ישיבת מסירת עבודות הפטורות ממכרז מס' 24 · נספח יג'+ מעל סדר היום 170024

ליווי או"ש –אגף מש"א בעיריית ירושלים

נושאים במיקוד תוכנית העבודה לשנת 2025

# נושא תיאור

1 שיפור ומיכון שיפור תהליכים נבחרים באגף משאבי אנוש ובהתאם לתיעדוף מנהל האגף -

תהליכים בחלק מהתהליכים כבר החלה עבודה ב-2024

▪ ועדת מנגנון – מיפוי מצב קיים והצגת המלצות לשיפור התהליך ▪ אי פעילות – מיפוי מצב קיים והצגת המלצות לשיפור התהליך כגון שינוי תחנות עבודה במערכת כ"א, פיתוח בקרות רוחב, בחינת ביטול דיווח כפול מול שכר (במייל)

▪ פיתוח אירוע אחזקת רכב אוטו'– איפיון דרישות עסקיות (בעבודה) וליווי היישום

▪ איפיון עסקי לחישוב ותק עובד לסוגיו והצגתם במערכת כ"א חלף חישוב ידני כיום (בעבודה)

▪ הטמעת שינוי בתהליך ניוד עובדים (בהתאם לתהליך שאופיין ב-)2024 ▪ טיוב קודים בתהליכים השונים כגון קודי הטבות – מבוצע במסגרת קידום פעילות הבקרה

▪ טיוב וצמצום תחנות אישור בתהליכים במיקוד: קליטה, דרגות, חוזים, הודעה לשכר, נוכחות, אי פעילות (הוגדר וממתין לפיתוח)

▪ תהליכים נוספים בהתאם לבחינת או"ש באשכולות ו/או בהנחיית מנהל האגף

הגדרת מנגנון הפעלה ליצירת שיפור מתמיד בתהליכים –

הגדרת שגרות עבודה בתחום כגון שולחנות עגולים, תוכניות עבודה בנושא, סטטוסים

2 הסדרת ▪ ליווי יישום המלצות האבחון במחלקת מחשוב לרבות סיוע בבניית תוכנית

תפישת עבודה למיכון וצמצום שידורים ידניים

ההפעלה ▪ כתיבה ו/או ליווי תהליך כתיבת מסמכי איפיון עסקי למיכון תהליכים נבחרים

לניהול (2-3 תהליכים במסגרת תקציב זה)

פעילות ▪ שיפור והסדרת ממשקי העבודה בין מחלקות האגף, מטה מחשוב והספק -

פיתוח השתתפות בישיבות בנושא עם מטה המחשוב והפיתוח ומנהל האגף

מערכות ▪ השתתפות בפגישות מקצועיות ובפגישות סטטוס לקידום ולבקרה אחר

האגף הפעילות

▪ סיוע בבבקרה אחר תוכנית עבודה וניהולה בהתאמה לתקציב הפיתוח

שאושר - לפי צורך

4 הטמעת חידוד תחומי האחריות והסמכויות במחלקות מטה האגף –

תפישת ▪ הגדרות תפקיד פרטניות לר"צ במחלקת מדיניות (אנה) ומחלקת שירות (מורן)

אחריות – התייחסות לחלוקת תחומי אחריות וסמכויות, משימות רוחביות ופרויקטים

# נושא תיאור

וסמכות ▪ השלמת הדרכות מנהלים ועובדים באגף (מתודה הוגדרה ואושרה ע"י ראש בניהול האגף) – נותרו 2 הדרכות (שושי, יואל ושלומי. איריס כרגע לא רלוונטי בשל פעילות האבחון ארגוני ביחידה)

מש"א ליווי מנהל האגף בהטמעת תפישת האחריות באשכולות -

▪ בחינת אתגרים וחסמים ביישום התפישה והצגת פתרונות אפשריים ▪ חידוד התפישה למול מנהלי האשכולות

5 הסדרת ליווי עסקי - איפיון דרישות עסקיות וליווי מנהלת מחלקת בקרה בניהול

מנגנוני הפעילות:

הבקרה ▪ מיפוי בקרות קיימות בתהליכי עבודה נבחרים ▪ סיוע למנהלת המחלקה בהגדרת הבקרות וצמצום בקרות כפולות ▪ מתן המלצות לאופן היישום, גורם אחראי, תדירות הבקרות ▪ השתתפות בפגישות עם ממשקים רלוונטים

▪ חידוד תחומי אחריות מחלקת בקרה בהתאם למיפוי ולהמלצות ליווי יישום הבקרות מול ממשקים – מחלקות מקבילות ואשכולות כ"א

סיוע לממונה באיפיון דוחות בקרה למיכון בהתאם למיקוד ולתיעדוף שיוגדר

▪ בחינת המידע הקיים כיום במערכות

▪ השתתפות בפגישות אפיון עם הגורם המקצועי ומערכות מידע ▪ אפיון דרישות לפיתוח במערכת כ"א / BI

▪ השתתפות בבדיקות משתמשים

דשבורד ניהולי –

▪ ליווי בפיתוח, הדרכה והטמעת הדשבורד הניהולי

▪ סיוע באיפיון דרישות עסקיות לדוחות בקרה ושו"שים בנושאים נבחרים –

נוכחות ואי פעילות

▪ ניתוח נתוני SLA ועדכונם לפי צורך מול הגורמים הרלוונטיים לארועים נבחרים 6 ליווי יישום ▪ ליווי ראש מינהל חינוך ומנהל אגף חינוך חרדי (לאחר מינוי הקבע)

השינוי ביישום המלצות החינה הארגונית שבוצעה לפני כ 4 שנים.

במנח"ח ▪ במסגרת זו ייתכן ותבוצע בחינה חוזרת (מהירה) של המצב הקיים, יוסדר המבנה הארגוני ותהליכי עבודה באגף

▪ התכולות והיקף הליווי יקבע לאחר הפגישות עם ראש המינהל (נקבעה פגישה לינואר )25

7 ניהול ידע ▪ מיפוי צרכי האגף

▪ הגדרת מיקוד עסקי ותיחום הפרויקט

▪ סיוע בכתיבת תוכנית עבודה – בסיום שלב זה יוגדרו תכולות הפרויקט

והמשך הפעילות הצפויה כגון: כתיבת איפיונים עסקיים ליישום

במערכות (קיימות/חדשות), ליווי יישום והטמעה

# נושא תיאור

8 ניהול ▪ פגישות סטטוס עם מנהל האגף

הפרויקט ▪ פגישות סטטוס עם ראש המינהל

▪ פגישות ניהול צוות פנימיות

▪ ניהול שוטף

▪ סיוע למנהל האגף בפרויקטים ומשימות נוספות בהתאם לצורך ▪ סיוע בהגדרת ת"ע של המחלקות השונות באגף ומעקב אחר ישומם ▪ ביצוע משימות שוטפות בהתאם לבקשת מנהל האגף

הערכת תקציב לפרויקט: כ- 180,670 ₪, ללא מע"מ

תיאור כמות מחיר

ש"ע יועץ 1 45 278.46

ש"ע יועץ 2 680 247.26

ליווי או"ש –אגף מש"א בעיריית ירושלים

נושאים במיקוד תוכנית העבודה לשנת 2025 – אשכולות כ"א

# נושא תיאור

1 שיפור ומיכון שיפור תהליכי עבודה ופיתוח כלים לאשכולות -

תהליכים ▪ קיום שולחנות עגולים עם העובדים והמנהלים ב-3 האשכולות הגדולים לצורך איתור תהליכים:

o שיפור תהליכי רוחב – חו"ד, עבודות חוץ, אי פעילות o שיפור תהליכים ייחודיים בכל אשכול – דיווח נוכחות בהתאם לסקטורים השונים

הערה – מיקוד בתהליכים בהם ניתן ליישם אוטומצייה וצמצום עבודה ידנית ▪ ריכוז תהליכים רלוונטיים ובחינת עלות מול תועלת לצורך תיעדוף ובחינת מידת ההשפעה על פעילות האשכולות

▪ איפיון דרישות עסקיות וליווי היישום בהתאם לתיעדוף שיוגדר

הגדרת מנגנון הפעלה ליצירת שיפור מתמיד בתהליכים –

הגדרת שגרות עבודה בתחום כגון שולחנות עגולים, תוכניות עבודה בנושא, סטטוסים

2 בחינת או"ש ▪ בחינת או"ש פרטנית בשלושת האשכולות הגדולים (מנח"י, תפעול, קהילה)

באשכולות בהתאם למתולוגייה הבאה –

כ"א o איסוף, ריכוז וניתוח מידע ונתונים

o ביצוע ראיונות עם עובדי השאכול וממשקים רלוונטיים o תצפיות על פעילות העובדים והמנהלים

o ניתוח הפעילות היחידה וזיהוי פעילויות שאינן בתחום מש"א-כ"א o בחינת המבנה הארגוני ותחומי אחריות בין מנהלים ועובדים o זיהוי תהליכים ושיטות עבודה בעלי פוטנציאל לשיפור o כתיבת מסמך מסכם להצגת ממצאים וכיווני פעולה מומלצים ליישום בהתאם לעיל

o הצגת ממצאים להנהלת האגף ולמנהלי האשכול

o בחינת השלכות הממצאים על אשכולות נוספים ושיקופם לגורמים הרלוונטיים

o בניית תוכנית מוסכמת ליישום ההמלצות

הערה - בהתאם לתיעדוף שהוגדר, העבודה תחל באשכול קהילה ולאחר מכן במנח"י ותפעול

▪ ליווי הטמעה רוחבית של תהליכים ושינויים הנגזרים מעבודות האו"ש שתבוצע בכלל האשכולות

▪ בחינת או"ש באשכולות הנוספים (קטנים) – יתבצע תיעדוף ויבחן הצורך במהלך השנה ו/או לקראת סיום עבודת האו"ש באשכולות הגדולים

# נושא תיאור

3 ניהול ▪ פגישות סטטוס עם מנהל האגף

הפרויקט ▪ פגישות סטטוס עם ראש המינהל

▪ פגישות ניהול צוות פנימיות

▪ ניהול שוטף

הערכת תקציב לפרויקטים: 220,080 ₪ ללא מע"מ

תיאור כמות מחיר

ש"ע יועץ 1 80 278.46

ש"ע יועץ 2 800 247.26