פרוטוקול החברה לתרבות ופנאי

21/02/2022

פרוטוקול ישיבת דירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי

סיכום דיון מיום 21/02/2022

נוכחיםראש העיר ויו"ר הדירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי כפ"ס- רפי סער, יובל בודנצקי- מנכ"ל עירייה, שרון פז -

מנכ"לית החברה העירונית לתרבות הפנאי, עו"ד עדי לוי סקופ - חברת מועצה ומ"מ יו"ר דירקטוריון,

צחי בן אדרת- גזבר העירייה, רונן אלסטר- מנהל כספים באגף תרבות , מירב הלפמן- מנהלת אגף קהילת צעירים ונוער הדר לביא- חברת מועצה, עו"ד חן סומך, רו"ח רונן סטרי, ד"ר ענת קלומל- חברת ועדת ביקורת, נציגי ציבור - ד"ר אמיר גבע, איריס שחם, גדעון שני.

חסרים: איציק ליפל - מבקר פנים, אביטל רייך – חברת ועדת ביקורת.

הישיבה נפתחת ע"י ראש העיר – רפי סער:

ראשית מילות תודה לצוות החברה, במיוחד לאור השנה האחרונה שהייתה מאתגרת לפעילות עקב נגיף הקורונה.

כפר סבא מהווה מודל בתהליכים העירוניים המתבצעים בה, בהתנהלות של רשות מקומית בישראל בתקופה זו, בחינוך ובתרבות.

בנוסף מתקיים שיתוף פעולה עם הערים הסמוכות, איחוד כוחות עם רעננה והוד השרון להקמת מנהלת משותפת לפיתוח אזור תעשייה משותף.

נקבל סקירה על התקציב והפעילויות לשנה הקרובה, שצפויה להיות עתירת פעילויות.

בנוסף אנו מתחילים להרכיב את המנגנון של אירועי 120 שנה לכפר סבא, בפנייה לחברי הדירקטוריון לקחת חלק בהתוויית האיר ועים.

ישיבה לקידום אירועי 120 שנה לעיר צפויה להתקיים בחודש הבא

עו"ד עדי לוי סקופ: השנה החברה הוכיחה יכולות יוצאות דופן בעיקר בזכות שלושה גורמים: בחירה ניהולית

איכותית, הרחבת שיתופי הפעולה, מקצועיות ויצירתיות.

בשנה הבאה בנוסף לאירועי 120 שנה לעיר צפויים פסטיבלים חדשים ופרויקט "עיר לומדת קמפוס כפר סבא". מילות תודה לשותפים לעשייה ולחברי הדירקטוריון.

שרון פז: נפתח באישור עו"ד עדי לוי סקופ כמורשת חתימה בחברה.

עו"ד חן סומך: זכויות חתימה בחברה הן זכויות של שתי קבוצות, קבוצה אחת עובדי העירייה הבחירים שהם חברי

הדירקטוריון, קבוצה שנייה גורמים אחרים שהחברה תחליט שהם מורשי חתימה. לפחות אחד מהחותמים חייב להיות נושא משרה בכירה בעירייה.

שרון פז: החלטות: מורשה החתימה הם: יו"ר החברה - מר רפי סער,

החל מהיום יצטרפו מנכ"ל העירייה- יובל בודינצקי ומ"מ יו"ר הדירקטוריון- עדי לוי סקופ, ובהמשך גזבר העירייה- צחי בן אדרת שיחליף את מר איתי צחר ומר צביקה דוידי שפרש.

הדר לביא: אכן איזון ראוי, משלב נציגים פוליטיים ומקצועיים.

ראש העיר- רפי סער: אישור עדי לוי סקופ כמורשת חתימה- אושר פה אחד.

אישור מנכ"ל העירייה יובל בודנצקי כמורשה חתימה- אושר פה אחד.

שרון פז: סקירה על פעילות החברה בשנת 2021, והצגת תוכניות ויעדים לשנת 2022 .(מצגת מצורפת

הערות/ תגובות/ שאלות במהלך הישיבה

במהלך המצגת של שרון פז

• עדי לוי סקופ: מציינת שהקונסרבטוריון בעיר נחשב כטוב ביותר בארץ. תפקידנו לשמור על כך לאורך זמן ולהמשיך לקדמו.

• שרון פז: במהלך שנת 2021 היו שינויים בשדרת הניהול, ביצענו קידומים פנים חברה וגם גיוס חיצוני • עדי לוי סקופ: שר התרבות הוציא תקנה הקובעת כי 30% מתקצוב משרד התרבות עבור מופעים ופסטיבלים מיועד למופעים של נשים אומניות. בשנה שעברה חתמנו על האמנה לקידום תרבות שוויונית.

• בפסטיבל undercover היו 50% נשים אומניות. במגמה לקידום הייצוג של נשים אומניות • הדר לביא: בהמשך לסוגיית כוח אדם בצהרוני בתי הספר, להבנתי הייתה החלפה של שדרת הניהול בצהרונים.

• שרון פז: אכן, התבצע איוש במשרת מנהלת אזור. ניתן לומר שהשינויים בכוח האדם שהתרחשו בחברה עברו בצורה טובה.

• ראש העיר- רפי סער: נעשו הרבה קידומים פנימיים, חשיבות רבה למתן אופק קידומי לעובדים במערכת.

• עדי לוי סקופ: בהתייחס לקבוצת הגיל של ילדים בכיתות ד'-ו' יש לציין כי אנו לומדים את ההתמודדות מול קבוצה זו, מבחינת חוגים, פנאי והעשרה ופעילויות קיץ. נעשים מאמצים לבצע התאמה לפעילויות עבור הגילאים הללו.

פרויקט נוסף הינו מרכז למידה לילדי ד'- ו' שיסייע בהכנת שיעורי הבית של הילדים בתוך בתי הספר.

• ראש העיר- רפי סער: בניית מרחבים חדשים במרכז ספיר עבור הרחבת פעילות.

• עדי לוי סקופ: כנס תודה לצוותי החינוך נחל הצלחה. לכנס הבא נזמין את כל חברי הדירקטוריון.

• רונן סטרי: עלויות הנהלה משמעותם הוצאות אדמיניסטרציה.

דיון לאחר הצגת הדברים:

ענת קלומל: משבחת את ההשקעה בתרבות ובפעילות הפנאי, במיוחד עבור הגילאים הצעירים.

ניכר גידול בהשקעה בתחום התרבות בנושא כוח אדם בצהרונים, נודע לי כי היו בעיות עם השכר עבור גננות וסייעות עקב נגיף הקורונה. מברכת על הטמעת מערכת מל"מ, תשלומי שכר לעובדי העירייה.

בנוסף אבקש נתונים כללים על פעילות כוח האדם בצהרונים- היכן היו היעדרויות, מה ההיקף ומתי.

שרון פז: הצלחנו לגשר כמעט על כל ההיעדרויות ונמנעה סגירה של מעונות וצהרונים, לכן ההתמודדות עם החזרי

ההורים הצטמצמו מאוד. מבחינת העובדים- הכל נעשה לפי חוק, ניתן מענה מלא לכלל העובדים.

רונן אלסטר: לא היו בעיות בנושא.

ענת קלומל: במיוחד לאור בעיית כוח אדם, ניתן לקדם מערך תגמולים דיפרנציאלי כדי לעודד הישארות של סייעות

קבועות בגני הילדים. בנוסף הטמעת נהלי עבודה.

שרון פז: הנושא בטיפול, זה חלק מהיעדים של אגף משאבי אנוש עבור השנה הנוכחית.

בנוסף אבקש אישור להנפקת כרטיס אשראי חוץ בנקאי לחברה, עד 10,000 .₪המיועד לקידום מימון של פרסום וקד"ם. הכרטיס יהיה אצל מנהל הכספים.

ראש העיר- רפי סער: אישור הנפקת כרטיס אשראי- אושר פה אחד.

(ראש העיר- רפי סער ומנהלת אגף הנוער- מירב הלפמן נאלצו לצאת מהישיבה. ניהול הישיבה מועבר לעדי לוי סקופ)

ענת קלומל: אבקש את התפלגות התקציב המיועד לפנאי ותרבות לפי גילאים, אזורים בעיר, קהלים. בחינת ההתפלגות

שהינה מאוזנת ושוויונית.

שרון פז: מבנה תקציב והניתוח שלו הינו מבנה קבוע.

ניתן לבקש דוחות שיש בהן פירוט של פנאי והעשרה עפ"י גילאים בבתי הספר בעיר – שייתן מענה להתפלגות המאוזנת והשוויונית בעיר.

ענת קלומל: בתחום הסייעות, יש קורס חדש לקידומן- הדבר מבורך. הצעה להשתמש באנשי חינוך מהעיר שיבצעו את

הכשרות או ישמשו כמנדטורים עבור הסייעות. במטרה שמהתקציב העירוני ייהנו תושבי כפר סבא או עסקים קטנים בעיר.

שרון פז: בדיוק בשביל זה ישנו פרויקט "קמפוס כפר סבא", לעשות זאת עירוני ומבוסס על קהל העיר.

ענת קלומל: אכן, הצענו את הפרויקט הזה בתחילת הדרך וטרם נקראנו לישיבה נוספת לקידום העניין.

עדי לוי סקופ: ההתבססות הוא על מודל בינלאומי, אך כמובן נשמח לשיתוף פעולה.

ענת קלומל: מי הליווי האקדמי של פרויקט "עיר לומדת קמפוס כפר סבא"?

שרון פז: פרופ' צביקה וולף, נבחר על בסיס התכנים וניסיונו בתחומי קמפוסים עירוניים. מדובר במתן שירות של מספר

שעות ייעוץ מצומצמות.

ענת קלומל: אבקש מסמך אודות פועלו.

שרון פז: יועבר פרטיו של היועץ.

עדי לוי סקופ: יש צורך לפרט יותר על התוכנית "קמפוס כפר סבא".

שרון פז: נכנס ישיבה על פרויקט "קמפוס כפר סבא" לחברי הדירקטוריון.

ענת קלומל: בנושא מאגר המרצים אבקש שהוא יהיה פתוח לכל תושבי העיר ויתנהל בשקיפות.

עדי לוי סקופ: לייצר שקיפות של כל הנרשמים ובהתפלגות העשייה לקדם שוויונית. בניית מאגר המרצים צפוי להתארך

עקב כוח אדם.

רונן סטרי: בהסתכלות על התקציב עולה כי התשומה העיקרית מיועדת לכוח אדם בחברה. ניתן לראות מגמה של

שמירה על היחס בין הוצאות השכר להכנסות, יחס של כ- 60% בשנת 2019, כשנה תקינה, ויחס זהה בתכנון לשנת 2022 .

בנוסף הנתונים משנות הקורונה המרכזיות 2020 -2021, מעידים על התנהלות תקינה למרות האתגר

איריס שחם: ניכרת רמה גבוהה בתחום האומנות בעיר, במיוחד המחול והמוזיקה. אם ניתן למנף את הפעילות,

ולהרחיב להשתתפות של תושבים נוספים.

עדי לוי סקופ: נושא התיאטרון נמצא על סדר היום, אנו חושבים היכן להקים מבנה קבע. בנושא המחול

והקונסרבטוריון, הם מיועדים לשתף פעולה בפסטיבלים ובאירועים נוספים.

איריס שחם: בדגש על שיתוף של אנשים עם מוגבלויות.

שרון פז: נבדוק היתכנות לכך בחוגי המחול.

עדי לוי סקופ: לזמן ישיבה בנושאים- "קמפוס כפר סבא" ואירועי 120 לעיר

גדעון שני: האם היו הפקת לקחים משנות הקורונה האחרונות? הבנה איך מתמודדים להבא?

שרון פז: נעשו הפקת לקחים לאחר כל גל. הדברים מתועדים וישנם הצעות ייעול ותובנות לקראת הפעמים הבאות.

גדעון שני: הצעה להסתכלות כוללת על כל התקופה, תמצות עיקרי הדברים והכנת מיפוי להתמודדות עתידית לאור

מקרי העבר.

עדי לוי סקופ: חשיבות הזיכרון הארגוני, במידה ויהיה אירוע נוסף שנפעל לפי לקחי העבר.

לגבי הפקת לקחים וההתמודדות בתקופת הקורונה באחריות שרון פז.

הדר לביא: תודה על פריסה מעמיקה של הפעילות. ראוי לשבח את שליחת התקציב מראש, אבקש גם את תוכנית

העבודה מראש.

שרון פז: מצגות לא יישלחו לפני ישיבות הדירקטוריון. ה מצגות מיועדות להצגה והסבר לישיבה עצמה.

רפי סער – ראש העיר ויו"ר הדירקטוריון שרון פז - מנכ"לית החברה העירונית לתרבות הפנאי

כמובן שהמצגת יחד עם פרוטוקול הישיבה יישלחו לכל חברי הדירקטוריון בהמשך לישיבה.

הדר לביא: חסר הקווים הכללים, החזון, האסטרטגיה שאנחנו מייעדים לשנה זו. במהלך שלושת השנים האחרונות

החברה נמצאת בהפסד, נלקח מהעודפים לטובת הפעילות.

שרון פז: אכן נלקח מעודפים, ייעוד עודפים עבור אירועי תרבות באישור הדירקטוריון נעשו לרווחת התושבים.

פעילות החברה לאורך השנים מעידה כי החברה מאוזנת. החלטות של ניצול ייעוד עודפים מתבצע בכל שנה בישיבת הצגת דוחות הכספיים של החברה. ומתבצע ע"י הדירקטוריון עבור אירועי תרבות באישור דירקטוריון.

פעילות החברה לאורך השנים מעידה כי החברה מאוזנת. ייעוד העודפים נעשה לרווחת התושבים.

הדר לביא: האם המטרה של השנה זה איזון 0 כפי שנרשם

צחי בן אדרת: מציע להמתין לדוח מבוקר של שנת 2021 לטובת הסקת מסקנות

הדר לביא: האם בשנים האחרונות הגדלנו את היתרות התקציביות?

שרון פז: לא, אבל הייעוד לשנת 2022 (ללא האירועים לרווחת הציבור- שיוצאים מהיתרות) להגיע לאיזון פלוס.

הדר לביא: נדרש מעקב מתי אנו מפסיקים להוריד מהיתרות.

רונן אלסטר: יש לנו את החשבון, בין הדוחות המבוקרים אנו יודעים בדיוק מה היתרות הפנויות. נרים דגל ברגע

שנימצא מתחת ליתרות הפנויות שיש עליהן התחייבויות.

עדי לוי סקופ: בחזון קדימה אנו רואים רווחיות בפרויקט "קמפוס כפר סבא", יתאפשר לייעד חלק מהיתרות לדברים

קבועים שיישארו איתנו להמשך.

שרון פז: כמעט ואין פעילות חדשה ללא תוכנית עסקית.

הדר לביא: בהתייחסות לתכני הפעילויות, דגש חשוב על שוויוניות בפריסת הפעילויות- כרגע אין יכולת לבחון זאת על

בסיס הנתונים. למשל חוגים לגיל הרך חשוב לפרוס בהתאם לאוכלוסייה.

שרון פז: ההסתכלות תמיד בפריסה עירונית שוויונית, כפי שציינתי והסברתי מוקדם יותר.

הדר לביא: בהתייחסות לאיכות הפעילות, בקשה לבחינת איכות השירותים הניתנים, קשור לבחינת שביעות רצון של

התושבים, אך זה איננו המדד היחיד.

ענת קלומל: איכות צריך לבחון גם לפי גיוון, עד כמה הפעילות מגוונת לפי קהלים.

שרון פז: אנחנו יוצאים לסקרי שביעות רצון בהרבה תחומים, אנחנו נציג את הממצאים.

הדר לביא: במערך התזונה, בחינת שיתוף פעולה עם תזונת גני הילדים.

שרון פז: אין אפשרות, המכרז הוא עבור תוכנית 'ניצנים' שמיושמת בכפר סבא רק בבתי הספר.

עדי לוי סקופ: הצבעה על התקציב- אושר פה אחד.

אבקש להזמינכם לאירועי יום הנשים הבינלאומי. הזמנות יצאו בהמשך.

מסכמת פרוטוקול: נעה בוטבול