פרוטוקול ישיבת מליאה מס' 0 לא מן המניין

לשכת מנכ"ל65ו:ז ₪פ6 אג\א ופא

טלפון: 04-9539206: 1 פקס: 04-9533856 :אא"

יייח סיון , תשפ"ב

7 ביוני , 2023

פרוטוקול ישיבת מליאה שלא מן המניין

מתאריך יי בטיון תשפ"ג, 30.05.23

משתתפים:

עידו גרינבלום- ראש המועצה

יפתח גלעדי

שחר אטיאס

סיגלית עין קדם

טלגת

יהודה אסור

רותי קלנר עקרון

נאוה סבר

אילנה אפללו פר

שרה גרינצוייג

חסרים:

אליק אלמוג

שרון גלבוע

חן וייסמן

נוכחים:

יריב אביטל - מנכ"ל המועצה

סיון לוי- גוברית המועצה

אד' אסנת ברנדס ברש- מהנדסת המועצה

עו"ד עודד רומאנו - היועצ המשפטי

יניב וימן -- מבקר המועצה

ענת עוז - המחלקה לחינוך

על סדר היום:

דיון בדוייח מבקר המועצה לשנת 2022.

הישיבה נפתחה בשעה 18:40 .

לשכת מנכ"ל65ו:ז0 מפס 6 אג\א |אמפא 6

טלפון: 04-9539206: 11 פקס: 04-9533856 :א"

מנכ''ל המועצה:

יש שני דוייחות ביקורת שאנחנו דנים בהם. הראשון הוא דו''ח פנימי של מבקר המועצה יניב, במספר סוגיות- המחלקה לשירותים חברתיים והשנייה במנהל ההנדסי בנושא חניות אישיות לנכים ודו'יח נוסף של משרד הפנים- ביקורת כללית של משרד הפנים שדן במועצה בשנה החולפת. קיבלנו את הדוייחות. אנחנו מאמצים ביקורות. הביקורת, רובה ככולה, מקובלת על ידינו. עידו הנחה אותי לטפל בדו'יחות וכך בוצע. תודה ליניב על העבודה היסודית והמקצועית.

מבקר המועצה:

למעשה ראש המועצה קיבל את כל ההמלצות ואת הדוייח כמו שהוא. התהליך גם עבר את הוועדה לענייני ביקורת.

לגבי המחלקה לשירותיסם חברתיים- כמחלקה מקצועית הס עושים עבודת באמת מצוינת.

הנקודה העיקרית שאני איתרתי בביקורת, זה בנושא הגבייה. בחלק מהשירותים הניתנים ע"י המחלקה לשירותים חברתיים נדרש לגבות השתתפות עצמית בגינם. השאר מגיע ממשרד הרווחה ומהמועצה. קיימת גביית חסר שמוערכת בסכום של כ-300,000 ₪ בשנה. זה נובע בעיקר מבקרה לקויה. הס מחויבים לגבות את התשלום בהוראת קבע אבל זה לא נעשה ברוב המקרים.

ההשתתפות העצמית נקבעת על ידי משרד הרווחה לפי קריטריונים של הכנסה בדרך כלל ועם זאת, המחלקה לשירותים חברתיים, נותנת מידי פעם הנחה נוספת כשפוניס אליהם. הנחה נוספת זו באה למעשה על חשבון המועצה בסופו של דבר. אלו החלטות שניתנות בתחום של המחלקה לשירותים חברתיים ללא ידיעת הגוברית והשולחן הזה. ההמלצה היא להחליט כמה גובים רטרואקטיבית. כמובן מנגנוני בקרה להבא, לראות שהכל נגבה כפי שצריך. חלק מהכסף מגיע לשלהביית ולרשת המתנייסים וזה נשאר שס אצ גס שס צריך לדעת למשוך את הכספים למועצה.

ובנוסף מומלצ להסדיר את נושא הסיבסודיס והפטורים. יש עוד מספר עניינים הנוגעים לחסיון מידע ושמירה על סודיות, חתימות על הצהרות- רובם טופלו. הנושא היחידי שעדיין לא טופל הוא הנושא של פרילנסריס שעובדים בתחנה לטיפול זוגי ומשפחתי וחלק מהסיכומיס שלהם הס עושים על הלפטופים הפרטיים שלהם ולמועצה אין שליטה בכל הנושא של אבטחת מידע במחשביסם אלו. צריך למצוא לזה איזשהו פתרון.

אילנה אפללו פר:

בתוך הדוייח המפורט יש חלק שמדבר על עצם עבודה של צרכים מול מענים. לחלק הזה לא היה

לנו מספיק ומן לשבת עס תמי כדי להבין בצורה יותר מעמיקה את אופן מתן המענה לצרכים ואיך וה בדיוק נעשה לאור הנתונים שיניב קיבצ. לכן קבענו, כחלק מהתהליך, לעשות ישיבה נוספת ומעמיקה יותר ובמידת הצורך, נביא את הדברים לכאן.

מנכ'יל המועצה :

לגבי הערות לביקורת של יניב, ברמת הסכומים- 300,000 ₪, וה הפוטנציאל ובפועל הסכומים נמוכים יותר. יש תיעוד מלא ויש בקרה שמית של הכספים, יש לתמי רשימה והיא יודעת מי מקבל ומי לא מקבל, מי משלם ומי לא משלם. תהליך חמיצוי של חגבייה לא קרה בחלק מהמקומות ובחלק מהמקומות קרתה תקלה של העברת נתונים בדרך, הועבר כסף או שלא הועבר דרך שלהביית וכו'. אלה מקומות שלקחנו לתשומת ליבנו ונתקן אותן.

בסוגיית אבטחת המידע, יניב למעשה מצא פה פירצה. כל נושא הפרילנסריס ולא רק במחלקה לשירותים חברתיים. לקחתי את זה בצורה רחבה, כל נותן שירות חיצוני שעובד עם המערכות שלו, צריך לעבור את אבטחת המידע וזה גם סטנדרט שירות מכובד.

מבקר המועצה:

בנושא הקצאת מקומות חנייה אישיים לנכים, וּה דו"ח שלמעשה התחיל כהתנסות מעשית של סטודנט במכללת עמק יורעאל- ברוך כהנא. אני לקחתי את הדוייח שהוא הגיש למכללה והעמקתי ושיפרתי אותו. סך הכל הוא עשה עבודה טובה ולכן ראיתי לנכון לצרף אותו גם לדוייח השנתי.

לשכת מנכ"ל65ו::0ס 655 אגא ואפ

טלפון: 04-9539206: 11 פקס: 04-9533856 :אא"

מהנדסת המועצה :

התהליך הזה של בקשה לחניות נכים אישיות במרחב הציבורי, הוא תהליך שמאז כניסתי לתפקיד, כל הומן במגמת שיפור כי היו המון דברים להסדיר. בהתחלה היה מצב שרק עמי היה מקבל החלטות לבד ואו הקמנו איוושהי ועדה שמתכנסת, בוחנת את התיקים ומקבלת החלטות.

יש נוהל מסודר שמפורסם באתר ואנשים יכולים לפנות.

מבקר המועצה:

וה תהליך שהוא חוצה ארגון. יש את המחלקה של אסנת ואת המחלקה של גיקי שבפועל מבצעת את ההנחיות של עמי ויש את הפיקוח שצריך לוודא שמי שחונה בחניית נכים הוא הרכב הרשאי.

ראש המועצת:

יש את סוגיית החניות הפרטיות של הנכים בשטח הציבורי ולא בבית שלהם כי וה מצריך מהם להשקיע כסף. מאידך חניות פרטיות בשטח הציבורי הס משאב הולך ונעלס שגם כך יש עליו מאבק כל הומן, לא רק ביישוב הזה. ברמת המדיניות, זו סוגיה שמגיעה אלינו ויש מקרים קשים.

מבקר המועצה:

היו חלקי נוהל ועכשיו הנוהל הרבה יותר מסודר והוא חוצה מחלקות. כדי להגיש בקשה, צריך להגיש הרבה מסמכים. חלק מהמסמכים מצאנו בקלסרים, חלק היו אצל עמי במחשב. צריך לעשות סדר כדי שיהיה אפשר לראות את הכל במקום אחד. בכל הנושא של המיפוי והאיתור, ברוך ערך סיורים וצילס בכל מיני מקומות והגיע לכל מיני חניות נכים ונמצאו פערים בין מה שמסומן לבין מה שקיים.

מהנדסת המועצה:

עברו כל מיני מחשבות סביב הסוגיה הזו- האם לעשות סקר פעם בשנה! האם להקצות לחמש שנים את החנייה הזו?

מבקר המועצה:

אחד הדברים שהמלצנו, וה לייצר איזשהו מאגר ולהעלות אותו, כן או לא, על ה- 615. למצוא את הדרך הנכונה לייצר את מאגר הנתונים של החניות ושיהיה אפשר לעשות איוושהי בקרה ותיעוד של כל הדברים האלה.

חוק חניית נכים קובע גם לוחות זמנים בנושא הזה. היות ולא מנהלים פה את הלוחות זמנים אז אנחנו גם לא יודעים אס אנחנו עומדים בזמנים של החוק- סך הכל שישים יום מהרגע שהוגשה הבקשה ועד הרגע שהשטח צבוע והוא מוכן לטיפול. מצאנו שהסימוניס לא אחידים וחלק לא תקינים. וה צריך להיות צבוע בכחול, עס סמל ברור ומספר. חלקם דורשים תיקון. בנושא תקיפות ההקצאות- אנשים נפטרים, אנשים מחליפים דירה, רכב וכו' אז צריך לעשות איוושהי בדיקת וכאות ותקפות ולחשוב על הגבלה ואז פעם בתקופה מסוימת שתוחלט, מגיש הבקשה יצטרך שוב להגיש מסמכים.

אילנה אפללו פר\:

נעשה פה תהליך משמעותי וסדור במחלקת ההנדסה וצריך להשלים אותו בעניין של לוחות הזמנים, איך בדיוק יש בקרה, דברים שלוקחים קצת ומן אבל וה בדרך ואנחנו צריכים לעקוב אחרי וה.

מנכ''ל המועצה:

האירוע הזה של חניות נכיסם הוא בעיה מוכרת ואנחנו מכירים את התופעה הצו. נעשה פה תהליך מאוד מסודר, הביקורת היא מדויקת, היא פגשה כבר את המנהל תוך כדי העבודה ונתנה לו עוד כיוונים. היום מוטמע הנוהל הוה שהוא חוצה ארגון. נעשתה פה עבודה טובה, גס בנוחל, וה תהליך מאוד מסועף, יש פה מורכבות עס הרבה גורמים במועצה.

לשכת מנכ"ל65ו:ז0ס מפ 6 אאגוא וגמפא 6

טלפון: 04-9539206: 11 פקס: 04-9533856 :אא"

מבקר המועצה:

לפני שנה, כשהתחלתי בתפקיד שלי, אחד הדברים שעשיתי הוא לקחת המלצות מדוייחות קודמים. יחד עס יריב בדקנו מה בוצע ומה לא בוצע. מה שלא בוצע, התחילו לבצע. בסוף 2021, מתוך עשרות המלצות, נשארו מספר המלצות שעדיין לא יושמו. נכון לסוף 2022, הן עדיין לא יושמו בצורה מלאה.

מנכ''ל המועצה:

יש שתי הערות שנותרו- הראשון, בנושא של חוק ארגון הפיקוח על העבודה, אני מקבל את ההערה אבל גו הערה בירוקרטית ולא משמעותית. הדבר השני, הוא כל נושא הביקורת על הבריכות. בכניסה שלי לתפקיד ואחד הדברים המשמעותיים שבדקתי, וה כל מה שקרה בבריכת חנה סנש. כל הדברים שס יושרו, כשסרגיי עזב נוצר פער ופנינו להעסקה במיקור חוץ אבל הרעיון שהוא שוה יעבור לטיפול שלנו. או שה יעבור לממונה הבטיחות או לאחר העובדים בתפעול שנכשיר אותו. שאר הליקויים, והייתה רשימה מאוד ארוכה, כולם טופלו בצורה מלאה על ידי.

אילנה אפללו פרצ:

בישיבה של הועדה, עלו שני נושאים עיקריים- היועצים של מחלקת הרווחה וחניית הנכים.

בתהליך העבודה בתחילת הדרך נקבע שיהיה נושא שלישי והוא יעסוק במתנייס. וה נושא שהוועדה ביקשה לעסוק בו. התהליך מתבצע אבל לצערנו, בגלל התמשכות התהליך, לא עלה בידי הביקורת לסיים אותו. יניב עדכן אותנו שזה תהליך מתמשך וזה יקרה בשנת 2023. בעיני, כחברת מועצה, וה ממש חבל כי אנחנו מתרחקיס מהשנים הבעייתיות והקשות שמהוות את אחת הסיבות לביקורת זו. אנחנו רוצים להגיד תודה ליניב, גס בשם וועדת הביקורת, על דו"ח מקצועי.

ראש המועצה:

תודה רבה ליניב וגם לברוך כהנא שעשה פה עבודה יפה.

מנכ''ל המועצה:

לגבי ביקורת של משרד הפנים משנת 2021, עיקר הבדיקות הן בנושא שכר, כ"א, תמיכות ואחרים. יש פה הערות מינוריות בחשיבותן, הערות טכניות. על החלק הכספי, קיבלנו שבחים על ההתנהלות, אין שום ליקוי בהקשר הזה, מחיאות כפיים לסיון ולצוות שלה.

אילנה אפללו פר\:

היעדר מבקר בתקופה כל כך ארוכה בקדנציה שלנו, הוא בעיניי, בעייתי. לדעתי, נכון היה להעסיק מבקר במשרה מלאה.

מנכ''ל המועצה:

ההערה של אילנה מוכרת ומובנת. לדעתי האישית, לרשות קטנה אין צורך במבקר ביותר מחצי משרה בטח שמדובר ברשות איתנה. כלל ממצאי הביקורת הס: לא נערכו ביקורות בנושא אבטחת מידע בחמש השנים האחרונות.

מבקר המועצה:

אין חובה שמבקר הפנים יערוך פעם בחמש שנים אבל בנושא מאגרי המידע, המועצה צריכה.

מנכ''ל הרשות:

נקודות נוספות שעלו בדו''ח הביקורת- לא הוגש דו"ח מבקר פנים לשנת 2021- כי לא היה מבקר ונקודה נוספת, אין במועצה תוכנית לשעת חירום במתקפת סייבר. לפני חמש שנים לא היה צורך בביקורת מערכות מידע כי לא היו פה מערכות מידע בהיקף שצריך שיהיה. לגבי תוכנית שעת חירום להתקפת סייבר, אין לנו את הכלים לבנות יכולת הגנת סייבר ויחד עס ואת, בתקציב הקיים אנחנו מצליחים לעשות לא מעט. דבר נוסף, ועדה לענייני ביקורת לא פעלה בשנה

לשכת מנכ"ל65 וזזס 6₪אג\א וגא

טלפון: 04-9539206: 1 פקסי: 04-9533856 :אג]

המבוקרת, וו הערה שניתנה על ידי מבקר משרד הפנים. הועדה לא פעלה כי מבחינתה לא היה מבקר אבל משרד הפנים אומר שאין קשר בין הדברים.

אילנה אפללו פר\:

היתה כן ישיבה אחת בנוגע לדוייח הקודם של משרד הפנים.

מנכ''ל המועצה:

הערה נוספת- במועצה לא קיים קובצ נהלי עבודה מקיף ומעודכן. הייתי מאוד רוצה שיהיה לנו אוגדן נהלים מסודר. אנחנו כן כותבים וכתבנו המון נהלים אבל הס לא מאוגדיס באוגדן.

אילנה אפללו פר\:

דיברתם על ממצאיסם עיקריים אבל בגוף הדו''ח המפורט יש ממצאים שנכתבו שס למשל, מועד אישור תקציב 21 היה רק בפברואר במקום באוקטובר 20, שינויים מהותיים בביצוע התקציב הרגיל לעומת תקציב 2021 בתקציבים מסוימים, אי העמדת תמיכות שאושרו על ידי המועצה לעיון הציבור כנדרש. וה משהו שאפשר לעשות עכשיו, צריך לפרסם את התמיכות באתר המועצה. המבקר עשה בדיקה מיוחדת בגבייה ובין היתר הוא מפנה את תשומת הלב לכך שיש יתרות וכות שקיימות לטובת תושבים בגין ארנונה. נכון לסוף 2021, היו רשומות במחלקת הגבייה יתרות וכות לטובת תושבים אשר עמדו על 736,000 ₪. אלו כספים שתייביס להתזיר לתושבים. נכון לקיים לגבי וה בדיקה מסודרת עס סיון ומנהלת מחלקת הגבייה. לבדוק איוה נוהל קיים לגבי זה, איך הס חוזרים לתושבים בומן סביר ואיך מתבצעת הבקרה!

דבר נוסף, הביקורת מפנה לתב''רים ללא תנועה וגם את זה אנחנו רוצים להבין יותר.

גזברית המועצה:

לגבי יתרות וכות לטובת התושבים, אין פה ליקוי, וה דבר שהוא בשגרה בכל רשות. מתבצעת התחשבנות מול תושבים לאחר בדיקה ואנחנו מבצעים ויכוי והחזר לחשבון. אנחנו מבצעים החוריס אחת לחודש. מגיעה אליי רשימה של תושבים עס סכומים שמגיעים להם, עס בדיקות שמחלקת הגבייה ביצעה ואחרי שזה עובר אישור שלי, זה עובר להנהלת חשבונות לתשלום. אני מרגישה מאוד שלמה עס התהליך שקורה, אני לא מרגישה שיש פה משהו שהוא לא תקין.

אילנה אפללו פר\:

זה כתוב כממצא שמעורר צורך בבדיקה נוספת על ידי ועדת ביקורת. וה לא סכום מבוטל, וה סכום ששוכב שס הרבה שנים. נשב אתך סיון ועם גניה ואם הכל מסודר אז יופי ואם לא, אז נביא המלצות.

ראש המועצה:

תודה ליניב, תודה לוועדת ביקורת, למנכייל, לגזברית, תודה לברוך כהנא, תודה לאסנת, תודה לתמיל.

הישיבה ננעלה ב- 30 :19

\ |

יריב אביטל מנכ"ל המועצה עידו גרינבלום ראש המועצה צ- \ >