פרוטוקול 25.12.22 צוות לתיקון ליקויים
עיריית כרמיאל
פרוטוקול מט' 2 צוות לתיקון ליקויים 25/12/2022
נוכחים:
דרי שולה מנחם - מנכ"לית העירייה - יו"ר הועדה
עו"ד מאיר עובדיה - יועמ"ש של העירייה - חבר
ענת לנקסנר - ראש מינהל כספיט - חברה
יפה רו - ממונה על תלונות הציבור - חברה
יוסי אבן צור-- מבקר העירייה - משקיף
שירן גיון רודי - מזכירת הוועדה.
מוזמנים:
לילך וקסמן רנה -- מנכ"לית היכל התרבות
אלי שדה - ראש לשכה
נורית לדר - מנהלת נכסים
אריאלה אסולין - רכזת תביעות וביטוחים
על סדר היוט:
1. המשך דיון בדוח ממצאי מעקב מדוחות ביקורת קודמים 2018-2019.
חברי הוועדה דנו בכל הטעיפים וההחלטות נרשמו בגוף הדוח.
6 דצמבר, 2022
בי טבת, תשפ"ג
התקיים דיון ונסקרו הנושאים להלן ממצאי מעקב והחלטות שהתקבלו בהתאט - מצ''/ב.
דרי שולה מנחם
מנכ"לית העירייה ויוייר וועדה
העתקיט :
מר משה קונינסקי -- ראש העיר
מר גיא דוד מרציאנו - יו"ר וועדת ביקורת
141
12
2.1
22
צוחות קוזדמים
הליקוי
ביקורת שילוט מתוך דוח ביקורת 2018
על העירייה לעמוד בהתחייבותה למבקר המדינה בנקיטת פעולות מסוימות בתחום הסדרת השילוט.
א. גיבוש תוכנית כוללת לנושא הסדרת השילוט ברחבי העיר.
ב. התוכנית תובא לאישור מועצת עיר.
ג. במידה ונדרשת העברת טמכויות לתאגידים עירוניים יש לעגן ואת בהסכמים
בכתב ושיקבלו את אישור המועצה.
החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
לא ניתן לביצוע בשל הסכמים קיימים עד לסוף שנת 2024
לדעת הביקורת, כל חוזה/הטכס שהעירייה מתקשרת על פיו, צריך להיות מלווה בתמצית עיקרי ההטכט עליהט יש להקפיד בקיומו וכן בנספח חשבונאי, של היקף כספי, תנאי תשלום, תקופת החוזה, היקף ערבויות, קיום פוליסות ביטות וכדי.
החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
ענת הציגה טופס טיולים לוועדה המנכלייית תבחן, תוסיף טעיפיט לפי הצורך ותעביר לאישור המבקר לתיקון ליקוי ות.
היכל התרבות -- הכנטות משכירות דוח ביקורת 2019
כגוף ציבורי (מוגדר חלייצ) ראוי שהדוחות הכטפייס של חבי חיכל התרבות יערכו בליווי התקציב השנתי על סעיפיו השונים.
כאמור, התקציב הינו בעצם ייהתוכנית העסקיתיי של ההיכל, בו מתוכננת מראש הפעילות של ההיכל, ההכנסות וההוצאות באמצעות התקציב וביצועו בפועל ניתן למדוד את הסטיות מהיעדים המתוכננים ומאפשר להנהלה לעמוד על הסטיות מייהתוכניתיי וכך יוכלו להתמקד בטעון תיקון בהפניית משאבים ממוקדת ויעילה יותר להשגת יעדי ההיכל.
המלצת הביקורת הינה למרות שאין דרישה רגולטורית לכך , וזאת בשל היותה גוף ציבורי ראוי שתאמ אמות מידה ציבוריות בכלל , בכל תחומי פעילותה.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
מנכ"לית היכל התרבות: ייסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את המסמכיטיי
ככלל על ייהנהלת על ההיכליי לחבר נהלים מקיפים בכל תחומי העשייה של החברה ובפרט בנושא הביקורת , הכנסות מהשכרת ההיכל .
הנוהל חייב לפרט ולכלול את :
האחראי על ההשכרה
תעריפי השכירות.
הסכט/חווה.
הנחות (קריטריונים, אופן בקשת ההנחה וכדי).
טפסים ישימים.
אופן קבלת התשלום, רישום וכדי.
אופן בקרת ההשכרה מטירת ההיכל וקבלתו.
תיעוד מהלך ההשכרה מתחילתו ועד סופו ואופן שמירתו.
החלטות מוועית צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
מנכ"לית היכל התרבות: 'יטעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את הנהלים כמפורטיי.
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
21
22
23
4
5
6
57
38
29
עיריית כרמיאל
ניהול נכסי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
יש לחבר נהלים שיקיפו את כל הטיפול בנכסי העירייה בשמירתס ובמקטוס שימושם וערכט הכלכלי.
הנהלים יכללו:
% אופן רישום/עדכון נכס בספר הנכסים.
* ניהול ספר הנכסים.
* הקצאת מקרקעין.
* בקרה ופיקוח על נכסים.
> ניהול הנכסיט מושכריס (מכרו, חוזים, דרישות וגביית תשלומים וכדי).
יתוקן לאחר תיקון טעיף 3.2
יש לחדש את ניהול ''ספר הנכטיט'י של הרשות ועדכונו, לפעול לרישום איכותי ושלם
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאויך 25/12/22
עד שנת 2011 קיים רישום מטודר של הנכסים.
ישנה החלטה לבצע מיקור חוץ להסדרה ויייישור קויי של הנכטים, מנקודה זו ואילך מנהלת מחלקת נכטים אחראית על עדכון ורישום נכסים.
יש למנות לאלתר, ''רשט נכטים'י כנדרש בתקנות
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאויך 25/12/22
תעשה חשיבה לאיוה מינהל לשייך את יירשם נכסיסיי והוא ימונה בהתאם.
יש לנהל לכל נכס ייתיק נכט פיזי'י שיכיל את כל התיעוד הרלבנטי לנכס. כמו: שט הנכט, מספרו, שימוש עיקרי בנכס, הבעלים, מגרש, ייעוד, נסח המקרקעין, תשריט חלוקה ותשריט הפקעה, החוציס וכני...
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
נמצא בתהליך, ישנט תיקים מוכנים מנהלת נכסים תציג לביקורת.
יש לפעול לשיפור איכות הניהול הממוחשב של נכטי חרשות, הרישום והניהול של הנכטיס צריך להיעשות באמצעות תוכנה ייעודית למטרה זו.
התוכנה תבטיח את נאותות כל המידע הנצבר במערכת ואת שלמותו היא תאפשר את המעקב והבקרה אחר כל הנכטיט ותתריע באופן אוטומטי על נכטים שאינם בשימוש, פקיעת תוקף חוזים, פיגור בהוצאת דרישות תשלומים לשכייד ובגבייתס.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
מנהלת נכטים תעשה בדיקה לגבי תכלול הנושאים עס תוכנות בר טכנולוגיה ועודכנית.
יש לעדכן את תוכנית אב לשטחי הציבור ברשות לניצולס. הקצאות הקרקע ייעשו אך ורק עפ"י ובהתאם לתוכנית אב מעודכנת
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
פרוגרמה קיימת, הוגשה לתקציב 2023 אך בשל קשיים בתקציב לא אושרה לשנה זו.
יש לגבש תבחינים להקצאת קרקעות ברשות תבחינים אלו צריכים לקבל את אישור המועצה ויש לפרסמט לציבור ולאפשר לכל דורש לעיין בחס.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 27/12/21
קיימים תבחינים ואושרו מחדש בישיבת מועצת עיר 21.7.21 פורטס באתר העיריה יש להשלים את הליך ההקצאות בנכסים שהוקצו. על הרשות לקיים ייספר הקצאותיי - בו ירשמו כל הנכטיס שהוקצו, הרישום יכלול פירוט מתי הוחלט על הקצאת הקרקע אט הוגשה בקשה להארכת ומן לפיתוח הקרקע ואם הוחלט על בקשה זו.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
נמצא בהטדרה יובא להחלטה בוועדת הקצאות מאחר ויש הקצאות משנת 2013 שמשרד הפנים לא נתן תשובה לגביהם.
יש לבצע ייסקר נכסיטיי לאיתור כל הנכסים של הרשות. למפות אותם כדי לדעת את יימלאייי נכסי המקרקעין שעומדים לרשות הרשות
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
מנהלת מחי נכטיט ערכה ריכוז כל הנכסים של מבני הציבור של הרשות, באשר
לאיתור נכטים אחרים מסיבות עלות תועלת בשלב גה ניתן לוותר.
תוקו/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
תוקן חלקית
לא תוקן
לא תוקן
תוקן
תוקן חלקית
תוקן
210
21
22
2.3
24
עיריית כרמיאל
הליקוי
המשך ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
ישנם מקרקעין שגורמים זרים השתלטו עליהם, (ראה סעיף 2.3.9 לעיל).
יש לפעול לאלתר ובנחישות להחזרת מקרקעין אלו לרשות העירייה/הציבור.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
לשכת הביקורת תפנה למנהל מח'י הביטחון לדיווח סטטוט המקלטים ותדווח למנכיילית.
חלף היטל השבחה יש לבדוק באופן מחזורי , האם התשלומים שהתקבלו הינט אכן כל
התשלומיט המגיעים לרשות , וכן לעשות תחוית , מהו תזרים ההכנסות הצפוי מהמנהל .
יש לבצע בקרה וביקורת על תשלומים אלה, באופן מחזורי מידי תקופה.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
תתקיים ישיבת עבודה עס הגוברית מהנדט וחשבת תקציבים בתחילת ינואר וייקבע
תרשים ורימה לנוהל עבודה רציף.
המעקב אחר גביית דמי שכירות צריך שיעשה באופן אוטומטי, תוך סנכרון הנתונים
מהגבייה להנהלת החשבונות ולאחראי על המעקב בגזברות
לאחר הטבר שהתקבל מאריאלה בתאריך 25/12/22
אריאלה תבצע התאמה אחת לתקופה לרישומיס בהנהייח ותעביר ללשכת הביקורת ערבויות
%
% יש להקפיד לקבל ערבויות הולמות ומתאימות לקיום החוזה.
%
+ ערבות מתאימה תהיה בהתאם לחווייד יועמ"ש.
* לשאוף לקבל 12 שקים מראש לדמי השכירות.
% לקבל שיק לביטחון (לחודש- 3 חודשים).
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
באחריות הלועמייש לבדוק בהטכמיט הבאים להוסיף עניין של שטר ביטחון באחריות אריאלה לבדוק האם בחוזה טעיף התייחטות לערבות ניחול השכרת נכטיט
% לוודא חוזים בתוקף, והארכתם במועד
+ קיום ביטוחים/ערבויות בתוקף ולוודא את הארכתט.
%
% יש לקבל הערכות שמאי לגבי כל נכס שמושכר וכן לצאת במכרז במידת הצורך.
%
* חוזה לתקופה של עד 5 שנים
סעיף 188 לפקודה מחייב את אישור מועצה בהשכרה בטוות מ- 5 עד 25 שנים.
בשכירות מעל ל-25 נדרש גס את אישור משרד הפנים.
%
* התראת מינימום 60 יום קודם טיוס החוזה (חוזה שניתן להארכה).
התראת מינימום 90 יום קודם סיום החוגה (לחוזיס שלא ניתנים להארכה).
%
% יש לעגן בנוהל--את אופן החידוש החוזה שיעשה 30 יום לפני פקיעתו.
%
% מומל שחוזה השכירות יקבעו לתאריך קבוע.
* כל החוציס חייבים לקבל את אישור היועמייש וגם בהארכתס.
> יש להקפיד על חתימה בכל עמוד של החוזה בליווי תאריך.
%
* במעמד החתימה לוודא - קיום ערבויות/ביטוחים.
* יש לעגן בנוחל-- ישיבה של הגזבר עס הממונה על השכרת הנכטים (אחתת לתקופה/רבעון/חצי שנתי/שנתי) הגובר יקבל דיווח על כל נכס שמושכר.
0 מי השוכר/שימוש.
תאריך החוזה.
דמי השכירות.
מצב הנכס.
אירועים בנכס (אחוקה/ביקור הנכט).
מצב גבייה (איחורים בעיות בגביה).
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
ייקבע נוחל ע"י מנהלת מחי נכסים והיא תציג ללשכת המבקר את הנוהל.
0 0 0 0
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן חלקית
לא תוקן
לא תוקן
תוקן חלקית
תוקן חלקית
2.5
| עיריית כרמיאל
הליקוי
המשך ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
יש לבצע ביקורת/פיקוח על כל הנכסים המושכריס (בתמורה או שלא בתמורה)
כמתחייב בחוצר מנכ"ל.
תוך תיעוד מלא של עריכת הביקורת שתכלול: תאריך, איש קשר, סוג השימוש, מצב פיוּי של הנכס, תוספת בנייה וכדי
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
לפי המלצת היועמייש ייבקרה תעשה במקרים של הקצאות לעמותות לטובת הציבור במקרה של תלונה בשימוש לא תקין או חורג או שהתקבל מידע ובאשר ל-20 הנכסיט המושכריט מנהלת מחי נכסיט תעשה בקרהיי.
תוקו/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן