פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

:סדר יום

א. דיווח בדוח ביקורת רו"ח חיצוני מטעם משרד הפנים לשנת 2018 והתייחסות גזבר העירייה

ב. דוח ביקורת מבקר העירייה על התנהלות הפארק העירוני בצירוף התייחסות ראש העיר.

ג. בחירת נושא ביקורת נוסף ע"י הוועדה לענייני ביקורת וסקירת נושאים שיטופלו בידי המבקר בשנת העבודה הבאה.

ד. קביעת מועדי 4 ישיבות הוועדה לשנת 2020.

ה. דיווח סטאטוס אינוונטר.

ו. סטאטוס פינוי עמותת מלב"י.

עיקרי דברי המשתתפים:

יוסי: אנחנו בישיבה מס' 4, מדליקים נר 4 של חנוכה נושא ראשון: דוח ביקורת רו"ח חיצוני מטעם משרד הפנים לשנת 2018 והתייחסות גזבר העירייה שגיא: יש 2 דוחות רו"ח חיצוני שמגיעים מטעם משרד הפנים מדי שנה, דוח ביקורת מפורט, ודוח מבוקר מי שמרכזת את כל העניין מול משרד הפנים זו אורית גנדל-דנאי, הסגנית שלי, ולכן היא הגיעה גם לישיבה בכדי

שאם יהיו לחברי הוועדה שאלות.

פרק ב' עמוד 8:

רישום, דיווח כספי והתקשרויות- הליקוי תוקן.

בנוגע לדיווח מועדי הגשת הדוחות - התקבל עובד נוסף והפערים צומצמו.

גזבר העירייה צירף לעיון הוועדה את התייחסותו כפי שהועברה למשרד הפנים.

יוסי: בישיבת המועצה הבאה אבקש לבטל את הוועדה החקלאית.

החלטה: הוועדה ממליצה לקבל את המלצות גזבר העירייה.

נושא שני: דוח ביקורת מבקר העירייה על התנהלות הפארק העירוני בצירוף התייחסות ראש העיר:

דוד: במהלך חודש יוני - דצמבר 2014 בוצעה בדיקה פנימית ע"י חברת "דים ממצאי דוח הבדיקה הפנימי פורסמו בעיתונות המקומית והצביעו על ליקויים חמורים, לכאורה.

נושא: פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת מס' ישיבה: 4/2019 נערך ביום רביעי תאריך ישיבה: 25.12.19 אסמכתא

נוהל ע"י: עו"ד יוסי סדבון, יו"ר הוועדה לענייני ביקורת נרשם ע"י : אריאלה ברנשטיין, מזכירת

הוועדה

שמות חברי

הוועדה

הנוכחים:

1. עו"ד יוסי סדבון- יו"ר הוועדה

2. אורן כהן- חבר הוועדה

3. פליאה קטנר- חברת הוועדה

שמות חברי

הוועדה

שלא נכחו:

1. ד"ר רפאל קובי- חבר הוועדה

2. ממהשיינפיין - חבר הוועדה

3. צביקה צרפתי- חבר הוועדה

שמות מוזמנים

שנכחו:

1. שגיא רוכל- גזבר העירייה

2. אורית גנדל- דנאי - סגנית הגזבר

3. מוטי מורי- מנהל הפארק העירוני

4. דוד ציון תורג'מן- מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור;

5. אייל מגיני- סגן מבקר העירייה;

6. אריאלה ברנשטיין- מזכירת הוועדה.

תפוצה: חברי הוועדה, משתתפים, מבקר העירייה, רכז/ת ועדות העיריה, סגן מבקר העירייה, ראש העיר, מנכ"ל העירייה

2

חברי מועצה שלא ידעו על העניין, פנו בשאילתא להנהלת העירייה לשם בירור וקבלת התייחסות, ובמענה לשאילתא נמסר כי מבקר העירייה בודק העניין והממצאים יוצגו לחברי המועצה.

ולכן אני בצעתי בדיקה מחודש מרץ ועד חודש יוני 2019.

מדוח הביקורת עולים ממצאים חמורים אך מנהל הפארק מסר לביקורת כי הוא מונה למנהל הפארק בשנת 2015 , והוא לא ידע על קיום דוח הבדיקה הפנימי

רוב הליקויים שנמצאו בביקורת בשנת 2019 דווחו לביקורת שתוקנו מוטי: אני לא ידעתי כלל על הדוח הפנימי שבוצע בשנת 2014.

אני הגעתי לעירייה משנת 2015.

והליקויים תוקנוכגון:

פנקסי קבלות: הופסק השימוש בהם.

מדחנים: הפער נבע מתקלה במדחן, לכן עקב תלונות של משתמשים רבים ברחבי הארץ חברת "אותות" תיקנה בגרמניה את התוכנה לכל המדחנים ולאחר תיקון זה יש התאמה מלאה בין סכומי הכסף המופקדים לבין דוחות ההפקדה במדחן.

כמו כן, הוכנס אשראי למדחנים, בכדי להשתמש פחות בכסף מזומן.

נגישות לכספים: אך ורק למנהלת החי פארק, וכל הכסף מופקד על ידה במח' הגביה באופן שבועי וקבוע מדי

יום ראשון, במח' הגביה, ובנוסף לא צוברים מזומן מעל 1000 ₪במדחן, במידה וסכום המזומן במדחן הגיע ל-1000 ,₪נעשית הפקדה יזומה במח' הגבייה ע"י מנהלת החי פארק

שירותי ניקיון קבלן: תחילת וסיום עבודה נעשה דרך מנהלת הפארק וכל מתקיים מעקב של מנהל הפארק על

נוכחות עובדי קבלני הניקיון והגינון.

וכן, הליקויים במספרי תעודות הזהות ובאיתור תלושי שכר עובדים נבעו משימוש כינוי של העובדים ולא בשמות המלאים כולל ת.ז. לא קיימים יותר עקב הפסקת השימוש בשמות כינוי, וכך יש התאמה מלאה בין מספר העובדים בפועל לשכר המושלם.

אינוונטר: הונהג שימוש בטופס גריעה/הוספה של בעלי חיים. הנוסף הווטרינר משותף בתהליך.

כמו כן, מנוהלת שליחת הודעות וקבלת אישורים מרשות הטבע והגנים.

הרישום נעשה ע"י הפורטל של רשות הטבע והגנים, יש תשלום סמלי שאתה צריך לשלם עבור רשות הטבע והגנים.

נהלים: עשינו תיק אבטחה של הפארק וערכנו עכשיו סקר שביעות רצון של התושבים.

אך כתיבת נהלי עבודה - בטיפול.

יוסי: בישיבת הוועדה ה-2 בחודש יוני, אני מעוניין לראות את הנהלים שהוכנו

ראש העיר קיבל את ממצאי דוח הביקורת, המנכ"ל יעמוד בראש הצוות לתיקון הליקויים.

חלק גדול מהליקויים תוקנו עוד במהלך הביקורת וחלקם האחר בתהליך טיפול.

החלטה: אני ממליץ לאשר את הדוח ולהעבירו למועצה.

נושא שלישי: בחירת נושא ביקורת נוסף ע"י הוועדה וסקירת נושאים שיטופלו בידי המבקר בשנת העבודה הבאה:

דוד: דווחו הנושאים המתוכננים לביקורת בשנת 2020.

יוסי: לנושא נוסף נפנה לחברי הוועדה במייל שיציעו נושאים לביקורת.

3

נושא רביעי: קביעת מועדי 4 ישיבות הוועדה לשנת 2020:

יוסי: 4 המועדים לישיבות הוועדה לענייני ביקורת הם

מרץ - 18.03.20

יוני- 17.06.20

ספטמבר 16.09.20

דצמבר 23.12.20

** הישיבות התקיימו בשעה 19:00, באולם הישיבות בבניין ראש העיר (זימונים יישלחו ליומנים שלכם).

נושא חמישי: דיווח סטאטוס אינוונטר:

דוד: להלן מצב הדברים בתחום האינוונטר לפי אורן וולשטיין, סגן מנהל אגף חזות העיר:

1. מונה מנהל מחסנים ואינוונטר עירוני שביצע במחסנים סדר, לרבות צביעה ושילוט ביחד עם מנהל

המרלוג, יוסי קוממי.

2. נקלטו 2 גמלאים שביחד עם עירא גוטליב ביצעו ספירה של כל גני הילדים 187.)

3. נכתב נוהל אינוונטר שעבר התאמות עם הרכש, בימים אלה הוא עוברבחינה טרם תיקופו והפצתו

בארגון.

4. לאחר הפצת הנוהל ומתוקף דרישותיו, מנהלי הארגון (מנהלי אגפים) יפעלו לפי הנוהל וימנו רפרנטים

יחידתיים שיעבדו לפי הנוהל אל מול מנהל המצאי הרשותי

5. בעבר נלקחו הצעות מחיר ממספר חברות ספירה והן היו יקרות מאדולכן פעלנו באופן ששכרנו 2

גמלאים. נכון להיום, החלטנו לנסות שוב נתיב זה, וניתנו להפתעתנו הצעות אטרקטיביות ולא יקרות ואין ספק שנכון יהיה בספירת "ה"הקמה" לעשות זאת ע"י חב' מקצועית ומנוסה.

6. לאחר שלב ההקמה, הכוונה היא שכל ספירה שתיעשה מידי שנה ע"י הרפרנטים היחידתיים, תיעשה

באמצעות אפליקציה שתכנס ישר לאוטומציה ותחסוך הקלדה. לצורך כך, נבחנו מספר אופציות –

דיימקס והיטו, טרם הוחלט סופית מי.

* חשוב ביותר שלא לחדש את הספירה עד שהנוהל יתוקף, יופץ ויוטמע ולמעשה יהיה מסמך מחייב לכלל עובדי הארגון ללא יוצאים מן הכלל.

יוסי: הוועדה מעירה את תשומת לב ראש העיר והמנכ"ל על התמשכות הנושא מעל 3 שנים ואין עדיין צפי לסיום

נושא שישי: דיווח סטאטוס פינוי עמותת מלב"י:

יוסי: עפ"י מכתבו של מנכ"ל העירייה, עמותת מלב"י היתה אמורה להתפנות עד ה- 24.11.19, אך טרם פונתה עד היום.

לכן הנושא יועבר להתייחסות מנכ"ל העירייה.

הישיבה ננעלה.

__________________ _____________________ חתימהיו"ר הוועדה חתימת מזכירת הוועדה