פרוטוקול ועדת התקשרויות 8/16 מס' 9

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חור מנכ'יל משרד הפנים 8/2016 שנערכה בוועידה אלקטרונית באמצעות תוכנת ייזוסיי, ביוסם 9.3.2021

חברי הוועדה הנוכתים :

רן חיילפרן, מנכ"ל;

בני ויני, גובר;

ליה גרנות, ס. יועמ"ש ;

משתתפים נוספים :

עו"ד לירון שטאובר, ס. מנהל מחלקת חוצים ומכרצים ;

עו"ד חצי קינן, מנהל מחלקת חוצים ומכרזים;

1. אישור פתיחת מאגר היועצים של העיריית

חוי מעדכן:

בהתאם לנוהל חוור מנכ"ל משרד הפנים 8/2016, אנו מחוייבים לבצע עדכון למאגר היועצים כל 3 שנים ולכן נדרשים לעדכן את המאגר השנה, היות שהעדכון האחרון היה בשנת 2021.

לצורך כך, התקשרנו עס חברת ארמה, לה מערכת ממוחשבת לרישום וניהול המאגר.

גובר

מדוע המאגר לא פתוח באופן קבוע למעשה!

ס. יועמ"ש

בהתייחס לשאלת הגזבר אציין, שאכן חייבים אחת ל-3 שנים לעדכן, אך ניתן לעדכן גם לעיתים תכופות יותר, או תדיר.

חזי

נכון. הסיבה שבגללה לא היה מאגר דינמי עד היום היא שקיימנו את המאגר באופן ידני. למעשה עוד לא הושלם רישומס של חלק מהנרשמיס של שנת 2018 ולכן אין משמעות למאגר דינמי בשל כך. אין לנו יכולת עירונית להתמודד עם הבדיקות והרישום. עס ואת וכאמור, בימים אלה אנתנו מסיימים הליך להתקשרות בנושא בו וכתה חברת ארמה. הס היחידים באר שעושים את גה בהיקף גדול לרשויות והמערכת שלהם ידידותית למשתמש וההליך יהיה הרבה יותר קל. באופן הזה ניתן יהיה להשאיר את המערכת פתוחה ולהגיע לוועדה בכל תקופה שהיא ולאשר את הנרשמים החדשים. קיימנו התנעה ראשונית ומנהל התברה, אריה מצליח, לו ניסיון בהטמעת המערכת כבר ברשויות רבות, הציע על סמך ניסיונו לפתוח את כל המאגר מחדש למעשה. מאחר ואצלנו ממילא קלים רישום חלקי, שנבנה ייטלאי על טלאי, אני סבור שכדאי לקבל את המלצתו.

ס. יועמ"ש

אם נעשה ואת אא יש לעדכן את כל הרשומים כיום במאגר שיהיה עליהם להירשם מחדש וכי אם לא *עשו כן, שמס יוסר.

חזי

יש במערכת של חברת ארמה אלפי ספקים מכל התחומים וברגע שנפתת את המערכת, וה מוציא הודעה בלחיצת כפתור שאנחנו מפרסמים מאגר חדש ומזמין אותם להירשם וזאת מעבר לרישומים שיש כמובן אצלנו. אני מקווה ומאמין שנוכל להגיע לכולם, אך לא יכול להבטיח ואת ב-100%, אך אלה שיפלו בין הכיסאות, אס יהיו כאלה, יקבלו מענה בכך שהמאגר יישאר פתוח.

ס. יועמ"ש

אני מציעה שעל מנת למוער את הנזקים בנושא, תערכו סיכומי ישיבות וכל מאמץ שניתן כדי לאתר

את מי שרשום עד היום ולהודיע לו כי עליו להירשם מחדש על מנת שנוכל להגיד כי באמת עשינו את כל המאמצים וטעות לעולם חוזרת.

מנכ"ל

זה אומר שכל האגפים יצטרכו לעשות את המיון מחדש!

חול

כן. עס ואת אעדכן, כי כחלק מההתקשרות החברה מעמידה לרשותינו עובד מטעמה שעבר את ההכשרה המתאימה ויבצע בדיקה ראשונית מקיפה של ההגשות של מציעים חדשים ויביא לנו תוצר עס המלצה מוגמרת עס כל התנאים שנעביר לו. לארמה יש בנק שעות שאמור להספיק לפתיחת מאגר + ליווי לאחר מכן. מדובר בדף נחיתה שיהיה באתר העירייה והכל יתנהל אצל ארמה.

מנכ"ל

מדובר במהלך גדול ואני רוצה להבין את המשמעויות שלו וכן לבחון האם ישנם אגפים אותם ניתן לפטור מקיום רישום חדש באמצעות מערכת, עניין שעלול לגצול ומן רב.

חול

אני מזכיר שממילא לפי חתקנות אנחנו נדרשים לפתות מאגר חדש. במהלך הזמן היו לנו מאגרים

בודדים אותם ערכנו אך עדיין, אנו נדרשים לקיים הליך חדש וה, ההבדל הוא שכעת הוא יחיה ממוחשב. עיקר המאסה הוא במינהל הנדסה.

חזי

במידה ובתחום מסולים נוהה קשליים נעצור את ההליך לתחום גה ובכל מקרה לא נסיים את העבודה לפי המאגר הקיים עד השלמת והקמת המאגר החדש לחלוטין.

גובר

האם ניתן יהיה לבדוק את כל המסמכים ישירות מהמערכת!

תוי

אכן כן. כל מנהל יוכל לקבל הרשאת צפייה ולראות את כל הנרשמים, החומר שצירפו וכו

החלטת הוועדה

בהתאם להמלצת מנהל מחלקת חוזים ומכרזים ועל פי נוהל חוזר מנכ''ל משרד הפנים 8/16, מאשרת הוועדה את פת*חתו של המאגר מחדש באמצעות המערכת הממוחשבת, כולל דרישת רישום מחדש גם של ספקים הקיימים ורשומים במאגר העירייה כיום.

רן היילפר "

ו פי" סרן ל גרנות בי זיןי

7% שגנית חי / רַ

עיריית הוד 076 / ער טי עירייץן הוד השרון

רן היילפרן, מנכ'יל ליה גרנות, ס. יו(מיש ל אני, גזבר