ישיבת ביקורת מס' 29 - היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר · דוח ביקורת מס' 29- היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר
מסמכים נוספים באותה ישיבה: דוח מישיבה מספר 29 של הוועדה לענייני ביקורת - היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר נגיש
כ"ט בחשון תשפ"ו
20 בנובמבר 2025
סימוכין: 2025-103-965
דו"ח מישיבה מס' 29 של ועדת ביקורת
שהתקיימה ביום חמישי, כ"א בתמוז תשפ"ה ()17.7.2025
השתתפו: מר אלדד רבינוביץ, חבר מועצה ויו"ר ועדת ביקורת
נכחו: גב' עופרה ברכה, מבקרת העירייה
גב' רבקה חברוני, סגנית גזבר העירייה ומנהלת אגף חשבות וניהול פיננסי
עו"ד דני ליבמן, משנה ליועמ"ש לנושאים מיוחדים
מר ינון נוימן, מנהל אגף לביקורת ובקרת יועצים
גב' לארה מובאריכי, מנהלת אגף חינוך למגזר הערבי
גב' אורטל אריה, מנהלת מחלקה בכירה לפיתוח תכנון ובקרה
גב' הילה לוינגר, מנהלת מחלקה בכירה להדרכה וביקורת כספים
מר עמי פרץ, מנהל אשכול כספים
עו"ד רונן יאס, עוזר ראשי ליועמ"ש
מר עדן מרסיאנו, כלכלן תקציבים
גב' אודיה טובול ממרן, חשבת כספים מינהלי
גב' רעות רוסו, חשבת כספים מינהלי
גב' גאליה לפידות, סמנכ"ל כספים עמותת לביא
גב' מרסי וקנין, עמותת לביא – הנהלת חשבונות
מר מחמד עבד אל חק, ראש צוות בטיחות ועבודה מזרח
מר עסאם דארי, רפרנט הדרכה וביקורת
רו"ח יוסי ארנסט, יועץ הביקורת
רו"ח דוד קניאל, יועץ הביקורת
מר צבי עבו, מזכיר ועדת ביקורת
על סדר היום:
דוח מבקרת העירייה בנושא: היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר
פתיחת הדיון:
מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: בהמשך לדיון שהתקיים לפני מספר ימים בדוח החמור על שכירת
נכסים המשמשים למוסדות חינוך במזרח העיר, כרגע מונח על שולחן הוועדה דוח שלא נופל
בחומרתו. ייתכן אפילו עולה עליו, כפי שעוד נפרט בהמשך.
האחריות שלנו כעירייה להתנהל מסודר ושקוף, בטח ובטח במישור החשבונאי. ממצאי הדוח
מעלים ספקות קשים לגבי מה שקורה במשמרת שלנו. בעזרת השם לא נאפשר למזרח ירושלים
להיות חצר אחורית. לא בהתנהלות בשטח ובטח לא בהתנהלות העירייה.
גם בנושא זה קיימים דוחות קודמים, וגם נושאי הדוח החמור הזה היו אמורים להיות מתוקנים
מזמן. ננסה להבין למה לא תוקנו הליקויים מהעבר ואיך מתקדמים אחרת מכאן הלאה.
גב' עופרה ברכה, מבקרת העירייה: בעבר נעשה דוח בעניין שכירות נכסים במזרח ירושלים ולצערנו
אנו רואים שהליקויים חוזרים. לבתי הספר יש את הזכות לנהל את עצמם באופן עצמאי, אך בסוף
מדובר במשאבי וכספי הציבור והעירייה אחראית לבקר את הניהול הזה.
דיון הוועדה:
פרק :1
המלצת המבקרת:
• לחדד עבור בתי הספר את ההנחיות הרלוונטיות לביצוע התקשרויות עם ספקים ונותני
שירותים, לרבות בחינת הצעות מחיר תקינות בלבד (מספקים מוכרים וידועים), תוך התחשבות
בהיקף הרכישה הנדרשת, חתימה על פרוטוקולי ועדת רכש, אי פיצול התקשרויות, ותיעוד אופן
בחירת ההצעות והשיקולים לבחירת ההצעה שאינה הזולה ביותר.
• להקפיד לפנות בבקשות לקבלת הצעות מחיר לספקים/לעסקים מוכרים וידועים.
• להקפיד על קבלת אישור מראש של הגורמים המוסמכים במנח"י בהתאם להיקף ההתקשרות,
ועל תיעוד הליך ההתקשרות החל משלב תכנון הרכש ועד לביצוע התשלום.
• ברכישות/ התקשרויות בסכומים גבוהים יש להיוועץ עם אחראי הרכש בעירייה ולקבל ממנו
מידע מראש על המחירים שבהם העירייה מתקשרת עם ספקים.
• לבצע בקרה תקופתית על יישום הנהלים על ידי בתי הספר.
תגובת המבוקר:
מתקיימות הדרכות למנהלים, אך זה לא מועיל. בעקבות אי סדרים שהתגלו, בעבר נשללה מחלק
מהמנהלים האפשרות לחתום על הוצאת כספים, אך הייעוץ המשפטי הנחה שאין לעירייה סמכות
לשלול חתימה, רק להעביר מנהל מתפקידו. על מנת להעביר מנהל מתפקידו צריך מעורבות של
משרד החינוך.
עקב אי הסדרים שהתגלו בעבר ועל מנת לתקן זאת, כיום 87 מוסדות נמצאים תחת השגחה
חשבונאית של עמותת לביא. יש בעמותת לביא שאיפה להגדיל את המענה, אבל הם צריכים לחזקת
את כוח האדם הפנימי שלהם שבאופן קבוע מפותה לעבוד בבתי הספר עצמם אחרי תקופה ראשונית
של הכשרה בעמותה. קיים בעמותה נוהל, אך הוא פנימי ולא מחייב.
אנו יכולים להעביר רשימה של הליכים שנראו לנו חשודים על מנת לבצע מעקב של התהליכים
שננקטים ואת הטופס של הפרוצדורה הנדרשת.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצות הביקורת.
בנוסף מומלץ לפעול עם עמותת לביא על מנת לאפשר להם לסייע חשבונאית לכמה שיותר מוסדות
לימוד במזרח העיר.
בכפוף לייעוץ משפטי, מוצע לעמותת לביא לייצר הכשרה רשמית ולחייב עובדים להישאר אצלם
תקופה.
כל שלושה חודשים תשלח עמותת לביא עדכון למבקרת העירייה וליו"ר ועדת ביקורת על סטטוס
העובדים במחלקה האחראית, עד להתייצבותה.
עו"ד בן- טל בתיאום עם עו"ד שפט יגיש לאגף החינוך למגזר הערבי ולוועדה חוות דעת בשאלה אם
קיימת לנו חובה לאפשר ניהול עצמי ואם יש תנאים שניתן בהם שלא לאפשר ניהול עצמי או למנוע
חתימה של מנהלי בתי ספר על התחייבויות כספיות.
לרשום את הנוהל הפנימי כנוהל מחייב.
עד לסוף השנה הקלנדרית אשכול כספים במנח"י יעביר למבקרת העירייה וליו"ר ועדת ביקורת
רשימה של ממצאים חשודים, והטיפול בהם ייבחן יחד עם הייעוץ המשפטי לעירייה.
פרק :2
המלצת המבקרת:
• לרענן ולאכוף את ההנחיות לבתי הספר לגבי הפקת הזמנות רכש לספקים ולנותני שירותים,
וביצוע בקרה על קבלת הטובין/ השירות ונאותות החיובים בהתאם לפרטי ההזמנה.
• להנחות את בתי הספר לכך שהתקשרויות עם קבלנים לביצוע שיפוצים ייערכו על ידי העירייה
בלבד, ולפקח על ביצוע הנחיה זו.
• לוודא כי במסגרת התקשרויות עם קבלני שיפוצים יוגדרו מפרטים טכניים וכתבי כמויות
וייחתם הסכם התקשרות בין בית הספר לקבלן השיפוצים, אשר יכלול התייחסות לכלל
ההיבטים הרלוונטיים (לרבות: לוחות זמנים, שעות העבודה של הקבלן (בהתחשב בשעות
הלימודים), בטיחות עובדים וצד ג', ביטוחים, ערבות ביצוע, תקופת אחריות, עמידה במפרט
הטכני, אי קיום יחסי עובד מעביד וכיוצא בזה).
• להנחות את בתי הספר לכך שהצעות מחיר וחשבוניות המתקבלות מספקים יכללו פירוט של
הכמויות והמחירים ליחידה.
• לרענן ולאכוף את נוהלי תיעוד המסמכים המבססים להתקשרות עם ספקים. יש לבצע בקרה
ופיקוח על קיום מסמכי ההתקשרות ועל תיעודם.
תגובת המבוקר:
נעשה ניסיון לאפשר לבתי ספר לרכוש ישירות מספקים עירוניים שזכו במכרזי העירייה, אך מכיוון
שלא ניתן לפתוח הזמנת עבודה בבית הספר זה לא אפשרי. כל הפתרונות המחשוביים שניתנו
מסורבלים ולא מעשיים.
לא תמיד האגף מקבל את המסמכים שהוא דורש מהספק מכיוון שמדובר בבקרות לאחר רכישה.
ישנו הבדל בין השירותים שמגיעים דרך הגפ"ן או דרך העירייה. אנו מבצעים בקרה גם על שירותים
שנקנים באמצעות הגפ"ן, אך זו בעיקר בקרה פנימית של משרד החינוך.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצות המבקרת.
בנוסף ממליץ לבחון יחד עם אנשי המחשוב בעירייה אפשרויות לחבר את ביה"ס לפתיחת הזמנת
עבודה.
פרק :3
המלצת המבקרת:
• להנחות את בתי הספר להקפיד שחשבוניות תאושרנה על ידי הגורם שקיבל את הטובין/השירות
באמצעות חתימה על החשבוניות, בציון שם החותם ותפקידו.
• להנחות את בעלי התפקידים בעירייה כי טרם אישור תשלומים (בהיקפים המצריכים אישור
האגף/הגזברות) יש לוודא שהחשבונית אושרה כנדרש על ידי מקבל השירות/הטובין.
• להנחות את בתי הספר לכך שיש לקבל מהספקים/ מנותני השירותים תעודות משלוח או פירוט
של הפעילות שבוצעה, ולבצע בקרה על נאותות החיובים בהתאם לנתוני הביצוע בפועל ולתכולת
העבודה שהוגדרה בתוכנית.
• לרענן הנחיות לבתי הספר בנוגע לתיעוד הליך ההתקשרות והמסמכים המבססים גם בתוכנית
גפ"ן.
• להגדיר בנוהל את הליך אישור החשבוניות של קבלני שיפוצים, לרבות קבלת פירוט מקבלן
השיפוצים ובדיקת התאמה לכתבי כמויות ומפרט טכני, אישור מפקח וכיוצא בזה. כמו כן, יש
להגדיר כי עבודות בינוי/שיפוצים מעל היקף כספי שייקבע, מצריכות גם בקרה של גורם הנדסי
עירוני על אישור הכמויות שחויבו, על איכות הביצוע, על עמידה בהוראות הרלוונטיות וכיוצא
בזה.
• להנחות את בתי הספר לנהל משא ומתן עם ספקים הנכללים במאגר משרד החינוך של תוכנית
גפ"ן טרם ביצוע ההתקשרות, לצורך השגת תנאים מיטביים וניצול מיטבי של התקציב.
• לשקול למנות גורם בעירייה אשר ירכז את ההתקשרויות עם הספקים העיקריים של בתי הספר
וינהל מולם משא ומתן לצורך קבלת תנאים מיטביים וניצול היתרון לגודל.
• לבחון את המקרים שבהם נמצאו ליקויים בממשק בין בתי הספר למחלקת הרכש בעירייה
לצורך הסקת מסקנות ושיפור הליך הרכש של בתי הספר המבוצע באמצעות יחידת הרכש
במנח"י, תוך הגדרת בקרות בתהליך.
תגובת המבוקר:
מקיימים ריענון למנהלים כל שנה. ישנה חוברת נהלים המגדירה את כל התהליך ואת מה שנדרש.
לא תמיד הנהלת האגף מודעת לכך שמוסד בחר שלא כשורה במחיר יקר יותר ממה שיכל להשיג
בשוק, המידע לא תמיד זורם במעלה ההיררכיה.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצות המבקרת.
בנוסף יש לחדד את הנהלים מול המנהלים וליצור את עניין הזמנות העבודה כפרק משמעותי
בהדרכות אותם הם עוברים.
יש ליצור עבור המנהלים תרשים זרימה וצ'ק- ליסט מחייב לצורך הזמנת שירותים.
יש להכניס בנוהל המחייב עדכון למנהלת האגף על פעולות חריגות, כגון בחירת מחיר יקר יותר
מהנמצא בשוק.
פרק :4
המלצת המבקרת:
• להקפיד על ספירת פריטי הציוד המתקבלים מספקים, ומך אישור בחתימת המקבל של המספר
שהתקבלה בפועל בחתימת המקבל.
• להנחות את בתי הספר לגבי אופן הטיפול בציוד הנרכש מתקציב מלגות לצורך מסירתו
לתלמידים, לרבות ניהול מעקב מתועד אחר קבלת הציוד ומסירתו בפועל לתלמידים הזכאים
על ידי בית הספר, תוך החתמת הגורם המקבל בפועל על קבלת הציוד, ופירוט אופן הטיפול
בציוד שנרכש ולא נמסר בפועל לזכאים.
• לגבש נוהל ייעודי בנושא בקרה על הציוד, אשר יכלול הנחיות לבתי הספר לגבי אישור קבלת
הציוד על ידי הגורם המקבל. להקפיד על ביצוע נוהל "רישום מצאי באגפי העירייה", ולדווח על
כל רכישת ציוד/אינוונטר באמצעות הניהול העצמי. כן להקפיד על ביצוע בקרה תקופתית על
תקינות הציוד ועל השימוש בו בהתאם לייעוד שלשמו נרכש. כמו כן, יש לאפיין בדוחות המצאי
שדה שבו יצוין תאריך רכישת הציוד.
תגובת המבוקר:
קיימת הנחיה לרישום כל מה שנרכש.
קיימת מערכת חדשה ובתי הספר ירכשו לא דרך ניהול עצמי אלא דרך העירייה, עדיין ייתכנו גניבות
אך הדרך יותר מבוקרת.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצות המבקרת.
הממצאים החמורים אשר יש בהם לכאורה מאפיינים פליליים יועברו למנהל היועץ המשפטי בידי
מנהל ביקורת העירייה וייבחנו על ידו. לאחר מכן תתקיים ישיבה עם האגף ועם מינהל חינוך
ובהתאם לצורך תקודם בחינה פלילית.
פרק :5
המלצת המבקרת:
• לגבש נוהל בנושא ביצוע תשלומים לבתי ספר, אשר יגדיר בין היתר את המדרג לאישור
תשלומים, בהתאם להיקף הכספי שלהם.
• לבחון את התאמת ההרשאות למורשי החתימה שהוגדרו בחשבונות הבנקים למדרג שיוגדר,
ולהגדרת זהות וכמות החותמים הנדרשים בכל מדרג חתימות.
• לשקול להגביר את המעורבות של נציגי האגף לחינוך ערבי בעירייה או של עמותת לביא בהליך
אישור התשלומים (כגון בתהליך הפקת הוראת תשלום) וביצוע התשלומים, באמצעות הגדרת
אסטרטגיית שחרור/ חתימות דיגיטליות במערכת כספים 2000 על כל תשלום בהיקף כספי
העולה על 20,000 ש"ח (לדוגמה) או סכום אחר שיוגדר. לחלופין, יש להגדיר בקרות בדיעבד
(בקרות מפצות) ובקרות תקופתיות על תשלומים בהיקף כספי העולה על 20,000 ש"ח.
• לרענן הנחיות לבתי הספר לעניין ההפרדה הנדרשת בין חשבון ההורים לחשבון בתי הספר,
שימוש בהמחאות "למוטב בלבד" ואיסור פיצול תשלומים.
• לקיים בקרה תקופתית בבתי הספר על נאותות הליך ביצוע התשלומים.
• לבחון אחת לתקופה את תקינות ההרשאות של בתי הספר במערכת הכספים, ולבטל הרשאות
של עובדים שאינם פעילים בבית הספר.
תגובת המבוקר:
כחלק מצעדים בוני אימון במעבר לעמותת לביא מגדילים את הסכום ל- 40,000 ש"ח, כל צ'ק מעל
סכום זה מגיעים למשרדי העמותה על מנת לחתום.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצת המבקרת.
בנוסף בתקופה של שנתיים לפחות יש להוריד משמעותית את רף ההרשאה לחתימה עצמית לסכום
מינימלי, על מנת שניתן יהיה להבריא את המערכות.
פרק :6
המלצת המבקרת:
• לגבש נוהל עבודה פנימי אשר יסדיר את נושא הפיקוח והבקרה על פעילות בתי הספר בניהול
עצמי, לרבות סוגי הבקרות, הנושאים המבוקרים, תדירות הביצוע, הגורם המבצע וכיוצא בזה.
• להגדיר תוכנית עבודה שנתית ורב-שנתית לביצוע בקרות בבתי הספר, ובה נושאים לבדיקה,
לרבות כל היבטי הפעילות הכספית בבתי הספר כפי שיוגדר בנוהל, מועד ביצוע מתוכנן בהתאם
לתיעדוף בתי הספר, וכן תוכנית מעקב על תיקון הליקויים.
• להפעיל מערך בקרה אפקטיבי על פעילות בתי הספר בניהול עצמי בהתאם לנוהל ולתוכנית
עבודה שיגובשו. אם הבקרות בפועל תבוצענה על ידי עמותת לביא - יש להסדיר בחוזה מול
עמותת לביא את תחומי האחריות לרבות הפיקוח והבקרה על בתי הספר, ובהלימה לנוהל
ולתוכנית שיוגדרו כאמור.
• לקיים אחת לתקופה שתוגדר תהליך להפקת לקחים מהממצאים שיעלו בביקורות, במטרה
לשפר את תהליכי העבודה ולצמצם את הסיכונים ואת היקפי הליקויים.
תגובת המבוקר:
אחת הסיבות שמעבירים את הבקרה על הניהול העצמי של בתי הספר לעמותת לביא זה הצורך מחד
לאפשר עבודה רציפה הכוללת חתימה על העברות כספים, ומנגד בקרה חזקה. ייתכן שאפשר לשקול
לפעול באופן שונה לפי גודל בתי ספר ורמת האמון שנבנתה מול כל בית ספר.
פעמים רבות אנו מקבלים אישורים בדיעבד ומחויבים לחתום ובמקרה שמסרבים לחתום הספק
תובע אותנו על כך.
המלצת ועדת ביקורת:
לקבל את המלצת המבקרת.
בנוסף יש לגבש תהליך עבודה מול בתי הספר יחד עם האגף. עד סוף השנה הקלנדרית ישלח האגף
עדכון למבקרת וליו"ר ועדת הביקורת בנוגע לנוהל העבודה שגובש.
לעדכן את מבקרת העירייה ויו"ר הוועדה בתוצאה.
סיכום:
מר אלדד רבינוביץ, יו"ר הוועדה: הממצאים קשים מנשוא. כמעט ואין פינה ללא בעיה, גם
בהתנהלות של מנהלי בתי הספר וגם באכיפה של הממצאים והבקרות.
הוועדה לא מוסמכת לבחון היבטים פליליים, לכן פנינו לייעוץ המשפטי לעירייה. עם זאת, מבלי
לחשוד באדם ספציפי, עולים חשדות כבדים להוצאה של כספים ציבוריים לגורמים פרטיים.
אני מאוד מודה למבקרת ולמבוקרים על שיתוף הפעולה, ומקווה שהדוח הזה יצליח לשנות יותר
מדוחות קודמים. בכוונתי להמשיך ולעסוק בדוח זה בוועדת הביקורת על מנת לראות שהוא לא
ממוסמס.
אני מקבל את המלצות הדוח בהתאם למפורט לעיל, ממליץ למועצה לאמץ את מסקנות הוועדה.
טבלת הממצאים וההמלצות המצורפת, מהווה חלק בלתי נפרד מפרוטוקול הדיון.
הישיבה נעולה.
בברכה,
אלדד רבינוביץ
חבר מועצת העיר ירושלים
יו"ר ועדת ביקורת
פרק חמישה עשר
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר
במזרח העיר
תוכן העניינים
תקציר // 877
מבוא // 881
פירוט הממצאים
פרק ראשון:
השוואת הצעות מחיר ואישור התקשרויות // 885
פרק שני:
הפקת הזמנות רכש והתקשרויות עם ספקים // 901
פרק שלישי:
אישור חשבוניות ספקים ונותני שירותים לתשלום // 908
פרק רביעי:
רכישה, מעקב ובקרה בגין פריטי ציוד ומחשוב // 924
פרק חמישי:
ניהול חשבונות בנק וביצוע תשלומים // 931
פרק שישי:
פיקוח ובקרה על ההתנהלות הכספית של בתי ספר המתנהלים בניהול עצמי // 939
סיכום // 941
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 877
תקציר
רקע
מרבית בתי הספר בירושלים מנוהלים במסגרת ניהול עצמי, בהתאם להחלטת הממשלה משנת .2011
מינהל חינוך ירושלים (להלן: מנח"י) אחראי למערכת החינוך הרשמי במערב העיר (ממלכתי וממלכתי-דתי) וכן למערכת החינוך הערבי הרשמי במזרח העיר.
האגף לחינוך ערבי במנח"י, שבו התמקדה הביקורת, מפעיל כ-106 בתי ספר (יסודיים ועל-יסודיים)
במזרח העיר, מהם כ-80 בתי ספר בניהול עצמי.
בעבר נערכו כמה דוחות ביקורת בנושא ניהול עצמי בבתי הספר. במסגרת דוח זה נבחנו היבטים מסוימים הקשורים לתהליכי העבודה ותהליכי הפיקוח והבקרה בפעילות הניהול העצמי בבתי ספר במגזר לחינוך ערבי.
עיקרי הממצאים
1. בוצעו התקשרויות עם ספקים ונותני שירותים ללא קבלת הצעות מחיר והשוואה ביניהן כנדרש
(נבחרה הצעה יקרה יותר ללא נימוק וכדומה). כמו כן, חלק מההתקשרויות בוצעו בעקבות קבלת הצעות מחיר לא תקינות או פנייה לעסקים שלכאורה אינם קיימים/פעילים, או כאלה העוסקים בתחומים אחרים מתחום הרכישה.
2. תיעוד ההתקשרויות של בתי הספר עם ספקים ונותני שירותים לוקה בחסר. בגין מרבית
ההתקשרויות שבדקה הביקורת אין תיעוד להפקת הזמנות רכש מראש.
3. בחשבוניות רבות חסר פירוט בסיסי, כגון חתימות אישור קבלת טובין/שירותים, מספר
משתתפים בסדנאות ותאריכי קיומן.
4. מסקירת דוחות בקרה והתכתבויות למיניהן עלה כי קיימים מקרים של פיצולי התקשרויות באופן
מלאכותי, תוך עקיפה של הוראות הנוהל, וכן נמצאו תשלומים לספקים ונותני שירותים אשר פוצלו באופן מלאכותי.
5. נמצאו מקרים של התקשרויות של בתי ספר עם קבלני שיפוצים באופן ישיר ולא באמצעות
העירייה, דבר העומד בניגוד להנחיות מנהלת האגף לחינוך ערבי במנח"י. כמו כן, נמצאו מקרים של היעדר פירוט בסיסי בהתקשרויות עם קבלני שיפוצים, כמו לדוגמה פירוט כמויות ומחירים ליחידה, וכן היעדר מסמכים בסיסיים הנדרשים בהתקשרויות אלה, כגון כתבי כמויות, מפרטים טכניים, הסכמי התקשרות, הזמנות עבודה וכדומה. יתרה מכך, לא נמצאו אישורים של מפקח או גורם הנדסי עירוני לביצוע סעיפי עבודות השיפוץ.
878 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
6. המצאי (אינוונטר) ורכישות הציוד של בתי הספר במסגרת הניהול העצמי אינם מדווחים לאחראי
רכש ושירותים לוגיסטיים באגף לחינוך ערבי, בניגוד לנוהל. אי לכך, הרכישות גם אינן נרשמות ברשימות המצאי של בתי הספר.
7. נמצאו ליקויים בעסקאות של רכישות מאות טאבלטים על ידי בתי ספר שועפט וסילוואן.
הביקורת לא הצליחה לאמת הסבר שלפיו עשרות טאבלטים לא חולקו בפועל לתלמידות הזכאיות ונותרו בבית הספר, לא תועדו חתימות הורים על טופסי מלגות וקבלת הציוד, מכשירים תקולים לא הוחזרו לספק, וחלק מהחתימות על קבלת הטאבלטים בוצעו לכאורה על ידי מספר מצומצם של אנשים.
8. נמצאו ליקויים בניהול ובבקרה על חתימות אישור לתשלומים. בכלל זה, היעדר נוהל ברור
למדרג חתימות, היעדר הגדרה מפורשת במסמך הרשאות החתימה לבנק - טרם המעבר לניהול עצמי באמצעות עמותת לביא - של כמות החותמים הנדרשים לחתום יחד בכל מדרג חתימות, וחתימות על תשלומים בהיקפים גבוהים (40,000 ש"ח) המבוצעים על ידי בעלי תפקידים בבתי הספר בלבד, ללא מעורבות של גורם נוסף בעירייה. כמו כן, נמצאו חתימות על המחאות שלא בהתאם למדרג שאושר.
9. בתקופת הביקורת לא היו נהלים ותוכנית עבודה המסדירים את נושא הפיקוח והבקרה על
ההתנהלות הכספית של בתי הספר. אי לכך, לא ניתן לקיים תהליך עבודה סדור ואחיד ולא ניתן לקיים בקרה יעילה ואפקטיבית על ביצוע הבקרות בפועל אל מול התוכנית.
10. דוחות הבקרה של אחראי הדרכות ובקרה אינם כוללים התייחסות להיבטים מהותיים שהועלו
בדוח זה, כגון: אי הפקת הזמנות, היעדר פירוט בסיסי בחשבוניות ספקים, היעדר אישורי קבלה פורמליים של מקבלי השירות/הטובין על חשבוניות ספקים (ספירות, אישורי ביצוע וכו') ושימוש בהמחאות ללא ציון "למוטב בלבד".
המלצות מרכזיות
1. לחדד עבור בתי הספר את ההנחיות הרלוונטיות לביצוע התקשרויות עם ספקים ונותני שירותים,
לרבות בחינת הצעות מחיר תקינות בלבד, תוך התייחסות למספר הצעות נדרש, איסור פיצול התקשרויות, תיעוד אופן בחירת ההצעות והשיקולים לבחירת ההצעה שאינה הזולה ביותר. כמו כן, יש להקפיד לפנות בבקשות לקבלת הצעות מחיר לספקים/לעסקים מוכרים וידועים.
2. לרענן ולאכוף את ההנחיות לבתי הספר לגבי הפקת הזמנות רכש לספקים ולנותני שירותים,
וביצוע בקרה על קבלת הטובין/השירות ונאותות החיובים בהתאם לפרטי ההזמנה. יש להנחות את בתי הספר לכך שהצעות מחיר וחשבוניות יכללו פירוט של הכמויות והמחירים ליחידה, וכן להנחותם להקפיד על אישור חשבוניות על ידי מקבלי הטובין/השירות, בציון שם ותפקיד (יובהר, כי אין די באישור ההמחאה/הוראת התשלום).
3. להנחות את בתי הספר בדבר אופן הטיפול בציוד הנרכש מתקציב מלגות לצורך מסירתו
לתלמידים, לרבות ניהול מעקב מתועד אחר קבלת הציוד ומסירתו בפועל לתלמידים הזכאים על ידי בית הספר, תוך החתמת הגורם המקבל בפועל על קבלת הציוד, ופירוט אופן הטיפול בציוד שנרכש ולא נמסר בפועל לזכאים.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 879
4. להנחות את בתי הספר לבצע התקשרויות עם קבלני שיפוצים אך ורק באמצעות העירייה,
ולפקח על יישום הנחיה זו. יש לוודא כי בהתקשרויות עם קבלני שיפוצים יוגדרו מפרטים טכניים וכתבי כמויות, וייחתם הסכם התקשרות הכולל לוחות זמנים, שעות עבודה (בהתחשב בשעות לימודים), התייחסות להיבטי בטיחות, ביטוחים, ערבות ביצוע, תקופת אחריות, עמידה במפרט טכני, והיעדר יחסי עובד-מעביד. נוסף על כך, יש להגדיר בנוהל את הליך אישור חשבוניות קבלני השיפוצים, לרבות קבלת פירוטי כמויות שבוצעו בפועל, בדיקת התאמה לכתבי כמויות ומפרטים טכניים, אישור מפקח ובקרה הנדסית עירונית (על עבודות מעל היקף כספי שייקבע)
על כמויות שחויבו, על איכות הביצוע ועל עמידה בהוראות הרלוונטיות.
5. לגבש נוהל ייעודי בנושא בקרה על הציוד, אשר יכלול הנחיות לבתי הספר בנוגע לאישור קבלת
הציוד על ידי הגורם המקבל, ניהול רשימות ציוד/מצאי (אינוונטר) וביצוע בקרה תקופתית על קיום הציוד ועל שימוש בו בהתאם לייעוד שלשמו נרכש.
6. לגבש נוהל לביצוע תשלומים על ידי בתי הספר, הכולל מדרג לאישור תשלומים בהתאם להיקף
הכספי, ולוודא התאמת ההרשאות בבנקים למדרג שיוגדר. נוסף על כך, ראוי לשקול להגביר את המעורבות של גורמים נוספים בעירייה באישורי תשלומים המבוצעים על ידי בתי הספר, באמצעות חתימות דיגיטליות (בהיקף כספי העולה על 20,000 ש"ח, לדוגמה) או באמצעות בקרות בדיעבד (בקרות מפצות).
7. להפעיל מערך בקרה אפקטיבי על פעילות בתי הספר בניהול עצמי בהתאם לנוהל ולתוכנית
עבודה שיגובשו. אם הבקרות בפועל תבוצענה על ידי עמותת לביא - יש להסדיר בחוזה מול עמותת לביא את תחומי האחריות, לרבות הפיקוח והבקרה על בתי הספר, ובהלימה לנוהל ולתוכנית שיוגדרו כאמור.
8. להגדיר תוכנית עבודה שנתית ורב-שנתית לביצוע בקרות בבתי הספר, ובה נושאים לבדיקה
אשר יכללו את כל היבטי הפעילות הכספית בבתי הספר כפי שיוגדר בנוהל, מועד ביצוע מתוכנן בהתאם לתיעדוף בתי הספר, וכן תוכנית מעקב על תיקון הליקויים.
9. דוחות הבקרה יכללו התייחסות להיבטים מהותיים, לרבות: הפקת הזמנות, פירוט בסיסי
בחשבוניות הספקים, אישורי קבלה פורמליים (ספירות, אישורי ביצוע וכו'), ושימוש בהמחאות בלתי סחירות (המחאות שעליהן מוטבע מראש הכיתוב: "למוטב בלבד").
תמצית זו אינה כוללת את כל הממצאים שעלו וגם אינה מוסרת את כל ההמלצות והפרטים המופעים בגוף הדוח. לקבלת מידע זה יש לקרוא את הדוח המפורט.
סיכום
מרבית בתי הספר במזרח העיר פועלים במסגרת ניהול עצמי בהתאם להחלטת הממשלה משנת .2011
880 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 בבדיקת הביקורת עלה כי קיימים ליקויים רוחביים בהתנהלות בתי הספר במזרח העיר בכל הקשור לניהול העצמי ולעמידה בנוהל משרד החינוך והעירייה בהתאם לחוברת הנהלים הכספיים בבתי הספר באגף לחינוך ערבי מספטמבר .2018
בין היתר עלו ליקויים בכל הקשור לקבלת הצעות מחיר ונאותות בחירת הספקים, פיצול מלאכותי של התקשרויות ותשלומים לספקים, ליקויים בהתקשרויות עם קבלני שיפוצים ואי אישור של חשבונותיהם על ידי גורמים טכניים והנדסיים עירוניים, היעדר אישורים על קבלת פריטי ציוד/שירותים על ידי הגורמים הרלוונטיים בבית הספר ועוד.
במקרים רבים היה חסר משמעותי בתיעוד מסמכי התקשרות/ הזמנות רכש/ אישורים ופירוטים, באופן שאינו מאפשר ביצוע בקרה ופיקוח נאותים.
גם בבחינת התקשרויות במסגרת תוכניות חינוכיות וסדנאות כחלק מפעילות תוכנית גפן, עלו כשלים הקשורים בחסר בפירוט בסיסי בחשבוניות הספק, חסר באישורי ביצוע על ידי בתי הספר, חפיפות בשעות שדווחו בגין סדנאות בבתי ספר שונים ועוד.
כן עלה כי לא קיים נוהל לקבלה/לקליטה של פריטי רכוש וציוד בבתי הספר וכן לביצוע פיקוח ובקרה נאותים על הרכוש והציוד.
במקרים מסוימים עלו שאלות וחששות בגין חוסר האפשרות לאמת את קבלת המספר המלא של הטאבלטים שנועדו לחלוקה כמלגות לתלמידים, וחוסר האפשרות לאמת את מספר התלמידים אשר קיבלו בפועל את הטאבלטים ואת מספר הטאבלטים שנותר בבית הספר.
על העירייה להפיק לקחים ולתקן את הליקויים שהועלו בדוח זה במטרה לשמור כראוי על כספי הציבור ועל נכסי בתי הספר.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 881
מבוא
מרבית בתי הספר בירושלים מנוהלים במסגרת ניהול עצמי, בהתאם להחלטת הממשלה משנת .2011 זו התקבלה במטרה להעביר את מוקד קבלת ההחלטות לבתי הספר ולהגדיל את המרחב והסמכות הפדגוגית, הניהולית והכלכלית שלהם ובכך לחזק את אחריותם ואת מחויבותם לתפוקות ולתוצאות. כמו כן היא נועדה להרחיב את מעגל השותפים הפועלים לקידום החינוך בבתי הספר.
מינהל חינוך ירושלים (להלן: מנח"י) אחראי למערכת החינוך הרשמי במערב העיר (ממלכתי וממלכתי-דתי) וכן למערכת לחינוך הערבי הרשמי במזרח העיר.
האגף לחינוך ערבי במנח"י, שבו התמקדה הביקורת, מפעיל כ-106 בתי ספר (יסודיים ועל-יסודיים)
במזרח העיר, מהם כ-80 בתי ספר בניהול עצמי.
לעירייה יש הסכם מסגרת עדכני עם העמותה העירונית "לביא – העמותה העירונית לפיתוח החינוך בירושלים" (להלן: עמותת לביא). כחלק מההסכם, עמותת לביא מסייעת למנהלי מוסדות החינוך בהפעלת הניהול העצמי במוסדות החינוך היסודי והעל–יסודי ברחבי העיר, וכן מסייעת בניהול, בפיקוח ובבקרה על חשבונות בתי הספר, על ההתנהלות הכספית ועל העסקת כוח אדם פדגוגי.
ניהול עצמי במזרח העיר באמצעות עמותת לביא מתבצע כיום ב-45 בתי ספר יסודיים, ב-36 בתי ספר על-יסודיים ובשני מרכזים חינוכיים (ללא חינוך מיוחד וגני ילדים).
הביקורת התמקדה בבדיקה של התקופה שקדמה להחלת הסכם המסגרת העדכני עם עמותת לביא.
במהלך שנת 2023 החלו חלק מבתי הספר במזרח ירושלים לפעול במסגרת תוכנית גפן של משרד החינוך.
תוכנית גפן הוא תוכנית לגמישות ניהולית במערכת החינוך, אשר נועדה לאפשר למנהלי בתי הספר ולרשויות המקומיות לממש באופן מיטבי את יעדי החינוך, מתוך הכרה ביכולתם להתאים את המשאבים והמענים לצורכיהם הייחודיים.
בהחלטת ממשלה 226 מ-1.8.2021 הוחלט להעביר למנהלי בתי הספר חלק מתקציב החינוך המיועד לרכש תוכניות ומענים בתחום החינוך. בהתאם לתוכנית, מנהלי בתי הספר רשאים להתקשר עם ספקים הכלולים במאגר משרד החינוך לפי בחירתם, במימון המשרד.
בעבר נערכו כמה דוחות ביקורת בנושא הניהול העצמי בבתי הספר. במסגרת דוח זה נבחנו היבטים מסוימים הקשורים לתהליכי עבודה ותהליכי פיקוח ובקרה על פעילות הניהול העצמי בבתי ספר במגזר לחינוך ערבי.
מטרות הבדיקה
• בדיקת מידת העמידה בנוהל משרד החינוך והעירייה בהתאם לחוברת הנהלים הכספיים בבתי הספר באגף לחינוך ערבי (להלן: הנוהל) מספטמבר .2018 882 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 • בדיקת מגוון היבטים הקשורים בנאותות ניהול ההתקשרויות עם ספקים וניהול הכספים בבתי הספר בניהול עצמי. בכלל זה: קבלת הצעות מחיר, התיעוד המבסס להתקשרויות, אישור חשבוניות הספקים בתחומים השונים לתשלום, ניהול מצאי וכו'.
• בדיקת נאותות מערכי הפיקוח והבקרה על התנהלות בתי הספר בניהול עצמי.
היקף הבדיקה
הבדיקה נערכה במדגם של בתי הספר.
נבדקו הצעות מחיר שהתקבלו מספקים שונים כבסיס להתקשרויות, חשבוניות ופירוטים למיניהם שהתקבלו מבתי הספר, ותיעוד מבסס לתשלומים לספקים (העתקי המחאות, הוראות תשלום, דפי בנק, תכתובות עם גורמים בעירייה וכו').
התקיימו פגישות עם גורמים רלוונטיים במנח"י ועם כמה ממנהלי בתי הספר. בוצעו ביקורות פרונטליות בכמה בתי ספר, במקביל לפגישות שהתקיימו עם מנהלי בתי הספר הרלוונטיים.
כמו כן, נסקרו דוחות בקרה פנימיים של מנח"י והתכתבויות רלוונטיות.
דוחות קודמים בנושא
דוח ביקורת מבקרת העירייה לשנת 2019 – "ניהול עצמי בבתי הספר בירושלים".
דוח ביקורת מבקרת העירייה לשנת 2017 – "ניהול כספים בבתי ספר במזרח ירושלים".
תקופת הביקורת
הביקורת נערכה בחודשים יולי 2023 – אוקטובר 2024 לסירוגין.
פירוט הממצאים
| מגבלה בתחומי ההתקשרות | תהליך נדרש | סכומי רכש לשנה מספק | ||
|---|---|---|---|---|
| סכומי רכש לשנה מספק מסוים (ש"ח) | ||||
| ללא אישור רשות | פטור | 1,000-0 | ||
| ללא אישור רשות | לפחות 2 הצעות מחיר בכתב | 5,000-1,001 | ||
| ללא אישור רשות | לפחות 3 הצעות מחיר בכתב | 14,700-5,001 | ||
| באישור בכתב מהממונה ברשות המקומית | לפחות 4 הצעות מחיר בכתב | 142,300-14,701 | ||
| באמצעות הרשות המקומית | מכרז פומבי | מעל 142,300 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 885
פרק ראשון
השוואת הצעות מחיר ואישור התקשרויות
בחינת הצעות מחיר
בהתאם להוראות נוהלי כספים לבתי ספר של מנח"י ומשרד החינוך מחודש ספטמבר 2018 (להלן:
הנוהל), בית ספר רשאי ליזום ולבצע רכישות והתקשרויות באופן עצמאי עד סכום מסוים, בהתאם לטבלת הרשאות רכש והתקשרויות שתיקבע על ידי הרשות. בגין סכומים העולים על הסף שנקבע בטבלת ההרשאות כאמור, בית הספר יוכל לבצע רכישות/התקשרויות באמצעות זכיינים שנבחרו על ידי העירייה. כמו כן צוין בפרק י"ג לנוהל, כי בית הספר ישאף לעשות שימוש במכרזים של הרשות המקומית או בהסכמים שלה עם ספקים. יצוין, כי בנוהל העירוני 06.04.02 בנושא התקשרויות לרכישות טובין (משנת )2016 אין התייחסות לצורך לבחון את מחירי זכייני העירייה.
להלן הרשאות הרכש וההתקשרויות לבתי ספר (בהתאם לנוהל):
לוח :1 הרשאות רכש והתקשרויות
כמו כן, הוראות הנוהל קובעות כי אם תתקבל החלטה לקבל הצעה שאינה הזולה ביותר, היא תנומק בכתב, והצעות המחיר והנימוקים לבחירת הספקים יוצמדו לשובר ההוצאה.
מבדיקה מדגמית של מסמכי התקשרות, וכן מסקירת דוחות בקרה של אחראי הדרכות ובקרה, נמצאו ליקויים למיניהם בהליכי קבלת הצעות מחיר ובחינתן (דוחות הבקרה מתייחסים אף לכמה דוגמאות המוצגות בפרקים הבאים). בין היתר, עלו ממצאים המעידים לכאורה על קבלת הצעות פיקטיביות, פיצולי רכישות, אי פנייה לספקים נבחרים לקבלת הצעות מחיר, היעדר אומדן וכתבי כמויות, אי תיעוד הנימוקים לבחירת הצעות שאינן הזולות ביותר וכיוצא באלה.
| פרטים נוספים וליקויים שנמצאו | מהות ההתקשרות | סכום ההתקשרות (ש"ח) | שם | ||
|---|---|---|---|---|---|
| מספר | שם הספק/ | ||||
| ההצעות | נותן | בית | |||
| שהתקבלו | השירות | הספר | |||
| התקבלו 4 הצעות מחיר לרכישת 7 פריטים/מק"טים, כדלקמן: הצעת "ב"ג'" בסך 22,250 ש"ח. הצעת " א"י" בסך 21,650 ש"ח. הצעת "ח"ס" בסך 24,300 ש"ח . הצעת "ע"ת" בסך 25,500 ש"ח . בפועל, הריהוט סופק על ידי "ב"ג'". לא נמצא תיעוד לסיבות לבחירת ההצעה שאינה הזולה ביותר. | 4 | ריהוט | 22,500 | ב"ג' | יסודי צור בא הר |
| בוצע הליך בחינת הצעות מחיר, אף על פי שסכום ההתקשרויות מחייב מכרז. ההתקשרות פוצלה ל-7 חלקים . רא ו פירוט להלן בפרק זה. לא קיים פרוטוקול פתיחת מעטפות ובדיקת הצעות מחיר. בגין כל חלקי ההתקשרות נערכה פנייה לאותם קבלנים, ובכל המקרים נבחר הקבלן ט"ז. היעדר כתבי כמויות לכל עבודות השיפוץ. רא ו הערות נוספות בנוגע להתקשרויות עם קבלני שיפוצים וביצוע תשלומים בפרקים השני, השלישי והחמישי להלן. | שיפוצים | 269,500 | ט"ז | בית חנינא יסודי בנות | |
| לביקורת הוצגו 4 הצעות מחיר מספטמבר ,2020 אשר נראות "משוכפלות" : כל ההצעות התקבלו באותו פורמט והן לכאורה זהות (מלבד המחירים), כפי שיפורט להלן. * לביקורת נמסר על ידי עובד בית הספר, כי ההצעות התקבלו בבתי הספר ב-1.10.2020 אף שבאותו מועד היה ידוע כי בית הספר מועמד לסגירה בשנת .2021 | 4 | מערכת כיבוי אש | 78,689 | B.C.E.S | אחמד סאמח יסודי בנים |
886 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 להלן פירוט:
לוח :2 ליקויים בהליך קבלת הצעות מחיר
| פרטים נוספים וליקויים שנמצאו | מהות ההתקשרות | סכום ההתקשרות (ש"ח) | שם | ||
|---|---|---|---|---|---|
| מספר | שם הספק/ | ||||
| ההצעות | נותן | בית | |||
| שהתקבלו | השירות | הספר | |||
| בוצעה רכישה של 300 מ"ר דשא סינתטי. נבחרה ההצעה הזולה. אחת ההצעות שהתקבלו היא של הספק מ"א , שכתובתו ברחוב המרכז 1 באבו גוש. בהתאם לפרטי העסק המופיעים בלוגו של ההצעה, לפי נתונים שנמצאו באינטרנט ולפי נתוני מע"מ, מדובר במאפייה/מסעדה. | 4 | רכישת דשא סינתטי | 17,667 | ס"ס | יסודי בנות סילוואן |
| בפני הביקורת הוצגו הצעות מחיר מ-5 ספקים: "א "ק", "ע"ה", "א " מ", " ס"א " ו"מ"ג". מבדיקתנו עלה כי פעילותם של מרבית הספקים הנ"ל (בהתאם למתועד בחשבוניות ובהתאם לאישורי ניכוי מס במקור), היא בתחום משחקים וציוד חינוכי. לא ברור לביקורת מדוע פנו למציעים אלו להגשת הצעת מחיר לרכש דשא סינתטי. | 5 | דשא סינתט י | 24,850 | א "ק | אחמד סאמח יסודי בנים |
| התקבלו הצעות משני ספקים: "ג"ר", "מ"א". לא התקבלה הצעה של הספק הנבחר. כמו כן, מספר הצעות המחיר שהתקבלו נמוך ממספר ההצעות הנדרש על פי הנוהל (3 הצעות). | 2 | רכש פריטים בתחום הגינון | 14,292 | א "א | יסודי בנות סילוואן |
| תאריך החשבונית שהתקבלה מהספק ותאריך ההמחאה הוא .16.7.2023 לעומת זאת, תאריכי הצעות המחיר שהתקבלו הם מדצמבר 2023 (בתאריכים: ,15.12.2023 18.12.2023 ו-.)23.12.2023 נציין, כי מסמכי ההתקשרות כאמור נמסרו לביקורת ב-19.9.2023 (תאריך קודם לזה המצוין בהצעות). | 3 | משחקי חשיבה | 14,100 | א "מ | אחמד סאמח יסודי בנים |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 887
| פרטים נוספים וליקויים שנמצאו | מהות ההתקשרות | סכום ההתקשרות (ש"ח) | שם | ||
|---|---|---|---|---|---|
| מספר | שם הספק/ | ||||
| ההצעות | נותן | בית | |||
| שהתקבלו | השירות | הספר | |||
| במסגרת ההתקשרות נרכשו 15 ארונות למחשבים נייחים בעלות של 850 ש"ח ליחידה. התקבלו הצעות מחיר מ-3 ספקים, אך לא מהספק הנבחר. מסקירת ההצעות שהתקבלו עלה כי התקבלה הצעה זולה יותר מהספק נביל, בסך 800 ש"ח ליחידה, לעומת ההצעה הנבחרת בסך 850 ש"ח ליחידה . לנוכח האמור לא ברור מדוע בוצעה התקשרות עם הספק ר"מ, במיוחד נוכח העובדה שמדובר במוצר מדף (ולא בשירות ייחודי וכדומה). הדבר נוגד את הוראות הנוהל. | 3 | ארונות למחשבים נייחים | 12,750 | ר"מ | יסודי בנות סילוואן |
| בהתאם להודעת דוא ”ל מ-21.10.2022 ששלח מנהל אשכול כספים במנח"י למינהל רישוי בקרה ואכיפה במשרד החינוך, עלה חשש להתנהלות לקויה של הספק י"ב. כמענה לבקשת משרד החינוך מ-,22.6.2023 הועבר למשרד החינוך תיעוד מבסס הכולל העתקי הצעות מחיר שהוגשו בשנה"ל התשפ"א והתשפ"ב ל כמה בתי ספר על ידי 8 חברות. נמסר לביקורת כי כל החברות שמהן התקבלו הצעות מחיר קשורות לספק י"ב. מנהל אשכול כספים במנח"י מסר לנו כי אף קוימה פגישה עם אנשי המקצוע במשרד החינוך בעניין זה, אך המשרד החליט לסגור את הפנייה ללא הסבר. | 8 | י"ב | בתי ספר שונים |
| עלות תשתית + התקנה ותכנות (ש"ח) | תאריך הצעת מחיר | שם הספק | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 34,426 | 17.9.2020 | א "ב | ||||||
| 31,967 | 17.9.2020 | B.C.E.S | ||||||
| 34,426 | 17.9.2020 | ..K.A | ||||||
| 37,954 | 30.9.2020 | .M.T |
888 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 * 3 מתוך 4 הצעות המחיר נושאות תאריך זהה: .17.9.2020 יתר על כן, העלות של רכיב תשתית והתקנה מסוים בשתי הצעות זהה לחלוטין (אף שאין מדובר בסכום "עגול"). להלן פירוט:
לוח :3 פירוט 4 הצעות מחיר
| סכום | תאריך | |||
|---|---|---|---|---|
| סכום (ש"ח כולל | מספר | שם בית | ||
| מע"מ) | מהות ההתקשרות | אסמכתה | הספר | |
| 17,550 | מחשב נייד - 3511 INSPIRON DELL | 17.6.2023 | 40 | בית צפאפא תיכון |
| 17,550 | מחשב נייד - DELL 3511 INSPIRON | 5.6.2023 | 15 | |
| 2,071 | HDMI VGAAUDI /COPA ציוד נלווה והתקנה (ממיר) | 7.6.2023 | 28650 | מאמוניה |
| 8,000 | מצלמה DSIR (ריפלקס) קנון 6d Eos | 18.5.2023 | 28423 | |
| 7,500 | מסך מגע אינטרקטיבי 65 דגפ MA-6510WH | 7.6.2023 | 28653 | מאמוניה |
| 15,000 | מדפסת תלת-ממד Flashforge 4 Adventurer ,PR0 כולל גליל פילמנט איכות י + PLA - לפי צבע שנבחר ,KG1 לרבות התקנה והדרכה עד 10 שעות, אחריות ושירות לשלוש שנים | 7.6.2023 | 28649 | |
| 31,415 | שולחן Futroo בטכנולוגיה המתקדמת בעולם Finger FHD Touch Capacitive | 13.12.2022 | 27262 | שועפאט בנות ב' |
| 20,943 | שולחן Futroo בטכנולגיה המתקדמת בעולם capacitive finger FHD touch | 15.3.2023 | 27997 | |
| 24,915 | טלוויזיה חכמה כולל תוספות, הרחבת אחריות והתקנה | 18.5.2023 | 28424 | אחמד סאמח |
| 6,600 | טונרים | 31.1.2023 | 27633 | |
| 24,781 | מחשב מדגם FHD 24 AIO G9 One Pro HP i5 TOUCH | 25.5.2023 | 28464 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 889 נוסף על אלה, בבדיקות שביצעה הביקורת בגין ספקים חלופיים שהגישו הצעות מחיר במסגרת רכישות של בתי ספר שונים מהספק ר"מ עלו שאלות לגבי קיומם/פעילותם של הספקים החלופיים שמהם התקבלו הצעות מחיר. כגון:
• חנות שלא נמצאה בכתובת שדווחה על ידי בעל העסק במסגרת הצעות המחיר שהגיש.
• שיחה עם אחד הספקים שלא ידע למסור מידע על העסק, ובהמשך "נזכר" כי הוא עובד בבית העסק וציין כי אין לבית העסק חנות והוא מסתובב בין הלקוחות. במענה לבקשה לרכישת כמה מוצרים טען כי הם אזלו מהמלאי.
• מספרי טלפון הרשומים על גבי הצעת המחיר אינם מחוברים ולא ניתן היה ליצור קשר עם הספק.
להלן פירוט הרכישות מהספק ר"מ, שבמסגרתן הוצגו הצעות של הספקים החלופיים כאמור (אחד מהם או יותר):
לוח :4 רכישות שבמסגרתן התקבלו הצעות מספקים חלופיים בלתי מוכרים
| סכום | תאריך | מספר אסמכתה | ||
|---|---|---|---|---|
| סכום (ש"ח כולל | שם בית | |||
| מע"מ) | מהות ההתקשרות | הספר | ||
| 13,200 | LTE-IL-PKG 32G +2G TAB -7305X TB lenovo | 5.6.2022 | 25948 | סיל ואן מעורב |
| 11,200 | LTE-IL-PKG 32G +2G TAB -7305X TB lenovo | 13.6.2022 | 26012 | |
| 18,800 | LTE-IL-PKG 32G +2G TAB -7305X TB lenovo | 14.5.2022 | 25797 | |
| 16,000 | LTE-IL-PKG 32G +2G TAB -7305X TB lenovo | 26.5.2022 | 25870 |
| מחיר | כמות | תיאור הפריט | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ליחידה | |||||||
| ליחידה ששולם | תאריך | מספר | שם | בית | |||
| (ש"ח) | החשבונית | החשבונית | ספק | הספר | מס"ד | ||
| 400 | 28 | 13.6.2022 | 26012 | ר"מ | סילואן מעורב | TAB -7305X TB lenovo LTE-IL-PKG 32G +2G | .1 |
| 400 | 33 | 5.6.2022 | 25948 | ||||
| 400 | 47 | 14.5.2022 | 25797 | ||||
| 400 | 40 | 26.5.2022 | 25870 | ||||
| סה"כ כמות שנרכשה 148 | |||||||
| 490 | 140 | 14.6.2021 | 23396 | ר"מ | שועפאט בנות א | A tab galaxy samsung 8 black t290 )(wifi | .2 |
| סה"כ כמות שנרכשה 140 | |||||||
| 10,471.5 | 3 | 13.12.2022 | 27262 | ר"מ | שועפאט בנות ב | שולחן Futroo בטכנולוגיה המתקדמת בעולם capacitive FHD touch finger | .3 |
| 10,471.5 | 2 | 15.3.2023 | 27997 | ||||
| סה"כ כמות שנרכשה 5 |
890 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
פניות לקבלת הצעות מחיר ללא התחשבות בהיקף הרכישה
הנדרשת
מבדיקה מדגמית של מסמכי התקשרות, נמצאו מקרים שבהם נרכש מספר גדול של פריטים מאותו מספר קטלוגי (מק"ט) בסמיכות תאריכים, אולם הצעות המחיר התבקשו וניתנו עבור מק"ט של
יחידה אחת בלבד.
להלן דוגמאות:
לוח :5 בחינת הצעות מחיר ללא התחשבות בהיקף הכמות הנרכשת
| הגורם החותם | חשבונית | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| על טבלת | |||||
| על טבלת ההשוואה / | סכום | ||||
| ההשוואה / פרוטוקול פתיחת | סכום (ש"ח | תאריך | שם בית | ||
| מעטפות | כולל מע"מ) | תיאור החשבונית | חשבונית | ספר | |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 78,957 | • שתי יחידות 64ch provision )(2u nvr8-641600 nvr 8mp hdd tera 8 • 56 יחידות 4mp provision lens fixed ir 20m camara ip 340ips-28 -di dome • יחידה • camara ip 4mp provision -di dome lens fixed ir 20m 340ips-28 • 6 יחידות port 16 provision -poes switch poe giga 16250gcl+2sfp • 4 יחידות 8+2 provision poe 10/100mbps port 08120c+2 poes switch • 9 יחידות 6udepth Cabenet 500 • 57 יחידות עלות התקנה • 3,000 יחידות - כבל CAT7 TELDOR אדום 62 יחידות - קופסת חיבורים מקורית | 25619 | 3.4.2022 | אלטור תיכון לבנים |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 891
היעדר חתימות אישור על פרוטוקולי ועדת הרכש
לצורך הפקת הזמנת רכש והתקשרות עם ספק, יש לבחון מתוך כל הצעות המחיר שהתקבלו מספקים את ההצעה המיטבית.
הבחינה מבוצעת על ידי ועדת רכש, אשר פעולותיה מתועדות באמצעות פרוטוקול פתיחת מעטפות/ טופסי התקשרות עם ספק וכדומה, ובפרוטוקול הזה מרוכזות הצעות המחיר שהתקבלו ובחירת ההצעה הזוכה. הפרוטוקול הוא טופס מובנה, אשר אמור להיחתם על ידי מנהלת האגף ועל ידי מחלקת ביקורת כספים (בהתאם להגדרות בטופס המובנה עצמו).
בבדיקת הביקורת עלה כי במקרים רבים לא צורפו כלל פרוטוקולים כאמור. גם במקרים שכן צורפו, בחלקם הפרוטוקולים לא היו חתומים כלל. להלן דוגמאות:
לוח :6 ריכוז נתוני הצעות מחיר / פרוטוקולי פתיחת מעטפות
| הגורם החותם | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| על טבלת | |||||
| על טבלת ההשוואה / | סכום | ||||
| ההשוואה / פרוטוקול פתיחת | סכום (ש"ח | תאריך | שם בית | ||
| מעטפות | כולל מע"מ) | תיאור החשבונית | חשבונית | חשבונית | ספר |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 11,200 | • 28 יחידות - TB lenovo -LTE 32G +2G TAB 7305X IL-PKG | 26012 | 13.6.2022 | סיל וואן מעורב |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 13,200 | • 33 יחידות - TB lenovo -LTE 32G +2G TAB 7305X IL-PKG | 25948 | 5.6.2022 | |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 18,800 | • 47 יחידות - TB lenovo -LTE 32G +2G TAB 7305X IL-PKG | 25797 | 14.5.2022 | |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 16,000 | • 40 יחידות - TB lenovo -LTE 32G +2G TAB 7305X IL-PKG | 25870 | 26.5.2022 | |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 17,550 | 10 יחידות מחשב נייד - INSPIRON DELL 3511 | 28615 | 5.6.2023 | בית צפאפא תיכון |
| לא התקבל פרוטוקול פתיחת מעטפות | 17,550 | 10 יחידות מחשב נייד - INSPIRON DELL 3511 | 28640 | 17.6.2023 | בית צפאפא תיכון |
| אין חתימות | 8,000 | מצלמה DSIR (ריפלקס) קנון 6d Eos | 28423 | 15.5.2023 | מאמוניה |
| אין חתימות | 7,500 | מסך מגע אינטר א קטיבי 65 דגפ MA-6510WH | 28653 | 1.6.2023 | מאמוניה |
| אין חתימות | 15,000 | מדפסת תלת-ממד Flashforge PR0 4 ,Adventurer כולל גליל פילמנט איכותי + PLA - לפי צבע שנבחר ,KG1 לרבות התקנה והדרכה עד 10 שעות, אחריות ושירות לשלוש שנים | 1.6.2023 | מאמוניה |
892 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
במקרים כאמור, לא ניתן לאמת כי הרכישות אושרו מראש על ידי מורשי חתימה, כנדרש
בנוהל וכמתחייב על פי כללי המינהל התקין.
פיצולי התקשרויות
בהתאם להוראות הנוהל, אין לפצל חוזים שבפועל הם עבודה שלמה אחת, לכמה חוזים נפרדים.
| ליקויים שנמצאו | מהות ההתקשרות | סכום ההתקשרות (ש"ח) | שם | בית הספר |
|---|---|---|---|---|
| שם הספק/ | ||||
| הספק/ נותן | ||||
| השירות | ||||
| ההתקשרויות לביצוע השיפוץ פוצלו ל-7 חלקים סכומי 7 החלקים / הצעות המחיר שזכו: 126,000 ש"ח (עבודות הריסה ובנייה, צבע, חשמל, פירוק והתקנת דלתות עץ, התקנת פרקט ועבודות עץ), 5,500 ש"ח, 14,000 ש"ח, 14,000 ש"ח, 35,000 ש"ח, 54,000 ש"ח (התקנת פרקט, עבודות צבע חשמל ועץ, פירוק והרכבת דלתות) ו-21,000 ש"ח, בניגוד להוראות. נושא זה עלה בדוח בקרה מ-.1.8.2022 נמסר לביקורת כי לא התקבלה התייחסות לנושא. הביקורת פנתה למנהלת האגף לחינוך ערבי, אולם לא קיבלה את התייחסותה לממצא זה (התקבלה התייחסות בנוגע להיבטים אחרים שעלו בדוח הבדיקה בהקשר של התקשרות זו) . רא ו גם התייחסות להתקשרות זו ולתשלומים לספק הנ"ל בפרקים השני והחמישי להלן. מהאגף לחינוך ערבי במנח"י נמסר כי האגף העלה את הנושא כמה פעמים בדיון עם ראש המינהל הקודם, ואף הוסכם כי מנהלת בית הספר לא פעלה לפי הנהלים. על כן לא אושרו תשלומים נוספים חוץ מאלו שאישר ראש אשכול כספים בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים. כיום ישנה תביעה מהקבלן בנושא. | שיפוצים | 269,500 | ט"ז | בית חנינא יסודי בנות |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 893 בסקירת דוחות בקרה והתכתבויות נמצאו מקרים של פיצולי התקשרויות, בניגוד לנוהל. להלן דוגמאות:
לוח :7 פיצולי התקשרויות
| ליקויים שנמצאו | מהות ההתקשרות | סכום ההתקשרות (ש"ח) | שם | בית הספר |
|---|---|---|---|---|
| שם הספק/ | ||||
| הספק/ נותן | ||||
| השירות | ||||
| מתיעוד שקיבלה הביקורת עולה כי בעקבות פנייה של הספק לנוכח עיכוב בתשלום החשבונות, נמצא כי חיוב הספק פוצל, מלאכותית, ל-5 חשבונות. כמו כן, בוצע פיצול ל-5 הצעות מחיר (הופקו 5 חשבוניות בסכומים שבין 2,340 ש"ח ל-39,000 ש" ח, וכולן מאותו תאריך: .)13.6.2023 כמו כן, חסרים אישורים רלוונטיים (תקינות ציוד כיבוי אש אשר היה קיים בבתי הספר, ותיעוד/אישור שלספק יש אישור להתקין מערכת כיבוי אש). תגובת מנהלת בית הספר: "אין פיצול חשבוניות או הצעות מחיר, כל עבודה היא בנפרד ונושא עבודה אחר". נציין, כי התגובה האמורה אינה מנומקת ואינה עניינית. | אספקת ציוד כיבוי אש ועבודות | 63,620 | מ"ה | צור בא הר |
| הערות נוספות | סכום | מהות ההתקשרות | ||
|---|---|---|---|---|
| ההתקשרות | שם | שם | ||
| (ש"ח) | הספק | |||
| בית הספר | ||||
| לא קיים אישור מראש לביצוע השיפוץ. ניתן אישור בדיעבד לביצוע ו על ידי מנהלת ה אגף לחינוך ערבי בהיקף כספי נמוך מעלות השיפוץ בפועל. צוין על ידי מנהלת בית הספר בהתייחסותה לממצאי דוח הבדיקה מ-30.1.2020 כי ב-14.1.2020 (בדיעבד לאחר ביצוע השיפוץ) התקבל אישור של מנהלת אגף חינוך בכתב, זאת לאחר שהתקבל אישור בעל פה. | 41,020 | שיפוץ חדר מורים | מ"ע | בית ספר יסודי צור באהר |
894 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
אישור התקשרויות מראש על ידי מנח"י
כאמור לעיל, בהתאם להוראות הנוהל, התקשרויות בהיקפים כספיים העולים על 14,700 ש"ח מחייבות קבלת אישור מראש מהממונה ברשות המקומית.
בדוחות בקרה שקיבלה הביקורת צוין כי נמצאו התקשרויות שבגינן לא נמצא אישור מנח"י לביצוען אף שהיקף ההתקשרות עולה על 14,700 ש"ח. להלן דוגמאות:
לוח :8 התקשרויות שלא נמצא בגינן אישור מנח"י
| הערות נוספות | סכום | מהות ההתקשרות | שם בית הספר | |
|---|---|---|---|---|
| ההתקשרות | שם | |||
| (ש"ח) | הספק | |||
| - | 21,830 | ציוד מחשוב | א ' | בית ספר יסודי צור א בא הר |
| - | כ-27,000 | ריהוט | ב"ג' | שועפט יסודי בנים ב |
| סך | עלות | תיאור פריט | שם בית ספר | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ע לות | לפריט | ||||||
| ע לות ללא | לפריט ללא | מספר | שם | מספר | תאריך | ||
| מע"מ | מע"מ | פריטים | הספק | חשבונית | חשבונית | ||
| 58,632 | 419 | 140 | )(wifi A tab galaxy samsung 8 black t290 | ר"מ | שועפאט בנות א | 23396 | 14.6.2021 |
| 16,068 | 342 | 47 | +2G TAB -7305X TB lenovo LTE-IL-PKG 32G | ר"מ | סילואן מעורב | 25797 | 14.5.2022 |
| 13,675 | 342 | 40 | +2G TAB -7305X TB lenovo LTE-IL-PKG 32G | ר"מ | סילואן מעורב | 25870 | 26.5.2022 |
| 26,850 | 8,950 | 3 | שולחן FUTROO בטכנולוגיה המתקדמת בעולם capacitive finger FHD touch | ר"מ | שועפאט בנות ב | 27262 | 13.12.2022 |
| 21,295 | 4,100 | 4 | טלוויזיה חכמה כולל תוספות, הרחבת אחריות והתקנה | ר"מ | אחמד סאמח יסודי בנים | 28424 | 18.5.2023 |
| 21,180 | 3,530 | 6 | מחשב מדגם G9 One Pro HP i5 Touch FHD 24 AIO | ר"מ | אחמד סאמח | 28464 | 25.5.2023 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 895
ביצוע רכישות באמצעות ספקים שלהם הסכמים עם העירייה
כאמור לעיל, בהתאם לנוהל, בגין סכומים העולים על הסף שנקבע בטבלת ההרשאות, יוכל בית הספר לבצע רכישות/התקשרויות באמצעות זכיינים שנבחרו על ידי העירייה.
כמו כן, בסעיף 5 לנוהל צוין: "בית הספר ישאף לעשות שימוש במכרזים של הרשויות המקומיות, או בהסכמים שלה עם ספקים. בכל מקרה אחר, יוודא בית הספר כי תנאי ההתקשרות עם הספק עדיפים על אלה של הרשות."
בשיחה שקיימה הביקורת עם אחראי רכש ושירותים לוגיסטיים באגף לחינוך ערבי נמסר לה כי בדרך כלל בסכומים הנמוכים מהסכום המחייב חתימה על ההמחאה על ידי נציגי העירייה, לא פונים אליו לקבלת הצעות מחיר מהספקים העירוניים, שכן אין צורך לקבל את חתימת העירייה, ובתי הספר מעדיפים לבצע את כל התהליך בעצמם ללא התערבות העירייה.
להלן פירוט מדגם חשבוניות שהביקורת העבירה לאחראי רכש ושירותים לוגיסטיים באגף לחינוך ערבי, ובגינן השיב כי לא פנו אליו מבתי הספר לקבלת הצעות מחיר מהספקים העירוניים.
לוח :9 מדגם רכישות שבגינן בתי ספר לא פנו לאחראי רכש
| סך | עלות | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ע לות | לפריט | ||||||
| ע לות ללא | לפריט ללא | מספר | שם | שם | מספר | תאריך | |
| מע"מ | מע"מ | פריטים | תיאור פריט | הספק | בית ספר | חשבונית | חשבונית |
| 2,200 | 2,200 | 1 | מגבר כריזה W240 עד 6 אזורים | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב | 302 | 13.6.2023 |
| 2,400 | 1,200 | 2 | עמדת כריזה לרבות חלוקה ל-6 אזורים | ||||
| 2,000 | 2,000 | 1 | שעות נוכחות לרבות תוכנה בעברית | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב | 301 | 13.6.2023 |
| 4,500 | 150 | 30 | מטף כיבוי 6 ק"ג אבקה, חדש | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב | 299 | 13.6.2023 |
| 3,420 | 285 | 12 | גלגלון כיבוי 30 מ' תקן | ||||
| 1,500 | 125 | 12 | זרנוק כיבוי 2" מ' בד 15 מ ' | ||||
| 2,450 | 2,450 | 1 | מערכת גילוי אש גארד 7000 טלפייר רק לכיבויים בלוחות החשמל | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב | 303 | 13.6.2023 |
| 3,160 | 395 | 8 | לחצן צהוב להפעלת כיבוי ידנ י | ||||
| 1,440 | 90 | 16 | נורית סימון טלפייר | ||||
| 1,040 | 65 | 16 | התקן קובע לארון חשמל | ||||
| 3,520 | 220 | 16 | גלאי עשן 480A - TFO | ||||
| 21,000 | 3,000 | 7 | מטף כיבוי FM-200/1.5 ק"ג | ||||
| 1,900 | 1,900 | 1 | מכשיר DVR עד 32 מצלמות כולל 4 טרה דיסק HIKVISION | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב | 300 | 13.6.2023 |
| 2,350 | 2,350 | 1 | מכשיר הקלטה NVR עד 32 מצלמות כולל 4 טרה דיסק HIKVISION | ||||
| 12,821 | 12,821 | 1 | עבודות הריסה ובנ ייה | ט"ז | בית חנינא יסודי בנות | 2900 | 28.11.2021 |
| 21,368 | 21,368 | 1 | התקנת רצפת פרקט | ||||
| 12,821 | 12,821 | 1 | עבודות צבע | ||||
| 8,547 | 8,547 | 1 | עבודות חשמל | ||||
| 5,128 | 5,128 | 1 | פירוק והתקנת דלתות עץ + זכוכית | ||||
| 47,009 | 47,009 | 1 | עבודות עץ לפי תוכנית | ||||
| 21,240 | 90 | 236 | 236 מ"ר דשא סינתט י | א"ל | אחמד סאמח יסודי בנים | 50452 | 6.3.2023 |
896 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
| פרטים נוספים | פער ליחידה (ש"ח) | מחיר | מחיר ליחידה שנרכשה בפועל (ש"ח) | מספר הפריטים שנרכשו | מספר החשבונית | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ליחידה | ||||||||
| (ש"ח) | ||||||||
| (ש"ח) בהתאם | ||||||||
| פער | לתעריפי | |||||||
| פער לכלל | לתעריפי ה עירייה | תיאור | ||||||
| ה עסקה | בניכוי | הפריטים | תאריך | |||||
| (ש"ח) | %10 | שנרכשו | החשבונית | |||||
| המחיר המצוין בחשבונית גבוה ב-%70 אף שהזיכרון קטן בחצי (בחשבונית של אחמד סאמח יסודי בנים הזיכרון הוא של 2GB+32GB לעומת זאת בהתאם לתעריפי העיר ייה )4GB+64GB | 24,910 | 178 | 241 | 418.80 | 140 | Samsung A tab Galaxy t290 )(wifi 2 8 black GB+32GB samsung T290/295 *COVER SCREEN PROTECTOR | 23396 | 16.6.2021 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 897 במסגרת בדיקת הפריטים שרכשו בתי ספר מסוימים ביקשה הביקורת לקבל מאחראי רכש ושירותים לוגיסטיים בגין מדגם חשבוניות את תעריפי ספקי העירייה של הפריטים שנרכשו, במטרה לבצע השוואה על בסיס אחיד.
מאחר שהחשבוניות שנדגמו מתייחסות לרכישות שבוצעו בשנת ,2023 ואילו תעריפי ספקי העירייה שהועברו נכונים למועד הביקורת אמר אחראי רכש ושירותים לוגיסטיים כי יש להפחית %10 מתעריפי ספקי העירייה כדי לנטרל את עליית המחירים בשנים האחרונות לצורך השוואת המחירים על בסיס אחיד:
לוח :10 השוואת מחיר (ללא מע"מ) של פריטים שנרכשו
למול תעריפי ספקי העירייה
| פרטים נוספים | פער ליחידה (ש"ח) | מחיר | מחיר ליחידה שנרכשה בפועל (ש"ח) | מספר החשבונית | תאריך החשבונית | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ליחידה | ||||||||
| (ש"ח) | ||||||||
| (ש"ח) בהתאם | ||||||||
| פער | לתעריפי | |||||||
| פער לכלל | לתעריפי ה עירייה | מספר | תיאור | |||||
| ה עסקה | בניכוי | הפריטים | הפריטים | |||||
| (ש"ח) | %10 | שנרכשו | שנרכשו | |||||
| המחיר המצוין בחשבונית גבוה יותר אף שנראה כי מדובר באותו המפרט | 14,712 | 3,678 | 1,212 | 4,890 | 4 | טלוויזיה חכמה מבית סמסונג דגם 75 4K UHD + הרחבת אחריות משנה במעבדה ל-3 שנים באתר הלקוח | 28424 | 18.5.2023 |
| המחיר המצוין בחשבונית גבוה יותר אף שהזיכרון קטן בחצי. (בחשבונית זיכרון של 8GB לעומת זאת בהתאם לתעריפי העיר ייה הוא אמור להיות של )16GB | 3,323 | 554 | 2,976 | 3,530 | 6 | proOne HP FHD Gg 440 I5 TOUCH /1200T /8GB 512GB/3Y | 28464 | 25.5.2023 |
| .1 ביצוע התקשרות עם ספקים ונותני שירותים ללא השוואת הצעות מחיר בהתאם לכללים |
|---|
| המחייבים, אינו מאפשר מתן הזדמנות שווה למציעים ופוגע בעקרון התחרותיות. כמו כן, |
| קבלת הצעות מחיר שלא כנדרש עלולה להביא לניצול לא מיטבי של כספי בית הספר, |
| לבזבוז משאבים וכן לפתוח פתח לפעולות חריגות. |
898 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 עולה כי הפערים מסתכמים באלפי עד עשרות אלפי ש"ח בכל אחת מהעסקאות הנ"ל.
| .2 בחירת הצעת מחיר שאינה הזולה ביותר, ללא נימוק הסיבות לכך, עומדת בניגוד להוראות |
|---|
| הנוהל ועלולה לפגוע בעקרון השוויוניות, וכן לגרום לניצול לא מיטבי של כספי בית הספר. |
| .3 ניהול הליך תיחור, תוך שימוש בהצעות מחיר שאינן תקינות או פנייה לעסקים שלכאורה |
| אינם קיימים/פעילים או העוסקים בתחומי פעילות אחרים מתחום הרכישה, עומד בניגוד |
| לכללי המינהל התקין, ומלמד כי לעיתים הליך קבלת הצעות מחיר שלא על פי הכללים |
| אינו מגשים את המטרה שלשמה הוא נועד. |
| .4 בהיעדר חתימות אישור על פרוטוקולי ועדת רכש אין דרך לאמת כי הרכישות אושרו מראש |
| על ידי המורשים (אישור עצם הצורך ברכש, ההיקף הכמותי וכו'), דבר הפוגע באיכות |
| הפיקוח והבקרה על הליך הרכש. יובהר, כי אין די באישור התשלומים על ידי מורשי |
| החתימה, שכן אישורים אלו ניתנים בדיעבד, לאחר שהספק כבר סיפק את |
| הפריטים/השירותים. |
| .5 פיצול התקשרויות לכמה התקשרויות הוא בגדר עקיפה של הוראות הנוהל ועומד בניגוד |
| לכללי המינהל התקין. |
| .6 בחינת הצעות המחיר ללא התחשבות בהיקף הרכישה הנדרשת, אינה מאפשרת לנצל את |
| היתרון הכלכלי הטמון ברכישה בהיקף גדול, ואינה מאפשרת ניצול מיטבי של משאבי בית |
| הספר. ציון היקפי הרכש במסגרת הפנייה לספקים היה עשוי לגרום להם להעניק "הנחת |
| מספר". |
| .7 ללא תיעוד מבסס להתקשרויות לא ניתן לקיים בקרה על הליך ההתקשרויות עם ספקים. |
| כמו כן, היעדר תיעוד כאמור נוגד את כללי המינהל התקין. ביצוע התקשרויות ללא קבלת |
| אישור מראש של הגורמים המוסמכים בעירייה הוא בניגוד לנהלים ופוגע בהליך הבקרה. |
| .8 בהיעדר חובת היוועצות ובדיקת מחירים מקדמית של ספקים שלהם הסכמים עם העירייה |
| מול אחראי הרכש באגף לחינוך ערבי על מחירי פריטים במאגרי הספקים של העירייה, |
| נמנע ניצול מיטבי של משאבי בית הספר. במדגם שבדקה הביקורת הסתכמו הפערים בין |
| המחירים ששולמו בפועל לבין מחירי ספק י העירייה באלפי עד עשרות אלפי ש"ח לעסקה |
| בודדת. |
| .1 לחדד עבור בתי הספר את ההנחיות הר לוונטיות לביצוע התקשרויות עם ספקים ונותני |
|---|
| שירותים, לרבות בחינת הצעות מחיר תקינות בלבד (מספקים מוכרים וידועים), תוך |
| התחשבות בהיקף הרכישה הנדרשת, חתימה על פרוטוקולי ועדת רכש , א י פיצול |
| התקשרויות, ותיעוד אופן בחירת ההצעות והשיקולים לבחירת ההצעה שאינה הזולה ביותר . |
| .2 להקפיד לפנות בבקשות לקבלת הצעות מחיר לספקים/ לעסקים מוכרים וידועים. |
| .3 להקפיד על קבלת אישור מראש של הגורמים המוסמכים במנח"י בהתאם להיקף |
| ההתקשרות, ועל תיעוד הליך ההתקשרות החל משלב תכנון הרכש ועד לביצוע התשלום. |
| .4 ברכישות/ התקשרויות בסכומים גבוהים, יש להיוועץ עם אחראי הרכש בעירייה ולקבל |
| ממנו מידע מראש על המחירים שבהם העירייה מתקשרת עם ספקים. |
| .5 לבצע בקרה תקופתית על יישום הנהלים על ידי בתי הספר. |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 899 900 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
תגובת המבוקרים
אשכול כספים במנח"י
המלצה :1 ההמלצה מקובלת. בסכום העולה על סך 14,700 ש"ח ועד לסכום המחייב מכרז יש לשתף את המחלקה להדרכה וביקורת לפני בחירת הספק הזוכה. אנו נבחן מהי הדרך היעילה לשיתוף זה. חתימת נציג המחלקה על כל הליך, אינו מצב ישים.
המלצה :2 ההמלצה מקובלת. באחריות מנהלי בתי הספר.
המלצה :3 ההמלצה מקובלת. באחריות מנהלי בתי הספר ומנהלת האגף לחינוך ערבי.
המלצה :4 ההמלצה מקובלת. באחריות מנהלי בתי הספר ומנהלת האגף לחינוך ערבי.
המלצה :5 ההמלצה מקובלת.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 901
פרק שני
הפקת הזמנות רכש והתקשרויות עם ספקים
הזמנות רכש
פרק י"ג לנוהל, קובע בין היתר כי:
• בית הספר נדרש להעביר לספק הזמנת רכש (ידנית או ממוחשבת) מפורטת, הכוללת מספר, מחיר, זמן אספקה, תנאי תשלום וכל מידע רלוונטי אחר. ההזמנה תיחתם על ידי מורשי החתימה.
• לצורך תיעוד ההזמנה יש לשמור על העתק ההזמנה והתכתבויות שקדמו להתקשרות, כגון:
פרוטוקולים, הצעות מחיר, הסכמים עם הספק וכיוצא בזה.
בגין מדגם התקשרויות שבוצעו על ידי בתי ספר, ביקשה הביקורת לקבל בין היתר הזמנות שנשלחו לספקים/ לנותני שירותים.
בפועל, לא הוצגו בפני הביקורת כל העתקי הזמנות רכש בגין ההתקשרויות במדגם.
נדגיש, כי הפקת הזמנות רכש לספקים ונותני שירותים היא פעולה בסיסית בכל התקשרות עם ספק או נותן שירותים, והיא מעגנת את המחירים, את הכמויות ואת יתר התנאים. היעדר הזמנות רכש הוא ליקוי משמעותי, מנוגד לכללים הבסיסיים של מינהל תקין ומנוגד אף לנוהל הפנימי.
מדוח בקרה והתכתבויות שהוצגו בפני הביקורת עלה כי בגין ההתקשרות עם הספק מ"ע לצורך שיפוץ חדר מורים ביולי 2020 בבית ספר צור באהר (התקשרויות בהיקף של כ-40,000 ש"ח), לא הופקה הזמנה לספק ב"זמן אמת". בהתאם להתכתבויות בין בית הספר לעירייה שהוצגו בפני הביקורת, עולה כי אכן לא הופקה הזמנה במועד וכי נעשו ניסיונות להפיק הזמנה רטרואקטיבית, אולם גורמים בעירייה סירבו לכך לנוכח הזמן שחלף. מכאן שאף במקרה זה לא הופקה הזמנת רכש, בניגוד לנהלים ובניגוד לכללי המינהל התקין.
התקשרויות עם קבלני שיפוצים
ב-13.11.2019 שלחה מנהלת האגף לחינוך ערבי הודעת דוא”ל לכמה גורמים, שבה ציינה כי "מנהלים לא יכולים לבצע עבודות של שיפוצים ולהתקשר ישירות מול הקבלן" (ההדגשה אינה במקור).
נבדקו שתי התקשרויות עם קבלני שיפוצים כדלהלן:
| מועד השיפוץ | עלות השיפוץ | שם בית הספר | ||
|---|---|---|---|---|
| עלות השיפוץ (ש"ח) | ||||
| במהלך שנת 2022 | 534,000 | אלת'ורי יסודי בנות | ||
| במהלך שנת 2021 | 269,500 | בית חנינא יסודי בנות |
902 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
לוח :11 התקשרויות עם קבלני שיפוצים
נמצא, כי מנהלת בית ספר בית חנינא יסודי בנות ביצעה את ההתקשרות מול הקבלן באופן ישיר, בניגוד להנחייתה של מנהלת האגף לחינוך ערבי משנת .2019 הביקורת קיבלה הודעת דוא”ל מ-27.6.2021 של הממונה על החינוך היסודי במנח"י למנהלת בית ספר בית חנינא, שבו צוין "מאושר להתחיל תכנון וביצוע חדר מורים. יש לפעול לפי הנהלים והכללים של הניהול העצמי הן בהתקשרות עם האדריכלים והן עם ספקים של השיפוץ".
יצוין, כי הנחיה זו עומדת בסתירה להנחייתה של מנהלת האגף לחינוך ערבי כאמור.
ב-5.1.2022 (לאמור: בסמוך/לאחר שבוצע השיפוץ בבית ספר בית חנינא) שלחה מנהלת האגף לחינוך ערבי מכתב נוסף למנהלי בתי הספר בנושא "תיקונים ושיפוצים בבתי ספר", ולפיו אין לבצע תיקונים ושיפוצים ללא קבלת אישור האגף לחינוך ערבי וללא תיאום עם מחלקת בטיחות. כן צוין במכתב זה, כי מנהל בית ספר אשר יפר את ההנחיה/האיסור, יישא באחריות מלאה ובכלל זה עלויות.
עוד יצוין כי בבדיקת הביקורת לא נמצאו כל פירוטים ומסמכים בסיסיים בהתקשרויות עם
קבלני השיפוצים, ובכלל זה: כתבי כמויות, מפרטים טכניים, הסכמים וכיוצא באלו.
להלן פירוט:
שיפוץ בבית ספר אלת'ורי יסודי בנות
במהלך שנת ,2022 בוצע שיפוץ בבית הספר בעלות כוללת של כ-534,000 ש"ח.
ב-6.7.2022 שילם בית הספר באמצעות המחאה לעיריית ירושלים סך 500,000 ש"ח בגין השיפוץ.
הביקורת לא קיבלה תיעוד מבסס בגין השיפוץ הנ"ל, ובכלל זה: הסכם בין בית הספר למנח"י, כתבי כמויות, מפרטים טכניים וכיוצא באלו. מנהלת בית הספר מסרה לביקורת כי ההמחאה כאמור הוצאה על ידי המנהלת הקודמת של בית הספר וכי לא נמצאו בבית הספר קבלות, חשבוניות או כל מסמך אחר המעיד על ניצול/פירוט הסכום.
לבקשת הביקורת, התקבל ממנהלת האגף לחינוך ערבי קובץ אקסל, המפרט את ההזמנות שבוצעו במסגרת השיפוץ.
הביקורת ביקשה לקבל העתקים של ההזמנות והחשבוניות שהתקבלו בגין מדגם של 3 הזמנות הכלולות בקובץ האקסל, בצירוף אישורים ופירוטים רלוונטיים, כדלהלן:
| סוג העבודה | סכום ההזמנה | מספר הזמנה | ||
|---|---|---|---|---|
| סכום ההזמנה (ש"ח) | ||||
| שיפוצים | 162,967 | 463-22-3069 | ||
| ריהוט | 218,150 | 34-20-0306 | ||
| נגרות וריהוט | 52,248 | 34-23-0063 |
| מהות העבודות (על בסיס הצעות המחיר/החשבוניות) | סכום | ||
|---|---|---|---|
| ההצעה | |||
| ההצעה (ש"ח) | |||
| עבודות הריסה ובנ ייה, צבע, חשמל, פירוק והתקנת דלתות עץ, התקנת פרקט ועבודות עץ | 126,000 | ||
| התקנת פרקט, עבודות צבע חשמל ועץ, פירוק והרכבת דלתות | 54,000 | ||
| תחזוקת שירותים, ובכלל זה אסלות, ברזים ופתיחת ביוב, התקנה נגד החלקה ועבודות חשמל בכיתות ובמסדרונות | 35,000 | ||
| עבודות צבע לכיתות | 21,000 | ||
| צביעת 8 כיתות | 14,000 | ||
| פיקוח ועיצוב מזכירות | 14,000 | ||
| התקנת מזגן לחדר המזכירות, לרבות עבודות חשמל | 5,500 | ||
| סה"כ | 269,500 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 903
לוח :12 מדגם הזמנות שהופקו במסגרת שיפוץ בבית ספר אלת'ורי יסודי בנות
בגין הזמנה 463-22-3069 בסך 162,967 ש"ח התקבלה חשבונית, הזמנת עבודה, כתב כמויות ואישור על ביצוע העבודה.
בגין הזמנה 34-23-0063 נמסר על ידי ממונה הגיל (במסגרת תגובותיו לטיוטת הדוח), כי מדובר ב-3 חשבוניות של ריהוט, אולם החשבוניות הנ"ל לא צורפו.
מדברי ממונה הגיל עלה כי הזמנה 34-20-0306 לא בוצעה בפועל וכי קיים זיכוי בסך 284,785 ש"ח לטובת תיקוני נזילות בגגות ועבודת ניקוז בחצר. לדבריו, בשנת התשפ"ה יבוצעו תיקוני גג בעלות של כ-200,000 ש"ח על פי הערכה של בדק בית.
שיפוץ בבית ספר בית חנינא יסודי בנות
כאמור לעיל, במחצית השנייה של שנת ,021 ביצע בית ספר בית חנינא יסודי בנות כמה התקשרויות עם הקבלן ט"ז לביצוע שיפוץ בבית הספר בהיקף כספי מצרפי של 269,500 ש"ח.
כמפורט בפרק ראשון לעיל, ההתקשרות הנ"ל פוצלה ל-7 חלקים, כדלהלן:
לוח :13 הרכב ההתקשרויות של בית ספר בית חנינא יסודי בנות
עם הקבלן ט"ז
| סכום (ש"ח) | פרטים | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 15,000 | עבודות הריסה ובנ ייה | ||||
| 25,000 | התקנת רצפת פרקט | ||||
| 15,000 | עבודות צבע | ||||
| 10,000 | עבודות חשמל | ||||
| 6,000 | פירוק והתקנת דלתות עץ + זכוכית | ||||
| 55,000 | עבודות עץ לפי תוכנית | ||||
| 126,000 | סה"כ |
904 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 להלן פירוט העבודות שבוצעו במסגרת הצעת מחיר בסך 126,000 ש"ח של הקבלן הנ"ל:
לוח :14 פירוט העבודות שבוצעו במסגרת הצעת מחיר בסך 126,000 ש"ח
של הקבלן ט"ז
החשבוניות והצעות המחיר כוללות נתונים כלליים (בלבד) על מהות העבודות כמפורט לעיל, אולם
הן אינן כוללות פירוט בסיסי של הכמויות, המחירים ליחידה, התוכניות וכיוצא בזה, דבר
העומד בניגוד למקובל בפרקטיקה ולנדרש על פי כללי המינהל התקין. כמו כן, לא נמצאו
כתבי כמויות, מפרטים טכניים והזמנות/ הסכם התקשרות מול הקבלן.
יודגש, כי אין די בהצעות מחיר שהתקבלו מהספק, בפרט כאשר מדובר בהתקשרויות עם
קבלני שיפוצים.
היעדר תיעוד מבסס להתקשרויות
הביקורת העלתה מקרים שבהם לא נמצא בבית הספר כל תיעוד מבסס להתקשרויות.
להלן פירוט:
בהודעת דוא”ל מ-31.7.2023 אשר שלח אחראי הדרכות ובקרה במנח"י למנהלת בית ספר שועפט יסודי בנות א', עם העתק לממונה על החינוך היסודי במנח"י ולמנהלת האגף לחינוך ערבי, צוין כי באותו יום הוא ערך ביקור בבית הספר ונוכח כי בפועל מבוצע בו שיפוץ, אך מנגד "נמצא שאין חומר רלוונטי לעניין בהנהלת החשבונות".
עקב כך הוא ביקש לקבל פירוט בנוגע לשיפוץ (הגורם המשלם, עלויות, הצעות מחיר שנבחנו, אישורים וכיוצא בזה). בהתאם להתכתבויות שהוצגו לביקורת במהלך החודשים יולי – אוקטובר 2023 נשלחו על ידו תזכורות לקבלת החומרים לממונה על החינוך היסודי במנח"י ולמנהלת האגף לחינוך ערבי, אך לדבריו הוא לא קיבל התייחסות לבקשתו כאמור.
הביקורת דגמה גם כמה התקשרויות שביצע בית ספר תיכון מקיף אחמד סאמח, וביקשה לקבל בגינן תיעוד מבסס להתקשרויות (חשבוניות, הצעות מחיר וכיוצא בזה).
להלן פירוט ההתקשרויות שנדגמו:
| פרטים | סכום החשבונית | מספר | תאריך | שם הספק | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| (ש"ח) | החשבונית | החשבונית | ||||||||
| הובלות | 39,195 | 1027 | 31.7.2022 | ל"א | ||||||
| הכלה והשתלבות | 10,000 | 111 | 28.6.2021 * | נ"ד | ||||||
| הכלה והשתלבות | 8,000 | 112 | 28.6.2021 * | נ"ד | ||||||
| הכלה והשתלבות | 9,600 | 113 | 28.6.2021 * | נ"ד |
| .1 ללא הפקת הזמנות רכש לספקים ולנותני שירותים לא ניתן לאמת אישור מראש של עצם |
|---|
| הצורך ב רכישה על ידי המורשים לכך, ולא ניתן לבצע בקרה אפקטיבית על מידת |
| ההתאמה בין הטובין/השירות שהתקבלו בפועל לבין הטובין/השירות שהוזמנו, לרבות |
| התאמת המפרט, המספר, ה תעריף וכיוצא בזה, ונאותות החיוב. כמו כן, אי הפקת הזמנות |
| לספקים עומדת בניגוד לכללי המינהל התקין ולהוראות נוהלי כספים לבתי ספר. יודגש, |
| כי אין די באישור התשלומים על ידי מורשי החתימה. |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 905
לוח :15 מדגם התקשרויות בבית ספר תיכון מקיף אחמד סאמח
* ניתן להיווכח כי מדובר ב-3 חשבוניות אשר הופקו בתאריך זהה וכי מספריהן עוקבים.
בפועל, הביקורת לא קיבלה את התיעוד המבסס.
אחראי הדרכות ובקרה במנח"י מסר לביקורת כי בית הספר נסגר וכי הארכיב עבר לאגף לחינוך ערבי. מבירור שנערך מול מנהלת האגף לחינוך ערבי עלה כי הייתה פריצה לבית הספר והוא נשרף סמוך למועד סגירתו וכי ארכיב בית הספר אינו נמצא באגף.
עולה כי אף קיימים חילוקי דעות בדבר המיקום שבו אמור להימצא ארכיב בית הספר. מכל מקום, בגלל חוסר יכולת לאתר תיעוד להתקשרויות של בתי הספר האמורים עם ספקים רלוונטיים אי אפשר לבדוק את תקינות ההתקשרויות והתשלומים, והדבר מנוגד לכללי המינהל התקין.
כמו כן, מהתכתבויות בין מנהל בית ספר אחמד סאמח יסודי בנים, לבין גורמים במנח"י עלה כי אחראי הדרכות ובקרה תכנן לבצע ביקורת עומק בבית הספר ב-,13.12.2022 אך יום קודם הוא קיבל דיווח ממנהל בית הספר כי נגנבו תיקים וחומרים מבית הספר וכי הוגשה תלונה במשטרה.
במועד הביקורת של אחראי הדרכות ובקרה במנח"י לא נמצאו תיקי הנהלת החשבונות בבית הספר.
יצוין בהקשר זה כי במהלך הביקורת הנוכחית הועברו לידיה במהלך שנת 2023 תיעוד ואסמכתאות להתקשרויות משנת 2022 שנדגמו על ידי הביקורת.
נמסר לביקורת כי הכנת החומרים עבורה בוצעה על ידי מנהל בית הספר.
העובדה שהאסמכתאות שקיבלה הביקורת מבית הספר אחמד סאמח יסודי בנים הן בגין התקשרויות משנת ,2022 סותרת לכאורה את הטיעון כי לא ניתן היה לבצע ביקורת עומק בבית הספר הנ"ל בדצמבר .2022
| .2 התקשרויות של בתי ספר עם קבלני שיפוצים באופן ישיר ולא באמצעות העירייה עומדות |
|---|
| בניגוד להנחיות הפנימיות ואינן מאפשרות קיום בקרה על התהליך, לרבות התאמה |
| לדרישות החוק, עמידה בדרישות הבטיחות וכיוצא בזה. |
| .3 היעדר פירוט של כמויות ומחירים ליחידה וכן מסמכים בסיסיים בהתקשרויות עם קבלני |
| שיפוצים, לרבות כתבי כמויות, מפרטים טכניים, הסכמי התקשרות, הזמנות וכיוצא בזה, |
| הוא בגדר ליקוי משמעותי ומנוגד לכללי המינהל התקין . בהיעדר פירוט ומסמכים כאמור, |
| לא ניתן לוודא כי השיפוץ בוצע בהתאם לצרכים, בתנאים שהוגדרו ובאיכות הנדרשת. יתר |
| על כן, בהיעדר חתימה על הסכם לא ניתן לעגן תנאים והיבטים משמעותיים הרלוונטיים |
| להתקשרות עם קבלן שיפוצים (כגון: שעות העבודה, בטיחות עובדים וצד ג', ביטוחים, |
| ערבויות ביצוע, תקופת אחריות ובדק, עמידה במפרט טכני, אי קיום יחסי עובד מעביד |
| וכיוצא בזה). |
| .4 ללא תיעוד להתקשרויות של בתי ספר אי אפשר לבצע בקרה ופיקוח נאותים. |
| .1 לרענן ולאכוף את ההנחיות לבתי הספר לגבי הפקת הזמנות רכש לספקים ולנותני |
|---|
| שירותים, וביצוע בקרה על קבלת הטובין/השירות ונאותות החיובים בהתאם לפרטי |
| ההזמנה. |
| .2 להנחות את בתי הספר לכך שהתקשרויות עם קבלנים לביצוע שיפוצים ייערכו על ידי |
| העירייה בלבד, ולפקח על ביצוע הנחיה זו. |
| .3 לוודא כי במסגרת התקשרויות עם קבלני שיפוצים יוגדרו מפרטים טכניים וכתבי כמויות |
| וייחתם הסכם התקשרות בין בית הספר לקבלן השיפוצים, אשר יכלול התייחסות לכלל |
| ההיבטים הרלוונטיים (לרבות: לוחות זמנים, שעות העבודה של הקבלן בהתחשב בשעות |
| הלימודים, בטיחות עובדים וצד ג', ביטוחים, ערבות ביצוע, תקופת אחריות, עמידה במפרט |
| הטכני, אי קיום יחסי עובד מעביד וכיוצא בזה). |
| .4 להנחות את בתי הספר לכך שהצעות מחיר וחשבוניות המתקבלות מספקים יכללו פירוט |
| של הכמויות והמחירים ליחידה. |
| .5 לרענן ולאכוף את נוהלי תיעוד המסמכים המבססים להתקשרות עם ספקים. יש לבצע |
| בקרה ופיקוח על קיום מסמכי ההתקשרות ועל תיעודם. |
906 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
תגובת המבוקרים
האגף לחינוך ערבי במנח"י
המלצה :1 אין בבתי הספר מערכת להפקת הזמנות רכש לספקים ונותני שירותים.
המלצה :2 ההמלצה מקובלת. בנוסף, ממליצים כי כלל השיפוצים יבוצעו על ידי קבלני שיפוצים שלהם חוזה עם מחלקת תחזוקת מוסדות חינוך.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 907 המלצה :3 ההמלצה מקובלת. בכל עבודה המבוצעת באמצעות קבלנים שאינם במאגר מנח"י ודרך הניהול העצמי, מחלקת תחזוקת מוסדות חינוך תעמיד מפקח מטעמה אשר יבחן טרם תחילת העבודות את המפרט הטכני, כתבי הכמויות וכלל האישורים הנדרשים מהקבלן. נדרש כי אגף חינוך ערבי יפעל בתיאום מלא עם מחלקת תחזוקת מוסדות חינוך ויידע את המחלקה בכל אירוע בו מתקיים שיפוץ דרך הניהול העצמי. נדרש, כי אגף חינוך ערבי/ בית הספר יעמיד מנהל פרויקט מטעמו אשר יפעל מול מפקח המחלקה. אנו ממליצים כי כלל העבודות תבוצענה שלא דרך הניהול העצמי אלא דרך המחלקה ובאופן זה יתאפשר פיקוח מלא ובקרה הנדסית ותקציבית של המחלקה.
המלצה :4 ההמלצה מקובלת.
המלצה :5 ההמלצה מקובלת.
התייחסות הביקורת
המלצה :1 יש לפעול להטמעת מערכת הזמנות ממוחשבת בבתי הספר. עד להטמעת המערכת ראוי להפיק הזמנות רכש באמצעות תוכנת Word (לדוגמה) בפורמט אחיד אשר יוגדר מראש, שבו ייכללו כמויות, מפרטים, מחירים ליחידה, מועדי אספקה וכו'.
| תאריך | מספר אסמכתה | סכום | שם הספק | ||
|---|---|---|---|---|---|
| החשבונית/ | |||||
| חשבון | |||||
| חשבון עסקה | בית | ||||
| פרטים | (ש"ח) | הספר | |||
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) 26241 | 31.1.2023 | 27675 | 24,000 | ר"מ | בית צפאפא יסודי ב' |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) 26241 | 23.2.2023 | 27820 | 22,500 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ד, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 15.5.2023 | 28397 | 15,000 | ר"מ | אלטור בנים א' |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ז, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 14.3.2023 | 28016 | 15,000 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ה, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 4.3.2023 | 27957 | 15,000 | ר"מ |
908 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
פרק שלישי
אישור חשבוניות ספקים
ונותני שירותים לתשלום
אישור חשבוניות ספקים לתשלום
הוראות הנוהל קובעות, בין היתר, כי "בעת קבלת הטובין/השירות, יאשר מקבל הטובין/השירות את קבלתם לשביעות רצונו בחתימת ידו על גבי תעודת המשלוח/החשבונית שתתקבל מהספק...
המאשר יוודא התאמה מלאה בין מפרט ההזמנה לבין השירות/הטובין שהתקבלו בפועל".
כמו כן, בהתאם לכללי המינהל התקין, נדרש לקבל את אישור מקבל הטובין/השירות אף בהתקשרויות המבוצעות שלא במסגרת נוהל הרכש הרגיל (כגון, התקשרויות במסגרת תוכנית גפן).
מסקירה מדגמית של חשבוניות עלה כי כל החשבוניות שנדגמו לא אושרו על ידי מקבל
השירות/הטובין, באמצעות חתימה על החשבוניות, בניגוד להנחיות. להלן דוגמאות:
יודגש, כי גם כיום לא מתבצעת בדיקת אישורי קבלת טובין/שירות במסגרת הבקרות המבוצעות על ידי עמותת לביא.
לוח :16 מדגם חשבוניות שלא אושרו על ידי מקבלי הטובין/השירות
| מספר אסמכתה | סכום | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| החשבונית/ | |||||
| חשבון | |||||
| חשבון עסקה | שם | בית | |||
| פרטים | תאריך | (ש"ח) | הספק | הספר | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ח, 26241 מקהלה לשיר הערב י | 11.4.2023 | 28204 | 15,000 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ו, 26241 מקהלה לשיר הערב י | 30.3.2023 | 28158 | 15,000 | ר"מ | |
| דשא סינתטי 200 מ"ר | 30.3.2021 | 00451 | 9,594 | ס"ס | סילוואן בנות |
| דשא סינתטי 100 מ"ר + עבודה | 30.3.2021 | 00452 | 8,073 | ס"ס | |
| 28 טאבלטים | 13.6.2022 | 26012 | 11,200 | ר"מ | סילוואן מעורב |
| 33 טאבלטים | 5.6.2022 | 25948 | 13,200 | ר"מ | |
| 47 טאבלטים | 14.5.2022 | 25797 | 18,800 | ר"מ | |
| 40 טאבלטים | 26.5.2022 | 25870 | 16,000 | ר"מ | |
| תוכנית חינוך פיננסי לשכבה ח', 13821 (20 תוכניות) | 6.3.2023 | 700361 | 11,000 | ע"ע | אחמד סאמח יסודי בנים |
| תוכנית ,13848 י יעוץ כלכלי פיננסי למנהלים וצוות חינוך (70 ת וכניות) | 6.3.2023 | 700360 | 19,600 | ע"ע | |
| סדנה רגשית לתלמידים - שכבה ח' (20 סדנאות), התערבות טיפולית– רגשית קבוצתית שכבה ח' (26 מפגשים), סדנה רגשית לתלמידים - שכבה ז' (12 סדנאות) | 10.3.2023 | 40022 | 23,750 | א"א | |
| תוכנית גפן 2023 – הפעלת תוכנית סדנאות, כולל חומרי פעילות מתכלים, 10351 שכבה ד' (25 סדנאות) | 4.5.2023 | 22109 | 17,000 | עמותת א"ל | אחמד סאמח יסודי בנים |
| הצגת בידור לילדים, צעצועים מתנפחים, ציור על הפנים, מערכת קול . | 24.5.2023 | 0079 | 14,500 | R.Y.S | |
| 12 שעות סדנה לתלמידי כיתה ג' ו-10 שעות סדנה לתלמידי כיתה ד' – תוכנית לומדים וקוראים ערבית בהנאה | 20.5.2023 | 0575 | 15,400 | א"ל | |
| כוסות וציוד משרדי | 29.5.2023 | 00343 | 19,700 | מ"א | |
| תוכנית שגרירי השינוי 18368 לצוות החינוכי (39 תוכניות) | 11.5.2023 | 27 | 15,600 | W.F | |
| טונרים | 31.1.2023 | 27663 | 6,600 | ר"מ | |
| 236 מ"ר דשא סינתט י | 6.3.2023 | 50452 | 24,850 | א"ל |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 909
| מספר אסמכתה | סכום | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| החשבונית/ | |||||
| חשבון | |||||
| חשבון עסקה | שם | בית | |||
| פרטים | תאריך | (ש"ח) | הספק | הספר | |
| 6 מחשבים ניידים | 25.5.2023 | 28464 | 24,781 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה יא קבוצות ,4+3 26241 מקהלה לשיר הערבי | 18.5.2023 | 28422 | 15,000 | ר"מ | מאמוניה |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה יא קבוצות ,2+1 26241 מקהלה לשיר הערבי | 30.4.2023 | 28298 | 15,000 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה י קבוצות ,2+1 26241 מקהלה לשיר הערבי | 1.4.2023 | 28167 | 15,000 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה י קבוצות ,4+3 26241 מקהלה לשיר הערבי | 9.5.2023 | 28348 | 15,000 | ר"מ | |
| מטפי כיבוי, גלגלוני כיבוי, זרנוקי כיבוי ומזנקים | 13.6.2023 | 299 | 12,000 | מ"ה | צור באהר יסודי מעורב |
| מכשיר DVR ומכשיר הקלטה NVR | 13.6.2023 | 300 | 4,900 | מ"ה | |
| שעון נוכחות | 13.6.2023 | 301 | 2,340 | מ"ה | |
| מגבר כריזה ועמדת כריזה | 13.6.2023 | 302 | 5,380 | מ"ה | |
| מערכת גילוי אש, גלאי עשן, מטפי כיבוי וכיוצא בזה | 13.6.2023 | 303 | 39,000 | מ"ה | |
| 140 טאבלטים | 14.6.2021 | 23396 | 68,600 | ר"מ | שועפט בנות א' |
| 3 שולחנות חכמים | 13.12.2022 | 27262 | 31,414 | ר"מ | שועפט בנות ב' |
| 2 שולחנות חכמים | 15.3.2023 | 27997 | 20,943 | ר"מ | |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה ג, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 13.3.2023 | 27985 | 20,800 | ר"מ | חיוואר |
| סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה ג, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 28.2.2023 | 27894 | 10,400 | ר"מ |
910 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
| מהות השירות | מספר משתתפים | סכום | ||
|---|---|---|---|---|
| סכום חשבונית | מספר | תאריך | ||
| (ש"ח) | חשבונית | חשבונית | ||
| תוכנית חינוך פיננסי לשכבה ח' 13821 | 20 | 11,000 | 700361 | 6.3.2023 |
| חינוך פיננסי והתנהלות כלכלית יומיומית שכבה ח' 13821 | 30 | 16,500 | 700422 | 10.5.2023 |
| תוכנית 13848 י יעוץ כלכלי פיננסי למנהלים ולצוות החינוך | 70 | 19,600 | 700360 | 6.3.2023 |
| תוכנית 13848 ייעוץ כלכלי פיננסי למנהלים ולצוות החינוך | 40 | 11,200 | 700442 | 25.5.2023 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 911
קיום תיעוד מבסס וסבירות חיובי ספקים
הביקורת בדקה מדגמית חשבוניות של מגוון ספקים, בעיקר בגין תוכניות חינוכיות שבוצעו במסגרת תוכנית גפן, לצורך בדיקת קיום תיעוד מבסס וסבירות החיובים.
נציין, כי משרד החינוך הגדיר תעריפי מקסימום לסלים למיניהם אשר הוגדרו בתוכנית גפן, ומשכך בתי הספר אינם נדרשים לקיים הליך של קבלת ובחינת הצעות מחיר ואישורן מראש. עם זאת, מאחר שמדובר בתעריפי מקסימום מצופה כי בתי הספר ינהלו משא ומתן עם הספקים לצורך קבלת תנאים מיטביים.
בבדיקה המדגמית נמצאו חיובים שבהתרשמות ראשונית נראים לכאורה כחריגים (מספר משתתפים עגול, חיובים בסכומים זהים וכיוצא בזה).
נציין כי לחיובים לא צורף פירוט לעניין מספר המשתתפים, מועד ביצוע הפעילות וכיוצא בזה. אי לכך, לא ניתן לבחון את נאותותם. רק לאחר בקשת הביקורת הועבר אליה פירוט בגין חלק מהמקרים.
להלן דוגמאות:
חיובי הספק ע"ע בסך מצרפי של 58,000 ש"ח (בית ספר אחמד סאמח – יסודי בנים)
נדגמו 4 חשבוניות של הספק. בכל אחת מ-4 החשבוניות שהוגשו (ושולמו), מספר המשתתפים הוא עגול – 20 משתתפים, 70 משתתפים, 30 משתתפים, 40 משתתפים. להלן פירוט החשבוניות שנדגמו:
לוח :17 מדגם חיובים של הספק ע"ע
נציין כי לא צורף פירוט שמי של המשתתפים בפועל ושל תאריכי ההשתלמויות ולפיכך לא ניתן לבחון את נאותות החיובים.
כן נציין כי חיובי הספק בגין ייעוץ כלכלי ל-110 מנהלים וצוות חינוך ()70-40 בפרק זמן של כחודשיים נראה לכאורה חריג.
חיובי הספק פ"א בסך 169,000 ש"ח (בית ספר אחמד סאמח – יסודי בנים)
| פרטים נוספים | כ יתה | כ יתה ז | כ יתה | כ יתה | כ יתה ד | כיתה ג | כיתה ב | כיתה | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ח | ו | ה | א | ||||||
| 2 חשבונות מ-:11.3.2023 מס' ,40023 בסך 19,740 ו-40024 בסך 19,740 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | מספר תלמידים שחויב ו |
| 2 חשבונות מ-:11.5.2023 מס' 40061 בסך 23,500 ו-40086 בסך 13,630 | 13 | - | 29 | 29 | 29 | 29 | - | 29 | מספר תלמידים שחויב ו |
| 34 | 21 | 50 | 50 | 50 | 50 | 21 | 50 | סה"כ תלמידים שחויבו |
912 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 בחודשים מרץ 2023 ומאי 2023 הפיק הספק 4 חשבונות עסקה בגין תוכנית חינוכית 12873 "מיומנות למידה - הוראה וטיפול רגשיים" ובהתאם להן בית הספר הפיק 4 המחאות. לפי הפרטים בחשבוניות מקבלי השירותים היו שכבות א' עד ח' בבית הספר.
להלן פירוט 4 החיובים בגין התוכנית:
לוח :18 מדגם חיובי הספק פ"א בגין תוכנית חינוכית בבית ספר אחמד סאמח –
יסודי בנים
מהנתונים המוצגים לעיל עולה כי בכמה מקרים, מספר המשתתפים המצרפי לחיוב הוא 50 תלמידים (בדיוק) בכל שכבה. מספר משתתפים "עגול" וזהה במספר כיתות נראה לכאורה חריג.
נציין, כי גם במקרה זה לא צורפו פירוט שמי של המשתתפים בתוכנית ומועדי הביצוע, ולפיכך לא ניתן לבחון את נאותות החיובים. כן נציין כי אף הפקת חשבוניות נפרדות (פיצול) בתאריך זהה, נראה לכאורה חריג.
חיובי הספק א"ל בהיקף מצרפי כ-60,000 ש"ח (בית ספר אחמד סאמח – יסודי בנים)
הספק הפיק חשבונית בסך 21,000 ש"ח (אסמכתה )545 עבור "30 שעות לשתי קבוצות לתלמידי כיתה ג' (15 שעות לכל קבוצה) בתוכנית לומדים וקוראים ערבית בהנאה מס' )12291" וכן חשבונית בסך 15,400 ש"ח (אסמכתה )575 עבור "12 שעות סדנא לתלמידי כיתה ג' + 10 שעות סדנא לתלמידי כיתה ד'". תחום פעילות הספק בהתאם ללוגו חשבונית הספק הוא "ציוד משרדי, הדפסה, פרסום ושיווק". לא ברור הקשר בין תחום פעילות העסק לבין השירות שנטען שניתן.
נציין כי אף במקרה זה לא צורף פירוט לחשבוניות (שמות המשתתפים, מועדי הסדנאות וכיוצא בזה).
בהיעדר פירוט כאמור לא ניתן לבחון את נאותות החיובים.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 913 עוד נמצא כי ב-18.6.2023 הופקה חשבונית נוספת (אסמכתה )614 בסך 24,310 ש"ח (כולל מע"מ), בגין 34 שעות סדנה (תוכנית .)13601 על החשבונית צוין "תוכנית אומנות החשיבה – שחמט". גם במקרה זה לא ברור הקשר בין תחום פעילות העסק לבין השירות שנטען שניתן. גם לחשבונית זו לא צורף פירוט בנוגע לפעילות שבוצעה.
חיוב הספק ס"א בסך מצרפי של 51,480 ש"ח (בית ספר יסודי בנים אל-טור).
בגין 4 ההמחאות שדגמנו, התקבלו 4 חשבוניות של הספק ס"א בסך מצרפי של 49,830 ש"ח.
בחשבוניות צוין כי החיוב הוא עבור סדנאות שונות ("תוכנית לצמצום פערים...", "סדנה חברתית רגשית..."), כדלהלן:
• חשבונית 75 מ-12.2.2022 בסך 12,800 ש"ח, ללא פירוט מחירים וכמויות.
• חשבונית מ105 מ-9.5.2022 בסך 13,650 ש"ח, ללא פירוט מחירים וכמויות.
• חשבונית 141 מ-13.6.2022 בסך 12,000 ש"ח (הרכב החיוב: 250 X .)48 • חשבונית 142 מ-13.6.2022 בסך 11,380 ש"ח (הרכב החיוב: 250 X 44 + .)380
לא צורפו לחשבוניות פרטי התוכניות הרלוונטיות וכן פירוט בנוגע לביצוע (ימי ההדרכה,
מספר המשתתפים, התעריפים וכו').
חיוב הספק א"ע בהיקף מצרפי של 27,200 ש"ח בגין סדנאות (בית ספר יסודי בנות סילוואן)
התקבלו מהספק שתי חשבוניות בסך 4,000 ש"ח כל אחת (אסמכתאות 1441 ו-,)1442 אשר הופקו באותו יום ()29.6.2021 והן נראות זהות. הרכב החיוב בשתי החשבוניות זהה ()4X1,000 ומהות החיוב כפי שמצוינת בשתי החשבוניות היא "פיתוח חשיבה... הכלה והשתלבות... תוכנית מס' ...1005".
ההבדל היחיד בין שתי החשבוניות הוא שבאחת צוין "סדנה להורים" ובשנייה "סדנה למורים".
כמו כן, התקבלו מהספק שתי חשבוניות נוספות בסך 9,600 ש"ח כל אחת (אסמכתאות 1439 ו-)1440 שאף הן הופקו באותו יום ()29.6.2021 והן נראות זהות. הרכב החיוב בשתי החשבוניות זהה (32 X 300 ש"ח) ועל שתיהן כיתובים דומים "משחקי חשיבה... הכלה והשתלבות".
נציין, כי לא צורף כל פירוט לחשבוניות הנ"ל (מועדי הסדנאות/הפעילות, פירוט המשתתפים וכיוצא בזה, אישור מנהל בית הספר).
לנוכח כל האמור לעיל, קיים אף חשש לכפל חיובים. בהיעדר פירוטים ואישורים בסיסיים
לא ניתן לשלול חשש זה.
אישור חשבוניות של קבלני שיפוצים לתשלום
כאמור בפרק שני לעיל, במסגרת הביקורת נדגמו שתי התקשרויות עם קבלני שיפוצים.
מסקירת החשבוניות של הקבלן ט"ז שהתקבלו בגין השיפוץ שבוצע בבית ספר בית חנינא יסודי בנות, נמצא כי לחשבוניות של הקבלן לא צורף כל פירוט בנוגע לעבודות שבוצעו. כמו כן, החשבוניות לא אושרו על ידי הגורם הרלוונטי בבית הספר האחראי לשיפוץ, באמצעות חתימה על החשבוניות, דבר שהוא בניגוד להנחיות.
| תאריך | מספר | סכום החשבונית | |
|---|---|---|---|
| פרטים | מספר אסמכתה | סכום החשבונית (ש"ח) | |
| עבודות הריסה ובנ ייה, התקנת רצפת פרקט, עבודות צבע וחשמל, פירוק והרכבת דלתות עץ וזכוכית ועבודות עץ לפי תוכנית (פירוט נוסף מוצג לעיל) . | 28.11.2021 | 02900 | 126,000 |
| עבודות צבע ב-9 כיתות | 19.1.2022 | 02963 | 21,000 |
| צביעת 8 כיתות | 30.8.2021 | 02828 | 14,000 |
| הערות | מהות החיוב | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| (בהתאם | |||||
| (בהתאם למתועד במסמך | סכום | תאריך | תאריך | ||
| חשבון/ קבלה) | (ש"ח) | הקבלה | ההמחאה | שם הספק | |
| לא נמצא מסמך/חשבון של הספק שהוגש לפני ביצוע התשלום | תוכנית גפן - הפעלת תוכנית סדנאות, כולל חומרי פעילות מתכלים 10351 שכבה ד' | 17,000 | 4.5.2023 | 4.5.2023 | עמותת א"ל |
914 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 להלן דוגמאות של החשבוניות שנסקרו:
לוח :19 חשבוניות של הקבלן ט"ז בגין שיפוצים בבית ספר בית חנינא יסודי בנות,
שלא אושרו בחתימות אישור
כפי שפורט בפרק השני לעיל, לא נמצא תיעוד לכתבי כמויות ומפרטים טכניים בהתקשרויות עם קבלני השיפוצים. בהיעדר הפירוטים הנ"ל לא ניתן לקיים בקרה על ביצוע השיפוץ בהתאם לכמויות ולמפרטים שהוגדרו.
כן נציין כי לא נמצא תיעוד לאישור החשבוניות והתשלומים על ידי מפקח או על ידי גורם הנדסי עירוני.
תשומת הלב מופנית לאמור בפרק השני לעיל לגבי שיפוץ בבית ספר אלת'ורי יסודי בנות,
בסך 534,000 ש"ח, שבגינו לא התקבל כל תיעוד מבסס (קבלות, חשבוניות, כתבי כמויות, מפרטים טכניים וכיוצא בזה). אי לכך, לא ניתן לאמת כי החשבוניות אושרו על ידי גורם כלשהו.
אי קבלת חשבוניות/דרישת תשלום
בבדיקתנו המדגמית נמצאו תשלומים שבגינם לא התקבלו חשבון/דרישת תשלום טרם ביצוע התשלום, בניגוד לנוהל. להלן דוגמאות:
לוח :20 בית ספר אחמד סאמח יסודי בנים – דוגמה לתשלומים שבגינם
לא התקבלו חשבון/דרישת תשלום טרם ביצוע התשלום
| הערות | מהות החיוב | סכום (ש"ח) | |||
|---|---|---|---|---|---|
| (בהתאם | |||||
| (בהתאם למתועד במסמך | תאריך | תאריך | |||
| חשבון/ קבלה) | הקבלה | ההמחאה | שם הספק | ||
| נראה כי ב-24.6.2023 הספק הפיק חשבון עסקה וקבלה, לאחר שקיבל המחאה ב-.24.6.2023 לא נמצא פירוט/ מסמך מבסס ולא ברור על בסיס מה בוצע התשלום לספק | תוכנית גפן - מלווה חינוכי ויועץ ארגוני ל-3 קבוצות | 18,330 | 24.6.2023 | 24.6.2023 | עמותת א"ל |
| סה"כ היקף ההתקשרויות בתחום תוכניות ויוזמות חינוכיות | סה"כ היקף ההתקשרות | |
|---|---|---|
| בשנת 2023 (ש"ח) | שם בית הספר | |
| 107,504 | 161,319 | אחמד סאמח יסודי בנים |
| 107,774 | 113,754 | אחמד סאמח תיכון בנים |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 915 כל שהביקורת קיבלה בגין תשלומים אלה הוא המחאה ומסמך חשבון/קבלה שהופק ביום התשלום.
לתשלום מ-24.6.2023 צורף גם חשבון עסקה שהופק באותו יום.
התקשרויות לרכישת תוכניות חינוכיות בתחום המוזיקה
לנוכח הממצאים שעלו כמפורט לעיל, הרחיבה הביקורת את הבדיקות, בין היתר, בתחום התוכניות החינוכיות.
בבדיקתה עלה כי בתי ספר רבים במזרח ירושלים ביצעו בשנת 2023 התקשרויות בהיקפים כספיים גדולים עם הספק ר"מ, בהיקף מצרפי של כ-4.2 מיליון ש"ח. זאת בהשוואה להיקף ההתקשרויות המצרפי עם הספק בשנת 2022 שהסתכם בכ-2 מיליון ש"ח (גידול בשיעור של %.)100 הגידול בהיקף ההתקשרויות כאמור נובע בין היתר מביצוע התקשרויות עם הספק במסגרת תוכנית גפן, כמפורט להלן.
נדגמו חשבוניות בגין תוכניות חינוכיות בתחום המוזיקה, שהתקיימו בכמה בתי ספר באמצעות הספק ר"מ, ספק הפועל בבתי הספר בהיקפים כספיים גדולים, הן בתחום אספקת מחשבים וציוד נלווה (בגינם התקבלו הצעות מחיר מספקים נוספים) והן כספק מטעם תוכניות גפן בתחום המוזיקה.
להלן דוגמאות של בתי הספר שהתקשרו עם ספק זה בשנת 2023 בהיקפים גדולים:
לוח :21 דוגמאות להיקפי התקשרויות של בתי ספר עם הספק ר"מ
בתחום תוכניות חינוכיות
| סה"כ היקף ההתקשרויות בתחום תוכניות | סה"כ היקף ההתקשרות | |
|---|---|---|
| ויוזמות חינוכיות | בשנת 2023 (ש"ח) | שם בית הספר |
| 16,756 | 197,008 | אלטור תיכון בנים |
| - | 126,631 | אלקימה |
| 133,002 | 133,002 | בית צפאפא יסודי ב' * |
| 111,500 | 250,955 | מאמוניה * |
| 86,929 | 232,085 | עיסוויה חט"ב בנים |
| 165,078 | 195,664 | שועפט בנות ב' |
| 123,835 | 127,735 | אלטור בנים א' * |
| 132,022 | 132,022 | אום טובא יסוד י |
| 77,100 | 111,928 | אלמותנבי |
| 86,645 | 108,029 | אלפאא |
| 36,500 | 105,386 | שועפט תיכון בנים |
| 57,533 | 119,018 | שועפט בנים א ' |
| 52,100 | 52,100 | חיוואר * |
| סכום | מחיר (ש"ח) | פרטים | תאריך החשבונית | מספר אסמכתה | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| סכום כולל | שם | |||||
| מע"מ | בית | |||||
| (ש"ח) | מספר | הספר | ||||
| 24,000 | 750 | 32 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) 26241 | 31.1.2023 | 27675 | בית צפאפא יסודי ב' |
| 22,500 | 750 | 30 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) 26241 | 23.2.2023 | 27820 |
916 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 * בתי הספר שנדגמו במסגרת הביקורת – ראו להלן.
מהנתונים עולה כי בתי ספר רבים התקשרו עם הספק ר"מ בתחום תוכניות חינוכיות
בהיקפים גדולים.
נציין, כי הספק מאושר על ידי משרד החינוך בתחום זה כחלק מתוכנית גפן.
הביקורת בדקה, מדגמית, חשבוניות שהופקו על ידי הספק האמור בגין סדנאות שבוצעו בשנת 2023 ב-4 בתי ספר: בית צפאפא יסודי ב', חיוואר, אלטור בנים א' ומאמוניה כדלהלן:
לוח :22 מדגם חשבוניות שהופקו על ידי הספק ר"מ
בתחום תוכניות חינוכיות
| סכום | פרטים | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| סכום כולל | שם | |||||
| כולל מע"מ | מחיר | תאריך | מספר | שם בית | ||
| (ש"ח) | (ש"ח) | מספר | החשבונית | אסמכתה | הספר | |
| 20,800 | 650 | 32 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה ג, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 13.3.2023 | 27985 | חיוואר |
| 10,400 | 650 | 16 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה ג, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 28.2.2023 | 27894 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ד, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 15.5.2023 | 28397 | אלטור בנים א ' |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ז, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 14.3.2023 | 28016 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ה, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 4.3.2023 | 27957 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ח, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 11.4.2023 | 28204 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים), שכבה ו, 26241 מקהלה לשיר הערבי | 30.3.2023 | 28158 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה יא קבוצות ,4+3 26241 מקהלה לשיר הערבי | 18.5.2023 | 28422 | מאמוניה |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה יא קבוצות ,2+1 26241 מקהלה לשיר הערבי | 30.4.2023 | 28298 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה י קבוצות ,2+1 26241 מקהלה לשיר הערבי | 1.4.2023 | 28167 | |
| 15,000 | 750 | 20 | סדנה, כולל חומרי פעילות מתכלים (מינימום 15 תלמידים) שכבה י קבוצות ,4+3 26241 מקהלה לשיר הערבי | 9.5.2023 | 28348 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 917 בגין כל אחת מהחשבוניות שבמדגם ביקשה הביקורת לקבל אסמכתאות מבססות כדלהלן:
918 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 • פירוט התאריכים שבהם התקיימו בפועל הסדנאות ופירוט שעות הסדנאות (שעת התחלה ושעת סיום).
• רשימות התלמידים אשר השתתפו בפועל בכל סדנה.
• פרטי המדריכים אשר העבירו בפועל את הסדנאות.
להלן פירוט הממצאים:
רשימת תאריכי הסדנאות והמשתתפים בסדנאות
בראשית הדברים יצוין כי לחשבוניות הספק לא צורף כל פירוט בנוגע למועדי קיום הסדנאות (תאריכים ושעות).
בעקבות בקשת הביקורת העבירו בתי הספר פירוט של מועדי הסדנאות אשר חויבו במסגרת החשבוניות במדגם, כפי שנערכו על ידי בתי הספר.
בהתאם להגדרת התכולה של התוכנית ולמתועד בחשבוניות שהציג הספק, קיים מספר תלמידים מינימלי להשתתפות בסדנה (15 משתתפים).
בגין הסדנאות שהתקיימו בבתי הספר אלטור בנים א' ומאמוניה, לא התקבלו רשימות של
התלמידים אשר השתתפו בהן.
בתגובה לבקשת הביקורת לקבל רשימת המשתתפים בכל סדנה נמסר מבית ספר אלטור כי בשנה הראשונה להפעלת תוכנית גפן לא התקבלה הנחיה שיש לתעד רשימת משתתפים. מבית ספר מאמוניה נמסר כי לא מנוהלות רשימות של המשתתפות בסדנאות.
בגין סדנאות שהתקיימו בבית ספר בית צפאפא יסודי ב', הכלול במדגם, צורפו רשימות תלמידים ב-6 כיתות מתוך 8 כיתות (לא צורפו רשימות משתתפים מכיתות ג-2 ו-ג-.)4 מבית ספר חוויאר התקבלה רשימת המשתתפות בסדנאות, אולם לא ברורה החלוקה לפי כיתות.
נציין כי למספר המשתתפים יש משמעות לעניין סכום החיוב, מאחר שהוגדר על ידי משרד החינוך מספר משתתפים מינימלי לתוכנית (15 משתתפים).
שעות חופפות בין סדנאות
לבקשת הביקורת התקבלו רשימות המועדים שבהם התקיימו הסדנאות בכל אחד מבתי הספר, ופירוט שעת ההתחלה ושעת הסיום. כמו כן, בהתאם למידע שהתקבל מבתי הספר, כל הסדנאות הועברו על ידי גב' ד"נ (למעט הסדנאות בבית ספר מאמוניה, אשר הועברו על ידי גב' ד"נ ועל ידי מדריך נוסף).
בוצעו הצלבות בין תאריכים ושעות של סדנאות שהתקיימו בבתי הספר, ונמצא כי קיימות שעות חופפות בין בתי הספר או פער זמן שאינו נראה לכאורה סביר בין שעת סיום סדנה בבית ספר אחד, לשעת התחלת הסדנה בבית ספר אחר.
| שם המדריכה | הערות | שעות סדנה | שעות סדנה | תאריך הסדנה | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| בית ספר | בית צפאפא | |||||||
| חיוואר | יסודי ב | |||||||
| גב' ד"נ | קיים פער של 15 דקות בין שעת סיום הסדנה בבית ספר חיוואר, לבין שעת התחלת הסדנ ה בבית ספר בית צפאפא יסודי ב'. מבדיקתנו עולה כי מרחק הנסיעה בין בתי הספר הוא כ-20 ק"מ, וזמן ההגעה הוא כ-25 דקות נסיעה . | 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 17.1.2023 | ||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 22.1.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 24.1.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 29.1.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 31.1.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 05.2.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 07.2.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 14.2.2023 | ||||||
| 11:00-9:00 | 14:15-11:45 | 26.2.2023 |
| טווח שעות סדנה | טווח שעות סדנה | תאריך | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| שכבה ו ' | שכבה ד' | |||||
| 14:30-12:30 | 14:30-12:30 | 8.3.2023 | ||||
| 14:30-12:30 | 14:30-12:30 | 15.3.2023 |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 919 להלן פירוט:
לוח :23 פער זמן בלתי סביר בין סדנאות שהתקיימו בבתי ספר שונים
יתר על כן, נמצא כי קיימת חפיפה בשעות סדנאות שהתקיימו בבית ספר אלטור בנים א':
לוח :24 חפיפה בשעות הסדנאות בבית ספר אלטור בנים א'
נדגיש, כי פירוט מועדי הסדנאות שהתקיימו בכל בית ספר לא צורף במקור לחשבוניות הספק, אלא הועבר על ידי בתי הספר בעקבות דרישת הביקורת, ואף הוא אינו חתום על ידי בית הספר.
ממצאים והערות הקשורים לאימות תקינות תשלומים בגין רכישות ציוד מחשוב מהספק ר"מ, מוצגים בפרק רביעי, להלן.
תעריפי החיובים
כאמור לעיל, משרד החינוך הגדיר תעריפי מקסימום לסלים למיניהם בתוכנית גפן. מאחר שמדובר בתעריף מקסימום, מצופה מבית הספר לנהל משא ומתן עם הספקים לצורך קבלת תנאים מיטביים.
מבדיקת הביקורת עלה כי 3 מתוך 4 בתי הספר שנכללו במדגם, חויבו בתעריף המקסימום של התוכנית (750 ש"ח לשעה), למעט בית ספר אחד (חיוואר) שחויב בתעריף 650 ש"ח לשעה. לא
| סכום | תאריך החשבונית | מספר חשבונית | מספר הזמנה | שם הספק | |
|---|---|---|---|---|---|
| החשבונית | |||||
| החשבונית כולל מע"מ | |||||
| כולל מע"מ (ש"ח) | הפריט | ||||
| 8,775 | 7.12.2021 | 3089 | 3-21-0461 | יא"ה | פלוטר MOMO |
| 8,775 | 7.12.2021 | 3088 | 3-21-0447 | יא"ה | פלוטר MOMO |
920 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 הועברו לביקורת תיעוד והסבר על הסיבות לכך שלא נוהל משא ומתן עם הספק להפחתת התעריף, בוודאי על רקע ההיקפים המצרפיים של ההתקשרויות עימו.
כפי שצוין לעיל, נמצא כי בתי ספר רבים במזרח ירושלים התקשרו בשנת 2023 עם הספק ר"מ, בהיקף כספי מצרפי של מיליוני ש"ח.
הממשק בין מנהלי בתי הספר ליחידת הרכש באגף לחינוך ערבי
במקרים מסוימים, הרכש עבור בתי הספר מבוצע באמצעות היחידה לרכש באגף לחינוך ערבי.
מבדיקת הביקורת עלה כי במקרים מסוימים היו ליקויים בממשק בין מנהלי בתי הספר לבין אחראי הרכש באגף לחנוך ערבי. להלן הפרטים:
1. בית ספר חיוואר בבית צפאפא
משיחות ובירורים שקיימנו עם מנהלת בית הספר, עלה כי הוחלט להקים בבית הספר "חדר מקר" )(Makerspace הכולל ציוד חדשני, מדפסות תלת-ממד וכו'.
מנהלת בית הספר דיווחה כי היא פנתה לאחראי הרכש במזרח העיר ולממונה הגיל, והם הסבירו לה כי לא ניתן לרכוש ישירות מהספק שהיא עמדה עימו בקשר מאחר שיש מכרז עירוני בנושא.
לטענת מנהלת בית הספר, הציוד שסופק לה בפועל באמצעות הספק העירוני הוא ציוד מקצועי המיועד למעבדות ולא ציוד המיועד לילדים בבתי הספר.
לטענת אחראי הרכש, אכן הייתה תקלה בחלק מהציוד שסופק, מאחר שמדובר בפרויקט ראשון במזרח ירושלים בתחום זה, והוא קיבל מפרט על בסיס תוכנית אדריכלית לא מדויקת.
כן ציין אחראי הרכש כי הוא ניסה לבצע החלפה עם הספק אך ללא הצלחה.
מנהלת בית הספר ציינה עוד, כי בשנת 2021 היא הזמינה מכשיר פלוטר (חיתוך בודד), אך בפועל היא קיבלה שני מכשירים, לפי הפרטים כדלקמן:
לוח :25 פרטי ציוד שהוזמן באמצעות העירייה וסופק בכפל
לטענת מנהלת בית הספר היא דיווחה מיידית לאחראי הרכש כי קיבלה שני מכשירים.
המנהלת דיווחה כי עד היום, נובמבר ,2024 המכשיר העודף נמצא בבית הספר ללא שנעשה בו שימוש.
| .1 בהיעדר חתימות אישור מקבלי הטובין/השירותים על חשבוניות הספקים, לא ניתן לוודא |
|---|
| כי מבוצעת בקרה על קבלת הטובין/השירות בהתאם להזמנה/ לסיכום עם הספק , ולא |
| קיים נתיב ביקורת המאפשר לוודא נאותות תהליך אישור החשבוניות לתשלום. |
| .2 בהיעדר פירוט בחשבוניות על ידי הספק בנוגע להתקשרות שבוצעה (מספר משתתפים |
| בסדנאות, מועדי ביצוע הפעילויות, תעודת משלוח וכיוצא בזה), לא ניתן לקיים בקרה |
| נאותה על קיום התוכניות והתאמת החיוב לביצוע בפועל. וכן, ללא תיעוד שמות |
| המשתתפים בסדנאות לא ניתן לקיים בקרה על נאותות החיוב בהתאם למספר |
| המשתתפים המינימלי שהוגדר בתכולת התוכנית. |
| .3 בהיעדר פירוט של קבלני השיפוצים על העבודות שבוצעו, ובהיעדר כתבי כמויות |
| ומפרטים, לא ניתן לקיים בקרה על ביצוע השיפוץ בהתאם למפרטים שהוגדרו, ועל נאותות |
| החיובים. כמו כן, אי אישור השיפוץ על ידי מפקח וגורם הנדסי עירוני הוא בגדר ליקוי |
| משמעותי, מנוגד לכללי המינהל התקין וחושף את מקבלי השירות לאי עמידה בתנאים |
| שהוגדרו, לליקויי בנייה, לכשלי בטיחות וכיוצא בזה. |
| .4 חפיפה בשעות הסדנאות או פער שאינו סביר בין שעת סיום סדנה בבית ספר אחד לשעת |
| תחילת סדנה בבית ספר אחר, שהועברו על ידי מדריכה אחת, מלמדת על חולשות |
| בבקרות על נאותות חיובי הספקים ועל קיום הסדנאות בפועל. |
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 921 אחראי הרכש ציין כי הופקו על ידו בטעות שתי הזמנות וכי הוא הציע למנהלת בית הספר לשמור את המכשיר השני לגיבוי למקרה שהמכשיר הראשון יושבת, ולחלופין להעביר את המכשיר השני לבית ספר אחר.
2. בית ספר יסודי בנים בבית צפאפא
מנהלת בית הספר הציגה לביקורת תיעוד על כך שבית הספר שילם לעירייה באפריל 2022 סך 22,714 ש"ח בגין רכישת 4 פריטי מתקני חצר באמצעות יחידת הרכש באגף לחינוך ערבי.
לטענתה, בפועל הציוד לא סופק לבית הספר, ובשנת 2023 ממונה הגיל הנחה לזכות את בית הספר בסך כ-19,500 ש"ח – סכום התשלום, בקיזוז הזמנה חלקית שכביכול סופקה, בעלות של 3,218 ש"ח.
לטענת מנהלת בית הספר, עד חודש נובמבר 2024 לא סופק לה הפריט הנטען (לוח איקס, מיקס דריקס), אך למרות זאת היא לא זוכתה/ לא קיבלה החזר כספי בגינו.
אחראי הרכש הסביר לנו במענה, כי העיכוב נבע מביטול ההזמנה והספק לא הצליח להגיע לבית הספר כדי לספק מתקן אחד בלבד. כן דיווח כי קיימת כיום (ינואר )2025 הזמנה של מתקני חצר, הכוללת גם את המתקן האמור, וכי הוא יסופק בהקדם. דהיינו: במקרה זה קיים פיגור של כ-3 שנים באספקת המתקן.
נראה, כי במקרים האמורים הממשקים בין מנהלי בתי הספר לבין יחידת הרכש באגף לחינוך ערבי, לקו בחסר.
| .5 בשל אי ניהול משא ומתן עם ספקים מטעם תוכנית גפן, לא מתאפשר ניצול מיטבי של |
|---|
| התקציב שהוקצה לבתי הספר. |
| .6 ביצוע התקשרויות פרטניות עם ספקים באמצעות בתי הספר, בהיקפים כספיים מצטברים |
| גדולים, ללא בחינת היקפי ההתקשרויות על ידי גורם מרכז, אינו מאפשר קבלת תנאים |
| מיטביים על ידי ניצול היתרון לגודל. |
| .7 נמצאו מקרים ש בהם הממשק בין בתי הספר למחלקת הרכש בעירייה לקה בחסר |
| וכתוצאה מכך לא סופק הציוד הנדרש/ סופק בכפל מבלי שנעשה בו שימוש. |
| .1 להנחות את בתי הספר להקפיד שחשבוניות תאושרנה על ידי הגורם שקיבל את |
|---|
| הטובין/השירות באמצעות חתימה על החשבוניות, בציון שם החותם ותפקידו. |
| .2 להנחות את בעלי התפקידים בעירייה כי טרם אישור תשלומים (בהיקפים המצריכים אישור |
| האגף/גזברות) יש לוודא שהחשבונית אושרה כנדרש על ידי מקבל השירות/הטובין. |
| .3 להנחות את בתי הספר לכך שיש לקבל מהספקים/ מנותני השירותים תעודות משלוח או |
| פירוט של הפעילות שבוצעה, ולבצע בקרה על נאותות החיובים בהתאם לנתוני הביצוע |
| בפועל ולתכולת העבודה שהוגדרה בתוכנית. |
| .4 לרענן הנחיות לבתי הספר בנוגע לתיעוד הליך ההתקשרות והמסמכים המבססים גם |
| בתוכנית גפן. |
| .5 להגדיר בנוהל את הליך אישור החשבוניות של קבלני שיפוצים, לרבות קבלת פירוט |
| מקבלן השיפוצים ובדיקת התאמה לכתבי כמויות ומפרט טכני, אישור מפקח וכיוצא בזה. |
| כמו כן, יש להגדיר כי עבודות בינוי/שיפוצים מעל היקף כספי שייקבע, מצריכות גם בקרה |
| של גורם הנדסי עירוני על אישור הכמויות שחויבו, על איכות הביצוע, על עמידה בהוראות |
| הרלוונטיות וכיוצא בזה. |
| .6 להנחות את בתי הספר לנהל משא ומתן עם ספקים הנכללים במאגר משרד החינוך של |
| תוכנית גפן טרם ביצוע ההתקשרות, לצורך השגת תנאים מיטביים וניצול מיטבי של |
| התקציב. |
| .7 לשקול למנות גורם בעירייה אשר ירכז את ההתקשרויות עם הספקים העיקריים של בתי |
| הספר וינהל מולם משא ומתן לצורך קבלת תנאים מיטב יים וניצול היתרון לגודל. |
| .8 לבחון את המקרים שבהם נמצאו ליקויים בממשק בין בתי הספר למחלקת הרכש בעירייה |
| לצורך הסקת מסקנות ושיפ ור הליך הרכש של בתי הספר המבוצע באמצעות יחידת הרכש |
| במנח"י, תוך הגדרת בקרות בתהליך. |
922 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
תגובות המבוקרים
האגף לחינוך ערבי מנח"י
המלצות ,4-1 7 ו-:8 ההמלצות מקובלות.
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 923 המלצה :5 ההמלצה מקובלת. בכל עבודה אשר תעמוד על סכום הגבוה מ-14,700 ש"ח תתבצע בקרה הנדסית של מפקח ממחלקת תחזוקת מוסדות חינוך.
המלצה :6 ההמלצה מקובלת. עם זאת משרד החינוך פוטר מביצוע הליך הצעות מחיר בעת בחירת ספק ממאגר ספקי גפן.
אגף חשבות וניהול פיננסי
המלצה :2 ההמלצה מקובלת.
| סכום הרכישה (ש"ח) | מחיר | כמות | תאריך החשבונית | בית הספר | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| מחיר ליחידה | מספר | שם | ||||||
| (ש"ח) | אסמכתה | הספק | תיאור הפריט | מס"ד | ||||
| 11,200 | 400 | 28 | 13.6.2022 | 26012 | ר"מ | סילואן מעורב | -7305X TB lenovo 32G +2G TAB LTE-IL-PKG | 1 |
| 13,200 | 400 | 33 | 5.6.2022 | 25948 | ||||
| 18,800 | 400 | 47 | 14.5.2022 | 25797 | ||||
| 16,000 | 400 | 40 | 26.5.2022 | 25870 | ||||
| 59,200 | 148 | סה"כ | ||||||
| 68,600 | 490 | 140 | 14.6.2021 | 23396 | ר"מ | שועפאט בנות א | Galaxy Samsung t290 )(wifi A tab 8 black | 2 |
| 31,416 | 10,472 | 3 | 13.12.2022 | 27262 | ר"מ | שועפאט בנות ב | שולחן Futroo בטכנולוגיה המתקדמת בעולם Touch Capacitive Finger FHD | 3 |
| 20,943 | 10,472 | 2 | 15.3.2023 | 27997 | ||||
| 52,359 | 5 | סה"כ |
924 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024
פרק רביעי
רכישה, מעקב ובקרה בגין פריטי
ציוד ומחשוב
מעקב ובקרה על קבלת ציוד מחשוב והשימוש בו
במסגרת הביקורת נמצא כי בתי ספר רכשו פריטי רכוש שונים וציוד מחשוב בהיקפים גדולים.
נדגמו רכישות של שולחנות חכמים ושל טאבלטים ונבדק אם הציוד קיים בפועל וכן נבדק אם מתקיימים מעקב ובקרה של בתי הספר על קבלת הציוד והשימוש בו.
להלן חשבוניות שנדגמו אשר מתייחסות לרכישות פריטים שונים וציוד מחשוב:
לוח :26 מדגם רכישות רכוש וציוד מחשוב
בבדיקת הביקורת נמצאו ליקויים בהתנהלות בתי הספר בהיבטים הקשורים לקבלת הציוד ולמעקב על הימצאותו בבתי הספר. להלן פירוט:
היבטים בניהול עצמי בבתי ספר במזרח העיר || 925
רכישת שולחנות חכמים על ידי בית ספר שועפט יסודי ב'
כמפורט לעיל, ב-13.12.2022 רכש בית ספר שועפט יסודי בנות ב', 3 שולחנות עם מסכי מגע חכמים מהספק ר"מ בעלות של כ-10,000 ש"ח לכל שולחן. ב-15.3.2023 רכש בית הספר הנ"ל
שני שולחנות נוספים.
מבדיקת הביקורת עלה כי בחשבוניות שהתקבלו אין חתימה של גורם רלוונטי בבית הספר אשר קיבל את השולחנות ואישר את תקינותם והתאמתם לדרישות שהוגדרו (אם אכן הוגדרו מראש).
בפגישה שקיימה הביקורת עם מנהלת בית הספר ועם המנהלנית ב-16.9.2024 הן מסרו כי נרכשו 3 שולחנות ולאור הצורך שעלה נרכשו שני שולחנות נוספים (בסה"כ 5 שולחנות) וכולם נמצאים בבית הספר.
לעומת זאת, בבדיקה פיזית שבוצעה בבית הספר באותו מועד אותרו 4 שולחנות חכמים בלבד. כמו כן נמצא כי השולחנות הקיימים אינם מחוברים לחשמל ואינם פעילים.
במענה לשאלת הביקורת בדבר החוסר בשולחן מסרה מנהלת בית הספר כי אחד השולחנות נשלח לספק לתיקון וטרם הוחזר. לא היה בידיה אישור/מסמך מהספק על כך שהשולחן הועבר אליו לתיקון.
בשיחה שהתקיימה עם מנהלת בית הספר יומיים לאחר מכן (,)18.9.2024 היא מסרה כי תעביר לידינו תיעוד למסירת השולחן לספק לתיקון.
ב-18.9.2024 הוצג בפני הביקורת טופס קריאת שירות מ-22.7.2024 וכן מכתב של הספק הנושא תאריך 18.9.2024 (התאריך שבו התקיימה כאמור השיחה עם מנהלת בית הספר), ולפיו השולחן התקבל במעבדה ב-22.7.2024 והוזמן לוח ראשי מחו"ל. כן צוין כי לאחר החלפת הלוח ב-17.9.2024 (יום לאחר מועד הביקורת), השולחן נבדק ונמצא תקין והוחזר לבית הספר ב-18.9.2024 (תאריך השיחה עם המנהלת).
לגבי חוסר השימוש של בית הספר בשולחנות, מסרה מנהלת בית הספר במהלך הפגישה הנ"ל, כי ביוני 2024 השולחנות נותקו מהחשמל עקב עבודות צביעה בבית הספר. בהמשך הפגישה היא מסרה גרסה שונה, ולפיה במסגרת ביקורת בטיחות שנערכה בבית הספר על ידי ממונה בטיחות הובהר שחיבורי החשמל של השולחנות לקיר אינם תקינים ונדרש ביצוע תעלות חשמל, אך הדבר טרם בוצע נכון לאותו מועד ()16.9.2024 ולכן השולחנות מנותקים מהחשמל.
מכאן עולה כי ציוד מחשוב יקר אינו משמש בפועל את בית הספר זה כמה חודשים עקב ליקויי בטיחות.
רכישת טאבלטים על ידי בית ספר שועפט יסודי בנות א'
ב-14.6.2021 רכש בית ספר שועפט יסודי בנות א' 140 טאבלטים מהספק ר"מ בעלות של 490 ש"ח ליחידה (סה"כ עלות מצרפית של 68,600 ש"ח כולל מע"מ). מנהלת בית הספר מסרה כי הטאבלטים נרכשו מתקציב מלגות, לצורך חלוקה לתלמידות בית הספר.
הוצג בפני הביקורת מכתב הסבר של מנהלת בית הספר מ-,18.9.2024 ולפיו בית הספר נוהג לחלק מלגות לתלמידות מטעם משרד החינוך בהתאם להנחיות ולנוהלי משרד החינוך. הורים המעוניינים 926 || עיריית ירושלים – מבקרת העירייה – דוח שנתי 2024 בקבלת המלגה ועונים על הקריטריונים נדרשים להגיש טופס בקשה למלגה. ועדת מלגות דנה בבקשות ומאשרת את המלגות לתלמידות הזכאיות. בעקבות הקורונה, בשנת 2021 הוחלט לרכוש טאבלטים מכספי המלגות, באישור העירייה. בהתאם לכך רכש בית הספר את הטאבלטים מהספק ר"מ, אשר נבחר לאחר הליך קבלת הצעות מחיר.
כן הוסבר כי ההורים קיבלו שני מסמכים בהקשר של אישור המלגה וקבלת הטאבלט, כדלהלן:
• מסמך זכאות למלגה, אשר הופק ממערכת הכספים של העירייה. המסמך כולל שדה מובנה לחתימת ההורים.
• אישור ממערך המלגות על קבלת הטאבלט, אשר נחתם על ידי ההורה המקבל את הטאבלט, בצירוף צילום ת"ז שלו.
בבדיקת הביקורת לא נמצא תיעוד לאישור קבלת הטאבלטים מהספק על ידי בית הספר. כמו כן, חשבונית הרכישה מהספק אינה חתומה על ידי הגורם בבית הספר אשר קיבל את הציוד.
בפגישה שקיימה הביקורת עם מנהלת בית הספר ב-16.9.2024 היא מסרה, בין היתר, כי נרכשו מהספק 40 טאבלטים בלבד. לאחר שהוצגה בפניה החשבונית על רכישת 140 טאבלטים חזרה בה המנהלת ומסרה כי אכן נרכשו 140 מכשירים. כמו כן, היא מסרה כי נכון למועד הפגישה לא קיימים
מכשירים בבית הספר. לאמור: כל המכשירים חולקו לתלמידות. במסגרת הפגישה הנ"ל ביקשנו
מהמנהלת לקבל רשימה של התלמידות אשר קיבלו את הטאבלטים.
ב-19.9.2024 נמסרה לביקורת רשימת התלמידות מקבלות הסיוע. ברשימה יש פירוט של התלמידות הזכאיות (שם, מספר זהות, כיתה), סכום הזכאות ותיעוד של התלמידות שקיבלו את המכשיר (באמצעות רישום ידני "קיבל"). מניתוח הרשימה הנ"ל עלה כי היא כוללת 142 תלמידות זכאיות,
ומתוכן צוין לגבי 108 תלמידות בלבד כי הן קיבלו את המכשיר.
המשמעות: 34 תלמידות זכאיות לא קיבלו מכשיר בפועל ו-32 מכשירים ()140-108 נותרו
לכאורה בבית הספר.
במסגרת שיחות ובירורים שהתקיימו עם בעלי תפקידים בבית הספר ביקשה הביקורת הסברים לאי חלוקתם של כל המכשירים. להלן פירוט הממצאים שעלו:
• בשיחה עם המנהלת החינוכית מ-18.9.2024 נמסר כי היו תלמידות שסירבו לקבל את המכשיר עקב מעבר לבית ספר אחר.
• בשיחה עם מנהלת בית הספר מ-23.9.2024 נמסר כי נעשו ניסיונות ליצירת קשר עם ההורים אך לא היה מענה.
• בשיחה עם האחראית על הכספים בבית הספר מ-25.9.2024 נמסר כי בחלק מהמקרים ניסו ליצור קשר עם ההורים אך הם לא הגיעו לקחת את המכשירים וכי במקרים נוספים התלמידות עזבו את בית הספר ולפיכך לא קיבלו מכשיר.
ב-23.9.2024 דרשה הביקורת ממנהלת בית הספר להעביר תיעוד להתכתבויות מול העירייה בדבר הכמויות ופרטי המכשירים אשר נרכשו מהספק. כן ביקשה הביקורת תיעוד למועד קבלת המכשירים
מהספק. למרות בקשות חוזרות, לא התקבל התיעוד האמור.
נציין כי במסגרת השיחה שהתקיימה עם מנהלת בית הספר ב-23.9.2024 נמסר לביקורת כי המכשירים שלא נמסרו בפועל לתלמידות נשמרו בבית הספר בארון נעול. כמו כן, במענה לשאלת