דוח מבקר המועצה לשנת 2018

עיר: קרית טבעון
תאריך
מקור: הקובץ המקורי באתר קרית טבעון

המסמך אינו מופיע עוד ברשימת הפרוטוקולים באתר הרשות (נבדק 2026-09-13). העותק הזה נשמר כאן כפי שפורסם.

מסמך זה כולל ממצאי ביקורת שערך מבקר המועצה. לפי צו המועצות המקומיות (סעיף 145 ו) אסור לפרסם את המסמך או חלק ממנו לפני שחלף המועד שנקבע, להגשתו למועצה.

יולי 2019

‏

המועצה המקומית קרית טבעון

יגאל הראל מבקר המועצה

מבקר המועצה

דוח שנתי

2018

מועצה מקומית קרית טבעון

משרד מבקר המועצה

__________________________________________________________________ _____________________________________

טלפון: 04-9539233 TEL : פקס: 04-9537133 FAX:

_____________________________________________________________ ______ _____ _________________________________ ככר בן גוריון 1 ,ת.ד 1060 קרית טבעון I בקרו אותנו באתר ktv.org.il

ד אדר ב תשע"ט

11 מרץ 2019

לכבוד

מר עידו גרינבלום

ראש המועצה המקומית

אדוני ראש המועצה ,

הנני מתכבד להגיש לך את דוח מבקר המועצה לשנת 2018, זאת ע"פ הוראות צו המועצות המקומיות.

תכלית הביקורת ומטרתה הנה לתקן ולשפר את פעילות הרשות. המבקר הינו חלק מהרשות וייעודו לערוך ביקורת בונה לשיפור המנהל התקין, האיכות, היעילות והאפקטיביות בפעילות הרשות.

דוח מבקר המועצה לשנת 2018 כולל 5 נושאים:

• תשלום פדיון ימי מחלה וחישוב אחוז הפנסיה

• יישום חוק ארגון הפיקוח על העבודה ותקנות הבטיחות בעבודה • מוקד המועצה

• טיפול בחשד לאי סדרים כספיים בעמותת שלהבת

• מערך הסעות תלמידים

אני מודה לעובדי המועצה ומנהליה על שיתוף הפעולה והנכונות לסייע במהלך איסוף המידע וביצוע הביקורת.

עותק מהדוח השנתי מועבר על פי חוק לחברי הועדה לענייני ביקורת.

ברצוני להדגיש כי הדוח אסור בפרסום עד שייקבע מועד הגשתו לדיון במליאת המועצה.

בכבוד רב,

יגאל הראל

מבקר המועצה

העתקים:

חברי ועדת הביקורת

תוכן העניינים

1. תקציר דוחות הביקורת

• תשלום פדיון ימי מחלה וחישוב אחוז הפנסיה 1 • יישום חוק ארגון הפיקוח על העבודה ותקנות הבטיחות בעבודה 5 • מוקד המועצה 10

• טיפול בחשד לאי סדרים כספיים בעמותת שלהבת 16 • מערך הסעות תלמידים 27

2. תשלום פדיון ימי מחלה וחישוב אחוז הפנסיה 33

3. יישום חוק ארגון הפיקוח על העבודה ותקנות הבטיחות בעבודה 43

4. מוקד המועצה 51

5. טיפול בחשד לאי סדרים כספיים בעמותת שלהבת 64

6. מערך הסעות תלמידים 87

7. סטטוס תיקון ליקויים המלצות מבקר הרשות בדוח לשנת 2017 99

8. בירור תלונות ציבור על ידי מבקר הרשות 107

9. הבסיס החוקי לעבודת מבקר המועצה 112

מסמך זה כולל ממצאי ביקורת

שערך מבקר המועצה. לפי צו

המועצות המקומיות (סעיף 145

ו) אסור לפרסם את המסמך או

חלק ממנו לפני שחלף המועד

שנקבע, להגשתו למועצה.

תקציר דוח ביקורת בנושא " תשלום ופדיון ימי מחלה וחישוב אחוז הפנסיה"

לעובדים המסיימים עבודתם ברשות המקומית זכויות שונות לפיצויי פיטורין, פדיון ימי מחלה, מענק פרישה לעובד פנסיה תקציבית.

1. היקף הוצאות הרשות המקומית לתשלום מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה

הסכום הכולל ששילמה הרשות המקומית לפורשים בשנים 2015-2017 (3 שנים) בגין פיצויים, מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה הסתכם ב 1,062,596 ₪ התשלום התפלג כדלקמן

• תשלום פיצויי פיטורין 1 51,653 ( ₪4.9%)

• תשלום מענקי פרישה 236,693 ( ₪22.2%)

• תשלום פדיון ימי מחלה 774,250 ( ₪72.9%)

ביצוע תקציב חשבון פיצויים (מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה)

להלן ביצוע התקציב בשנים 2015-2017

שנה תקציב ביצוע חריגה מהתקציב 2015 119,853 ₪158,294 ₪38,441 ₪ 2016 200,000 ₪302,170 ₪102,170 ₪ 2017 100,000 ₪336,575 ₪ 236,575 ₪ 2017 מתוקן 2 100,000 ₪136,055 ₪36,055 ₪ הביקורת מציינת כי בשנים האחרונות קיימת סטייה ניכרת בביצוע התקציב בסעיף זה.

לקראת הכנת התקציב, מנהלת משאבי אנוש מעבירה לחשבת השכר רשימה של עובדים, שצפויים לפרוש בשנת התקציב הבאה הן בפרישת חובה והן בפרישה מוקדמת אשר ידועים למנהלת משאבי אנוש . חשבת השכר מחשבת את העלויות הצפויות לרשות בגין תשלום מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה. התחשיב שעורכת חשבת השכר מהווה בסיס לאומדן התקציב בסעיף זה.

הביקורת מודעת לקושי לחזות את היקף התשלומים בגין מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה היות וחלק מהפורשים, פו רשים לפני הגיעם לגיל פרישת חובה ולעיתים מפוטרים עובדים בפנסיה תקציבית. יחד עם זאת הביקורת מציינת כי התקצוב בסעיף זה היה מוטה כלפי מטה ובכל 3 השנים שנבדקו הייתה חריגה ניכרת (עד 51%)

מהתקציב

בתגובת גזברית הרשות לממצאי הביקורת, נאמר, כי "אומדן הסעיף התקציבי של חשבון הפיצויים מבוסס על תחשיב תשלומי מענקי פרישה וימי מחלה של עובדים שצפויים לפרוש.

בשנים בהם נמצאו מקרים של פיטורים או פרישה מוקדמת שלא היו ידועים מראש ולא ניתן היה לחזותם אזי בוצעה בפועל משיכה מקופת הפיצויים של הרשות. מבדיקה שערכתי על פני עשר השנים האחרונות החריגה התקציבית הממוצעת היתה 5% בלבד. יחד עם זאת, לקראת הכנת התקציב לשנת 2019 נשקול בחיוב תוספת (רזרבה) לאומדן העלויות הצפויות וזאת בהתאם לניתוח הממצאים הכספיים לשנת 2018."

1 לא כולל הפרשה שוטפת

2 בחודש נובמבר 2017 בוצעה משיכה ע"ס200,521 ₪מקופת גמל של הרשות להשתתפות בפנסיה תקציבית ברישום החשבונאי נרשמה בטעות תנועה בזכות בחשבון" 1994000140- השתתפות בגמלה במקום תנועת זכות בחשבון – "1994000320 פיצויים 1

המלצה:

התקציב יכלול בנוסף לאומדן העלויות הצפויות לרשות בגין תשלום מענקי פרישה ופדיון ימי מחלה של עובדים שצפויים לפרוש, גם רזרבה למקרים לא ידועים לפרישה של עובד/מספר עובדים בגין פיטורים או פרישה מוקדמת (ע"פ הניסיון בשנים האחרונות).

לחילופין נדרש לבצע משיכה מקופת הגמל של הרשות להשתתפות בפנסיה תקציבית בסמוך לסוף השנה בגובה ההפרש בין ההוצאות בפועל לתקציב בסעיף זה.

2. פדיון ימי מחלה בפרישה- חישוב מספר הימים לפדיון

בביקורת נמצא כי (כמפורט בגוף הדוח) חישוב מספר ימי המחלה לפדיון נעשה באופן תקין בהתאם להסכם הקיבוצי.

לגבי אחת מהעובדות אשר עבדה 2 תקופות, לא נמצאו נתונים ברשות לגבי יתרת ימי המחלה שלה בתקופת עבודתה הראשונה . בהעדר נתונים ברשות על יתרה וניצול ימי המחלה בתקופה ה 1 בוצע חישוב בהתאם לשיעורי הניצול בתקופה השנייה .

הביקורת מציינת כי אופן חישוב של ימי המחלה לעובדת בתקופת עבודה השנייה נעשה באופן סביר והגיוני.

3. פדיון ימי מחלה בפרישה- תשלום ע"פ חלקיות המשרה

בהסכם הקיבוצי מיום 12.1.2011 בין המדינה ומעסיקים נוספים במגזר הציבורי לבין הסתדרות העובדים הכללית החדשה בעניין פיצוי בעד חופשת מחלה שלא נוצלה לעובדים בפנסיה תקציבית ולעובדים בפנסיה צוברת נקבע אופן חישוב הפיצוי בעד חופשת מחלה שלא נוצלה, לעובד הזכאי לו.

בתקשי"ר נקבע באשר לחישוב המשכורת המשולבת לצורך פיצויי פיטורין (וכן לעניין פדיון ימי מחלה) : " עובד במשרה חלקית...עובד ,שמידת חלקיות משרתו השתנתה .וכן עובד ששירת חלק מזמן שירותו במשרה שלמה וחלק במשרה חלקית ,יחושבו הפיצויים המגיעים לו בעד כל תקופת עבודה בנפרד ,על יסוד משכורתו החודשית הכוללת האחרונה ובהתאם למידת חלקיות משרתו"

מהאמור לעיל עולה כי בתחשיב של פדיון ימי המחלה יש לקחת בחשבון את % המשרה הממוצעת משוקלל לאורך כל תקופת עבודתו.

לדעת הביקורת חישוב פדיון ימי המחלה צריך להיות ע"פ המשרה הממוצעת משוקלל לאורך כל תקופת עבודת העובד.

בביקורת נבדק אופן חישוב ימי המחלה ל 3 עובדים שפרשו בשנים 2016-2017 בביקורת נמצא, כי חישובפדיון ימי המחלה לעובדת ט.א. נעשה כנדרש בהתאם ל % המשרה הממוצע המשוקלל לאורך כל תקופת עבודתה.

עוד נמצא בביקורת כי חישוב פדיון ימי המחלה לעובדות ב.ל וצ.מ. נעשה שלא כנדרש, בהתאם ל% המשרה שלהן בפרישה ולא ע"פ % המשרה הממוצע המשוקלל לאורך כל תקופת עבודתן.

לעובדת צ.מ. שולם בגין פדיון ימי המחלה 95,691 ,₪בעוד שע"פ חישוב הביקורת ע"פ % המשרה המשוקלל נדרש היה לשלם לעובדת 83,060 .₪ דהיינו לעובדת צ.מ. שולם סכם עודף של 12,630 ש"ח

הביקורת ממליצה:

• לעתיד לבצע חישוב פדיון ימי המחלה באופן אחיד ע"פ המשרה הממוצעת משוקלל לאורך כל תקופת עבודת העובד (או ע"פ % המשרה האחרון במידה והרשות תאמץ חוות דעת כזו)

• לקבל חוות דעת משפטית האם נדרש לפעול להשבת סכומי היתר ששולמו לעובדות בגין פדיון ימי המחלה.

• במידה והרשות תאמץ חוות דעת משפטית לפיה תשלום פדיון ימי המחלה צריך להתבצע ע"פ % המשרה האחרון (ולא הממוצע) נדרש לחשב מחדש את פדיון ימי המחלה לעובדת ט.א. ע"פ 100% משרה ולא ע"פ84% (תשלום נוסף של כ- 8,774 )₪

בתגובת גזברית המועצה לממצאי הביקורת והמלצותיה נאמר, כי המלצות הביקורת מקובלות"

4. תשלום מענקי פרישה לעובד בפנסיה תקציבית

מענק פרישה הוא תשלום חד פעמי המהווה פיצוי כספי לעובד שזכאי לקצבת פרישה מחמת בריאות או פיטורין משירות המדינה לפני שהגיע לגיל 60, ואשר אינו בשיא הוותק בדירוגו ואחוז קצבתו קטן מהאחוז המרבי (70% ממשרה מלאה

מענק פרישה מחושב על פי המשכורת הקובעת ערב הפרישה. עובד שעבד בשירות המדינה תקופה כלשהיא בחלקיות משרה יחושב המענק על פי ממוצע משוקלל של המשכורת שלו.

בשנים 2015-2017 שולמו מענקי פרישה ל2 עובדות בלבד 3.

בביקורת נמצא כי חשבת השכר משתמשת בתוכנה (אקסל עם נוסחאות מובנות ומקובעות) של משרד הפנים לחישוב מענקי הפרישה ושיעור הפנסיה. תוכנה זו נועדה לשמש ככלי עזר בלבד לחישוב קצבה ומענק פרישה לעובדים הפורשים במסגרת פנסיה תקציבית.

חשבת השכר מזינה את תקופות השירות ואחוזי המשרה בכל תקופה. התוכנה מחשבת

את חלקיות המשרה הממוצעת, וחישוב המענק על פי שלושה מסלולים:

א. חישוב מענק על פי שנות עבודה ( חצי משכורת לשנה )

ב. חישוב מענק על פי משכורת שנתית ( 12 משכורת

ג. היוון הקיצבה ע"פ תקנות שירות המדינה ( היוון קצבאות ) התשנ"ט 1998

סכום המענק לתשלום הינו הנמוך מבין השלוש ומוכפל בחלקיות המשרה הממוצעת הביקורת מצאה כי התשלום בוצע בהתאם לחישובים שבוצעו בתוכנה של משרד הפנים.

5. פנסיה תקציבית- חישוב ואישור % הפנסיה

אופן חישוב הפנסיה: משכורת חודשית קובעת X חלקיות המשרה X מספר חודשי

השירות / 600

פנסיה מקסימלית הינה 70% מהמשכורת הקובעת

דהיינו שיעור הפנסיה הינו 2% לכל שנת שירות עד 35 שנה בביקורת נמצא כי חשבת השכר משתמשת בתוכנה (אקסל עם נוסחאות מובנות ומקובעות) של משרד הפנים לחישוב מענקי הפרישה ושיעור הפנסיה. תוכנה זו נועדה לשמש ככלי עזר בלבד לחישוב קצבה ומענק פרישה לעובדים הפורשים במסגרת פנסיה תקציבית.

3 לעובדת נוספת שולם מענק שנים עודפות 3

חשבת השכר מזינה את תקופות השירות ואחוזי המשרה בכל תקופה. התוכנה מחשבת את חלקיות המשרה הממוצעת, קצבה ב% ע"פ שנים, וכן סה"כ קצבה (לפי חלקיות המשרה) , תוצאה של מכפלת חלקיות המשרה ב אחוז הקצבה לפי שנים..

הטופס הממוחשב "קביעת תנאי פרישה" מודפס ומוכנס לתיק האישי של העובדת.

לעיתים מודפסים מספר גרסאות של טופס זה במספר מועדים ומספר תחשיבים ולעיתים מספר תוצאות של אחוז הפנסיה.

העתק של טופס זה מועבר למנהלת משאבי אנוש אשר שולחת מכתב לעובד הפורש עם ציון % הפנסיה לה זכאי מהעובד.

חשבת השכר מזינה את % הפנסיה שחושב למערכת השכר, הפנסיונר מקבל את הקצבה בהתאם לחישוב במערכת השכר המבוסס על השכר הקובע במערכת השכר ולאחוז הפנסיה שהוזן ע"י חשבת השכר למערכת השכר.

הביקורת מציינת :

• בתיק העובד יש לעי תים מספר גרסאות של טופס "קביעת תנאי הפרישה" במספר מועדים ומספר תחשיבים ולע יתים מספר תוצאות של אחוז הפנסיה, ואין ציון או חתימה על הטופס האחרון/הסופי.

• חשבת השכר חשבת השכר מזינה את % הפנסיה שחושב למערכת השכר. לא מתבצעת בדיקה של אף גורם כי % הפנסיה שהוזן למערכת השכר הינו תוצאת החישוב בטופס - "קביעת תנאי הפרישה". פעולה זו אינה מבוקרת והנה בעלת משמעות כספית משמעותית וחשופה לטעויות (לרבות טעויות סופר)

הביקורת ממליצה :

• חשבת השכר תאשר בחתימתה את הגרסה האחרונה של טופס "קביעת תנאי הפרישה".

• חשבת השכר תעביר (ממסך וקובץ) העתק טופס "קביעת תנאי הפרישה" .

לבדיקה של מנהלת משאבי אנוש או גזברית הרשות (כפי שיוחלט). מנהלת משאבי אנוש או גזברית המועצה תבדוק, כי תקופות השירות ואחוזי המשרה בכל תקופה שהוזנו למערכת נכונים. עוד תבדוק כי % הפנסיה שהוזן למערכת השכר הינו תוצאת החישוב בטופס - "קביעת תנאי הפרישה" מנהלת משאבי אנוש/ גזברית המועצה תאשר את ביצוע הבדיקות בחתימתה (על טופס "קביעת תנאי הפרישה"),

בתגובת גזברית המועצה לממצאי הביקורת והמלצותיה נאמר, כי "המלצות הביקורת מקובלות"

תקציר דוח ביקורת בנושא "יישום חוק ארגון הפיקוח על העבודה ותקנות הבטיחות בעבודה"

חוק ארגון הפיקוח על העבודה תשי"ד 1954, מגדיר מנגנון לפיקוח על הבטיחות והגיהות בעבודה. המנגנון כולל שירות פיקוח על העבודה המורכב ממפקחי עבודה שימונו על בידי שר העבודה, הגדרת סמכויות המפקחים. עוד מגדיר החוק את החובות שלך מחזיק מקום עבודה להכין תוכנית בטיחות ונהלי בטיחות וחירום. בחוק נקבעה גם חובת מינוי נאמני בטיחות ועדות וממונים על בטיחות.

מכוח החוק תוקנו תקנות במספר נושאים כלהלן:

• תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (ועדות בטיחות ונאמני בטיחות) תשכ"א1960 • תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (ממונים על הבטיחות) תשנ"ו1996 • תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (מסירת מידע והדרכת עובדים) תשנ"ט1999 • תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (תכנית לניהול הבטיחות) תשע"ג 2013

1 מינוי ממונה בטיחות

בחוק ארגון הפיקוח על העבודה תשי"ד 1954 נקבע, כי (ג) שר העבודה רשאי לקבוע, בתקנות, הוראות בדבר מינוי ממונה על בטיחות ופסילתו, בדבר חובותיו כלפי מפקח עבודה וועדת בטיחות ובדבר העונש שיהיה צפוי לו באי-מילוי חובותיו."

מכוח התקנה קיימת חובה למינוי ממונה בטיחות ברשות מקומית, וכן לקבלת אישור למינוי ממפקח עבודה איזורי במשרד הכלכלה.

בביקורת נמצא, כי:

• בחודש נובמבר 2017 החליט מנכ"ל הרשות כי מר ח.ע. יספק לרשות שירותי יעוץ כממונה בטיחות במקומו של מר ג.ב.א.

• בהסכם מחודשנובמבר 2017, בין הרשות המקומית לביןח.ע... " לקבלת שירותי ייעוץ כממונה בטיחות , נקבע כי "השירותים ינתנו באופן אישי ע"י היועץ מר ח.ע. .

• בחודש יוני 2018 פנה סגן מפקח עבודה אזורי לראש הרשות , וציין כי בהתאם לחוק ארגון הפיקוח על העבודה (מ מונים על בטיחות) התשנ"ו 1996 חובה למנות ממונה בטיחות. לשם קבלת אישור למינוי נדרש למלא את טופס ההודעה על המינוי ולהעבירו לאישור תוך 30 ימים

• בחודש יוני 2018 העבירה הרשות המקומית למינהל הבטיחות במשרד הכלכלה את המסמכים לאישור מינויו של "חליילה עאמר" כממונה בטיחות ברשות המקומית קרית טבעון.

הביקורת מעירה, כי אף שבהסכם עם מר ח.ע. מ 1.11.2017 נקבע כי ימלא את תפקיד ממונה הבטיחות , כתב המינוי והפנייה לקבל את אישור מנהל העבודה האזורי במשרד הכלכלה נערכו רק לאחר 8 חודשים בחודש יוני 2018 .

הביקורת ממליצה לרשות המקומית להקפיד על קבלת אישור למינוי ממונה בטיחות ממפקח עבודה איזורי במשרד הכלכלה במועד.

2 מינוי ועדת בטיחות ומועדי התכנסותה

בתקנות ארגון הפיקוח על העבודה (ועדות בטיחות ונאמני בטיחות) תשכ"א 1960 נקבע

כי:

"על ועדת הבטיחות להתכנס לפחות שמונה פעמים בשנה; לא התכנסה 5

הועדה כאמור, יכנסה הממונה על הבטיחות והוא יקבע את המועד ואת סדר היום של הועדה."

בתאריך 1.12.2016 התקיימה ישיבה בראשות מנכ"ל המועצה, מנהלים ונציגי עובדים בה הוחלט על הקמת ועדת בטיחות בהרכב של 5 נציגי הנהלה ו 5 נציגי עובדים.

בתאריך 25.12.2017 התקיימה ישיבה בה הוחלט על עדכון הרכב הועדה 3 נציגי הנהלה ו- 3 נציגי עובדים

להלן הישיבות שהתקיימו בשנתיים האחרונות : 1 דצמבר 2016 ,20 פברואר 2017 ,25 דצמבר 2017 ,12 יוני 2018

בביקורת נמצא כי בשנת 2017 ועדת הבטיחות התכנסה פעמים בלבד במקום 8 בפעמים כפי שנדרש בתקנות ארגון הפיקוח על העבודה (ועדות בטיחות ונאמני בטיחות) תשכ"א 1960

במחצית הראשונה של 2018 (ינואר יוני ) הועדה התכנסה פעם אחת בלבד

הביקורת ממליצה לכנס את ועדת הבטיחות בתדירות גבוהה יותר.

3 תוכנית לניהול הבטיחות במקום העבודה

בתקנות ארגון הפיקוח על העבודה (תכנית לניהול הבטיחות), תשע"ג -2013 נקבע

" 2. מטרת תקנות אלה לקבוע את קיומה של תכנית שיטתית פרואקטיבית לניהול הבטיחות במקום העבודה (להלן – תכנית), כדי למנוע תאונות עבודה ומחלות מקצוע, לצמצם את הסיכונים ולמלא אחר דרישות החקיקה בנושאי בטיחות ובריאות תעסוקתית.

3. (א האחריות למילוי אחר הוראות תקנות אלה תחול על

המחזיק במקום העבודה; המחזיק במקום העבודה יפעל להבטיח יישומה של התכנית וינקוט אמצעים מתאימים כדי להבטיח שכל עובד שמינה ימלא אחר הוראות אלה.

(ב) המחזיק במקום העבודה יקיים מדי שנה את כל אלה:

(1) יוודא הכנת התכנית ועדכונה בכל נושא חדש או נושא הדורש עדכון, בהתאם לתקנות אלה....יאשר את התכנית בחתימתו, לאחר שהתייעץ עם ועדת הבטיחות....

יחליט לגבי הקצאת המשאבים הדרושים ליישומה של

התכנית, ויפרסם את החלטתו;יבקר ויאמוד את מידת

יישומה של התכנית ויתעד בכתב את ממצאיו ואת

החלטותיו;..."

בהסכם עם "בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ" , נקבע כי "הממונה יכין תוכנית בטיחות ויעדכנה כנדרש בתקנות ארגון הפיקוח על העבודה (תוכנית בטיחות), התשמ"ד - 1984

בביקורת נמצא, כי מ מונה הבטיחות הקודם מר ג.ב.א. הכין בחודש יוני 2016 "תוכנית לניהול בטיחות ע"פ תקנות אראגון הפיקוח על העבודה" התוכנית פורסמה כנדרש באתר האינטרנט של הרשות המקונית

בביקורת נמצא, כי בניגוד ל תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (תכנית לניהול הבטיחות), תשע"ג-2013 ובניגוד להוראות ההסכם 6

עם "בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ" לא הוכנה תוכנית לניהול הבטיחות בשנת 2017 ולמועד הביקורת (יוני 2018) טרם הוגשה תוכנית לשנת 2018.

מומלץ לרשות המקומית לפעול להכנת תוכנית לניהול בטיחות ע"פ תקנות ארגון הפיקוח על העבודה ו/או עדכונה מידי שנה.

4. יישום ההתקשרות עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ– איתור מפגעי בטיחות

וקיום התקני בטיחות.

בתקנות ארגון הפיקוח על העבודה (ממונים על הבטיחות), תשנ"ו-1996 נקבע בין היתר " מתפקידו של ממונה על הבטיחות לייעץ למעביד בכל הנוגע לחוקים, לתקנות ולתקנים בעניני בטיחות, לסייע לו ולאנשי צוות הניהול והתכנון בנוגע לבטיחות, גיהות, הנדסת אנוש ובריאות תעסוקתית של העובדים במפעל ולקדם את התודעה בנושאים אלה: ...לאתר במפעל מפגעי בטיחות וגיהות, ולהודיע עליהם למעביד...לוודא קיום התקני בטיחות וגיהות נאותים במפעל;... לדרוש הנהגת סדרי בטיחות וגיהות נאותים במפעל, בתהליכי העבודה, במיתקנים, במבנים, בציוד ובחומרים ובכל שינוי בהם"

בהסכם עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ נקבע בהתאמה לתקנות: ".. מתחייב הספק באמצעות הממונה על הבטיחות לפעול ובכלל זה ... לאתר במועצה, במוסדות החינוך שהיא מפעילה, לרבות בתי הספר ברחבי קרית טבעון ו/או בכל אתר אחר בו המועצה ו/או מי מטעמה פעילים (להלן יחדיו מרחבי הפעילות) מפגעי בטיחות וגיהות ולהודיע עליהם למעביד..... לוודא קיום התקני בטיחות וגיהות נאותים במרחב הפעילות ולהתריע בפני המועצה במקום בו הם לא קיימים/קיימים בחסר ."

בביקורת לא נמצא תיעוד לדיווח של היועץ בנוגע לאיתור מפגעי בטיחות וכן לקיום התקני בטיחות. בנוסף לא נמצא תיעוד בדיקות שהיה אמור לערוך ממונה הבטיחות לאיתור מפגעי בטיחות (גם אם לא נמצאו מפגעים ).

מומלץ לדרוש ממונה הבטיחות לפעול בהתאם לתקנות ולהסכם בכל הנוגע איתור מפגעי בטיחות וקיום התקני בטיחות, ולתעד פעילות זו.

5. יישום ההתקשרות עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ– דוח פעילות חודשי

בהסכם עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ נקבע : "הממונה ימסור למועצה מדי חודש בחודשו דוח מסודר על פעילותו בחודש החולף"

בביקורת נמצא, כי ממונה הבטיחות אינו מוסר למועצה מידי חודש דוח פעילות חודשי .

הביקורת מציינת כי העדר דוח פעילות חודשי מהווה חריגה מהחוזה ופוגם בבקרה של הרשות המקומית על עבודת יועץ הבטיחות.

6. היקף העסקת ממונה הבטיחות .

בחודש אפריל 2016, אישר מפקח העבודה האזורי את מינויו של מר ג.ב.א. (מועסק ע"י " בי.

סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ") לתפקיד ממונה על הבטחות במועצה המקומית קרית טבעון.

מפקח העבודה האזורי קבע, כי "מר ג.ב.א. יעסוק במילוי התפקיד בהיקף של 32 שעות חודשיות לפחות.

בביקורת נמצא, כי בהסכם של הרשות המקומית מחודש אפריל 2013 עםבי. סי. ס.

הנדסה ובטיחות בע"מ נקבע כי היקף העבודה לא יפחת מ 16 שעות עבודה בחודש

עוד נמצא בביקורת, כי גם בהסכם החדש של הרשות המקומית מחודש נובמבר 2017 עםח.ע. - בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ נקבע כי היקף העבודה לא יפחת מ 4 ימים בחודש, 4 שעות ביום סה"כ16 שעות עבודה בחודש"

הביקורת מעירה, כי ההסכמים עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ אינם תואמים לדרישת מפקח העבודה האזורי להעסקת ממונה בטיחות בהיקף של 32 שעות חודשיות לפחות.

במסמך מיום 15/12/2013 של משרד הכלכלה בנושא " הוראה בעניין ממונים על הבטיחות ברשויות המקומיות- כפיפותם ותפקידם, צוין כי יש להתנגד או אף לפסול מינוי של ממוני בטיחות "שתפקידים אחרים שמוטלים על ממונה הבטיחות לא מאפשרים לו לבצע את תפקידו כממונה כנדרש בתקנות"

הביקורת מעירה כי בהסכם ההתקשרות עם בי. סי. ס. הנדסה ובטיחות בע"מ הוגדרו בהסכם משימות רבות ועיסוקים בתחומים שמעבר לתפקידיו של הממונה על הבטיחות ברשות מקומית. הביקורת מעירה כי קיים חשש כי המשימות הנוספות שהוטלו על מר ח.ע. עלולות לפגוע בביצוע תפקידו כממונה בטיחות.

7. התקשרויות לקבלת שירותי בטיחות- העסקת ספק ללא הסכם תקף.

בחודש אפריל 2013 נחתם הסכם בין הרשות המקומית קרית טבעון לבין "ח.ע בי.סי.ס. הנדסה ובטיחות" לקבלת שירותי ממונה בטיחות.

בסעיף מס 4 להסכם נקבע כי השירותים ינתנו באמצעות הממונה מר ע. נזמי שריף.

בסעיף מס' 12 להסכם נקבע כי ההסכם יהיה בתוקף לשנה החל מיום 1.4.2013-

31.3.2014.

בסעיף מס 13 להסכם נקבע, כי "המועצה תהא רשאית להאריך תוקפו של ההסכם ב-

12 חודשים נוספים בכל פעם, ולכל היותר ב-24 חודשים דהיינו, תוקפו המרבי (לכל היותר) של ההסכם כולל הארכות הינו 31.3.2016

בביקורתנמצא, כי אף שההסכם פג ב - 31.3.2016, הרשות המקומית המשיכה להעסיק את " בי.סי.ס. הנדסה ובטיחות" ללא הסכם לתקופה נוספת של 20 חודשים (עד 31.10.2017)

הביקורת מעירה כי אין זה תקין להעסיק ספק ללא הסכם תקף עוד מעירה הביקורת כי המנהל הכספי המשיך לשלם לספק בתקופה זו למרות שלא היה הסכם תקף בין הספק לרשות המקומית.

הביקורת ממליצה לרשות המקומית לבצע מעקב על תקופות ההתקשרות עם הספקים, ולפעול מבעוד מועד להארכת התקשרות או לערוך הליך חדש (מכרז או הליך קבלת הצעות).

הביקורת ממליצה למינהל הכספי לוודא במסגרת הבקרה על התשלומים לספקים, כי קיים הסכם תקף (או הזמנת עבודה) בגין כל חשבונית המאושרת לתשלום

8. התקשרות נוספת ללא מכרז או הליך תחרותי

כמפורט לעיל " בי.סי.ס. הנדסה ובטיחות" הועסק ע"י הרשות המקומית מ- 1.4.2013 ועד 31.10.2017 (חלק מהתקופה ללא הסכם). בתקופה זו שילמה הרשות לספק כ-

350,000 .₪

בתחילת חודש נובמבר 2017 אישרה ועדת ההתקשרויות , התקשרות ללא מכרז עם בי.סי.ס. הנדסה ובטיחות. הועדה נימקה את החלטתה בכישוריו של ח.ע. שהינו "יועץ בטיחות מוסמך וגם מהנדס קוסטרוקטור, הועדה ציינה כי מדובר במומחיות מיוחדת מאוד המצדיקה התקשרות בפטור ממכרז. עוד ציינה הועדה כי מר ח. נותן תמורה מרשימה מאוד למועצה ביחס לעלותו וביחס להיקף השעות בהן הוא מועסק. הדבר בא לידי ביטוי בשקילת 8

התקשרויות חלופיות קודם לתחילת העסקתו של עמאר ח ליילה. לסיכום: עניין לנו במומחיות מיוחדת, העדר גישה למציעים נוספים שווי ערך, כאשר ברור לנו כי התמורה המשולמת הוגנת".

הביקורת מציינת, כי ע"פ פסיקה של בית המשפט, ודוחות של מבקר המדינה ובהנחיות בחוזר מנכ"ל משרד הפנים נקבע, כי דרך המלך להתקשרות של רשות מקומית היא במכרז פומבי. בתקנות העיריות )מכרזים(, התשמ"ח-1987 בהוראות המקבילות להן לגבי מועצות מקומיות ואזוריות ,כפי שיובא להלן, נקבעו סוגי המקרים שבהם ניתן להתקשר ללא מכרז. בית המשפט העליון הדגיש כי תקנות אלה הן החריג, יש לפרשן בצמצום 1 והתקשרות בדרך של מכרז פומבי עדיפה על דרך אחרת.

עקרונות המשפט המנהלי ועקרונות דיני המכרזים הציבוריים חלים גם כאשר רשות מקומית מתקשרת בפטור ממכרז . עקרונות אלה מחייבים קיום של הליך מנהלי סדור , שבמסגרתו ייבחנו ,ככל הניתן ,בין השאר ,מספר הצעות לאותן התקשרויות, זאת על מנת להבטיח חלוקת משאבי ציבור באופן ראוי ,תוך מתן סיכוי שווה ,שמירה על שקיפות ועל טוהר המידות והבטחת יעילות כלכלית לרשות המקומית.

הביקורת מציינת כי בתום שנת ההתקשרות הראשונה (נובמבר 2018) של ההסכם החדש עם הספק, תעמוד תקופת העסקתו הכוללת ללא מכרז על יותר מ 5 שנים בעלות של למעלה מ 400,000 .₪

הביקורת מעירה כי פרוטוקול ועדת ההתקשרויות אינו מפרט את היקף ההתקשרות והתשלום החודשי שישולם לספק.

עוד מעירה הביקורת, כי בפרוטוקול הועדה לא נקבעה תקופת ההתקשרות.

המלצות :

• הביקורת ממליצה שככלל פרוטוקול ועדת ההתקשרויות יכלול מידע לגבי היקף ההתקשרות ותקופת ההתקשרות.

• הביקורת ממליצה לרשות שלא להאריך את ההתקשרות עם הספק לאחר 30.10.2018, ולערוך מכרז, או הליך תחרותי בהתאם ל"נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים בפטור ממכרז"

• הביקורת ממליצה לקראת ההתקשרות החדשה, לבחון את תכולת העבודה בהסכם כך שהמטלות הנוספות המוטלות על היועץ לא יפגעו בתפקידו העיקרי כממונה בטיחות. יש לקבל אישור מראש ממפקח העבודה האזורי לעיסוקים שיוטלו על ממונה הבטיחות שמעבר לתפקידו של כממונה הבטיחות. לחילופין יש לשקול פיצול ההתקשרות בין מטלות ממונה הבטיחות למטלות האחרות (יועץ בטיחות)

תקציר דוח ביקורת בנושא " מוקד המועצה- 106"

המוקד העירוני הוא פונקציה שמטרתה קבלת פניות בנוגע למטרדים ומפגעים ברחבי המועצה המקומית קרית טבעון, ומתן מידע על פעולות ושירותים הניתנים על ידי המועצה.

המוקד פועל 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע, וצריך להיות כתובת אחת המאפשרת לתושב לקבל תשובות ולרשות לטפל בפניות.

המוקד צריך לשמש גם ככלי ניהולי ולאפשר לראש הרשות ולמנהלים ברשות לקבל בכל רגע נתון תמונת מצב עדכנית על פעילות יחידות הרשות, ועל מידת שביעות רצון התושבים מהטיפול בתחומים השונים. המוקד אמור לאפשר למנהלים לטפל בנקודות הדורשות טיפול בזמן אמת.

בתקופה ינואר יוני 2018 התקבלו במוקד 2,653 פניות/ תלונות וטופלו 2,392 תלונות .כ-

261 תלונות אשר התקבלו בינואר-יוני 2018 (נכון ל- 19.8.2018 ) הטיפול טרם הסתיים 1 הגדרת תפקידי המוקד

להגדרת תפקידים פורמלית ביחידה ארגונית יש חשיבות. הגדרת התפקיד קובעת את היקף הסמכות והאחריות המוטלות על בעל התפקיד/ היחידה.

נוהל להפעלת מוקד המועצה אמור להגדיר את הסמכות והאחריות בניהול והפעלת המוקד, להתוות ולכוון את אופן הפעלת המוקד, ולהגדיר בצורה ברורה את המטלות עליהן מופקד המוקד.

לרשות המקומית נוהל להפעלת מוקד המועצה -106 בשגרהונוהל נוסף להפעלת המוקד בשעת חירום.

בביקורת נמצא כי מנהלת אגף התפעול ומנהלי המחלקות בתפעול אינם מכירים את נוהל המוקד.

מומלץ להפיץ את נוהל המוקד לכל המנהלים ברשות ולהנחות את המנהלים להקפיד לפעול לפי הנוהל

2 אופן פניות התושבים למוקד העירוני

פניית תושב למוקד העירוני נעשית באמצעות הטלפון 106 או 04-9539239, חיוג מקוצר בסלולר (סלקום) *10646 .

קיימת אפשרות לפנות למוקד, גם בmail ובאמצעות אתר האינטרנט של המועצה מתחילת 2018 ועד לחודש אוקטובר 2018, התקבלו במוקד כ- 190 פניות במייל אין לביקורת הערות בנושא זה.

3 טיפול בפניות דחופות ע"י המוקד החיצוני

בביקורת נמצא, כי הרשות הגדירה למוקד החיצוני הנחיות עבודה כנדרש ע"פ מספר

סיווגים כלהלן:

פניות לכונן המועצה עד השעה 22:00 10

פניות שיש להעביר למוקד 100

פניות שיש להעביר למנהלת התפעול עד השעה 22:00

פניות שיש להעביר לניידת האבטחה

פניות שיש להעביר לתאגיד המים

פניות שיש לרשום בלבד

אין לביקורת היערות בנושא זה

4 אופן התקשורת בין המוקד לגורמים המטפלים במועצה.

המוקדן במוקד אמור לתת לתושב את כל המידע הרלוונטי הנדרש לו. במקרים בהם הפנייה עוסקת בדיווח על מטרד או מפגע, המוקדן צריך לוודא כי קיבל את כל הפרטים הנדרשים כדי לאפשר את המשך הטיפול בבעיה מבלי להטריד את התושב.

המוקדן צריך להזין את פנייתו של התושב לתוכנת המוק ד העירוני ולהעביר אותה מידית אל יחידות הביצוע האחראיות על הטיפול.

תוכנת המוקד מותקנת במועצה במוקד, במ נהל התפעול, בפיקוח, אצל הוטרינר בפניות הציבור, ובלשכה .

הפניה נרשמת בתוכנת המוקד . לאחר הזנת הפניית התושב למערכת המוקד המוקדן מעביר את הפניה למחלקה או לבעל התפקיד המתאים. העברת הפניה יכולה להיעשות באמצעות תוכנת המחשב, בתנאי שהמחלקה הרלוונטית מקושרת לתוכנה, או טלפונית, או באמצעות מסרון, או באמצעות דוא"ל או באמצעות מסירת דו"ח פניות מרוכז. בפניות דחופות, המוקדנית שולחת SMS או יוצרת קשר טלפוני עם הגורם המטפל (ומעבירה לו את פרטי הפנייה/תלונה.

לביקורת אין הערות לאופן התקשורת בין המוקד לגורמים המטפלים במועצה 5 הודעה לתושב על סיום הטיפול בפנייתו.

הודעה יזומה לתושב בתום הטיפול על הסיום בטיפול בפנייתו, תעביר לתושב מסר, כי המועצה מבצעת מעקב על הטיפול בפנייתו, ותחזק את שביעות הרצון מהשירות שהוא מקבל מהמועצה.

בהמשך לביקורת קודמת, בנוהל המוקד נקבע : "סגירת הפניות תבוצע בסמוך לסיום הטיפול בפניה. מנהל אשר ברשותו תוכנת המוקד, יסגור את הפניה בתוכנה –

"טופל עם הודעה לפונה", תוך פירוט אופן הטיפול. מנהל שאין ברשותו את תוכנת המוקד ידווח למנהלת המוקד על הטיפול בפניה ובאחריותה לסגור את הפניה."

בביקורת נמצא, כי נעשה שימוש בתוכנת המוקד מסרונים ( sms) אשר נשלחים מתוכנת המוקד לתושב, מיד לאחר סיום הטיפול בפנייה וסגירתה בתוכנת המוקד. יחד עם זאת השימוש באפשרות זו הינו מועט היות ונעשה רק במקרים בהם הפנייה נסגרת 11

בסמוך לסיום הטיפול בפנייה. היות שבמקרים רבים תלונות שטופלו נסגרות במערכת באיחור ניכר, התושב לא מקבל מסרון (SMS) .

מבדיקה פרטנית של מספר פניות תושבים שפניתם טופלה, הביקורת התרשמה שבמרבית הפניות שטופלו לא נשלחה לפונה הודעת SMS בסיום הטיפול הביקורת ממליצה ליישם נוהל המוקד על ידי מנהלי המחלקות לסגירת הפניות בסמוך לסיום הטיפול בפנייה עם מסרון הודעה לפונה כי פנייתו טופלה.

6 שביעות הרצון של התושבים מהטיפול בפנייתם והשירות שניתן להם המוקד אמור לקבל את קריאות השירות של הציבור, לנתב אותן לגורמים המקצועיים המתאימים במועצה לערוך בקרה על הטיפול בהן ועל מידת שביעות רצון הציבור מהשירות הניתן לו.

תוכנת המוקד מאפשרת ותומכת בבדיקת שביעות רצון של התושב מהטיפול בפנייתו והשירות שניתן לו, ובמערכת הממוחשבת קיי ם מסך ייעודי המאפשר לרשום ולתעד את המשוב שמתקבל מהתושב.

התקשרות אל התושב לבדיקת שביעות רצונו בתום הטיפול , תעביר לתושב מסר, כי המועצה מתעניינת בשביעות רצונו, ותחזק את שביעות הרצון מהשירות שהוא מקבל מהמועצה.

בדיקת שביעות רצון התושבים יכולה לתת מידע על טיב השירות שניתן, תאפשר שיפור השירות, תהווה דיאלוג חיובי בין הרשות לתושביה ותחזק את הקשר בין התושב לרשות.

בעקבות דוח ביקורת קודם נקבעו בנוהל המוקד הנחיות לביצוע הערכת שביעות רצון

התושבים מפעילות המוקד כלהלן: " אחת לשבוע יקיים אחראי פניות הציבור פניה

טלפונית לכ -10% מסך הפונים אשר הטיפול בפנייתם הסתיים. מטרת הפניה היא לברר את שביעות רצונם של הפונים משירותי המוקד ומטיפול המועצה בפנייתם.

אחראי פניות הציבור יציין את תשובות המשיבים על גבי תוכנת המוקד. תוצאות הסקר ידווחו למנכ"ל המועצה. "

בביקורת נמצא כי הוראות נוהל המוקד לעניין עריכת סקרי שביעות רצון של התושבים מהטיפול בפנייתם והנשירות שניתן להם לא יושמו בשנים 2017-2018 הביקורת ממליצה ליישם הוראות הנוהל לעניין עריכת סקרי שביעות רצון של התושבים מהטיפול בפנייתם והנשירות שניתן להם

7 פניות שלא טופלו, או שטופלו ולא נסגרו במערכת המערכת הממוחשבת צריכה לתת תמונת מצב עדכנית של פניות התושבים, לצורך בקרה וקבלת החלטות. אי סגירת החלטות במערכת, אינו מאפשר להנהלת הרשות לקבל מידע עדכני על איכות הטיפול בפניות התושבים.

האחריות על סגירת הפניות במערכת הממוחשבת הינה של מנהלי המחלקות.

בעקבות דוח ביקורת קודם נקבע בנוהל המוקד: " סגירת הפניות תבוצע בסמוך לסיום הטיפול בפניה. מנהל אשר ברשותו תוכנת המוקד, יסגור את הפניה בתוכנה – "טופל 12

עם הודעה לפונה", תוך פירוט אופן הטיפול. מנהל שאין ברשותו את תוכנת המוקד ידווח למנהלת המוקד על הטיפול בפניה ובאחריותה לסגור את הפניה."

הביקורת הפיקה מתוכנת המוקד דוח המפרט את כל הפניות שע"פ המערכת טרם טופלו.

למועד הפקת הדוח ( 15 אוגוסט 2018 )594 פניות פתוחות שהתקבלו עד חודש 15 אוגוסט 2018, ושטרם טופלו, או שטופלו וטרם נסגרו במערכת 186 פניות אשר התקבלו לפני 3 חודשים או יותר וטרם טופלו או שטופלו וטרם נסגרו במערכת

אי סגירת פניות במערכת, אינו מאפשר להנהלת הרשות לקבל מידע עדכני על איכות הטיפול בפניות התושבים.

האחריות על אי סגירת הפניות במערכת הממוחשבת הינה של מנהלי המחלקות.

האחריות על מעקב בנושא אי סגירת הפניות במערכת הממוחשבת ודיווח על כך להנהלת הרשות הינה של מנהלת המוקד.

המלצות הביקורת:

• מנהלי המחלקות יסגרו את הפניות שטופלו באופן שוטף, ויערכו בקרה על הפניות הפתוחות במערכת שבתחום אחריותם.

• מנהלת המוקד תערוך מעקב ובקרה על אי סגירת הפנ יות במערכת הממוחשבת ותדווח על כך להנהלת הרשות

8 התפלגות הפניות למוקד לפי מחלקות/ נושאים

בתקופה ינואר דצמבר 2017 התקבלו במוקד 5,375 פניות/תלונות כדי להבין מה מטריד את התושבים צריך לבחון את הפניות ע"פ נושאים במחלקות.

ניתוח הפניות מצביע על כך שמרבית הפניות היו בנושא תאורת רחובות, פינוי אשפה, פגרים וגזם, ניקוי רחובות ושבילים, ועצים מסוכנים.

599

377 328 313

179 150

200

400

600

800

תאורת

רחובות

פינוי אשפה פינוי פגרים פינוי גזם ניקוי רחובות/ שבילים

עצים מסוכנים

נושאים מרכזיים

ינואר דצמבר 2017 13

ריכוז מסודר של פניות התושבים במוקד, וניהול הפניות במערכת ממוחשבת, צריך לאפשר להנהלת הרשות לקבל בכל רגע נתון תמונת מצב עדכנית על הטיפול הפניות התושבים וזאת באמצעות מיסוד דוחות סטטיסטיים תקופתיים.

הדוחות יכולים לאפשר, לזהות מגמות תפעוליות ושירותיות, לסייע בקבלת החלטות על תעדוף פעילויות והקצאת משאבים, לסייע בתגובה במועד ובזמן אמת.

הפקה תקופתית של דוחות סטטיסטיים מהמערכת הממוחשבת והפצתם לגורמי המפתח ברשות תסייע באיתור מוקדים של אי שביעות רצון של התושבים, ותאפשר לשפר את השירות שניתן לתושבים.

בעקבות דוח ביקורת קודם, נקבע בנוהל הפעלת מוקד המועצה : " אחת לחודש תפיק מנהלת המוקד דו"ח מוקד - סה"כ פניות שהתקבלו במוקד וסה"כ פניות שטופלו - על פי חתך מחלקות. כמו כן תפיק דוח פניות שטרם טופלו ופניות שצפי זמן הטיפול עבר.

בנוסף, תפיק מנהלת המוקד העירוני דו"ח עמידה ברמת השירות לשימוש מנהלי המחלקות, בהתאם לבקשתם ולפחות אחת לרבעון. עפ"י הצורך יזמין מנכ"ל המועצה לפגישה את מנהלי המחלקות, לצורך ניתוח בעיות חוזרות ואי עמידה ביעדי הזמן שהוגדרו."

בביקורת נמצא כי בביקורת נמצא כי המלצות הביקורת מדוח קודם והוראות נוהל המוקד להפקת דוחות ניהוליים והדיון בהם לא יושמו בשנים 2017-2018 הביקורת חוזרת על המלצותיה (מדוח ביקורת קודם לשנת 2014: )

מנכ"ל הרשות ינחה הפקה של דוחות סטטיסטיים תקופתיים מהמערכת.

הדוחות יופקו ע"פ דרישת המנכ"ל ויופצו לראש הרשות לראשי האגפים/ מחלקות.

• ע"פ הצורך תזומן פגישה בין המנכ"ל למנהלים הרלוונטים לדיון בהיבטים של התהליך ובעיות חוזרות

• תינתן סקירה אחת לתקופה בישיבות של הנהלת הרשות, על הת פלגות הפניות/תלונות שהתקבלו , התלונות שטופלו , ממוצעי זמן לטיפול בתלונה , ונתונים על תלונות שטרם טופלו.

9 משך הטיפול בפניות התושבים

המוקד באמצעות המערכת הממוחשבת צריך לתת תמונת מצב עדכנית על הטיפול בפניות התושבים, ועל איכות טיפול יחידות הרשות בפניות.

אחד המדדים לאיכות הטיפול הוא משך הזמן לטיפול בפניה/תלונה לעומת זמן תקן שנקבע לטיפול בסוג הפנייה.

למערכת הממוחשבת הוזנו זמני תקן לטיפול המופיעים כ"צפי לטיפול" כך לדוגמא לטיפול בתאורת רחובות נקבע צפי של 30 ימים, לגיזום עצים נקבע צפי של 21 ימים אשפה בשטח הציבורי 48 שעות וכד

מהמערכת ניתן להפיק דוח המפרט את הנושאים שטופלו , הצפי לסיום הטיפול וממוצע משך הטיפול. 14

ניתן לראות (פירוט בגוף הדוח) כי קיים פער של מאות אחוזים בין משך הטיפול הצפוי כפי שנקבע במערכת, לבין זמן הטיפול בפועל ע"פ הרישום במערכת.

אם אכן הנתונים הרשומים במערכת נכונים, הנתונים מצביעים על רמת שירות נמוכה ממה שנדרש.

יתכן שהפער הגדול בין זמן הטיפול הנדרש, לבין משך הטיפול הממוצע, נובע מכך שהדיווח למערכת על סיום הטיפול נעשה באיחור רב.

הביקורת מציינת כי חשוב להפוך את עבודת המוקד והדיווחים הפרטניי ם והסטטיסטיים לכלי ניהולי משמעותי בניהול הרשות המקומית. המידע הסטטיסטי והפרטני צריך לשמש כלי להערכת איכות השירות לתושבים, הערכת עבודת המחלקות וניהול ושיפור השירות לתושבים,.

בביקורת נמצא כי בביקורת נמצא כי המלצות הביקורת מדוח קודם והוראות נוהל המוקד הפקת דוחות ניהוליים והדיון בהם לא יושמו בשנים 2017-2018

הביקורת חוזרת עלהמלצותיה (מדוח קודם לשנת 2014):

• להפוך את עבודת המוקד והדיווחים הפרטניים והסטטיסטיים לכלי ניהולי משמעותי בניהול הרשות המקומית. המידע הסטטיסטי והפרטני יכול לשמש כלי בניהול ושיפור השירות לתושבים.

• לדווח על סיום הטיפול המערכת הממוחשבת עד כמה שניתן בסמוך לסיום הטיפול.

• לבחון ולעדכן את זמני התקן לטיפול ע"פ נושאים. זמני התקן לטיפול בכל נושא מגדירים את רמת השירות ומהווים שלב ראשון בבנייה של אמנת שירות הנהוגה בחלק מהרשויות המקומיות.

• להפיק את הדוחות על משך הטיפול לפי מחלקות ונושאים אחת לחודש, להפיצם לראש הרשות למנהלים ברשות, ולכלול מידע זה במסגרת הדיווח התקופתי להנהלת הרשות. הדוחות יופקו ע"פ דרישת מנכ"ל הרשות ויופצו לראשי האגפים/ מחלקות.

• ע"פ הצורך תזומן פגישה בין מנכ"ל הרשות למנהלים לדיון בהיבטים של התהליך ואי עמידה בקבועי הזמן שהוגדרו.

תקציר דוח ביקורת בנושא " טיפול בחשד לקיומם של אי סדרים כספיים בעמותת שלהבת"

שלה"בת – שירותים לאוכלוסיה המבוגרת הנה עמותה שמטרתה יזום, פיתוח, הפעלה, ריכוז , קידום וניהול שירותים ופרוייקטים למען רווחת האוכלוסיה המבוגרת בקרית טבעון והסביבה. העמותה רשומה ע"פ חוק העמותות התש"ם 1980 .

העמותה מפעילה מרכז יום רב תחומי, מועדון מועשר "מופ"ת" בקרית עמל, שתי קהילות תומכות ומגוון רחב של פעילות חוגים, השכלת מבוגרים, פנאי, תרבות ושירותים פרה-רפואיים

הכנסות עמותת שלה"בת בשנת 2017 הסתכמו בכ- 4.3 מליון₪ .

הוצאות עמותת שלה"בת בשנת 2017 הסתכמו בכ- 4.6 מליון₪ .

חשד לאי סדרים כספיים בפעילות העמותה

מנהלת החשבונות וחשבת השכר בעמותה , הודיעה בחודש אוקטובר 2017 על סיום עבודתה בסוף חודש נובמבר 2017. לקראת סיום עבודתה התגלו אי סדרים בניהול קופת המזומנים של העמותה, מתן מקדמות במזומן למספר עובדים ולעובדת עצמה, ותשלומי שכר שלא כדין לעובדת. החשדות לאי סדרים בעבודת מנהלת החשבונות וחשבת השכר הועלו והתגלו על ידי גזבר העמותה. עם גילויים, הגזבר שיתף במידי את יו"ר העמותה וביחד את רואה החשבון של העמותה, וועדת הביקורת והנהלת העמותה. דוח הבדיקה נערך (1.2.2018) ע"י יו"ר העמותה בבדיקה שערכה העמותה נמצא כי ניתנו מקדמות והלוואות לעובדים מקופת המזומן "שלא בידיעת הממונים ובחוסר סמכות על ידי מנהלת החשבונות וחשבת השכר". עוד נמצא כי רק חלק מהמקדמות קוזזו משכר העובדים.

העמותה מצאה בבדיקה כי האחריות על קופת המזומן לא הייתה מוגדרת באופן מוחלט. עוד נמצא כי בנוסף לעובדות שהיו אחראיות על קופת המזומן, יכלו למשוך כספים גם מנהלת נוספת, וגם מנהלת החשבונות. פקודות היומן נרשמו ע"י מנהלת החשבונות.

למספר עובדים גולמו רכיבי שכר למרות שזה לא רשום בהסכם העבודה שלהם.

בבדיקת גמר חשבון שהכינה מנהלת החשבונות לעצמה נמצאו פגמים שהגדילו את השכר והפיצויים של מנהלת החשבונות

בהסכם העובדת התחייבה להשיב 68,000 ₪ב26 צ'קים בפריסה של כ - 24 חודש סכום נוסף של 16,280 ₪שולמו ע"י העובדת לעמודה באמצעות קיזוז שכר ה עבודה בגין חודשים ינואר ופברואר 2018 {

נובמבר 2018, אבל המשיכה בעבודתה בעמותה ללא שכר באותו תפקיד לאחר גילוי אי הסדרים הכספיים עוד נכתב בהסכם כי "הצדדים מוותרים זה כלפי זה, על כל טענות ו/או תביעות נוספות. (ההדגשה אינה במקור)

1. אי ביצוע בדיקה ע"י גורם המתמחה בביקורת חקירתית

בחודש דצמבר 2017 התגלו אי סדרים כספיים בניהול קופת המזומן של העמותה אשר כללו מתן מקדמות במזומן לעובדים, מקדמות שניתנו ו חלקן לא הוחזרו וכן בשכר העבודה של העובדת (מנהלת החשבונות וחשבת השכר) . החשדות לאי סדרים בעבודת מנהלת החשבונות וחשבת השכר הועלו והתגלו על ידי גזבר העמותה. עם גילויים, הגזבר שיתף במידי את יו"ר העמותה וביחד את רואה החשבון של העמותה, וועדת הביקורת והנהלת העמותה

הבדיקה בוצעה ע"י גזבר העמותה בהתייעצות עם רו"ח מבקר של העמותה, ויו"ר העמותה.

הביקורת מציינת כי במקרים בהם מתגלה חשד לאי סדרים כספיים, ו/או חשד למעילות והונאות, מקובל לשכור את שירות של משרד רו"ח המתמחה בביקורת חקירתית.

הביקורת מודעת לעלות הכספית הכרוכה בביצוע הבדיקה ע"י גורם חיצוני. יחד עם זאת בדיקה של רו"ח המתמחה בביקורת חקירתית חשיבות במספר תחומים:

• אפשרות לבדיקה מקיפה וממצה של החשדות לאי סדרים כספיים • קבלת דוח מסודר על האירועים, לרבות כימות הנזק שנגרם לעמותה והגורם/גורמים אשר אחראיים לכשל.

• אפשרות לגבות היקף נכון (וגבוה יותר) של הכספים שנלקחו מהעמותה.

• קבלת המלצות מסודרות מגורם מקצועי באשר לכשלים בבקרות אשר הביאו לאי הסדרים.

• בדיקה חיצונית מייצרת אי תלות ואובייקטיביות מראית עיין של אי תלות ואובייקטיביות חשובים לאימון הציבור בעמותה.

הביקורת מציינת כי אי ביצוע בדיקה חיצונית מקיפה הביאה לסיכון של אי מיצוי הבדיקה, ואי חשיפת ההיקף הכולל של הנזק שנגרם לעמותה.

אי ביצוע בדיקה חיצונית עלול לצור מראית עיין של היעדר אי תלות ואובייקטיביות של הבדיקה הפנימית , עלול לפגוע באימון הציבור בעמותה, ואי החזרת כל הכספים שנלקחו מהעמותה.

עוד יצוין, כי לגזבר העמותה יש לכאורה אחריות ניהולית בתחום הבקרות בתחום הכספי, ולפיכך נכון היה שהבדיקה תבוצע ע"י גורם חיצוני.

הביקורת מציינת, כי ההחלטה של יו"ר העמותה והנהלת העמותה להסתפק בבדיקה הפנימית ולא להטיל את הבדיקה על רו"ח המתמחה בביקורת חקירתית הייתה בסמכותם. יחד עם זאת הביקורת בדעה כי ההחלטה לא הייתה סבירה.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת, נכתב : " "ההחלטה של ההנהלה וועדת הביקורת התקבלה תוך התייעצות עם רו"ח חיצוני, רו"ח העמותה ועורך דין תוך שיקולי עלות תועלת לעמותה. הדרך הקלה הייתה הגשת תלונה ובדיקת עומק על ידי גורמים חיצוניים בשכר (יעלה כמה שיעלה, ייקח כמה זמן שייקח). הנהלת העמותה בחרה בדרך היותר קשה בינואר 2018 .

עלינו לציין שהדרך בה בחרנו אפשרה לעמותה לקבל סכום כסף משמעותי ובמיידי, גם אם אינו כל הכסף החסר."

2. המשךהעסקת עובדת החשודה בביצוע פעולות לא תקינות ואי סדרים כספיים

תהליך מקובל ונכון בבדיקה של חשד למעילה ולאי סדרים כספיים , כולל הרחקת החשוד מעבודתו . הסיבה לכך הינה מניעת המשך הפעולות הבלתי תקינות, וסיכול אפשרות להפרעה ו/או לביצוע פעולות אשר ישבשו את הבדיקה.

בניגוד לפרקטיקה המקובלת בטיפול בחשדות לבדיקת החשדות למעילה ולאי סדרים כספיים, יו"ר העמותה והנהלת העמותה אפשרו למנהלת החשבונות וחשבת השכר להמשיך את עבודתה בעמותה ללא שכר בחודשים דצמבר 2017 וינואר 2018.

הנהלת העמותה הסבירה כי רו"ח מבקר ביקש כי העובדת תמשיך בעבודתה לצורך הפקת דוח שנדרש לדוחות הכספיים. הרו"ח מבקר מסר לביקורת שבסופו של דבר העובדת לא הפיקה את הדוח הנדרש.

ההחלטה של הנהלת העמותה לאפשר למנהלת החשבונות להמשיך את עבודתה ללא שכר במשך כ חודשים לאחר שהתגלו אי סדרים כספיים בניהול קופת המזומן של העמותה וכן בשכר העבודה של העובדת, יצרה סיכון (אשר התממש) שהעובדת תנצל תקופה זו לביצוע פעולות לא תקינות וכן פעולות אשר ישבשו את הבדיקה .

הביקורת בדעה, כי ההחלטה של יו"ר העמותה והנהלת העמותה לאפשר למנהלת החשבונות להמשיך את עבודתה ללא שכר לאחר שהתגלו אי סדרים כספיים בניהול קופת המזומן של העמותה וכן בשכר העבודה של העובדת לא הייתה סבירה.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת, נכתב : "לצערנו ולתדהמתנו, המשך עבודתה של מנהלת החשבונות לאחר גילוי המעילה גרמה, כנראה, לפי ממצא י הביקורת לשיבושים (הזזת פקודות יומן) במסמכי העמותה. אפשרות כזו לא הייתה ידועה לנו בעת ההחלטה על השארתה וגם אף אחד מהגורמים המקצועיים לא האירו את עינינו בנקודה זו. המשך העסקתה ופעילותה אפשרה לנו לקבל מסמכים (העברות למס"ב, תלושי שכר ודו"חות) שלפי הבנתינו אז, לא יכולנו לקבל בשום דרך אחרת"

3. פעולות שבוצעו בספרי העמותה לאחר תאריך הסיום הפורמלי של עבודת מנהלת

החשבונות ואשר שיבשו את הבדיקה שביצעה העמותה

יו"ר העמותה והנהלת העמותה אפשרו למנהלת החשבונות וחשבת השכר להמשיך את עבודתה בעמותה ללא שכר בחודשים דצמבר 2017 וינואר 2018 על אף החשדות לאי סדרים כספיים.

הביקורת קיבלה דוח ממערכת חשבשבת המציג דוח שינוי תנועות במערכת.

בסקירה של הדוח נמצא כי בתקופה 1.1.2018-30-1.2018 בוצעו עשרות תיקונים בפקודות יומן במערכת הנהלת החשבונות.

עוד נמצא כי מרבית השינויים בוצעו בפקודות המת ייחסות לקופת המזומנים וחשבון מעבר שכר. עוד נמצא כי התיקונים בוצעו בפקודות יומן המתייחסות למפרעות לעובדים ששולמו מקופת המזומן.

השינויים שבוצעו בפקודות היומן כללו בין היתר שינוי התאריך הרשום של חלק מקדמות שניתנו בשנים 2016,2017 כך שיהיה רשום בשנים 2015 ו2014.

הביקורת מצאה כי היקף מקדמות השכר שניתנו לעובדים בשנים 2016,2017 ואשר תאריך הרישום שלהם שונה לשנים 2015 ,2014 נאמד בכ-78,000 אלף₪.

הפעולות שבוצעו על ידי העובדת בחודש ינואר 2018, הביאו לכך שהתחשיב שערך גזבר העמותה היה חלקי, ולא כלל מפרעות נוספות בסך של כ - 78,000 ₪אשר שולמו בשנים 2016-2017 לעובדיםהפעולות החריגות שבוצעו, הקטינו את החיוב של העובדת בסך של כ 78,000 . ₪

מוערך כי לעמותה נגרם נזק נוסף שנאמד בכ - 78,000 ₪אשרלא נכלל בהסכם שחתמה העמותה עם העובדת 18

המצב בו החשוד ממשיך ומבצע רישומים כוזבים בספרי החברה לאחר שהתגלה החשד ואף לאחר שסיים פורמלית את עבודתו בעמותה מהווה כשל מהותי בתהליך הטיפול של העמותה באירוע.

השינויים שנעשו בחודש ינואר 2018 הכוללים העברת מקדמות(תנועות) משנת 2017 לשנים קודמות מעלים חשש לגבי אמינות הדיווח הכספי של העמותה בשנת 2017.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת, נכתב "לצערנו ולתדהמתנו, המשך עבודתה של מנהלת החשבונות לאחר גילוי המעילה גרמה, כנראה, לפי ממצאי הביקורת לשיבושים (הזזת פקודות יומן) במסמכי העמותה. אפשרות כזו לא הייתה ידועה לנו בעת ההחלטה על השארתה וגם אף אחד מהגורמים המקצועיים לא האירו את עינינו בנקודה זו. המשך העסקתה ופעילותה אפשרה לנו לקבל מסמכים (העברות למס"ב, תלושי שכר ודו"חות) שלפי הבנתינו אז, לא יכולנו לקבל בשום דרך אחרת"

המלצות:

• מומלץלעמותה לשכור שירותיו של רואה חשבון שיכמת את הנזק שנגרם לעמותה מהפעולות שבוצעו בחודש ינואר 2018 לשינוי התאריך הרשום של חלק מקדמות שניתנו בשנים 2016,2017 כך שתהיינה רשומות בשנים 2015 ו2014.

• מומלץ לעמותה לקבל חוות דעת משפטית לגבי האפשרויות לגבות את עלות הנזק הנוסף שנרם לעמותה בשים לב כי בהסכם עם העובדת נכתב "הצדדים מוותרים זה כלפי זה, על כל טענות ו/או תביעות נוספות. ובשים לב שבוצעו בחודש ינואר 2018 פעולות שמטרתן ככל הנראה לשבש את הבדיקה שערכה העמותה.

• מומלץ לעמותה לקבל חוות דעת חשבונאית בלתי תלויה לגבי פקודות היומן שתוקנו במהלך ינואר 2018, והשפעתן על הדיווח הכספי לשנת 2017.

4. פעולות שבוצעו בספרי העמותה לאחר תאריך הסיום הפורמלי של עבודת מנהלת

החשבונות - תיקון פקודות שכר

בביקורת נמצא כי בחודש ינואר 2018 בוצעו פעולות של שינוי רישומים של פקודות שכר במאות אלפי ₪. (פירוט בגוף הדוח) הביקורת מציינת כי השינוי שנעשה בפקודות היומן בתחום השכר בהיקף מאות אלפי ₪ והעברתן משנת 2017 לתקופות חשבונאיות קודמות תמוהות ומעלות סימני שאלה ותהיות לגבי תקינות הדוח הכספי של העמותה לשנת 2017

בדוח מהכספי של העמותה אין אזכור לשינויים שנעשו בפקודות היומן כפי שפורטו לעיל.

המלצה:

מומלץ לעמותה לקבל חוות דעת חשבונאית בלתי תלויה לגבי כל פקודות היומן שתוקנו במהלך ינואר 2018, והשפעתן על הדיווח הכספי לשנת 2017.

5. תשלומים ששולמו במערכת מס"ב

במסמך של משרד המשפטים בנושא הנחיות להתנהלות עמותות בהתאם לחוק

העמותות נקבע לגבי תשלומים באמצעות מס"ב כלהלן :

"...על העמותה להגדיר בעת פתיחת חשבון מס"ב שני מורשי חתימה אשר לכל אחד מהם יהיה מיני קי וסיסמא משלו, כך שלא תהיה אפשרות לשדר קובץ עם הוראות תשלום במערכת המס"ב ללא חתימה של שני מורשי חתימה לפחות, כאשר מקום בו מורשה החתימה השני מבצע שינוי בקובץ, יחייב הדבר אישור מחדש של מורשה החתימה הראשון.....על מורשה החתימה לבצע בדיקה אקטיבית של הוראות התשלום 19

תוך בחינת מסמכים מבססים והתאמת סכום התשלום לסכום החיוב שהתקבל, ולא לאשר רק באופן טכני את ביצוע התשלום במס"ב ..."

בתקנון העמותה נקבע " זכות חתימה על התחייבויות, שטרות ומסמכים אחרים תהיה ליו"ר ביחד עם הגזבר ו/או שני חברי הנהלה אחרים."

בניגוד לסדרי מנהל תקינים , בניגוד לנוהל סמכויות חתימה , ובניגוד להנחיות משרד המשפטים בנוגע להתנהלות עמותות בהתאם לחוק העמותות , למנהלת החשבונות וחשבת השכר הייתה סמכות בלעדית לבצע פעולות במס"ב. הביקורת מציינת כי הדבר דומה להענקת זכות למשיכת כספים מהבנק ללא חתימה נוספת של אף אחד ממורשי החתימה.

יודגש כי ההרשאה הבלעדית שניתנה למנהלת החשבונות וחשבת השכר ניתנה ע"י הנהלת העמותה (המועד אינו ידוע לביקורת ). הנהלת העמותה, או לכל הפחות גזבר העמותה ויו"ר העמותה (מורשי החתימה בעמותה) , אמורים היו לדעת שהתשלומים המבוצעים באמצעות מס"ב נעשים ע"י מנהלת החשבונו ת וחשבת השכר, ללא חתימה אלקטרונית (כרטיס חכם) של אף אחד ממורשי החתימה בעמותה.

ההרשאה בפועל להעברת כספים במס"ב ע"י מנהלת החשבונות וחשבת השכר, לא הוגבלה לתשלומי שכר בלבד.

ההרשאות שניתנו למנהלת החשבונות לבצע תשלומים במערכת מס"ב , ללא אישור של מורשי הח תימה בחתימה אלקטרונית, חורג מסדרי מנהל תקינים, ומהווה ומהווה כשל חמור בבקרות על הניהול הכספי של העמותה.

המלצות :

מומלץ לעמותה לבצע בדיקה של תקינות של כל ההעברות הכספיות שבוצעו באמצעות מס"ב ב-5 השנים האחרונות מומלץ שהבדיקה תתבצע ע"י גורם חיצוני.

6. הפסקת העבודה עם מס"ב

בדוח הבדיקה בסעיף מסקנות ופעולות לביצוע, נכתב "מאחר ויש לנו מספר קטן של עובדים, תיבדק אפשרות לעשות את העברת המשכורות ישירות דרך הבנק ללא תיווך מס"ב"

בהמשך לבדיקת אי הסדרים הכספיים, העברת השכר לעובדים נעשית בצורה של העברה בנקאית הכוללת אישור ממוחשב של גזבר העמותה ויו"ר העמותה באתר הבנק.

בנוסף, הופסקה ההתקשרות של העמותה עם מס"ב.

בביקורת לא נמצאו 4 העתקי ההוראות להעברות כספים באמצעות מס"ב שנערכו ב5 השנים האחרונות

הביקורת מציינת כי הפסקת, ההתקשרות עם מס"ב ללא שהופקו ונשמרו דוחות הכוללים פירוט כל ההעברות הכספיות שבוצעו באמצעות מערכת מס"ב ב 5 שנים האחרונות, מונע את אפשרות לביצוע בדיקה של תקינות ההעברות הכספיות שבוצעו.

הביקורת ממליצה לעמותה

• להכין נוהל לגבי תהליך אישור וביצוע העברת השכר לחשבונות הבנק של העובדים.

• להתקשר עם מס"ב לתקופה מסוימת שבה יופקו דוחות אשר יכללו פירוט של כל ההעברות הכספיות שבוצעו במס"ב ב-5 השנים האחרונות • לבצע בדיקה של תקינות של כל ההעברות הכספיות שבוצעו באמצעות מס"ב ב-5 השנים האחרונות

4 למעט העברת כספים לקופות הגמל 20

7. עובדים נוספים אשר לא החזירו חלק ממקדמות שכר שקיבלו בשנים 2016-2017

הבדיקה שנערכה ע"י יו"ר העמותה וגזבר העמותה התמקדה ב4 עובדים אשר קיבלו [בשנים 2016 2017 סכומים הגבוהים מהסכומים שהוחזרו על ידם דרך תלושי השכר.

בבדיקה שערכה הביקורת מצאה 2 עובדים נוספים אשר קיבלו 2016 2017 סכומים הגבוהים מהסכומים שהוחזרו על ידם דרך תלושי השכר בהיקף כולל של 6,850 ₪ואשר לא נכללו בתחשיב שערך גזבר העמותה באשר לנזק שנגרם לעמותה ובגינו הפקידה מנהלת החשבונות המחאות לזכות העמותה.

הביקורת מעירה כי הבדיקה של גזבר העמותה ויו"ר העמותה הייתה צריכה לכלול את בדיקה של כל תשלומי המקדמות ששולמו לעובדים בעמותה בביקורת נמצא, כי העובדת ש.נ. קיבלה בשנת 2017 מקדמות בסכום הגבוה ב1,000 ₪מהסכום שהוחזר על ידה. היות שהמקדמות הועברו באמצעות מס"ב ישירות לחשבון העובדת, לא קיים ספק שקיבלה את המקדמות.

עוד נמצא, כי העובדת א.צ. . קיבלה בשנים 2016-2017 מקדמות בסכום הגבוה ב 5,850 ₪מהסכום שהוחזר על ידה

היות שקיים ספק אם העובדת קיבלה בעצמה את מקדמות המזומן (העדר מסמכים חתומים) והיות שהמקדמות הועברו באמצעות מס"ב בסך 8,500 ₪ישירות לחשבון העובדת, ולא קיים ספק שקיבלה את המקדמות שהועברו ישירות לחשבונה, , עולה שהעובדת חייבת לעמותה לכל הפחות 2,150 ש"ח

מומלץ לפנות לעובדות להציג להן הממצאים בנושא זה , ובמידה ואין להן הסבר ממשי, לקזז ממשכורתן את הסכום שלא קוזז .

בתגובת העמותה להמלצות הביקורת, נאמר כי ההמלצה בתהליך יישום

8. אי סדרים כפיים ורישומים חלקיים ו/או כוזבים בשנים 2015-2013

בביקורת נמצא כי הנהלת העמותה החליטה להגביל את הבדיקה לשנים 2016 ו2017.

הביקורת בדעה שההחלטה להגביל את הבדיקה לשנים 2016 ,2017 פגעה בחקר האמת ואינה סבירה.

בבדיקה שערכה הביקורת לגבי התקופה שקדמה לשנת 2016, עולים ממצאים המצביעים על אי סדרים כספיים ורישומים כוזבים גם בשנים 2013-2015.

התופעה של תשלום מפרעות שכר לעובדים מקופת המזומן בעמותה החלה הסוף שנת 2012 .

אי הסדר בניהול קופ ת המזומן של העמותה אשר כלל משיכ ת מפרעות מקופת המזומן שינוי ורישום כוזב של מועד קבלת המפרעות מקופת המזומן, שינוי פרטים ושיבושים אחרים שבוצעו בפקודות היומן של משיכת מפרעות מקופת המזומן במשך תקופה ארוכה, מצביעים על כשל מהותי בהתנהלות ו בבקרות בתחום הכספי בעמותה.

הביקורת מציינת כי ההרשאות שניתנו בפועל למנהלת החשבונות גם למשוך כספים מקופת המזומן לרבות לעצמה, גם לבצע הרישומים, וגם לבדוק את התאמת הקופה לוקה בחוסר סבירות.

א. משיכת מפרעות מקופת המזומן ללא ציון שם העובד

בביקורת נמצא כי בשנים 2013-2015 שולמו מפרעות שכר מקופת המזומן ללא ציון

שם העובד: בשנת 2013 5,500 , ₪בשנת 2014 11,000 ₪בשנת 2015 24,000 . ₪

(דוגמאותבגוף הדוח) 21

סה"כ שולמו מקופת המזומן בשנים 2013-2015 , כ40,000 ₪מפרעות שכר בהם לא צוין שם העובד שקיבל את המפרעה. בהעדר רישום של שם מקבל המפרעה לא ניתן לדעת מי קיבל את המפרעה ויש קושי לדעת האם המפרעה קוזזה.

ניתן להעריך שחלק ממפרעות שכר בהם לא צוין שם העובד שקיבל את המפרעה לא הוחזרו.

ב. שינוי ורישום כוזב של מועד קבלת מפרעת שכר

בביקורת נמצאו מקרים שבהם לאחר ששולמה מפרעת תוקן תאריך תשלום המפרעה במזומן לשנה אחרת ( קדימה או אחורה). מדובר על רישום כוזב. ניתן להעריך כי שינוי התאריך גרם לשיבוש שמטרתו אי קיזוז מפרעת השכר ששולמה .(פירוט בגוף הדוח)

ההיקף הכספי של פקודות היומן בגין מפרעות שכר ששולמו ובהם שונה תאריך תשלום המפרעה המזומן לשנה אחרת ( קדימה או אחורה) מסתכם בכ- 20,000 ש"ח ניתן להעריך שחלק ממפרעות השכר ובהם שונה תאריך תשלום המפרעה המזומן לשנה אחרת ( קדימה או אחורה) לא הוחזרו.

ג. שינוי פרטים ושיבושים אחרים במשיכת מפרעת שכר מקופת המזומן

בביקורת נמצאו מקרים בהם ע"פ פקודת היומן שנרשמו שולמו מפרעות מקופת המזומן. זמן מה לאחר הרישום בוצע תיקון/שינוי של פקודת היומן באופן שבו נמחקו הפרטים אודות תשלום המפרעות, והפרטים של פקודת היומן נשארו ריקים או שנרשם בהם תיאור אחר אשר אינו מעיד על כך שנתנה מפרעה. (בגוף הדוח פורטו דוגמאות)

בביקורת נמצא כי בוצעו תיקון/שינוי של פקודת היומן בהיקף כספי של יותר מ כ-

30,000 ₪באופן שבו נמחקו הפרטים אודות תשלום המפרעות, והפרטים של פקודת היומן נשארו ריקים או שנרשם בהם תיאור אחר אשר אינו מעיד על כך שנתנה מפרעה. קיים חשד כי המחיקות והשינויים שבוצעו הביאו לאי החזר של המפרעות שניתנו לפיכך גרמו לעמותה נזק כספי שיכול להגיע לכ- 30,000 ש"ח

המלצות:

מומלץ לעמותה לשכור שירותיו של רואה חשבון שיכמת את הנזק שנגרם לעמותה מאי תקינות תשלום מפרעות שכר בשנים 2013-2017

מומלץ לעמותה לקבל חוות דעת משפטית לגבי האפשרויות לגבות את עלות הנזק הנוסף שנרם לעמותה בשים לב כי בהסכם עם העובדת נכתב "הצדדים מוותרים זה כלפי זה, על כל טענות ו/או תביעות נוספות.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת והמלצותיה, נכתב :

"בעקבות המלצת הדו"ח פנינו לרו"ח חוקר (רו"ח תומר ליבר) על מנת שייתן לנו הערכת מחיר וזמן

לבדיקת הנושאים הבאים:

א. שנים 2013 עד 2016.

בשנת 2017.

ג ביקורת חיצונית שוטפת על התנהלות העמותה לאורך השנה (בהערכה ראשונית מדובר על 80 עד 100 שעות בשנה" 22

9. נוהל קופה קטנה

נוהל קופה קטנה בעמותה, מגדיר כי באמצעות הקופה הקטנה ניתן לשלם בעבור שירותים ומוצרים בהם יש צורך מידי.

עוד נקבע סך כל הוצאה נפרדת לא תעלה על סך 300 .₪ בנוהל נקבע כי העובדים אשר ברשותם קופה קטנה אחראים בין היתר לאישור ההוצאות והסכומים לרכישות.

הביקורת בדעה שהאחריות לאישור ההוצאות והסכומים לרכישות צריך להיות של מנהל העמותה.

הביקורת ממליצה לעדכן את נוהל קופה קטנה ולהוסיף לנוהל הוראות כלהלן:

• בקשה לקבלת הוצאה מכספי קופה קטנה תוגש באמצעות טופס ייעודי אשר יפורט בו נושא הרכישה/ההוצאה והסכום.

• לטופס תצורף חשבונית מס/קבלה. העובד יחתום על הטופס • טופס הבקשה למשיכה מכספי קופה קטנה יאושר (בחתימה) ע"י המנהל הישיר ומנהל העמותה.

• תשלום ההוצאה מכספי קופהקטנה יבוצע רק לאחר חתימת מנהל העמותה.

בתגובת העמותה להמלצות, נאמר כי ההמלצה מקובלת

10. מתן מפרעות לעובדים מכסי קופה קטנה בשנים 2014-2013.

בביקורת נמצא, כי בשנים 2013-2015 שולמו מקד מות שכר לעובדים מכספי קופה קטנה (בגוף הדוח פורטו 7 מקרים בסכום של 6,500 ש"ח תשלום מפרעות שכר מכספי קופה קטנה חורג מסדרי מנהל תקינים ואף מהווה חריגה מנוהל העמותה בנושא קופה קטנה בשל מהות ההוצאה, והחריגה מהתקרה להוצאה שנקבעה ל300 .₪

11. מתןמפרעה לעובדת מכסי קופה קטנה בשנת 2018

בביקורת נמצא כי בעקבות אי הסדרים הכספיים שאותרו בחודש ינואר 2018 עודכן בחודש פברואר 2018 נוהל מקדמות לעובדי העמותה

בביקורת נמצא, כי בחודש יולי 2018 ניתנה לעובדת ש.מ. מקדמה בסך 500 ₪מכספי קופה קטנה.

על טופס הבקשה חתומה העובדת וכן נכתב "הכסף נמשך מק. קטנה ר. באשור יקי"

ע"ג הטופס אין חתימה של מנכ"ל העמותה וגזבר העמותה.

המקדמה שניתנה לעובדת בחודש יולי קוזזה משכרה בחודש אוגוסט.

הביקורת מציינת כי מתן המקדמה לעובדת חורגת מנוהל העמותה בנושא קופה

קטנה, ונוהל העמותה בנושא מקדמות לעובדי העמותה:

• בניגוד לנוהל טופס הבקשה למקדמה אינו חתום ע"י מנהל העמותה • טופס הבקשה למקדמה אינו חתום ע"י גזבר העמותה.

• בניגוד לנוהל שולמה מקדמה במזומן ולא בצ'ק

• בניגוד לנוהל הוצאו כספים מקופה קטנה בסכום העולה על התקרה למשיכה בודדת (200 )₪

הביקורת מציינת כי חריגה מנהלים מייצרת אווירה כללית בעייתית של עיגול פינות. נדרש לתת דוגמא אישית ולהקפיד על יישום הנהלים.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת והמלצותיה, נכתב : 23

"בנוגע לשנת 2018. אנו מקבלים את ההערות שהתגלו לגבי שנה זו. כתוצאה מהביקורת שלך נערכה ישיבה ב - 27.11.18 בה הובהרו וחודדו הנהלים הקשורים בהתנהלות של קופת המזומנים והקופה הקטנה בנוכחות מנכ"ל העמותה, היו"ר, הגזבר, מנהלת החשבונות החדשה ושלוש עובדות נוספות בעמותה"

"הנהלים שהוזכרו בביקורת תוקנו בתחילת 2018 בעקבות הביקורת הפנימית שלנו נוהלי קופת המזומנים, נוהל קופה קטנה ונוהל מפרעות תוקנו למעט נוהל אישור וביצוע העברת שכר (נוהל שמבוצע אך לא כתוב והודות לביקורת שלך ייכתב)"

12. משיכות מקופת המזומן בשנת 2018.

בביקורת נמצא כי בעקבות אי הסדרים הכספיים שאותרו בחודש ינואר 2018 בבדיקה הפנימית שערכה העמותה, נכתב בחודש פברואר 2018 נוהל : ניהול קופת המזומנים בעמותה.

בנוהל נקבע לגבי הוצאת כספים מקופת המזומן

• הוצאת כספים מקופת המזומן מותרת אך ורק ע"י הפקדת כספים בבנק • יש איסור מוחלט על תשלום או שימוש כל שהוא הכספים הנמצאים או רשומים בקופת המזומנים.

• במידה ולא ימצא פתרון העברת כספים לקופה קטנה, נאפשר שנוי בנוהלהעברת מזומנים מקופת מזומנים לקופה קטנה.

בביקורת נמצאו מספר חריגים בהם בניגוד לנוהל בוצעו משיכות כספים מקופת המזומן. (דוגמאות בגוף הדוח)

הביקורת מציינת כי העמותה נדרשת להקפיד ולעמוד בנהלים שקבעה בעקבות אי סדרים כספיים שאותרו בעמותה.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת והמלצותיה, נכתב :

13. תפקוד ועדת ביקורת ועדת הביקורת 5

בהתאם לסעיף 30 לחוק העמותות, לוועדת הביקורת תפקיד מהותי בבדיקת התנהלות העמותה ומוסדותיה. בתיקון 14 לחוק העמותות חוזק מעמדה של ועדת הביקורת או הגוף המבקר והורחבו תפקידיהם וסמכויותיהם. בין היתר על ועדת הביקורת או הגוף המבקר.

בביקורת נמצא כי בחוות הדעת בעניין אי סדרים כספיים של עו"ד רענן פרפרי נכתב

בין היתר: " 11.2 לאהוצג כל דוח עצמאי של ועדת הביקורת לעניין אי הסדרים

הכספיים....11.3 על סיכום ממצאי הבדיקה והפקת הלקחים מיום 1/2/2018 חתום יו"ר העמותה ולא מי מאנשי ועדת הביקורת.

27.2 לא קו ימו הוראות חוק העמותות בכל הנוגע למעורבות ועצמאות חברי ועדת הביקורת. על חברי ועדת הב יקורת היה לגלות מעורבות גבוהה יותר בניהול הליך הבדיקה מראשיתה, לרבות קיומה של ישיבה אחת לפחות של ועדת הביקורת בה לא השתתף מי מנושאי העמותה."

בביקורת נמצא, כי ישיבות ועדת הביקורת והמלצותיה אינן בכתב.

5 הנחיות להתנהלות עמותות בהתאם לחוק העמותות משרד המשפטים דצמבר 2015 24

מומלץ לוועדת הביקורת לקיים את ההוראות הכלולות בחוק העמותות לערוך הדיונים הנדרשים בהתאם לחוק, ובהתאם לסדרי מנהל נכונים לערוך פרוטוקול של הדיונים ולהגיש המלצות בכתב לאסיפה הכללית.

14. הרעה במצב הכספי של העמותה

מסקירת הדוחות הכספיים לשנים 2015,2016,2017 עולה כי יש הרעה במצב הכספי של העמותה.

בשנת 2016 נרשם גידול של כ 300 אלף₪ בעלות שכר העבודה בעמותה. בשנת 2017 עלות שכר העבודה חזרה לרמתה בשנת 2015.

הדוחות הכספיים מצביעים על ירידה מהותית בהכנסות העצמיות של העמותה כ- 557 אלף₪ (-28%) בשנתיים

הגרעון המצטבר של העמותה בשנים 2016-2017 עמד על כ- 587 אלפי₪ יתרות המזומנים בבנק פיקדונות וניירות ערך קטנו בשנתיים בסכום של כ- 687 אלפי ₪. דהיינו בשנים 2015-2016 נעשה שימוש בכ- שליש מיתרות המזומנים והפיקדונות וניירות הערך אשר נצברו בעמותה לאורך שנים רבות.

לדעת הביקורת אי הסדרים הכספיים בעמותה מסבירים חלק מהגרעון אליו נקלעה העמותה בשלוש השנים האחרונות.

לדעת הביקורת מדובר על מגמה מסוכנת אשר עלולה לפגוע באיתנות הכספית של העמותה.

בתגובת העמותה לממצאי הביקורת נכתב :

"העמותה נמצאת כרגע במקום אחר משהייתה בינואר 2018 .יש מנכ"ל חדש, מנהלת חשבונות חדשה והצלקות שנותרו כתוצאה מהגילויים אודות מנהלת החשבונות הקודמת גורמים לעמותה להתנהל כיום בכפל זהירות מבחינה חשבונאית.

ההנהלה מבצעת ביקורת שוטפת על התנהלות העמותה ועל תוכניות העבודה שלה.

שנת 2018 הייתה שנה מבורכת לעמותה מבחינת היקף הפעילות. מספר המבקרים

בפעילויות צמח לעומת שנת 2017:

משתתפים ב-2018 משתתפים ב- 2017 פעילות

ממוצע 60 ליום ממוצע 50 ליום מרכז יום רב תחומי 384 חברים 362 חברים קהילה תומכת

25 חברות 23 חברות מועדון המפגש

162 משתתפים 153 משתתפים מכללה

המלצות:

• מומלץ להנהלת העמותה לקיים דיון על המגמות המסתמנות במצבה הכספי של העמותה ולגבש תכנית לשיפור המצב הכספי של העמותה. מוצע, כי התכנית תכלול יעדים ואבני דרך שיאפשרו מעקב

• מומלץ כי במסגרת התוכנית יבחנו הוצאות העמותה, וכן הדרכים להגדלת הכנסות העמותה.

15. תמיכה של הרשות המקומית בעמותת "שלהבת

תמיכת המועצה המקומית קרית טבעון בעמותת שלהבת מסתכמת בכ - 676,640 .₪ תמיכת המועצה המקומית מהווה 15.6% מהכנסות העמותה אציין כי 377,040 ₪מתוך התמיכה מהווה תמיכה עקיפה (דמי שכירות בגין שימוש במבנים).

מומלץ לרשות המקומית לקבוע ולחייב כל עמותה נתמכת, לדווח לראש המועצה על כל אירוע של מעילה, הונאה ו/או אי סדרים כספיים בעמותה.

בתגובת גזברית הרשות המקומית להמלצת הביקורת נאמר " המלצת הביקורת לחייב כל עמותה נתמכת, לדווח לראש המועצה על כל אירוע של מעילה, הונאה

[הטקסט קוצץ - הקובץ המלא זמין בקישור למקור]