פרוטוקול צוות לתיקול ליקויים 10.7.23
פרוטוקול מט' 1 צוות לתיקון ליקויים 10/07/23
נופחים+
דרי שולה מנחם -- מנכ"לית העירייה - יו"ר הועדה עו"ד מאיר עובדיה -- יועמ"ש של העירייה - חבר
ענת לנקסנר -- ראש מינהל כספים - חברה
יפה רז - ממונה על תלונות הציבור - חברה
שירן גיון רודי-- מוּכירת הוועדה.
חטלים:
יוסי אבן צור - מבקר העירייה -- משקיף
לילך וקסמן רנח - מנכ"לית היכל התרבות
מוזמנים:
תמי זוזל -- מנהלת רכש
נורית לדר -- מנהלת נכסים
דליה אסייג -- חשבת תקציבים
אילנה חנקובסקי - מנהלת הנהיית
על סדר היום:
1. דיון בדוח ממצאי מעקב מדוחות ביקורת קודמים.
חברי הוועדה דנו בכל הסעיפים וההחלטות נרשמו בגוף הדוח.
7 יולי, 2023
כייח תמוז, תשפ"ג
התקיים דיון ונטסקרו הנושאים להלן ממצאי מעקב והחלטות שהתקבלו בהתאם - מצ'יב.
0 תצ(| ג'9
דרי שולה מנחם
מנכ"לית העירייה ויוייר וועדה
העתקים :
מר משה קונינסקי -- ראש העיר
מר גיא דוד מרציאנו - יו"ר וועדת ביקורת
₪
ג |
כ
כרמיאל
141
12
13
21
41
41
412
עיריית כרמיאל
דוח מצאי מעקב מדוחות קודמים
הליקוי
ערבויות העירייה מתוך דוח ביקורת 2008
יש ליצור קישור בין חוזה/הסכם/מכרו בתוקף, לערבות תקפה, ולוודא שסכום הערבות הינו בהתאמה לנדרש.
לדברי ענת - מודול חוזים שוטף הוטמע, וכל הערבויות מנוהלות באופן ממוחשב.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
ההליך הוטמע במערכת דליה הציגה מסמך לביקורת.
יש לדאוג למחשוב ניהול החוזים, תוך קישור בין כל המערכות.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
ההליך הוטמע במערכת.
יש לשלב במערכת הממוחשבת אפשרות של חטימת תשלוט לטפק בהעדר ערבות תקפה.
החלטת ו. תיקון ליקוייט 10/07/23:
יש אפשרות של חסימת תשלום לספק בהעדר ערבות קופה ההליך הוטמע במערכת.
ביצוע תשלומים מתוך דוח ביקורת 2009/10
הביקורת ממליצה על ביצוע בדיקות באמצעות כלים ממוחשבים, כמו: שימוש בדוח שינויים בכרטיסי ספקים בחתכים שונים ; הצלבות בין מספרי חשבונות בנק של ספקים ועובדים ; מניעת האפשרות לפתוח כרטיס ספק כפול; דוח רציפות ציקים.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
סעיפים מניעת האפשרות לפתוח כרטיס טפק כפול ודוח רציפות ציקיס תוקנו.
לגבי שאר הסעיפים ייתכן ולא ניתן לבצע בדיקה באמצעות כלים ממוחשבים תיקבע פגישה בין אלי מאוטומציה ואילנה מנהלת מתי הנהייח ומבקר העירייה
ניהול חשבונות בנקים מתוך דוח ביקורת 2013
יש לערוך תזרים מוומנים
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
יש תזרים מזומנים יומי וחודשי ההליך הוטמע במערכת.
פרסום חוצות בתחומי הרשויות מתוך דוח ביקורת 2016
מועצת העיר לא דנה בנושא העברת סמכויות לעמותה. העירייה טרם יצאה במכרו לשילוט ברחבי העיר. ועדיין לא הוכנה תוכנית אב לשילוט.
העירייה התקשרה עס יועץ בתתוס השללוט לגיבוש מדיניות כוללת בתחום
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
העמותה לא מייצרת פרסום, התוציס של העמותה הסתלימו.
היעדר הסכמי התקשרות בין העיריות לתאגידים העירוניים
לא הוכן הסכם בכתב בין העירייה לעמותת הפסטיבל בנושא העברת הסמכויות בתחום הפרטוס.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
העמותה לא מייצרת פרסום החוויס של העמותה הסתליימו כל הפרסום בעירייה
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן
תוקן
תוקן
תוקן חלקית
תוקן
לא רלוונטי
לא רלוונטי
נך/
%
,.-%
כרמיאל
13
44
15
5.1
42
1
12
עיריית כרמיאל
הליקוי
המשך פרסום חוצות בתחומי הרשויות מתוך דוח ביקורת 2016
התקשרויות ללא מכרא עס קבלני פרסום עדיין לא פורסם מכר בילבורדים.
העירייה יצאה במכר\א לפרסום בבילבורד, המכרו עד למועד וה לא מומש בפועל.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23: יש הטכס חתום.
מחירון בגין פרסום על עמודי תאורה לא הוכן מחירון ע"י העמותה.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
יש צוות היגוי בנושא של שילוט יצא קול קורא של יועצים, יש הצעה והעירייה עומדת להתקשר איתם הס ייבנו מודל כלכלי מיטבי לפרסום חוצות.
יש לסיים את תוכנית האסטרטגית לשילוט העירוני עד ל - 2/19 באחריות מיימ ראש העיר.
החלטת ו. תיקון ליקוייט 10/07/23:
יש צוות היגוי בנושא של שילוט יצא קול קורא של יועצים, יש הצעה והעירייה עומדת להתקשר איתם הס ייבנו מודל כלכלי מיטבי לפרסום חוצות.
ביקורת שילוט מתוך דוח ביקורת 2018
על העירייה לעמוד בהתתייבותה למבקר המדינה בנקיטת פעולות מסוימות בתחום הטסדרת השילוט.
א. גיבוש תוכנית כוללת לנושא הסדרת השללוט ברחבי העיר.
ב. התוכנית תובא לאישור מועצת עיר.
ג. במידה ונדרשת העברת סמכויות לתאגידים עירוניים יש לעגן ואת בהסכמים בכתב
ושיקבלו את אישור המועצה.
החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:
סעיף אי בשלבי התקשרות עס יועצים לדברי היועמייש
סעיף בי אין צורך באישור מועצת עיר מנוהלעייי העירייה סעיף גי לא רלוונטי.
לדעת הביקורת, כל חוזה/הטכט שהעירייה מתקשרת על פיו, צריך להיות מלווה בתמצית עיקרי ההטכס עליהם יש להקפיד בקיומו וכן בנספח חשבונאי, של היקף כספי, תנאי תשלום, תקופת החוזה, היקף ערבויות, קיום פוליסות ביטות וכדי.
החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
ענת הציגה טופס טיולים לוועדה הועבר למנכלייית הטופס לאישור.
היכל התרבות - הכנסות משכירות דוח ביקורת 2019 -
כגוף ציבורי (מוגדר חלייצ) ראוי שהדוחות הכספיים של חבי היכל התרבות יערכו בליוול התקציב השנתי על סעיפיו השונים.
כאמור, התקציב הינו בעצם ייהתוכנית העסקיתיי של ההיכל, בו מתוכננת מראש הפעילות של ההיכל, ההכנסות וההוצאות באמצעות התקציב וביצועו בפועל ניתן למדוד את הסטיות מהיעדים המתוכננים ומאפשר להנהלה לעמוד על הסטיות מייהתוכניתיי וכך יוכלו להתמקד בטעון תיקון בהפניית משאבים ממוקדת ויעילה יותר להשגת יעדי החיכל.
המלצת הביקורת הינה למרות שאין דרישה רגולטורית לכך , וזאת בשל היותח גוף ציבורי ראוי שתאמצ אמות מידה ציבוריות בכלל , בכל תחומי פעילותה.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
מנכ"לית היכל התרבות: 'יסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את המסמכים
מענה לליקויים בנושא גה ייבחן בוועדה הבאה
ככלל על ייהנהלת על ההיכליי לחבר נהלים מסיפים בכל תחומי העשייה של החברה
ובפרט בנושא הביקורת , הכנסות מהשכרת ההיכל .
הנוהל חייב לפרט ולכלול את: האחראי על ההשכרה, תעריפי השכירות, הסכם/חוזה, הנחות (קריטריונים, אופן בקשת ההנחה וכד'), טפסים ישימים.
אופן קבלת התשלום, רישום וכדי, אופן בקרת ההשכרה מסירת ההיכל וקבלתו.
תיעוד מהלך ההשכרה מתחילתו ועד סופו ואופן שמירתו.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
מנכ"לית היכל התרבות: 'יסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את הנהלים כמפורטיי.
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן
תוקן
תוקן
תוקן
תוקן
לא תוקן
לא תוקן
8
₪ 2
כרמיוול
741
2
3
4
5
עיריית כרמיאל
ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
יש לחבר נהלים שיקיפו את כל הטיפול בנכסי העירייה בשמירתס ובמקסום שימושם וערכס הכלכלי.
הנהלים יכללו:
%
>* אופן רישום/עדכון נכס בספר הנכסים.
%
* ניהול טפר הנכסיםס.
* הקצאת מקרקעין.
* בקרה ופיקות על נכסים.
* ניהול הנכסים מושכריס (מכרז, חוצים, דרישות וגביית תשלומים וכדי).
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
היועמייש יציג בוועדה הבאה תקנות ספר נכסיט.
יש לחדש את ניהול *ספר הנכסיט'י של הרשות ועדכונו, לפעול לרישום איכותי ושלס.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
עד שנת 2011 קיים רישום מטודר של הנכטיס.
ישנה החלטה לבצע מיקור חוץ להסדרה ויייישור קויי של הנכסים, מנקודה זו ואילך מנהלת מחלקת נכטיט אחראית על עדכון ורישום נכסיט.
יש למנות לאלתר, ''רשם נכסיט'י כנדרש בתקנות.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
מחי נכסים הועברה למינהל הכללי תחת מחלקה משפטיט בהמשך ימונה רשסם בהתאם.
יש לנהל לכל נכס 'יתיק נכט פיזייי שיכיל את כל התיעוד הרלבנטי לנכס. כמו: שס הנכס, מספרו, שימוש עיקרי בנכס, הבעלים, מגרש, ייעוד, נסח המקרקעין, תשריט חלוקה ותשריט הפקעה, החוזים וכוי...
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
נמצא בתהליך מנהלת נכסים הציגה תיק דוגמא לביקורת.
יש לפעול לשיפור איכות הניהול הממוחשב של נכסי הרשות, הרישום
והניהול של הנכסים צריך להיעשות באמצעות תוכנה ייעודית למטרה זו.
התוכנה תבטיח את נאותות כל המידע הנצבר במערכת ואת שלמותו היא תאפשר את המעקב והבקרה אחר כל הנכסים ותתריע באופן אוטומטי על נכסים שאינם בשימוש, פקיעת תוקף חוזים, פיגור בהוצאת דרישות תשלומים לשכייד ובגבייתס.
התלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23 מנהלת נכטים תעשה בדיקה לגבי תכלול הנושאים עס תוכנות בר טכנולוגיה
ועדכנית.
תוקן?
לא תוקן/
תוקן חלקית/
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
תוקן
לא תוקן
6
עיריית כרמיאל
ניחול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
ניהול השכרת נכסים
%
%
%
%
%
%
.%
%
%
%
:%
%
%
%
%
%
/%
%
%
%
.%
0
לוודא חוזים בתוקף, והארכתס במועד
קיום ביטוחים/ערבויות בתוקף ולוודא את הארכתם.
יש לקבל הערכות שמאי לגבי כל נכס שמושכר וכן לצאת במכרז במידת הצורך.
חווה לתקופה של עד 5 שנים
סעיף 188 לפקודה מחייב את אישור מועצה בהשכרה בטוות מ- 5 שנים עד 25 שנים.
בשכירות מעל ל-25 נדרש גס את אישור משרד הפנים.
התראת מינימום 60 יום קודם טיוס החוזה (חוזה שניתן להארכה).
התראת מינימוט 90 יום קודט סיום החוזה (לתוציס שלא ניתנים להארכה).
יש לעגן בנוהל--את אופן החידוש החוזה שיעשה 30 יום לפני פקיעתו.
מומלא שחוזה השכירות יקבעו לתאריך קבוע.
כל החוזים חייבים לקבל את אישור היועמייש וגטס בהארכתס.
יש להקפיד על חתימה בכל עמוד של החווה בליווי תאריך.
במעמד החתימה לוודא - קיום ערבויות/ביטוחים.
יש לעגן בנוהל-- ישיבה של הגזבר עס הממונה על השכרת הנכטיס (אחת לתקופה/רבעון/חצי שנתי/שנתי) הגזבר יקבל דיווח על כל נכס שמושכר.
0 מי השוכר/שימוש.
תאריך החוזה.
דמי השכירות.
מצב הנכס.
אירועים בנכס (אתזקה/ביקור הנכס).
מצב גבייה (איחורים בעיות בגביה).
0 0 000
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 10/07/23
תתקיים ישיבה עס מנהלת נכסים וחשבת תקציבים ייקבע נוהל והוא יוצג לביקורת
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן חלקית