פרוטוקול החברה לתרבות ופנאי

‏

18/12/23

פרוטוקול ישיבת דירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי

סיכום דיון מיום 18/12/2023

נוכחים: ראש העיר ויו"ר הדירקטוריון החברה העירונית לתרבות הפנאי כפ"ס- רפי סער, יובל בודנצקי- מנכ"ל העירייה, שרון פז - מנכ"לית החברה העירונית לתרבות הפנאי, צחי בן אדרת- גזבר העירייה, רונן אלסטר- מנהל כספים באגף תרבות, מירב הלפמן- מנהלת אגף קהילת צעירים ונוער, הדר לביא- חברת מועצה, עו"ד עדי לוי סקופ- חברת מועצה ומ"מ יו"ר דירקטוריון.

נציגי ציבור: איריס שחם, גדעון שני.

מוזמנים נוספים: ?

חסרים: ד"ר ענת קלומל. עו"ד חן סומך, איציק ליפל, רו"ח רונן סטרי.

חברי ועדת ביקורת: אביטל רייך.

הישיבה נפתחת ע"י הגב' שרון פז:

ברצוני להודות לחברי/ות הדירקטוריון על נוכחותכם בישיבה.

בישיבת הדירקטוריון אציג את המצב של החברה בתקופה זו, שגרת מלחמה.

אפתח מהפעילות בקיץ, תחילת שנה עד השביעי באוקטובר ואז כניסה למצב של מלחמה והשפעתה על פעילות החברה.

יש לציין כי אנחנו עדיין בשגרת מלחמה לכן ישנם נתונים שטרם ניתן לקבוע, המידע שאציג נכון לאמצע דצמבר.

הערות/ תגובות/ שאלות במהלך הישיבה:

שרון פז מציגה במצגת את העדכון וסטטוס פעילות החברה. להלן נקודות שהועלו ע"י חברי הדירקטוריון-

שרון פז:

לפני תחילת הסקירה אודות סטטוס פעילות החברה אבקש לציין כי הדגש על איכות, מתן שירות ותכנים איכותיים וחדשניים מלווים את החברה בכל התחומים.

- פעילות הקיץ הייתה איכותית, קיבלנו משובים שהעידו על שביעות רצון גבוהה מהפעילות במסגרות השונות.

מבחינת מספר המשתתפים, בשנת 2023 הרגשנו את החזרה של התושבים לפעילות קיץ מחוץ לעיר כפר סבא ביחס לשנה קודמת.

- בצהרוני ניצנים ביצענו גיוס של צוות איכותי, שדרוגים בתפקידים ועדכוני שכר.

משנה זו אנו מקבלים תשלומים מתוכנית ניצנים לכיסוי עלויות עבור סייעות משלבות לילדי החינוך המיוחד.

- צהרוני יול"א- ביצענו גיוס מסיבי של סייעות ומובילות תוך הגדלת השכר לפחות ב10%, כדי להתחרות מול הרשויות הסמוכות ולתת שכר אטרקטיבי (כיום מובילה יכולה להגיע לשכר של 70 ₪ לשעה).

כעת אנו בשלב של גיוס מגייסת, כל שנה אנו משקיעים הרבה אנרגיות בגיוס האנשים הנכונים שיישארו איתנו ולכן אנחנו פועלים לגיוס התפקיד. (הגיוס נדחה עקב המלחמה).

היות וישנה חפיפה גדולה בין צוותי הבוקר וצוות צהרוני יול"א (בשונה מצהרוני ניצנים) אנו מקפידים על שת"פ עם אגף החינוך, והשנה ביצענו קפיצת מדרגה בנושא.

-מעונות היום- "ילדות בכפר"- שנה שעברה היו לנו משברים במעון הדרים ומעון 60, כתוצאה מכך הייתה עזיבה. את השנה הנוכחית התחלנו במקום טוב ויציב. יש לנו 5 מנהלות טובות שהצלחנו לגייס ולייצב, והן מובילות את המעונות.

השנה הקריטריונים של משרד החינוך למתן רישיונות למעונות הוחמרו אבל עמדנו בתהליך המורכב והתקבלו הרישיונות (לא מדובר על סמל תמ"ת).

לאחר סידור הרישיונות התחלנו בקידום סמל תמ"ת עבור מעון 60 ומעון 80. אנחנו רק בתחילת הדרך ולכן בשלב הזה אנו מיידעים רק את חברי הדירקטוריון. מדובר בבעיה אדריכלית נקודתית ואנו פועלים לפתרונה. הדבר צפוי לקחת זמן ואנחנו נעדכן בהמשך.

משרד החינוך נתן מתווה לתמחור המעונות לתושבים ואנו ביצענו עדכון מחיר בהתאם להנחיות. יש לציין כי המעונות שלנו עובדים בתקינה מורחבת שלפי התמחור יש על כך תוספת מחיר אבל אנחנו לא גובים את התוספת. ז"א שהתושבים משלמים לפי מחירי תמ"ת עם תקינה רגילה למרות שבפועל מקבלים עם תקינה מוגברת. מדובר בפער מהותי מבחינת הכספים.

בנוסף, לפי הצהרת הממשלה מתחילת ינואר ההורים צריכים לקבל הטבה חודשית בסכומים של מאות שקלים לכל ילד וזה צפוי לכסות את העלייה במחירי המעון. כל זאת צריך לבוא לטובת ההורים.

כל תוספת ההכנסה של החברה מתמחור המעון לילד, הולך לשדרוג שכר המטפלות ומנהלות המעון כדי להביא צוות איכותי והדבר מהותי ומסייע.

-פעילות הקונסרבטוריון מלאה, כולל פעילות בסטודיו למחול ובסטודיו למוזיקה שפתחנו. 75% קיבולת מלאה ועוד היד נטויה, ז"א שההשקעה בסטודיו הייתה נכונה ואנו פועלים בהתאם לתוכנית העסקית. הדבר נכון עד תחילת המלחמה, ארחיב על כך בהמשך.

-הקתדרה החדשה- יש ביקוש גבוה במיוחד, גם בלחימה הקתדרה חזרה כמעט מיידית עם הגעה כמעט מלאה של כל המנויים.

פעילות חרום וחוסן-

-עקב המלחמה שפרצה בשביעי לאוקטובר אנחנו עברנו לפעילות חינוך בחירום. ברגע שיש משבר או מצב חירום במדינה יש לנו אחריות לפתוח את מסגרות החינוך, בתי הספר וגני הילדים, עבור כל העובדים החיוניים (במקרה הזה מדובר בעובדי העירייה, בית חולים מאיר וקופת חולים כללית). כבר ב8/10 נפתחו כל המסגרות. יש לציין את הפעילות המסורה של הצוות שנתן שירות במשך חודש אוקטובר בזמן שהמוסדות היו סגורים. לשמחתנו היו הרבה מתנדבים שהעבירו סדנאות וחוגים כך שבהחלט היה עשיר ופורה.

-אירוע קונצרט התרמה- בתחילת דצמבר גייסנו 55,000 ₪ לילדי העוטף לבניית חוסן וסיוע נפשי. הסכום עבר לאגף החינוך ברשות המקומית של אשכול. אנחנו כמובן עוקבים ומוודאים שהכסף ישמש למטרה זו.

-שמירת חוסן עובדי החברה- בחברה יש בעיקר ילדי עובדים שמגויסים, כך שהדבר כמובן מדאיג. אנחנו משתדלים לדעת על כל עובד באופן שוטף כדי שנוכל להתנהל בהתאם. ראוי לציין שכלל העובדים חזרו באופן מלא לעבודה.

-עם החזרה של צהרוני יול"א עלה חשש להתבטאויות לא נאותות ברשתות החברתיות אנחנו עוקבים ומטפלים. היו מעט עובדים שנפרדנו מהם, כמובן שהדבר נעשה בשיתוף עם אגף ביטחון העירייה.

פעילות החברה מתחילת המלחמה-

במקביל לפעילות החרום פעלנו להחזיר את הפעילות בכל תחומי האחריות של החברה. החזרת תחומי הפעילות השונים היו בהדרגה, וכשפתחנו אפשר היה לראות שהציבור מצביע ברגלים ומגיע. למשל, הקתדרה שחזרה לפעילות תוך עשרה ימים והרבה הגיעו.

בחזרה לפעילות של המעונות היה עלינו לוודא שיש מקלט או ממ"ד ולבחון האם הצוות מצליח להעביר את הילדים תוך 90 שניות למקום מוגן גם ממצב של שנת צהרים. אכן היו אתגרים אבל עמדנו בהם.

ראוי לציין את ההתגייסות המלאה של המנהלים והעובדים להחזרת פעילות החברה בהתאם לשלבים השונים.

פעילות כספית של החברה בחודשים אוקטובר – דצמבר

3 נקודות הסתכלות על המצב:

גביה כספית

-יחד עם מדיניות העירייה ביצענו גביה הוגנת ומתחשבת על פי מתן השירות ורישום בפועל.

בצהרוני בתי הספר- למרות שפעלנו בתחילת אוקטובר, היה לנו את קייטנת סוכות, לא גבינו כסף מההורים בחודש אוקטובר. הדבר התקבל בהערכה רבה.

-היה לנו גל של ביטולים וביצענו ביטולים מיידים (בשונה מזמן שגרה שנדרש להודיע חודש מראש על ביטול)

השפעת המלחמה על מתווה הכנסות החברה

אנחנו באמצע הדרך והדיוקים יהיו לקראת הדוחות הכספיים הסופיים בחודשים הבאים. היום אציג את ההבנות על המצב נכון לרגע זה.

-צהרונים- היה גל של ביטולים או הקפאות, מ2,500 ילדים ירדנו ל 1,900 בחודש אוקטובר. נכון להיום הצלחנו להחזיר חלק גדול של הילדים ואנו עומדים על מעל 2,200 ילדים.

-יול"א- חלה ירידה במספר הילדים אך אנחנו עדיין נותנים את השירות ל83 צהרוני גני ילדים. אותם קבוצות אבל כמות ילדים קטנה יותר.

-מעונות יום- ירידה בהכנסות בחודש אוקטובר, גבינו פחות ממחצית החודש. מהחזרה לפעילות מלאה בחודש נובמבר גדלנו לפחות ב10%, זאת הודות לצוות הטוב ולמערך של ממ"דים או מקלטים במעונות. (רוב המעונות הפרטיים בעיר אין להם יכולת מיגון זו).

-פנאי והעשרה- חלה האטה בקצב הרישום. אחד הגורמים זה הגיוסים הרבים של המפעילים כך שלא הצלחנו לפתוח את החוגים שלהם ולא הצלחנו למצוא מחליפים לכן ישנה ירידה ברישום.

מתווה ניהול הוצאות החברה

-החברה הינה תאגיד בבעלות מלאה של העירייה ולכן לפי מדיניות מרכז השלטון המקומי בוצע תשלום מלא לעובדי החברה בכל חודש אוקטובר, למרות שהגביה הייתה חלקית והיו ימים שלא היה פעילות.

בחודש אוקטובר ההוצאות היו גדולות יותר מההכנסות.

שיפויים בתהליך-

מדובר בהערכה גסה כיוון שיש קולות קוראים שעכשיו אנחנו מגישים כך שזה עוד לא סגור וטרם התקבלו הכספים. חריג לכך זו תרומת "קהילת קולומבוס" שכבר קיבלנו 44,000 שח עבור פעילות מסגרות החירום של החינוך שהופעלו בתחילת המלחמה.

סה"כ הפוטנציאל השיפוי עומד על הערכה של כחצי מיליון ₪.

יתרות כספיות של החברה-

בתקציב החברה לשנת 2023 הצגנו שמירה על יתרות של כ2.2 מיליון שח (טרום המלחמה). מדובר בעתודות האחרונות של החברה והם יסיעו לחברה להתמודד עם המלחמה, בעיקר חודש אוקטובר.

בעוד כחודש- חודשים אנו נוכל לעדכן במדויק במצב החברה לסוף שנת 2023. עד כה מדובר בהערכה כללית.

הדר לביא: תודה על הפירוט המלא. ראוי לציין את ההישג המרשים בפתיחת מסגרות לצוותי חירום במיידי, כך צריך להיות. אבקש לדעת האם יש סמל תמ"ת בכל מעונות היום?

שרון פז: יש 2 מעונות עם סמל תמ"ת, מעון רפפורט ומעון הדרים. מעון ספיר לא יכול לקבל סמל תמ"ת (מעון ישן). במעונות 60 ו80 אנחנו מתחילים עכשיו את תהליך קבלת הסמל, ישנה בעיה במבנה שאנחנו מנסים להתגבר עליה בעזרת אישור אדריכל.

כמובן שלכל המעונות יש רישיונות.

הדר לביא: מה לגבי מקלטים במעונות היום?

שרון פז: במעון ספיר יש מקלט צמוד. בארבעת המעונות האחרים יש ממ"דים בתוך המעונות.

הדר לביא: אבקש לציין כי במהלך המלחמה סיירתי במעון הדרים והתרשמתי לטובה מניהול המעון בתקופה מורכבת זו.

צהרוני הגנים חזרו לפעול מאוחר, ניתן היה לחזור לפעילות מוקדם יותר. ברור לי שאין זו החלטת החברה אך אבקש לציין זאת כאן.

שרון פז: אנחנו התאמנו את עצמנו לפעילות המסגרות הפורמאליות.

הדר לביא: נושא נוסף שחשוב להעלות הוא אולם הספורט בקריית ספיר

שרון פז: האולם לא קשור לפעילות החברה ולכן לא רלוונטי לישיבה. הדירקטוריון של חברת ספיר מקבל את המידע אודות הפעילות באולם.

הדר לביא: שום תקציב של החברה לא מגיע לפעילות האולם?

שרון פז: אין קשר לחברה בכלל.

הדר לביא: לגבי מסגרות לצוותי חירום (עובדי בית החולים מאיר, כללית והעירייה), פנו אלי עובדי חירום שאינם עונים להגדרה, כמו אם יחידנית במילואים או עובדת צוות רפואי לא בביה"ח מאיר. האם היה מענה מעירייה? אני לא יודעת בכמה מדובר.

שרון פז: קיבלנו 3-4 פניות מהסוג הזה והיינו זמינים לכולם.

אבקש להסביר שבאחריות משרד הבריאות (לא משנה איזה בית חולים או קופה) לכל בית חולים יש אפשרות להפעיל מסגרות לילדי העובדים במימון משרד הבריאות.

מבחינת העירייה אנחנו נותנים את המקומות (גני הילדים, בתי הספר), חשמל, מים, שמירה. כוח האדם זה תחת משרד הבריאות.

הדר לביא: בנוגע ליתרות, האם נצטרך חלק משמעותי מהיתרות?

שרון פז: יש לנו חור תקציבי באוקטובר כיוון ששילמנו לכולם וההכנסות קטנו מאוד. אם יהיה צורך נשתמש בחלק מהיתרות מעבר למה שהצגנו בתקציב 2023.

בתאגידים שהם בבעלות מלאה של העירייה היתרות נועדו לשמש לרווחת התושב ולכן השימוש ביתרות ראוי.

הדר לביא: מבחינת ניהול כלכלי, והעובדה שצריכים את הכסף, אז היתרות צריכות להיות בחלקן השקעה.

עדי לוי סקופ: עד כמה הקיצוץ בפעילויות התרבותיות (פסטיבלים ועוד) חסכו לנו כסף מבחינת המשמעות התקציבית?

שרון פז: הביטול היחידי שעשינו עד סוף השנה הוא פסטיבל undercover, את שאר הפסטיבלים הצלחנו לקיים לפני המלחמה.

עדי לוי סקופ: מה בנוגע לפסטיבל האורות?

רונן אלסטר: זה מתוקצב מהעירייה

שרון פז: יש לציין שפסטיבל undercover מורכב מבחינה תקציבית ממכירת כרטיסים, תקצוב של העירייה וחלק נוסף ממפעל הפיס.

עדי לוי סקופ: אז מבחינת פעילויות תרבות, אין לנו חיסכון מסוים?

שרון פז: אין חיסכון. אפילו בנוגע לפסטיבל undercover, שהמלחמה פרצה כמה ימים לפני התחלתו, אז היו לנו הוצאות, תשלומים לספקים. קיבלנו את זה דרך התמיכות.

רונן אלסטר: זה בוטל ברגע האחרון

עדי לוי סקופ: מבחינת כוח אדם, כמה עובדים הסתיימה או הוקפאה העסקתם?

שרון פז: לא הרבה.

-בצהרוני בתי הספר ירדנו ב300 ילדים, כתוצאה מכך ירדו 12 קבוצות ונפרדנו מכוח אדם שנאלצנו לסיים העסקה.

חשוב לציין כי במהלך אוקטובר חלק מסוים מהכוח אדם לא רצו להמשיך איתנו כך שהשליחה הביתה הייתה מועטה יחסית.

-שאר פעילות החברה כולם ממשיכים.

עדי לוי סקופ: ז"א שכ 12-15 עובדי צהרונים הסתיימה העסקתם?

שרון פז: כן. אולי 20, אבל לא יותר. אנחנו מדברים מתוך 860 עובדים. הדברים נכונים לרגע זה, אנחנו בעיצומה של המלחמה, לא ניתן לדעת איך הדברים יתפתחו.

עדי לוי סקופ: מבחינת יתרות כספיות של החברה, אנחנו כרגע ביתרות של 2.2 מיליון שח?

שרון פז: על פי התקציב שהגשנו ואושר ע"י דירקטוריון החברה הצגנו שאם נעמוד בכל היעדים, טרום המלחמה, אנחנו כנראה נצליח לשמור על 2.2 מיליון ₪ ביתרות. אבל עם המלחמה וחודש אוקטובר (שההוצאות היו גדולות מההכנסות) טרם ניתן לדייק את החור התקציבי שנגרם.

עדי לוי סקופ: החברה לא תוכל לממן בעתיד פעילויות תרבותיות שהעירייה צריכה לממן, כמו אירועי יום העצמאות. כל דבר שהחברה לא מתפעלת לא יתאפשר לממן. זאת לטובת שיקום והגדלת היתרות לפחות לגובה 3 מיליון ₪ כפי שדובר בעבר. המשמעות היא להגדיל את הנפח של פעילות פנאי והעשרה, הקתדרה, פסטיבלים גדולים ובכך להגדיל הכנסות ולא לממן את פעילויות יום העצמאות שבאחריות העירייה (דבר שדובר בעבר).

סביר להניח שבמקרה הטוב יתרת החברה צפויה לרדת ל1.8 מיליון ₪ וזה מסוכן לתזרים החברה.

מילה טובה על שמירת השגרה והניסיון ליצור יציבות בתוך המלחמה. כיצד אתם מחזקים את עובדי החברה?

שרון פז: זה מתחיל מהרבה סבלנות, לכל עובד יש את העולם שלו וצריך להיות זהירים אם חלילה יש הצטרפות למשפחת השכול.

בחברה אין לנו הרבה מגויסים או בני/בנות זוג מגויסים, מדובר בכ 10 עובדים ואנחנו עוקבים אחרי זה, גם הענקנו שי ואנחנו משתדלים לתת מענה.

בחברה יש הרבה בנים/ בנות מגויסים ואנחנו עם יד על הדופק. בהחלט לא קל לעובדים אשר ילדיהם נמצאים כעת בלחימה.

עשינו שתי פעילויות חוסן לחברה ואנחנו נמשיך עם זה, הצטרפנו גם לפעילויות החוסן של העירייה. אני מוכרחה לומר שיש צורך גם ברצון של העובדים ולא תמיד זה קיים אך אנחנו מעודדים ומציעים לכולם.

יובל בודנצקי: תודה לך ולכל הצוות על העשייה הרבה.

אבקש להרגיע את הדאגה בנוגע למצב הכספי של החברה. בגישה שלי השנה צריכה להסתיים בצורה מאוזנת, כל יתרה שיש זה שקל פחות שהושקע בתושבים. החברה לתרבות היא בבעלות מלאה של העירייה ולכן האחרונה לא תיתן לחברה ליפול. זו גישתי.

עדי לוי סקופ: אנחנו כחברי דירקטוריון תפקידנו להגן, להתריע, לדאוג. יש לעודד שאילת שאלות ומעקב אחר מצבה של החברה.

אני חולקת עליך, כיוון שהגדרנו רף מינימום ליתרות של 3 מיליון ₪ ולכן צריך לשאוף להגיע ליעד. ואף יותר מכך, יש לשאוף ל 4 מיליון ₪ שמתוכם מיליון ישמש להשקעה במבנים.

יובל בודנצקי: כבר עשינו השקעה במבנים, עשינו שיפוץ בספיר.

עדי לוי סקופ: נכון, ולקחנו הלוואה בשביל זה.

יובל בודנצקי: מבחינה כלכלית הכי כדאי זה השקעה במבנים שמחזירה את עצמה.

אין ספק שמחובתכם לבקר ולשמור על החברה.

איריס שחם: ראיתי את ההתמודדות בזמן המלחמה, זמן התגובה היה מהיר תוך רגישות למצב ולצרכים השונים. לתרבות ופנאי יש ערך מאוד גדול במיוחד בימים מורכבים כמו אלו.

יישר כוח על הדאגה לעובדים.

אירוע קונצרט ההתרמה היה מרגש וברמה גבוה. יש תפקוד טוב תמשיכו כך.

עדי לוי סקופ: בהחלט היה אירוע התרמה מקסים ומרגש.

שרון פז: תודה רבה, אעביר את המחמאות גם לעופר.

כמובן לקראת סוף שנה והכנת תקציב לשנת 2024 אנחנו ניקח בחשבון את השיפויים והסטטוס הכספי לסוף שנת 2023, ככל והדבר יהיה ברור יותר. ונציג לפניכם את הפרטים.

תודה רבה, הישיבה סגורה.

עורכת הפרוטוקול: נעה בוטבול

_____________________________ ____________________________ רפי סער – ראש העיר ויו"ר הדירקטוריון שרון פז - מנכ"לית החברה העירונית לתרבות הפנאי