ישיבת מסירת עבודות הפטורות ממכרז מס' 24 · נספח יג'+ מעל סדר היום 170024

	תיאור	ת		נושא	נ		#	#
שיפור תהליכים נבחרים באגף משאבי אנוש ובהתאם לתיעדוף מנהל האגף - בחלק מהתהליכים כבר החלה עבודה ב-2024 ▪ ועדת מנגנון – מיפוי מצב קיים והצגת המלצות לשיפור התהליך ▪ אי פעילות – מיפוי מצב קיים והצגת המלצות לשיפור התהליך כגון שינוי תחנות עבודה במערכת כ"א, פיתוח בקרות רוחב, בחינת ביטול דיווח כפול מול שכר (במייל) ▪ פיתוח אירוע אחזקת רכב אוטו' – איפיון דרישות עסקיות (בעבודה) וליווי היישום ▪ איפיון עסקי לחישוב ותק עובד לסוגיו והצגתם במערכת כ"א חלף חישוב ידני כיום (בעבודה) ▪ הטמעת שינוי ב תהליך ניוד עובדים (בהתאם לתהליך שאופיין ב - )2024 ▪ טיוב קודים בתהליכים השונים כגון קודי הטבות – מבוצע במסגרת קידום פעילות הבקרה ▪ טיוב וצמצום תחנות אישור בתהליכים במיקוד: קליטה, דרגות, חוזים, הודעה לשכר, נוכחות, אי פעילות (הוגדר וממתין לפיתוח) ▪ תהליכים נוספים בהתאם לבחינת או"ש באשכולות ו/או בהנחיית מנהל האגף			שיפור ומיכון תהליכים			1
הגדרת מנגנון הפעלה ליצירת שיפור מתמיד בתהליכים – הגדרת שגרות עבודה בתחום כגון שולחנות עגולים, תוכניות עבודה בנושא, סטטוסים
▪ ליווי יישום המלצות האבחון במחלקת מחשוב לרבות סיוע בבניית תוכנית עבודה למיכון וצמצום שידורים ידניים ▪ כתיבה ו/או ליווי תהליך כתיבת מסמכי איפיון עסקי למיכון תהליכים נבחרים ( 2-3 תהליכים במסגרת תקציב זה) ▪ שיפור והסדרת ממשקי העבודה בין מחלקות האגף, מטה מחשוב והספק - השתתפות בישיבות בנושא עם מטה המחשוב והפיתוח ומנהל האגף ▪ השתתפות בפגישות מקצועיות ובפגישות סטטוס לקידום ולבקרה אחר הפעילות ▪ סיוע בבבקרה אחר תוכנית עבודה וניהולה בהתאמה לתקציב הפיתוח שאושר - לפי צורך			הסדרת תפישת ההפעלה לניהול פעילות פיתוח מערכות האגף			2
חידוד תחומי האחריות והסמכויות במחלקות מטה האגף – ▪ הגדרות תפקיד פרטניות לר"צ במחלקת מדיניות (אנה) ומחלקת שירות (מורן) – התייחסות לחלוקת תחומי אחריות וסמכויות, משימות רוחביות ופרויקטים			הטמעת תפישת אחריות			4

ליווי או"ש –אגף מש"א בעיריית ירושלים

נושאים במיקוד תוכנית העבודה לשנת 2025

	תיאור	ת		נושא	נ		#	#
▪ השלמת הדרכות מנהלים ועובדים באגף (מתודה הוגדרה ואושרה ע"י ראש האגף) – נותרו 2 הדרכות (שושי, יואל ושלומי. איריס כרגע לא רלוונטי בשל האבחון ארגוני ביחידה)			וסמכות בניהול פעילות מש"א
ליווי מנהל האגף בהטמעת תפישת האחריות באשכולות - ▪ בחינת אתגרים וחסמים ביישום התפישה והצגת פתרונות אפשריים ▪ חידוד התפישה למול מנהלי האשכולות
ליווי עסקי - איפיון דרישות עסקיות וליווי מנהלת מחלקת בקרה בניהול הפעילות : ▪ מיפוי בקרות קיימות בתהליכי עבודה נבחרים ▪ סיוע למנהלת המחלקה בהגדרת הב קרות וצמצום בקרות כפולות ▪ מתן המלצות לאופן היישום, גורם אחראי, תדירות הבקרות ▪ השתתפות בפגישות עם ממשקים רלוונטים ▪ חידוד תחומי אחריות מחלקת בקרה בהתאם למיפוי ולהמלצות			הסדרת מנגנוני הבקרה			5
ליווי יישום הבקרות מול ממשקים – מחלקות מקבילות ואשכולות כ"א
סיוע לממונה ב איפיון דוחות בקרה למיכון בהתאם למיקוד ולתיעדוף שיוגדר ▪ בחינת המידע הקיים כיום במערכות ▪ השתתפות בפגישות אפיון עם הגורם המקצועי ומערכות מידע ▪ אפיון דרישות לפיתוח במערכת כ"א / BI ▪ השתתפות בבדיקות משתמשים
דשבורד ניהולי – ▪ ליווי בפיתוח, הדרכה והטמעת הדשבורד הניהול י ▪ סיוע באיפיון דרישות עסקיות לדוחות בקרה ושו"שים בנושאים נבחרים – נוכחות ואי פעילות ▪ ניתוח נתוני SLA ועדכונם לפי צורך מול הגורמים הרלוונטיים לארועים נבחרים
▪ ליווי ראש מינהל חינוך ומנהל אגף חינוך חרדי ( לאחר מינוי הקבע) ביישום המלצות החינה הארגונית שבוצעה לפני כ 4 שנים. ▪ במסגרת זו ייתכן ותבוצע בחינה חוזרת (מהירה) של המצב הקיים, יוסדר המבנה הארגוני ותהליכי עבודה באגף ▪ הת כולות והיקף הליווי יקבע לאחר הפגישות עם ראש המינהל (נקבע ה פגישה ל ינואר )25			ליווי יישום השינוי במנח"ח			6
▪ מיפוי צרכי האגף ▪ הגדרת מיקוד עסקי ותיחום הפרויקט ▪ סיוע בכתיבת תוכנית עבודה – בסיום שלב זה יוגדרו תכולות הפרויקט והמשך הפעילות הצפויה כגון: כתיבת איפיונים עסקיים ליישום במערכות (קיימות/חדשות) , ליווי יישום והטמעה			ניהול ידע			7

	תיאור	ת		נושא	נ		#	#
▪ פגישות סטטוס עם מנהל האגף ▪ פגישות סטטוס עם ראש המינהל ▪ פגישות ניהול צוות פנימיות ▪ ניהול שוטף ▪ סיוע למנהל האגף בפרויקטים ומשימות נוספות בהתאם לצורך ▪ סיוע בהגדרת ת"ע של המחלקות השונות באגף ומעקב אחר ישומם ▪ ביצוע משימות שוטפות בהתאם לבקשת מנהל האגף			ניהול הפרויקט			8

	מחיר	מ		כמות	כ		תיאור	ת
278.46			45			ש"ע יועץ 1
247.26			680			ש"ע יועץ 2

הערכת תקציב לפרויקט: כ- 180,670 ₪, ללא מע"מ

	תיאור	ת		נושא	נ		#	#
שיפור תהליכי עבודה ופיתוח כלים לאשכולות - ▪ קיום שולחנות עגולים עם העובדים והמנהלים ב- 3 האשכולות הגדולים לצורך איתור תהליכים: o שיפור תהליכי רוחב – חו"ד, עבודות חוץ, אי פעילות o שיפור תהליכים ייחודיים בכל אשכול – דיווח נוכחות בהתאם לסקטורים השונים הערה – מיקוד בתהליכים בהם ניתן ליישם אוטומצייה וצמצום עבודה ידנית ▪ ריכוז תהליכים רלוונטיים ובחינת עלות מול תועלת לצורך תיעדוף ובחינת מידת ההשפעה על פעילות האשכולות ▪ איפיון דרישות עסקיות וליווי היישום בהתאם לתיעדוף שיוגדר			שיפור ומיכון תהליכים			1
הגדרת מנגנון הפעלה ליצירת שיפור מתמיד בתהליכים – הגדרת שגרות עבודה בתחום כגון שולחנות עגולים, תוכניות עבודה בנושא, סטטוסים
▪ בחינת או"ש פרטנית בשלושת האשכולות הגדולים (מנח"י, תפעול, קהילה) בהתאם למתולוגייה הבאה – o איסוף, ריכוז וניתוח מידע ונתונים o ביצוע ראיונות עם עובדי השאכול וממשקים רלוונטיים o תצפיות על פעילות העובדים והמנהלים o ניתוח הפעילות היחידה וזיהוי פעילויות שאינן בתחום מש"א-כ"א o בחינת המבנה הארגוני ותחומי אחריות בין מנהלים ועובדים o זיהוי תהליכים ושיטות עבודה בעלי פוטנציאל לשיפור o כתיבת מסמך מסכם להצגת ממצאים וכיווני פעולה מומלצים ליישום בהתאם לעיל o הצגת ממצאים להנהלת האגף ולמנהלי ה אשכול o בחינת השלכות הממצאים על אשכולות נוספים ושיקופם לגורמים הרלוונטיים o בניית תוכנית מוסכמת ליישום ההמלצות הערה - בהתאם לתיעדוף שהוגדר, העבודה תחל באשכול קהילה ולאחר מכן במנח"י ותפעול ▪ ליווי הטמעה רוחבית של תהליכים ושינויים הנגזרים מעבודות האו"ש שתבוצע בכלל האשכולות ▪ בחינת או"ש באשכולות הנוספים (קטנים) – יתבצע תיעדוף ויבחן הצורך במהלך השנה ו/או לקראת סיום עבודת האו"ש באשכולות הגדולים			בחינת או"ש באשכולות כ"א			2

ליווי או"ש –אגף מש"א בעיריית ירושלים

נושאים במיקוד תוכנית העבודה לשנת 2025 – אשכולות כ"א

	תיאור	ת		נושא	נ		#	#
▪ פגישות סטטוס עם מנהל האגף ▪ פגישות סטטוס עם ראש המינהל ▪ פגישות ניהול צוות פנימיות ▪ ניהול שוטף			ניהול הפרויקט			3

	מחיר	מ		כמות	כ		תיאור	ת
278.46			80			ש"ע יועץ 1
247.26			800			ש"ע יועץ 2

הערכת תקציב לפרויקטים: 220,080 ₪ ללא מע"מ