד הקבוע בחוק.
ראו תשובתי עמ' 187-188
28
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
באף אחד מהמקרים לא נמצא אישור מועצה או לחלופין אישור משרד הפנים למתן הפטורים.
191 28
בעירייה לא נקבע נוהל המסדיר את רשימת המסמכים שיוגשו על ידי עמותות המבקשות לקבל פטור ארנונה לנכס ציבורי.
פועל באופן
תקין מיום
העברת
הסמכות
לעירייה
בשנת 2019
מנהל אגף הכנסות קיים חוזר מנכ"ל
משרד הפנים 5/2019 בו מצוין אלו
מסמכים נדרשים, ולפיו אנו פועלים
החל משנת 2019 ובוחנים את הבקשה
.
המלצת הוועדה: לכתוב נוהל פנימי
עפ"י חוזר מנכ"ל, בשיתוף מח' או"ש.
191 29
במקרים שנדגמו בביקורת, לא התקבלו מסמכים המעידים על עמידת העמותות בתנאים ובדרישות הפטור הקבועות בפקודת העיריות.
כך לדוגמא, לא הוגשו לעירייה דוחות כספיים, מחירי גבייה בפעילות, הצהרות ועוד.
מנהל אגף הכנסות: לא כל בקשה
לפטור מצריכה אישור מועצת העיר
ו\או משרד הפנים
קיימים פטורים בתקנות כפי המופיע
בפקודת העיריות שבסמכות מנהל
הארנונה לתת בהתאם להוראות הדין,
ככל ואלה באמת משמשים לפעילות
המדוברת.
ראו המועדון הימי חדרה – עמותה
ולא חברה בע"מ
192 30
ב- 2 מקרים שנדגמו בביקורת נמצא כי הפטור לנכס ציבורי ניתן לגופים להם לא נמצא מסמך המעיד על אישור קיום עמותה ללא מטרת רווח, כדין.
מנהל אגף הכנסות: מדובר בשתי
עמותות ולא בחברות בע"מ
192 31 במקרים שנדגמו לא נמצא דוח פיקוח המעיד על ביקורי שטח לבחינת השימושים הנעשים בנכסים בפועל.
29
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
יצוין, כי במקרה אחד (עמותת טנא בריאות) נעשה ביקור אקראי בנכס בשנת 2020 (לפני כ- 3 שנים) ונכתב בדוח הפיקוח כי ישנה פעילות ציבורית בנכס. עם זאת, במסמך הנלווה נכתב כי יש "להעביר (את הנכס) על הבעלים ולחייב מסחר".
מנהל אגף הכנסות: בכל הנכסים שצוינו
בוצעו שוב ביקורות לא נמצא צורך לתקן
סיווג בעקבות ממצאי הביקורת .
להעביר על הבעלים נרשם לפני הביקורת
, הביקורת הראתה שהעמותה ממשיכה
להחזיק בנכס .
תקופת הפטור
במדגם הביקורת עלה, כי העירייה אינה מקבלת מהעמותות הצהרות תקופתיות שנתיות ולא מבצעת ביקורים יזומים בנכסים על מנת לבחון שינויים או פעילויות עסקיות העלולות להתבצע בנכסים המסווגים כנכסי ציבור.
עובד
מסודר
עפ"י חוזר
מנכ"ל
משנת 2019
מנהל אגף הכנסות טענה שגויה –
משנת 2019 כל העמותות מבקשות
בקשות בהתאם לחוזר מנכל משרד
הפנים ולפיו מבוצעת בדיקת כל
המסמכים והעמידה בקריטריונים ,
ככל ועמותה מקבל פטור למשך 3
שנים , זו נדרש להצהרה מדי שנה
– מצ"ב העתק מתשובות הרשות
בנושא .
כל סוף שנה מתבטלת ההנחה וכך
מקבלים העמותות בכל תחילת
שנה חיוב מלא , כך שידוע להם כי
נדרשים להעביר מסמכים אלו
אחרת נדרשים לשלם סכום מלא
195 33
בתי מלון ונופש
בביקורת עלה, כי במערכת הממוחשבת לא קיים סיווג נפרד או תת סיווג המאפשר זיהוי של נכסי מגורים המסווגים כנכס מסחרי בשל השכרות לפרקי זמן קצרים.
בהיעדר סיווג מתאים כאמור, לא ניתן לזהות בדוח הממוחשב את כל נכסי המגורים המסווגים כנכסי מסחר בשל השכרות לטווחי זמן קצרים.
בהיעדר מידע כאמור, לא ניתן לוודא כי כל נכס מגורים המוצע להשכרה לטווח זמן קצר באפליקציות אכן מחויב בארנונה מסחרית, כמחויב.
מנהל אגף הכנסות: קיים סיווג נפרד
למסחר וסיווג נפרד למגורים, קיים קושי
לאתר פעילות מסחרית בתוך מבנה
מגורים, אנו מבצעים במשורה את
הנושא ע"י חשיפה לפרסומים ו\או
כתוצאה מתלונות ו\או כתוצאה
מבקשות חריגות שמועברות אלנו ו\או
30
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
ע"י חיפוש באתרים- היינו שמחים לקבל
כלים מיחשובים נוספים שיאפשרו
מיזעור התופעה- ויובהר כי כל מקרה
כזה מועבר לידיעת הפיקוח על הבניה
בשל פעילות חריגה מההיתר שניתן לנכס
.
המלצת הוועדה: לפתוח כלים
מחשוביים לאיתור נכסים אשר עברו
לתיירות, במסגרת אבטחת מידע- מול
מח' מערכות מידע.
195 34
למחלקת הגבייה לא קיים כח אדם מיומן (חוקרים) לאיתור ובדיקת נכסי מגורים החשודים כנכסים המושכרים לפרקי זמן קצרים.
מעיון באפליקציות השונות ( Airbnb ,Booking ,Instagram, פייסבוק ועוד) נמצאו עשרות רבות של נכסי מגורים ברחבי העיר אשר מוצאים להשכרה לטווח קצר.
בביקורת לא נמצא תיעוד לפעולות חקירה שנעשו לאיתור כתובות הנכסים וחיובם.
מנהל אגף הכנסות: מחלקת הגביה
באמצעים העומדים לרשותה ובמערכות
התומכות עושות את המיטב והמירב
לאתר פעילות עסקית בנכסי מגורים.
היינו שמחים מאוד לכל כלי עזר שיסייע
בנושא לרבות כ"א להפעלת החקירות
הללו כבסיס להוצאת שומה.
האפליקציות המוזכרות חסומות מטעמי
אבטחת ע"י מערכות מידע.
לעניין חוקרים ביקשנו לצאת למכרז הן
לעניין הנחות ולעניין זה – טרם אושר ,
טרם התקדם.
197 35
שימושים חורגים בנכסים
לא קיים ממשק ממוחשב להעברת מידע בין מחלקת הגבייה למחלקת הפיקוח על הבנייה לצורך טיפול בעבירות בנייה ועבירות שימוש חורג אשר, בין היתר, מקטינות את חיובי הארנונה.
לא תוקן מנהל אגף הכנסות: אין ממשק
אוטומטי, קיים כיום שת"פ הדוק בין
הגביה לפיקוח על הבניה , באמצעות
דוא"ל .
31
עמוד
בדוח
סעיף
בדוח
ממצאים מדוח הביקורת
תוקן/
תוקן
חלקית /לא
תוקן
פירוט אופן תיקון הליקויים
198 36
בין השנים 2022-2021, העירייה ביצעה 54 שינויים בסיווג של נכסים מסחריים לנכסי מגורים, זאת תוך הקטנת חיובי הארנונה המוטלים על המחזיקים באותם הנכסים.
תקין מנהל אגף הכנסות: החיוב הינו עפ"י
הדין דהיינו השימוש בפועל, מחלקת
פיקוח על הבניה אמורה לטפל בחריגים
אלה עפ"י הדין של תכנון ובניה .
המלצת הוועדה: לקיים סנכרון בין אגף
הנדסה לאגף הכנסות ע"י מערכות או
אמצעים נוספים.
198 37
כאמור במדגם הביקורת המפורט בפרק 3.4 לדוח, בחלק מהמקרים, שינויי הסיווג של הנכסים ממסחרי למגורים נעשו שלא כדין וגרמו להקטנת תעריפי הארנונה המשולמים לעירייה.
באותם המקרים עבירת השימוש החורג לא טופלה על ידי מחלקת הפיקוח על הבנייה.
תקין
מנהל אגף הכנסות: הארנונה פועלת
עפ"י הדין ולפי השימוש בנכס , נכס
שהיה בעבר מגורים הפך למסחר וחזר
למגורים אכן מקטין את תעריף
הארנונה, כמו כן נכס שהינו מסחר
והשימוש בו מגורים החיוב עפ"י
הוראות הדין הינו מגורים וזו הוראת
הדין במקרים אלו גם אם היא גורמת
להקטנת תעריפי הארנונה ה משתלמים
לעירייה, לכאן נכסת מחלקת פיקוח על
הבנייה לה אנו מדווחים על כל שינוי כזה
, והם אמורים לחייב את בעלי הנכס
בשימוש חורג או להחזיר את המצב
לקדומות ו\או לתבוע בגין הפעולה
האמורה.
32
סיכום
יו"ר וועדת הביקורת: מודה למבקרת העירייה ולצוותה על דוח יסודי ויעיל שהעלה נקודות משמעותיות לתיקון על מנת לייעל את עבודת העירייה.
חלק מההערות יושמו ואנו מברכים על כך. המלצות מהותיות נרשמו בדוח ויעלו למועצת העיר על מנת להפיק את המירב מדו"ח זה.
_______________________ ___________________________ יו"ר וועדת הביקורת- מר אורן צור מרכזת וועדת ביקורת- גב' לקרב סיון