פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך

סדר יום:

א. דברי פתיחה ו"אני מאמין" של ראש העיר.

ב. יו"ר הוועדה, היכרות, אופן התנהלות הוועדה, קביעת לו"ז לשלוש הישיבות הבאות.

ג. דיווח מבקר העירייה וסקירה קצרה על האופן בו מתבצעת עבודת המבקר.

ד. בקשה לקבלת שתי הצעות מהוועדה לנושאי ביקורת מטעם הוועדה למבקר העירייה.

ה. דיון בדוח כספי מבואר ודוח כספי מפורט שבוצע על ידי רו"ח חיצוני מטעם משרד הפנים.

(מצ"ב הדוח והתייחסות הגזברות לדוח - גזבר העירייה יוזמן לדיון בוועדה).

ו. דיון בדוח ביקורת מבקר העירייה לשנת עבודה 2017 - אישור המלצות הוועדה היוצאת

שדנה בדוח לקראת אישור מועצת העיר. (המועצה לא דנה בדוח עקב הבחירות).

ז. דוח ביקורת מבקר העירייה לשנת עבודה 2018 - חלוקת נושאים לחברי הוועדה לקראת

דיון בישיבת הוועדה במהלך חודש יוני 2019. (לאחר התייחסות ראש העיר

נושא: פרוטוקול ישיבת ועדת: שם הוועדה מס' ישיבה: 1

נערך ביום תאריך הישיבה: 17.03.19 אסמכתא

נוהל ע"י: עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה לענייני ביקורת נרשם ע"י : אריאלה ברנשטיין, מזכירת

הוועדה

שמות חברי

הוועדה

הנוכחים:

עו"ד יוסי סדבון -יו"ר הוועדה

פליאה קטנר - חברת הוועדה

ממה שיינפיין - חבר הוועדה

שמות חברי

הוועדה שלא

נכחו:

ד"ר אסנת ספורטה - חברת הוועדה

צביקה צרפתי - חבר הוועדה

אורן כהן - חבר הוועדה

ד"ר רפאל קובי -חבר הוועדה

שמות מוזמנים

שנכחו:

דוד תורג'מן - מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור שגיא רוכל - גזבר העירייה

אייל מגיני - סגן מבקר העיריה

אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה

תפוצה: חברי הוועדה, משתתפים, רכז/ת ועדות העיריה, מבקר העירייה, סגן מבקר העירייה, ראש העיר ומנכ"ל העירייה

עיקרידברי המשתתפים:

ראש העיר מר רפי סער פתח את הישיבה - בדברי פתיחה וברכות.

לסעיף ב' - יו"ר הוועדה, היכרות, אופן התנהלות הוועדה, קביעת לו"ז לשלוש הישיבות הבאות.

מר יוסי סדבון, יו"ר הוועדה פותח את ישיבת הוועדה בברכות ומציג את ה"אני מאמין" שלו, ואופן התנהלות הוועדה.

החלטה: הישיבות הוועדה יתקיימו בימי רביעי בשבוע.

החלטה: התאריכים שנקבעו להתכנסות הוועדות הבאות הן: 12.6 ,11.09 ,11.12.

לסעיףג' - דיווח מבקר העירייה וסקירה קצרה על האופן בו מתבצעת עבודת המבקר.

דוד: נתן דברי רקע:

• על תפקיד מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור.

• חלק מהתלונות משמשות לעיתים נושא לביקורת ומסגרת דוח מבקר העירייה.

• מהות עבודת המבקר והממונה על תלונות הציבור הינם בממשק ישייר עם התושבים.

• ההבדל בין תלונה לפנייה.

• תקנים חדשים בלשכת המבקר.

• סקר סיכונים מקיף שנערך בשת"פ עם מנכ"ל העירייה על כלל אגפי העירייה – הסקר נערך בשנת 2014. בשנת 2020 ירוענן הסקר

• דוח שנתי מבקר העירייה כולל בתוכו מספר דוחות, כל דוח כולל תקציר מנהלים +

המלצות + סיכום.

• בסמכות הוועדה לבקש ממבקר העירייה לבדוק 2 נושאי ביקורת בשנה.

כמו כן, ראש העיר רשאי לבקש מהמבקר לבדוק נושא מסוים לביקורת.

• לוח זמנים לטיפול בדוח השנתי:

יש להעביר את דוח מבקר העירייה עד לתאריך ה-01.04 .– הדוח מועבר להתייחסות ראש העיר ולידיעת הוועדה לענייני ביקורת.

לאחר 3 חודשים הוועדה לענייני ביקורת דנהבדוח ובהתייחסויות ראש העיר לדוח.

סיכומיי והמלצות הוועדה יועברו לכלל חברי המועצה לדיון בתוך חודשיים ימים.

ב- 01.11 - המבקר אמור לעלות הדוח לאתר העירייה לצורך פרסום • תיקון ליקויים - מבקר העירייה יעביר לראש העיר סטאטוס תיקון ליקויים עד לחודש אוגוסט.

צוות תיקון ליקויים יעביר את סטאטוס תיקון ליקויים לוועדה כל 3 חודשים • שמירת סודיות

לסעיףד' -בקשה לקבלת שתי הצעות מהוועדה לנושאי ביקורת מטעם הוועדה למבקר העירייה:

ממה מציע נושא לביקורת :

היערכות העירייה לשעת חירום - ציוד וכשירות אנשים, וועדה לשעת חירום.

מבקר העירייה הודיע כי הוועדה לענייני הביקורת היוצאת קבעה 2 נושאים לביקורת

הנושא יועלה לסדר היום בוועדה הבאה.

לסעיף ה' - דיון בדוח כספי מבואר ודוח כספי מפורט:

שגיא: נותן רקע והסבר על דוח הכספי של משרד הפנים וכן מצ"ב מכתב לממונה על מחוז מרכז,

במשרד הפנים, בנוגע למעקב תיקון ליקויים ביקורת 2017:

• רו"ח מטעם משרד הפנים עורך 2 דוחות

דוח כספי מבוקר

דוח ביקורת מפורט - אשר הממונה על הביקורת ממשרד הפנים קובע תחומים (הנדסה, כוח אדם וכו').

• הדוח מחולק למספר פרקים:

על העירייה

ליקויים משנים קודמות - יש ליקויים שאין באפשרות העירייה לתקן גם אחרי הרבה שנים ולכן הם חוזרים בדוח כל שנה, ורק לאחר 3 שנים הם נמחקים דוח ביקורת מפורט.

יוסי: הנחיית יו"ר הוועדה לענייני ביקורת - מבקש לזרז את מינוי הדירקטוריונים של חכ"ל, תרבות הפנאי ותאגיד הביוב.

יוסי: סעיף 3 - שעות נוספות יש לוודא כי תוספת שעות נוספות עם חתימת העובד תתויק בתיקו האישי.

שגיא: נוהל ביצוע תשלומים לספקים – יסתיים עד ספטמבר 2019.

שגיא: תמיכות: היום יש בין 100-80 עמותות שמקבלות תמיכה יש ביקורת אקראית וכן קיים נוהל תמיכות. היום עושים ביקורת ב-5 עמותות

שגיא: תקציב הג"א – לטעמנו הביקורת אינה נכונה , מחזיקים קבלנים - לפיקוח על הקבלנים.

שגיא: סעיף 9: המהנדס ארז אייזנר איננו כאן כבר, מדובר על מקווה עליה טענו כי לא מצאו טופס 4, יש טופס 4. כיום יש דוח נפרד

שגיא: סעיף 10: אנו לא מצטיינים במחיקת חובות

יש סמכות, ויש חוק. יש חובות שאי אפשר למחוק אותם.

יוסי: מבקש עד חודש יולי לקבל דיווח על המצב העדכני של החובות.

שגיא: סעיף 11: העירייה נהגהבעבר לרשום מימושים בהיטל השבחה.

לא רושמים חובות יותר. כל נכס שהגיע למימוש אנחנו בודקים

יוסי: מבקש מצב דוחות חובות היטלי השבחה עד סוף שנה.

אחריות דיווח - שגיא.

שגיא: סעיף 13-12: חובות מיסיםוהיטלים של חייבים - ייבדק סטאטוס בתוך 3 חודשים

שגיא: סעיף 14: מצמצמים את החובות

שגיא: ועדה חקלאית: יש התייחסות של אלון בן זקן.

יוסי: מבקש מאלון בן זקן, היועץ המשפטי, חוות דעת לגבי ביטול או אי ביטול של וועדה חקלאית לאור אי התכנסותה.

סעיף 17: מדובר בהפרשהשל עובדים, כיום יש בעיה עם עובד אחד בלבד שלא ניתן לחייבו

דוד: מבקר העירייה ערך ביקורת בנושא הפרשות כספי עובדים לקרנות פנסיה.

**מצ"ב מכתב לממונה על מחוז המרכז, התייחסות הגזברות לדוח.

לסעיף ו' - דיון בדוח ביקורת מבקר העירייה לשנת עבודה 2017 - אישורסיכומי והמלצות הוועדה היוצאת שדנה בדוח לקראת אישור מועצת העיר. (המועצה לא דנה בדוח עקב הבחירות):

יוסי: החלטה: לקבל את סיכומיי והמלצות המבקר ולהעביר הדוח לדיון מיוחד במועצת העיר.

ממה: שואל איפה עומד מצב האינוונטר בעירייה?

דוד: ממצאי דוח ביקורת אינוונטר מצביעים על אי ניהול תקין בכל הקשור לשליטה, פיקוח, בקרה ורישום. העירייה פועלת להסדרת נושא האינוונטר מזה 3 שנים העירייה ברשות המנכ"ל מינתה את מר אורן וולשטיין, מנהל באיכות הסביבה לרפרנט מטעם העירייה, לטובת העניין גויס יועץ מר מאיר אלקיים, שמשמש כפרוייקטור להסדרת נושא האינוונטר. ממצאי הביקורת מצביעים על בעיות רישום פיקוח ובקרה במחסני העירייה, בבתי ספר, גני ילדים ועוד.

כמו כן, מהדוח עולה כי לא היה מחסנאי במחסני העירייה באופן שוטף.

יוסי: יו"ר הוועדה מבקש ביקורת מעקב ליקויים בנושא האינוונטר לישיבה בחודש דצמ' 2019.

לסעיףז' - דוח ביקורת מבקר העירייה לשנת עבודה 2018 - חלוקת נושאים לחברי הוועדה לקראת דיון בישיבת הוועדה במהלך חודש יוני 2019( .לאחר התייחסות ראש העיר).

ממה שיינפיין: חניות נכים

פליאה קטנר: השכרת נכסים

יוסי סדבון: הנושאים יחולקו בהמשך לכלל החברים לפי בקשתם, יתרת הנושאים באחריותי.

המשימות שטרם נקבע עבורם חבר וועדה שיבחן את דוח הביקורת ותגובת העירייה - רישוי בנייה תמ"א 38

- מחלקת רכב

- התנהלות כספית מחלקת רכב

- הכנסות רווחה

- מעקב לתיקון ליקויים

מודה למבקר ולגזבר על השתתפותם בישיבה וההסברים שניתנו במהלך הישיבה

_________________

עו"ד יוסי סדבון

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת