פרוטוקול החברה לתרבות ופנאי

02.04.20

פרוטוקול ישיבת דירקטוריון בזום בנושאהצגת סטאטוס החברה לתרבות ופנאי כפר סבא – "משבר הקורונה"

דברי פתיחה:

יו"ר הדירקטוריון וראש העיר מר רפי סער:

שלום לכולם, אנו עוברים תקופה שבה קשה לראות את הסוף, תחזית מאד קשה וקשה להחזיק את המשק בצורה מאוזנת, מדברים על סיום באמצע/סוף מאי , התקופה מאתגרת, דרמטית, השבתה של כל השירותים בעיר, ברמה העירונית יינתן שירות שוטף בכל התחומים במתכונת מצומצמת בדגש תחום האבטחה כולל פיקוח שוטף משלשום בלילה.

אנו נמצאים בשעת חירום מאתגרת וקשה ויחד עם זאת עושים את המיטב. ישנם קבוצות עובדים ומנהלים שאני מוריד בפניהם את הכובע על הטיפול במשפחות נזקקים במצוקה, ועזרה לקשישים, כל זה נעשה על ידי המערכת העירונית, כולל מתן מענה לילדי עובדים חיוניים של בית חולים מאיר.

שרון תציג את סטטוס החברה במצב החדש ונשמח לשמוע המלצות או הערות.

שרון פז מנכ"לית החברה לתרבות ופנאי כפר סבא:

על בסיס הקובץ שנשלח אתייחס לכל הנקודות ועל המערך הלוגי מתחילת המשבר ועד היום.

- מברכים את הצטרפותה של חברת דירקטוריון החדשה – איריס שחם.

- בשבוע לפני העדליידע התחלנו לחוש את תחילת המשבר עם איסור על התקהלות של יותר מ5,000 איש. בהתאם תהלוכת העדליידע בוטל כ- 36 שעות לפני תחילתוהצלחנו למזער נזקים ולצמצם את רוב העלויות ל- 25% מהעלות המתוכננת. במקביל תחילת צמצום של הפעילויות הקהילתיות של מעל 20 משתתפים. כולל פעילות הקתדרה החדשה נושא: פרוטוקול ישיבת דירקטוריון בזום בנושא עדכון סטטוס החברה לתרבות ופנאי במשבר הקורונה

נערך ביום: 01/04/2020 בשעה 17:00 נרשם ע"י לירון גדליה

משתתפים: רפי סער-ראש העיר ויו"ר הדירקטוריון

איתי צחר-מנכ"ל העירייה

שגיא רוכל-גזבר העירייה

מירב הלפמן-מנהלת אגף נוער וקהילה

עדי לוי סקופ-חברת מועצה

הדר לביא-חברת מועצה

ד"ר אמיר גבע-נציג ציבור

איריס שחם-נציגת ציבור

גדעון שני-נציג ציבור

שרון פז-מנכ"לית החברה לתרבות ופנאי ומנהלת אגף התרבות רונן אלסטר-חשב אגף

לירון גדליה-מ"מ מנהלת משאבי אנוש

- שינוי מהותי ומידי התחיל ב15.3 - עםסגירת מערכות החינוך בארץ, התארגנו תוך 48 שעות, לסגירת כל מערכי

הפעילות שלנו הכוללים: צהרוני בתי הספר, מעונות היום, צהרוני יול"א, וחוגי העשרה ופנאי.

- במקביל הפסקנו את פעילות קבוצת תיאטרון כפר סבא, קבוצת התזמורת הקאמרית והמקהלות.

- נסגרו בתי התרבות ארט קיימא, בית רייזל, השכלת מבוגרים. פנאי יחד ומנהלת שכונות ירוקות .

- הוצאת מעל 90% מהעובדים לחל"ת (מתוך יותר מ 700 עובדים של החברה) עם כל הקושי האישי שלנו במהלך זה .

(ההוצאה לחל"ת מאפשרת צמצום מהותי של עלויות שכר – בזמנים קשים מהווה יתרון בניהול חברה עירונית ) מה שמוריד את ההוצאות לחברה -יתרון לחברה עירונית. רדנו למינימום של פעילות תפעולית, במטה, תשלום לעובדים-

הקדמת משכורות בתקופה קשה זו, הקדמת התשלום לספק - מחודש פברואר/מרץ, עצירת הזמנות חדשות ,ביטול פעילות עתידיות , בקרת נזקים במקביל לביצוע גביה מקסימלית בכל המסגרות. עצירת גביה לחודשי אפריל והלאה למעט שירותים שאנו ממשיכים לתת באופן מקוון. קשר צמוד עם כל נותני השירות ומתכונת מצומצמת במרכז השירות.

- מעבר לפעילות מקוונת בתשלום:

o בקונסרבטוריון-1350 תלמידים(מורה תלמיד) פעילות מוצלחת ביותר מתוכם אולי 30 ביטולים בלבד, מנסים במקביל להגיע ללקוחות נוספים לפעילות הזאת.

o חוגי העשרה ופנאימקוונים ל- 600 תלמידים , פרסום חוגים מוזלים לקהל חדש – היום עלה פרסום ובהתאם נעקוב אחר ההצלחה בנושא זה .

o השכלת מבוגרים-מקוון מרחוק בשיתוף עם המשרד לשוויון חברתי- כיתות מבוגרים – כ-90 איש – 3 כיתות.

o ארט קיימא-מתכונת מצומצמת מקוונת של 2 חוגים.

- אמצע הדרך ועמיתים-

o אמצע הדרך- נותן סיוע מהבית ועוזר לבני 45 ומעלה למצוא עבודה o עמיתים- תמיכה בתושבים להשתלבות ושיקום חברתי איתם הם נמצאים בקשר יומיומי.

- פתיחה מיידית של מסגרות בתי ספר וגנים לילדי עובדי החירום של משרד הבריאות – בית חולים מאיר + קופות חולים, החל מה-24 למרץ. מתן שירות ליותר מ100, מה-5 לאפריל מתן מענה ל- 128 ילדים . לשמחתי היענות מדהימה מהצוות. מסגרת שנותנת מענה ל- 9 שעות ביום 8 כל יום כולל ימי חול המועד

איתי צחר: נענינו לשירות של משרד הבריאות והכללית, מדובר בסוגיית תשלום של בין 90 ל100K שקל בשבוע היות

ויש חיוב לעבודה בקבוצות של עד 8 ילדים

הדר: מדובר בשירות מאד חשוב אז מדובר רק בשירותים לבריאות כללית וגם לתושבים לא?

איתי: אין קשר לתושבים ולא בהכרח לעובדים, אלא מתן מענה לבית החולים וקופות החולים במרחב כפר סבא, שירות זה כרגע ללא תשלום להורים – בהמשך התמודדות מול משרד הבריאות/האוצר לקבלת כספי עלות ההפעלה של המסגרות .

שרון: רצינו לתת גם מערך תזונה אך לאור העלויות וההיענות המלאה של ההורים בנושא לא התבצע. חלק מהעובדים הינם גם סייעות מאגף החינוך. מהיום כל כיתה חדשה שתפתח תהיה מאוישת בסייעות אגף החינוך וסיוע של מורות חיילות .

- פעילות תרבות - קהילה בתאום עם אגף הקהילה –

o אירועים במרחב הציבורי- למשל היום בין 16:00 ל – 18:30 צמד זמרים/נגנים (נבדוק היום לעומק על תחושת הסיפוק של התושבים מהאירוע).

o הפקת תכניםלייב ורצועות שידור עבור שידורי גלריה 29 , o בניית מרכז מידע (דרךלינקים) לתכנים/הופעות/מופעים/הרצאות/הפעלות מרחבי הרשת בתחומי הקונסרבטוריון, מוזיאון, מדע ואומנות, היכל תרבות, קתדרה, העשרה .

o ספרייה– הגדלה מהותית בשרות של מנויים דיגיטליים, השקת שירות של ספרים עד הבית - קצב של ארגון ומשלוח של כ- 50 חבילות ספרים ביום עבור תושבי כפר סבא.

- אירועים – לאור הנחיית אפס התקהלות אנו מתכננים למעבר למדייה מקוונת של אירועי מימונה ואירועי הלאום- יום השואה, יום הזיכרון לחללי מערכות ישראל, יום העצמאות, כרגע במערך תכנון סופי והחלטות.

- במקביל דחיה/צמצום אירועי מאי.

- עם מעט צוות שנשאר במתכונת חירום עובדים ומתכננים כם את "היום שאחרי " - החזרה לשגרה –חושבים על כל התרחישים האפשריים שנוכל לחזור לפעילות רגילה במהרה- גם מהווה אתגר לא קטן.

שרון: אשמח לענות לשאלות במידה ויש לכם.

אמיר: קודם כל רוצה לברך את ההחלטה על ישיבה זו, למדתי וקיבלתי עדכון מלא ,אין הערות חושב שהחברה יחד עם שרון עושה עבודה יוצאת מן הכלל.

עדי: נעשית עבודה מצוינת, שבעת רצון מהעבודה של החברה ושרון במצבי לחץ, מקווה מאד שנצא מהמשבר מהר, שרון כמובן תעדכן בהיענות והמחשבות על אירועי הלאום ביום העצמאות ופעילויות מקוונות , נראה רחוק החזרה לשגרה אירוע בפני עצמו שמאד מורכב ,עובדים ,ספקים, כולם רוצים לחזור לפעילות, השלכות של לחץ מאד משמעותי, תודה רבה לכל הצוות.

גדעון: ישנם תרחישים אפשרייםאו שיימשך עד יולי או עד אוקטובר, חושב שצריך לשים דגש על פעילות מקוונת ולחפש כמה שיותר פעילויות, להגיע לראשי קבוצות ומתנדבות ולהעביר ביניהם שאלון איך חושבים להכניס פעילות נוספת מקוונת.

איריס: שמחה להצטרף מקווה בקרוב גם להיפגש, הפעילות ענפה בזמן קצר, קיום הדברים משימה לא פשוטה.

הדר: רוצה להצטרף לברכות, יש לציין גם שתחומי אחריות חברה מול עירייה, הסוגיות בטיפול תרבות אצלנו מעניין אותי לבחון מול אגף תרבות בעירייה, ואני רוצה לחלוק איתכם את סוגייה זו בהמשך.

שרון: חשוב לי מאוד לציין כי כל העבודה שנעשתה בחברה זה בזכות המנהלים והעובדים יחד עם עיריית כפר סבא, ההיענות הינה גם ברמה האישית מתוך רצון כנה לסייע ולתת לתושבים.

לסיכום:

רפי: אני אסכם כי המערך מאד מקצועי , לא ראינו תרחיש כזה ואף אחד לא היה מאמין, אנו נמצאים בחוסר וודאות משווע, החברה הינה תאגיד עירוני שתומך במערכת העירונית, ישנם דברים שאולי נשנה בהמשך.

בתחילת המשבר לא הבנו את עומק הבעיה שנמצאים בה, צמצמנו פעילות וזה חלק מהתקציב. בנגזרת העירונית מצוקה גדולה חודשיים שלושה מטלטלות, אני מקווה שזה ייגמר עד יולי, אנא הציעו אתגרים, רעיונות , מחשבות – אנו נאמץ בשמחה.

הפעילויות שמתבצעים נעשים מתוך שמירת הערכים שחשובים למדינת ישראל.

שוב כל רעיון שלכם נשמח לאמץ, תודה שהשתתפתם ערב טוב.