פרוטוקול ועדת ביקורת מתאריך 13 7 9

חבר ועדה ממונה	חיים פוזנר
חבר ועדה ממונה	חאתם דאוד
מבקר העירייה	מנחם כהן
מנהל מח' חשבות	חיים שפונדר
מנהלת מח' או"ש ונהלים ומרכזת וועדת ביקורת	סיון לקרב

עיריית חדרה – מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 | פקס 40-3401843 | hadera.muni.il@sivan-t רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

פ' – 920

פרוטוקול: ועדת ביקורת מתאריך 3202.7.9

נושאים לדיון:

1) דו"ח מבקר העירייה מס' 22 לשנת .2911

2) דו"ח הביקורת המפורט לשנת .2912

2) מעקב אחר תיקון ליקויי הדו"ח המפורט לשנת .2911

2. דו"ח מבקר העירייה מס' .9 לשנת ..2.7

חיים פוזנר – מעיר הערה כללית כי על כל מנהל/מבוקר בעירייה לקחת אחריות על הביקורת המופנית כלפיו, באופן שהוא אינו מפנה את האשמה והאחריות על נושא מסוים על מנהל אחר בעירייה. יש לעבוד בשת"פ.

התייחסות לסעיפי הדו"ח:

עמ' 6 סעיף :1

הוועדה מעירה כי יש לבצע הדרכות למנהלים ולמזכירות על כל הנהלים שמוציאים בעירייה. קריאה עצמית בדר"כ הרבה פחות אפקטיבית.

מנחם – בדקנו התנהלות מדגמית של מס' בתי ספר, מצאנו כשלים, ההתנהלות כפי שהייתה אז כמעט ולא קיימת היום כיוון שבתי ספר עברו להתנהלות עצמית.

מנחם - הוועדה מעירה בשנית כי יש לבצע הדרכה כלכלית לבית הספר – למשל על דפי התחשבנות.

עמ' 0 סעיף :6

לא ברור האם העירייה העבירה הנחיות או לא עפ"י התשובה שנכתבה בדו"ח. הוועדה מבקשת הבהרה.

עמ' 11 סעיף :19

הוועדה מבקשת לדעת מה בית הספר עשה עם יתרת הכסף - 02,999 ₪.

יש לקבל הבהרות לנושא.

עמ' 29 סעיף :12

התשובה שנכתבה בדו"ח אינה עונה על הביקורת בסעיף זה.

הוועדה מבקשת את הפרוטוקול בעניין זה.

עיריית חדרה – מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 | פקס 40-3401843 | hadera.muni.il@sivan-t רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

מנחם – מענה בכתב יתקבל ממנהלת אגף חינוך.

עמ' 29 סעיף :11

הוועדה מעירה כי כל ישיבה חייבת להיות מלווה בפרוטוקול.

עמ' :21-22

התשובה אינה ברורה, יש לקבל הבהרות.

עמ' 22 סעיף :20

הוועדה מבקשת לקבל תשובה האם יתרת הכסף שנגבה הוחזרה להורי התלמידים.

עמ' 11 סעיף :16

התשובה אינה נכונה.

ניתן לצבור כסף גם מפק"מ, תלוי בסכום הכסף.

באופן כללי לכל הדו"ח: יש לבצע הדרכות לעובדים ולמנהלים, באופן קבוע שנתי בנושאים רלוונטיים

כגון: קריאות דוחות חשבונאיים, נהלים וכדומה, ולקבל משוב מהעובדים / מנהלים.

פרק 2 – נכסים:

הועדה מבקשת לקבל סטטוס כללי של מחלקת נכסים.

מנחם – ישנה עשייה אינטנסיבית במחלקה מאז הוצאת הדו"ח. מנהל המחלקה רשם סקירה על עשייתו מאז הוקמה המחלקה.

ספר הנכסים ממוחשב ומתעדכן בכל עת.

לסיכום, המלצות ודרישות הוועדה לפרק זה:

1. קבלת מסמך – נספח המגדיר את מטרות סקר הנכסים.

2. לבצע תיאום בין מח' הנכסים ובין אגף אחזקת מבנים (ארועים ומבני ציבור) בהקשר של אחזקת

מבנים ונכסים.

2. לבצע תיאום בין מח' הנכסים למח' הפיקוח.

2. קבלת סטטוס – האם בוצע מיפוי הפקעות ע"י מח' נכסים.

2. דו"ח הביקורת המפורט לשנת ..2.7

הערות הוועדה עפ"י סעיפים רלוונטיים:

סעיף :2

1. יש לכתוב נוהל מסודר לניהול ריכוז מכרזים/חוזים של העירייה.

2. לשנות את תגובת ביקורת של העירייה- למידת לקח והוצאת נוהל.

סעיף :1

חיים שפונדר – מנגנון בקרה ייקבע בוועדת התמיכות הקרובה שתהיה.

סעיף :6

אין התייחסות בתשובה לכך שהעירייה שילמה כספים בסכום העולה על הפרסום אשר צויין בבקשת התמיכה.

הועדה מבקשת הבהרות.

עיריית חדרה – מחלקת ארגון שיטות ונהלים

טל. 40-3646640 | פקס 40-3401843 | hadera.muni.il@sivan-t רח' הלל יפה 9 חדרה 61446 www.hadera.muni.il

סעיף :7

הועדה מבקשת תשובה לתאריך יעד הביקורת.

סעיף :0

הנושא עלה בישיבת המועצה במידה ויש שימוש בכספי הקרן, המועצה תעודכן ע"י הגזבר.

הוועדה מבקשת עדכון במועצה הקרובה על שימוש בכספי הקרן במועצה הקרובה.

29 מעקב אחר תיקון ליקויי הדו"ח המפורט לשנת ..2.7

סעיף ג' :1

הוועדה מעירה כי יש להיצמד ולבצע את הוראות משרד הפנים. כל עוד לא שונו הם מחייבים את העירייה.

סעיף ג' :6

הוועדה מבקשת לטפל בעניין במהירות ע"י הסדרים במשכורת העובדים.

הועדה מבקשת להמציא לחברי הועדה את ההסדרים הקיימים עם העובדים.

מבקשים לדעת האם העובדים הללו משלמים גם את תשלום הארנונה השוטפת החודשי.

סעיף ג' :12

חיים שפונדר – הנושא תוקן.

הועדה מבקשת לתקן את הסעיף ולשלוח תשובה מתוקנת.

סעיף ג' :17

ועדת הביקורת תקבל אחת לחצי שנה דיווח בהתקדמות על תיקון הליקויים בעירייה.

לסיכום : הועדה מאשרת את תגובת העירייה לד"ח הביקורת כפוף לבקשות והתיקונים.

רשמה: סיון לקרב

מנהלת מח' או"ש ונהלים