פרוטוקול החברה לתרבות ופנאי

סדר יום

במהלך הישיבה יוצג סיכום וניתוח פעילות של השנה האחרונה.

הצגת הדוחות הכספיים

עיקרי דברי המשתתפים:

הישיבה נפתחת ע"י ראש העיר – רפי סער:

ניתן לומר כי אנו אחרי המשבר הגדול של השנתיים האחרונות, הקורונה הביאה איתה שינויים גדולים ואנו מתאימים את עצמנו לעולם המשתנה.

החברה התחזקה ועומדת בתקציב ואף מעבר, הנתונים העסקיים מעידים כי אנו עושים תיקון.

במצבי משבר במידה והמערכת לא מתרסקת בעקבותיו אזי ישנה צמיחה גדולה בסיומו, אפשר לראות את הנסיקה למעלה בכל המערכות העירוניות.

העירייה סיימה את שנת 2021 ביתרה תקציבית שלא נראתה מעולם בעיר 13 מיליון ₪, זאת עקב התייעלות המערכת ותחזית הכנסות נמוכה בהשוואה להכנסות בפועל, נוצר עודף הכנסות והמערכות התחזקו.

שנת 2022 מכילה הרבה אירועים ופעילויות, בנוסף יש רעיונות ויוזמות חדשות צפויה שנה מאתגרת אך בצורה אחרת.

מילות תודה למנכ"לית החברה, שרון פז, לצוות המקצועי ולכל העוסקים במלאכה.

החברה הינה מערכת חרוצה ושירותית.

נושא: פרוטוקול ישיבת דירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי

נערך ביום: 26/5/2022 אסמכתא

שמות

הנוכחים:

ראש העיר ויו"ר הדירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי כפ"ס- רפי סער, יובל בודנצקי- מנכ"ל עירייה, שרון פז - מנכ"לית החברה העירונית לתרבות הפנאי, עו"ד עדי לוי סקופ- חברת מועצה ומ"מ יו"ר דירקטוריון, צחי בן אדרת- גזבר העירייה, רונן אלסטר- מנהל כספים באגף תרבות, מירב הלפמן- מנהלת אגף קהילת צעירים ונוער , הדר לביא- חברת מועצה, עו"ד חן סומך, רו"ח רונן סטרי, אביטל רייך- חברת ועדת ביקורת.

נציגי ציבור ד"ר אמיר גבע, איריס שחם, גדעון שני .

חסרים: איציק ליפל- מבקר פנים, ד"ר ענת קלומל- חברת ועדת ביקורת.

שמות

מוזמנים

שנכחו:

מוזמנים נוספים: טלי חברוני- מנהלת מרכזי פנאי והעשרה, עופר עין הבר- מנהל

קונסרבטוריון העירוני, ניר נחום - סגן מנהל הקונסרבטוריון

תפוצה: משתתפים, רכז/ת ועדות העיריה, סגן מבקר העירייה

דגש רב לנושא השירות, מהבקשה הקטנה עד לנושאים המורכבים של תושבי העיר.

במתן השירות אנו נבחנים ברמה יומית וניתן לראות שהעיר נמצאת ברמה הארצית כמספר אחת בשביעות הרצון של התושבים, מערכת חינוך למופת ותרבות בעיר.

עו"ד עדי לוי סקופ: החברה חזרה לפעילות במלוא הכוח, אחרי פסטיבל הנושפים

שהיה פנומנלי אנחנו מתקדמים בחודש הבא לקראת פסטיבל אפוס, פסטיבל שכולו ספר, הופעות באצטדיון, אירועי הקיץ והשקת קמפוס כפר סבא. חזרה לשגרה בהיקף פעילות של למעלה מתקציב הפעילות טרום הקורונה.

כפר סבא היא העיר הראשונה בארץ שיצאה עם מפעלי הקיץ של יולי ואוגוסט, אנו כבר נמצאים בשלב מתקדם מאוד בכל ההיערכות למפעלי הקיץ.

אירועי 120 לכפר סבא יעלו לדיון בישיבה הבאה

מילות תודה לצוות החברה.

הערות/ תגובות/ שאלות במהלך הישיבה:

מצגת קמפוס כפר סבא ע"י טלי חברוני- מנהלת פנאי, העשרה ועיר לומדת

• רונן סטרי: יש תקציב מהאיחוד האירופי לקמפוס כפר סבא?

• שרון פז: לא

• הדר לביא: שווה לבדוק מלגות מהארגון הבינלאומי.

• עדי לוי סקופ: ייבדק.

• אמיר גבע: פסטיבל אפוס לסרטי תרבות ואומנות זה גם עיר לומדת.

• איריס שחם: פרויקט מרצה בעירי כבר התפרסם?

• שרון פז: כן, יצא קול קורא בפייסבוק, קיבלנו מעל 100 פניות • טלי חברוני: ביצענו סקר לטובת בירור העדפות וביקושים לקורסים, ענו למעלה מ400 איש. הסקר טרם נסגר כך שאין תוצאות סופיות • שרון פז: נשלח תוצאות בהמשך.

• טלי חברוני: נקיים ועדת היגוי בסוף יוני, בקרוב ישלחו זימו נים ונשמח שכל אחד יגיע עם נציג מטעמו.

• הדר לביא: המודל העסקי זה הצעת קורסים באתר?

• טלי חברוני: המודל הוא משק סגור, אין סיכון כיוון שהקורס לא נפתח אם אין מינימום של משתתפים. לפי ההכנסות יגזרו 65% לטובת המפעיל 35% תקורה יישארו בעירייה ושורת עודף של 10%. התוכנית לשנת תשפ"ג כוללת 40 קורסים אך אנו בתקווה כי יפתחו לפחות 30% מהקורסים • שרון פז: זו התוכנית העסקית אך אנחנו נתחיל ונראה איך הדברים מתפתחים.

• איריס שחם: יש הרבה קורסים בעיר, כיצד קמפוס כפ"ס מסתדר עם המרחבים של הקורסים השונים בעיר?

• טלי חברוני: זה יהיה בשיתוף פעולה עם האגפים השונים.

• עדי לוי סקופ: השאיפה היא שכל הקורסים יהיו מרוכזים בקמפוס כפ"ס אך כל אגף ישמור על הזהות שלו ויעשה שיתופי פעולה ליצירת קורסים לפי היוזמות והרצונות שלו.

• הדר לביא: מה לגבי איכות התכנים של הקורסים? כיצד נבדקים?

• טלי חברוני: ליווי יועץ על בסיס התכנים שהמחלקה בונה.

• רונן סטרי: מבקש לציין כי המודל הכלכלי של התוכנית איננו רווח אלא עודף שישרת את החברה לפעילויות אחרות.

מצגת דוחות כספיים 2021 החברה לתרבות הפנאי ע"י שרון פז

• שרון פז: מציינת שלא נשלחו שאלות או הערות על הדוחות הכספיים.

הדוחות הכספיים של שנת 2021 מציגים חצי שנה ראשונה של מגפת הקורונה ומחצית שנייה של יציאה מהמשבר. למרות שהמחצית הראשונה הושפעה ממגפת הקורונה הצלחנו לסיים את השנה בצ ורה מכובדת, גירעון של 54,000 ₪ (התבצע עדכון מהדוחות שהציגו גירעון של 97,000 .)₪ הדבר נובע משתי סיבות עיקריות, ראשית פעילות טובה יותר מהתחזיות מהרגע שהסתיימה הקורונה פעלנו במהירות להחזרת פעילויות החברה ולכן ברוב אגפי החברה נראו תוצאות טובות יותר, שיפור העודף מעל מיליון ₪.

בנוסף, שיפויים שהתקבלו ממשרד החינוך בשנת 2021 (בשונה משנת 2020 )

על בסיס עבודה קשה של פניה ודרישה לשיפויים אלו ע"י החברה (שיפויים לפעילות צהרוני ניצנים של הרבעון הראשון).

חשוב לציין כי מערך כוח האדם בחברה חזר לפעילות מלאה לאחר הוצאות לחל"ת עקב נגיף הקורונה. בנוסף תחלופה של עמדות ניהול שברובם קידום פנימי של עובדי החברה.

הצגת הדוחות הכספיים החשבונאים ע"י רונן סטרי

• רונן סטרי: נקודות מרכזיות מהדו"ח הכספי.

דוח על הפעילות- יש קושי לבצע השוואה בין שנת 2021 לשנת 2020 כיוון שהאחרונה שנת קורונה ואילו שנת 2021 הינה חצי שנת קורונה. בנוסף מדובר על שנות פעילות שאינן קלנדריות.

אך בכל זאת ניתן לראות כי העודף התפעולי משנת 2021 עומד על 2.2 מיליון ₪ ומשרת את כל ההוצאות הקבועות של התאגיד.

שנת 2021 נגמרת בצורה מאוזנת

בדוח מאזנים- ניתן לראות שאין שינוי גדול ביתרת המזומנים של החברה, כ 12.5 מיליון

חייבים אחרים זה חוב שוטף של העירייה שנסגר בשנת 2022 .

יתרת הנכסים נטו- לחברה יש יתרה צבורה של 5.9 מיליון ₪ הכוללים נכסים לרכוש קבוע.

שני מדדים עיקריים:

1. אישור ניהול תקין לפי דרישות רשם העמותות- היחס בין שיעור

ההוצאות הקבועות לבין מחזור הפעילות מעיד על ניהול תקין. מדובר ב2 מיליון ₪ מתוך מחזור פעילות של 65 מיליון ₪, פרופורציה מצוינת בהתחשב בבקשת רשם העמותות.

2. איתנות פיננסית- הרכוש השוטף של החברה (נכסים של החברה שצפויים

להפוך למזומנים בשנה העוקבת) עומד על 18 מיליון ₪ לעומת ההתחייבויות השוטפות (התחייבויות שצפויות להיות משולמות בשנה העוקבת) של 11.5 מיליון ₪, מתקיים יחס שוטף מצוין. החברה יציבה ושומרת על נזילות טובה.

• הדר לביא: בבאור 11 -פירוט הוצאות התפעול, עלות "הוצאות ישירות אחרות" היא העלות המשמעותית ביותר מההוצאות המפורטות, הבנתי היא שהאחר הינו השולי מבחינת הנפח.

• רונן סטרי: מקבל את ההערה, צריך להוריד את המילה 'אחרות', נתקן ל'הוצאות ישירות'. המשמעות של הוצאות ישירות אחרות זה ההוצאות המרכזיות כדוגמת פסטיבלים, תחרויות ועוד.

• הדר לביא: בנושא עלויות אבטחה, לאור שינוי דרישות המשטרה ייתכן כי 500,000 ₪ זו הערכה שמרנית שלא תספיק

• חן סומך: ניתן להגדיל בהמשך, נמתין רבעון ונראה.

• שרון פז: אנו זהירים ואם יהיה צורך נציג זאת שוב.

דיון לאחר הצגת הדברים:

הדר לביא: לדעתי אגף פנאי הוציאו סקר על איכות השירות.

שרון פז: לא יצא סקר (לאחר בירור יצא סקר פנימי למשתתפי החוגים).

הדר לביא: אשלח לכם מה שקיבלתי.

ליבת הפעילות מבחינה כמותית זה הצהרונים ופעילות בבתי ספר ובגני ילדים, חשוב להבין מה איכות השירות שאנו נותנים. בעבר ביצענו סקר שהוביל להעברה מהעירייה לחברה, צריך לבצע סקר נוסף כדי לקבל מידע על איכות השירות.

ברבעון האחרון של השנה אנו נכנסים לשנת בחירות אבקש הבהרה לגבי מגבלות משפטיות בנושא של כסף לאירועים.

חן סומך: שנה לפני הבחירות יוצאות הנחיות מאוד ברורות בכל המדיניות של

הוצאת כספים, פרסום, ניהול משאבים וניהול כוח אדם. ההנחיות מרסנות מאוד את הקליטה של כוח האדם, הגדלות שכר ושימוש באמצעי החברה לצרכים אחרים.

אמיר גבע: זו הנחיה של משרד הפנים?

חן סומך: וועדת הבחירות מוציאה הנחיות באופן שוטף. הכללים מאוד ברורים.

הדר לביא: אשמח ל הצגת ההנחיות בבוא העת.

חן סומך: ברצון רב.

ראש העיר- רפי סער: בשנה הבאה אנו נכנסים לאירועי 120 שנה לעיר. כל עשור של

העיר יוצא בשנת בחירות ולכן צריך לראות איך מאפשרים לציין את המאורע למרות הבחירות. הכל יתבצע בהתאם לכללים שיקבעו ע"י המחוקק וועדת הבחירות.

כמובן שאין מניעה לפעול ולעשות בשנה זו, צפויה לנו שנה מלאת עשיית במיוחד סביב אירועי 120 שנה, מערכות שלמות שעובדות סביב זה בליווי מלא מבחינה משפטית.

לגבי פרסומים, אנחנו נפעל לפי המותר. וועדת הבחירות עשתה הרבה טעויות ולכן יש כבר תיקוני חקיקה משמעותיים מאוד הנוג עים לפעילותה וסמכותה.

שרון פז: מילות תודה על הרוח הגבית הניתנת מראש העיר, מחזיקת תיק

התרבות, הנהלת העירייה והאגפים השונים. עברנו את השנה המאתגרת בצורה מאוזנת וטובה הודות לתמיכה ושיתוף הפעולה. תודה.

אביטל רייך: עליה משמעותית בהוצאות שכר דירה בגין מעונות ל חברה הכלכלית,

עמ' 14 באור 13. מה הסיבה לגידול

רונן אלסטר: בעיקרון אין גידול בשכר דירה הבסיסי.

התווסף מעון חדש ובנוסף בשנת 2020 הייתה הנחה בגלל הקורונה, העירייה זיכתה את מי ששוכר נכסים בעיר, לכן נוצר העיוות.

יש אמת בדבריך כי השכר דירה מראש הוא גבוה.

יובל בודנצקי: שכר הדירה מגלם גם עלויות בניה?

רונן אלסטר: כרגע הוא לא מוגבל בזמן. ניתן לראות כי הסכומים כבר מכסים את

ההלוואה של הבניה. כרגע זה שכר דירה שהוא קבוע.

חן סומך: זה שיח שניתן לנהל מול העירייה.

אביטל רייך: לאחר שהתקבל ההסבר ניתנה המלצה של ועדת הביקורת לאישור

הדוחות הכספיים של החברה לתרבות הפנאי לשנת 2021.

שרון פז אישור הדוחות הכספיים לשנת 2021- אושר פה אחד בתיקון המילה אחרות.

תודה על האישור, התיקון בוצע.

בקשת אישור הלוואה לבניית מרחבים לפעילות הקונסרבטוריון בבניין ספיר

שרון פז: שלחנו לכם את התוכנית העסקית שבעקבותיה אנו רוצים לצאת להלוואה

לטובת בניית חדרי מחול וג'ז בקונסרבטוריון, יש שאלות על התוכנית העסקית?

צחי בן אדרת: התוכנית העסקית למשך חמש שנים?

שרון פז: אפשר גם תשע שנים.

רונן אלסטר: אפשר בין חמש לתשע שנים.

שרון פז: יש ביטחון רב בתוכנית העסקית כיוון שקיים ביקוש גדול בתחום המחול

והמוזיקה ואין לנו מרחבים נוספים.

עופר עין הבר: זה תיקון עוול, בשיפוץ שנעשה בקונסרבטוריון גדלנו בחדרי

המוזיקה אבל הסטודיו למחול נותר כמו שהוא. אנחנו חברה ואכן נדרשים להצדיק כל הוצאה אבל חינוך זה לא בהכרח לעשות כסף, סטודיו נוסף יסייע בהכנסות אך גם יעלה את הרמה של המחול, כמובן שמדובר גם על תחום הג'ז.

אנחנו תמיד מראים יותר הוצאות ופחות הכנסות בתכנון ומגלים בסוף השנה שנהגנו בזהירות. כך גם התוכנית העסקית שנעשתה יחד עם רונן אלסטר הינה זהירה.

איריס שחם: כמה זמן השיפוץ?

שרון פז: ארבעה חודשים.

עופר עין הבר: אנחנו צריכים להתחיל.

ראש העיר- רפי סער: יש תוכנית מסודרת ומאושרת.

איריס שחם: מתוך היכרות אישית הרמה אכן גבוהה במחול ובמוזיקה. יש המון

ביקוש למחול מכל המגזרים והגילאים. אין ספק ששווה להשקיע בתוספת חדרים בהנחה שיש מורים טובים והרמה גבוהה.

הדר לביא: האם נבחנה תרומה לפרויקט?

שרון פז: לא בחנו את האפשרות אך הדבר ייבדק.

ראש העיר- רפי סער: כל תרומה מבורכת.

חן סומך: צריך לקחת בחשבון שחלות על החברה כל המגבלות החלות על הרשות

המקו מית בקליטת תרומות.

הדר לביא: צריך לעבוד לטובת השגת התרומה.

ראש העיר- רפי סער: מרכז שוורץ- רייסמן הוא דוגמא לפרויקט שיוצא לדרך

בסיוע שתי תרומות גדולות בסה"כ של 9 מיליון דולר. רעיונות לתרומות יתקבלו בברכה.

אמיר גבע: יצאו כבר מכרזים על השיפוץ?

עופר עין הבר: הקבלן זכה במכרז מהעירייה.

הדר לביא: למה לא לוקחים את הסכום מהיתרות ובוחרים בדרך של הלוואה?

צחי בן אדרת: זה לא נכון לנצל מהיתרות, החברה צריכה כרית ביטחון. בנוסף

התוכנית העסקית מראה הכנסות בשוטף, סימולציה לתשע שנים מראה כי כל שנה נותרת יתרה בחברה של כמה עשרות אלפי שקלים.

שרון פז: אין חשש מהחזר ההלוואה, התוכנית העסקית מאוד שמרנית.

הדר לביא: מה גובה הריבית?

רונן אלסטר: הערכה כרגע לריבית בגובה 3.5% .

צחי בן אדרת: הריבית עוד צפויה לעלות אבל עדין ניתן למצוא ריבית בגובה סבירה,

לא כמו שהייתה, אך ברור כי אם עושים זאת מומלץ להזדרז.

שרון פז: אישור התוכנית העסקית לבניית חדרי מחול וג'ז בקונסרבטוריון- אישור

הלוואה- אושר פה אחד.

אישור פרוטוקול דירקטוריון מיום 21.02.2022 - אושר פה אחד

אישור מורשי חתימה פנים חברה- עבור חוזים גנריים בעיקר לסייעות, מדריכים, מטפלות ומובילות. מדובר על חוזים שאינם חוזי מטה ואינם חוזי משרות ניהוליות.

חן סומך: חוזים גנריים שהעלויות הכספיות שלהם מוכתבות בתוך החוזה, מתוך

רצון לייעל את תהליך החתימה.

שרון פז: החותמים יהיו - מנהלת כוח אדם ושרון פז, מנכ"לית.

בחוזי הניהול או חוזי המטה יש חתימות נוספות, חיצוניות של יו"ר החברה לתרבות הפנאי.

אישור מורשה חתימה פנים חברה, על חוזי עובדים שלא בדרג ניהולי ו/או מטה-

אושר פה אחד.

אמיר גבע: כולם מוזמנים לפסטיבל אפוס.

איריס שחם: בעניין הודעות פרסום מהעירייה, אני לא מקבלת את כל ההודעות

וחבל כיוון שחשוב שהפרסום יגיע לכלל האוכלוסייה.

שרון פז: אור יבדוק את העניין.

ראש העיר- רפי סער: החברה צפויה להפעיל את עניין השיווק בעצמה, ללא סיוע

מהעירייה.

שרון פז: לבדוק סיוע ממשרד התרבות לשיפוץ חדרי המחול.

ריכוז נקודות לבדיקה ומענה:

1. בדיקת מלגות או תמיכה חיצונית לעיר לומדת קמפוס כפר סבא (בדיקת

תקציב מהאיחוד האירופי).

2. שליחת תוצאות סופיות שלסקר בירור העדפות לקורסים עיר לומדת.

3. בדיקה האם תוקנה המילה אחרות, באור 11 בדוחות הכספיים

4. בדיקת גיוס תרומות לפרויקט בניית מרחבי קונסרבטוריון בבניין ספיר

5. בדיקת סיוע ממשרד התרבות לשיפוץ חדרי המחול

מסכמת פרוטוקול: נעה בוטבול