פרוטוקול ועדת התקשרויות 8/16 מס' 1

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ'יל משרד הפנים 8/2016

שנערכה בתדר ישיבות מנכ"לית העירייה ביום 25.3.2018

חברי הוועדה הנוכחים :

חנה גולן, מנכ"לית;

ירון סולברג, יועמ"ש ;

בני וּיני, גזבר;

משתתפים נוספים :

1

אבי קמינסקי, סמנכ"ל חברה ותינוך;

רונית בטאט, חשבת אגף התינוך ;

מוטי פרוינד, מבקר;

חזי קינן, מנהל תוזיס ומכרזים;

התקשרות עם יועץ למשרד מבקר העירייה

חזל:

מבקר העירייה פנה ביום 24.1.2018 בבקשה להתקשר עס יועצ שילווה את עבודתו. מדובר בהתקשרות בשווי של כ-115,000 ₪. מבוקש כי ההתקשרות תהיה למשך 3 שנים ועל סכום כולל של כ-350,000 ₪. כל הסכומים כוללים מעיימ.

מוטי, מבסר:

אני מגיש את המכתב מיום 24.1.2018, שבו פירטתי את הדברים אשר סומן א!.

אבקש להוסיף, כי לאחרונה עוסק איגוד מבקרי הרשויות המקומיות בתיקון תקנות העיריות בנושא תקנים ותקציב שנתי ללשכת מבקרי הרשויות. הטיפול בנושא הזה מתקדם ביותר מול משרד הפנים, כאשר הסיכום המסתמן הוא שבעיר כשלנו, עס מעל ל-60,000 תושבים, יתוקנן עובד ביקורת 1 במשרה מלאה ועוד כ-220,000 ₪ לצורך העסקת יועצים.

הצורך של משרד המבקר ביועץ חינו לצורך איסוף התומרים וניתוחם, מכיוון שמדובר בחומר רב ממתלקות ומאגפים שונים. אני יושב עם היועץ על טיוטות וחומרים רגישים, צריכה להיות ליועץ מיומנות מיוחדת ודיסקרטיות על מנת שתומרי טיוטה לא ידלפו בכדי שלא אהיה חשוף לתביעות וכוי. צריך לגלות הבנה בתחומי העשייה ולהיות בעל ניסיון מול רשויות מקומיות.

ירון, יועמ"ש:

בהתאם לסעיף 6.3 לנוהל הוור המנכייל 8/2016, יתווה היועמייש את דעתו בפתת הדיון האם תקנה 8(3) לתקנות העיריות מכרזיט חלה על ההתקשרות המבוקשת, במובן זה שפטורה העירייה מפרסום מכרו פומבי (או ווטא) והיא רשאת להתקשר לפי הוראות הנוהל.

תשומת הלב צריכה להינתן לשאלה האם העבודה המבוקשת היא כזו שדורשת ידע ומומתיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים ואינה בגדר עבודה מקצועית שגרתית. לאחר שעיינתי במכתבו של המבקר מיום 24.1.2018, אני סבור שמדובר בעבודה שדורשת הן מומחיות

מיותדת והן יחסי אמון מיוחדים. מדובר בעבודה מאוד צמודה ומקצועית שעושה המבקר אל מול היועץ ולכן נדרשות יכולות גבותות של היועצ וכן רמה דיסקרטית גבוהה במיוחד.

לאתר הינתן חוות הדעת, צריכה הוועדה לשקול בהתאם לטעיף 6.4 לנוהל האם אין להעדיף ביצוע של ההתקשרות בדרך של מכרז פומבי והאם מוצדק וסביר בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות המבוקשת ללא מכרו ועל הוועדה לנמק התלטתה.

החלטת הוועדה

מהנימוקים ששמענו ובהתאם לחוות דעת היועמייש, מחליטה הוועדה שלא לקיים מכרז בעניין ההתקשרות המבוקשת ולפעול לפי הוראות חוזר מנכ"ל 8/2016 מהטעמים הבאים

1. מדובר בעבודה מקצועית הדורשת רמת אמון מיוחדת וכן ידע ומומחיות מיותדים.

2 לדעתנו פרסום מכרו לא יוביל לתוצאה המיטבית עבור עבודת המבקר ובתוך כך עבור העירייה.

מוטי מבקר:

אני מבקש שההתקשרות תאושר עס תברת שרן מהנדסים. מעבר לעובדה שהוא עומד בכל הסטנדרטים המקצועיים ומבתינת האמון הוא בעל ניסיון רב בעבודה מול רשויות רבות וכן מכיר ובקיא בעבודה אצלנו בעיריית הוד השרון. בנוסף אחת לכמה שנים אני תוצר לביקורות עבר ומציף ליקויים שטרם תוקנו ולכן הוא תייב להיות בקיא בביקורות עבר. עוד אוסיף, שיש לו ניסיון רב של שנים רבות בעבודות מהסוג הזה בדיוק.

אדגיש, כי העבודה מתבצעת באופן אישי על ידי זאב רוזן, שהוא הבעלים של החברה ולא כמו שלעיתים מקובל בתברות אחרות על ידי עובדים זוטרים יותר.

שוב אציין, שלדעתי צריך להוסיף משרת למבקר העירייה בהקדם הניתן ולכן לא יהיה זה נכון להכניס גורם נוסף שאצטרך ללמד אותו את העבודה העירונית. לכן יש לראות בהתקשרות עס שרן מהנדסים לפרק זמן קצר עד אשר תאשר הנהלת העירייה הגדלת תקן במבקר העירליה.

החלטת הוועדת

בהתאם לסעיף 7 לתוזר המנכייל, מחוייבת הוועדה לערוך פנייה תחתרותית לקבלת הצעות

מתוך רשימת מציעים. על אף שהעירייה פירסמה בשנת 2017 הודעה לציבור בעניין הקמת מאגר <ועצים לפי הנוהל, ההליך טרם הושלם ונכון להיום נרשמו מספר חברות בנושא ביקורת, אך הוועדה טרם אישרה את היועצים השונים שנרשמו במאגר לפי תתומי העבודה השונים.

מקובלת עלינו המלצתו של המבקר לאשר התקשרות עס שרן מהנדסים ללא קיום הליך תחרותי. יהד עם ואת נקודת האיוון הנכונה תהיה שנגביל את התקופה לשנה אתת, ובהמשך בחודש מרץ 2019, תקבל הוועדה החלטה לגבי תקופת האופציה הנוספת. בהסכם שייחתם עס החברה הנייל תהיה תקופת ההסכם ל-1 שנה עס אופציה לעירייה להאריכה בשתי תקופות נוספות של עד 1 שנח כל אתת מהן.

2 התקשרות לבחירת ספק לבדיקת תקציבי חינוך

הזל

לפי נוהל משרד הפנים החדש להתקשרות עס מומחים ויועצים, שפורסם בתוזר מנכ"ל מסי 6, על היועמייש קודם לדיון או בפתחו, לחוות דעתו באשר לשאלה האם תל הפטור ממכרג לגבי ההתקשרות הספציפית ולכן תחילה יש לקבל את עמדת היועמייש בעניין.

ירון, יועמ"ש:

כפי שצויין מעלה הוראת סעיף 6.3 לחוזר המנכייל מחייבת את היועמייש לתת התייחסות כבר בפתח הדיון. נראה שמדובר בעבודה מקצועית בעלת מומתיות מיוחדת. בדיקת תקציבים אל מול משרד התינוך מחייבת ידע משמעותי וניסיון בנושא זה, שקשור לקבלת תקציבים ממשרד התינוך. כמו כן היועצ שנותן שירות זה צריך להכיר ולקיים ממשק טוב ושוטף עם נציגי משרד התינוך. במובן זה מתאים גס תחום זה לפעולה לפי תוזר המנכייל בלא לקיים הליך של מכרצ מלא.

החלטת הוועדת

מהנימוקים ששמענו ובהתאם לחוות דעת חיועמייש, מחליטה הוועדה שלא לקיים מכרצ בעניין ההתקשרות המבוקשת ולפעול לפי הוראות חוזר מנכ"ל 8/2016 מהטעם שתתוס זה של בדיקת תקציבי משרד החינוך מחייב מומתיות מיותחדת שאין לרבים כמותה וכן קיומם של ממשקי עבודה שוטפים בין היועץ לבין משרד התינוך

חוי:

במסגרת הליכי קול קורא שפירסמה העירייה לרישום למאגר היועצים החדש בחודש נובמבר 7, נרשמו 2 חברות בלבד - רון פישמן, רו"ח ונתיב מערכות ניהול.

עם כניסתו של הגובר לתפקידו ובהתאם לבקשתו, ביקשנו להרתיב את מספר החברות הנותנות שירות זה, אך לא הצלתנו בשלב הראשון להרחיב את המעגל. לפיכך החלטנו על פירסום קול קורא נוסף, שבוצע בחודש פברואר 2018 לאיתור *ועצים מתאימים נוספים, אליו נרשמו עוד 3 יועצים - יורם אברמזון, עמית מהולל ותברת שתף.

מבדיקת המסמכים שהוגשו עולה, כי משרד יורם אברמזון ומשרד עמית מהולל אינם עומדים בתנאי הסף שנקבעו בנוסת הייקול קוראיי שפורסם, וזאת באשר לניסיונסם בכל תחומי הבקרה התקציבית בחינוך, מול עיריות בנות 40,000 תושבים ומעלה.

הדיון בנושא הופסק וימשיך בישיבת הוועדה הבאה.

מנהל חוזים ומכרזים יציג בפני הקועדה את כל המסמכים שהעבירו המשיבים לי'קול

קורא'', שפירסמה העירייה בחודש פצרואר 8.

כו ]

גז

עיריית --

בני יניו גזער

היום, 25.3.2018

חנה גולן, מנ

רשם: חזי קינן

העתק: ו

.

לישכת המבקו

חי שבט תשעית

64 ואר 2018

מספרנו: | 2018 -4

טלי: 09-7759620

פקס: 09-7759600

לכבוד

מר חצי קינן

מנהל מתי חוצים ומכרוּים

אדון נכבד,

הנדון:הסכם העסקת "שרן מהנדסים'י

1. המבקר הוא אחד מ- 5 בעלי התפקידים הבכירים, ברשות המקומית.

מעמדו העצמאי של המבקר, אשר למותר לציין את חיוניותו לצורך תיפקודו

הנאות, מובטח ע"י מספר כללים, המגובים בפקודת העיריות, כשבין היתר:

א. מבקר הרשות הוא שמכין ומגיש, במסגרת הכנת התקציב הכללי לרשות,

לראש החרשות מידי שנה הצעת תקציב שנתי ללישכתו, לרבות הצעת תקן.

ב. מבקר הרשות הוא הקובע את תוכנית עבודתו השנתית, את נושאי הביקורת

בתקופה פלונית ואת היקף הביקורת, בהתאם לשיקול דעתו העצמאי.

ג. | המבקר הוא שיקבע על פי שיקול דעתו את דרכי עבודתו לביצוע הביקורת

ברשות המקומית ובגופיס עירוניים מבוקרים, לרבות הסתייעות בייעוץ ובמומחים חיצוניים.

אלה כאמור עיקרי הכללים לשמירה על עצמאותו של המבקר, כולל בבחירת

היועצים, עפ"י שיקול דעתו הבלעדי.

עוד יצויין, שעל אף גידול במספר התושבים בעיר בשנים האחרונות ובמקביל

גידול במספר בעלי התפקידים בכל מחלקות ואגפי העירייה, לישכת המבקר

נשארה במשך 24 שנות כחונתי כמבקר, באותה מתכונת מבחינת היקף המשרות,

פרט למזכירה שנוספה ביוני 2015 עיימ, לתת מענה לתפקיד החדש שהוטל על

החיימ בדצמי 14, הממונה על תלונות הציבור. אאת סיבה נוספת שמחייבת את

המבקר להסתייע בייעוץ חיצוני.

לא זו בלבד, אלא שלאחרונה עוסק איגוד מבקרי הרשויות המקומיות, בתיקון

תקנות העיריות בנושא תקנים ותקציב שנתי, ללישכת מבקרי הרשויות בארץ.

הטיפול בנושא מתקדם ביותר מול משרד הפנים, כאשר הסיכום שמסתמן הוא,

שבעיר שיש בה בין 50,000 ל- 100,000 תושבים, כמו בהוד-השרון, יתוקנן עובד

ביקורת אחד, בחיקף של משרה מלאה. גס אם עניין זה, מעיד על הצורך בעובד

ביקורת נוסף.

פרט לעניין התקן, תיקון התקנות ע"י איגוד מבקרי הרשויות, עוסק גס בעניין

התקציב, לצורך העסקת *ועצים, והסיכוס המסתמן הוא, שבעיריות שמספר

תושביהן, הוא בין 50,000 ל- 100,000 תושבים ותקציבה השנתי עולה על 44

מלשייח, כמו בהוד-השרון, תקציב לישכת מבקר העירייה, יהיה בסכום שלא

יפחת מ- 0.14% מתקציב העירייה השנתי הכולל.

אמנם, זה לא אומר הרבה עבורך, אך גם עניין זה מעיד על הצורך בתקציב,

לצורך העסקת יועצים ברשויות.

20

2 ההתקשרות עס יישרן מהנדסים'י חיונית, כי הוא אישית עושה את העבודה שמוטלת עליו, אינו מעביר עבודות לווטרים ממנו, הוא בקיא מאוד בתומר, עושה עבודה מעולה, יש לו ניסיון רבת שנים בעבודוות מהסוג הזה, גם בעיריית הוד-השרון וגם בעיריות אחרות, כמו גס, הוא מאוד ישר, הגון, לויאלי ודיסקרטי.

3. פרטי ההתקשרות הם:

יישרן מהנדסים, הנדסה מצדע וניהול בעיימיי

ח.פ. 511152530

ת.ד 8226, פתח-תקוה 49181

טלפון: 077-3377306, פקס: 03-5422848

בתכולת העבודה אין שינוי מההסכם הקודם.

תקופת ההתקשרות ל- 3 שנים מאפריל 18 ייא שנח + שנתיים אופציה.

אין הצעת מחיר, אך המחיר לשעה הינו 185 ₪ בתוספת מעיימ, מחיר שעומד בכל הקריטריונים הנדרשים ליועצים מסוגו וברמתו.

4. אני מבקש שההגבלה היחידה בהסכם העסקתו, תהיה התקציב השנתי בתקציב

המבקר לעבודות קבלניות (סעיף 750), שמסתכס בשנת 2018 ב- 115,000 ₪, וכך היה גם התקציב בשנת 2017,

5. אני מבקש לערוך את ההסכם בהתאם.

בברבה,

מוטי פרוינד

מבקר העירייה

והממונה על תלונות הציבור