ישיבת מסירת עבודות הפטורות ממכרז מס 108 · 22/02/2003

18060 :מספר בקשה מסמכי

18027 :מספר בקשה מסמכי

17858 :מספר בקשה מסמכי

17935 :מספר בקשה מסמכי

17865 :מספר בקשה מסמכי

17822 :מספר בקשה מסמכי

17825 :מספר בקשה מסמכי

17966 :מספר בקשה מסמכי

18044 :מספר בקשה מסמכי

18019 :מספר בקשה מסמכי

18049 :מספר בקשה מסמכי

18017 :מספר בקשה מסמכי

ל' תשרי תש"פ

29 אוקטובר 2019

הנדוןהזמנה להגיש הצעה לתכנית פיתוח ארגוני בנושא ליווי מנהלים באגף תברואה שבעיריית ירושלים בהערכות לשינוי ובהטמעתו

רקע

עיריית ירושלים – אגף משאבי אנוש ואגף התברואה בשיתוף עם מפעם ירושלים מזמינה בזה מציעים ממאגר היועצים להגיש הצעה לתכנית לסיוע בהערכות לשינוי באגף התברואה

בעירית ירושלים והטמעתו: ליווי אגף תברואה של עיריית ירושלים במעבר לעבודה עם

קבלני נקיון.

אגף תברואה בעיריית ירושלים מופקד על תחומים רבים הנוגעים לחזות פני העיר כגון פינוי אשפה וניקיון בשטחים המבונים, רכישה, אחזקה ותפעול של מערך הרכב העירוני והפעלת מערך מיחזור הפסולת. ניקיון העיר הינו בליבת העשייה העירונית ולכן רמת תפקוד האגף ויכולותיו הניהוליות מהווים גורם חשוב בניהול העיר.

כאמור, אגף תברואה עובר בימים אלו תהליך שינוי משמעותי הכולל, בין השאר, מעבר לניהול נקיון אזורים מסוימים בעיר באמצעות קבלני ניקיון לתחומי טיאוט וניקיון ידני אשר יזכו במכרז שפורסם. השינוי תוכנן באמצעות תהליך או"ש (מהנדסי תעשייה וניהול)

אשר בחנו את עבודת האגף בעיר והגישו המלצות כיצד לבצע את השינוי. נדרשת עבודת ייעוץ ארגוני משלימה לעבודה זו על מנת לסייע בהטמעת השינוי באגף.

באגף עובדים כ 1250 עובדים מתוכםכ 100 מנהלי עבודהומפקחי נפות המתועדים, כאמור, לעבור לשיטת ניהול הכוללת ניהול עובדים גם באמצעות קבלנים חיצוניים.

לאור זאת, עלה צורך בקיום תכנית להטמעת השינוי הנותנת מענה לצרכי הניהול החדשים ולצרכים המשתנים והעדכניים של האגף.

מטרת העבודה

א. חיזוק המוכנות לשינוי בקרב המנהלים באגף, תוך מתן דגש על מנהלי אזורים

ומנהלי העבודה באגף.

ב. גיבוש תפיסת ניהול עדכנית בקרב המנהלים כולל הבנה – מיהו מנהל טוב באגף

התברואה בעידן זה.

ג. ליווי הטמעת השינוי באגף, תוך מתן דגש על תפקיד מנהלי העבודה ומפקחי

הנפות ובכלל זה:

- הטמעת עבודה עם דוחות הפיקוח והבקרה המפותחים בתהליך או"ש.

- הקניית ידע, כלים ומיומנויות לניהול בכלל וניהול עבודה באמצעות קבלנים חיצוניים בפרט בהלימה לסעיפים א' ו ב' לעיל.

- גיבוש מדדי ביצוע ומדדי הצלחה ניהוליים משלימים לדוחות הפיקוח והבקרה שפותחו בתהליך האו"ש.

- יצירת שגרות ניהול ותהליכי עבודה התומכים בשינוי.

קהל היעד

הנהלת אגף תברואה, מנהלי עבודה ומפקחי נפות באגף תברואה האמורים לעבור לשיטת ניהול באמצעות קבלנים חיצוניים (בתחומי טיאוט וניקיון ידני כאמור לעיל).

תוצרי העבודה המבוקשת

תכניות להטמעת השינוי, קרי למעבר לעבודה עם קבלנים, בשגרת העבודה של האגף,

בהלימה למטרות:

- ליווי מנהל האגף וצוות ההנהלה.

- תכנית למנהלי עבודה ומנהלי נפות לעבודה עם קבלנים.

- הטמעת העבודה עם דו"חות הפיקוח והבקרה וגיבוש מדדים ניהוליים המשלימים.

- שגרות ניהוליות מגובשות ופועלות ותהליכי עבודה תומכים.

- מפגשי מעקב עתיים (אפשרי אחת לרבעון).

העבודה תכלול

• אבחון קצר למיפוי הצרכים הנדרשים להצלחת השינוי והטמעתו בדרכים האפקטיביות והיעילות ביותר, הכרות עם כלי המעקב והבקרה והדוחות המפותחים באגף ושאר מסמכים רלוונטיים והגשת תכנית להטמעת השינוי, העונה על הצרכים שאותרו (כולל : ליווי מנהל האגף וצוות הנהלה, סילבוס לתכנית למנהלי אזורים ומנהלי נפות לעבודה עם קבלנים , מדדי ניהול משלימים וכיוב')

• מפגשים שוטפים עם מנהל האגף, מנהלים באגף משאבי אנוש, יועצים מטעם חברת האו"ש אשר עיצבה את השינוי וגורמים רלוונטיים נוספים לפי הצורך, • התאמת תכני התכניות המוצעות ועדכונם, אישור התוצרים וכיוב'. ביצוע התכנית שתאושר, הקצאת מנחה לתכנית למעבר לעבודה עם קבלנים, לאורך כל המפגשים להנחיית התהליך הקבוצתי, יצירת אינטגרציה בין הידע להטמעת השינוי בפועל ובין מפגש אחד לשני.

• התוכניות להטמעת השינוי, יכללו מתודות לימוד מגוונות הכוללות בין היתר, למידה פרונטלית, תרגול, סימולציות, סדנאות, סרטונים, "סימולציות חיות" המשלבות שחקנים, ניתוחי מקרה ולמידת עמיתים.

• גיבוש מדדי ביצוע ומדדי הצלחה ניהוליים משלימים לדו"חות הפיקוח והבקרה (במידת הצורך)

• אישור התכני ות והמדדים ש גובשו מול הנהלת אגף תברואה , מפעם ירושלים וגורמים רלוונטים נוספים, בהתאם לצורך

• קיום מפגשי מעקב ובקרה

• עבודה בתיאום עם שאר היועצים (בתחום האו"ש) המלווים את האגף • מתן תעודות המוכרות לגמול השתלמות למנהלי העבודה ומפקחי הנפות העומדים בדרישות – יתרון.

תכנים מרכזיים בתכנית אשר תעסוק במעבר לעבודה עם קבלנים עבור מנהלי

העבודה ומפקחי הנפות:

א. תפיסת תפקיד

ב. תכנים מקצועיים רלוונטיים כגון- עבודה עם קבלנים – מהי?, במה עבודה דרך ניהול

קבלנים שונה מעבודת ניהול "רגילה", משמעות ניהול עבודה באמצעות קבלנים חיצוניים ברשות מקומית, היבטים משפטיים וכלכליים במכרז, מדדי ביצוע לעבודת הקבלן, ניהול קונפליקטים באמצעות מיומנויות גישור וכו

ג. חשיפה לכלים לשיפור הי כולות והמיומנויות הרל וונטיות לשינוי ולסגנון הניהול

המשתנה כולל עבודה עם מדדי ביצוע ומדדי הצלחה

ד. אתיקה – כ 30% מתכני התכנית יהיו בנושאים הקשורים לאתיקה, כולל דילמות

וסימולציות חיות עם שחקנים.

היקף העבודה בעבור כלל התכניות להטמעת השינוי

1. התכנית עבור מנהלי העבודה ומפקחי הנפות תתקיים ב ארבעה מחזורים כשבכל

מחזור יהיו כ 25 משתתפים יתכן וארבעת המחזורים יתקיימו במקביל. התכנית עבור כל מחזור תכלול 10 מפגשים בני 4-5 שעות למפגש שיתקיימו פעם בשבועיים, סה"כ עד 50 שעות למחזור אחד ועד 200 שעות לכלהמחזורים.

2. ליווי הנהלת האגף– כ 30 שעות

3. ליווי המנהלים באגף התברואה בהטמעת העבודה עםהדוחות שפותחו באגף במהלך

הליך האו"ש וממדי ביצוע ומדדי הצלחה ניהוליים משלימים– כ 50 שעות

4. ליווי הטמעתהידע והכלים שנרכשו במהלך התכניות להטמעת השינוי – 4 מפגשים

רבעוניים (מפגש ברבעון). כל מפגש יארך כ 6 שעות. סה"כ עד 24 שעות

5. היקפי ההכנה הנדרשת , כולל פגישות בעירייה, אבחון והגשת תכנית והמלצות

להטמעה, עבודה על מדדי ביצוע ומדדים ניהוליים וכד' – בהתאם לשיקול דעת המציע.

ועדת היגוי

בראש ה תכנית עומד מנהל אגף תברואה . ועדת היגוי עם ראש מינהל תפעול ו גורמים רלוונטיים נוספים תתכנס לפי הצורך.

דרישות מהמבצע

1. היכרות וניסיון בליווי תהליכים דומים

2. יכולת לגייס מנחים ומרצים ברמה גבוהה, העוסקים בתכנים המוצעים ובעלי

ניסיון במתן הרצאות לקבוצות – במידת הצורך

3. יכולת להעמיד מנהל אקדמי עם רקע רלוונטי ורכז ארגוני לטובת התכנית

4. יכולת לגייס מנחה להנחיית הסדנאות לעיבוד החומר הנלמד וקישורו לעבודת

האגף.

5. יכולת לגבש מדדי ביצוע ומדדים ניהוליים בתהליכי שיתוף הגורמים

הרלוונטיים

6. יכולת להזמין מתקן אירוח/כיתה/אולם בבית מלון/בית הארחה באזור

ירושלים- יתרון.

7. יכולת עבודה עצמאית

8. יכולת למידה גבוהה

9. יחסי אנוש מעולים

10. פניות לביצוע העבודה באופן מיידי עם קבלת האישור

11. מתן תעודות המוכרות לגמול השתלמות

המפגשים יתקיימו במתקני העירייה או במתקני הדרכה ואירוח מטעם המציע.

לוחות זמנים

לוח זמנים מדויק יקבע עם המבצע שיבחר.

מרכיבי ההצעה

על ההצעה לכלול:

1. פרטים על החברה המציעה/ היועץ המלווהלרבות ותק, ניסיון רלוונטי, וכן

פרטים על מנהל ה תכנית המיועד להוביל את התהליך מטעמה ועל יועצים נוספים, במידת הצורך, כולל השכלה וניסיון רלוונטי.

2. תפיסת עבודה ומתודולוגיה.

3. תכנית עבודה מפורטת , ככל הניתן , כולל פירוט של שעות עבודה שיוקצו

לפרויקט, שלבי העבודה, לוחות זמנים וכל מה שהמציע מוצא שהינו רלוונטי לעניין ומעוניין לפרט.

4. תכנים מרכזיים של התכנית המוצעת

5. פירוטהתפוקות בסיום הפרויקט.

6. זמינות לביצוע העבודה.

7. עלויותהפעילות תתקיים בירושלים במתקנים מטעם המציע או לחילופין

במתקנים שתעמיד העירייה לפעילות זו. ועל כן, יש להגיש את ההצעה על פי

המרכיבים השונים, בצורה מודולרית:

א. עלות הדרכה, הנחייה וליווי הטמעת הידע והכלים שנרכשו.

סה"כ שעות המוקצות לביצוע התהליך, עלות לשעה ועלות לכל הפרויקט כולל שעות ייעוץ ועבודת משרד, נסיעות וכל ההוצאות הנדרשות, למעט מע"מ.

יש לתמחר עלות לקיום מחזור אחד של התכנית ובתמחור נפרד את עלות קיום כל מחזור נוסף.

הערה: התעריף המקסימלי לשעה הינו בהתאם לתעריפי משרד האוצר יועצים לניהול, לפי דרוג היועץ הנבחר.

ב. עלויות אירוח במתקן באזור ירושלים (באם יש באפשרות המציע)

כולל אולם/כיתת לימוד, עמדת שתיה חמה וקרה במהלך כל התכנית ולאורך כל המפגשים, כריכים, מאפים ופירות.

8. צירוף מסמכים רלוונטיים ותעודות המעידות על השכלת היועץ/הצוות המוצע.

9. ממליצים– שם חברה, שם איש קשר, טלפון, כתובת דואר אלקטרוני , שם

הפרויקט, תאריך ביצוע.

10. איש קשר

הערה: התכנית המוצעת על ידי הזוכה בהליך תהווה בסיס לבחירת הזוכה ולהתחלת עבודה. לאחר הזכייה ובמסגרת העבודה בפועל, התכנית תעודכן בהתאם לצרכים העירוניים ובמסגרת שעות העבודה והתקציב שיאושר לפרויקט.

נספחים להזמנה להגיש הצעות

א. נספח א' – מפרט העבודות.

ב. נספח ב'- נוסח חוזה בין הזוכה לעירייה.

ג. כל מסמכי ההליך הנ"ל יחתמו ע"י המציע בשלב הגשת ההצעות כל עמוד ועמוד

בראשי תיבות וחתימה מלאה במקומות המסומנים.

הגשת ההצעה

את ההצעה יש להגיש למפעם ירושלים במעטפה סגורה עם שם הפרויקט: " ליווי מנהלים בהערכות לשינוי והטמעתו באגף תברואה שבעיריית ירושלים ". את המעטפה יש להגיש למפעם ירושלים בתיבת הצעות מחיר הנמצאת במפעם ירושלים, כיכר ספרא 10, ("בניין ניו-יורק"), כניסה דרך רחוב יפו (מול פיצה ממילא), על כיכר צה"ל, עד לתאריך 20.11.2019 עד השעה 13:00. שאלות/ בקשות להבהרות ניתן לשלוח במייל לגב' חגית

שיוביץ, מפעם ירושלים, עיריית ירושלים, באמצעות המייל:

shchagit@jerusalem.muni.il ולוודא קבלת החומר, טל 6298014-02 פקס-02 6296483, עד לתאריך 7.11.2019. תשובותיינתנו עד לתאריך 13.11.2019.

אמות מידה לבחירת ההצעה הטובה ביותר

1. ניסיון רלוונטי שלהיועץ והצוות המוצע– 20%

2. מתודולוגיה ותכנית מוצעת– 35%

3. התרשמות מהיועץ/מהצוותהמקצועי המוצע – 25%

4. עלות – 20%

וועדת הבחירה רשאית לזמן לראיונות/הבהרות/לנהל מו"מ מציע/מציעים לפי שיקול דעתה במידה ויתקבלו מספר רב של הצעות, ועדת הבחירה רשאית לזמן לראיונות רק חלק מהמציעים, בהתאם לאיכות ההצעה בלבד.

מינהלה (חוזה)

1. ההתקשרות שלהיועץ/החברה שתבחר תהא עם עיריית ירושלים, (מפעם ירושלים

משויך ארגונית לעיריית ירושלים).

2. תנאי התשלום יהיו לפי אבני דרך שיקבעו עם החברה הנבחרת/היועץ /ת

שיבחר/תבחר.

3. ההתקשרות תהיה בהתאם ללוחות הזמנים שיקבעו ובהתאם לאבני הדרך

שיקבעו לפרויקט עם החברה שתיבחר.

4. עלהמציע לחתום על הזמנה זו , על טיוטת החוזה, על המפרטים הטכניים

והתנאים כלליים המצ"ב בכל עמוד ועמוד כחלק בלתי נפרד מהצעה זו.

5. על המציע לצרף את כל האישורים הנדרשים עפ"י חוק עסקאות גופים ציבוריים

אכיפת ניהול חשבונות התשל"ו –1976.

6. ההתקשרות כפופה לאישור הוועדה למסירת עבודות על פי סמכויותיה.

7. הזמנה לוגיסטית- מובהר כי הזוכה בהליך לא יתחיל בביצוע העבודות אלא לאחר

קבלת הזמנה לוגיסטית חתומה ע"י גזבר העיריה וראש העיריה גם יחד , כל עבודה ללא הזמנה כאמור תפטור את העיריה מכל תשלום לספק.

8. התשלום לזוכה יהא עפ"י הצעתו בהליך בקיזוז ההנחה שנקב, התשלום יהא סופי

ועליו יתווסף מע"מ כדין , ומובהר כי הזוכה לא יהא זכאי להפרשי הצמדה ו/או ריבית ו/או אחר.

9. העירייה אינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או הגבוהה ביותר או

הצעה כלשהי.

10. העיריה שומרת לעצמה את הזכות להגדיל את היקף ההתקשרות עפ"י הצורך

ובכפוף לנהלי העיריה.

11. זכויות העיריה וזכויות הוועדה למסירת עבודות: המזמין שומר לעצמו את

הזכויות שלהלן:

I. להזמין את המציעים או מי מהם לשם הצגת הצעתם ויכולתם המקצועית.

II. לקיים מו"מ עם המציעים ו/או עם מי מהם

III. לדחות כל הצעה או את כל ההצעות

IV. לפצל את ההצעות ולהכריז על יותר מזוכה אחד על פי שיקול דעת V. לבקש מידע נוסף ו/או הבהרות מכל מציע ו/או מכל המציעים לעניין ההצעות שהוצעו.

VI. לבטל ו/או לשנות ו/או לעדכן את הדרישות המפורטות במסמך זה לצמצם ו/או לבטל את העבודה ו/או חלקה בשל סיבות תקציביות ו/או מנהליות ו/או ארגוניות. להזמין רק חלק מהעבודה והשירותים המפורטים במסמך זה. למציעים לא תהיה כל טענה/דרישה או תביעה בשל שימוש שעשה המזמין בזכות מזכויותיו אלו.

VII. לבטל את ההליך מכל סיבה שהיא

VIII. לקבל את כל ההצעה או חלק ממנה

IX. ככל שהתהליך י תפתח וידרשו הגדלות חוזה לשם ביצוע שלבים נוספים ומשלימים לתהליך הבסיסי הזה, תיעשה הגדלה של החוזה באמצעות הועדות העירוניות/הפרוצדורות הנדרשות בעירייה ועל בסיס חוו"ד מקצועית של מנהלת המפעם.

תוצרי העבודה הינם רכוש עיריית ירושלים.

בברכה,

חגית שיוביץ

מפעם ירושלים

24.11.2021

תוכנית הדרכה והטמעת תפיסת תפקיד חדשה למנהלים באגף תברואה

מטרת הקורס הינה להביא ל התמקצעות של כלל המנהלים באגף בתחומי הידע החדשים הנדרשים לעבודתם ובכלל זה ניהול והפעלת קבלנים, גיבוש והטמעה של מדדי בקרה, בניית תוכניות עבודה להפעלת קבלנים.

עד כה במסגרת כלל ההדרכות הוטמעה תפיסת המכרז והוטמעו כלים ניהוליים ברמה טובה .

בנוסף הועלו בעיות מהשטח שנידונו בפורום וניתן מענה מקצועי ולמידת עמיתים. בוצעו שינויים בתהליך כתוצאה מהמסקנות מהשטח והחל ממשק מול חברות הפיקוח.

בהמשך יש לפעול להטמעת הנושאים הבאים:

• בחינת שינויים נוספים נדרשים שעולים מהשטח ומהפגישות עם המנהלים בנפות כתוצאה מהמסקנות מהשטח

• הטמעת התהליך לעומק והתאמתו לכל נפה בהתאם לפגישות בנפות השונות • ממשק מול חברות הפיקוח – מפגש משותף של כל מנהל עם הרפרנטים שלו בחברת הבקרה ותיאום ציפיות, דרישות ועמדות.

• הטמעת כלים ניהוליים

לשם כך מוצע מתווה הדרכה אשר ישלים את ההדרכה ל כלל המנהלים ובעלי התפקידים באגף

סה"כ כ- 100 עובדים. להלן מתווה הקורס המוצע:

נושא

המפגש

פירוט מנחים משך פורום

1. יום עיון–

סטטוס,

תיאום

צפיות,

תהליכים

מתוכננים,

פעילות

חווייתית

• פתיחה – הנהלת

מנהל/אגף.

• תיאור תפיסת

המכרז והפעילות

הקיימת

• תיאום ציפיות

• 1/2 יוםO/D –

פעילות חווייתית

• ארוחת צהריים

ראש המנהל,

מנהל אגף

תברואה

רן שטוק

09:00-

14:00

5 שעות

אקדמאיות

במליאה

סדנאות לחיזוק

מיומנויות ניהול

מיועד ל- 14 נפות בעבודה פרטניתנפרדת עם צוותי ניהול הנפה, סה"כ כ- 100

איש, בחלוקה ל- 3 מפגשים:

2. תפיסת

תפקיד

• תפקיד המנהל כנציג

האגף והעירייה

• שינוי תפיסה אישי

וארגוני

• אתיקה

ציפורית

גליק +

יועצים

ארגוניים

משך

המפגש 5

שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד

3. ניהול

תוצאתי

• מיומנויות ניהול ויישומן

בפועל: תכנון וניהול,

סדרי עדיפויות, הצבת

מטרות ויעדים, היבטים

פרקטיים של ניהול

הנפה בדגש על תוכנ ית

עבודה לשנת 2022-23 .

• לימוד באמצעות ניתוח

מקרי אירוע שונים

• עבודה בקבוצות

למציאת פתרונות

ייעודיים לנפה.

ברק ברודי

משך

המפגש 5

שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד)

4. הנעת

עובדים

• סגנון אישי בניהו ל

עובדים

• דילמות בהנעת עובדי

קבלן

• משוב כבסיס לשינוי

• התנסות בניהול שיחות

מורכבות (ביחסים

ארוכי טוות)

• העצמת השפעה אישית

ציפורית

גליק

משך

המפגש 5

שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד)

5. עבודת

צוות

וממשקים

• עבודת צוות –

מיומנויות, אתגרים

ודילמות בצוות

הפרטיקולרי

• בניית אופן עבודת

צוות לכל נפ ה

• שיתופי פעולה

וממשקי עבודה

בנפה

ברק ברודי

משך

המפגש 5

שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד

סדנאות

לבניית

תוכניות

עבודה

מיועד ל- 14 נפות בעבודה פרטנית נפרדת עם צוותי ניהול הנפה, סה"כ כ- 100

אישבחלוקה ל - 3 מפגשים:

6. מפגש ראשון- תוכניות

עבודה: מהן תוכניות

עבודה, תוכנית עבודה

חודשית, דיווח, מעקב

ובקרה, כלים ומידע

העומדים לרשות הנפה

בן שאקו משך המפגש

5 שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד

7. מפגש שני - ליווי פרטני לכל

נפה: בחינת העבודה,

האתגרים הייחודיים לנפה,

הקשיים, זיהוי תהליכים

מוצלחים בנפה, הבנת

היכולות והפערים. כהכנה

לבניית תוכנית עבודה

לנפה.

אסנת

גרנטמן

משך המפגש

5 שעות

אקדמאיות

14 נפות– כל נפה

בנפרד. סה"כ ב-

14 מפגשים

8. מפגש שלישי – אתיקה,

משל"ט וממשקי מוקד:

אתיקה מקצועית.

מהו המשל"ט, תפקידו,

אופן העבודה המשותפת

עם המשל"ט והיתרונות.

ממשקי מוקד – טיפול

בפניות לקוח

עו"ד טלי

עטר

לירון דרעי

בטי

משך המפגש

5 שעות

אקדמאיות

סדנאות

שיתקיימו לכלל

הפורום בחלוקה

ל- 2 קבוצות

(אחת אחרי

השניה)

9. מפגש שלישי– תכנון שנתי

ממוקד. יושם דגש על תכנון

ויישום לשנת 23-2022 .

תוך כדי למידת עמיתים

בין הנפות השונות. מפגש

מעשי עם צוות ניהול הנפה

לגיבוש תוכנית עבודה

ממוקדת לשנת 2023 וניצול

יעיל של משאבים.

יושם דגש על ציוות נפות

אשר יכול ות לסייע אחת

לשניה בהתאם למסקנות

שעלו במפגשים הפרטניים.

בן שאקו משך המפגש

5 שעות

אקדמאיות

יועבר ב - 5

קבוצות (כל 2-3

נפות יחד

10. מפגש רביעי - לי ווי אישי

לכל מנהל נפה . גיבוש

וליטוש התוכנית, אופן

העמידה מול קהל והצגת

מצגת, אופן עברת מסרים

ומענה לשאלות

אסנת

גרנטמן

משך המפגש

2 שעות

אקדמאיות

14 נפות– כל נפה

בנפרד. סה"כ ב-

14 מפגשים

11. מפגש

סיכום

מפגש בו ישתתפו נציגי

ההנהלה ובו יוצגו תוכניות

העבודה של מנהלי הנפות

על ידי מנהלי הנפה.

1/2 יוםO/D – פעילות

חווייתית

רן שטוק,

ציפורית

גליק

9:00 –

17:00

מתוכן 8

שעות

אקדמאיות

מפגש במליאה

כללית (כ-100

איש הכולל

אירוח

סה"כ 55 שעות אקדמיות

עלות

1. הדרכה:

פעולה שעות הכנה

וסיכומים

שעות ביצוע

1. יום עיון ראשון (3-4 יועצים 6 10

2. סדנאות מיומנויות – תפיסת תפקיד 7 20

3. סדנאות מיומנויות – ניהול תוצאתי 7 20

4. סדנאות מיומנויות – הנעת עובדים 7 20

5. סדנאות מיומנויות – עבודת צוות וממשקים 7 20

6. סדנאות תוכניות עבודה - תוכנית עבודה 7 20

7. סדנאות- ליווי פרט ני לכל נפה (מפגש לכל נפה) 12 56

8. סדנאות- אתיקה, משל"ט ו ממשקי מוקד 4 10

9. סדנאות– תכנון שנתי ממוקד 7 20

10. סדנאות - לי ווי אישי לכל מנהל נפה 12 28

11. מפגש סיכום (3 יועצים 10 16

12. השתתפות בישיבות הנהלה, ישיבות סטטוס, ביצוע

עדכונים וכו'

14

סה"כ 86 254

לצורך ביצוע העבודה נדרשות 340 ש"ע בעלות של 250 ₪ לש"ע (כלל הסכומים המו צגים אינם כוללים מע"מ) כלומר, עלות כוללת של 85,000 ₪בתוספת מע"מ.

2. פעילויות חוויתיות – עלות בהתאם לפירוט הבא:

עלות מדויקת תקבע בהתאם לצורך ולפי תיאום הפעילות הספציפית.

עלות משוערת כ 25000 שח

סך כל העבודה כולל ההדרכה והפעילויות החוויתיות:

110,000 שח בתוספת מע"מ

בברכה,

רן שטוק

ד"ר ציפורית גליק

24.11.2019

פרוטוקול פתיחת מעטפות לתוכנית בנושא: ליווי מנהלים בהערכות לשינוי והטמעתו באגף תברואה שבעיריית ירושלים

נוכחים: חגית מימון, חגית דדיה והח"מ

1. בתאריך 29.10.2019 נשלחה פניה להגיש הצעה לתכנית שבנדון ל- 6 גופים ממאגר

היועצים של מפעם ירושלים ופורסמה פנייה באתר העירוני :

רן שטוק

ציפורית

כוורת

ארא

פילת

BDO

2. התקבלו ההצעות הבאות

1. ארא– מחזור אחד 172,500 שח + מעמ 4 מחזורים 320,514 שח + מעמ

2. רן שטוק וציפורית גליק– מחזור אחד 98,500 שח + מעמ. קיום מחזור נוסף 15,000

שח + מעמ.

3. פילת– מחזור אחד 88,160 שח + מעמ 4 מחזורים 131,660 שח + מעמ

רשמה: חגית שיוביץ

1

19 בנובמבר 2019

לכבוד

גב' חגית שיוביץ

מנהלת מפעם ירושלים

עיריית ירושלים

ג.נ,

הנדון: פיתוח ארגוני בנושא ליווי מנהלים באגף תברואה

1. אנו מתכבדים להגיש בזאת את הצעתנו לביצוע העבודה שבנדון, זאת בהתאם להנחיות

ותכולת העבודה המפורטים ב'קול קורא' שפרסמתם.

2. במטרה לספק לכם מערך שלם של שירותים הנדרשים לביצוע העבודה, חברנו לשת"פ של

שני משרדי ייעוץ; ציפורית – יעוץ, פיתוח, ארגוני, אסטרטגיה, ורן שטוק – ייעוץ ניהולי וכלכלי. הצוות המשולב המוצע לביצוע הפרויקט נותן מענה ייחודי לכל מאפייני הפרויקט.

הצוות כולל מומחים בתחומים הבאים:

יועצים מובילים

(1) הנדסת תעשיה וניהול- רן שטוק

(2) פסיכולוגיה ארגונית-תעסוקתית- ציפורית גליק-מנהלת הפרויקט יועצים

(3) קרןקלסנר – רכזת הדרכה

(4) רועי שליו– תהליכי עבודה, או"ש ושגרות ניהול לצוות ניסיון מקצועי רב שנים בתחומי העבודה הנדרשים, בין השאר כולל עבודה בתחום התברואה בעיריית ת"א, חיפה וירושלים , הכרות מעמיקה עם השלטון המקומי בכלל ועם עיריית ירושלים בפרט, וניסיון מוצלח בליווי הובלת שינויים בארגונים ובהטמעתם.

3. להלן הצעה הכוללת תפיסה מקצועית ומתודולוגית עבודה, תוכנית עבודה מפורטת

לפרויקט, אומדן עלויות והערכת זמנים. נשמח להציג בפניכם את ההצעה, לדייק אותה בהתאם לצרכים שלכם, ולספק כל מידע או הסבר נוסף שידרשו.

4. אנו בטוחים כינוכל לספק לכם את השירות במקצועיות, באפקטיביות וברגישות הנדרשים

לתהליך מורכב ומאתגר זה.

בברכה,

ציפורית גליק רן שטוק

2

א. תפיסת העבודה - כללי

תפיסת העבודה שלנו נשענת על ההבנה כי הצלחתם של תהליכי שינוי אסטרטגיים מבוססת על בנייה איכותית של תשתיות ארגוניות לצד רתימה, חיזוק מסוגלות ויכולת הנעת שינוי.

בהתאם לכך, אנחנו מציעים שילוב של ידע, תפיסות עבודה ומתודולוגיות משני עולמות תוכן:

• עולם התוכן כלכלי וההנדסי -או"ש - מגדיר את העקרונות עליהם יתבססו תהליכי העבודה, את התשומות והתפוקות הנדרשות למהלך, מנתח את תהליכי העבודה ע"פ פרמטרים נדרשים, ומבנה את מערכות המדידה ומערכות הבקרה.

• עולם התוכן של הפסיכולוגיה הארגונית והייעוץ – מתמקד בהבנה ארגונית של תהליכים אישיים ובין אישיים, על בניי ה של מסוגלות ניהולית וארגונית, ועל קידום והטמעה של שינויים והסרת חסמים הצפויים בתהליכים מורכבים.

אנו מזהים כי תהליך ההטמעה של השינויים באגף התברואה הינו תהליך מורכב הדורש שילוב של ידע, כלים ומתודולוגיות משני עולמות תוכן אלו. בהתאם אנו מציעים תכנית ייחודית להטמעת השינויים באגף התברואה הנותנת מענה למכלול צרכי הניהול החדשים ולצרכים המשתנים והעדכניים של האגף.

ב. רציונל תוכנית ליווי הטמעת השינויים

הכשרה והעצמה של מנהלים תהליך ההטמעה של השינויים באגף תברואה מהווה ערוץ אסטרטגי לקידום החזון והמטרות באגף. בהתאם, מוצע כי תוכנית הליווי תכלול את מודל עבודה מערכתי

הכולל אפיקי הפעולה הבאים:

פיתוח ידע ומומחיות בתחום התוכן המקצועי והניהולי

פיתוח כלים תהליכים ושיטות ארגוניות להטמעת תהליכי העבודה החדשים

פיתוח תפיסת מנהיגות, בנייה של זהות מנהיגותית, וטיוב מיומנויות ניהול אישיות-מקצועיות

חיזוק המודעות העצמית- מקצועית: מקורות השפעה אישיים,

חוזק וחולשה ניהוליות

3

ג. המתודולוגיות והתכנים:

1. מטרההטמעת השינוי הארגוני באגף

א. חיזוק המוכנות לשינוי בקרב המנהלים באגף

ב. בניית מערך הכשרות סדור המתאים את הידע הנדרש ומאפשר ההתמודדות עם

האתגרים הניהוליים החדשים בעידן הנוכחי ולאור השינויים באגף.

ג. התמקצעות של מנהלים באגף בתחומי הידע החדשים הנדרשים לעבודתם ובכלל זה

ניהול והפעלת קבלנים, גיבוש והטמעה של מדדי בקרה, בניית תוכניות עבודה להפעלת קבלנים.

2 .מתודולוגיה:

• הכשרות מקצועית לכל מנהלי העבודה באגף לרכישת מיומנויות חדשות . ההכשרות יפותחו ויבוצעו תוך שימוש במתודולוגיות מגוונות, ביניהן - הרצאות מקצועיות, קבוצות למידה, תרגול, סימולציות, סדנאות, סרטונים, "סימולציות חיות", ניתוחי מקרה, למידת עמיתים , תרגילים והתנסות, וכו'.

• עידוד פרואקטיביות בלמידה - הלמידה תעשה תוך עידוד פרואקטיביות בלמידה ובדגש של למידה התנסותית.

3 .דגשי ההכשרה:

- מהות העבודה עם קבלנים – דמיון ושוני בהנעת אנשים - שיפור מיומנויות ניהול מכוון ביצועים ותוצאות ביחס לקבלנים - משמעות ניהול עבודה באמצעות קבלנים חיצוניים ברשות מקומית: היבטים משפטיים ארגוניים וכלכליים במכרז

- תכנון ניהול ובקרת מדדי ביצוע לעבודת הקבלן

- ניהול קונפליקטים באמצעות מיומנויות גישור וכו'

- הכרות עם הכלים הניהוליים המקצועיים של האגף

- בנייה והטמעה של שגרות ניהול

- אתיקה כערך וככלי עבודה

- קוד אתי לאגף

- יצירת תרבות ניהול, שפה ניהולית משותפת, וסטנדרט ניהולי אחיד - חיזוק צוות המנהלים כהנהגה המובילה ומטמיעה את ערכי האגף, תרבות העבודה והמנגנונים המקצועיים.

4

2. מטרהביסוס שדרת הניהול באגף

חידוד תפיסת תפקיד ו הרחבת יכולות אישיות -מקצועיות ומיומנויות ניהול , הנהגה, והנעת אנשים ותהליכים של מנהלי ם באגף. הרחבת המודעות ליכולות האישיות ולאתגרים עם מורכבויות בניהול קבלנים ולמידה של כלים לניהול יחסי-כוחות מפעיל -

קבלן, ניהול משברים ומורכבויות.

מתודולוגיה:

• במהלך הקורס ישולבו סדנאות להעצמה ניהולית וחיזוק מיומנויות אישיות-מקצועיות • אימון אישי למנהל האגף ולצוות הנהלת האגף - להעצמתם כצוות הנהגה המוביל ומטמיע את ערכי האגף, תרבות העבודה והמנגנונים המקצועיים.

1) מטרות:

• ליווי הטמעת השינוי באגף, תוך מתן דגש על תפקיד מנהלי העבודה ומפקחי הנפות

ובכלל זה: הטמעת עבודה עם דוחות הפיקוח והבקרה המפותחים בתהליך או"ש.

• גיבוש מדדי ביצוע ומדדי הצלחה ניהוליים משלימים לדוחות הפיקוח והבקרה שפותחו בתהליך האו"ש

• יצירת שגרות ניהול ותהליכי עבודה התומכים בשינוי.

• תהליכי פיקוח, מעקב ובקרה

• עמידה ביעדים, משאבים ותפוקות

• רמות שירות, פיצוי מוסכם (קנסות)

מתודולוגיה:

• ליווי הנהגת האגף

• תכנית למנהלי עבודה ומנהלי נפות לעבודה עם קבלנים .

• הטמעת העבודה עם דו"חות הפיקוח והבקרה וגיבוש מדדים ניהוליים המשלימים .

• שגרות ניהוליות מגובשות ופועלות ותהליכי עבודה תומכים • שימוש במערכות ממוחשבות למעקב ובקרה, דיווח וניטור.

פירוט אבני הדרך:

5

אבן דרך פעולות לו"ז תפוקות שעות

ייעוץ

איתור צרכים

וגיבוש תפיסת

ההכשרה

הכוללת של

האגף

ואסטרטגיות

ליווי השינוי

א. כינוס ועדת היגוי – הגדרת הועדה

המלווה את תהליך ההכשרות,

קביעת מתווה עבודת הועדה,

וכינוסה לאישור תהליכים,

בקרה והנחייה תוך ביצוע

ההכשרות.

ב. מפגשים עם הנהלת האגף

ומנהלים רלוונטיים לגיבוש

תפיסת ההכשרה ואסטרטגיות

הלמידה.

ג. קריאת חומרים מקצועיים

והכרות עם כלי המעקב והבקרה

והדוחות המפותחים באגף ושאר

מסמכים רלוונטיים

ד. איתור צרכים קצר לכל דרגי

הניהול באגף באמצעות סקר

שיועבר במערכת המשוב שפיתחנו

וקיימת באגף.

ה. גיבוש תוכנית עבודה סופית

להטמעת השינוי באגף.

2-3 שבועות

ועדת היגוי פעילה

המלווה את תהליכי

ההכשרה.

מיפוי הצרכים

הנדרשים להצלחת

השינוי והטמעתו

בדרכים

האפקטיביות

והיעילות ביותר,

תמונת מיפוי של

צרכי ההכשרה של

המנהלים בכל מדרגי

הארגון.

הגשת תכנית

להטמעת השינוי,

העונה על הצרכים

שאותרו , עקרונות

העבודה

ואסטרטגיות

ההטמעה של

השינוי.

60

שעות

הכנה מקצועית

של התוכנית

• פיתוח מודולות ההנחיה.

• פיתוח תרגילים.

• התאמה של כלים ומתודולוגיות

הוראה מתקדמות לתכני

ההכשרה

• הנחיית מרצים ומנחים בתפיסת

ההכשרה ודגשי הפעילות בכל

יחידה.

2-3 שבועות

סילבוס מלא הכולל

התאמת תכני

התכניות המוצעות

ועדכונם, אישור

התוצרים וכיו"ב'.

30

שעות

6

אבן דרך פעולות לו"ז תפוקות שעות

ייעוץ

הפעלה והנחייה

של התוכנית

מנחה מקצועי מלווה לאורך כל

המפגשים, ובכלל זה הנחייה של

יחידת פתיחה ויחידת סיכום, הנחיית

התהליך הקבוצתי ואינטגרציה. בין

הידע להטמעת השינוי בפועל ובין

מפגש אחד לשני

• הנחייה של חלק יחידות הלימוד

בהתאם לסילבוס (למעט יחידות

מקצועיות בתחומי אכיפה-

שיטור).

• בדיקת תרגילים לאורך ההכשרה

10 שבועות

הנחייה של 10

מפגשים 5 שעות כל

מפגש עבור 4

מחזורים:

כ- 200 שעות

הכשרה 200

שעות

ליווי הנהלת

האגף

אימון אישי ואימונים קבוצתיים

להנהלת האגף לביסוס יכולות הובלת

השינוי והתמודדות עם מורכבויות

והתנגדויות

3 חודשים

30

שעות

פיתוח כלים

תהליכים

ושיטות

להטמעת

תהליכי העבודה

החדשים

• גיבוש מדדי ביצוע ומדדי הצלחה

ניהוליים משלימים לדו"חות

הפיקוח והבקרה )במידת הצורך (

• אישור התכניות והמדדים שגובשו

מול הנהלת אגף תברואה, מפעם

ירושלים וגורמים רלוונטיים

נוספים, בהתאם לצורך

3 חודשים ליווי המנהלים באגף

התברואה בהטמעת

העבודה עם הדוחות

שפותחו באגף

במהלך הליך האו"ש

וממדי ביצוע ומדדי

הצלחה ניהוליים

משלימים

כ- 50

שעות

בקרה והטמעה ליווי הטמעת הידע והכלים שנרכשו

במהלך התכניות להטמעת השינוי

12 חודשים 4 מפגשים רבעוניים

(מפגש ברבעון). כל

מפגש יארך כ - 6

שעות

סה"כ

עד 24

שעות

7

3. זמינותלפרויקט

מבחינתנו קיימת זמינות מידית לתחילת הפרויקט. אנו ערוכים למפגש התנעה תוך שבוע ממועד אישור ההצעה.

4. תקציב נדרש

סה"כ התקציב הנדרש לביצוע הפרויקט בהתבסס על השקעה של כ- 394 שעות עבודה הנו 98,500 לא כולל מע"מ

עלות קיום מחזור הדרכה של 25 שעות הנו 15,000 שקל (לא כולל מע"מ

5. רשימת ממליצים

• מר איציק נידם - ראש מנהל תפעול – עיריית ירושלים 02-6295984 (מצ"ב מכתב המלצה • מר לוריא דוד – סמנכ"ל תפעול עיריית חיפה 054-2256001 ( מצב מכתב המלצה)

• גב' מיכל הברמן – מנהלת הדרכה ופיתוח ארגוני –עיריית קריית ביאליק 04-872126 (מצ"ב מכתב המלצה)