פרוטוקול החברה לתרבות ופנאי

פרוטוקולאישור דוחות כספיים 2020 – החברה לתרבות הפנאי כפר סבא

סיכום דיון מיום 06.06.21

נוכחים: ראש העיר ויו"ר החברה - רפי סער, חברי הדירקטוריון - הדר לביא , אמיר גבע, גדעון שני, מירב הלפמן ,איריס שחם, צביקה דוידי. מבקר פנים- ממשרד שמואל לב רן, יועץ משפטי - עו"ד חן סומך, משרד רואי חשבון- רונן סטרי, ועדת ביקורת- אביטל רייך, ד"ר ענת קלומל, מנהל אדמיניסטרטיבי- מייק מקור, מח' כספים ובקרה- רונן אלסטר

חסרים: עדי לוי סקופ .

ראש העיר רפי סער פותח את הישיבה -

אנחנו חווים שנה וחצי לא פשוטות בהן אנחנו מתמודדים עם חוסר פעילות ממשלתית, ובהתאם חוסר יציבות ותנאי אי ודאות, אשר הביאה את החברה לכניסה של התנהלות ב תקופת חירום /משבר של מעל שנה. המצב השפיע על ההכנסות בעירייה וכן בחברה, ולא מעידים על התנהלות הגורמים המעורבים, היו החלטות ממשלה וחוסר שיפוי של המדינה בנזקי הקורונה וכו' אשר גרמה לירידה בהכנסות .

בחשבון הכללי של פעילות העירייה – מאידך הירידה בהכנסות (ארנונה עסקית), ועליה בהוצאות כתוצאה של תשלו מים שוטפים כולל שכר, החזרי הורים, מתן מענה לצרכי משבר הקורונה וכו', בזמן המשבר של מגפת הקורונה הביא לגירעון , אך למרות הנ"ל אנחנו עוברים את המשבר באופן שקול ונכון ולקראת ספטמבר צפויים להשלים את הפערים ולסגור את הגירעון, חשוב לי לציין כי כל אמירה אחרת האומרת שירידה בהכנסות אינה מוצדקת, פש וט אינה נכונה.

עיריית כפ"ס תיתן את המענה הכי טוב לתושבים ברמה הכי טובה שאפשר למרות הגירעון הזמני של ההכנסות . ולכן לא ניקח צעד אחורה בצמצום הפעילות , ובמתן מענה לתושבים .

אנחנו מנהיגים מדיניות של אומץ ולא פחד , ואין זה אומר שאנחנו לא מנסים מצד אחד למלא את המנוע הכלכלי ומצד שני לא לשתק את המערכת . ישנם שלושה דברים אשר יישארו בראש שהם "חינוך , תרבות ורווחה" דברים אלו הינם השקעה לטווח ארוך ויבואו ע"ח כל דבר אחר.

היתרה התקציבי ת שיש בחברה הינה להתנהלות רציפה ויציבה של החברה וגם כרית בטחון בעת משבר.

אנחנו נראה בדוחות החברה ירידה בהכנסות והוצאות, ובהתאם גם גרעון סביר , ובהתאם נשתמש בכספים ששמרנו לעת צרה – יתרות החברה בעת הזאת.

אנחנו לא נייקר את החוגים להורים, ונשאיר את המחירים לתו שבים כמות שהם.

רונן סטרי - מציג את הדוח הכספי - דוחות כספיים מצורפים .

שאלות :

הדר לביא: בסעיף ה- האם המוזיאונים כפופים לחברה העירונית לתרבות הפנאי?

תשובה רפי סער/שרון פז- לא, פעילות המוזאון בפועל הינו בחברת ספיר – חברה סוכנות נפרדת. אכן מצוין כי אחד ממטרות החברה הינה הפעלת פעילות מוזאון ואכן הינה חלק ממטרות החברה- עומד כבחירה של פעילות אפשרית גם במסגרת החברה.

הדר לביא: בעמוד האחרון רשומות ההקצבות- האם ההקצבה הינה כללית או מיועדת לתחום פעילות מסוים?

רונן אלסטר: הקצבות צבועות ומיועדות לפעילות.

הדר לביא: מבקשת לקבל את הטבלה של מה מיועדות הפעילויות הנ"ל, וכן מבקשת לבקש חתך של איפה אנחנו נמצאים

מבחינת כל מגזר – ישלח אליה בהתאם .

אמיר גבע: אפשר לומר שלמרות שהפעילות ירדה ב30 אחוז, עלות הפעילות ירדה בצורה דומה ולכן אנחנו נמצאים

בנקודה דומה לשנה שעברה.

שרון פז מציגה את המצגת הנלווית לדוחות הכספיים- מצגת מצורפת

- ציינה בדומה לראש העיר, את השנה האחרונה אשר הייתה שנה מאתגרת, וכן ציינה שלא ניתן היה לצמצם יותר במסגרת ה מטה הניהולי המצומצם של החברה היות והייתה התמודדות של ניהול כל היציאות והחזרות מרובות ל/מ החל"ת של עובדים.

- בסופו של דבר הגירעון פחות מששוער ולמרות שלא היה פשוט מכיוון שהצמצום מתקשר ישירות לאנשים ולכן כרגע עוסקים בטיפול נותני השירות שהם העובדים שלנו.

- במהלך הצגת המצגת, ניתן הסבר על הצהרונים ועל הקבוצות הקטנות שלא כיסו עלויות.

- פעילותאירועים מצומצמ ת , פעילות קונס' תקינה שעבדה במלואה ב- ZOOM .

- צוין כיהממשלה לא נתנה שום שיפוי על פעילות מסגרות החינוך המשלים, זאת בנוסף לכל ההגבלות אשר תרמו לירידה בהכנסות מול השנים הקודמות ובהתאם גרעון .

שרון פז ציינה כי יש צורך ב ניהול היתרות הקיימות של החברה ל שימוש לפעילות השוטפת בלבד. יחד עם החזר התמיכות המתוקצבות הסבירות של העירייה מלפני משבר הקורונה . בנוף ציינה כי משקיעים זמן גם בגיוס כספים ממקורות אחרים.

שאלות :

הדר לביא - גוף אחד שהוא לא עירוני ( חב"ד ) מה זה אומר ?

שרון פז - הם מפעילים בעצמם בסבסוד של ממשלת ישראל, ומקבלים את הסל לפי קול קורא.

הדר לביא - רעיון של שבועיים קייטנות לגני היול"א – מעולה, הרבה מהילדים וההורים רוצים את הצוות שהם כבר מכירים, ולכן יש שוני בין המפעלים של העירייה לבין של החברה שרון פז - אנחנו מאוד רוצים שיהיה הצוות הקיים וצריך לקחת בחשבון עירובי גנים , אבל אכן זה הכוון והמטרה להשתמש באופן מקסימלי בצוות הקיים.

- המשך מצגת - גני היול"א ישארו במתכונת 83 גנים - יפתח מעון חדש וכל הציוד מוכן, כרגע אנחנו בתהליכי גיוס למעון.

אמיר גבע - מעוניין לדעת מה בעצם חלוקת התפקידים בין אגף התרבות והחברה העירונית לתרבות, והאם המטרה של העברת פעילויות רבות ככל האפשר לחברה לתרבות הפנאי מתקיימת ? הבנת פעילות האגף מול פעילות החברה לתרבות הפנאי .

רפי סער - התאגיד הוקם כדי לתת פתרון לפעילויות השונות תוך התנהלות כלכלית ולא גירעונית. אם הפעילויות הייתה מתקיימת בעירייה הפעילות הייתה גרעונית, בשנים הבאות אנחנו נראה כיצד החברה מתחזקת לתוך מערכת שתומכת בעצמה באופן מלא.

ישנם נושאים בתהליך שצריכים להיבחן , זאת לאחר שהמנכ"ל והגזבר יבחנו את הדברים לעומק תוך כ- 3 חודשים אנו אכן בוחנים את הדברים ובודקים איך הם אכן יתנהלו, חלק מתחום פעילות החברה עברה לאגף הקהילה – הפעילות הקהילתית. מערכת של הצהרונים והחוגים ימשיכו להיות כמובן בחברה. יש לזכור כי החברה היא כרגע זרוע ביצועית שירותי של העירייה.

גזבר העירייה - אני חושב שבתנאים שהיו להגיע לתוצאות ש הוצגו , בהחלט משביע רצון ואכן זה לא ברור מאליו, כל הכבוד לשרון וכן לרונן שהיו יד ביד והובילו את החברה למקום טוב.

צריך לחשוב איך אפשר להרחיב פעילויות ולהעמיק פעילויות , פיתוח ושגשוג, לקראת סוף 2021 ושנת 2022 .

רפי סער– מציין שההתנהגות הינה אחראית, נעשתה בכובד ראש תוך רגישות והתחשבות במ אות העובדים . יש בהחלט צורך לתת מענה ככל שניתן לעובדים באופן הרגיש ביותר.

גדעון שני - מעוניין לדעת איפה אנחנו עומדים עם וועדת ביקורות.

שרון פז – התקיים סקר סיכונים של 5 שנים בשנת 2018 , והוחלט לבחון ולבצע ביקורת על נושאים שונים.

השנה הראשונה – 2020 ביקורת על ניהול כוח האדםתחת ניהול תקין ניהול כספים תקין.

בישיבה הבאה נציג את הממצאים.

ב2021 – אנחנו נכנסים לביקורתבתחום הגבייה- מנגנוני הגבייה של ניהול התקין וכו'.

איריס שח ם - רוצה להוסיף מילה טובה, על שרון ועל כך שלא וויתרה בכל השנה לשמור על פעילות למרות מגבלות הקורונה, וניכרת העבודה ואכן התוצאות מדברות בעד עצמן.

אמיר גבע - ציין שבהחלט יש התנהלות טובה של שנת המשבר של הקורונה ע"י החברה , וכי הדוחות הכספיים של החברה 2020 מעידים על כך.

מענה על שאלה של הדר לביא : עזיבת אנשי החינוך

שרון פז: סימה מנהלת הצהרונים בבתי הספר - יוצאת לפנסיה, במקביל יצאנו למכרז פנימי- אנחנו בוחנים את המועמדים

ובקרוב אנחנו מקווים להגיע להחלטה.

ורד קופלוביץ – מנהלת יול"א ומעונות - עזיבה אחרי 9 שניםבהחלט תקופה מכובדת של משרה בתחום של החינוך המשלים, תחום שוחק. יצאנו למכרז חיצוני , אני מאמינה שתוך שבועיים, אנחנו נמצא מועמד/ ת מתאי ם/ ה לתפקיד .

הדוחות הכספיים של החברה לתרבות הפנאי לשנת 2020 אושרו פה אחד

סיום ישיבה , ומתן תודות לכל חברי הדירקטוריון