2014

עיר: קרית טבעון
תאריך
מקור: הקובץ המקורי באתר קרית טבעון

המסמך אינו מופיע עוד ברשימת הפרוטוקולים באתר הרשות (נבדק 2026-09-13). העותק הזה נשמר כאן כפי שפורסם.

מסמך זה כולל ממצאי ביקורת שערך מבקר המועצה. לפי צו המועצות המקומיות (סעיף 541 ו) אסור לפרסם את המסמך או חלק ממנו לפני שחלף המועד שנקבע, להגשתו למועצה.

פברואר 5102

‏

המועצה המקומית קרית טבעון

יגאל הראל מבקר המועצה

מבקר המועצה

דוח שנתי

5102

מועצה מקומית קרית טבעון

משרד מבקר המועצה

__________________________________________________________________ _____________________________________

טלפון: 40-9399399 TEL : פקס: 40-9397399 FAX:

_____________________________________________________________ ______ _____ _________________________________ ככר בן גוריון 1 ,ת.ד 1101 קרית טבעון I בקרו אותנו באתר ktv.org.il

ו אדר תשע"ה

33 פברואר 3433

לכבוד

מר דוד אריאלי

ראש המועצה המקומית

אדוני ראש המועצה ,

הנני מתכבד להגיש לך את דוח מבקר המועצה לשנת 3430, זאת ע"פ הוראות צו המועצות המקומיות.

תכלית הביקורת ומטרתה הנה לתקן ולשפר את פעילות הרשות. המבקר הינו חלק מהרשות וייעודו לערוך ביקורת בונה לשיפור המנהל התקין, האיכות, היעילות והאפקטיביות בפעילות הרשות.

הדוח השנתי כולל דוחות ביקורת ע"פ תכנית ובדיקה שהתבצעה ע"פ החלטת מליאת המועצה.

דוח מבקר המועצה לשנת 3430 כולל 0 נושאים:

• שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע

• מוקד המועצה 341

• מחסני המועצה וניהול האינוונטר

• ניהול והפעלת אולם זוהר

מנכ"ל המועצה מקיים דיונים על מסקנות והמלצות הביקורת.

אני מתרשם, כי המועצה נכונה לשפר ולתקן את הליקויים שדווחו.

אני מודה לעובדי המועצה ומנהליה על שיתוף הפעולה והנכונות לסייע במהלך איסוף המידע וביצוע הביקורת.

עותק מהדוח השנתי מועבר על פי חוק לחברי הועדה לענייני ביקורת.

ברצוני להדגיש כי הדוח אסור בפרסום עד שייקבע מועד הגשתו לדיון במליאת המועצה.

בכבוד רב,

יגאל הראל

מבקר המועצה

העתקים:

מר אלון נבות- יו"ר הועדה לענייני ביקורת

גב' שרה גרינצוויג חברת הועדה לענייני ביקורת

מר שמואל שמחון- חבר הוועדה לענייני ביקורת

פברואר 5102

מסמך זה כולל ממצאי ביקורת שערך

מבקר המועצה. לפי צו המועצות

המקומיות (סעיף 541 וחל איסור לפרסם

מסמך זה או חלק ממנו לפני שחלף

המועד שנקבע, להגשתו למועצה.

תוכן העניינים

5. תקציר דוחות הביקורת 5

• שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע

• מוקד המועצה 501

• מחסני המועצה וניהול האינוונטר

• ניהול והפעלת אולם זוהר

2. דוח ביקורת בנושא: שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע 22

3. דוח ביקורת בנושא: מוקד המועצה 501 44

4. דוח ביקורת בנושא: מחסני המועצה וניהול האינוונטר 10

1. דוח ביקורת בנושא: ניהול והפעלת אולם זוהר 23

1. דיונים עם מנכ"ל המועצה על דוחות הביקורת 502

7. כללי- הבסיס החוקי לעבודת מבקר המועצה. 501

תקציר דוח ביקורת בנושא "שעות נוספות, שעות כוננות וקריאת פתע"

הביקורת בנושא שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע נערכה בחודשים יוני-

אוגוסט 4102.

שעות נוספות, הנן שעות עבודה בפועל, מעל מכסת שעות העבודה הרגילות. שעות העבודה הנוספות, מיועדות לאפשר להתגבר על עומ ס עבודה זמני, או לביצוע משימות זמניות ו/או מיוחדות.

תוספת כוננות, הנה תוספת המשולמת לעובד תמורת נכונותו להעמיד עצמו לרשות המועצה לפרקי זמן שונים, כפי שהוקצו לו מעבר לשעות העבודה הרגילות, לצורך ביצוע מטלות דחופות ואחרות לפי דרישת האחראי או מי מטעמו.

קריאת פתע - הנה תוספת המשולמת לעובד שחזר לביתו לאחר שעות העבודה ונקרא לחזור לעבודתו אחרי הפסקה של שעה לפחות, ממועד סיום עבודתו 1 הוצאות המועצה לשעות נוספות שעות כוננות וקריאות פתע הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאות פתע בשנים 2112-2112:

בשנת 4102 הסתכמה ההוצאה של המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע בכ 0,121 אלפי₪ . תוספת הוצאה של - 221 אלפי ₪ לעומת שנת 4104 -

שיעורגידול של כ- 42% לעומת שנת 4104

בשנת 4102 גדלה ההוצאה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע לעומת שנת 4104 בכל היחידות הארגוניות למעט החינוך.

יחד עם זאת, בשנת 4102 ,הסתמנה ירידה של כ- 04% בהוצאות עדכון ינואר 2112 :עם סיום שנת 2112, נמצא כי הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע בשנת 2112 ירדו בכ- 11% לעומת 2112.

מומלץ לבחון את הסיבות לגידול בהוצאות המועצה לשעות נוספות שעות כוננות וקריאות פתע, ולהנהיג תקציב שנתי (ראה סעיף 2.2 להלן), שיאפשר קביעת יעד, ובקרה על השגתו.

4 תקציב שעות נוספות

על פי תהליכי עבודה נכונים ומקובלים, יש לקבוע תקציב שנתי, בשעות ובכסף להיקף השעות הנוספות, ברמת המועצה, האגפים, והמחלקות. התקציב הינו כלי ניהולי, המאפשר תכנון הקצאת משאבים, ומסגרת מחייבת להוצאות בכל יחידה ובכלל הארגון. התקציב משמש גם ככלי לפיקוח ובקרה.

בביקורת נמצא, כי אין תקציב שנתי בשעות ובכסף להיקף השעות הנוספות ברמת היחידות הארגוניות וברמת המועצה.

המלצות:

• גזבר המועצה ומנהלת משאבי אנוש יגבשו הצעת תק ציב שנתי לשעו ת נוספות, בשעות ובכסף, ברמת היחידות הארגוניות וברמת המועצה.

• מנהלת משאבי אנוש, ומנהלי היחידות, יערכו בקרה על ניצול התקציב.

2 שעות עבודה ומנוחה

"חוק שעות עבודה ומנוחה , התשי"א 1591" אוסר העסקת עובדים בשעות נוספות, מלבד במקרים המוגדרים בחוק, או לפ י היתר של שר התעשייה המסחר והתעסוקה. בהתאם להיתר להעבדה בשעות נוספות במפעלים שבהם עובדים שבוע עבודה בן חמישה ימים, "עובד לא יועבד יותר מחמש עשרה שעות עבודה לשבוע"

תקציר דוח ביקורת בנושא "שעות נוספות, שעות כוננות וקריאת פתע"

מנהלת משאבי אנוש מסרה לביקורת, כי לפני כשנתיים התקבל ה החלטה על תקרה של 01 שעות בחודש לעובד

בבדיקה של ביצוע שעות נוספות לחודשים ינואר - אפריל 2112, נמצא, כי ככלל (למעט מקרה אחד , אין חריגה מהמכסה המרבית הנ"ל.

2 דיווח על נוכחות בעבודה- הדפסת שעון נוכחות

בחוקת העבודה לעובדי הרשויות המקומיות נקבע כלהלן: ".... יותקנו בכל היחידות ברשויות המקומיות שעונ י נוכחות ותהיה החתמת שעון בכל כניסה ויציאה מהעבודה לגבי כל העובדים המועסקים ביחידה.......".

בביקורת נמצא כי, ככלל, יש הקפדה על החתמת כרטיס נוכחות במועצה.

במועצה קיים נוהג לפיו עובד היוצא ממקום עבודתו לעבודה מחוץ למקום העבודה, אינו מחתים את כרטיס הנוכחות. ש עת סיום העבודה מדווחת ידנית.

המלצות:

• מנהלת משאבי אנוש תפיקאחת לחודש דוח חריגים לגבי החתמת שעון הנוכחות, תעביר הדוח לבדיקת מנהלי האגפים/ מחלקות, ותקבל דיווח על הסיבות ו/או הבירור והטיפול שנעשה.

• מנהלת משאבי אנוש תודיע למנהלים ולעובדים, על חובת החתמה בכניסה ויציאה ממקום העבודה, גם כאשר יש יציאה לעבודה מחוץ למקום העבודה.

1 תוספת כוננות

בביקורת נמצא כמפורט בדוח, כי בשנת 4102 הסתכמו הוצאות המועצה בגין תשלום כוננות בכ- 221,011 ,₪עלייה של 10% ! לעומת 4104.

מומלץ לבחון חלופות חסכוניות יותר להסדרים הקיימים לכוננויות, וקריאות פתע.

0 קריאת פתע- היקף הוצאות המועצה

קריאת פתע- הנה תוספת המשולמת לעובד שחזר לביתו לאחר שעות העבודה ונקרא לחזור לעבודתו אחרי הפסקה של שעה לפחות, ממועד סיום עבודתו סעיף 42.2 (ב) בחוקת העבודה ברשויות המקומיות קובע כללים לגבי התשלום

לעובדים בגין קריאת פתע: "קריאת פתע - עובד, שחזר לביתו אחר שעות

העבודה ונקרא לחזור לעבודתו בקריאת פתע, אחרי הפסקה של שעה אחת לפחות ממועד סיום עבודתו, מקבל תשלום כמקובל, בעד מלוא השעות הנוספות בהן עבד. התשלום לא יהיה פחות מאשר בעד ארבע שעות עבודה רגילות. ..."

בביקורת נמצא (כמפורט בדוח), כי בשנת 4102 הסתכמו הוצאות המועצה בגין קריאות פתע בכ- 022 אלף₪, עלייה של 011% ! לעומת 4104.

מומלץ לבחון חלופות חסכוניות יותר להסדרים הקיימים לכוננויות, וקריאות הפתע.

תקציר דוח ביקורת בנושא "שעות נוספות, שעות כוננות וקריאת פתע"

2 קריאת פתע- אופן חישוב התשלום לעובדים

בביקורת נמצא (כמפורט בדוח), כי אופן חישוב שעות קריאות הפתע וקיזוז שעות הכוננות במועצ ה, תקין ותואם את חוקת העבודה לעובדים ברשויות המקומיות.

8 כוננות וקריאת פתע במינהל התפעול- הפעלת הכוננים במהלך כל ימות השבוע משובצים כוננים שתפקידם לטפל, במפגעים שונים, מעבר לשעות העבודה הרגילות.

סה"כ שעות הכוננות בחודש מסתכמות ב- 211 שעות

מנהל אגף התפעול קבע רשימת אירועים שבהם יש להפעיל את הכונן.

בביקורת נמצא, כי הפעלת הכוננים הינה בהתאם לרשימה, על ידי מוקד גלבוע ישירות ולא ע"י גורם ניהולי במועצה.

בביקורת נמצא, כי מספר קריאות הפתע עומד על כ - 01 קריאות לחודש דהיינו כ- 4 קריאות בממוצע ליום

בגין כל אירו ע הנמנה על רשימת האירועים מתבצעת קריאת פתע נפרדת.

הטיפול במפגע מתמשך בדרך כלל כמחצית השעה.

במספר רב של פעמים, הפער בין סיום העבודה בגין טיפול במפגע אחד, להתחלת הטיפול במפגע נוסף הוא שעה אחת. בפועל נרשמות 4 קריאות פתע עבודה של חצי שעה בכל פעם, ותשלום של 2 שעות בגין 4 קריאות הביקורת בדעה כי ניהול ותזמון יעיל יותר של קריאות הפתע, וטיפול ביותר ממפגע אחד בקריאת פתע יכול להביא לחיסכון משמעותי.

9 כוננות וקריאת פתע במינהל התפעול- עלות כוללת בבדיקת ביצוע קריאות הפתע במינהל התפעול נמצא שלעיתים הכונן נקרא לפתע פעמים או שלוש בשעות הכוננות.

בביקורת נמצא, כי העלות הכוללת החודשית של הכוננות וקריאות הפתע ל- 4 העובדים במינהל התפעול נאמדת בכ- 02,111 .₪העלות השנתית נאמדת בכ-

010,111 .₪

מומלץ לבחון חלופותחסכוניות יותר להסדר הקיים בתפעול לכוננויות, וקריאות פתע.

11 דיווח על ביצוע כוננויות וקריאות פתע, בקרה והזנה למערכת הנוכחות והשכר

ביקורת נמצא כי הדיווח של עובדי האחזקה, על כוננויות וקריאות פתע,

מאושר ע"י מנהל האחזקה וסמנכ"ל התפעול, מועבר למשאבי אנוש, נבדק

ע"י רכזת משאבי אנוש ומוזן למערכת הנוכחות (PICO.)

הדיווח המאושר של יתר העובדים של יתר העובדים, מועבר ישירות לבדיקה של חשבת השכר, אינו מועבר ל בקרה של משאבי אנוש ואינו מוזן למערכת הנוכחות.

בהתאם להוראות התקשיר (סעיף 42.112 (א) ) "אין לאשר כוננויות ואין לבצע תשלום עבור כוננויות בעת חופשה, השתלמות, מילואים ומחלה או כל היעדרות המונעת ביצוע הכוננות."

בבדיקה מדגמית נמצא, כי דווח ואושר לעובדת במח' הרווחה בחודש יוני 4102 שעות כוננות ביום מחלה

תקציר דוח ביקורת בנושא "שעות נוספות, שעות כוננות וקריאת פתע"

מומלץ לרענן ההוראה כי אין לאשר כוננויות ואין לבצע תשלום עבור כוננויות בעת חופשה, השתלמות, מילואים ומחלה או כל היעדרות המונעת ביצוע הכוננות.

מומלץ להעביר את כל הדיווחים של העובדים על שעות כוננות וקריאת פתע למשאבי אנוש ולשלב את הנתונים של כל העובדים במערכת הנוכחות.

11 סמלי תשלום

לצורך תשלום השעות הנוספות, הכוננויות וקריאות הפתע משתמשת המועצה

בסמלי התשלום הבאים:

סמל 211- שעות נוספות

סמל 022- שעות כוננות

בביקורת נמצא, כי קריאות הפתע לעובדים הסוציאליים, המשולמות בהתאם להסכם ב- 411%, נרשמות בסמל שעות כוננות 022), ולא בסמל שעות נוספות 211 כפי שנרשם לשאר העובדים

מומלץ לבצע רישום אחיד של שעות קריאות הפתע, בסמל שעות נוספות, או בסמל חדש שיוקצה לרישום קריאות הפתע.

12 נושאים שטופלו במהלך הביקורת

• תיקון המקדם לתשלום כוננות בגין 1.2 שעות מ- 11% ל- 11.1% • תיקון המקדם לתשלום כוננות בגין יותר מ- 8 שעות מ- 66% ל- 66.1% • תשלום 2 שעות בגין קריאת פתע בשבת, גם אם לא חלפה שעה מסיום קריאת פתע קודמת.

• הפקת דוח חריגים.

ביום 29 בספטמבר 2112 קיים מנכ"ל הרשות דיון על הממצאים וקיבל החלטות לתיקון הליקויים.

סיכום הדיון מצורף לדוח.

תקציר דוח ביקורת בנושא "שעות נוספות, שעות כוננות וקריאת פתע"

"116 –תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה

הביקורת בנושא מוקד המועצה- 010, נערכה בחודשים אוגוסט ספטמבר 4102.

המוקד העירו ני הוא פונקציה שמטרתה קבלת פניות בנוגע למטרדים ומפגעים ברחבי המועצה המקומית קרית טבעון, ומתן מידע על פעולות ושירותים הניתנים על ידי המועצה.

המוקד פועל 42 שעות ביממה 2 ימים בשבוע, וצריך להיות כתובת אחת המאפשרת לתושב לקבל תשובות ולרשות לטפל בפניות.

בתקופה ינואר יוני 4102 התקבלו במוקד 2,421 פניות/ תלונות וטופלו 2,414 תלונות

0. כח אדם ומבנה ארגוני

בהתאם למבנה הארגוני הקיים, מוקד המועצה כפוף מנהל אגף התפעול.

מוקד המועצה מהווה ערוץ תקשורת בין התושב לבין המועצה. קבלה של משוב מציבור התושבים חיונית, היות שלתושבי ם יש השפעה על פעולת הרשות, והרשות צריכה להקשיב לציבור התושבים.

"אחראי פניות הציבור" במועצה משובצת במנהל הכללי וכפופה למנכ"ל המועצה , ולפיכך יש הגיון רב כי רכזת המוקד תשובץ גם היא במנהל הכללי.

מומלץ לשקול שיבוץ המוקד במנהל הכללי בכפיפות למנכ"ל המועצה.

4. מוקד גלבוע אונליין"

דרך ההפעלה של מוקד המועצה שונה בין רשות לרשות.

קיימים שלושה מודלים עיקריים להפעלת מוקדים עירוניים:

א. מוקד מקומי באחריות מלאה של הרשות המקומית.

ב. מוקד המתופעל ע"י קבלן חיצוני - חברת call center פרטית בניהול המועצה

המקומית.

ג. מוקד מקומי בתפעול חלקי של המועצה המקומית ובגיבוי של חברת call center

פרטית

ברשות המקומית קרית טבעון מופעל המודל השלישי.

מוקד "גלבוע אונליין" מהווה את מוקד המועצה לאחר השעה 01:21, בסופי שבוע ובחגים. מוקד גלבוע אונליין מתעד את הפניות בתוכנת המוקד, ומנתב את הפניות לכוננים שהוגדרו על ידי המועצה.

בשנת 4102 חויבה המועצה על ידי מוקד "גלבוע אונליין" בכ- 10 אלף₪ במחצית הראשונה של 4102, חויבה המועצה ע"י מוקד "גלבוע אונליין" בכ- 40 אלף ₪.

בביקורת ראינו כי אין הסכם התקשרות פורמלי בין מהמועצה לבין מוקד " גלבוע און ליין".

בביקורת נמצא, כי אין גורם במועצה אשר הוגדר פורמלית כאחראי על ההתקשרות והקשר של המועצה עם מוקד גלבוע אונליין.

המלצות:

מומלץ להגדיר במועצה גורם ניהולי שיהיה אחראי על הקשר ו על ניהול הסכם ההתקשרות עם מוקד גלבוע.

אם תתקבל החלטה להמשיך לקבל שירותים ממוקד חיצוני, יש לקיים הליך מסודר לבחירת נותן השירות, ולערוך הסכם פורמלי עם הגורם שיבחר.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

2. הגדרת תפקידי המוקד

להגדרת תפקידים פורמלית ביחידה ארגונית יש חשיבות. הגדרת התפקיד קובעת את היקף הסמכות והאחריות המוטלות על בעל התפקיד/ היחידה.

נוהל להפעלת מוקד המועצה אמור להגדיר את הסמכות והאחריות בניהול והפעלת המוקד, להתוות ולכוון את אופן הפעלת המוקד, ולהגדיר בצורה ברורה את המטלות עליהן מופקד המוקד.

הביקורת קיבלה מאחראית המוקד, העתק מ "נוהל מוקד 010" מתאריך 02 במרץ 0000. בנוהל לא צוין, מי הגורם אשר אישר את הנוהל. הנוהל אינומעודכן, אין בנוהל הגדרה של סמכות ואחריות המוקד, ואין התייחסות לקשר עם המוקד החיצוני.

יש חשיבות לקיומו של נוהל עבודה כתוב ברור ועדכני.

הביקורת ממליצה לגבש נוהל מעודכן להפעלת המוקד. הנוהל יכלול את הגדרת הסמכות והאחריות של המוקד, מטלות המוקד אופן הפעלת המוק ד, אופן העברת המידע והקשר בין המוקד למנהלים והיחידות הארגוניות במועצה.

2. פניות התושבים למוקד העירוני

פניית תושב למוקד העירוני נעשית באמצעות הטלפון 010 או 12-0120420, חיוג מקוצר בסלולר (סלקום) *01020, או בפקס 120120420 .

מומלץ לאפשר פניות למוקד, גם בmail ובאמצעות אתר האינטרנט של המועצה באתר האינטרנט של המועצה יש 4 לשוניות : לפניות הציבור, ולפיקוח העירוני מומלץ להוסיף לשונית לפניה למוקד 116.

1. הקלדת הפניות למערכת המוקד

ע"פ המתכונת הקיימת כיום, אחראית המוקד מקבלת את פניית התושב ורושמת את פרטי פנייתו. הקל דת הפנייה למערכת הממוחשבת נעשה לאחר מכן אם בסמוך, או במועד מאוחר יותר.

בביקורת הןפק דוח המובנה במערכת והמתייחס לפער הזמן בין קבלת הפנייה לבין ההקלדה במערכת.

בתקופה ינואר יוני 4102 הוקלדו 400 פניות בהפרש של 21 דקות או יותר בין מועד ההקלדה לבין המועד בו התקבלה הפנייה. 002 פניות הוקלדו בהפרש של שעה ויותר מהמועד בו התקבלה הפנייה.

מומלץ לשנות את תהליך העבודה, כך שהפנייה תוקלד בו זמנית עם קבלתה. באופן זה ניתן יהיה לתת לפונה את מספר הפנייה. הקלדה של פרטי הפנייה במועד קבלתה תאפשר להעביר את הפניה מיידית לגורם המטפל, הן במסרון והן בדוא"ל.

6. טיפול בפניות דחופות ע"י המוקד החיצוני

אחד מהיתרונות של מוקד מקומי, הוא ביכולת לתת מענה זמין מהיר ומקצועי לפניות הדורשות טיפול דחוף של המועצה המקומית. תפקיד המוקד המקומי להוות כתובת אמינה וקשובה עבור התושב, ולהפעיל את הגורם שייתן מענה לפניית התושב.

בביקורת נמצא, כי המועצה הגדירה כנדרש את הפניות, בהתאם לסוגים, פניות שיש לרשום במערכת המוקד, פניות שבנוסף לרישומן, יש להפנותן לכונן המועצה, ופניות שיש להפנות לניידת האבטחה.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

2. אופן התקשורת בין המוקד לגורמים המטפלים במועצה

ביקורת נמצא כי ניתן לשלב בתוכנת המוקד הן מסרונים ( sms) והן הודעות דוא"ל אשר ישלחו אוטמטית מתוכנת המוקד לגורם המטפל שהוגדר, מיד לאחר הזנת התלונה/פנייה לתוכנת המוקד.

הפעלת האופציה של משלוח המסרונים (sms) מתוכנת המוקד מותנה בחיבור סלולרי לתוכנת המוקד, עניין שהוא אפשרי ורצוי.

הביקורת ממליצה לנצל את יכולות מערכת המוקד, להסדיר את האפשרות לשליחת מסרונים (הודעות sms) מתוכנת המוקד לגורמים המטפלים/ נותני השירות עוד מומלץ להגדיר במערכת בממוחשבת לכל גורם מטפל - משלוח ההודעה הן בדוא"ל והן במסרון (sms)

2. הודעה לתושב על סיום הטיפול בפנייתו.

ההתפתחות של תפיסת השירות של גופים ציבוריים מעצימה את החשיבות של מוקדי שירות כגורם הנמצא בצומת שבין התושב לרשות.

הודעה יזומה לתושב בתום הטיפול על הסיום בטיפול בפנייתו, תעביר לתושב מסר, כי המועצה מבצעת מעקב על הטיפול בפנייתו, ותחזק את שביעות הרצון מהשירות שהוא מקבל מהמועצה.

בביקורת נמצא, כי ניתן לשלב בתוכנת המוקד מסרונים ( sms) אשר ישלחו מתוכנת המוקד לתושב, מיד לאחר סיום הטיפול בפנייה וסגירתה בתוכנת המוקד.

הפעלת האופציה של משלוח המסרונים (sms) מתוכנת המוקד מותנה בחיבור סלולרי לתוכנת המוקד.

הביקורת ממליצה לנצל את יכולות מערכת המוקד, להסדיר את האפשרות לשליחת מסרונים (הודעות sms) מתוכנת המוקד לתושבים ולהודיע להם על סיום הטיפול בפנייתם.

עוד מומלץ לעגן חובת ההודעה לתושבים על השלמת הטיפול בפנייתם בנוהל המוקד.

0. שביעות הרצון של התושבים מהטיפול בפנייתםוהשירות שניתן להם.

תוכנת המוקד מאפשרת ותומכת בבדיקת שביעות רצון של התושב מהטיפול בפנייתו והשירות שניתן לו, ובמערכת הממוחשבת קיים מסך ייעודי המאפשר לרשום ולתעד את המשוב שמתקבל מהתושב.

עד לפני מספר שנים היה קיים נוהג (שהופסק) לפיו אחראית המוקד הייתה מתקשרת בכל שבוע לכ - 01% מהתושבים שפנו למוקד ופנייתם טופלה כדי לברר את שביעות רצונם מהטיפול.

התקשרות אל התושב לבדיקת שביעות רצונו בתום הטיפול , תעביר לתושב מסר, כי המועצה מתעניינת בשביעות רצונו, ותחזק את שביעות הרצון מהשירות שהוא מקבל מהמועצה.

בדיקת שביעות רצון התושבים יכולה לתת מידע על טיב השירות שניתן, תאפשר שיפור השירות, תהווה דיאלוג חיובי בין הרשות לתושביה ותחזק את הקשר בין התושב לרשות.

הביקורת ממליצה להנחות את אחראית המוקד לערוך בדיקה של שביעות רצון הפונים מהשירות/טיפול שניתן להם, בהיקף של כ - 11% מהפונים. יש לתעד את הבדיקה במערכת הממוחשבת, ולדווח אחת לתקופה (חודש) למנכ"ל הרשות על תוצאות בדיקת שביעות הרצון של התושבים מטיפול בפנייתם.

עוד מומלץ לעגן ביצוע בדיקת שביעות רצון הפונים בנוהל המוקד.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

11. פניות שלא טופלו, או שטופלו ולא נסגרו במערכת

הביקורת הפיקה מתוכנת המוקד דוח המפרט את כל הפניות שע"פ המערכת טרם טופלו.

למועד הפקת הדוח כ -211 פניות פתוחות שהתקבלו עד חודש אוגוסט 4102 , ושטרם טופלו, או שטופלו וטרם נסגרו במערכת

המערכת הממוחשבת צריכה לתת תמונת מצב עדכנית של פניות התושבים, לצורך בקרה וקבלת החלטות. אי סגירת החלטות במערכת, אינו מאפשר להנהלת הרשות לקבל מידע עדכני על איכות הטיפול בפניות התושבים.

האחריות על סגירת הפניות במערכת הממוחשבת הינה של מנהלי המחלקות.

האחריות על מעקב בנושא אי סגירת הפניות במערכת הממוחשבת ודיווח על כך להנהלת הרשות הינה של אחראית המוקד.

המלצות הביקורת:

• לפעול חד פעמית לטיוב הנתונים במערכת ולסגור את כל הפניות הפתוחות מהעבר שבוצעו, או הפכו ללא רלוונטיות. אחריות לביצוע: מנהלי המחלקות.

בקרה של אחראית המוקד.

• מנהלי המחלקות יסגרו את הפניות שטופלו באופן שוטף, ויערכו בקרה על הפניות הפתוחות במערכת שבתחום אחריותם.

• לעגןאחריות מנהלי המחלקות לסגירת הפניות במערכת המוקד, בנוהל.

11. התפלגות הפניות למוקד לפי מחלקות/ נושאים

ריכוז מסודר של פניות התושבים במוקד, וניהול הפניות במערכת ממוחשבת, צריך לאפשר להנהלת הרשות לקבל בכל רגע נתון תמונת מצב עדכנית על הטיפול הפניות התושבים וזאת באמצעות מיסוד דוחות סטטיסטיים תקופתיים.

הדוחות יכולים לאפשר, לזהות מגמות תפעוליות ושירותיות, לסייע בקבלת החלטות על תעדוף פעילויות והקצאת משאבים, לסייע בתגובה במועד ובזמן אמת.

בביקורת נמצא כי מרבית הפניות (10%) התייחסו למפגעים הקשורים לתברואה גינון והדברה. 02% נגעו לאחזקה ותשתיות 02% התייחסו לפיקוח והביטחון 0% לשירות הוטרינרי, ושאר הפניות התפלגו בין יתר המחלקות. הפקה תקופתית של דוחות סטטיסטיים מהמערכת הממוחשבת והפצתם לגורמי המפתח ברשות תסייע באיתור מוקדים של אי שביעות רצון של התושבים, ותאפש ר לשפר את השירות שניתן לתושבים.

המלצות:

מנכ"ל הרשות ינחה הפקה של דוחות סטטיסטיים תקופתיים מהמערכת.

הדוחות יופקו ע"פ דרישת המנכ"ל ויופצו לראשי האגפים/ מחלקות.

• ע"פ הצורך תזומן פגישה בין המנכ"ל למנהלים הרלוונטים לדיון בהיבטים של התהליך ובעיות חוזרות.

• תינתןסקירה אחת לתקופה בישיבות של הנהלת הרשות, על התפלגות הפניות/תלונות שהתקבלו , התלונות שטופלו , ממוצעי זמן לטיפול בתלונה , ונתונים על תלונות שטרם טופלו.

• מומלץ לעגן הפקת הדוחות הסטטיסטיים והפצתם בנוהל המוקד

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

12. משך הטיפול בפניות התושבים

המוקד באמצעות המערכת המ מוחשבת צריך לתת תמונת מצב עדכנית על הטיפול בפניות התושבים, ועל איכות טיפול יחידות הרשות בפניות.

אחד המדדים לאיכות הטיפול הוא משך הזמן לטיפול בפניה/תלונה לעומת זמן תקן שנקבע לטיפול בסוג הפנייה.

למערכת הממוחשבת הוזנו זמני תקן לטיפול המופיעים כ"צפי לטיפול " כך לדוגמא לטיפול בתאורת רחובות נקבע צפי של 02 ימים, לבניה ללא היתר נקבע צפי של 2 ימים פינוי אשפה 42 שעות וכד

בביקורת נמצא, כי קיים פער של מאות אחוזים בין משך הטיפול הצפוי כפי שנקבע במערכת, לבין זמן הטיפול בפועל ע"פ הרישום במערכת.

אם אכן הנתונים הרשומים במערכת נכונים, הנתונים מצביעים על רמת שירות נמוכה ממה שנדרש.

יתכן שהפער הגדול בין זמן הטיפול הנדרש, לבין משך הטיפול הממוצע, נובע מכך שהדיווח למערכת על סיום הטיפול נעשה באיחור רב.

המלצות:

• לדווח על סיום הטיפול המערכת הממוחשבת עד כמה שניתן בסמוך לסיום הטיפול.

• לבחון ולעדכן את זמני התקן לטיפול ע"פ נושאים. זמני התקן לטיפול בכל נושא מגדירים את רמת השירות ומהווים שלב ראשון בבנייה של אמנת שירות הנהוגה בחלק מהרשויות המקומיות.

• להפיק את הדוחות על משך הטיפול לפי מחלקות ונושאים אחת לחודש, להפיצם למנהלים ברשות, ולכלול מ ידע זה במסגרת הדיווח התקופתי להנהלת הרשות.

הדוחות יופקו ע"פ דרישת מנכ"ל הרשות ויופצו לראשי האגפים/ מחלקות.

• ע"פ הצורך תזומן פגישה בין מנכ"ל הרשות למנהלים לדיון בהיבטים של התהליך ואי עמידה בקבועי הזמן שהוגדרו.

12. הפעלת המוקד באירועי חירום ובזמן חירום

מוקד 010 אמור לתת מענה גם לאירועי חירום המתרחשים בזמן שגרה. תפקיד המוקד, הוא להפעיל את הגורם שייתן מענה לאירוע החירום להוות כתובת קשובה עבור התושב ולהנחות אותו.

בזמן חירום המוקד צריך לשמש כיחידת מידע לתושב ולקיים קשר עם יחידות מל"ח אחרות.

כדי להקנות למוקד את הניסיון והמקצועיות המבצעית הנדרשת בזמן חירום, יש לשלבו בכל תרגולי החירום המתקיימים ביישוב.

ע"פ המתכונת הקיימת כיום, פניות התושבים בזמן חירום, נרשמות ע"י אחראית המוקד ומועברות ידנית למזכירת ועדת מל"ח.

כתוצאה מכך שהתהליך ידני, האירועים אינם נרשמים ואינם מתו עדים במערכת המוקד ובמערכת מל"ח. המערכת הממוחשבת של מוקד 010 תומכת ברישום, תיעוד והפצה של פניות בנושא אירועי חירום הן בשגרה והן בזמן חירום .

המלצות:

• הדיווחים ופניות התושבים בזמן חירום יוקלדו ע"י צוות המוקד ל מערכת הממוחשבת.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

• יש לנצל את יכולות מערכת המוקד, ולהסדיר את האפשרות לשליחת מסרונים (הודעות sms) מתוכנת המוקד לגורמים המטפלים

• בתרגול החירום הבא יש לתרגל את המוקד ע"י הזרמה של אירועי חירום הקלדתם במערכת הממוחשבת והפצתם במסרונים לבעלי התפקידים ברשות.

****************************************************************** ביום 29 באוקטובר 2112 קיים מנכ"ל הרשות דיון על הממצאים וקיבל החלטות לתיקון הליקויים.

סיכום הדיון מצורף לדוח.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מוקד המועצה – 116"

תקציר דוח ביקורת בנושא"מחסני המועצה"

הביקורת בנושא מחסני המועצה , נערכה בחודשים אוקטובר דצמבר 4102.

מחסן חומר כללי במועצה נמצא באתר מינהל התפעול. המחסן מופעל ע"י עובד מחלקת האחזקה בכפיפות למנהל מחלקת האחזקה. מחלקת האחזקה משובצת באגף התפעול בכפיפות למנהל אגף התפעול. בנוסף עובדת האחראית על נושא רישוי עסקים מסייעת בספירות המלאי ובנושאים הקשורים למחשוב המחסן.

בהתאם לספירת המלאי שנערכה בחודש דצמבר 4102 במחסן היו כ02,111 פריטים בהיקף כספי של 020,020 .₪

צו המועצות המקומיות (א) תשי"א– 0011 כולל בתוכו פרק (פרק ד) הכולל הוראות בנושא ניהול מחסני המועצה. ראה פירוט בנספח

צו המועצות המקומיות (א) תשי"א – 0011 כולל בתוכו פרק (פרק ה) הכולל הוראות בנושא רישום וניהול אינוונטר (ראה פירוט בנספח)

1. העדר נוהל

נוהל הפעלת מחסן המועצה אמור לסייע בניהול המחסן בתורה מסודרת מבוקרת.

הנוהל מייצר כללים סדר ואחידות בתפעול המחסן.

בביקורת נמצא, כי אין נוהל כתוב ומחייב לניהול ותפעול מחסן המועצה.

הביקורת ממליצה לגבש נוהל להפעלת המחסן. הנוהל צריך להתבסס על הוראות משרד הפנים וצו המועצות המקומיות .

בתגובת מנהל המחסנים והאחזקה לטיוטת הדוח נאמר: " עד לתאריך 28/2/19 יפורסם נוהל להפעלת המחסן. הנוהל יופץ לגורמים הרלוונטים להתייחסות ולאחר מכן יקבל תוקף מחייב"

2. רישום כפול של הכנסת טובין למחסן

בביקורת נמצא, כי בתאריך 02.0.4102 נרשמה כניסה למחסן 11111102) של משלוח שהתקבל מהספק הגרעין בע"מ שכלל 01 יחידות פח של שמן פז-פלוס בערך כספי של 4011.21 ,₪ו- 04 גלון של שמן מנוע בנזין 41 11 בערך כספי של 220.01 בתאריך 02.0.4102 נרשמה תעודת כניסה נוספת 11111102) עם אותם הפרטים בדיוק.

לסיכום סעיף זה:

• הטובין שהתקבל במחסן בתאריך 21.1.2112, נרשם במחסן רק בתאריך 18.19.2112 דהיינו כ- 1 שבועות לאחר שהתקבל

• הטובין נרשם בטעות פעמיים בשתי תעודות כניסה נפרדות • בתאריך 28.9.2112 נופקו רישומית 12 פחים של דלק פז פלוס כאשר בפועל המלאי הפיסי היה לכאורה 11 בלבד

מומלץ למנהל אגף התפעול לתחקר את האירוע ולהפיק לקחים.

2. רישום ניפוק שמן בכמות שלכאורה גדולה מהכמות במחסן.

בהמשך לסעיף הקודם הביקורת העלתה תהייה איך בתאריך 42.0.4102 נופקו רישומית 02 פחים של דלק פז פלוס כאשר בפועל המלאי הפיסי היה לכאורה 01 בלבד נציין כי תעודת הניפוק של 02 פחי שמן פז פלוס 01111224) הייתהכללה חתימת שם מקבל הטובין וללא ציון שמו.

אציין כי כמות של 12 פחי שמן הנה חריגה 222 ליטר תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

מבדיקה במחסןנמצא כי המלאי במחסן לאחר משיכה זו היה 2 פחים, ומכאן עולה האפשרות כי נמשכו בפועל 2 פחי שמן ונרשמה משיכה של 02 פחי שמן

בבירור שערכתי עם מנהל התברואה והגינון עולה כלהלן:

• תעודת הניפוק מיום 28.9.2112 הייתה בגין ניפוקים/משיכות שנעשו במהלך כל החודש.

• היות שהמ שיכות נעשו במהלך כל החודש אינו יכול לדעת אם הכמות שנמשכה הייתה 2 פחים או של 12 פחים

• במענה לשאלתיציין מנהל מחלקת תברואה וגינון, כי "מבוצעות משיכות במשך החודש ונרשמות על טיוטא. בסוף החודש נעשה ריכוז ומוגש לחתימה".

הביקורת מציינת כי הנוהג לפיו אין תעודת ניפוק לכל ניפוק וניפוק, ועריכת ניפוק מרוכז בסוף החודש, אינו תקין, ומהווה פתח לטעויות ואי סדרים.

הביקורת ממליצה להפסיק נוהג זה לאלתר ולערוך תעודת ניפוק בזמן אמת שתיחתם בזמן אמת ע"י המושך.

בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח נאמר : לכל ניפוק מהמחסן תצורף תעודת ניפוק, על התעודה יחתום המקבל כאישור על קבלת ציוד מהמחסן.

2. רישום מאוחר של קבלת טובין במחסן.

ביקורת נבדק פער הזמן בין מועד קבלת הטובין ע"פ החשבונית לבין מועד רישום קבלת הטובין במחסן במדגם של 6 מקרים.

בבדיקה נמצא, כי במרבית המקרים שנבדקו פער הזמן בין קבלת הטובין לבין רישום הטובין במלאי ולה על חודש ימים.

בתגובת מנהל המחסנים והאחזקה לטיוטת הדוח נאמר: במסגרת ארגן מחדש של אגף התפעול לפני כשנתיים מונה רום למנהלת רישוי עסקים ועמי קיבל בנוסף על תפקידיו את נושא רישום במחשב של תנועות הפריטים. לצורך כך הוקצו לו שעות נוספות. בתחילת שנת 4102 קוצצו מכסות השעות הנוספות וכתוצאה מכך נוצרים פיגורים ביצוע הרישום.

הביקורת מציינת כי פער זמן ניכר בין קבלת הטובין לבין רישומו במלאי אינו סביר, חורג מסדרי עבודה נכונים, ומהווה פתח לטעויות ואי סדרים.

עוד אציין כי האיחור ברישום הטבין במלאי ואישור קבלתו מביא לאיחור באישור החשבונית והעברתה ליחידה לתשלומים לספקים במועצה.

המלצה

ככלל רישום הטובין צריך להתבצ ע ביום קבלת הטובין במחסן. במקרים חריגים הרישום יתבצע למחרת קבלת הטובין במחסן.

2. טובין שהתקבלו במחסן ולא נרשמו.

בביקורת אותרו 2 מקרים (מתוך 01 חשבוניות שנבדקו) בהם טובין שסופק למחסן לכאורה לא נרשם (פירוט בדוח).

בבדיקה של חשבוניות נוספות נמצאו מקרים נוספים בהם טובין שסופק למחסן לא נרשם.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

בתגובת מנהל המחסנים והאחזקה לטיוטת הדוח נאמר פריטים שהגיעו ונמשכו מידית ופריטים שנדרשו בדחיפות למחלקת החינוך וסופקו ישירות לאב הבית של גני הילדים.

הביקורת מעירה:

• בניגוד לסדרי עבודה נכונים ותקינים קבלת הטובין וניפוקו לא נרשמו במערכת הממוחשבת.

• קיים פער של בין שבועיים ועד 11 שבועות בין קבלת הטובין לאישור קבלת הטובין ע"ג החשבונית.

המלצה : כל טובין אשר מתקבל במחסן יירשם במערכת הממוחשבת.

בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח נאמר : "כל ציוד המועבר למחסן מחייב בהקלדה, לא יהיה ניתן לספק מוצרים למחלקות מבלי שציוד נרשם קודם לכן במערכת הממוחשבת"

6. קבלת טובין מספק אחר שלא הוצאה לו הזמנה

בביקורת נמצא מקרה בו אספקת הטובין הייתה לא מהספק אשר זכה בהליך הרכש ואשר הוצאה לו הזמנה.

ביום 41/0/4102 הוצאה לספק "חן כהן – הספקה טכנית ציוד" הזמ נה (מס' 120 )

לאספקת משחזת, טרימר, סט כסומים, ומלטשת בהיקף כספי של 4,222 .₪ ביום 2/2/4102 הוציא הספק אר.פ.ל. בע"מ חשבונית מס 102022 בגין אספקת הטובין הנ"ל

המחסנאי אישר קבלת הטובין ע"ג החשבונית בתאריך 40/10/4102 .

אחד התפקידים של המחסן, הינו לוודא הת אמה בין ההזמנה לתעודת המשלוח/חשבונית ולטובין שסופק לרבות שם הספק.

בבדיקה נמצא:

• יחידת הרכש לא ידעה על החלפת הספק, וביצוע ההזמנה ע"י ספק השונה מזה שזכה בהליך הרכש.

• גזבר המועצה ציין, כי הנושא אינו מוכר לו, ולא ידוע לו על כך דבר בתגובת מנהל המחסנים והאחזקה לטיוטת הדוח נאמר: אספקת הפריטים למחסנים בוצעה טרם הגעת הזמנה חיצונית למשרדימ המחסן. עם הגעת הפריטים והחשבונית בוצע רישום למלאי והחשבונית הועברה להנה"ח. ע"ג ההזמנה בוצע תיקון ידני של הספק ע"י מח' הנה"ח. החשבונית נחתמה והועברה להנה"ח ללא ביצוע בדיקה של התאמה בין הגורמים ממנו הוזמן הפריט לבין מוציא החשבונית. העברת ההזמנה החיצונית אינה מתבצעת ע"י המחסן ולכן אין באפשרותנו לדעת למי נשלחה ההזמנה.

מסקנות :

• ביצוע ההזמנה ע"י ספק שונה מהספק אליו הוצאה ההזמנה אינו תקין • אי התקינות גוברת כאש ר סיבת ההחלפה לא ברורה, וההחלפה נעשתה ללא תיאום ואישור הרכש והגזבר.

• אישור החשבונית לתשלום כאשר אין תאימות בין שם הספק בהזמנה לשם הספק בחשבונית אינו תקין.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

המלצות

• להנחות כל המנהלים, כי לאחר שההזמנה אושרה ע"י גזבר המועצה, אין לערוך כל שינוי בהזמנה ובתנאיה ללא תיעוד מסודר ואישור בכתב של הגזבר.

• להנחות את המחסנאי לערוך בקרה ולוודא תאימות בין ההזמנה לתעודת המשלוח/חשבונית ואספקת הטובין בפועל.

• מומלץ לגבש נוהל בנושא בקרה על תשלומים לספקים שיגדיר את הבדיקות הנדרשות בתהליך אישור החשבונית ע"י כל אחד מבעלי התפקידים אשר מעורבים בהליך האישור.

1. רכישת טובין ע"י המחסנים שלא באמצעות יחידת הרכש

בביקורת נמצאו 1 מקריםמקרים בהם רכישת טובין בוצעה ע"י מחלקת האחזקה שלא באמצעות יחידת הרכש.

ככלל כל רכש הטובין צריך להתבצע ע"י יחידת הרכש.

מנהל האחזקה ומנהל אגף התפעול הסבירו לב יקורת, כי ההזמנות הידניות נעשות בשל צרכים תפעוליים דחופים, והצורך בגמישות תפעולית ומענה למשימות בלו"ז קצר. עוד הוסבר כי מנהל התפעול לא נמצא כל הזמן במשרדו והחתמתו על ההזמנה תגרום לעיכובים.

הביקורת מציינת, כי הנחיית הגזבר, לפיה מנהל האגף יאשר בחתימתו הוצאת הזמנות ידניות, אינה מקוימת באגף בתפעול.

גזבר החברה אישר ( 2 ינואר 2112) לאגף התפעול לבצע הזמנות ידניות בנושאי תפעול, מוסכים, ורכישות דחופות לצרכי עבודה עד 1,111 ₪בחודש בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח נאמר : "בהתאם לאופי העבודה, ימשיך המחסן ברכישות טובין ע "י המחסנים שלא באמצעות מחלקת הרכש . באחריות מנהל מחלקת אחזקה ומנהל אגף התפעול להקפיד כי מדובר ברכישות דחופות ובעלות נמוכה, כל הזמנה שכזו מחויבת חתימת מנהל.

מסקנות הביקורת :

• המצב שבו האחזקה (המחסן) מבצע רכש פוגע מהותית בהפרדת תפקידים הנדרשת בתחום הרכש והאחסנה.

• גורם אחד- האחזקה (המחסן) : פונה לספק, מקבל הצעה, עורך את ההזמנה, מאשר אותה, מאשר קבלת הטובין, מאשר את חשבונית. בחלק מהמקרים הטובין שמתקבל גם לא נרשם במערכת המחסנים.

• העדר הפרדת התפקידים כפי שמתוארת לעיל מהווה פגם מהותי בבקרה וסיכון לאי סדרים.

• הנחיית הגזבר, לפיה מנהל האגף יאשר בחתימתו הוצאת הזמנות ידניות, אינה מקוימת באגף בתפעול.

המלצות :

רכישה של טובין ע"י התפעול עבור עצמו תיעשה רק במקרים דחופים.

ההזמנה של רכש דחוף תאושר מראש ע"י מנהל אגף התפעול. במקרים דחופים בהם מנהל האגף אינו זמין, יש לקבל אישורו טלפונית, ולהחתימו ע"ג ההזמנה בדיעבד.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

8. שמירת הטובין במחסן.

צו המועצות המקומיות(א), תשי"א -0011 קובע בין היתר כלהלן 22...". (א טובין יאוחסנו במחסן בצורה המאפשרת את שמירתם ואת החזקתם המתאימה, היעילה, החסכונית והבטיחותית.

(ב) טובין ירוכז ו במחסן לפי הוראות כל דין לענין בטחון ובטיחות, לרבות הוראות בדבר אחסון חומרי נפץ, חומרים דליקים, חומרים רעילים וחומרים מסוכנים אחרים.

(ג) מחסן יתוחזק, יאובטח ויצויד בפני גניבה, פריצה, שריפה, נזקי מים וחדירת עופות, מכרסמים, זוחלים ומזיקים אחרים.

(ד) תנאי הבטיחות במחסן ייבדקו, אחת לשנה לפחות, בידי מהנדס בטיחות....."

הביקורת התרשמה כי הפריטים מאוחסנים במחסן בצורה מסודרת ויעילה. המחסן נעול, והמפתחות למחסן נמצאים בידי מספר מצומצם של בעלי תפקידים.

הוראות הצו לעניין בדיקה שנתית של תנאי הבטיחות ע"י מהנדס בטיחו ת אינן מקוימות.

המלצה:

מנהל אגף התפעול ינחה עריכת בדיקה שנתית של תנאי הבטיחות במחסן ע"י מהנדס בטיחות

בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח נאמר, כי באחריות מנהל האחזקה להזמין במיידי בדיקת בטיחות, כיבוי אש והדברה למחסן, מנהל האחזקה יבקש אישור בכתב מכל אחד מהגורמים

9. קיום כיסוי ביטוחי.

צו המועצות המקומיות(א), תשי"א -0011 קובע בין היתר כלהלן "....(ה) מנהל רכש ואספקה, בתיאום עם המרכז את הטיפול בנושא הביטוח במועצה, יוודא שקיים כיסוי ביטוחי מתאים לאובדן, לגניבה ולנזק אחר למלאי ולמצאי במסגרת פוליסת הביטוח של המועצה, זולת אם החליטה המועצה שלא לבטח טובין אלה.

(ו) מנהל רכש ואספקה יקבע את צורת הדיווח לחברת הביטוח ולגזבר על נזקים שנגרמו למלאי ולמצאי....."

בביקורת נמצא, כי לרשות המקומית פוליסה המכסה שטח מבונה, הכולל בתחומו את התכולה. הכיסוי חמבני ותכולה עומד על 062 מליון₪, והכיסוי הביטוחי כנגד פריצה עומד על 1 מליון₪.

תקין- אין לביקורת הערות בעיף זה

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

11. ניפוק טובין מהמחסן.

צו המועצות המקומיות(א), תשי"א -0011 קובע בין היתר כלהלן "22. (א ראש המועצה יקבע את הרשאים לחתום על טופסי דרישה לניפוק טובין ביחידות השונות במועצה; רשימת הרשאים לחתום כאמור, ודוגמאות חתימותיהם יועברו למנהל רכש ואספקה.

(ב) טובין שבמלאי ינופקו לפי טופס דרישה שישא מספר סידורי עוקב חתום בידי מי שהוסמך כאמור בסעיף קטן (א) ובידי הגזבר.

22. (א מנהל מחסן ינפק טובין שבמלאי בהתאם לטופס דרישה ולפי תעודת ניפוק,

שתישא מספר סידורי עוקב.

(ב) עותקים של תעודת הניפוק יימסרו למנהל המחסן ולרשם המצאי.

22. (א לא ינופקו טובין אלא לעובד המועצה שפרטיו רשומים בטופס הדרישה

ולאחר שאומתה זהותו; בעת קבלת הטובין יחתום העובד על תעודת הניפוק.

בביקורת בוצעה בדיקה של מספר תעודות ניפוק.

הערות הביקורת:

• במקרה אחד (תעודה מס 62111222 לא נמצאשם המקבל וחתימתו על גבי תעודת המשיכה

• ב2 מקרים נוספים נמצאה חתימה של המקבל, אבל לא צוין שמו על גבי תעודת המשיכה.

המלצות:

• אין לנפק טובין מהמחסן ללא חתימה של העובד שקיבל את הטובין • המחסנאי יקפיד לציין על תעודת המשיכה את שם העובד שקיבל את הטובין ולהחתים אותו .

11. מלאי ללא תנועה

הביקורת הפיקה מהמערכת הממוחשבת "דוח מלאי מת". הדוח כולל את רשימת הפריטים בהם לא הייתה כל תנועה (כניסה או ניפוק) מתאריך 0.2.4102 (דהיינו כ-

חלק גדול מהפריטים ברשימה אינם בשימוש, ויתכן שלא יהיו בשימוש בעתיד הרשימה כללה 0222 פריטים בערךכספי רשום של 21,011 .₪ המלצה

להפיק אחת לשנה " דוח מלאי מת" . יש לבחון האם הטובין, ראוי לשימוש, האם ניתן לנצל את הטובין לשימושים אחרים, לבחון כדאיות מכירת הטובין, ולקיים דיון בוועדת רכש ובלאי על ייעוד הפריטים.

בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח, נאמר : אחת לשנה יבצע המחסן בדיקה למלאי ללא תנועה (מלאי מת) תוצאות הבדיקה יועברו לוועדת רכש ובלאי.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

12. ספירת מלאי שנתית

בביקורת ראינו כי בסוף שנת 4102 התבצעה ספירת מלאי במחסן . אי ההתאמה שנמצאה בדיקה הייתה שולית (מזערית) .

בנוסף בוצעה בדיקה מדגמית ע"י מנהל מחלקת הנה"ח שבו נספרו 02 מק"טים בבדיקה לא נמצאו אי התאמות.

אין לביקורת הערות בסעיף זה

12. ועדת רכש ובלאי

צו המועצות המקומיות(א), תשי"א -0011 קובע בין היתר כלהלן " מועצת המועצה תמנה מנהל רכש ואספקה וועדת רכש ובלאי."

"טובין בלתי ראויים לשימוש יימכרו על ידי מנהל רכש ואספקה לפי הוראות כל דין החלות על מכירת טובין, ואם אינם ניתנים למכירה, תחליט ועדת רכש ובלאי על ייעודם."

"גריעת פריט מצאי מהרישום בשל אובדן, או השבתה או מכל סיבה אחר ת, תיעשה באישור ועדת רכש ובלאי, ערכו של הפריט ייקבע בהתאם למחיר השוק של פריט זהה חדש בעת הגשת הדו"ח."

בביקורת נמצא, כי בשנים האחרונות לא דווח לוועדת רכש ובלאי על אובדן ו/או בלאי של כלי עבודה, למרות שניתן להניח כי היו אירועים כאלה.העדר הדיווח לוועדת רכש ובלאי על אובדן ו/או בלאי של כלי עבודה נובע מאי ניהול נושא האינוונטר ראה סעיף 12 להלן

12. רישום וניהול מצאי (אינונטר

צו המועצות המקומיות(א), תשי"א -0011 קובע בין היתר כלהלן "23. (א רשם המצאי ינהל רישום מרוכז של המצאי במועצה, על יחידותיה, בפנקס הטובין.

(ב) המצאי יסומן בסמל המועצה, בסימון שככל האפשר אינו ניתן למחיקה.

(ג) כל יחידה במועצה שבה קיים מצאי, תופיע ברישומי המועצה כיחידת רישום עצמאית, כפי שיורה רשם הטובין, ותצוין במספר זיהוי נפרד.

(ד) מנהל יחידה, או עובד היחידה שמונה לכך בידו, ינהל את רישום המצאי באותה יחידה.

23. השאלת פריטי מצאי או העברתם לעובדי המועצה לצורך ביצוע תפקידיהם, או

מיחידת רישום אחת ליחידת רישום אחרת, יתועדו בידי רשם המצאי בטופס המיועד לכך ויפורטו בו מספרו הקטלוגי של הפריט, תיאורו, כמותו, תנאי השאלתו ומועד החזרתו.

22. אין להשאיל פריטי מצאי למי שאינו עובד המועצה, אלא באישור ראש המועצה או מי

שהוסמך בידו.

22. אחת לשנה, במועד שיקבע רשם המצאי, תיערך ספירת המצאי בכל יחידה לפי טופס

המיועד לכך בהתאם לסעיפים 06(א) ו-(ג), 02 ו-02, בשינויים המחויבים, וממצאיה יועברו לרשם המצאי.

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

22. מנהלי יחידות ידו וחו לרשם המצאי על נזקים שנגרמו למצאי, לפי סדרי דיווח

שעליהם הורה רשם המצאי (להלן - דו"ח).

22. גריעת פריט מצאי מהרישום בשל אובדן, או השבתה או מכל סיבה אחרת, תיעשה רק

באישור ועדת רכש ובלאי, ערכו של הפריט ייקבע בהתאם למחיר השוק של פריט זהה חדש בעת הגשת הדו"ח."

בביקורת נמצא, כי קיימת תשתית מחשובית לניהול האינוטר, ואף מוגדרים במערכת מחסני אינונטר יחידתיים בהם גם רשום מלאי.

בביקורת נמצא כי במערכת הממוחשבת רשומים מחסנים נוספים (בנוסף למחסן המועצה) בהם רשום מלאי אינוונטר וכלי עבודה.

בביקורת נמצא כלהלן :

• המועצה אינה רושמת ומנהלת את האינונטר

• אףשבמערכת הממוחשבת קיימים מחסני יחידתיים , וקיים בהם מלאי, המחסנים אינם מנוהלים, לא מבוצעת בהם ספירת מלאי ולא ניתן לדעת באם המלאי הרשום בהם אכן נכון.

• ציוד אינוונטר וכלי עבודה הנרכשים למגזר התפעול, מתקבלים במחסן ונרשמים במחסני האינונטר היחידתיים בתפעול.

• ציוד אינונטר הנרכש עבור יחידות אחרות לרוב לא עובר דרך החסן, ולכן לא נרשם

• ערך המלאי הרשום כיום במחסני האינונטר היחידתיים במועצה מסתכם בכ- 929 אלפי₪. אציין כי מלאי זה אינו משקף את המצב בפועל. יתכן שחלק מהפריטים רשומים במלאי אבדו או התבלו. מנגד יתכן שבוצעו רכישות והאספקה הייתה ישירות ליעד ולא עברה דרך המחסן, ולכן רכישות אילו אינן רשומות במחסני האינונטר היחידתיים.

• הביקורת מציינת כי המלאי הרשום במחסני האינונטר היחידתיים לא נספר וכפועל יוצא לא ניתן לדעת האם חלק מהאינונטר שנרכש התבלה או אבד.

• למחלקות התפעול אין רשימה של כלי העבודה שנמצאים בשימושן, ואין רישום למי מהעובדים נמסרו כלי עבודה לשימוש.

• בהעדר רישום לא ניתן לדעת האם כלי עבודה שנרכשו, נמצאים במועצה, או שהתבלו, אבדו או נגנבו.

• לא בוצעו ספירות מלאי של ציוד האינונטר וכלי העבודה ברשות המועצה אינה רושמת ומנהלת את האינונטר בהתאם לצו המועצות המקומיות ולסדרי עבודה נכונים .

המלצות:

• על הרשות לקבוע לוח זמנים ולהקצות משאבים להסדרת הרישום והניהול האינוונטר בהתאם לצו המועצות המקומיות ובהתאם לסדרי מינהל נכונים.

• מומלץ להגדיר גורם אחראי (פרוייקטור) ברמת המועצה שיקדם הנושא • נדרש לערוך רשימת מצאי מעודכנת בכל אגף ויחידה ולהתאימה לרישום במערכת הממוחשבת.

• נדרש להסדיר נושא רישום כלי העבודה והשאלתם במחלקות התפעול • מומלץ לערוך נוהל שיגדיר את התהליכים ברישום וניהול האינונטר לרבות אחריות וסמכות בעלי התפקידים הרלוונטים

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

בתגובת מנהל אגף התפעול לטיוטת הדוח נאמר מנהלי המחלקות באגף התפעול יבצעו ספירות לציוד הקיים בכל מחלקה. תתבצע התאמה בין הרשום לבין המצוי, הפערים יועברו לוועדת רכש ובלאי לקבלת אישור (יישור קו) עם קבלת אישור מהוועדה לרשימת הציוד, באחריות כל מנהל מחלקה לנהל ידנית מחסן מחלקתי, על מנהל מחלקה לתחזק את הרישום למחסן זה. המלצת התפעול, שכל מחלקות המועצה ינהגו בהתאם לשיטת עבודה זו .

תקציר דוח ביקורת בנושא "מחסני המועצה"

תקציר דוח בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

דוח הבדיקה בנושא "ניהול והפעלת אולם זהר" בוצע בהמשך לדיון מליאה שלא מן המניין בנושא שהתקיים ביום 42.2.4102 והחלטה כי הנושא ייבדק ע"י מבקר המועצה רשת המתנסים קרית טבעון הנה עמותה שמטרתה להפעיל ולנהל את המרכז הקהילתי בקרית טבעון וכן לעודד ולבצע פעולות קהילתיות, חינוכיות, חברתיות, תרבותיות, ופעולות רווחה לטובת כלל האוכלוסייה המקומית. "אולם זוהר" מנוהל ומופעל ע"י רשת המתנ"סים קריית טבעון. באולם זוהר מתבצעת הקרנת סרטים, מופעים, הצגות ופעילויות נוספות

בשנת 4102 גדלו הכנסות אולם זוהר מסרטים בכ- 02% (לעומת שנה קודמת) והסתכמו בכ 001 אלפי₪ . ברבעון הראשון של שנת 4102 הייתה ירידה של 04% בהכנסות האולם מסרטים (ביחס לממוצע הרבעוני ב- 4102), וחזרה לרמת ההכנסות בשנת 4104.

ההכנסות ממופעים גדלו בשנת 4102 בכ- 00% והסתכמו בכ- 420 אלפי₪. ברבעון בראשון של 4102 יש גידול חד בהכנסות ממופעים כ- 021 אל"ף₪ לעומת ממוצע רבעוני של כ- 12 אלף₪ בשנת 4102.

תמצית תגובות לטיוטת דוח הבדיקה שולבו במבוא לדוח הביקורת 0 העדר נהליםכתובים

בביקורת נמצא, כי אין נהלים כתובים ומחייבים באשר לתפעול אולם זוהר ולאופן הרישום והבקרה על הכנסות ממכירת כרטיסים בקופה באולם זוהר. בבדיקה נמצאו ליקויים רבים בתהליכים ובקרה שאינה מספקת על הכנסות האולם, כפי שיפורט בהרחבה המשך הדוח.

• מומלץ לגבש נהלים מחי יבים לתפעול אולם זוהר , ולאופן הרישום המעקב, הבקרה והפיקוח על ההכנסות ממכירת כרטיסים.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר: קיימים נהלים כתובים של החברה למתנ"סים בנושא סגירת קופה והפקדת כספי גביה. יחד עם זאת ובעקבות המלצת המבקר נכתבו נהלים לתחום סרטים ולתחום מופעים עם דגשים רלוונטיים לסוג הפעילות. הנהלים כוללים את תהליך הבקרה והמעקב אחר מכירת הכרטיסים, תהליך הגביה, הרישום והפקדת הכספים. והם הופצו לעובדי האולם.

4 אי ניהול מלאי הכרטיסים, הכרטיסיות.

לאנשים רבים גישה לחדר הקופה. המפתח לחדר הקופה נמצא במסעדת לואיז.

לא בוצע כל רישום ובקרה של מלאי הכרטיסים בארון.

לא בוצע רישום של הכרטיסים והכרטיסיות שהוכנסו או הוצאו מהארון.

לא בוצעה כל בקרה על תוכן הארון ולא בוצעה מעולם ספירת מלאי הכרטיסים והכרטיסיות בארון.

לאנשים רבים גישה לחדר הקופה. המפתח לחדר הקופה נמצא במסעדת לואיז.

לא בוצע כל רישום ובקרה של מלאי הכרטיסים בארון.

לא בוצע רישום של הכרטיסים והכרטיסיות שהוכנסו או הוצאו מהארון.

לא בוצעה כל בקרה על תוכן הארון ולא בוצעה מעולם ספירת מלאי הכרטיסים והכרטיסיות בארון.

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

המלצות

• לערוך רישום מפורט של מלאי הכרטיסים והכרטיסיות בארון.

• לערוך רישום של כל הכנסה וכל הוצאה של כרטיסים וכרטיסיות מהארון • לספור אחת לחודש את תכולת הארון (ספירת מלאי) ולבדוק ההתאמה לרישומים.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר: המלצות הביקורת ייושמו

2. העלמות כרטיסים מהארון

4 עובדות האולם מסרו, כי לא נמצאו חבילות כרטיסים מס 21,20,24. עובדות האולם מסרו כי דיווחו על כך למנהל האולם. עוד מסרו 4 העובדות כי כעבור מספר חודשים מנהל האולם הביא את אחת החבילות שנעלמו. (חבילה מס 21)

מנהל האולם מסר כי בניגוד למידע שמסרו 4 העובדות, מעולם לא דווח לו על העלמות חבילות הכרטיסים מס' 21,20.24 וכן לא זכור לו אירוע כזה

הערות הביקורת:

יש לראות אירוע זה בחומרה.

השווי הכספי של 2 חבילות הכרטיסים שנעלמו מסתכם ב0,011 .₪ קיימת סתירה מהותית בין הגרסאות של 4 העובדות לבין הגרסה של מנהל האולם.

הביקורת אינה יכולה להכריע בין הגרסאות.

המלצות:

• היות וקיימת אפשרות לפגיעה לכאורה בטוהר מידות, הביקורת המליצה למנכ"ל רשת המתנסים לשקול האפשרות להורות על/ להציע בדיקת פוליגרף לכל 2 המעורבים בעניין זה, או לברר הנושא בכלים ניהוליים אחרים.

• לעגןבנוהל כתוב את חובת הדיווח ואופן הטיפול בחוסרים של כרטיסים וכרטיסיות.

בתגובת מנהל אולם זוהר לטיוטת הדוח, נאמר :"... מסכים להיבדק בעניין זה בפוליגראף"

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר: זו. ההמלצה לבדיקת פוליגרף בעייתית בעינינו מבחינה ניהולית ומערכית וממילא לא תיתן מענה לסוגיה שהועלתה בסעיף זה. עוד נציין כי לבדיקת פוליגרף יש אמינות מוגבלת ותוצאותיה אינן קבילות. אנו חושבים כי בידינו כלים ניהוליים אחרים לבירור לעומק של סוגיה זו.

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

2. אי רישום כל תקבול ותקבול המתקבל בקופה.

אין באולם מערכת ממוחשבת המנהלת את הנפקת ומכירת הכרטיסים.

אין באולם קופה רושמת.

המלצות:

• לבחון האפשרות לרכוש מערכת ממוחשבת שתנהל את הנפקת הכרטיסים ומכירתם.

• לחילופין לשקול התקנה של קופה רושמת, שבה ירשם כל תקבול ותקבול המתקבל בקופה.

בתגובת מנהל רשת המתנ סים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : המלצות הביקורת ייושמו.

2. רישום התקבולים המתקבלים בקופה- דוח מכירת כרטיסים

הביקורת מציינת כי מהפירוט בדוח לא ניתן לדעת מהן הפעולות שבוצעו בקופה ומה הסיבות לפעולות אילו.

יש רק עמודה אחת ליתרת העודף , ונדרשות 4 עמודות בפת יחת הקופה ובסגירת הקופה.

אין בטופס פירוט של סה"כ ההכנסות בהקרנה/סרט.

כדרך קבע אין חתימה של הסדרן במקום המיועד לכך בטופס.

המלצות:

• יש להקפיד על רישום הערות ברורות בדוח מכירת כרטיסים.

• להוסיף עמודה בטופס ליתרת העודף- בפתיחת המשמרת ובסיום המשמרת.

• לסכם בטופס את סה"כ ההכנסות בהקרנה/סרט.

• הסדרן יבדוק בסיום המשמרת את הרישום בדוח מכירת הכרטיסים, ויאשר בחתימתו את ביצוע הבדיקה.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : בנהלים שנכתבו במהלך בדיקת הביקורת כתבנו הנחיה המתייחסת לנושא זה. על פי ההנחיה הכסף שנגבה יעבור למשרדי המתנ"ס ביחד עם עותק של "דו"ח מכירת הכרטיסים" הכולל כמות כרטיסים*מחיר כרטיס .כך ניתן יהיה לבצע בקרה כי התקבולים המגיעים למשרדי המתנ"ס תואמים לדו"ח מכירת הכרטיסים.) יחד עם זאת נפעיל מעתה את הבקרה בהתאם להמלצות הביקורת.

6. בקרה על דוחמכירת כרטיסים

מנהל האולם לא מבצע כל בקרה על הרשום בדוח מכירת כרטיסים.

המלצה:

על מנהל האולם או על גורם ניהולי אחר ברשת המתנסים, לבצע בקרה על הרשום בדוח מכירת הכרטיסים.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : המלצות הביקורת ייושמו.

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

1. בקרה על ההכנסות ממכירת כרטיסים וכרטיסיות לסרטים.

לא מקוימת בקרה כי הסכומים שנגבו בקופה מועברים למשרדי רשת המתנסים, וכי הסכומים המועברים לרשת המתנסים אכן מופקדים ונרשמים.

המלצות :

יש לערוך בקרה על ידי מנהל האולם או ע"י גורם ניהולי אחר, כי ההכנסות הרשומות בדוח מכירת כרטיסים באולם זוהר מתאימות לסכומים שהועברו למזכירות רשת המתנסים ולסכום שהופקד בנק.

8. אישור על קבלת כספי אולם זוהר במשרדי המתנ"ס

הכסף נספר שלא בנוכחות העובדת שהביאה אותו מאולם זוהר, ולא נימסר לעובדת כל אישור כי הכסף התקבל במזכירות המתנ"ס.

המלצות :

• הכסף יספר בנוכחות עובדת אולם זהר שהביאה אותו למזכירות המת"נס.

• מזכירות המת"נס תאשר את הקבלה ותתן האישור לעובדת המתנ"ס. האישור ישמר בקלסר באולם זוהר.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טב עון לממצאים וההמלצות, נאמר : בעקבות המלצת הביקורת הנוהל כבר מיושם.

9. בקרה על הכנסות ממכירת כרטיסים למופעים בקופה – היעדר דוח מכירת

כרטיסים

אין באולם תיעוד כלשהו על מכירת כרטיסים למופעים בקופת האולם וההכנסות במזומן ובאשראי.

אין כל ספירה של הכרטיסים שלא נמכרו בסיום המופע.

נערך כל חישוב לבקרה כי כל התקבולים ממכירת הכרטיסים למופעים אכן הועברו למזכירות המתנ"ס הופקדו בבנק ונרשמו.

בהעדר רישום מפורט של מספר הכרטיסים שנמכרו וההכנסות ממכירת כרטיסים, אין בקרה על ההכנסות ממכירת כרטיסים למופעים בקופה.

המלצות :

• לבצע רישום מפורט בטופס ייעודי של הכרטיסים למופעים אשר נמכרים בקופת האולם. כמות הכרטיסים שנמכרה, והתקבולים במזומן ובאשראי.

• לספור את הכרטיסים שלא נמכרו בסיום כל מופע

• לעשות מאזן הכנסות, ולוודא כי התקבלו תקבולים TIXWISE+קופה) כנגד כל הכרטיסים שע"פ הספירה נמכרו (סה"כ מקומות באולם פחות הכרטיסים שלא נמכרו)

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

11. בקרה עלמכירת כרטיסיות באינטרנט - TIXWISE

כשמתבצעת רכישה של כרטיסיה לסרטים באינטרנט, הלקוח מקבל את הכרטיסיה בקופת אולם זוהר. המערכת הממוחשבת אינה תומכת בסימון מתן הכרטיסיה ללקוח.

כך יוצא שמי שהזמין כרטיסיה לסרטים באינטרנט יכול לקחת כרטיסיה מספ ר פעמים.

המלצה:

להפסיק מכירת כרטיסיות באינטרנט, עד לנושא הסדרת הבקרה שתמנע מסירה כפולה/משולשת של כרטיסיות.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : בעקבות המלצת המבקר הנוהל כבר מיושם.

11. הזמנת כרטיסיות לא ממוספרות

הזמנת כרטיסיות לא ממוספרות אינה תקינה וחורגת מסדרי עבודה נכונים.

כרטיסיות שאינן ממוספרות מחלישות את הבקרה על ההכנסות ממכירת כרטיסיות, ומאפשרת אי סדרים במערך הפיקוח.

מנהל האולם, טעה בשיקול דעתו, כאשר קיבל החלטה להזמין כרטיסיות לא ממוספרות.

בניגוד לגרסת מנהל האולם, מנכ"ל רשת המתנסים אינו זוכר כי אישר למנהל האולם להזמין כרטיסיות לא ממוספרות.

מספור ידני של הכרטיסיות נותן מענה חלקי לעניין הבקרות בפיקוח על מכירה ושימוש בכרטיסיות.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : ברגע שהתגלתה הטעות ניתנה הנחיה מיידית למספור הכרטיסיות.

12. הכנסתקרובי משפחה ללא תשלום/כרטיס למופעים

על אף שקיימת מחלוקת על חלק מהעובדות, אין מחלוקת כי במספר פעמים בתו של עזרא הוכנסה למופעים ללא תשלום.

הביקורת מציינת, כי העובדה שמדובר על מופע בשיטת קופה פתוחה, וכי הדבר נעשה בהסכמת המפיק, אינה מכשירה את המעשה.

הכנסת קרובי משפחה ללא תשלום למופעים אינה תקינה בהיבט הנורמטיבי והאתי:

לכאורה מדובר על קבלת הטבה מהמפיק שנמצא בקשר מסחרי עם אולם זוהר.

על מנהל האולם לתת דוגמא אישית לעובדות האולם, ולהקפיד שבני משפחתו ישלמו על המופעים בהם הם צופים.

הביקורת המליצה למנכ"ל רשת המתנסים לערוך בירור עם מנהל אולם זוהר בנושא זה.

בתגובת מנהל אולם זוהר לטיוטת הדוח, נאמר :"...בטרם פורסם דוח זה, שילם מנהל האולם את מחיר כרטיסי כניסת בתו למופעים האמורים" "

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממ צאים וההמלצות, נאמר : הערת הביקורת והמלצתה בסעיף זה מקובלת עלינו לחלוטין וכבר נערך הבירור ונאמרו דברים ברורים בנדון.

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

12. הכנסתאורחים ללא תשלום למופעים

עובדות אולם זוהר מסרו לביקורת כי מנהל האולם הכניס מספר אורחים מספר פעמים ללא תשלום למופעים. (השמות שמורים בביקורת)

הביקורת התרשמה בעניין זה, כי מנהל האולם שינה את גרסתו ולא דייק בעובדות שמסר לביקורת.

המלצה:

הביקורת ממליצה למנכ"ל רשת המתנסים לאסור הכנסת אורחים ללא תשלום למופעים ולחילופין לבחון הנושא לרבות קריטריונים, רישום, בקרה ודיווח. בתגובת מנהל רשת המתנ סים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : המלצת הביקורת לחידוד הקריטריונים תיושם.

12. מתן זיכויים לסרטים

במהלך התפעול השוטף של האולם, ניתנים לאורחים זיכויים (כניסה לסרט נוסף) בגין אירועים חריגים וחוסר שביעות רצון של האורחים, כגון הקרנות שבוטלו, שינויים בלוחות זמ נים, הפרעות במהלך ההקרנה וכד'. הזיכויים ניתנים ללא רישום. ע"י עובדות האולם באישור של מנהל האולם.

המלצה:

להכין נוהל לגבי מתן זיכויים לאורחים שיכלול קריטריונים, הסמכות לתת זיכוי, רישום, ודיווח תקופתי למנכ"ל רשת המתנסים על כמות הזיכויים שניתנה.

יש לבצע מעקב ובקרה על הזיכויים הניתנים לסרטים.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : המלצות הביקורת ייושמו.

12. הנפקת כרטיס עם 2 מחירים

במספר הצגות ילדים הונפקו כרטיסים כאשר על כל כרטיס 4 מחירים 21 ₪לילד 41 ₪למלווה

במצב שבו 4 מחירים על כרטיס, לא ניתן לדעת בכניסה למופע את המחיר שבו נרכש הכרטיס והאם תואם לרוכש (ילד או מבוגר) ולא ניתן לבקר את ההכנסות מהאירוע, כי לא ניתן לדעת כמה כרטיסים נמכרו בכל מחיר.

המלצה:

הביקורת ממליצה לעבור למחיר כרטיס אחיד ( 22 ,)₪או למצוא פיתרון אחר שיאפשר בקרה סבירה.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר : המלצות הביקורת ייושמו.

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

16. טענה לנטילת כסף במזומן מהקופה

בשני מקרים נטען כי מנהל האולם נוטל לידיו כסף מזומן.

מקרה א- הטענה ללקיחת כסף לעצמו, אינה נכונה. יחד עם זאת, אין זה נכון לקחת כסף מהקופה ללא תיעוד מסודר של מטרת הוצאת הכסף ביומן הקופה.

מקרה ב- הטענה ממנה עולה כי מנהל האולם לקח כסף לעצמו אינה מבוססת. יחד עם זאת הביקורת מציינת כי ע"פ סדרי עבודה נכונים צריך היה לתת לאורחת כרטיס כניסה כנגד הכסף שהתקבל.

11. הצבת מאבטח חמוש בכניסה לאולם

ככלל (למעט אירועים של יום העצמאות) אין מאבטח חמוש בכניסה לאולם.

הדרישה להצבת מאבטח חמוש בכניסה לאולם (המשמש כעסק ל"עינוג ציבורי), אמורה להיקבע ע"י המשטרה, במסגרת הסדרת רישוי עסק לאולם.

לאולם זוהר עדיין אין רשיון עסק.

המלצות:

• על רשת המתנסים, להשלים התנאים לקבלתרישוי עסק לאולם.

• עד להסדרת רישוי עסק לאולם, על רשת המתנסים טבעון, לתאם עם משטרת ישראל את דרישות האבטחה באולם.

בתגובת מנהל רשת המתנסים קרית טבעון לממצאים וההמלצות, נאמר: אנו מקבלים את המלצת הביקורת ועם זאת ברצוננו לציין כי מאבטח חמוש ניצב בכניסה לאולם בכל האירועים הישובים.

דוח הביקורת בנושא אולם זוהר נדון בוועדה לענייני ביקורת בשתי ישיבות (0.0.4102 4.01.4102), ובמליאת המועצה 21.00.4102)

מליאת המועצה החליטה כלהלן

"מליאת המועצה דנה בדוח המבקר בעניין אולם זוהר, ומקבלת את המלצות המבקר במלואן.

תיקון הליקויים ויישום ההמלצות יביא לניהול ראוי ותקין יותר של האולם.

"מליאת המועצה קיבלה סקירה של הפעולות המתקנות שבוצעו, ומתרשמת כי רשת המתנסי"ם פועלת במלוא הרצינות לתיקון הליקויים.

תיקון הליקויים יתבצע תוך 01 יום

מבקר המועצה יכלול בתוכנית העבודה לשנת 4101 ביקורת בנושא: בקרה על הכנסות רשת המתנסי"ם. היקף הביקורת יהיה בהתאם לשיקול דעתו של מבקר המועצה."

תקציר דוח ביקורת בנושא "ניהול והפעלת אולם זוהר"

ערך : יגאל הראל אוגוסט 4102 עודכן ינואר 4102

‏

מועצה מקומית קרית טבעון

מבקר המועצה

דוח ביקורת בנושא:

שעות נוספות, שעות כוננות

וקריאת פתע

0. מבוא

5.5 כללי

הביקורת בנושא שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע נערכה בחודשים יוני-אוגוסט 4154.

5.4 רקע

שעות נוספות , הנן שעות עבודה בפועל, מעל מכסת שעות העבודה הרגילות. שעות העבודה הנוספות, מיועדות לאפשר להתגבר על עומס עבודה זמני, או לביצוע משימות זמניות ו/או מיוחדות.

קריאת פתע - הנה תוספת המשולמת לעובד שחזר לביתו לאחר שעות העבודה ונקרא לחזור לעבודתו אחרי הפסקה של שעה לפחות, ממועד סיום עבודתו

0.1 מטרת הביקורת.

בדיקת הניהול, הדיווח ובקרה על ההקצאה והביצוע של שעות נוספות, כוננות וקריאות פתע.

0.2 אופן עריכת הביקורת.

• סקירה של חוקת העבודה, נהלים מסמכים, ודוחות ביקורת קודמים.

• קבלת דוחות על ביצוע שעות נוספות, שעות כוננות וקריאות פתע לשנים 4154 ,4152, והמחצית הראשונה שלשנת 4154.

• פגישות עם מנהלתמשאבי אנוש, חשבת השכר, מנכ"ל המועצה, גזבר המועצה, מנהל אגף התפעול ומנהלת הרווחה.

• טיוטת דוח הביקורת הועברה להערות מנכ"ל המועצה, גזבר המועצה מנהל אגף התפעול, מנהל ת משאבי אנוש , חשבת השכר ומנהלת הרווחה

4 ממצאים

4.0 הוצאות המועצה לשעותנוספות שעות כוננות וקריאות פתע.

הביקורת בדקה את היקף הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע.

בשנת 4101, הסתכמו הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאות פתע בכ- 0,221 א₪.

התפלגות ההוצאות המועצה בשנת 4101 לשעות נוספות, כוננות וקריאות פתע ע"פ יחידות ארגוניות

ניתן לראות שהיקף ההוצאות של מינהל התפעל מהווה 25% מהוצאות המועצה, הרווחה כ- 05%

מינהל כללי

11%

מינהל כספי

רווחה

19%

חינוך

מינהל הנדסי

מינהל תפעול

59%

אלפי₪

הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאות פתע בשנים 4101-4104 4104 4101 שינוי בין

4104 ל-

4101 ב-

ינואר –

יוני 4102

ש"ח ש"ח אחוזים ש"ח

שעות נוספות

וקריאות פתע

522,212 0,002,111

01.1% 221,411

כוננות 411,121 211,512 25.4% 405,212

סה"כ 0,401,112 0,222,104 41.0% 111,140

בשנת 4101 גדלה ההוצאה של המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע בכ- 111 א₪ - גידול של כ- 41% לעומת שנת 4104 יחד עםזאת, בשנת 4102, מסתמנת ירידה של כ- 04% בהוצאות עדכון ינואר 4102

עם סיום שנת 4102, נמצא כי הוצאות המועצה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע בשנת 4102 ירדו בכ- 01% לעומת 4101.

הוצאות היחידות הארגוניות לשעות נוספות,

כוננות וקריאות פתע בשנים 4101-4104

יחידה שנת 4154 שנת 4152 % שינוי-

4154-4152

ש"ח ש"ח אחוזים

מינהל כללי 541,217 581,211 84.4%

מינהל כספי 11,258 24,288 11.5%

מח' הרווחה 445,822 427,155 41.4%

מח' החינוך 42,111 44,285 4.7%-

מינהל הנדסי 12,821 72,225 22.8%

מינהל תפעול 747,182 518,721 44.8%

סה"כ 5,458,175 5,141,754

47.5%

בשנת 4101 גדלה ההוצאה לשעות נוספות, כוננות וקריאת פתע לעומת שנת 4104 בכל היחידות הארגוניות למעט החינוך

מומלץ לבחון את הסיבות לגידול בהוצאות המועצה לשעות נוספות שעות כוננות וקריאות פתע, ולהנהיג תקציב שנתי (ראה סעיף 4.4 להלן שיאפשר קביעת יעד, ובקרה על השגתו.

4.4 תקציב שעות נוספות

שעות נוספות, הנן שעות עבודה בפועל, מעל מכסת שעות העבודה הרגילות.

שעות העבודה הנוספות, מיועדות לאפשר להתגבר על עומס עבודה זמני, או לביצוע משימות זמניות מיוחדות.

על פי תהליכי עבודה נכונים ומקובלי ם, יש לקבוע תקציב שנתי, בשעות ובכסף להיקף השעות הנוספות, ברמת המועצה, האגפים, והמחלקות.

התקציב הינו כלי ניהולי, המאפשר תכנון הקצאת משאבים, ומסגרת מחייבת להוצאות בכל יחידה ובכלל הארגון . התקציב משמש גם ככלי לפיקוח ובקרה.

בביקורת נמצאה טבלה של מכסת השעות הנוספות לחודש לעובדי מינהל התפעול. ל - 24 עובדים במינהל התפעול הקצבה של שעות נוספות 1-81 שעות לחודש לעובד

בביקורת נמצא, כי אין תקציב שנתי בשעות ובכסף להיקף השעות הנוספות ברמת היחידות הארגוניות וברמת המועצה.

המלצות:

• גזברהמועצה ומנהל ת משאבי אנוש יגבשו הצעת תקציב שנתי לשעות נוספות, בשעות ובכסף, ברמת היחידות הארגוניות וברמת המועצה.

• מנהלת משאבי אנוש, ומנהלי היחידות, יערכו בקרה על ניצול התקציב.

4.2 שעות עבודה ומנוחה

"חוק שעות עבודה ומנוחה , התשי"א 1951" אוסר העסקת עובדים בשעות נוספות, מלבד במקרים המוגדרים בחוק, או לפי היתר של שר התעשייה המסחר והתעסוקה. בהתאם להיתר להעבדה בשעות נוספות במפעלים שבהם עובדים שבוע עבודה בן חמישה ימים, "עובד לא יועבד יותר מחמש עשרה שעות עבודה לשבוע"

מנהלת משאבי אנוש מסרה לביקורת, כי לפני כשנתיים התקבלה החלטה על תקרה של 81 שעות בחודש לעובד

בבדיקה של ביצוע שעות נוספות לחודשים ינואר- אפריל 4102, נמצא, כי ככלל (למעט מקרה אחד 1), אין חריגה מהמכסה המרבית הנ"ל

1 עובד שביצע 33 שעות נוספות בחודש מרץ 2114

4.4 דיווח על נוכחות בעבודה- הדפסת שעון נוכחות בחוקת העבודה לעובדי הרשויות המקומיות בפרק "משמעת ונוכחות

בעבודה" נקבע כלהלן: "66 על העובד למלא תפקידו לפי הוראות

הממונים עליו, בנאמנות ובמלוא כושר עבודתו. על העובד לדייק ולבוא לעבודה בשעה הקבועה, לא להפסיקה לפני השעה המיועדת לכך, ולא להעדר מן העבודה בלי הודעה לממונה עליו ובלי הסכמתו... יותקנו בכל היחידות ברשויות המקומיות שעוני נוכחות ותהיה החתמת שעון בכל כניסה ויציאה מהעבודה לגבי כל העובדים המועסקים ביחידה.......".

באוגדן "תנאי שירות, חובות וזכויות של העובדים בשלטון המקומי"

בפרק אישור נוכחות, נקבע כלהלן: "עובד רשות מקומית חייב אישית להטביע את כרט יס הנוכחות שלו בשעון רישום הנוכחות בתחילת העבודה ובסיומה.... עובד היוצא לשם מילוי תפקידו באמצע שעות העבודה, ירשום יציאתו לאחר שקיבל אישור ממנהל היחידה...."

בהסכם העבודה לנושאי משרה ברשויות המקומיות נקבע :"על העובד לחתום על שעות העבודה בכניסה למקום העבודה וביציאה ממנו, ולדווח בכתב על שעות עבודה מחוץ למקום העבודה."

במועצה קיימים שלושה סוגים ושיטות של רישום ודיווח על נוכחות

העובדים בעבודה:

א) רישום ע"י החתמת כרטיס מגנטי - והוא מתבצע בשעונים

המותקנים באתרי המועצה ומהם מועברים הנתונים על כניסות ויציאות העובדים אל מערכת הרישום בשם "PICO."

ב) רישום טלפוני - שנקלט במערכת הממוחשבת לרישום הנוכחות.

ע"פ שיטה זו קיימים שני מספרי טלפונים שאליהם מתקשר העובד ומבצע רישום טלפוני לכניסתו ויציאתו מהעבודה. ע"פ שיטה זו כל עובד חייב לב צע רישום בצורה זו אך ורק מהטלפון של מקום העבודה ואשר מספרו מוגדר במערכת הקליטה של הרישום כמספר הכשר לביצוע הרישום.

ג) רישום ידני - רישום זה מבוצע במקומות שאין בהם שעונים ו/או

טלפונים לביצוע הרישום. רישו ם לפי שיטה זו חייב לקבל אישור מנהל המחלקה/אגף.

במהלך חודש יולי 4154 הפיקה מנהל ת משאבי אנוש דוח חריגים, לגבי העובדים אשר החסירו יותר מ - 2 חתימות שעון הנוכחות במהלך חודש יוני 4154. מבדיקת הדוח ע"י מנהלת משאבי אנוש עולה כלהלן מספר העובדים שהחסירו יותר מ- 2 החתמות נוכחות בחודש יוני 4154 תפקיד

מחוץ

למשרדים

"שטח"

ישיבות

מחוץ

למשרד

אין

אפשרות

להדפיס

בירור/טיפול

ניהולי

ביטחון 5

חינוך 72 513 2

רווחה 4 5

הנדסה 4

כספים 5

תפעול 2 4 4

סה"כ 0 02 04 1

הביקורת מציינת כי, ככלל, יש הקפדה על ה חתמת כרטיס נוכחות במועצה.

קיים נוהג לפיו עובד היוצא ממקום עבודתו לעבודה מחוץ למקום העבודה, אינו מחתים את כרטיס הנוכחות . שעת סיום העבודה מדווחת ידנית.

הביקורת בדעה, כי קיימת חובת החתמה בכניסה ויציאה ממקום העבודה, גם כאשר העובד יוצא לעבודה מחוץ למקום העבודה. שעת סיום העבודה מחוץ למקום העבודה ומקום העבודה ידווחו ידנית ויאושרו ע"י מנהל היחידה.

המלצות:

• מנהלת משאבי אנוש תפיק אחת לחודש דוח חריגים לגבי החתמת שעון הנוכחות, תעביר הדוח לבדיקת מנהלי האגפים/ מחלקות, ותקבל דיווח על הסיבות ו/או הבירור והטיפול שנעשה.

• מנהלת משאבי אנוש תודיע למנהלים ולעובדים, על חובת החתמה בכניסה ויציאה ממקום העבודה, גם כאשר יש יציאה לעבודה מחוץ למקום העבודה. שעת סיום העבודה מחוץ למקום העבודה ומקום העבודה ידווחו ידנית ויאושרו ע"י מנהל היחידה.

4.1 תוספת כוננות

תוספת כוננות, הנה תוספת המשולמת לעובד תמורת נכונותו להעמיד עצמו לרשות המועצה לפרקי זמן שונים, כפי שהוקצו לו מעבר לשעות

2 כולל 5 פסיכולוגיות

3 כולל 3 מלווים פרטניים

העבודה הרגילות, לצורך ביצוע מטלות דחופות ואחרות לפי דרישת האחראי או מי מטעמו.

סעיף 47.2 (אבחוקת העבודה ברשויות המקומיות קובע כללים לגבי

התשלום לעובדים בגין כוננות: " עובדים ברשויות מקומיות מכל

הדירוגים שלגב יהם לא נקבעו בהסכמים ארציים הוראות מיוחדות בנושא של כוננות, הנדרשים להמצא בכוננות בביתם לרגל צרכי העבודה, אחרי שעות העבודה, יקבלו תשלום עבור הכוננות: -

בעד כוננות הנמשכת עד חמש שעות ושליש - תשלום של 111% בעד כל שעה של כוננות.

בעד כוננות הנמשכת מעל חמש שעות ושליש ועד שמונה שעות -

תשלום של 111% בעד כל שעת כוננות ורק עבור חמש שעות ושליש -בעד כוננות הנמשכת למעלה משמונה שעות – תשלום בסכום השווה למי שהועסק בכונות של יותר מחמש שעות ושליש ועד שמונה שעות, בתוספת תשלום של 2/3 משכר של שעה רגילה בעד כל שעת כוננות שמעל השעה השמינית ואילך. "

בשנת 4101 הסתכם ביצוע שעות הכוננות בכ- 5,250 שעות בעלות כספית של כ- 210 א₪ .

להלן ביצוע שעות הכוננות ע"פ יחידות אירגוניות:

שעות עלות כספית

ש"ח

התפלגות ב-

מינהל כללי 0,112 21,101 01.5

מינהל כספי 221 12,011 1.4

מח' החינוך 40 112 1.4

מינהל תפעול 2,122 024,101 12.2

רו

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]