מסמך מסכם על אופן הטיפול מחלקות העירייה להערות בפרוטוקול ועדת ביקורת

עיריית חדרה– מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 |40-3401843 |sivan-t@hadera.muni.il רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

‏‏71‏דצמבר 3172‏

‏

לכבוד‏

‏

מימי‏אלימלך‏

מנהלת‏מח'‏מנהלה‏

עיריית חדרה

‏

ג.נ‏

הנדון: מסמך מסכם על אופן טיפול המחלקות בעירייה באשר להערות שהוצגו בפרוטוקול וועדת הביקורת סימוכין:‏‏

מכתבך‏מיום‏71.73.3172,‏מא-534‏

פרוטוקול‏ישיבת‏וועדת‏ביקורת‏מיום 3.1.3172‏

‏

7) בהתאם‏לבקשת‏הנהלת‏העיר,‏מובא‏בזאת‏מסמך‏מסכם‏על‏אופן‏טיפול‏מחלקות‏העירייה‏באשר‏להערות‏של

וועדת‏הביקורת‏בישיבת‏הביקורת‏האחרונה‏שהתקיימה‏ב3.1.3172.

‏

3) הנושאים‏בהם‏דנה‏הוועדה

- דו"ח‏מבקר‏העירייה‏מס'‏32‏לשנת 3177‏

- דו"ח‏הביקורת‏המפורט‏לשנת 3173‏

- מעקב‏אחר‏תיקון‏ליקויי‏הדו"ח‏המפורט‏לשנת 3177 ‏

‏

3) להל"ן התייחסות העירייה עפ"י הסעיפיםעליהם העירה הוועדה ועליהם נדרשה התייחסות, בישיבת וועדת

הביקורת האחרונה שהתקיימה ב3202.7.3:

‏

דו"ח מבקר העירייה מס 32 לשנת 3122.

עמ 6 סעיף 2:

מהות הביקורת מנהלי בתי הספר ומזכירות לא קראו כלל את הנהלים שהופצו ואינם מודעים לתוכנם.

כמו-כן, נמצא כי סעיפים רבים בנהלים אינם מיושמים בפועל .

הערת הוועדה: הוועדה מעירה כי יש לבצע הדרכות למנהלים ולמזכירות על כל הנהלים שמוציאים בעירייה. קריאה עצמית

בדר"כ הרבה פחות אפקטיבית.

התייחסות העירייה: עפ"י מנהלת אגף החינוך, בוצעו הדרכות למנהלים ולמזכירות לאורך כל שנת הלימודים, המזכירות מקבלות

ליווי צמוד של רואה חשבון הממונה על הניהול העצמי.

עמ' 9 סעיף 6:

מהות הביקורת: סכומי הכספים המועברים מהעירייה לבתי הספר משולמים באיחור רב ובמועדי תשלום שונים.

הערת הוועדה: לא ברור האם העירייה העבירה הנחיות או לא עפ"י התשובה שנכתבה בדו"ח. הוועדה מבקשת הבהרה.

התייחסות העירייה: עפ"י מנהלת אגף החינוך, אגף החינוך ניסח נוהל מפורט בכל הקשור לכספי הניהול העצמי לרבות אופן

השימוש המותר בכספי העירייה ויעוד הכספים.

עיריית חדרה– מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 |40-3401843 |sivan-t@hadera.muni.il רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

עמ 22 סעיף 21:

מהות הביקורת: בי"ס מוריה – עודפי הגבייה שנצברו מהכנסות ההורים לא הוחזרו אליהם.

הערת הוועדה: הוועדה מבקשת לדעת מה בית הספר עשה עם יתרת הכסף - 00,999 .₪

יש לקבל הבהרות לנושא

התייחסות העירייה: עפ"י מנהלת אגף חינוך, בבית ספר מוריה לא נשארה יתרה של 00 אלף₪, חלה טעות בדו"ח המבקר.

נותרה בסה"כ יתרה של 835 ₪בכספי הורים. יתרה זו מותרת ע"י חוזר מנכ"ל

עמ' 31 סעיף 72:

מהות הביקורת: העירייה לא העבירה הנחיות לבתי הספר על פעילויות הרשות שעליהם ליזום ולהציע להורים.

מנהלי בתי הספר דיווחו על מקרים בהם הורה שלא משלם על פעילות קרן קרב שלא מסיבות כלכליות, בנם לא משתתף בפעילות בית ספרית והוא מקבל פעילות חלופית.

בתי הספר מבצעים את הפעילויות וגובים את התשלומים עבור התל"ן מבלי שקיים מסמך המעיד על הסכמת ההורים.

הערת הוועדה: התשובה שנכתבה בדו"ח אינה עונה על הביקורת בסעיף זה.

הוועדה מבקשת את הפרוטוקול בעניין זה.

התייחסות העירייה:

1. אגף החינוך מעביר הנחיות ברורות על כל הפעילות שהרשות מציעה .

0. הפעילות היחידה המוצעת ע"י האגף שמחייבת שיתוף הורים היא קרן קרב

3. פרוטוקולים של הוועדות המשותפות נמצאים בבתי הספר. בוועדה יושב נציג האגף ונציגת קרן קרב

4. בבתי הספר בהם התקיימה הביקורת לא היה סכום כסף משמעותי כדי לסגור בפק"מ.

פרק 3 – מחלקת הנכסים של העירייה:

הערת הוועדה: המלצות ודרישות הוועדה לפרק זה:

1. קבלת מסמך– נספח המגדיר את מטרות סקר הנכסים.

0. לבצע תיאום בין מח' הנכסים ובין אגף אחזקת מבנים (ארועים ומבני ציבור) בהקשר של אחזקת מבנים ונכסים

3. לבצע תיאום בין מח' הנכסים למח' הפיקוח

4. קבלת סטטוס– האם בוצע מיפוי הפקעות ע"י מח' נכסים.

התייחסות העירייה:

1. הוגש לחברים מסמך המסכם ומגדיר את מטרות סקר הנכסים שאמור היה להתבצע בעיר.

0. ישנו תיאום מלא עם אגף מבני ציבור האחראי על אחזקת מבני ציבור בעיר. מח' הנכסים מבצעת מיפוי באופן שוטף של

הנכסים בבעלות העירייה בעיר ומעבירה את המידע באופן רציף לאגף מבני ציבור.

3. מח' הנכסים מבצעת מיפוי הפקעות באופן שוטף לאור פרויקטים שמבוצעים בעיר, לאחר פניות ציבור ובעיות שונות

שמתעוררות, אך לא באופן מקיף וכולל.

עיריית חדרה– מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 |40-3401843 |sivan-t@hadera.muni.il רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

דו"ח הביקורת המפורט לשנת 3123 (מצ"ב

סעיף 3:

מהות הביקורת: בביקורת התקשרויות נמצא כי שולם בשנת 0910 לספק שירותי הסעות "אגד" תשלומים בסכום

כולל של כ- 3,3,3 אלפי₪. לא הוצאו כלל המסמכים לרבות מסמכי המכרז וחוזה ההתקשרות עם הספק.

הערות הוועדה:

1. יש לכתוב נוהל מסודר לניהול ריכוז מכרזים/חוזים שלהעירייה.

0. לשנות את תגובתהביקורת של העירייה- למידת לקח והוצאת נוהל.

התייחסות העירייה:

1. מנהלת מח' מנהלה מרכזת את כל החוזים שלהעירייה, ישנו חוזר מסודר בעניין זה שהוגש.

0. בוצע

סעיף 6:

מהות הביקורת: בביקורת תמיכות נמצא כי עד ליום 31.10.0910 לא הועברה התמיכה ל-0 מוסדות בסך כולל של

כ-865 אלש"ח כל זאת בניגוד לסעיף יג' (ג) להנחיות משרד הפנים מחודש דצמבר 5, .'

כמו כן נמצאו 0 תמיכות בגינם הרשות אישרה ושילמה כספים בסכום העולה על הסכום שצויין בבקשת התמיכה סך הכספים העודפים הסתכמו ל-448 אלש"ח

הערות הוועדה: אין התייחסות בתשובה לכך שהעירייה שילמה כספים בסכום העולה על הפרסום אשר צויין בבקשת התמיכה. הועדה מבקשת הבהרות.

התייחסות העירייה: במקרים הנדונים, העירייה החליטה לשלם מעבר לבקשה, זאת על מנת לשפר נושאים בעלי

סדר עדיפות בעיר.

הנושא תוקן וטופל מול המועצה.

סעיף 7:

מהות הביקורת: בביקורת תמיכות נמצא כי עבור 8 מוסדות הועברו תמיכות במסגרת תב"ר "תמיכות בנושא

עבודות בניה ושיפוצים"(מס' תב"ר 90) בסכום כולל של כ- 0,941 אלש"ח. בהתאם לבקשת התמיכה והתקציב שצורף לבקשה עולה כי התמיכות אינן נושאות אופי של עבודות בניה ושיפוצים.

הערות הוועדה: הועדה מבקשת תשובה לתאריך יעד הביקורת של העירייה במקום בו מבוצעות העבודות.

התייחסות העירייה: לא ניתן לקבוע תאריך יעד לביצוע הביקורת, עד אשר יחולקו התמיכות בפועל. הביקורת

תבוצע במהלך חודשים אוקטובר- נובמבר, שנת 0913, עם חלוקת התמיכות

עיריית חדרה– מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 |40-3401843 |sivan-t@hadera.muni.il רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

סעיף 9:

מהות הביקורת: העירייה השתמשה בעודפים זמניים בתקציבים הבלתי רגילים ובעודפים מתקבולי קרן הפיתוח

בסך של 09 מיליון₪ ו-0, מיליון₪ בהתאמה, למימון פעולותיה השוטפות.

הערות הוועדה: הוועדה מבקשת עדכון במועצה הקרובה על שימוש בכספי הקרן (האם תקין? מימון זמני?).

התייחסות העירייה: העירייה פעלה בהתאם לממצאי הביקורת ומימשה את אישור המועצה לשימוש זמני בכספי קרן

הפיתוח בהתאם לחוזר מנכ"ל.

השימוש הוא זמני בלבד והקרן מזוכת בריבית לתקופת השימוש בכסף.

מעקב אחר תיקון ליקויי הדו"ח המפורט לשנת 3122 (מצ"ב

סעיף ג' 6:

מהות הביקורת: נמצאו 1, עובדים החייבים 0,493 אלפי₪.

הערות הוועדה:

1) הוועדה מבקשת לטפל בעניין במהירות ע"י הסדרים במשכורת העובדים

0) הועדה מבקשת להמציא לחברי הועדה את ההסדרים הקיימים עם העובדים

3) מבקשים לדעת האם העובדים הללו משלמים גם את תשלום הארנונה השוטפת החודשי

התייחסות העירייה:

2. הסדר חוב ישן לעובדי העירייה בגין ארנונה- תגובת הגזבר

טיפול בעובדי העירייה נעשה בפיקוח אישי של הגזבר.

עובד שלא משלם כלל (שוטף או חוב) מופעל עליו עיקול שכר.

בדרך כלל מדובר בעובדים קשיי יום ש"מסובכים" כספית ואנו עושים כל מאמץ לגבות מהם את המרב, מבלי לגרום לנפילתם הכלכלית.

עם רוב העובדים הגענו להסדר תשלום חודשי הגבוה מהחיוב החודשי וכך למעשה הם משלמים גם שוטף וגם סכום נוסף (קטן בד"כ) ע"ח החוב.

רשמה: סיון לקרב

מנהלת מח' או"ש ונהלים ומרכזת וועדת ביקורת

‏