פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך

סדר יום:

א. דיון בדוח מבקר העירייה מס' 42 לשנת 2018 (כולל הערות ראש העיר- עפ"י חלוקת

הנושאים.

עיקרי דברי המשתתפים:

יוסי: תודה רבה למבקר על הכנת המצגת לכל חבר.

כל חבר יציג את הנושא שלו בתור + המלצות.

ממה: דוח ביקורת הקצאת חנות נכים פרטיות:

משרדי המחלקה צפופים מאד באופן אשר מקשה על כניסת נכה עם כיסא גלגלים ואין מקום מסודר בו יכולים נכים לשבת ולהמתין מחוץ למחלקה.

המלצה: לבחון שיפוץ/מיקום שיתאים לצרכי הנכים.

סמכויות הוועדה אינן מוגדרות בנוהל, הנוהל שמופיע באתר העירייה הינו של עיריית כרמיאל.

בשנת 2009 החוקים השתנו ותהליכי העבודה התעדכנו- אך בפועל הנוהל לא עודכן.

נושא: פרוטוקול ישיבת ועדת: שם הוועדה מס' ישיבה: 2

נערך ביום תאריך הישיבה: 12.06.19 אסמכתא

נוהל ע"י: עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה לענייני ביקורת נרשם ע"י : אריאלה ברנשטיין, מזכירת

הוועדה

שמות חברי

הוועדה

הנוכחים:

עו"ד יוסי סדבון -יו"ר הוועדה

פליאה קטנר - חברת הוועדה

ממה שיינפיין - חבר הוועדה

ד"ר רפי קובי - חבר הוועד

אורן כהן - חבר הוועדה

צביקה צרפתי - חבר הוועדה

שמות חברי

הוועדה שלא

נכחו:

ד"ר אסנת ספורטה - חברת הוועדה

שמות מוזמנים

שנכחו:

דוד תורג'מן - מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור אריאלה ברנשטיין - מזכירת הוועדה

תפוצה: חברי הוועדה, משתתפים, רכז/ת ועדות העיריה, מבקר העירייה, סגן מבקר העירייה, ראש העיר ומנכ"ל העירייה

המלצה: לכתוב נוהל שיכיל את מסגרת העבודה עפ"י חוק.

העירייה לא עומדת בלוחות הזמנים לאישור חניית נכים שצריכה להיות מאושרת לאחר 60 יום אך בפועל זה מאושר לאחר 90 יום

פרוטוקולי הוועדה מוקלדים ומועברים לאישור וחתימת הגורמים המוסמכים באיחור רב מהיום בו בוצעה הוועדה.

המלצה: לכנס את הוועדה בתדירות גבוהה יותר ולאשר בחתימת הפרוטוקול בסיום הוועדה.

לא נערכת הצלבה מול קובץ המימד (קובץ נתוני מרשם האוכלוסין) לצורך איתור נכים שנפטרו או העתיקו את כתובתם מהעיר.

המלצה: לעדכן מידי חודש את השינויים כפי שמועבר כיום ממרשם האוכלוסין למח'

הארנונה.

לא נערך מיפו חניות נכים פרטיות הקיימות בעיר ואין לעירייה נתונים בדבר מספר חניות הנכים הפרטיות שהוקצו, משך ההקצאה, מיקום החנייה וכו'.

המלצה: לבצע סקר/מיפוי.

ישנם מסמכים לגביהם מבקש החנייה מחוייב להתייצב פיזית במשרדי המחלקה ולהציג בפני רכזת הוועדה מסמכי מקור, דרישה אשר מקשה את הליך הגשת הבקשה ע"י אוכלוסיית הנכים.

המלצה: לבחון להעביר הטיפול בהגשת המסמכים בדלפק מרכז שירות עירוני.

במדגם אקראי נמצא כי במקרים רבים חסרו בבקשות מסמכים ונתונים רלוונטיים כגון:

תאריך הגשת הבקשה, תו נכה, אישור רפואי ומסמכים רפואיים.

המלצה: להקפיד על תיוק כלל המסמכים ומילוי הרשומות כנדרש.

הסעיפים התקציביים הנוגעים בטיפול בהקצאת חניות נכים מוגדרים כתקציב בלתי רגיל (תב"ר) למרות שמדובר בהוצאות רגילות.

המלצה: לשריין תקציב רגיל שוטף ולא במסגרת תב"ר.

לא קיימת מדיניות אחידה ביחס למחיקת הסימון על גבי הכביש.

המלצה: לפעול בהתאם לתוכנת מימד כפי שמועברת ממשרד הפנים למחלקת ארנונה וכן לקבוע בנוהל מדיניות לביטול החנייה.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

פליאה דוח ביקורת השכרת נכסים העירייה:

העירייה אינה עורכת ביקורים מוסדרים בנכסי העירייה.

המלצה: לקבוע מועדים לביקורים פיזיים שוטפים בנכסי העירייה המושכרים אחת לתקופה.

מטבלת נתוני הכנסות דמי שכירות נכסי העירייה עולה כי למרות הגידול במספר הנכסים המושכרים החיוב השוטף לא עלה באותו יחס.

כמו כן, שוכר שאינו משלם את חובו במועד אין העירייה מחייבת אותו בגין ריבית פיגורים.

המלצה: לפעול ולבחון דרכים להעלאת שיעורי הגבייה בגין השכרת מבני העירייה וכן לבחון את הדרכים להגדלת הכנסות העירייה מדמי השכרת הנכסים.

השכרת מזנונים בבתי ספר: עולה כי חלה ירידה של כ-33% בהכנסות. וזאת בשל הפעלת

חוזר מנכ"ל משרד החינוך בדבר אוכל בריא. כמו כן אף שוכר לא היה מעוניין לשכור מזנונים באולפנית הראה ובבי"ס תורה ומדע באותה תקופה עקב מיעוט תלמידים.

בשני מזנונים בחט"ב שרת ושז"ר חה ירידה במחירי דמי השכירות מ- 50,000 ₪לסך של כ- 15,000 .₪ירידה של 70%.

מקלטים: העירייה משתמשת בחלק מהמקלטים הציבוריים לשימוש עצמי וחלק אחר היא מעמידה לגורמי חוץ לשכירות, לרבות עמותות, מועדוני נוער, מקום לתפילה, פעילויות של תרבות, ספורט וכו'.

בבעלות העירייה 66 מקלטים ציבוריים בעיר מתוכם 9 מקלטים לא היו מושכרים נכון לינואר 2018.

בהערכת השמאי שניתנה לעירייה קבע השמאי שהתעריף לעמותות יהי 50% מהתעריף הרגיל.

הקצאת מקומות חנייה לתחנות מוניות: ועדת התנועה של העירייה המליצה לאשר משנת 1989 כ-20 תחנות מוניות בתחומי העיר והקצתה לכל תחנה בין מקום חנייה אחד ל-5 מקומות חנייה למוניות

אין העירייה גובה אגרה כלשהיא מבעלי המוניות החונים בחניות כפי שהוקצו על ידי העירייה.

אין בידי העירייה תיעוד לגבי מספר תחנות המוניות ומספרי תאי חנייה שאושרו לכל אחת מהן על ידי העירייה.

המלצה: לבחון דרכים לדרוש מבעלי תחנות המוניות, לחתום על הסכם רשות שימוש, וכן לגבות דמי שימוש כפי שיקבע בחוות דעת שמאי, וזאת בהתאם למספר מקומות החנייה שהוקצו לכל תחנה ולפי כללים וקריטריונים אחידים ושוויוניים.

הצבת דוכני מפעל הפיס במרחב הציבורי: נמצא כי דוכני מפעל הפיס המוצבים על המדרכות, אינם חלק מרשומות הנכסים המושכרים של העירייה, ואינם נכללים באינוונטר הנכסים המושכרים של העירייה.

המלצה: לשקול ולבחון את מימוש חוק עזר המאפשר לגבות ממפעילי דוכני מפעל הפיס, דמי שימוש ראויים בגן הצבת הדוכנים על המדרכות ברשות הרבים.

שטחי התארגנות בפרויקטים על שטח ציבורי: העירייה לאחר התייעצות עם שמאי נוהגת לגבות 15.5 ₪למ"ר בגין שטחי ההתארגנות באתרים ציבוריים (משרדים, חנייה לכלים כבדים, מחסנים).

המלצה: שהתעריף לשימוש בשטחי ההתארגנות כפי שנקבע בהתייעצות עם שמאי ייבחן מחדש ויוצא לעירייה בצורת שומה כתובה ומוסדרת שתצורף לתיקי בקשה.

בטחונות וערבויות לקיום הסכמי שכירות: העירייה נוהגת לקבל ערבויות כבטחון לקיום הסכמים מגורמי חוץ החתומים על הסכמים עם העירייה. אך מהממצאים עולה כי:

נמצאו ערבויות לא תקינות בתוקף.

נמצא כי כלל לא נלקחה ערבות.

השוכר עזב לפני תום תקופת השכירות וככל הנראה הערבות הוחזרה לו.

אין בחוזה חובה להמציא ערבות.

המלצה: לקבוע מדיניות של העירייה, לגבי אלו סוגי נכסים מושכרים חובה לקבל ערבות ולאלו סוגי נכסים אין חובה, ומה גובה סכום הערבות הנדרשת (גם לגבי עמותות).

נדרש לרענן ולעדכן את נוהל ערבויות שהוכן בשנת 2002 לערך

מטווח עירוני: כולל 3 מבנים בשטח בנוי של כ- 280 מ"ר, על שטח קרקע בגודל 8,267

מ"ר, כולל שטח המטווח החדש ורשות להפעלת מזנון

השמאות לאומדן דמי השימוש להפעלת המטווח העירוני נערכה בשנת 2014, לפני מועד ההשכרה, לקראת היציאה למכרז פומבי בנושא.

המלצה: שהעירייה תקבע בהנחיותיה, כל כמה זמן לבחון/לערוך שמאות חדשה לאומדן דמי השימוש הראויים להשכרת נכסיה.

כמו כן, שגוף מוסמך בעירייה ייקבע את המדיניות למתן הנחות בדמי שימוש לנכסי העירייה המושכרים שיתבסס על נוהל תמיכות במוסדות ציבור של משרד הפנים, ולא על קביעה שמאית.

מבדיקה אקראית שערכה הביקורת במזנון בית ספר תיכון רבין, נמצא כי בחוזה השכירות להפעלת המזנון, נקבע כי הסכום בגין צריכת החשמל יהיה 300 ₪לחודש, וזאת על אף שלפי הערכת השמאי נקבע 500 ₪לחודש

המלצה: לבחון שהחיוב וגביית דמי השימוש בגין צריכת חשמל משוכרים שונים יהא אחיד - על פי הערכת שמאי או על פי קריאת מונה וצריכת החשמל בפועל.

המלצות:

מנכ"ל העירייה יקיים דיון בראשותו וינחה על הקמת צוות לתיקון הליקויים לטיפול בממצאי הדוח,.

לשתף/להגדיל כשותף פעיל את מחלקת הביטחון בעירייה בתהליך ניהול מקלטים בהשכרה.

להסדיר בנוהל תוך הגדרת מסגרת עבודה ואחריות בין מח' נכסים ומח' ביטוח בגזברות העירייה.

מומלץ לבחון שילוב/אישור מח' הביטוחים בתהליך השכרת נכסי העירייה.

מומלץ לבצע סקר/להפעיל את מנהלי האזור של אגף איכות הסביבה לצורך איסוף נתונים בדבר מיקומם והשכרתם של דוכני מפעל הפיס, תחנות מוניות ושטחים ציבוריים נוספים.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

יוסי: דוח ביקורת תהליכי רישוי ובניה לפי תמ"א 38:

הנחיות ודרישות מהנדס בודק ששכרה העירייה מטעמה לבדיקת יסודות מבנים קיימים וחיזוקם במסגרת תמ"א 38 מתקבלים באגף ההנדסה, אך לא מועברים למח' פיקוח על הבנייה לצורך מעקב, כתוצאה מכך ניתנו טופסי אישור לטופס 4/תעודת גמר ללא התניה וללא שנבדקו.

המלצה: לקבוע תאריך אשר ממנו והלאה ייושמו בדיקות יסודות וחיזוקם של מבנים במסגרת בנייה של תמ"א 38.

לבצע בדיקה של כלל המבנים שקיבלו תעודת גמר/טופס 4 במסגרת תמ"א38.

ליישם ולפעול בהתאם לנוהל עירייה בנושא פיקוח על בנייה חדשה

העירייה לא נערכה באופן מלא לכניסתם ולהפעלתם של "מכוני בקרה" מכוח תיקון 101 לחוק התכנון והבנייה ולא נכתבו נהלים משלימים.

המלצה: על אגף הנדסה לעמוד מול מינהל התכנון במשרד האוצר לשם בדיקת כל ההשלמות והיערכות הנדרשות.

יש להתאים/לשכתב את נהלי העירייה בהתאם לתיקון 101 לחוק התכנון והבנייה

מספר הבקשות לתמ"א 38 נמצא במגמת ירידה

המלצה: לפעול ולבחון את הסיבות למגמת הירידה ולפעול לצמצום פרק הזמן מרגע הגשת הבקשה ועד לדיון בוועדת המשנה לתכנון ולבנייה.

לא נמצאו תיקוני חוזרי מנכ"ל.

ובאתר האינטרנט ההנדסי של העירייה לא נמצאה התייחסות לפרסומי הוועדה כפי שנקבע בחוק.

המלצה: לעדכן הנהלים בהתאם לחוזרי מנכ"ל ולתיקונים מחייבים.

לפעול להסדרת עדכונים חוזרים/תקנות ולמנות רפרנטים בכלל האגפים בעירייה.

יש לוודא קיום פרסום באינטרנט ההנדסי של העירייה בהתאם לנדרש בחוק.

לבחון ביצוע סקר מבנים בעיר לאיתור מבנים הדורשים חיזוק וטיפול במסגרת תמ"א 38.

לבחון שילוב מערכת ממוחשבת לניהול, מעקב ופיקוח אחר בניית תמ"א38.

לבחון השלמת כ"א/מפקחים/שילוב מפקח חיצוני לסיוע בקרה ולמעקב באתרים לצורך

השלמה ואיסוף אישורים ומסמכים חסרים בתיקים.

לוודא שליחת התראות לקבלנים חורגים במילוי הנחיות מחייבות בשיתוף פעולה עם המח' המשפטית.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

יוסי: דוח ביקורת מחלקת רכב:

בעבר מח' הרכב היתה כפופה לאגף איכות הסביבה, כיום בעקבות שינוי ארגוני רוחבי בעירייה, המחלקה כפופה לאגף הנדסה.

המלצה: לבחון הכפפת המחלקה לאגף איכות הסביבה כפי שהיה קודם לכן.

תפקידם ותחומי אחריותם של עובדי מח' רכב לא הוגדרו בנוהל עבודה מסודר.

לחלק מנהגי המחלקה אין רישיון מתאים להפעלת כלי הרכ.

המלצה: להגדיר את תפקידי עובדי מח' רכב ותומי אחריותם ע"י נהלי עבודה ותוכניות עבודה.

לגייס רק עובדים בעלי הכשרה התואמת לצרכי מח' רכב.

לעדכן את מצבת כ"א.

לוודא כי מזכירת המח' שהצטרפה בחודש ספטמבר 2018 למח' תקבל את ההכשרה המתאימה על מנת שתוכל לסייע במחשוב כלל פעילות המחלקה.

המערכת הממוחשבת לניהול צי רכב המשמשת את מח' הרכב מבוצעת כיום באופן חלקי.

המלצה: לנהל את כלל פעילות מח' הרכב באופן ממוחשב ולבצע באמצעותה בקר ופיקוח.

כיום מנהל המח' עובד מול 3 מערכות שאינן מסונכרנות ביניהן: מערכת לניהול צי הרכב איתוראן ופזומט וזה מעמיס על מנהל המח'.

המלצה: לבחון מחדש רכישת מערכת ממוחשבת מובנית הקיימת בשוק לצד המערכת הפנימית אשר פותחה.

על פי הוראות תקנות התחבורה, על קצין בטיחות בתעבורה לנהל תיקי נהגים הכולל מסמכים שונים. (צילום רישיון נהיגה בתוקף, טופס פרטים אישיים והצהרת בריאות).

המלצה: להשלים עבור כלל נהגי העירייה את תיקי הנהגים ואת המסמכים הדרושים בהם ולעלות את כולם למערכת הממוחשבת.

מנהל מח' רכב משמש כקצין בטיחות בתעבורה. קיים ניגוד עניינים בין שני התפקידים.

המלצה: למנות קצין בטיחות בתעבורה ולהכפיפו ישירות למנכ"ל.

קיים מחסור בסככות לחניית כלי הרכב הכבדים ובסככות הקיימות ישנו ציוד עירוני ומכלי מים של תאגיד המים.

המלצה: לפנות את הסככות ולייעדן לחניית כלי הרכב העירוניים בלבד.

גילם של 10 רכבים שונים מרכבי העירייה הינו מעל 18 שנה

המלצה: לבחון גריטת הרכבים ששנת הייצור שלהם עד שת 200 ולהכין תכנית רב שנתית הצופה את צרכיה של העיר בשנים הקרובות.

תדלוק כלי הרכב מבוצע כיום מול ספק אחד ויחד ללא בקרה.

המלצה: לבחון התקשרות עם ספקים נוספים והשוואת מחירי דלק בין ספר ספקים נוספים, בהתאם לכללי מינהל תקין.

ועדת התאונות - וועדה לתחקור תאונות בעירייה, לא התכנסה בשנים האחרונות כלל.

המלצה: לחדש את פעילות וועדת תאונות אשר חוקרת את התאונות בהם מעורבים נהגים וכלי רכב של העירייה.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

אורן: דוח ביקורת התנהלות הכספית של בתי ספר בעיר:

נמצא כי בכל בתי הספר שנדגמו ישנו "משתמש" אחד בלבד במערכת האסיף, ללא "משתמש" נוסף כגיבוי.

היועץ החיצוני מתפעל את מערכת האסיף בעת היעדרות המזכירה באמצעות הרשאה ושם משתמש של המזכירה.

המלצה: על אגף החינוך לפעול להוספה ושילוב משתמשים והרשאות נפרדות כנדרש, וזאת גם לשם מעקב אחר נתיב הביקורת.

בוצע חיוב הורים בתשלומים שלא אושר לגבייה על ידי משרד החינוך, בניגוד להנחיות המשרד.

המלצה: לפעול לגביית תשלומי הורים בהתאם להנחיות משרד החינוך.

נמצא כי תרומות מהורים, נעשית ללא אישור וידוע אגף החינוך/משרד החינוך.

המלצה: לפעול לכך שתרומות הורים יעשו בכפוף להוראות ואישור אגף/משרד החינוך.

נמצאה גביית תשלומים עבור פעילויות תל"ן מבלי לקבל אישור והסכמה של כל הורה בכתב.

המלצה: תשלומים עבור פעילויות תל"ן יעשו רק לאחר אישורים בכתב מכול הורה.

נמצא כי חלוקת הנחות להורים, בחלק מהמקרים, מתבצעת ללא סמכות ובאופן שאינו אחיד בין בתי הספר ולעיתים מבלי שהתקבלו מסמכים מההורים המצדיקים את מתן ההנחה.

המלצה: להסדיר מתן הנחות בכל בתי הספר בדגש על אחידות, ורק לאחר קבלת כל האישורים הנדרשים ובכפוף להנחיית אגף/משרד החינוך.

חלוקת מלגות נעשית מבלי שהתקבלו מלוא המסמכים הנדרשים, כפי שנקבעו בנוהל משרד החינוך.

המלצה: להסדיר מתן מלגות בכל בתי הספר בדגש על אחידות, ורק לאחר קבלת כל המסמכים הנדרשים בכפוף לקבוע בנוהל משרד החינוך.

לא מתבצעת החזרת יתרות של עודפי גבייה בחשבון ההורים להורים, בניגוד להנחיות משרד החינוך.

המלצה: בתי הספר ישיבו להורים את יתרות עודפי הגבייה בהתאם להוראות משרד החינוך.

התקשרויות וביצוע רכישות מספקים נעשית מבלי שהתקבלו הצעות מחיר כנדרש בחוק לצורך ביצוע ההתקשרות מיטבית עבור מוסד החינוך.

המלצה: התקשרויות ורכישות מספקים יעשו רק לאחר קבלת הצעות מחיר מ-3 ספקים

בתי הספר אינם מצליחים לגבות את מלוא התשלומים הנדרשים מכל ההורים וכי אין מבצעים פעולות אכיפה מספקות לגביית החובות.

המלצה: לפעול לגבייה אחידה ושוויונית בכל בתי הספר ולפעול לאכיפה של גביית חובות הורים.

עמלות הבנקים משולמות ע"י בתי הספר ולא על ידי העירייה כמחויב בתקנות.

המלצה: להוסיף לסל התלמיד המועבר לבתי הספר תקצוב למימון עלויות הפעלת חשבון הבנק כמחויב בתקנות.

העירייה לא מינתה נציג מוועד ההורים כמורשה חתימה נוסף בחשבונות ההורים בבתי הספר ולא מינתה מורשה חתימה נוסף בחשבון בתי הספר מבין עובדי הרשות.

המלצה: למנות מורשי חתימה נוספים מנציגות ועד ההורים בחשבון ההורים ומורשה חתימה נוסף מבין עובדי אגף החינוך בחשבון הרשות וזאת כמתחייב.

לא נקבעו ולא נשלחו נהלים מאגף החינוך למוסדות החינוך, למרות שהאגף לחינוך מחייב את בתי הספר לפעול בהתאם לנהליו. ולכן נמצא כי מוסדות החינוך פעלו לעיתים בתהליכי עבודה שאינם תקינים.

לא מבוצעת בקרה שוטפת על ידי אגף החינוך אחר עמידת בתי הספר היסודיים בנהלי העבודה שנקבעו להם (מתן מלגות והנחות לפי ההנחיות, איסוף הצעות מחיר לרכש המבוצע ועוד).

המלצה: לכתוב נהלי עבודה כנגזרת מהוראות משרד החינוך ואגף החינוך ולוודא יישומן.

סל התלמיד של בתי הספר במסגרת הניהול העצמי נקבע לפי סכום קבוע לכל תלמיד, מבלי להתחשב בגודל של בתי הספר, זאת למרות שחלק גדול מעלויות ניהול בתי הספר נקבעות בהתאם למספר הלומדים בו.

המלצה: מומלץ לבחון מנגנון דיפרנציאלי אשר יתחשב בבתי ספר עם מספר תלמידים קטן, וגם יסייע בגמישות ניהולית לבתי הספר הללו.

החברה לתרבות ופנאי לא מבצעת פעילויות של חוגים וצהרונים בבית ספר אופירה נבון ובשל כך, בית הספר לא מקבל תקורות מהעמותה.

החברה לתרבות ופנאי מפעילה חוגים בחטה"ב שז"ר מבלי שחטיבת ביניים זו מקבלת תקורות עבור הפעלת החוגים במבנה.

בבית הספר העל יסודי תורה ומדע נערכים חוגי ספורט על ידי מדריך (מאמן כדורסל) במשך כ-3 שנים. הפעלת החוג לא מבוצעת על ידי החברה לתרבות ופנאי.

המלצה: החברה לתרבות ופנאי תקדם ותפעיל חוגים בכל בתי הספר בעיר תוך תשלום תקורות לבתי הספר בהתאם לנוהל העירוני.

יש להעביר את חטה"ב ובתי הספר העל יסודיים לניהול עצמי תוך הסדרת פעילות החוגים בשטחם ותשלום תקורות לחטה"ב ולבתי הספר העל יסודיים, בהתאם לנוהל העירוני הקיים בבתי הספר היסודיים.

יש להפעיל את החוגים בבתי הספר העל יסודיים באמצעות החברה לתרבות ופנאי.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

ד"ר רפאל קובי: דוח ביקורת מקסום הכנסות אגף הרווחה:

לא חל שינוי בתקציב שמקבלת העירייה ממשרד הרווחה בין השנים 2015 ו-2016. הגידול הסתכם בכ-2.9%. את רובו ככולו של הגידול, ניתן לייחס לגידול במצבת התקנים המוקצים לעירייה, גידול של כ-3 תקנים

המלצה: לוודא כי אכן נעשות פעולות להגדלת התקצוב המתקבל ממשרד הרווחה לצורך מתן שירותים נרחב יותר.

העירייה לא ניצלה את מלוא התקציב שהוקצה לה לטובת פרוייקט שכונה תומכת.

הדבר עלול להוביל להפחתת התקציבים הקיימים.

המלצה: לוודא ניצול מלא של התקציבים המוקצים לעירייה על ידי משרד הרווחה לצורך מתן שרותי רווחה.

העירייה אינה מאיישת את מלוא התקנים המוקצים לה על ידי המשרד, ובממוצע לא מאויישים כ-3 תקנים בכל חודשהמשמעות היא אי מיצוי תקנים בשווי של כ-30 אלף₪ בחודש ושל כ-350 אלף₪ בשנה.

המלצה: יש להקפיד על קיום בקרה ניהולית שוטפת, ברמה חודשית, אחר הדיווחים המועברים למשרד הרווחה ולפעול למיצוי התקנים המוקצים לעירייה על ידי משרד הרווחה. וכן על קיום בקרה אחר הדיווחים על מנהל להבטיח קבלת מלוא הסכומים המגיעים לעירייה.

לבחון אפשרות להעסקת גורם בקרה חיצוני שיסייע במיצוי ההכנסות בתחום הרווחה.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

יוסי: דוח מעקב תיקון ליקויים עמותת קרן המוסיקה כפר סבא:

על פי הנחיות רשם העמותות תוך שנה היה צריך להסתיים תהליך פירוק עמותה אך לא בוצע.

מפרק העמותה, עו"ד מ.ד. מונה למפרק העמותה.

המלצה: לפעול במרץ לסיום הליך פירוק וסגירת העמותה ומחיקת העמותה מפנקס העמותות.

העירייה אמורה היתה לקבל לידיה את נכסי העמותה ללא תמורה בעת פירוקה.

המלצה: לוודא כי עם פירוק העמותה נכסי העמותה יועברו לעירייה ללא תמורה כפי שקבוע בסעיף 13ב לתקנון העמותה

לבחון מול מפרק העמותה/רואה חשבון ואחרים השבת הכספים אשר הועברו לעמותה בגין רכישת הציוד, חזרה לחשבון העירייה.

יש לקבל לידיה את רשימת הציוד שנרכש מהעמותה על ידי העירייה והועבר לחברה לתרבות ופנאי.

המלצה: להסדיר את רשימת ציוד כלי הנגינה כפי שהועברו אליה מעמותת קרן המוסיקה כפר סבא ולבצע השוואה תוך רישום ובקרה אשר תואמים את חוזרי מנכ"ל משרד הפנים והקבוע בפקודת העיריות לגבי רישום האינוונטר.

יש חוסר בהצגת ציוד הנגינה באופן מלא.

המלצה: יש להשלים את רישומי המצאי (אינוונטר) הקיים בקונסרבטוריון, כולל כתיבת נוהל עבודה לניהול מצאי ציוד נגינה.

לבצע ספירה של ציוד הנגינה ולוודא התאמה לרישומים ובמידת הצורך, לפעול לאיתור

והחזרה של ציודי נגינה חסרים.

שהחברה לתרבות ופנאי תבחן ניהול כלי נגינה שמישים לצד ניהול רשימה נפרדת של כלי נגינה לא שמישים.

החלטה:

הוועדה החליטה לקבל את כל המלצות המבקר.

ראש העיר ממנה את מנכ"ל העירייה לפעול לתיקון הליקויים המופיעים בדוח המבקר.

יוסי: הוועדה דנה בדוח וממליצה להעבירו פה אחד למועצה.

הישיבה הבאה תהיה ב-11.09.19.

והישיבה האחרונה תתקייםב-11.12.19.

_________________

עו"ד יוסי סדבון

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת