פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 1

בס"ד

המועצה המקומית קרית-יערים טלזטטוו)

ישיבת וועדת ביקורת 1/2024

שהתקיימה ביום חמישי כא' סיון תשפ'ייד 27 ביוני 2024 בחדר הישיבות במשרד המועצה

משתתפים :

רו"ח דוד קניאל - יו"ר הועדה

אסף נגר - חבר

חיים שפירא - חבר

רו"ח דליה קליימן - מבקרת המועצה

דוד קניאל: אנחנו פותחים את ישיבת ועדת ביקורת 1/2024, חברי הוועדה חיים שפירא ואסי נגר. ואני היוייר.

נמצאת איתנו המבקרת הפנימית גבי דליה קליימן.

דליה קליימן: יש צורך לקבוע תוכנית עבודה לשנת 2024. בדרך כלל אני מציעה נושאים. אתם יכולים גס

להעלות נושאים לביקורת. בדרך כלל שני נושאים שחברי הוועדה מבקשים אותם, ואני מבצעת אותם. עבודת הועדה פועלת באופן הבא, קובעים נושאים לביקורת, אני מבצעת בדיקה ומוציאה דו"ח, הוא נדון בועדת ביקורת, הועדה מעירה הערות וממליצה לאשרו. לאחר מכן הוא מועבר לדיון ואישור במליאה ובהמשך לאגף הביקורת במשרד הפנים. בנוסף, חברי הועדה נדרשים לדון בועדה גס בדוייחות הביקורת של כל הגורמים החיצוניים. קרי, מבקר המדינה, רואי החשבון מטעם משרד הפנים.

דוד קניאל-הדוחות גס עולים לאתר המועצה. מה שאתם רואים באתר שכתוב דוייחות ביקורת וה דוחות הביקורת של רואי החשבון, שעלו במסגרת ביקורת הדוייחות הכספיים.

דליה קליימן- כל שנה משרד הפנים נותן להם דגשים מסוימים שבהם הביקורת תתמקד, והם מבקשים ואת מכל הרשויות בארץ, ובהתאם לזה רואי החשבון מבצעים את הביקורת. אנחנו אמורים לעקוב אחר תיקון הליקויים ולראות שתוקנו. אס לא תוקן צריך להבין למה לא תוקן

דוד קניאל- איך! איך אתם בעצסם! איך את בודקת אס תוקנו הליקויים או לא! הרי בפועל ראינו בדוחות שהליקוייס חוזרים על עצמם.

דליה קליימן- יש דברים שלא תוקנו ולא יתוקנו, כמו למשל הצטרפות לתאגיד מים.

דוד קניאל: היתה הערת ביקורת למשל שלא שילמו אגרות חוץ . גו הערה שחוזרת כמה שנים אחורה לא!

אני שואל האם רואי החשבון חוזרים על עצמם כל פעם !

דליה קליימן- כן

דליה קליימן- יש תיקונים שנלך איתם תקופה ארוכה. כמו וה שלמשל לקחו כספים מתוך הקרנות. אצ לאט לאט סוגרים את זה, אם כי עכשיו, בשנת 2023, השתנתה המגמה ועוד פעם נלקחיס כספים מקרנות הרשות.

דליה קליימן- תברייים, יכולים להיות ממומנים מהקרנות. אבל בעצם כשיש גירעון, הגירעון השוטף ממומן מהקרנות בשעה שזה אסור. זה אמור להיות אפילו בחשבון בנק נפרד.

דוד קניאל-ּה לא בחשבון בנק נפרד!

דליה קליימן- הכספים לא תמיד נמצאים בחשבון בנק נפרד. חלק כן, אבל לא תמיד וה קרן.

דוד קניאל- איך יודעים או מה קרן ומה לא קרן?.

דליה קליימן- רישומים.

דוד קניאל- הכל רשום. למה זה לא בחשבון נפרד! זה לא מופיע בביקורות.

דליה קליימן-מופיע בביקורות, שאין לוה חשבון בנק נפרד. זה טכני לעשות את זה, אבל לפעמים מושכים או לפעמים מושכים באמצע חודש, אז מוסיפים ומחזירים בסוף חודש.

ת.ד. 101 ד.נ. הדי יהודה מיקוד 90840, טל: 02-5332735, שקם: 02-5332583 | 90840 |5786! (8ח6!250 1) 8 זוא |וסחנוס 1.068

בסם"ד

המועצה המקומית קרית-יערים טלזסטו)

חיים שפירא-ככה גם יותר קל להתכחש לגירעון. אני אומר זה יותר קל לעשות את זה, אבל זה ברור שזה עדיף שלא היה ככה.

חיים שפירא- אני זוכר שבהלוואה המדוברת שרוצים לקחת ממשרד הפנים צרפו לנו מכתב אישור ממשרד הפנים ללקיחת הלוואה מקרן של המועצה. אז זה אומר בעצם שכל פעולה כזאת צריכה להיות מאושרת ממשרד הפניםו נכון.

דליה קליימן- אני הולכת טיפה אחורה ומסבירה מה זה התקציב הרגיל ומה זה התקציב הבלתי רגיל.

התקציב הרגיל זה לפעילויות השוטפות של המועצה. ההכנסות של המועצה מגיעות ממשרדי ממשלה וכן משלטון המקומי הוא היד הארוכה של משרד הפנים, כלומר אנחנו מקבלים כסף של משרד החינוך עבור פעילויות חינוך שאנחנו עושים עבור משרד החינוך. המשטרה נותנת כסף עבור חלק מהביטחון, משרד הרווחה עבור הרווחה, כל אחד עבור החלק שלו. לעומת ואת התביירים וה תקציבים שמגיעים ממשרדי ממשלה/ קולות קוראים. אס זה למשל משהו ספציפי כמו סלילה של כביש, יכול להיות שמשרד התחבורה יממן חמישים אחוז, שמונים אחוז, מאה אחוז או כלום. משרד החינוך ייתן תקצוב לבית ספר. לרוב הוא לא נותן מאה אחוז, הוא נותן חלק מסוים, מעון יום יתן או לא .למשל כספים של ביוב, אגרות ביוב אמורים לשמש לביוב, כספים של חיטלי השבחה לכל הדברים שצריך, אבל חשוב לציין שזה פרויקטים נקודתיים פרויקט חד פעמי, בניית בית ספר, בניית גינה, סלילת רחוב, וכן הלאה.

חיים שפירא- כן, אבל. באופן עקרוני, אס לא הכניסו לתקציב השנתי כגון ניקיון, אפשר לממן אותו מתבריייים?.

דליה קליימן- לא, תב"ר זה רק דברים חד פעמי. בעצם הגדרה של תב"ר זה תקציב בלתי רגיל. מה שרגיל שייך לשוטף.

אסי נגר- יש העברה בתקציב מסעיף לסעיף.

דליה קליימן- כשיש חריגות מתקציב התבייר, נדרש לאשר במליאה ולקבל את אישור משרד הפנים.

דוד קניאל- אנחנו צריכים לדון על דוחות ביקורת פנים לשנת 2023, לאחר מכן יש לאשר אותם במליאת המועצה ואז לשלוח למשרד הפנים. כמו כן אנחנו צריכים לדבר על תוכנית עבודה לשנה הזאת ודבר שלישי זה לדון על הערות כלליות, על עבודת הביקורת, על הדברים שאנחנו רוצים יותר לשפר. כשאני מדבר על תכנית העבודה אני גם מתכוון לכמות הדוייחות. האם אפשר לעשות יותר דוייחותז עוד הערה שאני רוצה להעיר היא שבדוייחות לא ראיתי שהמבוקריס מגיבים להמלצות בדוייח. בדוייח אחד ראיתי אבל בשני דוייחות אחרים לא ראיתי, בדרך כלל כותבים או שמקבלים את ההמלצות או תגובה אחרת אפילו כותבים לפעמים תאריך ליישום אס המבוקר לא אומר שמקבל את זה, א אי אפשר אחרי זה לאכוף את זה. מקובל שעושים דוח מעקב תיקון ליקויים. אחד מהדוייחות שמבקרת אמורה לעשות אחת לשנתיים שלוש זה מעקב אחר תיקון ליקויים ע"י המבוקרים ועמידה בהמלצות שניתנו ליישוסם. זה אחד מהדברים שאולי כדאי לעשות.

דוד קניאל: את צריכה גס, גס להיזהר מבחינת חוק הביקורת הפנימית שאת לא מעורבת בהתנהלות הפנימית

של המועצה ובנושאים שאת כמבקרת צריכה בסופו של דבר לבקר.

דוד קניאל: לגבי נושא תכנית עבודה. האם לך יש נקודות שאת חושבת שצריכים להיות מבוקרים? לנו יש

נקודות שאנחנו חושבים.

דליה קליימן: אני התחלתל לעבור על עמידה בכללי נוהל רכש ברשות, הרי יש חובת מכרו מסכום של כ - 70

אלשייח, צריך לעבור על כל כרטיסי הספקים ולראות שאכן עומדים בנהלי ההתקשרות על פי נוהל רכש.

עשיתי את זה לפני שנתיים וכעת יש צורך לעשות זאת שוב.

דוד קניאל- כלומר בעצם מה שנקרא דו'יח רכש או עמידה בכללי מכרזים.

דליה קליימן- בנוסף, יש את נושא רישום מאגרי מידע והגנת על פרטיות, יש לנו מנמייר במיקור חוץ, בוצע רישום של מאגרי מידע ע"י אחראית מערכות מידע, הגבי שירה קמינצקי.

דוד קניאל: חשוב לי שהדוייח שיצא מישיבת וועדת ביקורת יהיה עס דו"ח של המלצות הוועדה שעולה לדיון

במליאה.

דליה קליימן: מקובל.

דוד קניאל: כחלק מהתכנית השנתית להכנת דוייחות ביקורת ניתן יהיה לעשות דו"ח בנושא תשתיות מים,

ביוב.

.ד. 101 ד.נ. הדי יהודה מיקוד 0, טול: 02-5332735, פקש: 02-5332583 | 0 |5726! (6ה79!25%0) חוז 68ץ 3%/חוא |וסהטס 6 |1/068

בס"ד

המועפה המקומית קרית-יערים טלזסטו)

אסי נגר: תוכנית עבודה על החלפה. האם למשל צריך להכניס פה יועץ מים? יועץ מים הוא יועץ שיכול לעבוד

פה עם כלל הגורמים במועצה ולייעל את העניין של שמירת המים ביישוב.

קודם כל המועצה תחסוך את הייעול של עובדי המועצה בעניין שימוש המים ודבר שני הס יוכלו לטפל בבעיות תשתיות מים שקיימות.

אסי נגר- עוד נושא חשוב שטעון התייחסות של המבקר הוא הנושא של פניות הציבור. דהיינו פניות הציבור כתושבים.

דוד קניאל- כל כמה ומן עונים! תוך כמה זמן יש כללים! איך עושים!

דוד קניאל: צריך לבדוק שיש מתן לפניות ציבור בתוך ומן מוגדר, לפי 818 למתן תשובות לפניות ציבור לפי

נושאים, האם יש מעקב על וה!

דליה קליימן: וה נושא שאפשר לבדוק, מערכת לניהול פניות ציבור היא מערכת שמרכזת את כל הפניות

והטיפול בהם וניתן להוציא דוחות שמראים כמה פניות נסגרו וכמה פניות פתוחות וטרם נסגרו. בנוסף מוקד פניות ציבור פעיל בשעות פעילות המועצה בנוסף, מוקד קישורית שהוא חיצוני למועצה מקבל שיחות 24/7 ומתעד את כל הפניות במערכת לניהול פניות ציבור, זייא כל הפניות מרוכזות במערכת אחת.

דוד קניאל: מי אמור אחרי זה לנתב את זה ולפקח שהפניות מטופלות?

דליה קליימן: כמובן שהאחריות לנתב את הפניות היא על נציגת מחי פניות ציבור, בנוסף במידה ויש דברים

דחופים כגון שריפה או פיצוץ מים וכן דברים דחופים מוקד קישורית שולת ישירות 8%15 והודעות במיילים לבן אדם הרלוונטי.

דוד קניאל: עוד נושא שדורש בדיקה של המבקרת הוא נושא הגינון. צריך לבדוק שהספק עומד בתנאי המכרז

מבחינת אספקת הטובין ופעילות של כח אדם בשטח. בדו'יח הביקורת צריך לוודא שההוצאות עומדות בתקציב שיועד לגינון ואין חריגות.

אסף נגר- שנה שעברה נפתחו שני תבייריס בסך 750,000 ₪ להוצאות גינון.

דליה- הספק מחויב למחירי מכרז. יש חריגה בתקציב 2024.

אסף נגר- המועצה מימנה גינון לישיבות בשטחים פרטיים.

דוד קניאל - מימון של הוצאות לשוטף לא צריך לצאת מתבייר, רק פרויקטים יכולים לצאת מתבייר.

דליה קליימן- הוצאה שהיא לצורך של תקופה ארוכה, למשך שנים אפשר שיהיה לזה תב"ר אבל הוצאות לשוטף לא אפשרי.

אסף נגר - הבנייה פה היא מאוד ישנה, היא מאוד עתיקה, יש צורך בהחלפת תשתיות.

דליה קליימן- וה מביא אותנו לדיון בפני עצמו בנושא התאגיד, מי שיש לו תאגיד מים, התאגיד אמור לעשות את כל זה. נכון לעכשיו המועצה מרוויחה מההפרש בין מחיר הקניה ממקורות למכירה לתושבים. אה אמור לשמש בעת הצורך לשיקום רשת המים והביוב.

דוד קניאל- יש לשקול לעשות על נושא זה דו"ח ביקורת בשנה הבאה ובעזרת נתונים מקצועיים שיתקבלו ע"י מהנדס או יועץ בנושא.

אסף נגר- לכן ציינתי שיש צורך ביועצ תשתיות מים שיסקור את הנושא בכל רחבי היישוב.

דוד קניאל- יש צורך לוודא שנושא הפקת אירועים, לוודא שכל עבודה בצירוף עס מכרז שעושה מול המפיק לבדוק אס המחיר שניתן הוא סביר ושהתשלוס למפיק הוא לפי אחוז שנקבע במכרו. אפשר לבדוק סבירות לתשלום אבור אירועים האם הוצאות סבירות. בדיקת עלויות על אירועים שהוזמנו.

אסף נגר- לפני שנה היה לימוד ליל הסדר, האירוע עלה 80,000 ₪ חיים שפירא- במקרה המפיק אירועים שנמצא פה הוא מזערי. אני מכיר קצת את תחום האירועים

אסף נגר- יש לבדוק את נושא החשמל לישיבת כתר תורה אס הוא מחובר למקווה גברים ולגבי תשלום עבור החשמל.

ת.ד. 101 ד.נ. הדי יהודה מיקוד 90840, טל: 02-5332735, שקש: 02-5332583 | 90840 |30ז5! (6ח16/25%0) וחח 68ץ +8/חוא |וסהטס 6. 1.0691

בס"ד

המועצה המקומית קרית-יערים טלזטטווו

דליה קליימן- בהרבה פרויקטים שנעשו עלות הפרויקט היתה יותר יקרה בהרבה ממה שצפו מראש, לדוגמא, פרויקט מקווה גברים ומקווה נשים. גס אס זה מתבייריס זה עדיין כספי המועצה, הייתי רוצה לשבת עס דן שהוא איש מקצוע ולעשות איתו את הדוייח בצורה שתכלול את החריגות איך אפשרי לצפות את ההוצאות הנוספות מראש עבור כל פרויקט. משהו בתהליך שלנו צריך להיות יותר מדויק, הייתי רוצה שנקבל תמונת מצב שתעזור לנו לדייק ולהבין איך לשפר את קביעת צפי עלויות כל פרויקט.

דליה קליימן - בטיחות בגני ילדים, אין לנו היום גן שהמועצה מפעילה באופן ישיר. רוב המוסדות נמצאים במבנים בהקצאה או שהם שכרו לבד מקום. הס מחויבים לדאוג לניקיון, לתחזוקה ולבטיחות של הגנים כולל כולל ביטוח, הכל מותנה בהליך ההקצאה. אנחנו כמועצה צריכים לוודא שהעמותות עומדות בכל תנאי ההסכם כולל כל מה שכרוך בכך. אני מדברת על בטיחות בפועל. רפאל מבצע ביקורות בשטח אבל עדיין יש דברים שצריכים להיות מוסדרים באופן קבע.

אסף נגר- אני שוחחתי הרבה עס הגננות, השאלה אם ניתן להוציא דו"ח עס המלצות לשיפור בטיחות ותחזוקה בגני ילדים.

דליה קליימן- צריך לפנות במכתב מטעם המועצה לעמותות כדי לוודא שהעמותות עומדות בתנאי ההסכם.

לגבי אופן גבייה של פעילויות קיץ- הכל נרשם רק דרך האתר ומשלמים רק דרך האתר.

דוד קניאל- לגבי הדוחות של 2023 בלית ברירה אנחנו מאשרים את דוייחות הביקורת לשנת 2023, יש לדאוג לקבלת המלצות ותגובות של הגופים המבוקרים ולהעלות את הדוחות שבוצעו לאישור בישיבת מועצה הבאה.

לגבי התוכנית לשנת 2024, סוכם שיבוצע דו"ח על פעילות הגינון ומחלקת פניות הציבור בנוסף לנושאים שהמבקרת החלה לטפל כבר.

רוי'ח דוד קניאל

יו"ר הועדה

ת.ד. 101 ד.נ. הרי יהודה מיקוד 0 טשל: 02-5332735, שקט: 02-5332583 | 90840 |5786! (009ז16|25) 63 וא |וסהטס 6 1068